Cách viết

Trả lời tự động WhatsApp: Hướng dẫn trả lời tự động WhatsApp [Tháng Một 2024]

Stephanie Yap
22 Tháng sáu, 2022

Bạn muốn thiết lập trả lời tự động WhatsApp cho doanh nghiệp của mình? Bạn đã đến đúng nơi. Trong bài viết này, chúng tôi sẽ giải thích WhatsApp trả lời tự động là gì, cách thiết lập trả lời tự động trên Ứng dụng WhatsApp Business và WhatsApp Business API và cung cấp cho bạn mẫu tin nhắn trả lời tự động.

{{blog-cta-2="/blog-post-test"}}

Trả lời Tự động trên là gì WhatsApp

Tự động trả lời trong WhatsApp là một tính năng cho phép doanh nghiệp gửi tin nhắn tự động khi chúng không có sẵn để trả lời tin nhắn đến WhatsApp Thư.

Hình ảnh này mô tả hai loại trả lời tự động mà bạn có thể gửi WhatsApp. Có tin nhắn chào mừng và tin nhắn vắng mặt. Bạn không cần WhatsApp Bot trả lời tự động để gửi WhatsApp Tự động trả lời tin nhắn.
Hai loại WhatsApp Trả lời Tự động

Có hai loại tin nhắn trả lời tự động phổ biến cho WhatsApp:

  • Tin nhắn chúc mừng: Tin nhắn chào mừng mà doanh nghiệp gửi khi khách hàng bắt đầu cuộc trò chuyện lần đầu tiên hoặc sau 14 ngày
  • Tin nhắn vắng mặt: Tin nhắn trả lời khách hàng ngoài giờ làm việc

Là chủ doanh nghiệp, tin nhắn trả lời tự động là một tính năng tiện dụng. Trong phần tiếp theo, chúng tôi sẽ giải thích cách nó giúp doanh nghiệp của bạn.

Tại sao nên sử dụng Trả lời tự động WhatsApp?

Mọi người mong đợi giao tiếp qua tin nhắn tức thời là ngay lập tức, bất kể thời gian nào trong ngày. Tuy nhiên, điều này không phải lúc nào cũng có thể thực hiện được do giờ hoạt động hạn chế, thiếu nhân lực, xếp hàng chờ đợi lâu và hơn thế nữa.

WhatsApp đã đưa ra một giải pháp dưới dạng trả lời tự động. Các doanh nghiệp có thể nâng cao dịch vụ khách hàng bằng cách thông báo cho khách hàng về sự sẵn có của họ và cũng cải thiện thời gian phản hồi để tăng sự hài lòng của khách hàng.

Hình ảnh này nói về lợi ích của việc sử dụng WhatsApp Trả lời tự động cho doanh nghiệp của bạn, bao gồm quản lý kỳ vọng của khách hàng, tạo ấn tượng ban đầu mạnh mẽ và thu thập thông tin khách hàng. Muốn tìm hiểu cách gửi trả lời tự động trong WhatsApp? Đọc tiếp để tìm hiểu.
Lợi ích của việc sử dụng tin nhắn trả lời tự động WhatsApp

Có nhiều ưu điểm khi sử dụng trả lời tự động cho WhatsApp, bao gồm:

  • Đặt kỳ vọng thời gian phản hồi bằng cách thông báo cho khách hàng về tình trạng sẵn có của bạn
  • Tạo ấn tượng ban đầu mạnh mẽ với khách hàng mới bằng thông điệp chào mừng nhanh chóng và ấm áp
  • Thu thập thông tin khách hàng với một cuộc khảo sát trước khi trò chuyện để các đại lý theo dõi cuộc trò chuyện

Mặc dù trả lời tự động WhatsApp có nhiều thứ để cung cấp cho các doanh nghiệp, nhưng họ cũng nên nhận thức được những thiếu sót của mình. Hãy kiểm tra điều đó tiếp theo.

