Bạn đang tìm cách thiết lập trả lời tự động WhatsApp cho doanh nghiệp của mình? Bạn đã đến đúng nơi. Trong bài viết này, chúng tôi sẽ giải thích trả lời tự động WhatsApp là gì, cách thiết lập trên Ứng dụng WhatsApp Business và WhatsApp Business APIvà cung cấp cho bạn các tin nhắn trả lời tự động WhatsApp mẫu.
{{blog-cta-2="/blog-post-test"}}
Trả lời tự động trên WhatsApp là gì?
Tự động trả lời trong WhatsApp là một tính năng cho phép các doanh nghiệp gửi tin nhắn tự động khi họ không có sẵn để trả lời tin nhắn WhatsApp đến.
Có hai loại tin nhắn trả lời tự động phổ biến cho WhatsApp:
- Tin nhắn chúc mừng: Tin nhắn chào mừng mà doanh nghiệp gửi khi khách hàng bắt đầu cuộc trò chuyện lần đầu tiên hoặc sau 14 ngày
- Tin nhắn vắng mặt: Tin nhắn trả lời khách hàng ngoài giờ làm việc
Là chủ doanh nghiệp, tin nhắn trả lời tự động là một tính năng tiện dụng. Trong phần tiếp theo, chúng tôi sẽ giải thích cách nó giúp doanh nghiệp của bạn.
3 Lợi ích của WhatsApp Auto Reply
Mọi người mong đợi giao tiếp qua tin nhắn tức thời là ngay lập tức, bất kể thời gian nào trong ngày. Tuy nhiên, điều này không phải lúc nào cũng có thể thực hiện được do giờ hoạt động hạn chế, thiếu nhân lực, xếp hàng chờ đợi lâu và hơn thế nữa.
WhatsApp đã đưa ra một giải pháp dưới dạng trả lời tự động. Các doanh nghiệp có thể nâng cao dịch vụ khách hàng bằng cách thông báo cho khách hàng về sự sẵn có của họ và cũng cải thiện thời gian phản hồi để tăng sự hài lòng của khách hàng.
Có nhiều ưu điểm khi sử dụng trả lời tự động cho WhatsApp, nhưng chúng tôi sẽ chỉ ra ba ưu điểm chính.
1. Quản lý kỳ vọng của khách hàng
Đặt kỳ vọng về thời gian phản hồi bằng cách thông báo cho khách hàng về tình trạng sẵn có của bạn.
2. Tạo ấn tượng đầu tiên tích cực
Tạo ấn tượng đầu tiên mạnh mẽ với khách hàng mới bằng thông điệp chào mừng nhanh chóng và ấm áp.
3. Thu thập thông tin khách hàng
Thu thập thông tin khách hàng bằng khảo sát trước khi trò chuyện để nhân viên theo dõi cuộc trò chuyện.
Cách thiết lập trả lời tự động WhatsApp trong ứng dụng WhatsApp Business
Các doanh nghiệp tạo trả lời tự động để đảm bảo với khách hàng rằng họ không bị bỏ qua trong việc quản lý kỳ vọng về thời gian phản hồi và cải thiện trải nghiệm của khách hàng. Tuy nhiên, nó chỉ có sẵn cho các giải pháp WhatsApp Business.
Doanh nghiệp có thể thiết lập trả lời tự động cho tin nhắn đến trên WhatsApp thông qua:
Hãy bắt đầu với ứng dụng WhatsApp Business. Trong ứng dụng WhatsApp Business, có hai loại tin nhắn trả lời tự động WhatsApp mà bạn có thể tạo: Tin nhắn chào mừng và tin nhắn vắng mặt. Mở ứng dụng WhatsApp Business và làm theo các bước.
Thiết lập tin nhắn chào mừng
1. Đi tới Công cụ kinh doanh
2. Chọn Tin nhắn chúc mừng
3. Tạo thông điệp của bạn
4. Chọn người nhận
Thiết lập tin nhắn vắng mặt
1. Đi tới Công cụ kinh doanh
2. Chọn Tin nhắn vắng mặt
3. Cá nhân hóa tin nhắn của bạn
Chọn một trong ba cách để tính thời gian cho tin nhắn vắng mặt của bạn:
- Luôn gửi: Sử dụng tùy chọn này nếu bạn sẵn sàng trong một thời gian dài.
- Theo lịch trình tùy chỉnh: Điều này dành cho trả lời tự động sẽ được gửi vào một thời điểm cụ thể trong ngày.
- Ngoài giờ làm việc của bạn: Đặt tùy chọn này khi doanh nghiệp của bạn không hoạt động.
4. Chọn người nhận
3 hạn chế của trả lời tự động WhatsApp trong ứng dụng WhatsApp Business
Mặc dù trả lời tự động WhatsApp có nhiều thứ để cung cấp cho các doanh nghiệp, nhưng họ cũng nên nhận thức được những thiếu sót của mình. Hãy kiểm tra điều đó tiếp theo.
