Cách lên lịch tin nhắn WhatsApp: Hướng dẫn dễ dàng từng bước

Bạn có thể lên lịch gửi tin nhắn WhatsApp không? Nếu bạn đang tìm cách cải thiện sự tương tác với khách hàng, việc lên lịch các tin nhắn WhatsApp có thể là một bước ngoặt. Tìm hiểu tin nhắn WhatsApp đã lên lịch là gì, tại sao lại sử dụng nó và cách gửi một tin nhắn. Chúng tôi cũng sẽ cho bạn thấy những doanh nghiệp đã được hưởng lợi từ việc lên lịch gửi tin nhắn WhatsApp.

Tin nhắn WhatsApp đã lên lịch là gì?

Tin nhắn WhatsApp đã lên lịch là một tin nhắn được thiết lập để gửi tự động vào một ngày và giờ trong tương lai. Ý tưởng là soạn một tin nhắn và chọn một thời điểm cụ thể để giao hàng, giúp thuận tiện cho việc gửi lời chào, nhắc nhở hoặc thông tin vào thời điểm thích hợp nhất mà không cần phải hoạt động trên WhatsApp vào thời điểm đó.

Lợi ích của việc gửi tin nhắn WhatsApp đã lên lịch

Lên lịch các tin nhắn WhatsApp giúp doanh nghiệp thực hiện dễ dàng các chiến dịch marketing và giảm thiểu sai sót của con người. Bằng cách lên lịch tin nhắn quảng cáo, doanh nghiệp có thể đảm bảo:

• Tin nhắn quảng cáo sẽ được phát ở thời điểm hoàn hảo, tối đa hóa sự tương tác và chuyển đổi.

• Giảm tỷ lệ không đến buổi hẹn qua nhắc nhở hẹn tự động để giữ cho khách hàng được thông báo về các cuộc tư vấn hoặc đặt chỗ.

• Duy trì tương tác nhất quán trong toàn bộ hành trình của khách hàng với các tin nhắn theo dõi đúng lúc.

Lưu ý: Bắt đầu từ tháng 3 năm 2025, WhatsApp sẽ cập nhật cách gửi tin nhắn tiếp thị tới người dùng dựa trên tỷ lệ tương tác của các tin nhắn tiếp thị trước đó. Ngoài ra, bắt đầu từ ngày 1 tháng 7 năm 2025, WhatsApp sẽ tính phí theo tin nhắn tiếp thị và tin nhắn mẫu tiện ích thay vì tính phí theo cuộc trò chuyện. Các mẫu tin nhắn tiện ích được gửi trong khung thời gian dịch vụ khách hàng 24 giờ là miễn phí.

Tiếp theo, hãy xem cách lên lịch các tin nhắn trên WhatsApp.

Cách lên lịch tin nhắn WhatsApp trên iPhone

Trên iPhone, bạn cần sử dụng ứng dụng Shortcut để lên lịch một tin nhắn WhatsApp.

1. Mở ứng dụng Shortcut và chọn Tự động hóa.

2. Nhấn nút Tạo tự động hóa cá nhân bằng cách nhấn + ở góc trên bên phải.

3. Chọn một thời gian và ngày, sau đó nhấn Tiếp theo.

4. Chạm Thêm hành động. Trong thanh tìm kiếm, gõ Văn bản và chọn Văn bản.

5. Điền vào ô văn bản với tin nhắn của bạn.

6. Chọn +. Trong hộp tìm kiếm pop-up, nhập WhatsApp.

7. Chọn Gửi tin nhắn qua WhatsApp từ menu dropdown.

8. Chọn liên hệ mà bạn muốn gửi tin nhắn. Sau đó, nhấn Tiếp theo > Hoàn thành.

Cách lên lịch tin nhắn WhatsApp trên Android

Trên Android, không có cách gốc nào để lập lịch một tin nhắn WhatsApp, vì vậy bạn sẽ cần tải xuống một ứng dụng của bên thứ ba. Trong ví dụ này, chúng tôi đang sử dụng ứng dụng SKEDit: Auto Message Scheduler.

1. Bật công tắc cho ứng dụng trong Cài đặt > Truy cập > Dịch vụ để có quyền truy cập đầy đủ.

2. Mở ứng dụng SKEDit và chạm vào +.

3. Chọn một nhóm hoặc liên hệ trên WhatsApp. Tiếp theo, chọn thời gian và ngày.

4. Gõ tin nhắn bạn cần lập lịch ngay bây giờ.

5. Nhấp vào nút "Tạo" để hoàn tất việc lên lịch tin nhắn WhatsApp.

Cách lập lịch tin nhắn WhatsApp trên WhatsApp Web

Để lập lịch tin nhắn WhatsApp trên WhatsApp Web, bạn sẽ phải tải xuống tiện ích mở rộng Blueticks từ Chrome Web Store.

