WhatsApp đã trở thành một công cụ hữu ích cho các doanh nghiệp muốn giao tiếp nhanh chóng và hiệu quả. Với tin nhắn mẫu của WhatsApp, bạn có thể hợp lý hóa quy trình giao tiếp và tiết kiệm thời gian trong khi vẫn cung cấp những tin nhắn được cá nhân hóa và hấp dẫn cho đối tượng mục tiêu của mình. Trong blog này, chúng tôi'sẽ chia sẻ mọi thông tin bạn cần biết để tạo mẫu tin nhắn WhatsApp hiệu quả nhằm giúp doanh nghiệp của bạn kết nối với khách hàng.
Mẫu tin nhắn WhatsApp: Giới thiệu
API WhatsApp người dùng không thể nhắn tin cho khách hàng bất cứ lúc nào họ muốn trên WhatsApp. Ngoài khung thời gian dịch vụ khách hàng 24 giờ , các doanh nghiệp chỉ có thể sử dụng mẫu tin nhắn WhatsApp, còn được gọi là tin nhắn mẫu WhatsApp.
Mẫu tin nhắn WhatsApp thường được sử dụng để liên hệ với khách hàng ngoài khung thời gian 24 giờ đã đề cập ở trên. Mặc dù rất tiện lợi, nhưng bạn phải gửi mẫu tin nhắn tới WhatsApp để phê duyệt trước khi sử dụng.
Doanh nghiệp có thể cá nhân hóa mẫu tin nhắn WhatsApp bằng các chỗ giữ chỗ có thể tùy chỉnh, tiêu đề phương tiện và các nút Trả lời nhanh hoặc Kêu gọi hành động. Những tính năng này làm cho tin nhắn mẫu của WhatsApp hấp dẫn và tương tác hơn so với các định dạng tin nhắn khác như SMS hoặc email.
Những mẫu tin nhắn này không được gửi miễn phí. Chúng bị chi phối bởi mô hình định giá dựa trên cuộc trò chuyện của WhatsApp, nơi mức giá phụ thuộc vào mã quốc gia của người nhận và loại mẫu tin nhắn. Nhưng chúng ta có ý gì khi nhắc đến danh mục mẫu tin nhắn? Bạn sẽ tìm thấy câu trả lời ở phần tiếp theo.
Mẫu tin nhắn WhatsApp: Danh mục và trường hợp sử dụng
Để ngăn chặn các doanh nghiệp gửi thư rác đến danh bạ của họ, Meta hạn chế việc sử dụng mẫu tin nhắn WhatsApp cho một số trường hợp sử dụng nhất định. Sau đây là các trường hợp sử dụng mẫu tin nhắn được chấp thuận theo từng danh mục.
Mẫu tin nhắn WhatsApp tiện ích
Hành động hoặc yêu cầu của người dùng thường kích hoạt các mẫu tiện ích. Các mẫu tin nhắn này phải cung cấp thông tin chi tiết cụ thể về giao dịch, tài khoản, đăng ký hoặc tương tác hiện tại hoặc đang diễn ra. Ví dụ, mẫu xác nhận đơn hàng phải có số đơn hàng tương ứng.
Sau đây là những trường hợp sử dụng phổ biến nhất cho mẫu Tiện ích:
Quản lý các lựa chọn tham gia theo yêu cầu của người dùng
Xác nhận, cập nhật hoặc hủy đơn hàng hoặc giao dịch với khách hàng
Cảnh báo và cập nhật tài khoản
Khảo sát phản hồi
Tiếp tục cuộc trò chuyện
Mẫu tin nhắn xác thực WhatsApp
Mẫu xác thực cho phép doanh nghiệp xác thực người dùng bằng mật mã một lần, có khả năng thực hiện ở nhiều bước trong quy trình đăng nhập. Doanh nghiệp có thể sử dụng mẫu Xác thực cho các trường hợp sử dụng sau:
Mẫu tin nhắn WhatsApp tiếp thị
Mẫu tiếp thị dành cho tin nhắn hàng loạt trên WhatsApp như cập nhật thông tin hoặc quảng cáo, cũng như lời mời khách hàng thực hiện hành động. Bất kỳ cuộc trò chuyện nào không nằm trong danh mục tiện ích hoặc xác thực sẽ là cuộc trò chuyện tiếp thị .
Sau đây là một số trường hợp sử dụng phổ biến nhất cho mẫu Tiếp thị:
Hiểu cách thức hoạt động của các danh mục mẫu tin nhắn WhatsApp
Khi bạn gửi mẫu tin nhắn, một cuộc trò chuyện mới sẽ được tạo trong danh mục cụ thể của bạn và bạn sẽ bị tính phí tương ứng, trừ khi bạn gửi mẫu trong khi cuộc trò chuyện đang diễn ra cùng danh mục đó đã diễn ra.
