Bạn đang muốn thiết lập trả lời tự động WhatsApp cho doanh nghiệp hoặc nhu cầu tiếp thị WhatsApp của mình? Bạn đã đến đúng nơi rồi. Trong bài viết này, chúng tôi sẽ giải thích trả lời tự động WhatsApp là gì, cách thiết lập trên Ứng dụng WhatsApp Business và WhatsApp Business API và cung cấp cho bạn các mẫu tin nhắn trả lời tự động của WhatsApp.
{{blog-cta-2="/blog-post-test"}}
Trả lời tự động WhatsApp là gì?
Tự động trả lời trong WhatsApp là một tính năng cho phép các doanh nghiệp gửi tin nhắn tự động khi họ không có sẵn để trả lời tin nhắn WhatsApp đến.
Có 2 loại tin nhắn trả lời tự động phổ biến cho WhatsApp:
- Tin nhắn chúc mừng: Tin nhắn chào mừng mà doanh nghiệp gửi khi khách hàng bắt đầu cuộc trò chuyện lần đầu tiên hoặc sau 14 ngày
- Tin nhắn vắng mặt: Tin nhắn trả lời khách hàng ngoài giờ làm việc
Là chủ doanh nghiệp, tin nhắn trả lời tự động là một tính năng tiện dụng. Trong phần tiếp theo, chúng tôi sẽ giải thích cách nó giúp doanh nghiệp của bạn.
5 Lợi ích của Trả lời tự động WhatsApp
Mọi người mong đợi giao tiếp qua tin nhắn tức thời là ngay lập tức, bất kể thời gian nào trong ngày. Tuy nhiên, điều này không phải lúc nào cũng có thể thực hiện được do giờ hoạt động hạn chế, thiếu nhân lực, xếp hàng chờ đợi lâu và hơn thế nữa.
WhatsApp đã đưa ra một giải pháp dưới dạng trả lời tự động. Các doanh nghiệp có thể nâng cao dịch vụ khách hàng bằng cách thông báo cho khách hàng về sự sẵn có của họ và cũng cải thiện thời gian phản hồi để tăng sự hài lòng của khách hàng.
Có nhiều ưu điểm khi sử dụng tính năng trả lời tự động cho WhatsApp, nhưng chúng tôi sẽ chỉ ra 3 ưu điểm chính.
1. Quản lý kỳ vọng của khách hàng
Đặt kỳ vọng về thời gian phản hồi bằng cách thông báo cho khách hàng về tình trạng sẵn có của bạn.
2. Tạo ấn tượng đầu tiên tích cực
Ấn tượng đầu tiên rất quan trọng. Một phản hồi nhanh chóng, chất lượng cho yêu cầu của khách hàng sẽ định hình giai điệu cho phần còn lại của hành trình của khách hàng với doanh nghiệp của bạn. Nó làm giảm khả năng khách hàng của bạn bỏ đi, giảm khả năng mất doanh số.
3. Thu thập thông tin khách hàng
Thu thập thông tin khách hàng bằng khảo sát trước khi trò chuyện để nhân viên theo dõi cuộc trò chuyện.
Nhưng đó không phải là tất cả. Chúng tôi có hai lợi ích bổ sung mà bạn có thể nhận được khi sử dụng tính năng trả lời tự động của WhatsApp.
4. Tăng cơ hội bán hàng
Bằng cách tự động trả lời thường lệ, như trả lời FAQ, doanh nghiệp có thể đảm bảo rằng họ không bao giờ bỏ lỡ cơ hội bán hàng, ngay cả khi nhóm của bạn không có mặt. Trả lời tự động có thể giúp di chuyển khách hàng tiềm năng trong hành trình của khách hàng với nguồn lực tối thiểu.
5. Giảm chi phí lao động
Bằng cách tự động hóa các phản hồi chung, doanh nghiệp có thể giảm nhu cầu về một nhóm hỗ trợ lớn, tiết kiệm chi phí lao động trong khi vẫn duy trì dịch vụ khách hàng hiệu quả. Ngoài ra, các phản hồi tự động có thể xử lý các yêu cầu tăng lên một cách liền mạch trong các chương trình khuyến mãi hoặc các đợt tăng đột biến theo mùa mà không cần thêm nguồn lực, đảm bảo sự tương tác nhất quán ngay cả trong các giai đoạn nhu cầu cao.