1. Mở một liên hệ, một cuộc trò chuyện, hoặc một nhóm mà bạn muốn gửi tin nhắn của mình đến.

2. Nhấn vào biểu tượng lịch bên cạnh ô tin nhắn.

3. Soạn thảo tin nhắn của bạn.

4. Đặt thời gian và ngày giao hàng.

5. Nhấn Lên lịch gửi.

Cách lập lịch tin nhắn WhatsApp trên ứng dụng WhatsApp Business

Bạn chỉ có thể lên lịch trả lời tự động tin nhắn vắng mặt trên Ứng dụng WhatsApp Business . Đây là cách bạn có thể thực hiện điều đó.

1. Mở ứng dụng WhatsApp Business trên thiết bị di động Android hoặc iPhone của bạn.

2. Chạm vào "Tin nhắn vắng mặt" và bật công tắc "Gửi tin nhắn vắng mặt". Tại đây, hãy chọn biểu tượng bút chì bên cạnh “Tin nhắn vắng mặt”.

3. Gõ tin nhắn WhatsApp vào ô văn bản. Khi đã xong, nhấn “ok”.

4. Chọn cách bạn muốn lập lịch cho tin nhắn và chạm vào "Lập lịch". Bạn có thể chọn một lịch trình tùy chỉnh dựa trên giờ làm việc của doanh nghiệp bạn.

Đó là cách bạn lên lịch một tin nhắn trong ứng dụng WhatsApp Business. Giờ hãy xem bạn có thể làm điều tương tự trên WhatsApp API.

Cách lên lịch tin nhắn WhatsApp trên WhatsApp API.

WhatsApp APIhay WhatsApp Business Platform, được thiết kế dành cho các doanh nghiệp vừa và lớn. Tuy nhiên, khác với WhatsApp API, không có giao diện người dùng tích hợp. Bạn sẽ cần sử dụng phần mềm như respond.io để gửi tin nhắn phát sóng theo lịch trình.

Hãy xem cách bạn có thể làm điều đó trên respond.io, một phần mềm quản lý cuộc trò chuyện với khách hàng hàng đầu.

1. Chọn mô-đun Phát sóng.

2. Nhấp vào + Thêm Phát sóng..

3. Điền tên của phát sóng của bạn. Thêm một nhãn ở đây nếu bạn muốn.

4. Chọn Phân khúc của đối tượng, kênh API WhatsApp của bạn và Mẫu Tin nhắn.

Nếu bạn chưa có mẫu tin nhắn nào, bạn cần tạo một và đợi được phê duyệt trước khi có thể gửi tin nhắn của bạn. Sau đó, nhấp vào Tiếp theo.

5. Cấu hình lịch phát sóng của bạn bằng cách chọn ngày, giờ và múi giờ.

Khi bạn hoàn tất, hãy nhấp vào Đặt Lịch Phát Sóng.

Tuy nhiên, trước khi gửi một buổi phát sóng, bạn cần phải biết một vài điều. Asher Phillips, Trưởng phòng thành công của khách hàng tại respond.io cho biết các doanh nghiệp phải nhận được sự đồng ý của khách hàng trước khi gửi thông báo cho họ. Điều này nhằm tránh việc tin nhắn của bạn bị báo cáo là thư rác bởi người nhận của bạn.

"Tôi đã làm việc với những khách hàng đã bị cấm số WhatsApp của họ vì họ không yêu cầu sự đồng ý của khách hàng trước khi gửi tin nhắn phát sóng. Trong một số trường hợp, các khách hàng này không thể đảo ngược lệnh cấm này. Vì vậy, hãy luôn đảm bảo có sự đồng ý của khách hàng, hoặc bao gồm tùy chọn từ chối trong các tin nhắn phát sóng của bạn để tránh rắc rối hoàn toàn", Asher Phillips cho biết.

Nếu bạn chạy quảng cáo nhấp để trò chuyện, bạn có thể lên lịch cuộc hẹn thông qua quảng cáo nhấp để trò chuyện bằng trình xây dựng tự động hóa quy trình công việc . Đây là một công cụ mạnh mẽ giúp bạn tự động hóa nhiều khâu khác nhau trong hành trình của khách hàng.

Bây giờ bạn đã biết cách thiết lập lịch gửi tin nhắn trên WhatsApp, hãy cùng xem xét những biện pháp thực hành tốt nhất mà bạn cần tuân theo để có kết quả tốt nhất.

6 cách thực hành tốt nhất để lên lịch tin nhắn WhatsApp

Trong phần này, chúng tôi sẽ hướng dẫn bạn 6 mẹo nhanh chóng và dễ thực hiện khi lên lịch tin nhắn WhatsApp.