Ví dụ, nếu cuộc trò chuyện tiện ích đang diễn ra và mẫu tin nhắn tiếp thị được gửi trong cuộc trò chuyện đó, một cuộc trò chuyện tiếp thị mới sẽ được mở. Do đó, khung thời gian dịch vụ khách hàng 24 giờ sẽ được thiết lập lại và phí cho cuộc trò chuyện tiếp thị sẽ được áp dụng.
Tuy nhiên, doanh nghiệp sẽ không phải chịu thêm phí khi gửi nhiều mẫu cùng loại trong một cuộc trò chuyện đang diễn ra. Ví dụ, một công ty có thể gửi nhiều mẫu tiện ích trong một cuộc trò chuyện tiện ích đang diễn ra mà không phải chịu thêm chi phí.
Ngoài các hạn chế về trường hợp sử dụng, WhatsApp cũng đã tạo ra một bộ quy tắc về những gì có thể đưa vào mẫu tin nhắn WhatsApp Business và giao diện của mẫu tin nhắn đó. Hãy cùng tìm hiểu những quy tắc này là gì nhé.
Mẫu tin nhắn WhatsApp: Biết các quy tắc
Khách hàng hiếm khi đánh giá cao những tin nhắn không mong muốn và họ có thể đánh dấu tin nhắn của bạn là thư rác và báo cáo số điện thoại của bạn. Nếu họ làm như vậy, nó sẽ ảnh hưởng đến xếp hạng chất lượng của nó. Nếu xếp hạng chất lượng đạt đến trạng thái Thấp, mẫu tin nhắn của bạn sẽ có trạng thái Đã gắn cờ.
Cuối cùng, nếu trạng thái không được cải thiện trong vòng 7 ngày, trạng thái mẫu tin nhắn sẽ chuyển sang Đã tắt. Để ngăn chặn điều này xảy ra, hãy đảm bảo bạn thu thập thông tin đăng ký của khách hàng trước khi gửi mẫu tin nhắn.
Ngoài ra, hãy cùng xem xét các quy tắc cần lưu ý, bao gồm quy tắc về nội dung và quy tắc định dạng.
Mẫu tin nhắn WhatsApp: Quy tắc nội dung
Để bảo vệ người dùng khỏi thư rác và nội dung có hại, WhatsApp đã đưa ra các quy tắc về nội dung mà doanh nghiệp không được phép gửi bằng mẫu tin nhắn:
Nội dung đe dọa
Thu thập dữ liệu
Dịch vụ bị cấm
Cuộc thi hoặc câu đố
Mẫu tin nhắn WhatsApp không được chứa nội dung đe dọa hoặc lăng mạ. Ví dụ, các mẫu tin nhắn đe dọa khách hàng bằng hành động pháp lý nếu họ không trả lại khoản vay của mình là không được phép.
Hơn nữa, các doanh nghiệp không thể sử dụng các mẫu tin nhắn WhatsApp để thu thập dữ liệu khách hàng. Ví dụ, bạn không thể yêu cầu thông tin cá nhân nhạy cảm như số thẻ tín dụng qua các mẫu tin nhắn. Trong khi các cuộc thăm dò là không thể, thì các cuộc khảo sát CSAT lại là ngoại lệ.
Các doanh nghiệp không thể sử dụng mẫu tin nhắn WhatsApp để cung cấp dịch vụ bị cấm cho khách hàng. Các dịch vụ thuộc danh mục này bao gồm – rượu, cờ bạc, thiết bị hỗ trợ phát trực tuyến bất hợp pháp, giấy tờ giả, hàng hóa và vật liệu nguy hiểm.
Cuối cùng nhưng không kém phần quan trọng, mẫu tin nhắn không được chứa bất kỳ nội dung nào liên quan đến câu đố, cuộc thi hoặc bất kỳ nội dung nào liên quan đến kỹ năng hoặc cơ hội. Ngoài những hạn chế về nội dung nêu trên, bạn cần tuân thủ các quy tắc định dạng mẫu tin nhắn WhatsApp.
Mẫu tin nhắn WhatsApp: Quy tắc định dạng
WhatsApp có các quy tắc định dạng khác nhau cho tên mẫu tin nhắn, nội dung và chỗ giữ chỗ. Tên mẫu tin nhắn chỉ có thể chứa các ký tự chữ và số thường và dấu gạch dưới. Không được phép sử dụng các ký tự đặc biệt và khoảng trắng khác.