Hạn chế của trả lời tự động WhatsApp

Thứ nhất, trả lời tự động WhatsApp hoạt động tốt nhất cho các tin nhắn đơn giản, một lần. Đối với các tin nhắn hoặc thắc mắc phức tạp, bạn sẽ cần một con người hoặc Nhân viên AI để trả lời tin nhắn của khách hàng.

Hơn nữa, trả lời tự động chỉ hoạt động như một phản hồi ban đầu. Họ không thể theo dõi các yêu cầu của khách hàng. Đảm bảo khách hàng của bạn biết một nhân viên sẽ theo dõi họ trong tin nhắn trả lời tự động.

Cuối cùng, các tùy chọn tùy chỉnh bị hạn chế. Mặc dù bạn có thể cá nhân hóa tin nhắn, nhưng chúng chỉ có thể đi xa hơn. Tùy chọn cá nhân hóa được giới hạn ở các mục như tên khách hàng.

Bây giờ bạn đã biết những lợi ích và hạn chế của trả lời tự động trong WhatsApp, hãy xem cách thiết lập nó.

Cách thiết lập trả lời tự động trong WhatsApp Business Giải pháp

Các doanh nghiệp tạo trả lời tự động để đảm bảo với khách hàng rằng họ không bị bỏ qua trong việc quản lý kỳ vọng về thời gian phản hồi và cải thiện trải nghiệm của khách hàng. Tuy nhiên, nó chỉ có sẵn cho các giải pháp WhatsApp Business.

Các doanh nghiệp có thể thiết lập trả lời tự động cho thư đến trên WhatsApp Via:

Hình ảnh này cho thấy các doanh nghiệp có thể thiết lập trả lời tự động cho tin nhắn đến trên WhatsApp thông qua Ứng dụng WhatsApp Business hoặc WhatsApp Business API. Bạn muốn gửi tin nhắn trả lời tự động tốt nhất cho WhatsApp? Đọc tiếp để tìm hiểu làm thế nào.
Cách thiết lập WhatsApp Trả lời tự động

Tiếp theo, chúng tôi sẽ hướng dẫn bạn các bước cần thiết để thiết lập trả lời tự động trong WhatsApp. Hãy bắt đầu với Ứng dụng WhatsApp Business.

Cách thiết lập trả lời tự động trong WhatsApp Business App

Trong phần này, chúng ta hãy đi qua quy trình thiết lập trả lời tự động trên Ứng dụng WhatsApp Business.

Để đặt tin nhắn chào mừng, hãy đi tới Công cụ dành cho doanh nghiệp, chọn Tin nhắn lời chào, tạo tin nhắn của bạn và lưu các thay đổi. Bạn cũng có thể chọn người nhận tin nhắn chào mừng của mình bằng cách bao gồm hoặc loại trừ một số liên hệ nhất định.

đây là một hình ảnh cho thấy cách đặt trả lời tự động. Đầu tiên, hãy đi đến Công cụ Kinh doanh, sau đó chọn Tin nhắn Chào mừng, tạo thông điệp của bạn và cuối cùng lưu các thay đổi.
Cách thiết lập tin nhắn chào mừng trên WhatsApp Business App

Sau đó, để đặt và bật tin nhắn vắng mặt, hãy đi tới Công cụ dành cho doanh nghiệp, chọn Tin nhắn vắng mặt, cá nhân hóa tin nhắn của bạn và lưu các thay đổi.

Hình ảnh này mô tả quá trình bật thư đi whatsapp business api. Trước tiên, hãy chuyển đến các công cụ kinh doanh, chọn thư vắng mặt, chỉnh sửa nội dung và lưu các thay đổi. Và đây là cách bạn đặt trả lời tự động cho whatsapp business .app.
Cách thiết lập tin nhắn vắng mặt trên WhatsApp Business App

Tiếp theo, bạn cần chọn một trong ba cách để tính thời gian cho tin nhắn vắng mặt của mình:

  • Luôn gửi: Sử dụng tùy chọn này nếu bạn sẵn sàng trong một thời gian dài.
  • Theo lịch trình tùy chỉnh: Điều này dành cho trả lời tự động sẽ được gửi vào một thời điểm cụ thể trong ngày.
  • Ngoài giờ làm việc của bạn: Đặt tùy chọn này khi doanh nghiệp của bạn không hoạt động.

Tuy nhiên, trả lời tự động cho Ứng dụng WhatsApp Business đi kèm với một số nhược điểm, bao gồm:

  • Không có khả năng tùy chỉnh trả lời tự động cho các nhóm người nhận khác nhau
  • Tin nhắn đi chỉ hoạt động trong giờ ngoài giờ làm việc được xác định trước
  • Không có khả năng hỗ trợ tích hợp phần mềm của bên thứ ba để cung cấp tự động hóa hơn nữa

Vào cuối ngày, chỉ có rất nhiều WhatsApp Business Ứng dụng có thể làm được. Tính năng trả lời tự động của nó chỉ có thể chào đón một khách hàng mới và thông báo rằng doanh nghiệp của bạn đã đóng cửa và khi nào mong đợi phản hồi.

Điều này là đủ nếu bạn đang điều hành một doanh nghiệp nhỏ. Nhưng khi doanh nghiệp của bạn phát triển, bạn sẽ cần sử dụng WhatsApp Business API thay vì. Trong phần tiếp theo, chúng ta sẽ thảo luận về cách sử dụng nó với respond.io.

Cách tạo câu trả lời tự động trong WhatsApp Business API trên respond.io

Đối với các doanh nghiệp lớn hơn, bạn cần một nền tảng cung cấp các tính năng nâng cao để giúp tự động hóa tin nhắn - đây là nơi WhatsApp Business API đi vào.

Với WhatsApp Business API, doanh nghiệp có thể tự động hóa phản hồi dựa trên yêu cầu của khách hàng, nắm bắt thông tin của khách hàng và tự động hóa bán hàng và hỗ trợ khách hàng, từ đó tăng mức độ tương tác và hài lòng của khách hàng.

Trước khi bạn thiết lập trả lời tự động trong WhatsApp Business API với respond.io'Mô-đun quy trình làm việc, bạn sẽ cần kết nối một Cái gì API Tài khoản đến respond.io.

Bây giờ, hãy làm theo từng bước về cách thiết lập trả lời tự động trong WhatsApp Business API.

1. Tìm kiếm Dòng công việctrên menu dẫn hướng bên và nhấp vào Thêm Dòng công việc.

Hình ảnh này mô tả bước đầu tiên về cách đặt câu trả lời trên API WhatsApp Business bằng cách sử dụng respond.io. Mở mô-đun Dòng công việc và nhấp vào thêm dòng công việc
Bấm Thêm Dòng công việc để bắt đầu

2. Đặt Kích hoạt Dòng công việc cho Cuộc trò chuyện đã mở.

Hình ảnh này mô tả bước thứ hai về cách đặt câu trả lời trên API WhatsApp Business bằng cách sử dụng respond.io. Đặt trình kích hoạt dòng công việc thành hội thoại đã mở.
Đặt Kích hoạt cho Cuộc trò chuyện đã mở

3. Thêm Bước Ngày & Giờ để đặt giờ làm việc của bạn.

Hình ảnh này mô tả bước thứ ba trong cách đặt câu trả lời cho API WhatsApp Business bằng cách sử dụng respond.io. Thêm bước ngày và giờ để đặt giờ làm việc của bạn.
Đặt giờ làm việc của bạn

Các tin nhắn được gửi trong giờ làm việc sẽ rơi vào Chi nhánh Thành công, trong khi các tin nhắn được gửi sau giờ làm việc sẽ đi vào Chi nhánh Thất bại.

4. Nhấp vào nút + bên dưới Chi nhánh Thành công và Thất bại để thêm Gửi tin nhắn.

Hình ảnh này mô tả bước thứ tư về cách đặt trả lời tự động trong whatsapp business api Sử dụng respond.io. Thêm gửi thư dưới cả nhánh thành công và thất bại. Đảm bảo chọn whatsapp làm kênh của bạn. Cuối cùng, soạn thảo lời chào và tin nhắn vắng mặt của bạn dưới văn bản.
Thêm thư trả lời tự động cho từng Nhánh

Đảm bảo bạn chọn WhatsApp làm kênh của mình. Cuối cùng, soạn thảo lời chào và tin nhắn vắng mặt của bạn trong Văn bản.