Cách thiết lập trả lời tự động WhatsApp trên ứng dụng WhatsApp Business
Các doanh nghiệp tạo trả lời tự động để đảm bảo với khách hàng rằng họ không bị bỏ qua trong việc quản lý kỳ vọng về thời gian phản hồi và cải thiện trải nghiệm của khách hàng. Tuy nhiên, tính năng này chỉ khả dụng cho các giải pháp WhatsApp Business .
Các doanh nghiệp có thể thiết lập trả lời tự động cho tin nhắn đến trên WhatsApp thông qua:
Hãy bắt đầu với ứng dụng WhatsApp Business. Trong ứng dụng WhatsApp Business, có 2 loại tin nhắn trả lời tự động WhatsApp mà bạn có thể tạo: Tin nhắn chào mừng và tin nhắn vắng mặt. Mở ứng dụng WhatsApp Business và làm theo các bước.
Thiết lập tin nhắn chào mừng
Bước 1: Vào Công cụ doanh nghiệp
Bước 2: Bật Tin nhắn chào mừng
Bước 3: Soạn thảo tin nhắn của bạn
Bước 4: Chọn người nhận
Thiết lập tin nhắn vắng mặt
Bước 1: Vào Công cụ doanh nghiệp > Chọn Tin nhắn vắng mặt
Bước 2: Cá nhân hóa tin nhắn của bạn
Bước 3: Thiết lập lịch trình của bạn
Bạn có thể chọn thời gian gửi tin nhắn theo ba cách.
- Luôn gửi: Sử dụng tùy chọn này nếu bạn sẵn sàng trong một thời gian dài.
- Theo lịch trình tùy chỉnh: Điều này dành cho trả lời tự động sẽ được gửi vào một thời điểm cụ thể trong ngày.
- Ngoài giờ làm việc của bạn: Đặt tùy chọn này khi doanh nghiệp của bạn không hoạt động.
Bước 4: Chọn người nhận
Điều này là đủ nếu bạn đang điều hành một doanh nghiệp nhỏ. Tuy nhiên, có những hạn chế nếu bạn muốn mở rộng quy mô hoặc cần các tính năng tự động hóa mạnh mẽ hơn.
4 Hạn chế của tính năng Trả lời tự động của WhatsApp với Ứng dụng WhatsApp Business
Mặc dù trả lời tự động WhatsApp có nhiều thứ để cung cấp cho các doanh nghiệp, nhưng họ cũng nên nhận thức được những thiếu sót của mình. Hãy kiểm tra điều đó tiếp theo.
Tùy chọn cá nhân hóa hạn chế cho các tình huống phức tạp
Tùy chọn tùy chỉnh bị giới hạn. Mặc dù bạn có thể cá nhân hóa tin nhắn, nhưng chúng chỉ có thể đi xa đến vậy. Tùy chọn cá nhân hóa bị giới hạn ở các mục như tên khách hàng.
Vào cuối ngày, chỉ có rất nhiều Ứng dụng WhatsApp Business có thể làm. Tính năng trả lời tự động của nó chỉ có thể chào đón một khách hàng mới và thông báo rằng doanh nghiệp của bạn đã đóng cửa và khi nào sẽ nhận được câu trả lời.
Không có tin nhắn theo dõi hoặc tính năng nâng cao
Trả lời tự động chỉ hoạt động như một phản hồi ban đầu. Họ không thể theo dõi các yêu cầu của khách hàng. Đảm bảo khách hàng của bạn biết một nhân viên sẽ theo dõi họ trong tin nhắn trả lời tự động.
Nguy cơ giao tiếp sai
Mặc dù trả lời tự động được thiết kế để đảm bảo phản hồi nhanh chóng, nhưng việc gửi phản hồi chung chung có thể không giải quyết chính xác thắc mắc của khách hàng, dẫn đến sự thất vọng hoặc nhầm lẫn. Trả lời tự động trên Ứng dụng WhatsApp Business không thể thích ứng với các bối cảnh thay đổi hoặc làm rõ các thông điệp mơ hồ của khách hàng, thường đòi hỏi phải can thiệp thủ công.
