WhatsApp đã trở thành một công cụ có giá trị cho các doanh nghiệp muốn giao tiếp nhanh chóng và hiệu quả. Với tin nhắn mẫu WhatsApp, bạn có thể hợp lý hóa quy trình giao tiếp của mình và tiết kiệm thời gian, trong khi vẫn cung cấp các tin nhắn được cá nhân hóa và hấp dẫn cho khán giả của mình. Trong blog này, chúng tôi sẽ chia sẻ mọi thứ bạn cần biết để tạo mẫu tin nhắn WhatsApp hiệu quả có thể giúp doanh nghiệp của bạn kết nối với khách hàng. Vì vậy, cho dù bạn là người mới sử dụng WhatsApp cho doanh nghiệp hay một chuyên gia dày dạn kinh nghiệm, hãy đọc tiếp để tìm hiểu thêm về cách tận dụng tối đa các mẫu tin nhắn WhatsApp!
WhatsApp Thông báo mẫu: Giới thiệu
Cái gì API người dùng không thể nhắn tin cho khách hàng bất cứ lúc nào họ muốn trên WhatsApp. Ngoài cửa sổ dịch vụ khách hàng 24 giờ, các doanh nghiệp chỉ được phép sử dụng Mẫu tin nhắn WhatsApp, còn được gọi là Tin nhắn mẫu WhatsApp.
Mẫu tin nhắn WhatsApp thường được sử dụng để liên lạc với khách hàng ngoài cửa sổ 24 giờ nói trên. Mặc dù điều đó rất thuận tiện, Mẫu tin nhắn WhatsApp phải được gửi đến WhatsApp để phê duyệt trước khi sử dụng.
Các doanh nghiệp có thể cá nhân hóa Mẫu tin nhắn WhatsApp với trình giữ chỗ, tiêu đề phương tiện có thể tùy chỉnh và nút Trả lời nhanh hoặc Kêu gọi hành động. Các tính năng này làm cho tin nhắn Mẫu WhatsApp hấp dẫn và tương tác hơn các định dạng tin nhắn khác như SMS hoặc email.
Mẫu tin nhắn WhatsApp không được gửi miễn phí. Chúng phải tuân theo mô hình định giá dựa trên cuộc trò chuyện của WhatsApp, có nghĩa là mức giá phụ thuộc vào mã quốc gia và danh mục Mẫu tin nhắn của người nhận.
Nhưng, chúng tôi có nghĩa là gì bởi danh mục Mẫu tin nhắn? Bạn sẽ tìm thấy câu trả lời trong phần tiếp theo.
WhatsApp Mẫu thư: Danh mục và trường hợp sử dụng
Để ngăn chặn các doanh nghiệp spam danh bạ của họ, Meta hạn chế sử dụng Mẫu tin nhắn WhatsApp trong một số trường hợp sử dụng hạn chế. Dưới đây là các trường hợp sử dụng Mẫu tin nhắn được phê duyệt theo Danh mục:
- Tiện ích: Hỗ trợ khách hàng với các yêu cầu hoặc giao dịch cụ thể, chẳng hạn như cung cấp thông tin cập nhật về các giao dịch đang diễn ra, gửi thông báo sau khi mua hàng hoặc bảng sao kê thanh toán định kỳ.
- Xác thực: Xác thực người dùng bằng mật mã một lần, có thể được yêu cầu trong quy trình đăng nhập nhiều bước, chẳng hạn như xác minh tài khoản và khôi phục tài khoản.
- Marketing: Cập nhật quảng cáo hoặc thông tin, cũng như lời mời khách hàng thực hiện hành động. Bất kỳ cuộc trò chuyện nào không thuộc danh mục tiện ích hoặc xác thực đều được coi là một cuộc trò chuyện tiếp thị.
Nếu bạn gửi Mẫu tin nhắn, một cuộc hội thoại mới sẽ được tạo trong danh mục cụ thể của nó và bạn sẽ bị tính phí tương ứng, trừ khi bạn gửi mẫu trong khi cuộc trò chuyện đang diễn ra của cùng một danh mục đang diễn ra.
Ví dụ: nếu một cuộc trò chuyện tiện ích đã diễn ra và một mẫu thông điệp tiếp thị được gửi trong cuộc trò chuyện đó, một cuộc trò chuyện tiếp thị mới sẽ được mở. Do đó, khoảng thời gian dịch vụ khách hàng 24 giờ được đặt lại và phí cho cuộc trò chuyện tiếp thị được áp dụng.
