Bạn đang muốn thiết lập tính năng trả lời tự động của WhatsApp cho doanh nghiệp của mình hoặc cho nhu cầu tiếp thị WhatsApp của bạn ? Bạn đã đến đúng nơi. Trong bài viết này, chúng tôi sẽ giải thích tính năng trả lời tự động của WhatsApp là gì, cách thiết lập tính năng này trên Ứng dụng WhatsApp Business và WhatsApp Business API, đồng thời cung cấp cho bạn một số tin nhắn trả lời tự động mẫu của WhatsApp.
Trả lời tự động trên WhatsApp là tính năng cho phép doanh nghiệp gửi tin nhắn tự động khi họ không thể trả lời tin nhắn đến trên WhatsApp.
Có 2 loại tin nhắn trả lời tự động phổ biến cho WhatsApp:
Tin nhắn chào mừng: Tin nhắn chào mừng mà doanh nghiệp gửi khi khách hàng bắt đầu cuộc trò chuyện lần đầu tiên hoặc sau 14 ngày
Tin nhắn vắng mặt: Tin nhắn trả lời khách hàng ngoài giờ làm việc
Với tư cách là chủ doanh nghiệp, tin nhắn trả lời tự động là một tính năng tiện dụng. Ở phần tiếp theo, chúng tôi sẽ giải thích cách nó giúp ích cho doanh nghiệp của bạn.
Mọi người mong đợi việc giao tiếp qua tin nhắn tức thời sẽ diễn ra ngay lập tức, bất kể thời gian trong ngày. Tuy nhiên, điều này không phải lúc nào cũng khả thi do giờ hoạt động hạn chế, thiếu nhân lực, hàng đợi dài và nhiều lý do khác.
WhatsApp đã đưa ra giải pháp dưới dạng trả lời tự động. Các doanh nghiệp có thể nâng cao dịch vụ khách hàng bằng cách thông báo cho khách hàng về sự sẵn có của họ và cải thiện thời gian phản hồi để tăng cường sự hài lòng của khách hàng.
Có nhiều ưu điểm khi sử dụng tính năng trả lời tự động cho WhatsApp, nhưng chúng tôi sẽ chỉ ra 3 ưu điểm chính.
Đặt kỳ vọng về thời gian phản hồi bằng cách thông báo cho khách hàng về thời gian bạn có thể phản hồi.
Ấn tượng đầu tiên rất quan trọng. Phản hồi nhanh chóng và chất lượng cho thắc mắc của khách hàng sẽ quyết định phần còn lại của hành trình khách hàng sử dụng dịch vụ của doanh nghiệp bạn. Nó làm giảm khả năng khách hàng rời bỏ bạn, giảm nguy cơ mất doanh số.
Thu thập thông tin khách hàng bằng cuộc khảo sát trước trò chuyện để các nhân viên theo dõi cuộc trò chuyện.
Nhưng đó không phải là tất cả. Chúng tôi có hai lợi ích bổ sung mà bạn sẽ nhận được khi sử dụng tính năng trả lời tự động của WhatsApp.
Bằng cách tự động trả lời thường xuyên, như câu trả lời cho các câu hỏi thường gặp, doanh nghiệp có thể đảm bảo rằng họ không bao giờ bỏ lỡ cơ hội bán hàng, ngay cả khi nhóm của bạn không có mặt. Trả lời tự động có thể giúp khách hàng tiềm năng tiếp tục hành trình mua hàng với nguồn lực tối thiểu.
Bằng cách tự động hóa các phản hồi chung, doanh nghiệp có thể giảm nhu cầu về một nhóm hỗ trợ lớn, tiết kiệm chi phí lao động trong khi vẫn duy trì dịch vụ khách hàng hiệu quả. Ngoài ra, tính năng trả lời tự động có thể xử lý các yêu cầu tăng lên một cách liền mạch trong thời gian khuyến mãi hoặc các đợt tăng đột biến theo mùa mà không cần thêm nguồn lực, đảm bảo sự tương tác nhất quán ngay cả trong thời gian nhu cầu cao.