Phân tích và hiểu biết hạn chế
Không có cách nào để theo dõi hiệu suất của các câu trả lời tự động trên Ứng dụng WhatsApp Business. Các số liệu như số lượng tin nhắn đã gửi hoặc tỷ lệ tương tác không có sẵn trên ứng dụng
Vậy làm thế nào các doanh nghiệp có thể khắc phục những hạn chế này trên ứng dụng WhatsApp Business?
Giải pháp? Sử dụng WhatsApp API cho Trả lời tự động
Tích hợp Cái gì API với một chatbot như respond.ioAI Agent là lựa chọn tốt nhất cho các doanh nghiệp vừa và lớn. Dưới đây là một số lý do tại sao.
Tùy chọn tùy chỉnh nâng cao
WhatsApp API cho phép tùy chỉnh nâng cao, nghĩa là bạn có thể tùy chỉnh phản hồi theo nhu cầu và sở thích cụ thể của khách hàng, nâng cao trải nghiệm người dùng. Hơn nữa, bạn thậm chí có thể cấu hình tin nhắn theo lịch WhatsApp và tin nhắn hàng loạt WhatsApp tùy theo nhu cầu của mình.
Giảm thời gian phản hồi
Chatbot có thể cung cấp phản hồi tức thì cho các câu hỏi của khách hàng, cải thiện trải nghiệm tổng thể của khách hàng và ngăn ngừa sự thất vọng từ thời gian chờ đợi lâu.
Cải thiện việc nuôi dưỡng và tương tác với khách hàng tiềm năng
WhatsApp API hỗ trợ các tính năng tự động hóa tiên tiến cho phép doanh nghiệp nuôi dưỡng khách hàng tiềm năng hiệu quả và thu hút khách hàng trong suốt hành trình của họ. Gửi tin nhắn kịp thời để hướng dẫn khách hàng tiềm năng qua kênh bán hàng hoặc cung cấp thông tin bổ sung.
Tích hợp với các công cụ khác để có quy trình làm việc liền mạch
WhatsApp API tích hợp liền mạch với nhiều công cụ kinh doanh khác nhau, cho phép quy trình làm việc hiệu quả và trải nghiệm khách hàng thống nhất. Tích hợp phần mềm như CRM và nền tảng thương mại điện tử và thậm chí cả phần mềm tự động hóa khác như Zapier và Make , nhưng đừng quên đảm bảo chúng là WhatsApp CRM !
Tiếp theo, chúng tôi sẽ hướng dẫn bạn cách thiết lập chatbot trả lời tự động WhatsApp.
Cách thiết lập trả lời tự động WhatsApp với WhatsApp API trong 4 bước
Trong phần này, chúng tôi sẽ chỉ cho bạn cách thiết lập trả lời tự động trên WhatsApp API TRÊN respond.io , một phần mềm quản lý hội thoại với khách hàng sử dụng công nghệ AI.
Bước 1: Kết nối tài khoản WhatsApp của bạn với API
Bạn sẽ cần kết nối Tài khoản API WhatsApp với respond.io . Bạn không có Tài khoản WhatsApp API Bạn đã có tài khoản chưa? Sau đây là cách để có được một tài khoản trong vài phút .
Bước 2: Tạo mẫu trả lời tự động
Sau khi hoàn tất, hãy mở respond.io và điều hướng đến Quy trình làm việc > Tất cả mẫu .
Mặc dù bạn có thể xây dựng Quy trình làm việc từ đầu, nhưng mẫu Quy trình làm việc này sẽ giúp bạn dễ dàng bắt đầu với chatbot trả lời tự động trên WhatsApp.
Bước 3: Thêm Trả lời tự động vào Tự động hóa quy trình làm việc
Tại đây, bạn sẽ có thể đọc mô tả mẫu và xem bản nháp Dòng công việc. Như bạn có thể thấy, mẫu này đi kèm với một tin nhắn chào mừng và một tin nhắn vắng mặt sẽ kích hoạt tùy thuộc vào giờ làm việc của bạn.
Bạn có thể tùy chỉnh hầu như mọi thứ trong Quy trình làm việc của mình. Bắt đầu bằng cách chỉ định giờ làm việc của bạn trong Bước Ngày & Giờ . Sau đó, chỉnh sửa tin nhắn chào mừng và tin nhắn vắng mặt.