Tuy nhiên, các doanh nghiệp sẽ không phải chịu thêm phí khi gửi nhiều mẫu cùng danh mục trong một cuộc trò chuyện đang diễn ra. Để minh họa, một công ty có thể gửi nhiều mẫu tiện ích trong một cuộc trò chuyện tiện ích đang chạy mà không phải chịu thêm phí.
Ngoài các hạn chế về trường hợp sử dụng, WhatsApp cũng đã tạo ra một bộ quy tắc về những gì có thể đi vào Mẫu tin nhắn WhatsApp Business và giao diện của nó. Hãy cùng tìm hiểu những quy tắc này là gì.
WhatsApp Thông báo mẫu: Biết các quy tắc
Khách hàng hiếm khi đánh giá cao các tin nhắn không mong muốn và họ có thể đánh dấu thư của bạn là spam và báo cáo số của bạn.
Nếu Tin nhắn mẫu WhatsApp không được khách hàng của bạn đón nhận, nó sẽ ảnh hưởng đến xếp hạng chất lượng của nó. Nếu xếp hạng chất lượng đạt đến trạng thái Thấp, Mẫu tin nhắn của bạn sẽ nhận được trạng thái Gắn cờ.
Cuối cùng, nếu trạng thái không cải thiện trong vòng 7 ngày, trạng thái Mẫu tin nhắn sẽ chuyển sang Tắt. Để ngăn điều này xảy ra, hãy đảm bảo bạn thu thập lượt chọn tham gia của khách hàng trước khi gửi Mẫu tin nhắn.
Ngoài ra, có hai loại quy tắc cần chú ý: Quy tắc nội dung và quy tắc định dạng, mà chúng tôi sẽ đề cập tiếp theo.
WhatsApp Mẫu tin nhắn: Quy tắc nội dung
Để bảo vệ người dùng khỏi spam và nội dung có hại, WhatsApp đã đưa ra các quy tắc cho nội dung mà doanh nghiệp không được phép gửi bằng Mẫu tin nhắn:
- Nội dung đe dọa
- Thu thập dữ liệu
- Các dịch vụ bị cấm
- Các cuộc thi hoặc câu đố
WhatsApp Mẫu tin nhắn không được chứa nội dung đe dọa hoặc lạm dụng. Ví dụ: Mẫu tin nhắn đe dọa khách hàng bằng hành động pháp lý nếu họ không trả lại các khoản vay của họ không được phép.
Hơn nữa, các doanh nghiệp không thể sử dụng Mẫu tin nhắn WhatsApp để thu thập dữ liệu khách hàng. Ví dụ: bạn không thể yêu cầu thông tin cá nhân nhạy cảm như số thẻ tín dụng thông qua Mẫu tin nhắn. Trong khi các cuộc thăm dò là không cần bàn cãi, các cuộc khảo sát CSAT là một ngoại lệ đối với quy tắc này.
Các doanh nghiệp không thể sử dụng Mẫu tin nhắn WhatsApp để cung cấp các dịch vụ bị cấm cho khách hàng. Các dịch vụ thuộc danh mục này bao gồm - dịch vụ ô tô, sự kiện, thể dục, bảo trì nhà cửa như dịch vụ dọn dẹp, phi thú y, cá nhân và du lịch.
Cuối cùng nhưng không kém phần quan trọng, Mẫu tin nhắn không được chứa bất kỳ nội dung nào liên quan đến câu đố, cuộc thi hoặc bất kỳ nội dung nào liên quan đến kỹ năng hoặc cơ hội. Ngoài các hạn chế nội dung ở trên, bạn cần tuân thủ các quy tắc định dạng Mẫu tin nhắn WhatsApp.
WhatsApp Mẫu thư: Quy tắc định dạng
WhatsApp có các quy tắc định dạng khác nhau cho Tên, nội dung và trình giữ chỗ Mẫu tin nhắn. Tên Mẫu Thư chỉ có thể chứa các ký tự chữ và số viết thường và dấu gạch dưới. Các ký tự và dấu cách đặc biệt khác không được phép.
Nội dung Mẫu Thư không thể chứa các tab hoặc nhiều hơn 4 khoảng trắng liên tiếp và giới hạn ký tự của nó được giới hạn ở 1.024 ký tự. Điều này bao gồm chữ cái, số, ký tự đặc biệt và biểu tượng cảm xúc.
Placeholders must be written within double curly brackets, like this: {{1}}. When customizing the content of a placeholder, you may include letters, numbers, or even special characters.