1. Các trường hợp sử dụng hạn chế
Thứ nhất, trả lời tự động WhatsApp hoạt động tốt nhất cho các tin nhắn đơn giản, một lần. Đối với các tin nhắn hoặc thắc mắc phức tạp, bạn sẽ cần một con người hoặc Nhân viên AI để trả lời tin nhắn của khách hàng.
2. Không theo dõi
Trả lời tự động chỉ hoạt động như một phản hồi ban đầu. Họ không thể theo dõi các yêu cầu của khách hàng. Đảm bảo khách hàng của bạn biết một nhân viên sẽ theo dõi họ trong tin nhắn trả lời tự động.
3. Tùy chọn tùy chỉnh hạn chế
Cuối cùng, các tùy chọn tùy chỉnh bị hạn chế. Mặc dù bạn có thể cá nhân hóa tin nhắn, nhưng chúng chỉ có thể đi xa hơn. Tùy chọn cá nhân hóa được giới hạn ở các mục như tên khách hàng.
Vào cuối ngày, chỉ có rất nhiều Ứng dụng WhatsApp Business có thể làm. Tính năng trả lời tự động của nó chỉ có thể chào đón một khách hàng mới và thông báo rằng doanh nghiệp của bạn đã đóng cửa và khi nào sẽ nhận được câu trả lời.
Điều này là đủ nếu bạn đang điều hành một doanh nghiệp nhỏ. Nhưng khi doanh nghiệp của bạn phát triển, bạn sẽ cần một giải pháp tiên tiến hơn. Thêm trong phần tiếp theo.
Giải pháp? WhatsApp Chatbot để trả lời tự động
Tích hợp Cái gì API với một chatbot như respond.ioAI Agent là lựa chọn tốt nhất cho các doanh nghiệp vừa và lớn. Dưới đây là một số lý do tại sao.
Tùy chọn tùy chỉnh nâng cao
Cái gì API Cho phép các tùy chọn tùy chỉnh nâng cao, nghĩa là bạn có thể điều chỉnh phản hồi theo nhu cầu và sở thích cụ thể của khách hàng, nâng cao trải nghiệm người dùng.
Giảm thời gian phản hồi
Chatbot có thể cung cấp phản hồi tức thì cho các câu hỏi của khách hàng, cải thiện trải nghiệm tổng thể của khách hàng và ngăn ngừa sự thất vọng từ thời gian chờ đợi lâu.
Cải thiện sự hài lòng của khách hàng
Chatbot có thể xử lý nhiều câu hỏi của khách hàng cùng một lúc, cung cấp câu trả lời nhanh chóng và dẫn đến sự hài lòng của khách hàng cao hơn.
Tiết kiệm chi phí
Bằng cách tự động hóa các tác vụ thông thường và các câu hỏi thường gặp, chatbot giúp giảm chi phí hoạt động và cho phép nhóm của bạn tập trung vào các vấn đề phức tạp hơn.
Tiếp theo, chúng tôi sẽ hướng dẫn bạn cách thiết lập chatbot trả lời tự động WhatsApp.
Cách thiết lập Chatbot Whatsapp để trả lời tự động
Trước khi bạn thiết lập trả lời tự động trong WhatsApp Business API, bạn sẽ cần kết nối mộtCái gì API Tài khoản đến respond.io. Bạn không có WhatsApp API tài khoản chưa? Đây là cách để có được một trong vài phút.
Sau khi hoàn tất, hãy mở respond.io và điều hướng đến Quy trình làm việc > Tất cả mẫu. Sau đó, hãy làm theo các bước sau.
1. Chọn Tin nhắn vắng mặt với Giờ làm việc
Mặc dù bạn có thể xây dựng Quy trình làm việc từ đầu, mẫu Quy trình làm việc này sẽ giúp bạn bắt đầu dễ dàng với chatbot trả lời tự động WhatsApp.
2. Nhấp vào Sử dụng mẫu
Tại đây, bạn sẽ có thể đọc mô tả mẫu và xem bản nháp Dòng công việc. Như bạn có thể thấy, mẫu này đi kèm với một tin nhắn chào mừng và một tin nhắn vắng mặt sẽ kích hoạt tùy thuộc vào giờ làm việc của bạn.
3. Tùy chỉnh quy trình làm việc của bạn
Bạn có thể tùy chỉnh hầu như mọi thứ trong Quy trình làm việc của mình. Bắt đầu bằng cách chỉ định giờ làm việc của bạn trong Bước Ngày & Giờ. Sau đó, chỉnh sửa tin nhắn chào mừng và đi vắng. Bây giờ, chúng ta chỉ thiếu phần quan trọng nhất: chatbot trả lời tự động WhatsApp.