Biến cuộc trò chuyện thành khách hàng với WhatsApp API chính thức của respond.io. ✨
Quản lý cuộc gọi và trò chuyện WhatsApp tại một nơi!
Các doanh nghiệp tạo phản hồi tự động để đảm bảo với khách hàng rằng họ không bị bỏ qua trong việc quản lý kỳ vọng về thời gian phản hồi và cải thiện trải nghiệm của khách hàng. Tuy nhiên, tính năng này chỉ khả dụng cho các giải pháp WhatsApp Business.
Các doanh nghiệp có thể thiết lập trả lời tự động cho tin nhắn đến trên WhatsApp thông qua:
Hãy bắt đầu với ứng dụng WhatsApp Business. Trong ứng dụng WhatsApp Business, có 2 loại tin nhắn trả lời tự động WhatsApp mà bạn có thể tạo: Tin nhắn chào mừng và tin nhắn vắng mặt. Mở ứng dụng WhatsApp Business và làm theo các bước.
Bạn có thể chọn thời gian gửi tin nhắn theo ba cách.
Luôn gửi: Sử dụng tùy chọn này nếu bạn rảnh trong thời gian dài.
Theo lịch trình tùy chỉnh: Dành cho các câu trả lời tự động được gửi vào thời điểm cụ thể trong ngày.
Ngoài giờ làm việc: Cài đặt khi doanh nghiệp của bạn không hoạt động.
Điều này là đủ nếu bạn đang điều hành một doanh nghiệp nhỏ. Tuy nhiên, vẫn có những hạn chế nếu bạn muốn mở rộng quy mô hoặc cần các tính năng tự động hóa mạnh mẽ hơn.
Mặc dù tính năng trả lời tự động của WhatsApp có nhiều lợi ích cho doanh nghiệp, nhưng họ cũng nên nhận thức được những hạn chế của tính năng này. Chúng ta hãy cùng kiểm tra điều đó tiếp theo.
Tùy chọn tùy chỉnh bị hạn chế. Mặc dù bạn có thể cá nhân hóa tin nhắn, nhưng chúng cũng chỉ có tác dụng nhất định. Tùy chọn cá nhân hóa bị giới hạn ở những mục như tên khách hàng.
Cuối cùng thì ứng dụng WhatsApp Business cũng chỉ có thể làm được một số chức năng nhất định. Tính năng trả lời tự động chỉ có thể chào đón khách hàng mới và thông báo rằng doanh nghiệp của bạn đã đóng cửa và thời điểm trả lời.
Trả lời tự động chỉ có tác dụng như phản hồi ban đầu. Họ không thể theo dõi các yêu cầu của khách hàng. Đảm bảo khách hàng của bạn biết rằng sẽ có nhân viên liên hệ lại với họ qua tin nhắn trả lời tự động.
Mặc dù tính năng trả lời tự động được thiết kế để đảm bảo phản hồi nhanh chóng, nhưng việc gửi phản hồi chung chung có thể không giải quyết chính xác thắc mắc của khách hàng, dẫn đến sự thất vọng hoặc nhầm lẫn. Tính năng trả lời tự động trên Ứng dụng WhatsApp Business không thể thích ứng với các bối cảnh thay đổi hoặc làm rõ các tin nhắn mơ hồ của khách hàng, thường cần phải can thiệp thủ công.
Không có cách nào để theo dõi hiệu suất trả lời tự động trên Ứng dụng WhatsApp Business. Các số liệu như số lượng tin nhắn đã gửi hoặc tỷ lệ tương tác không có sẵn trên ứng dụng
Vậy làm thế nào các doanh nghiệp có thể khắc phục những hạn chế này trên ứng dụng WhatsApp Business?
Tích hợp WhatsApp API với chatbot như AI Agent của respond.io là lựa chọn tốt nhất cho các doanh nghiệp vừa và lớn. Sau đây là một số lý do tại sao.