Để gửi Mẫu tin nhắn phương tiện bao gồm hình ảnh, video và tài liệu đến các liên hệ của bạn, hãy đảm bảo kích thước phương tiện của bạn tuân theo các giới hạn của nền tảng. Ngoài ra, chỉ tài liệu PDF mới được hỗ trợ khi tải lên tài liệu trong Mẫu tin nhắn của bạn.
Bây giờ bạn đã hiểu các quy tắc Mẫu tin nhắn, đã đến lúc tìm hiểu cách tạo Mẫu tin nhắn cho WhatsApp.
Cách tạo WhatsApp Thông điệp Mẫu
Có hai điều kiện tiên quyết để tạo và gửi WhatsApp. Đầu tiên, bạn sẽ cần một WhatsApp API tài khoản. Bạn có thể nhận WhatsApp của bạn API tài khoản trong vài phút với respond.io.
Thứ hai, bạn sẽ cần một phần mềm quản lý giao tiếp khách hàng để kết nối với WhatsApp API. Trong khi bạn có thể sử dụng Meta Trình quản lý doanh nghiệp, tùy chọn này bị hạn chế đối với các công ty lớn.
Các Meta Business Suite chỉ hoạt động với Meta nền tảng và bạn sẽ không thể xây dựng tự động hóa nâng cao hoặc tích hợp với WhatsApp CRM. Thay vào đó, chúng tôi đề xuất một giải pháp đa kênh như respond.io.
Khi bạn đã sẵn sàng, hãy mở respond.io và làm theo các bước bên dưới để tạo Mẫu tin nhắn WhatsApp đầu tiên của bạn.
1. Đi tới Cài đặt > kênh > WhatsApp Business API > mẫu.
2. nhấp chuột Gửi mẫu để tạo Mẫu WhatsApp mới.
3. Điền tên mẫu, danh mục, ngôn ngữ và nội dung mẫu của bạn.
5. Bao gồm tiêu đề ở dạng văn bản, hình ảnh, video hoặc tài liệu nếu cần và chân trang văn bản.
6. Thêm nút kêu gọi hành động hoặc trả lời nhanh, sau đó nhấp vào Gửi.
7. Nhập các tham số cho mẫu.
Xin lưu ý rằng bạn sẽ cần bao gồm Biến động trong trình giữ chỗ trước khi gửi, nếu không, WhatsApp sẽ từ chối Mẫu tin nhắn của bạn. Nhấp vào Gửi sau khi hoàn tất.
8. Cuối cùng, Đồng bộ hóa Mẫu sau khi bạn đã gửi chúng để phê duyệt Mẫu WhatsApp.
Sau khi đồng bộ hóa, bạn có thể thấy trạng thái Mẫu tin nhắn của mình trong danh sách Mẫu tin nhắn sau khi gửi. Có ba trạng thái có thể:
- Đã gửi: Nó vẫn đang được xem xét và chờ phê duyệt.
- Đã phê duyệt: Bây giờ nó có thể được sử dụng để nhắn tin cho Danh bạ.
- Bị từ chối: Nó không thể được sử dụng. WhatsApp cung cấp lý do từ chối để giúp bạn hiểu Mẫu tin nhắn vi phạm các quy tắc của WhatsApp như thế nào. Chúng tôi sẽ giải thích thêm về các quy tắc này trong các phần sau.
Lý do WhatsApp Thư mẫu bị từ chối
Dưới đây là một số lý do tại sao WhatsApp có thể từ chối gửi Mẫu tin nhắn của bạn. Chúng tôi cũng đã bao gồm một số ví dụ về Mẫu tin nhắn bị từ chối để cung cấp cho bạn ý tưởng về những gì không được phép.
Mẫu tin nhắn của bạn vi phạm quy tắc nội dung của WhatsApp
Để tránh bị từ chối, hãy đảm bảo rằng Tin nhắn mẫu WhatsApp của bạn tuân thủ Quy tắc liên hệ. Hãy rõ ràng nhất có thể, vì WhatsApp có quyền từ chối Mẫu tin nhắn với mục đích không rõ ràng.
Mẫu tin nhắn của bạn yêu cầu thông tin nhạy cảm
WhatsApp sẽ từ chối Mẫu tin nhắn thu thập dữ liệu từ người dùng hoặc yêu cầu thông tin nhạy cảm.
Xin chào {{1}}, vui lòng chia sẻ số thẻ tín dụng đầy đủ của bạn để tiến hành.
Mẫu tin nhắn của bạn quá chung chung
WhatsApp sẽ từ chối Mẫu tin nhắn không cung cấp đủ chi tiết về cách chúng sẽ được sử dụng.
Reminder: {{1}}.
Tên mẫu thư của bạn không rõ ràng
Người đánh giá WhatsApp có thể từ chối Mẫu tin nhắn của bạn nếu Tên không cung cấp ngữ cảnh về cách sử dụng.
template_1
Bạn đã chọn sai thể loại
WhatsApp có thể từ chối Mẫu tin nhắn của bạn nếu Danh mục được chọn không khớp với nội dung. Trường hợp điển hình: gắn nhãn Mẫu tin nhắn về thanh toán thành công dưới dạng Cập nhật vận chuyển.
Mẫu tin nhắn của bạn vi phạm các quy tắc định dạng của WhatsApp
Mặc dù thường bị các doanh nghiệp bỏ qua, các quy tắc định dạng rất quan trọng đối với WhatsApp. Nếu Tin nhắn mẫu WhatsApp của bạn bị từ chối và bạn không biết tại sao, có khả năng nó có liên quan đến định dạng của nó.
Mẫu thư của bạn không được định dạng đúng
WhatsApp nổi tiếng là cầu kỳ khi nói đến các định dạng của Tên mẫu tin nhắn, Nội dung tin nhắn và trình giữ chỗ. Ngay cả lỗi định dạng nhỏ nhất cũng có thể khiến Mẫu tin nhắn của bạn bị từ chối.
Kính gửi {1}, bạn có một cuộc hẹn với chúng tôi vào {3} tại {2}. Chúng tôi mong được gặp bạn!
Mẫu Thư của bạn có chỗ dành sẵn nổi
WhatsApp sẽ từ chối Mẫu tin nhắn chứa các dòng chỉ có Trình giữ chỗ và không có văn bản vì chúng có thể bị lạm dụng để spam khách hàng.
Xin chào {{1}}, {{2}}. {{3}}.
Mẫu thư của bạn có lỗi chính tả hoặc ngữ pháp
Nếu Mẫu Thư của bạn chứa lỗi chính tả hoặc lỗi ngữ pháp, mẫu thư có thể bị coi là không đáng tin cậy và bị từ chối.
Hii {{1}} Cảm ơn bạn vì đăng ký của bạn.
Ngôn ngữ đã chọn không khớp với nội dung
Mẫu tin nhắn của bạn phải khớp với Ngôn ngữ bạn đã chọn. Ví dụ: nếu bạn chọn tiếng Anh làm Ngôn ngữ nhưng nội dung bằng tiếng Tây Ban Nha, Mẫu tin nhắn của bạn sẽ bị từ chối.
Bạn đã vượt quá số lượng mẫu thư được phép
Mỗi WhatsApp API tài khoản chỉ có thể sở hữu một số lượng giới hạn Mẫu tin nhắn. Nếu bạn cần thêm, hãy mở một vé hỗ trợ với đối tác WhatsApp nêu rõ lý do của bạn. WhatsApp có thể phê duyệt giới hạn cao hơn theo quyết định của mình.
Nhận đúng Mẫu Tin nhắn của bạn có vẻ khó khăn, nhưng có những điều bạn có thể làm để có cơ hội tốt hơn để bài nộp của bạn được chấp thuận.
WhatsApp Mẫu tin nhắn: Các phương pháp hay nhất
Trong phần này, chúng tôi đã tập hợp một danh sách các thực tiễn tốt nhất khi tạo và sử dụng Mẫu Tin nhắn. Thêm vào đó, chúng tôi đã bao gồm một số ví dụ về mẫu Thư được phê duyệt trông như thế nào.
Có được lựa chọn tham gia của khách hàng trước khi gửi mẫu thư
Chỉ vì bạn có số lượng khách hàng không có nghĩa là họ đã chọn tham gia. Bạn phải luôn nhận được sự đồng ý tích cực từ khách hàng trước khi gửi WhatsApp Mẫu tin nhắn.
Kiểm tra kỹ Định dạng
WhatsApp thực thi nghiêm ngặt các quy tắc định dạng của Mẫu tin nhắn. Đảm bảo bạn sử dụng định dạng thích hợp.
Làm cho chỗ dành sẵn phù hợp
Hãy nhớ sử dụng dấu ngoặc nhọn kép cho chỗ dành sẵn và viết các số vào chỗ dành sẵn theo trình tự. Trình giữ chỗ nổi là điều không nên, vì vậy hãy bao quanh chúng bằng thông tin để làm rõ loại nội dung nào sẽ được chèn vào.