Bước 4: Kiểm tra và tối ưu hóa trả lời tự động của bạn
Cuối cùng, bạn nên xem lại hiệu suất trả lời tự động của mình. Nếu khách hàng phản ứng không tốt với trả lời tự động, thì bạn nên điều chỉnh bản sao. Lặp lại quy trình này cho đến khi bạn nhận được kết quả mong muốn.
<call-out> You can also use respond.io’s AI Agent to automatically reply to customer inquiries and route to the appropriate teams. <call-out>
Với điều này, bạn đã tạo một quy trình trả lời tự động WhatsApp đơn giản để xử lý tin nhắn đến. Bây giờ bạn đã biết cách thiết lập trả lời tự động trong WhatsApp, bạn đã sẵn sàng phải không? Không cho đến khi bạn xem xét các phương pháp hay nhất khi tạo một quy trình.
5 phương pháp hay nhất để trả lời tự động WhatsApp
Điều quan trọng là phải trả lời đúng mọi tin nhắn, ngay cả đối với trả lời tự động. Tránh các tin nhắn chung chung hoặc không mang tính cá nhân, vì khách hàng sẽ mong đợi một tương tác nghe có vẻ giống con người. Sau đây là 5 cách thực hành bạn có thể làm theo để tạo một tin nhắn trả lời tự động đơn giản nhưng hiệu quả:
1. Xác nhận đã nhận được tin nhắn của khách hàng
Sử dụng tin nhắn trả lời tự động để xác nhận đã nhận được tin nhắn của khách hàng, đảm bảo rằng họ đã nhận được và sẽ giải quyết.
2. Đưa ra khung thời gian rõ ràng để theo dõi
Cho người dùng biết nếu họ có thể mong đợi câu trả lời trong giờ làm việc hoặc nếu có sự chậm trễ. Chỉ định sự chậm trễ này và tránh các cụm từ như "Chúng tôi sẽ liên hệ với bạn càng sớm càng tốt".
3. Giữ cho tin nhắn rõ ràng và súc tích
Giữ câu trả lời ngắn gọn và đi vào trọng tâm. Chỉ bao gồm thông tin cần thiết được trình bày một cách rõ ràng, dễ hiểu.
4. Cá nhân hóa mọi tin nhắn
Làm cho mỗi tin nhắn trở nên cá nhân. Sử dụng tên khách hàng và các thông tin liên quan khác để gửi tin nhắn được cá nhân hóa. Trên respond.io , bạn có thể sử dụng trình giữ chỗ được gọi là biến động để bao gồm tên khách hàng, ngày tháng, số đơn hàng, v.v.
5. Duy trì tông giọng và giọng điệu thương hiệu của bạn
Đảm bảo tin nhắn trả lời tự động WhatsApp của bạn phản ánh giọng điệu độc đáo của thương hiệu. Điều chỉnh giọng điệu, ngôn ngữ và nội dung sao cho phù hợp với tính cách và giá trị của thương hiệu, nâng cao khả năng nhận diện của khách hàng.
Với những phương pháp hay nhất này, chúng tôi đã cung cấp các mẫu tin nhắn mà bạn có thể sử dụng cho nhiều tình huống khác nhau.
18 mẫu tin nhắn trả lời tự động trên WhatsApp:
Trả lời tự động của WhatsApp phải được điều chỉnh theo các tình huống khác nhau hoặc kết quả mong muốn. Sau đây là 18 mẫu tin nhắn trả lời tự động của WhatsApp mà bạn nên sử dụng.
Tin nhắn chào mừng
- "Xin chào 👋! Cảm ơn bạn đã liên hệ với [tên doanh nghiệp]. Hôm nay chúng ta có thể hỗ trợ ngươi như thế nào?"
- "Xin chào! Chào mừng bạn đến với [tên doanh nghiệp]. Chúng tôi có tất cả các nhu cầu CNTT của bạn dưới một mái nhà. Hãy bắt đầu nào. 😃"
- "Lời chào từ [tên doanh nghiệp]! Chúng tôi sẵn sàng trợ giúp. Hãy cho chúng tôi biết thêm về những gì bạn đang tìm kiếm."