• Lên lịch vào thời điểm tối ưu: Lên kế hoạch gửi tin nhắn vào thời điểm người nhận có khả năng tương tác cao nhất, cân nhắc đến múi giờ và thời gian hoạt động cao điểm của họ.

• Sử dụng ngôn ngữ rõ ràng và súc tích: Đảm bảo các tin nhắn theo lịch trình của bạn rõ ràng, súc tích và có liên quan để duy trì sự quan tâm và tương tác của người nhận.

• Cung cấp giá trị trong tin nhắn của bạn: Đảm bảo tin nhắn của bạn có ý nghĩa. Cho dù đó là cung cấp các bản cập nhật quan trọng, lời nhắc nhở hay nội dung được cá nhân hóa, hãy đảm bảo rằng nội dung đó có giá trị đối với đối tượng mục tiêu của bạn.

• Phân đoạn khán giả của bạn: Tùy chỉnh các tin nhắn cho các phân đoạn khán giả khác nhau để đảm bảo sự liên quan và cá nhân hóa, tăng khả năng đạt được các mục tiêu kinh doanh như chuyển đổi khách hàng tiềm năng.

• Tuân thủ chính sách của WhatsApp: Đảm bảo bạn tuân thủ các điều khoản dịch vụ và của WhatsApp, đặc biệt nếu bạn đang sử dụng WhatsApp API, để tránh bị đình chỉ tài khoản.

• Tránh việc lên lịch quá tải: Hãy chú ý không gửi quá nhiều tin nhắn đã lên lịch. Nếu bạn làm vậy, người nhận có thể đánh dấu tin nhắn của bạn là thư rác, dẫn đến tài khoản bị cấm .

Tiếp theo, hãy cùng xem các trường hợp sử dụng để tận dụng tối đa các tin nhắn đã lên lịch của WhatsApp.

3 Trường Hợp Sử Dụng Để Tối Đa Hóa Lịch Trình Tin Nhắn WhatsApp

Cho dù bạn đang muốn triển khai chiến dịch nhỏ giọt , quảng bá các dịch vụ mới nhất của mình hay thậm chí nhắc nhở khách hàng về cuộc hẹn của họ, thì tính năng lên lịch tin nhắn trên WhatsApp là một cách tuyệt vời để tự động hóa những chiến dịch này.

Dưới đây là cách bạn có thể hưởng lợi từ việc gửi tin nhắn WhatsApp đã lên lịch.

1. Nuôi dưỡng và phát triển Khách hàng Tiềm năng với Các Chiến dịch Nhắn tin.

Các chiến dịch nhỏ giọt hoạt động bằng cách phân khúc và thu hút khách hàng tiềm năng dựa trên mức độ tương tác của họ, cho phép truyền thông có mục tiêu. Cách tiếp cận này đảm bảo rằng những khách hàng tiềm năng có độ gắn kết cao nhận được thông tin cần thiết để thúc đẩy quá trình chuyển đổi, trong khi những khách hàng ít gắn kết sẽ được nuôi dưỡng dần dần để tăng cường sự quan tâm của họ.

Điều này có thể giúp tập trung nỗ lực vào những khoảng thời gian cao điểm để chuyển đổi những khách hàng tiềm năng tiến bộ và thu thập những khách hàng mới, đồng thời duy trì sự hiện diện trong thời gian thấp điểm.

2. Nhắm lại Khách hàng hiện có thông qua các Chiến dịch khuyến mãi và Bản tin.

Các doanh nghiệp có thể nhắm mục tiêu lại hiệu quả đến nhóm khách hàng hiện tại của mình bằng cách sử dụng các chương trình khuyến mãi và bản tin theo lịch trình thông qua tin nhắn phát sóng WhatsApp hoặc tin nhắn hàng loạt WhatsApp. Thông qua trường hợp sử dụng này, các doanh nghiệp có thể phân phối các ưu đãi và cập nhật vào những thời điểm đã định sẵn, giúp họ nuôi dưỡng và tái kết nối với khách hàng liên tục.

Điều này đáng thực hiện vì việc nhắm mục tiêu vào khách hàng hiện tại sẽ mang lại lợi nhuận tốt hơn so với việc nhắm mục tiêu vào khách hàng mới. Vì vậy, hãy đảm bảo rằng khách hàng của bạn luôn nhận thức được thương hiệu và sản phẩm của bạn.

3. Ngăn chặn Thất thoát Bằng cách Nhắc nhở Cuộc hẹn

Các tin nhắn đã được lập lịch để nhắc nhở về các cuộc hẹn là công cụ quan trọng giúp giảm tỷ lệ không đến. Việc tự động hóa các nhắc nhở thường xuyên sẽ thông báo cho khách hàng về các cuộc hẹn sắp tới của họ, qua đó khuyến khích sự tham gia và giúp duy trì lịch trình hoạt động thông suốt. Điều này đảm bảo rằng các khoảng thời gian được sử dụng hiệu quả và giảm thiểu các khoản lỗ tiềm năng về doanh thu.