Dear {{1}}, bạn có một cuộc hẹn được lên lịch với chúng tôi trên {{2}} tại {{3}}. Chúng tôi rất mong được gặp bạn!
Không đặt công cụ rút ngắn URL trong nội dung thư
WhatsApp không khuyên bạn nên sử dụng công cụ rút ngắn URL như bit.ly hoặc tinyurl vì chúng che khuất đích liên kết dự định. Giải pháp thay thế là sử dụng trình rút ngắn URL trong Chỗ dành sẵn của bạn thay vì Nội dung Thư.
Yêu cầu trả hàng {{1}} của bạn đã được tạo. Truy cập {{2}} để tìm hiểu thêm về chính sách hoàn trả của chúng tôi.
Đọc lại mẫu tin nhắn của bạn
WhatsApp sẽ từ chối Mẫu tin nhắn bao gồm cả những lỗi chính tả hoặc ngữ pháp nhỏ. Kiểm tra lỗi ngữ pháp hoặc lỗi chính tả trước khi gửi Mẫu tin nhắn của bạn.
Xin chào {{1}}, cảm ơn bạn đã đăng ký.
Đặt tên có ý nghĩa cho Mẫu Thư của bạn
WhatsApp có nhiều khả năng phê duyệt Mẫu tin nhắn với tên cung cấp ngữ cảnh xung quanh mục đích của nó.
order_delivery
Nhắc nhở khách hàng của bạn tại sao họ nhận được tin nhắn của bạn
Trong Mẫu Thư của bạn, hãy nhắc nhở khách hàng của bạn rằng họ đã cho phép bạn gửi tin nhắn. Ví dụ, hãy làm rõ rằng bạn đang theo dõi một yêu cầu trước đó.
Tôi xin lỗi vì tôi đã không thể trả lời câu hỏi của bạn trên {{1}}. Vui lòng trả lời "có" nếu bạn muốn tiếp tục cuộc trò chuyện.
Không spam khách hàng
Tránh gửi Mẫu tin nhắn quá thường xuyên nếu không khách hàng có thể chọn không tham gia. Tệ hơn nữa, họ có thể đánh dấu doanh nghiệp của bạn là spam. Việc Mẫu tin nhắn bị đánh dấu là spam sẽ ảnh hưởng đến xếp hạng chất lượng của tài khoản và Mẫu tin nhắn của bạn có thể bị tắt.
Nhận mẫu tin nhắn của bạn ngay lần đầu tiên
Bạn không thể chỉnh sửa Mẫu Thư của mình sau khi nó được phê duyệt. Hãy chắc chắn rằng bạn hài lòng với Mẫu Thư của mình trước khi gửi nó.
Hãy thử lại nếu mẫu thư bị từ chối
Đôi khi thậm chí không rõ lý do tại sao một Mẫu tin nhắn được phê duyệt trong khi mẫu kia bị từ chối. Có thể mất một vài lần thử để có được một WhatsApp Mẫu tin nhắn đã được phê duyệt.
Liên hệ với đối tác của bạn khi mọi thứ khác đều thất bại
Nếu việc gửi lại tiếp tục bị từ chối, hãy mở một vé hỗ trợ với Đối tác WhatsApp của bạn giải thích chi tiết vấn đề. Đối tác WhatsApp như respond.io có thể yêu cầu WhatsApp xem xét lại Mẫu tin nhắn bị từ chối.
Bạn đã đi đến cùng! Đây là tất cả những gì bạn cần biết để bắt đầu với Mẫu tin nhắn WhatsApp. Để đưa giao tiếp kinh doanh của bạn lên một tầm cao mới, cố gắng respond.io miễn phí và nhận WhatsApp API tài khoản trong vài phút.
Đọc thêm
Và đó là mọi thứ bạn cần biết WhatsApp Mẫu tin nhắn. Nếu bạn quan tâm đến thông tin thêm về WhatsApp đối với Doanh nghiệp, hãy xem các bài viết sau:
- Tiện ích WhatsApp cho trang web: Hướng dẫn về Tiện ích trò chuyện WhatsApp
- Tự động hóa WhatsApp: A WhatsApp Business Hướng dẫn tự động hóa
- WhatsApp Business Thay thế: 6 lựa chọn thay thế WhatsApp cho doanh nghiệp