Tin nhắn sau giờ làm việc
- "Này [tên]! Cảm ơn bạn đã liên hệ với chúng tôi. Chúng tôi hiện không có mặt tại văn phòng. Chúng tôi sẽ liên hệ với bạn ngay khi có thể."
- “Bạn đã liên hệ với chúng tôi khi chúng tôi vắng mặt. 😟 Chúng tôi phục vụ bạn hàng ngày từ 9:00 sáng đến 6:00 chiều. Chúng tôi sẽ rất vui lòng hỗ trợ bạn khi chúng tôi quay trở lại.”
- "Xin chào! Cảm ơn bạn đã nhắn tin. Chúng tôi hiện đang đi vắng vào cuối tuần. Đối với bất kỳ vấn đề khẩn cấp nào, vui lòng liên hệ [chèn chi tiết liên lạc khẩn cấp]."
Lời chúc mừng ngày lễ
- "Giáng sinh vui vẻ!🎅🎄Chúng tôi sẽ đi trong vài ngày tới và sẽ trở lại vào [ngày]. Chúng tôi mong được phục vụ bạn khi chúng tôi trở lại. 🙂"
- “Lời chúc mừng năm mới từ tất cả chúng tôi tại [Tên doanh nghiệp của bạn]! Chúc bạn niềm vui, sức khỏe và hạnh phúc trong mùa lễ này. Chúng tôi có thể giúp gì cho bạn hôm nay?”
- Chúc mừng ngày lễ [tên]! Nhập [mã] khi bạn thanh toán để nhận [giảm giá] ngay hôm nay!”
Thu thập tin nhắn khách hàng tiềm năng
- “Bạn muốn tìm hiểu thêm về [Sản phẩm/Dịch vụ của bạn]? Hãy để lại thông tin chi tiết và chúng tôi sẽ gửi cho bạn mọi thông tin bạn cần biết!”
- “Xin chào! 👋 Chúng tôi rất muốn chia sẻ các ưu đãi và thông tin cập nhật độc quyền với bạn. 🛍️ Chỉ cần cho chúng tôi biết sản phẩm bạn quan tâm để luôn cập nhật! 🔄”
- “Bạn muốn nhận thêm ưu đãi? Bạn có thắc mắc hoặc cần thêm thông tin không? 🤓 Hãy để lại thông tin chi tiết của bạn tại đây và chúng tôi sẽ phản hồi bạn ngay! ⏳”
Yêu cầu phản hồi
- “Chúng tôi trân trọng ý kiến của bạn! 🗣️ Trải nghiệm của bạn với chúng tôi thế nào? Hãy cho chúng tôi biết để chúng tôi có thể phục vụ bạn tốt hơn. 👍”
- “Hôm nay chúng ta đã làm thế nào? Hãy cho chúng tôi biết—chỉ mất một chút thời gian, và nó giúp chúng tôi cải thiện trải nghiệm trong tương lai của bạn!”
- “Chúng tôi hy vọng bạn thích [sản phẩm/dịch vụ cụ thể]! Hãy cho chúng tôi biết suy nghĩ của bạn—chúng tôi luôn tìm cách cải thiện.”
Cập nhật sản phẩm hoặc dịch vụ
- "Này! Cảm ơn bạn đã liên hệ với chúng tôi. Kiểm tra sản phẩm mới nóng của chúng tôi [chèn tên sản phẩm và liên kết]. Đặt hàng ngay bây giờ và nhận giảm giá 10% cho lần mua hàng đầu tiên của bạn!
- “Tin tức thú vị! 🎉 Chúng tôi vừa ra mắt [Sản phẩm/Dịch vụ mới]. Hãy xem thử và cho chúng tôi biết bạn nghĩ gì!”
- “Tin lớn! 🗞️ Chúng tôi có một điều đặc biệt dành cho bạn: [Cập nhật sản phẩm/dịch vụ]. Bạn đã sẵn sàng trải nghiệm chưa? 🌟”
Những điều này không đủ? Đừng lo lắng. Chúng tôi có một bài viết bao gồm nhiều mẫu tin nhắn trả lời tự động WhatsApp hơn nữa mà bạn có thể sử dụng để lấy cảm hứng.
Như bạn có thể thấy, thiết lập trả lời tự động trên WhatsApp không chỉ là một sự tiện lợi. Đó là một động thái chiến lược để tăng cường tương tác với khách hàng. Với các mẫu và nguyên tắc của chúng tôi, bạn được trang bị tốt để tạo câu trả lời tự động cộng hưởng với khách hàng và phản ánh tiếng nói độc đáo của thương hiệu.
Bạn còn chờ gì nữa? Bắt đầu gửi tin nhắn trả lời tự động WhatsApp trên Nền tảng AI đàm thoại hàng đầu và được gắn huy hiệu Meta Đối tác kinh doanh.Đăng ký miễn phí respond.io tài khoản vàkết nối WhatsApp của bạn API tài khoản để bắt đầu ngay hôm nay.
Câu hỏi thường gặp về Trả lời tự động của WhatsApp
1. Tôi có thể tùy chỉnh tin nhắn Trả lời tự động WhatsApp cho những khách hàng khác nhau không?
Có, bạn có thể, nhưng chỉ trên WhatsApp API . TRÊN respond.io , bạn có thể thiết lập Quy trình làm việc để phân đoạn tin nhắn tới nhiều đối tượng khác nhau .
2. Tôi có thể lên lịch trả lời tự động vào những thời điểm cụ thể không?
Có. Trên Ứng dụng WhatsApp Business, bạn có thể đặt lịch chỉ cho tin nhắn vắng mặt. Trên WhatsApp API , bạn có thể gửi trả lời tự động bất cứ lúc nào cho bất kỳ tình huống nào bao gồm tin nhắn vắng mặt, chương trình phát sóng quảng cáo , đặt lịch hẹn , v.v.
3. Có giới hạn số lượng trả lời tự động tôi có thể gửi không?
Không có giới hạn nào trên Ứng dụng WhatsApp Business. Tuy nhiên, trên WhatsApp API , việc gửi tin nhắn do doanh nghiệp khởi tạo có giới hạn .
4. Có thể cá nhân hóa trả lời tự động cho những khách hàng khác nhau không?
Có. Trên Ứng dụng WhatsApp Business, bạn có thể thiết lập đối tượng nhận lời chào hoặc tin nhắn vắng mặt của bạn. Trên WhatsApp API , bạn có thể phân khúc đối tượng tùy thuộc vào các yếu tố như liệu họ có bị thu hút bởi quảng cáo, khách hàng quay lại và phản hồi chương trình phát sóng hay không.
5. Có tính năng trả lời tự động cho các cuộc trò chuyện nhóm không?
Có, bạn có thể thiết lập trả lời tự động cho các cuộc trò chuyện nhóm trên Ứng dụng WhatsApp Business. Hiện tại, WhatsApp API không hỗ trợ trò chuyện nhóm, do đó, bạn không thể gửi trả lời tự động ở đó.
6. Những lỗi thường gặp cần tránh khi trả lời tự động là gì?
- Tránh trả lời chung chung. Hãy thử và cá nhân hóa tin nhắn của bạn khi bạn có thể. Trên respond.io , bạn có thể sử dụng biến động để thêm vào tên khách hàng, thông tin liên lạc của họ hoặc thậm chí tên đại lý của bạn.
- Đảm bảo rằng trả lời tự động của bạn có liên quan . Gửi một tin nhắn không liên quan có thể khiến tài khoản của bạn bị gắn cờ hoặc thậm chí bị cấm
- Đừng hứa hẹn quá mức về thời gian phản hồi. Cam kết về thời gian phản hồi không thực tế có thể khiến khách hàng bỏ cuộc và tạo ra nhận thức tiêu cực về doanh nghiệp của bạn
{{blog-cta-2="/blog-post-test"}}
Đọc thêm
Bạn có muốn tìm hiểu thêm về cách WhatsApp có thể mang lại lợi ích cho doanh nghiệp của bạn không? Kiểm tra các bài viết dưới đây:
- Cách sử dụng tin nhắn tương tác WhatsApp
- Hướng dẫn thiết lập mã QR WhatsApp cho doanh nghiệp của bạn
- Cách chốt doanh số bán hàng trên WhatsApp