Nội dung mẫu tin nhắn không được chứa các tab hoặc nhiều hơn 4 khoảng trắng liên tiếp và giới hạn ký tự của nội dung này là 1.024 ký tự. Bao gồm chữ cái, số, ký tự đặc biệt và biểu tượng cảm xúc.
Các chỗ giữ chỗ phải được viết trong dấu ngoặc nhọn kép, như thế này: 1. Khi tùy chỉnh nội dung của chỗ giữ chỗ, bạn có thể thêm chữ cái, số hoặc thậm chí là ký tự đặc biệt.
Để gửi mẫu tin nhắn phương tiện, bao gồm hình ảnh, video và tài liệu đến danh bạ của bạn, hãy đảm bảo kích thước phương tiện của bạn tuân thủ giới hạn của nền tảng . Ngoài ra, chỉ hỗ trợ tài liệu PDF khi tải tài liệu lên mẫu tin nhắn của bạn.
Bây giờ bạn đã hiểu các quy tắc về mẫu tin nhắn, đã đến lúc học cách tạo một mẫu tin nhắn cho WhatsApp.
Biến cuộc trò chuyện thành khách hàng với WhatsApp API chính thức của respond.io. ✨
Quản lý cuộc gọi và trò chuyện WhatsApp tại một nơi!
Cách tạo tin nhắn mẫu WhatsApp
Có hai điều kiện tiên quyết để tạo và gửi WhatsApp. Đầu tiên, bạn sẽ cần một tài khoản WhatsApp API. Bạn có thể nhận được tài khoản WhatsApp API respond.io của mình chỉ trong vài phút.
Thứ hai, bạn sẽ cần một phần mềm quản lý giao tiếp với khách hàng để kết nối với WhatsApp API. Mặc dù bạn có thể sử dụng Meta Business Manager (hiện được gọi là Meta Business Portfolio), nhưng tùy chọn này lại hạn chế đối với các công ty lớn.
Meta Business Suite chỉ hoạt động với nền tảng Meta và bạn sẽ không thể xây dựng tính năng tự động hóa nâng cao hoặc tích hợp với WhatsApp CRM. Thay vào đó, chúng tôi đề xuất giải pháp đa kênh như respond.io.
Tạo tin nhắn mẫu WhatsApp trên Respond.io
Khi đã sẵn sàng, hãy mở respond.io và làm theo các bước dưới đây để tạo mẫu tin nhắn WhatsApp đầu tiên của bạn.
1. Vào Cài đặt > Kênh > WhatsApp Business API > Mẫu.
2. Nhấp vào Gửi mẫu để tạo mẫu WhatsApp mới.
3. Điền vào tên mẫu, danh mục, ngôn ngữ và nội dung mẫu.
5. Bao gồm tiêu đề dưới dạng văn bản, hình ảnh, video hoặc tài liệu nếu cần và chân trang văn bản.
6. Thêm nút kêu gọi hành động hoặc trả lời nhanh, sau đó nhấp vào Gửi.
7. Nhấn vào các tham số cho mẫu.
Xin lưu ý rằng bạn cần phải bao gồm Biến động vào chỗ giữ chỗ trước khi gửi, nếu không, WhatsApp sẽ từ chối mẫu tin nhắn của bạn. Nhấp vào Gửi sau khi hoàn tất.
8. Cuối cùng, Đồng bộ mẫu sau khi bạn đã gửi chúng để phê duyệt.
Respond.io tích hợp với Meta Catalog. Bạn có thể đồng bộ hóa Danh mục Quản lý thương mại, lên lịch tin nhắn và gửi chúng bằng respond.io với Mô-đun tin nhắn, Quy trình làm việc, Phát sóng hoặc qua Make.com hoặc Zapier.
Sau khi đồng bộ, bạn có thể xem trạng thái mẫu tin nhắn của mình trong danh sách mẫu tin nhắn sau khi gửi. Có ba trạng thái có thể xảy ra:
Đã gửi: Vẫn đang được xem xét và chờ phê duyệt.
Đã phê duyệt: Bây giờ có thể sử dụng để nhắn tin cho Danh bạ.
Bị từ chối: Không thể sử dụng được. WhatsApp cung cấp lý do từ chối để giúp bạn hiểu được mẫu Tin nhắn vi phạm quy tắc của WhatsApp như thế nào.
Lý do tin nhắn mẫu WhatsApp bị từ chối
Trong phần này, chúng ta sẽ thảo luận một số lý do tại sao WhatsApp có thể từ chối mẫu tin nhắn bạn gửi.