Đối với cả ba trường hợp sử dụng, hãy đảm bảo rằng bạn kết nối với WhatsApp CRM để người quản lý và nhân viên luôn có ngữ cảnh cần thiết khi nhắn tin cho khách hàng.

Bây giờ bạn đã biết cách gửi tin nhắn WhatsApp đã lên lịch, hãy cùng xem các doanh nghiệp đã đạt được thành công như thế nào khi sử dụng nó trên respond.io.

Ví dụ thực tiễn về việc lập lịch tin nhắn WhatsApp

Việc sử dụng phát sóng không chỉ tốt trong lý thuyết, mà nó thực sự hoạt động. Trong phần này, chúng ta sẽ khám phá những thành công mà khách hàng của chúng tôi đã đạt được với việc phát sóng để lập lịch tin nhắn WhatsApp.

1. Qobolak đã tăng gấp đôi tỷ lệ chuyển đổi khách hàng sinh viên với sự hỗ trợ từ phát sóng.

Qobolak, một công ty tuyển dụng giáo dục, đã sử dụng chương trình phát sóng để thu hút sinh viên đến các hội chợ giáo dục. Họ sử dụng nó để truyền tải thông báo và cập nhật đến lượng sinh viên rộng lớn một cách hiệu quả.

Cách tiếp cận này đã dẫn đến những cải thiện đáng kể trong việc tăng cường khả năng nhìn thấy sự kiện và tỷ lệ tham dự. So với những cách tiếp cận trước đây, Qobolak đã tiếp cận một lượng lớn khán giả một cách hiệu quả hơn, tăng cường tỷ lệ tham dự và tương tác của sinh viên để cải thiện khả năng tiếp cận. Họ đã tăng tỷ lệ chuyển đổi sinh viên lên 95% nhờ vào khả năng tiếp cận được cải thiện.

2. Colour My Plate đã cải thiện tỷ lệ chuyển đổi lên 45%

Respond.io giúp Color My Plate dễ dàng hơn trong việc gửi tin nhắn phát sóng theo lịch trình đến phân khúc khách hàng cụ thể. Nhờ vậy, họ đã có thể nhắm tới việc thông báo cho những người đăng ký hoạt động về các kế hoạch hoặc chương trình khuyến mãi, tái tương tác khách hàng không hoạt động.

Những tin nhắn WhatsApp đã lên lịch có thể là một đồng minh mạnh mẽ trong việc cải thiện sự tương tác của khách hàng, lòng trung thành và tỷ lệ chuyển đổi doanh số. Cho dù bạn đang'thiết lập lời nhắc cho đợt bán hàng VIP hay bắt đầu chiến dịch nhỏ giọt, tính năng lên lịch tin nhắn trên WhatsApp đều có thể đáp ứng nhu cầu của bạn.

Xem Respond.io như nhà cung cấp giải pháp WhatsApp Business của bạn

Bạn đã sẵn sàng nâng cao trò chơi nhắn tin của mình chưa? Vậy hãy bắt đầu với respond.io, một nhà cung cấp giải pháp WhatsApp Business. Đăng ký tài khoản miễn phí của bạn và kết nối tài khoản WhatsApp API của bạn.

Các câu hỏi thường gặp

1. Bạn có thể lên lịch tin nhắn nhóm WhatsApp không?

Hiện tại không có cách nào để lên lịch tin nhắn nhóm WhatsApp trên ứng dụng WhatsApp Business hoặc WhatsApp API. Tuy nhiên, bạn có thể sử dụng phần mềm của bên thứ ba như SKEDit để gửi nó.

Lưu ý rằng WhatsApp API không hỗ trợ trò chuyện nhóm ngay từ đầu, vì vậy không có giải pháp cho kênh này.

2. Bạn có thể chỉnh sửa hoặc hủy một tin nhắn đã được lập lịch không?

Có, các tin nhắn WhatsApp đã lập lịch có thể được chỉnh sửa hoặc hủy trước khi gửi.

Đọc Thêm

Nếu bạn muốn làm nhiều hơn với Nền tảng WhatsApp Business, hãy xem qua những bài viết này

• Hướng dẫn cuối cùng về API WhatsApp cho doanh nghiệp: Mọi thứ bạn cần để bắt đầu nhắn tin nhanh

• Dấu tick xanh WhatsApp: Hướng dẫn xác minh doanh nghiệp WhatsApp của bạn

• Tiếp thị WhatsApp: Hướng dẫn cho một chiến dịch WhatsApp thành công

• WhatsApp Business cho nhiều người dùng: Hướng dẫn 5 bước (+Ví dụ)