5. Thêm bước Hỏi một câu hỏi để nắm bắt thông tin của khách hàng để bạn có thể liên hệ với họ sau.

Đây là một hình ảnh cho thấy bước cuối cùng của cách đặt trả lời tự động WhatsApp trong whatsapp business api Sử dụng respond.io. Thêm bước đặt câu hỏi để nắm bắt thông tin của khách hàng để bạn có thể liên hệ với họ sau.
Yêu cầu thêm chi tiết nếu cần thiết

Các câu trả lời có thể được lưu dưới dạng Biến, Trường Liên hệ hoặc Thẻ được sử dụng trong các phần khác của Dòng công việc. Khi bạn đã thiết lập Dòng công việc của mình, hãy lưu và xuất bản nó.

Bây giờ bạn đã biết cách đặt trả lời tự động trong WhatsApp, bạn đã sẵn sàng để đi ngay? Không phải cho đến khi bạn xem xét các phương pháp hay nhất khi tạo một.

Trả lời tự động WhatsApp: Các phương pháp hay nhất

Điều quan trọng là phải nhận được mọi tin nhắn đúng, ngay cả đối với trả lời tự động. Tránh các tin nhắn cá nhân hoặc chung chung, vì khách hàng sẽ mong đợi một tương tác nghe có vẻ giống con người. Dưới đây là năm thực tiễn bạn có thể làm theo để tạo một tin nhắn trả lời tự động đơn giản nhưng hiệu quả:

  • Xác nhận đã nhận: Sử dụng tin nhắn trả lời tự động để xác nhận đã nhận được tin nhắn của khách hàng, đảm bảo với họ rằng tin nhắn đã được nhận và sẽ được giải quyết.
  • Đưa ra khung thời gian rõ ràng: Cho người dùng biết liệu họ có thể mong đợi câu trả lời trong giờ làm việc hay nếu có sự chậm trễ. Chỉ định sự chậm trễ này và tránh các cụm từ như "Chúng tôi sẽ liên hệ với bạn càng sớm càng tốt".
  • Rõ ràng và súc tích: Giữ trả lời tự động ngắn gọn và đi vào trọng tâm. Chỉ bao gồm thông tin cần thiết được trình bày một cách rõ ràng, dễ hiểu.
  • Cá nhân hóa mọi thông điệp: Làm cho mỗi tin nhắn cảm thấy cá nhân. Sử dụng tên khách hàng của bạn và các chi tiết liên quan khác để gửi tin nhắn được cá nhân hóa. Trên respond.io, bạn có thể sử dụng trình giữ chỗ được gọi là biến động để bao gồm tên khách hàng, ngày, số đơn đặt hàng và hơn thế nữa.
  • Giao tiếp bằng tiếng nói thương hiệu của bạn: Đảm bảo tin nhắn trả lời tự động WhatsApp phản ánh giọng nói độc đáo của thương hiệu của bạn. Điều chỉnh giọng điệu, ngôn ngữ và nội dung để phù hợp với tính cách và giá trị thương hiệu của bạn, nâng cao sự công nhận của khách hàng.

Với những phương pháp hay nhất này, chúng tôi đã cung cấp các mẫu tin nhắn mà bạn có thể sử dụng cho nhiều tình huống khác nhau.

Mẫu tin nhắn trả lời tự động WhatsApp: 15 ví dụ bạn có thể sử dụng

Có nhiều cách để tạo trả lời tự động cho khách hàng trên WhatsApp Business. Nó có thể được điều chỉnh cho các tình huống khác nhau hoặc kết quả mong muốn.

Vì vậy, chúng tôi đã phân loại năm loại tình huống - tin nhắn chào mừng, tin nhắn vắng mặt, thu hút khách hàng tiềm năng, cập nhật kinh doanh và tin nhắn theo mùa. Dưới đây là 15 mẫu tin nhắn trả lời tự động WhatsApp mà bạn nên sử dụng.

Tin nhắn chào mừng Mẫu trả lời tự động WhatsApp

Tin nhắn chúc mừng là cơ hội đầu tiên của bạn để tạo ấn tượng đầu tiên tuyệt vời. Họ nên chào đón và cung cấp nhiều thông tin, thiết lập giai điệu cho cuộc trò chuyện.

  1. "Xin chào 👋! Cảm ơn bạn đã liên hệ với [tên doanh nghiệp]. Hôm nay chúng ta có thể hỗ trợ ngươi như thế nào?"
  2. "Xin chào! Chào mừng bạn đến với [tên doanh nghiệp]. Chúng tôi có tất cả các nhu cầu CNTT của bạn dưới một mái nhà. Hãy bắt đầu nào. 😃"
  3. "Lời chào từ [tên doanh nghiệp]! Chúng tôi sẵn sàng trợ giúp. Hãy cho chúng tôi biết thêm về những gì bạn đang tìm kiếm."

Tin nhắn vắng mặt Mẫu trả lời tự động WhatsApp

Tin nhắn vắng mặt rất quan trọng để quản lý kỳ vọng của khách hàng khi bạn hoặc nhân viên của bạn không có mặt. Họ nên thông báo cho khách hàng về sự vắng mặt của bạn và khi nào họ có thể mong đợi phản hồi.

  1. "Xin chào! Chúng tôi hiện đang ngoại tuyến. Giờ làm việc của chúng tôi là [chèn giờ]. Chúng tôi sẽ liên lạc lại với bạn sau 24 giờ!"
  2. "Cảm ơn vì đã nhắn tin cho chúng tôi. Chúng tôi đã ra khỏi văn phòng ngay bây giờ nhưng sẽ trả lời điều đầu tiên vào buổi sáng. Nếu bạn cần thứ gì đó nhanh hơn, vui lòng truy cập trang Câu hỏi thường gặp của chúng tôi được liên kết tại đây.
  3. "Xin chào! Bạn đã bắt chúng tôi sau giờ làm việc. Để lại tin nhắn của bạn và chúng tôi sẽ trả lời ngay lập tức trong giờ làm việc của chúng tôi [chèn giờ]."

Chụp khách hàng tiềm năng WhatsApp Tự động trả lời mẫu

Thông điệp thu hút khách hàng tiềm năng hiệu quả có thể giúp bạn thu thập thông tin cần thiết và cho khách hàng tiềm năng thấy bạn coi trọng sự quan tâm của họ.

  1. "Cảm ơn bạn đã quan tâm đến dịch vụ của chúng tôi! Bạn có thể vui lòng cung cấp tên và email của bạn để chúng tôi có thể gửi thêm thông tin không?"
  2. "Chúng tôi rất vui được kết nối với bạn! Để bắt đầu, bạn có thể chia sẻ một vài chi tiết về những gì bạn đang tìm kiếm không?"
  3. "Xin chào! Hãy cung cấp cho bạn thông tin bạn cần. Vui lòng để lại chi tiết liên lạc của bạn và chúng tôi sẽ sớm liên lạc."

Cập nhật kinh doanh Mẫu trả lời tự động WhatsApp

Sử dụng các thông báo này để thông báo cho khách hàng về các cập nhật kinh doanh quan trọng như trường hợp khẩn cấp hoặc sự chậm trễ trong thời gian phản hồi. Hãy chủ động quản lý kỳ vọng của khách hàng và đảm bảo trải nghiệm khách hàng mượt mà hơn.

  1. "Chúng tôi đang cập nhật hệ thống của mình để phục vụ bạn tốt hơn. Dịch vụ của chúng tôi sẽ tạm thời không khả dụng cho đến [ngày và giờ]. Cảm ơn sự kiên nhẫn của bạn"
  2. "Chúng tôi hiện đang trải qua một lượng lớn tin nhắn. Chúng tôi sẽ quay lại tin nhắn của bạn ngay khi có thể."
  3. "Xin chào! Chúng tôi xin lỗi vì sự gián đoạn mà bạn gặp phải với [dịch vụ] của chúng tôi. Nhóm của chúng tôi đang tích cực làm việc để giải quyết vấn đề nhanh nhất có thể. Chúng tôi dự đoán một giải pháp trong vòng một giờ tới và đánh giá cao sự kiên nhẫn của bạn. Cảm ơn sự thông cảm của mọi người".

Tin nhắn theo mùa Mẫu trả lời tự động WhatsApp

Tin nhắn theo mùa là một cách tuyệt vời để kết nối với khách hàng ở cấp độ cá nhân hơn trong các ngày lễ hoặc sự kiện đặc biệt. Đây cũng là thời điểm các doanh nghiệp

  1. "Chúc mừng mùa giải! 🎄 Nhóm tại [tên doanh nghiệp] luôn sẵn sàng trợ giúp bạn mua sắm trong lễ hội. Hãy cho chúng tôi biết làm thế nào chúng tôi có thể làm cho trải nghiệm của bạn vui vẻ hơn.
  2. "Chúc mừng năm mới từ [tên doanh nghiệp]! 🎉 Để cảm ơn tất cả khách hàng của chúng tôi, đây là phiếu mua hàng 30% khi bạn mua sắm trên ứng dụng của chúng tôi!
  3. "Chúc mừng ngày lễ từ chúng tôi tại gia đình [tên doanh nghiệp]. Chúng tôi hiện đang nghỉ phép và sẽ trở lại vào [ngày].

Để bắt đầu, tất cả những gì bạn cần làm là tạo tin nhắn trả lời tự động WhatsApp với một mẫu. Từ một tin nhắn vắng mặt đến một mẫu WhatsApp tin nhắn thu hút khách hàng tiềm năng, việc trả lời các câu hỏi của khách hàng trở nên dễ dàng hơn rất nhiều.

Như bạn có thể thấy, thiết lập trả lời tự động trên WhatsApp không chỉ là một sự tiện lợi. Đó là một động thái chiến lược để tăng cường tương tác với khách hàng. Với các mẫu và nguyên tắc của chúng tôi, bạn được trang bị tốt để tạo câu trả lời tự động cộng hưởng với khách hàng và phản ánh tiếng nói độc đáo của thương hiệu.

Bạn còn chờ gì nữa? Bắt đầu gửi tin nhắn trả lời tự động WhatsApp trên Nền tảng AI đàm thoại và được gắn huy hiệu Meta Đối tác kinh doanh. Đăng ký miễn phí respond.io tài khoảnkết nối WhatsApp của bạn API tài khoản để bắt đầu ngay hôm nay.

{{blog-cta-2="/blog-post-test"}}

Đọc thêm

Bạn có muốn tìm hiểu thêm về cách WhatsApp có thể mang lại lợi ích cho doanh nghiệp của bạn không? Kiểm tra các bài viết dưới đây:

Stephanie Yap
Người viết nội dung
Stephanie Yap, một người viết nội dung tại respond.io từ năm 2022, có bằng Cử nhân Nghiên cứu Truyền thông và Truyền thông. Cô cung cấp cho các doanh nghiệp muốn khám phá thông điệp với một chỗ đứng trong thực tiễn thông qua các bài viết sâu sắc.
Tags
Sao chép vào Clipboard!

Bạn đã sẵn sàng để bắt đầu? ✨

  • Khai phá sức mạnh của respond.io để tăng doanh số bán hàng và làm hài lòng khách hàng.
  • Dùng thử miễn phí 7 ngày
  • Không cần thẻ tín dụng
  • Hủy bất cứ lúc nào
Đăng ký miễn phí
  • Trải nghiệm bản demo được cá nhân hóa với chúng tôi
  • Khám phá lý do tại sao 10.000+ doanh nghiệp chọn chúng tôi
Đặt một bản demo