Mẫu tin nhắn của bạn yêu cầu thông tin nhạy cảm
Ví dụ, yêu cầu cung cấp thông tin chi tiết đầy đủ về thẻ thanh toán, số tài khoản tài chính, số CMND hoặc các thông tin nhận dạng nhạy cảm khác. Điều này cũng bao gồm các tài liệu có chứa thông tin đó. Tuy nhiên, bạn có thể yêu cầu cung cấp một phần thông tin nhận dạng, chẳng hạn như bốn chữ số cuối của số An sinh xã hội.
Mẫu tin nhắn của bạn có chứa nội dung có khả năng đe dọa hoặc lạm dụng
Điều này bao gồm nội dung như đe dọa khách hàng bằng hành động pháp lý hoặc đe dọa sẽ làm họ xấu hổ trước công chúng.
Mẫu tin nhắn của bạn có chỗ giữ chỗ nổi
Ví dụ, WhatsApp sẽ từ chối các mẫu tin nhắn chỉ có phần giữ chỗ và không có văn bản vì các doanh nghiệp có thể sử dụng chúng để gửi thư rác cho khách hàng. Nó có thể trông giống như sau:
Xin chào 1, 2. 3.
Mẫu tin nhắn của bạn có định dạng tham số biến không đúng
Dưới đây là một số ví dụ về định dạng tham số biến không chính xác có thể khiến mẫu tin nhắn bị từ chối:
Tham số biến bị thiếu hoặc có dấu ngoặc nhọn không khớp. Định dạng đúng là 1
.
Các tham số biến chứa các ký tự đặc biệt như a #
, $
, hoặc %
.
Các tham số biến không tuần tự. Ví dụ, 1
, 2
, 4
, 5
được xác định nhưng 3
không tồn tại.
Bạn đã chọn sai danh mục mẫu tin nhắn
WhatsApp có thể từ chối mẫu tin nhắn của bạn nếu Danh mục được chọn không khớp với nội dung. Một ví dụ điển hình là việc dán nhãn mẫu tin nhắn về tính năng mới là Mẫu xác thực.
Ngôn ngữ đã chọn không khớp với nội dung
Mẫu tin nhắn của bạn phải phù hợp với ngôn ngữ bạn đã chọn. Ví dụ, nếu bạn chọn tiếng Anh làm ngôn ngữ nhưng nội dung lại bằng tiếng Tây Ban Nha, mẫu tin nhắn của bạn sẽ bị từ chối.
Mẫu tin nhắn của bạn có lỗi chính tả hoặc lỗi ngữ pháp
Nếu mẫu tin nhắn của bạn có lỗi chính tả hoặc lỗi ngữ pháp, nó có thể bị coi là không đáng tin cậy và bị từ chối.
Bạn'đã vượt quá số lượng mẫu tin nhắn được phép
Mỗi tài khoản WhatsApp API chỉ có thể sở hữu một số lượng mẫu tin nhắn giới hạn. Nếu bạn cần thêm thông tin, hãy mở phiếu hỗ trợ với đối tác WhatsApp của bạn và nêu rõ lý do. WhatsApp có thể chấp thuận mức giới hạn cao hơn theo quyết định của mình.
Việc tạo mẫu tin nhắn phù hợp có vẻ khó khăn, nhưng có một số điều bạn có thể làm để tăng cơ hội được chấp thuận tin nhắn gửi đi.
Mẫu tin nhắn WhatsApp: Thực hành tốt nhất
Trong phần này, chúng tôi'đã biên soạn danh sách các phương pháp hay nhất để tạo và sử dụng mẫu tin nhắn. Ngoài ra, chúng tôi còn đưa vào một số ví dụ về mẫu tin nhắn đã được phê duyệt.
Chọn danh mục mẫu Meta được đề xuất
Chọn sai danh mục mẫu là một trong những lý do chính khiến mẫu bị từ chối. Luôn chọn danh mục mẫu được Meta đề xuất khi gửi mẫu tin nhắn để tuân thủ các tiêu chuẩn của Meta'.
Nhận được sự đồng ý của khách hàng trước khi gửi mẫu tin nhắn
Chỉ vì bạn có số của khách hàng không có nghĩa là họ đã đồng ý. Bạn nên luôn luôn nhận được sự đồng ý chủ động từ khách hàng trước khi gửi mẫu tin nhắn WhatsApp.
Kiểm tra lại định dạng và nội dung
WhatsApp thực thi nghiêm ngặt các quy tắc định dạng của mẫu tin nhắn. Hãy đảm bảo bạn sử dụng định dạng phù hợp.