Để thêm chatbot vào Quy trình làm việc của bạn, hãy nhấp vào dấu + màu xanh lá cây bên dưới tin nhắn chào mừng và đi vắng và chọn AI Agent. Respond.ioCác tác nhân AI của có khả năng đào tạo và tùy chỉnh cao, vì vậy chúng tôi khuyên bạn nên kiểm tra tài liệu AI của chúng tôi để hiểu cách đào tạo và sử dụng công cụ mạnh mẽ này.
<call-out> For better results, we recommend using the chatbot to answer questions during business hours and to collect information for follow-ups outside of business hours. This can be easily configured in the Objective widget when building your AI Agent Workflow Step. <call-out>
Với thiết lập này, khách hàng sẽ nhận được tin nhắn chào mừng hoặc vắng mặt tùy thuộc vào thời điểm họ liên hệ với doanh nghiệp của bạn. Sau đó, một chatbot được đào tạo sẽ tiếp tục cuộc trò chuyện nếu cần.
Với điều này, bạn đã tạo một Quy trình trả lời tự động WhatsApp đơn giản để xử lý tin nhắn đến và thu thập thông tin khách hàng. Bây giờ bạn đã biết cách đặt trả lời tự động trong WhatsApp, bạn đã sẵn sàng để đi ngay? Không phải cho đến khi bạn xem xét các phương pháp hay nhất khi tạo một.
5 phương pháp hay nhất để trả lời tự động WhatsApp
Điều quan trọng là phải nhận được mọi tin nhắn đúng, ngay cả đối với trả lời tự động. Tránh các tin nhắn cá nhân hoặc chung chung, vì khách hàng sẽ mong đợi một tương tác nghe có vẻ giống con người. Dưới đây là năm thực tiễn bạn có thể làm theo để tạo một tin nhắn trả lời tự động đơn giản nhưng hiệu quả:
1. Xác nhận đã nhận
Sử dụng tin nhắn trả lời tự động để xác nhận đã nhận được tin nhắn của khách hàng, đảm bảo với họ rằng tin nhắn đã được nhận và sẽ được giải quyết.
2. Đưa ra khung thời gian rõ ràng
Cho người dùng biết nếu họ có thể mong đợi câu trả lời trong giờ làm việc hoặc nếu có sự chậm trễ. Chỉ định sự chậm trễ này và tránh các cụm từ như "Chúng tôi sẽ liên hệ với bạn càng sớm càng tốt".
3. Hãy rõ ràng và súc tích
Giữ câu trả lời ngắn gọn và đi vào trọng tâm. Chỉ bao gồm thông tin cần thiết được trình bày một cách rõ ràng, dễ hiểu.
4. Cá nhân hóa mọi tin nhắn
Làm cho mỗi tin nhắn cảm thấy cá nhân. Sử dụng tên khách hàng của bạn và các chi tiết liên quan khác để gửi tin nhắn được cá nhân hóa. Trên respond.io, bạn có thể sử dụng trình giữ chỗ được gọi là biến động để bao gồm tên khách hàng, ngày, số đơn đặt hàng và hơn thế nữa.
5. Giao tiếp bằng tiếng nói thương hiệu của bạn
Đảm bảo tin nhắn trả lời tự động WhatsApp của bạn phản ánh giọng nói độc đáo của thương hiệu của bạn. Điều chỉnh giọng điệu, ngôn ngữ và nội dung để phù hợp với tính cách và giá trị thương hiệu của bạn, nâng cao sự công nhận của khách hàng.
Với những phương pháp hay nhất này, chúng tôi đã cung cấp các mẫu tin nhắn mà bạn có thể sử dụng cho nhiều tình huống khác nhau.
15 mẫu trả lời tự động Whatsapp tốt nhất
Trả lời tự động WhatsApp phải được điều chỉnh cho phù hợp với các tình huống khác nhau hoặc kết quả mong muốn. Dưới đây là 15 mẫu tin nhắn trả lời tự động WhatsApp mà bạn nên sử dụng.
Tin nhắn chào mừng Mẫu trả lời tự động WhatsApp
- "Xin chào 👋! Cảm ơn bạn đã liên hệ với [tên doanh nghiệp]. Hôm nay chúng ta có thể hỗ trợ ngươi như thế nào?"
- "Xin chào! Chào mừng bạn đến với [tên doanh nghiệp]. Chúng tôi có tất cả các nhu cầu CNTT của bạn dưới một mái nhà. Hãy bắt đầu nào. 😃"
- "Lời chào từ [tên doanh nghiệp]! Chúng tôi sẵn sàng trợ giúp. Hãy cho chúng tôi biết thêm về những gì bạn đang tìm kiếm."
Tin nhắn vắng mặt Mẫu trả lời tự động WhatsApp
- "Xin chào! Chúng tôi hiện đang ngoại tuyến. Giờ làm việc của chúng tôi là [chèn giờ]. Chúng tôi sẽ liên lạc lại với bạn sau 24 giờ!"
- "Cảm ơn vì đã nhắn tin cho chúng tôi. Chúng tôi đã ra khỏi văn phòng ngay bây giờ nhưng sẽ trả lời điều đầu tiên vào buổi sáng. Nếu bạn cần thứ gì đó nhanh hơn, vui lòng truy cập trang Câu hỏi thường gặp của chúng tôi được liên kết tại đây.
- "Xin chào! Bạn đã bắt chúng tôi sau giờ làm việc. Để lại tin nhắn của bạn và chúng tôi sẽ trả lời ngay lập tức trong giờ làm việc của chúng tôi [chèn giờ]."
Chụp khách hàng tiềm năng WhatsApp Tự động trả lời mẫu
- "Cảm ơn bạn đã quan tâm đến dịch vụ của chúng tôi! Bạn có thể vui lòng cung cấp tên và email của bạn để chúng tôi có thể gửi thêm thông tin không?"
- "Chúng tôi rất vui được kết nối với bạn! Để bắt đầu, bạn có thể chia sẻ một vài chi tiết về những gì bạn đang tìm kiếm không?"
- "Xin chào! Hãy cung cấp cho bạn thông tin bạn cần. Vui lòng để lại chi tiết liên lạc của bạn và chúng tôi sẽ sớm liên lạc."
Cập nhật kinh doanh Mẫu trả lời tự động WhatsApp
- "Chúng tôi đang cập nhật hệ thống của mình để phục vụ bạn tốt hơn. Dịch vụ của chúng tôi sẽ tạm thời không khả dụng cho đến [ngày và giờ]. Cảm ơn sự kiên nhẫn của bạn"
- "Chúng tôi hiện đang trải qua một lượng lớn tin nhắn. Chúng tôi sẽ quay lại tin nhắn của bạn ngay khi có thể."
- "Xin chào! Chúng tôi xin lỗi vì sự gián đoạn mà bạn gặp phải với [dịch vụ] của chúng tôi. Nhóm của chúng tôi đang tích cực làm việc để giải quyết vấn đề nhanh nhất có thể. Chúng tôi dự đoán một giải pháp trong vòng một giờ tới và đánh giá cao sự kiên nhẫn của bạn. Cảm ơn sự thông cảm của mọi người".
Tin nhắn theo mùa Mẫu trả lời tự động WhatsApp
- "Chúc mừng mùa giải! 🎄 Nhóm tại [tên doanh nghiệp] luôn sẵn sàng trợ giúp bạn mua sắm trong lễ hội. Hãy cho chúng tôi biết làm thế nào chúng tôi có thể làm cho trải nghiệm của bạn vui vẻ hơn.
- "Chúc mừng năm mới từ [tên doanh nghiệp]! 🎉 Để cảm ơn tất cả khách hàng của chúng tôi, đây là phiếu mua hàng 30% khi bạn mua sắm trên ứng dụng của chúng tôi!
- "Chúc mừng ngày lễ từ chúng tôi tại gia đình [tên doanh nghiệp]. Chúng tôi hiện đang nghỉ phép và sẽ trở lại vào [ngày].
Những điều này không đủ? Đừng lo lắng. Chúng tôi có một bài viết bao gồm nhiều mẫu tin nhắn trả lời tự động WhatsApp hơn nữa mà bạn có thể sử dụng để lấy cảm hứng.
Như bạn có thể thấy, thiết lập trả lời tự động trên WhatsApp không chỉ là một sự tiện lợi. Đó là một động thái chiến lược để tăng cường tương tác với khách hàng. Với các mẫu và nguyên tắc của chúng tôi, bạn được trang bị tốt để tạo câu trả lời tự động cộng hưởng với khách hàng và phản ánh tiếng nói độc đáo của thương hiệu.
Bạn còn chờ gì nữa? Bắt đầu gửi tin nhắn trả lời tự động WhatsApp trên Nền tảng AI đàm thoại hàng đầu và được gắn huy hiệu Meta Đối tác kinh doanh.Đăng ký miễn phí respond.io tài khoản vàkết nối WhatsApp của bạn API tài khoản để bắt đầu ngay hôm nay.
{{blog-cta-2="/blog-post-test"}}
Đọc thêm
Bạn có muốn tìm hiểu thêm về cách WhatsApp có thể mang lại lợi ích cho doanh nghiệp của bạn không? Kiểm tra các bài viết dưới đây:
- Cách sử dụng tin nhắn tương tác WhatsApp
- Hướng dẫn thiết lập mã QR WhatsApp cho doanh nghiệp của bạn
- Cách chốt doanh số bán hàng trên WhatsApp