WhatsApp API cho phép tùy chỉnh nâng cao, nghĩa là bạn có thể điều chỉnh phản hồi theo nhu cầu và sở thích cụ thể của khách hàng, nâng cao trải nghiệm của người dùng. Hơn nữa, bạn thậm chí có thể cấu hình lịch trình tin nhắn WhatsApp và tin nhắn hàng loạt WhatsApp tùy theo nhu cầu của bạn.
Chatbot có thể phản hồi ngay lập tức các thắc mắc của khách hàng, cải thiện trải nghiệm chung của khách hàng và tránh tình trạng thất vọng vì phải chờ đợi quá lâu.
API WhatsApp hỗ trợ các tính năng tự động hóa tiên tiến cho phép doanh nghiệp nuôi dưỡng khách hàng tiềm năng hiệu quả và thu hút khách hàng trong suốt hành trình của họ. Gửi tin nhắn kịp thời để hướng dẫn khách hàng tiềm năng vào kênh bán hàng hoặc cung cấp thông tin bổ sung.
API WhatsApp tích hợp liền mạch với nhiều công cụ kinh doanh khác nhau, cho phép quy trình làm việc hiệu quả và trải nghiệm khách hàng thống nhất. Tích hợp phần mềm như CRM và nền tảng thương mại điện tử và thậm chí cả phần mềm tự động hóa khác như Zapier và Tạo, nhưng đừng quên đảm bảo chúng là WhatsApp CRM!
Tiếp theo, chúng tôi sẽ chỉ cho bạn cách thiết lập chatbot trả lời tự động trên WhatsApp.
Trong phần này, chúng tôi sẽ chỉ cho bạn cách thiết lập tính năng trả lời tự động trên WhatsApp API trên respond.io, một phần mềm quản lý cuộc trò chuyện với khách hàng sử dụng AI.
Bạn sẽ cần kết nối Tài khoản WhatsApp APIvới respond.io. Bạn chưa có tài khoản WhatsApp API? Sau đây là cách để có được một trong vài phút.
Khi hoàn tất, hãy mở respond.io và điều hướng đến Quy trình làm việc > Tất cả mẫu.
Mặc dù bạn có thể xây dựng Quy trình làm việc từ đầu, nhưng mẫu Quy trình làm việc này sẽ giúp bạn dễ dàng bắt đầu với chatbot trả lời tự động trên WhatsApp.
Tại đây bạn có thể đọc mô tả mẫu và xem bản nháp Quy trình làm việc. Như bạn có thể thấy, mẫu này có tin nhắn chào mừng và tin nhắn vắng mặt sẽ được kích hoạt tùy thuộc vào giờ làm việc của bạn.
Bạn có thể tùy chỉnh hầu như mọi thứ trong quy trình làm việc của mình. Bắt đầu bằng cách chỉ định giờ làm việc của bạn trong Ngày & Giờ Bước. Sau đó, chỉnh sửa tin nhắn chào mừng và tin nhắn vắng mặt.
Cuối cùng, bạn nên xem xét hiệu suất trả lời tự động của mình. Nếu khách hàng phản ứng không tốt với trả lời tự động, bạn nên điều chỉnh nội dung. Lặp lại quá trình này cho đến khi đạt được kết quả mong muốn.
Bạn cũng có thể sử dụng AI Agent của respond.io để tự động trả lời các câu hỏi của khách hàng và chuyển đến các nhóm thích hợp.
Với điều này, bạn đã tạo được quy trình trả lời tự động WhatsApp đơn giản để xử lý tin nhắn đến. Bây giờ bạn đã biết cách cài đặt trả lời tự động trong WhatsApp, bạn đã sẵn sàng chưa? Cho đến khi bạn xem xét các phương pháp hay nhất khi tạo ra một phương pháp.
Điều quan trọng là phải soạn đúng mọi tin nhắn, ngay cả đối với tin nhắn trả lời tự động. Tránh các tin nhắn chung chung hoặc không mang tính cá nhân vì khách hàng sẽ mong đợi sự tương tác giống như con người. Sau đây là 5 cách bạn có thể làm theo để tạo tin nhắn trả lời tự động đơn giản nhưng hiệu quả:
Sử dụng tin nhắn trả lời tự động để xác nhận đã nhận được tin nhắn của khách hàng', đảm bảo với họ rằng'tin nhắn đã được nhận và sẽ được giải quyết.
Hãy cho người dùng biết liệu họ có thể nhận được phản hồi trong giờ làm việc hay có sự chậm trễ. Hãy nêu rõ sự chậm trễ này và tránh những cụm từ như “Chúng tôi sẽ liên hệ với bạn sớm nhất có thể”.
Trả lời ngắn gọn và đúng trọng tâm. Chỉ đưa vào những thông tin cần thiết được trình bày một cách rõ ràng, dễ hiểu.
Làm cho mỗi tin nhắn mang tính cá nhân. Sử dụng tên khách hàng'và các thông tin liên quan khác để gửi tin nhắn được cá nhân hóa. Trên respond.io, bạn có thể sử dụng trình giữ chỗ được gọi là biến độngđể bao gồm tên khách hàng, ngày tháng, số đơn hàng, v.v.
Đảm bảo tin nhắn trả lời tự động trên WhatsApp phản ánh giọng điệu độc đáo của thương hiệu'của bạn. Tùy chỉnh tông giọng, ngôn ngữ và nội dung để phù hợp với cá tính và giá trị của thương hiệu của bạn, từ đó nâng cao sự nhận diện của khách hàng.
Với những biện pháp thực hành tốt nhất này, chúng tôi đã cung cấp các mẫu tin nhắn mà bạn có thể sử dụng cho nhiều tình huống khác nhau.
Trả lời tự động trên WhatsApp phải được điều chỉnh cho phù hợp với các tình huống hoặc kết quả mong muốn khác nhau. Dưới đây là 18 mẫu tin nhắn trả lời tự động của WhatsApp mà bạn nên sử dụng.
"Xin chào 👋! Cảm ơn bạn đã liên hệ với [tên doanh nghiệp]. Chúng tôi có thể hỗ trợ bạn như thế nào hôm nay?"
"Xin chào! Chào mừng đến với [tên doanh nghiệp]. Chúng tôi có tất cả nhu cầu CNTT của bạn tại một nơi. Chúng ta hãy bắt đầu nhé. 😃"
"Xin chào từ [tên doanh nghiệp]! Chúng tôi ở đây để giúp bạn. Hãy cho chúng tôi biết thêm về những gì bạn đang tìm kiếm.
“Xin chào [tên]! Cảm ơn bạn đã liên hệ với chúng tôi. Hiện tại chúng tôi không có ở văn phòng. Chúng tôi sẽ liên hệ với bạn sớm nhất có thể.”
“Bạn đã liên lạc được với chúng tôi khi chúng tôi đi vắng. 😟 Chúng tôi phục vụ mọi ngày từ 9:00 sáng đến 6:00 chiều Chúng tôi sẽ rất vui lòng hỗ trợ bạn khi chúng tôi quay lại.”
"Xin chào! Cảm ơn bạn đã nhắn tin. Hiện tại chúng tôi đang đi vắng vào cuối tuần. Đối với bất kỳ vấn đề khẩn cấp nào, vui lòng liên hệ [thêm thông tin liên lạc khẩn cấp]."
“Giáng sinh vui vẻ!🎅🎄Chúng tôi sẽ đi vắng trong vài ngày tới và sẽ trở về vào [ngày]. Chúng tôi mong muốn được phục vụ bạn khi chúng tôi quay trở lại. 🙂”
“Lời chúc mừng năm mới từ tất cả chúng tôi tại [Tên doanh nghiệp của bạn]! Chúc bạn niềm vui, sức khỏe và hạnh phúc trong mùa lễ này. Chúng tôi có thể giúp gì cho bạn hôm nay?
Chúc mừng ngày lễ [tên]! Nhập [mã] khi bạn thanh toán để được hưởng [giảm giá] ngay hôm nay!”
“Bạn muốn tìm hiểu thêm về [Sản phẩm/Dịch vụ của bạn]? Hãy để lại thông tin của bạn và chúng tôi sẽ gửi cho bạn mọi thông tin bạn cần biết!”
“Xin chào! 👋 Chúng tôi rất muốn chia sẻ những ưu đãi và cập nhật độc quyền với bạn. 🛍️ Hãy cho chúng tôi biết sản phẩm bạn quan tâm để được cập nhật thông tin! 🔄”
“Bạn muốn có thêm ưu đãi không? Bạn có thắc mắc hoặc cần thêm thông tin không? 🤓 Hãy để lại thông tin của bạn ở đây và chúng tôi sẽ phản hồi bạn ngay! ⏳”
“Chúng tôi coi trọng ý kiến của bạn! 🗣️ Trải nghiệm của bạn với chúng tôi thế nào? Hãy cho chúng tôi biết để chúng tôi có thể phục vụ bạn tốt hơn. 👍”
“Hôm nay chúng ta làm thế nào? Hãy cho chúng tôi biết - chỉ mất một chút thời gian nhưng điều đó sẽ giúp chúng tôi cải thiện trải nghiệm trong tương lai của bạn!”
“Chúng tôi hy vọng bạn thích [sản phẩm/dịch vụ cụ thể]! Hãy cho chúng tôi biết suy nghĩ của bạn—chúng tôi luôn tìm cách cải thiện.”
"Xin chào! Cảm ơn bạn đã liên hệ với chúng tôi. Hãy xem sản phẩm mới hấp dẫn của chúng tôi [thêm tên sản phẩm và liên kết]. Đặt hàng ngay và nhận giảm giá 10% cho lần mua hàng đầu tiên của bạn!"
“Tin tức thú vị! 🎉 Chúng tôi vừa ra mắt [Sản phẩm/Dịch vụ mới]. Hãy xem thử và cho chúng tôi biết bạn nghĩ gì nhé!”
“Tin lớn đây! 🗞️ Chúng tôi có điều gì đó đặc biệt dành cho bạn: [Cập nhật sản phẩm/dịch vụ]. Bạn đã sẵn sàng trải nghiệm chưa? 🌟”
Như thế vẫn chưa đủ sao? Đừng lo lắng. Chúng tôi có một bài viết bao gồm thậm chí nhiều mẫu tin nhắn trả lời tự động của WhatsApp hơn nữa mà bạn có thể sử dụng để lấy cảm hứng.
Như bạn thấy, việc thiết lập trả lời tự động trên WhatsApp không chỉ đơn thuần là một sự tiện lợi. Đây là một động thái chiến lược nhằm nâng cao tương tác với khách hàng. Với các mẫu và hướng dẫn của chúng tôi, bạn sẽ có đủ khả năng tạo ra các câu trả lời tự động phù hợp với khách hàng và phản ánh giọng điệu độc đáo của thương hiệu bạn.
Vậy, bạn còn chờ gì nữa? Bắt đầu gửi tin nhắn trả lời tự động WhatsApp trên Nền tảng AI đàm thoạihàng đầu và được cấp huy hiệu Đối tác kinh doanh Meta. Đăng ký tài khoản respond.io miễn phívàkết nối tài khoản WhatsApp API của bạnđể bắt đầu ngay hôm nay.
Biến cuộc trò chuyện thành khách hàng với WhatsApp API chính thức của respond.io. ✨
Quản lý cuộc gọi và trò chuyện WhatsApp tại một nơi!
Có, bạn có thể, nhưng chỉ trên WhatsApp API. Trên respond.io, bạn có thể thiết lập Quy trình làm việc để phân đoạn tin nhắn tới nhiều đối tượng khác nhau.
Đúng. Trên ứng dụng WhatsApp Business, bạn có thể đặt lịch chỉ dành cho tin nhắn vắng mặt. Trên WhatsApp API, bạn có thể gửi trả lời tự động bất kỳ lúc nào cho mọi tình huống bao gồm tin nhắn vắng mặt, chương trình phát sóng quảng cáo, đặt lịch hẹn và nhiều hơn nữa.
Không có giới hạn nào trên ứng dụng WhatsApp Business. Tuy nhiên, trên WhatsApp API, có giới hạn khi gửi tin nhắn do doanh nghiệp khởi tạo.
Đúng. Trên ứng dụng WhatsApp Business, bạn có thể thiết lập đối tượng nhận lời chào hoặc tin nhắn vắng mặt của mình. Trên WhatsApp API, bạn có thể phân khúc đối tượng tùy thuộc vào các yếu tố như liệu họ có bị thu hút bởi quảng cáo, khách hàng quay lại và trả lời chương trình phát sóng hay không.
Có, bạn có thể thiết lập tính năng trả lời tự động cho các cuộc trò chuyện nhóm trên Ứng dụng WhatsApp Business. Hiện tại, WhatsApp API không hỗ trợ trò chuyện nhóm, do đó, bạn không thể gửi trả lời tự động ở đó.
Tránh trả lời chung chung. Hãy thử cá nhân hóa tin nhắn của bạn nếu có thể. Trên respond.io, bạn có thể sử dụng biến động để thêm vào tên khách hàng, thông tin liên lạc của họ hoặc thậm chí tên đại lý của bạn.
Đảm bảo rằng trả lời tự động của bạn có liên quan. Gửi một tin nhắn không liên quan có thể khiến tài khoản của bạn bị gắn cờ hoặc thậm chí bị cấm
Đừng hứa hẹn quá nhiều về thời gian phản hồi. Cam kết về thời gian phản hồi không thực tế có thể khiến khách hàng bỏ cuộc và tạo ra nhận thức tiêu cực về doanh nghiệp của bạn
Bạn có muốn tìm hiểu thêm về cách WhatsApp có thể mang lại lợi ích cho doanh nghiệp của bạn không? Hãy xem các bài viết dưới đây:
Stephanie Yap, Biên tập viên nội dung tại respond.io từ năm 2022, có bằng Cử nhân Truyền thông và Nghiên cứu phương tiện truyền thông. Với vai trò trước đây là người viết nội dung, Stephanie đã tích lũy được nhiều kinh nghiệm trong lĩnh vực xuất bản và quảng cáo. Cô cung cấp cho các doanh nghiệp đang muốn khám phá công nghệ nhắn tin một chỗ đứng vững chắc trong hoạt động này thông qua các bài viết sâu sắc.
Hộp thư đến của nhóm WhatsApp sắp xếp tất cả các cuộc trò chuyện trên WhatsApp của bạn, cho phép các nhân viên nhanh chóng ưu tiên và giải quyết các vấn đề. Tìm hiểu thêm tại đây.
Bạn muốn tạo thêm khách hàng tiềm năng bằng quảng cáo WhatsApp? Tìm hiểu cách tạo quảng cáo WhatsApp và cách quản lý các cuộc trò chuyện ở quy mô lớn bằng các tính năng nâng cao như AI và tự động hóa.
Tổng quan
Điện tử
Thời trang & Trang phục
Nội thất
Trang sức
Các hoạt động ngoại khóa
Thể thao & Sức khỏe
Trung tâm làm đẹp
Phòng khám nha khoa
Phòng khám y tế
Dịch vụ dọn dẹp nhà và người giúp việc
Nhiếp ảnh & Quay phim
Nhà bán lẻ phụ tùng ô tô
Đại lý ô tô
Công ty du lịch & Nhà điều hành tour