1. Đặt đúng chỗ giữ chỗ
Nhớ sử dụng dấu ngoặc nhọn kép cho các chỗ giữ chỗ và viết các số trong chỗ giữ chỗ theo thứ tự. Không nên sử dụng Trình giữ chỗ nổi, vì vậy hãy bao quanh chúng bằng thông tin để làm rõ loại nội dung sẽ được chèn.
Thân gửi 1, bạn đã có lịch hẹn với chúng tôi vào lúc 2 lúc 3. Chúng tôi mong được gặp bạn!
2. Đừng'đặt trình rút gọn URL vào nội dung tin nhắn
WhatsApp'không khuyến nghị sử dụng trình rút gọn URL như bit.ly hoặc tinyurl vì chúng che khuất đích đến của liên kết dự định. Một giải pháp thay thế là sử dụng trình rút gọn URL trong Placeholder thay vì Nội dung tin nhắn.
Yêu cầu trả hàng của bạn 1 đã được tạo. Truy cập 2 để tìm hiểu thêm về chính sách hoàn trả của chúng tôi.
3. Kiểm tra lại mẫu tin nhắn của bạn
WhatsApp sẽ từ chối các mẫu tin nhắn có lỗi chính tả hoặc lỗi ngữ pháp nhỏ. Kiểm tra lỗi ngữ pháp hoặc lỗi chính tả trước khi gửi mẫu tin nhắn của bạn.
Xin chào 1, cảm ơn bạn đã đăng ký.
Đặt tên có ý nghĩa cho mẫu tin nhắn của bạn
WhatsApp có nhiều khả năng chấp thuận mẫu tin nhắn có tên cung cấp ngữ cảnh xung quanh mục đích của tin nhắn.
đơn hàng_giao_hàng
Nhắc nhở khách hàng của bạn lý do họ nhận được tin nhắn của bạn
Trong mẫu tin nhắn, hãy nhắc nhở khách hàng rằng họ đã cấp cho bạn quyền gửi tin nhắn. Ví dụ, hãy làm rõ rằng bạn đang theo dõi một yêu cầu trước đó.
Tôi xin lỗi vì tôi không thể phản hồi yêu cầu của bạn vào 1. Vui lòng trả lời 'có' nếu bạn muốn tiếp tục cuộc trò chuyện.
Đừng'gửi thư rác cho khách hàng
Tránh gửi mẫu tin nhắn quá thường xuyên, nếu không khách hàng có thể từ chối nhận tin. Tệ hơn, họ có thể đánh dấu doanh nghiệp của bạn là thư rác. Việc đánh dấu mẫu tin nhắn của bạn là thư rác sẽ ảnh hưởng đến xếp hạng chất lượng tài khoản của bạn và mẫu tin nhắn của bạn có thể bị vô hiệu hóa.
Nhận mẫu tin nhắn của bạn ngay từ lần đầu tiên
Bạn không thể'chỉnh sửa mẫu tin nhắn của mình sau khi'được chấp thuận. Hãy chắc chắn rằng bạn hài lòng với mẫu tin nhắn của mình trước khi gửi nó.
Hãy thử lại nếu mẫu tin nhắn bị từ chối
Đôi khi, thậm chí không rõ tại sao một mẫu tin nhắn được chấp thuận trong khi mẫu khác bị từ chối. Có thể phải thử vài lần thì mẫu tin nhắn WhatsApp mới được chấp thuận.
Liên hệ với đối tác của bạn khi mọi cách khác đều thất bại
Nếu yêu cầu gửi lại vẫn tiếp tục bị từ chối, hãy mở phiếu hỗ trợ với đối tác WhatsApp của bạn để giải thích chi tiết vấn đề. Các đối tác của WhatsApp như respond.io có thể yêu cầu WhatsApp xem xét lại mẫu tin nhắn bị từ chối.
Bạn đã đến cuối cùng! Đây là tất cả những gì bạn cần biết để bắt đầu sử dụng mẫu tin nhắn WhatsApp. Để đưa hoạt động giao tiếp trong doanh nghiệp của bạn lên một tầm cao mới, hãy dùng thử respond.io miễn phí và nhận tài khoản WhatsApp API chỉ trong vài phút.
Biến cuộc trò chuyện thành khách hàng với WhatsApp API chính thức của respond.io. ✨
Quản lý cuộc gọi và trò chuyện WhatsApp tại một nơi!
Đọc Thêm
Và đó là tất cả mọi thứ bạn cần biết về mẫu tin nhắn WhatsApp. Nếu bạn'muốn biết thêm thông tin về WhatsApp for Business, hãy xem các bài viết sau: