WhatsApp telah menjadi alat yang berharga bagi bisnis yang ingin berkomunikasi dengan cepat dan efisien. Dengan pesan template WhatsApp, Anda dapat menyederhanakan proses komunikasi Anda dan menghemat waktu sambil memberikan pesan yang dipersonalisasi dan menarik kepada audiens Anda. Dalam blog ini, kami akan membagikan semua yang perlu Anda ketahui untuk membuat template pesan WhatsApp yang efektif untuk membantu bisnis Anda terhubung dengan pelanggan.

Pesan Templat WhatsApp: Pengantar

Pengguna WhatsApp API tidak dapat mengirim pesan kepada pelanggan kapan pun mereka inginkan di WhatsApp. Di luar jam layanan pelanggan 24 jam, bisnis hanya dapat menggunakan templat pesan WhatsApp, yang juga dikenal sebagai pesan templat WhatsApp.

Templat pesan WhatsApp biasanya digunakan untuk menghubungi pelanggan di luar waktu 24 jam yang disebutkan di atas. Meskipun hal ini sangat nyaman, Anda harus mengirimkan templat pesan ke WhatsApp untuk mendapatkan persetujuan sebelum menggunakannya.

Bisnis dapat mempersonalisasi templat pesan WhatsApp dengan placeholder yang dapat disesuaikan, tajuk media, dan tombol Balasan Cepat atau Panggilan untuk Bertindak. Fitur-fitur ini membuat pesan templat WhatsApp menjadi lebih menarik dan interaktif dibandingkan format pesan lain seperti SMS atau email.

Templat pesan ini tidak gratis untuk dikirim. Mereka tunduk pada model harga berbasis percakapan WhatsApp, di mana tarifnya tergantung pada kode negara penerima dan kategori template pesan. Namun, apa yang kami maksud dengan kategori templat pesan? Anda akan menemukan jawabannya di bagian selanjutnya.

Templat Pesan WhatsApp: Kategori dan Kasus Penggunaan

Untuk mencegah bisnis mengirim spam ke kontak mereka, Meta membatasi penggunaan templat pesan WhatsApp untuk sejumlah kasus penggunaan yang terbatas. Berikut adalah kasus penggunaan templat pesan yang disetujui berdasarkan kategori.

Utilitas Templat Pesan WhatsApp

Tindakan atau permintaan pengguna biasanya memicu templat utilitas. Templat pesan ini harus memberikan rincian spesifik mengenai transaksi, akun, langganan, atau interaksi yang sedang berlangsung. Sebagai contoh, templat konfirmasi pesanan harus menyertakan nomor pesanan yang sesuai.

Ini adalah kasus penggunaan yang paling umum untuk templat Utility:

• Mengelola keikutsertaan yang diminta pengguna
• Mengonfirmasi, memperbarui, atau membatalkan pesanan atau transaksi dengan pelanggan
• Peringatan dan pembaruan akun
• Survei umpan balik
• Melanjutkan percakapan

Templat Pesan WhatsApp Otentikasi

Templat otentikasi memungkinkan bisnis untuk mengautentikasi pengguna dengan kode sandi satu kali, yang mungkin terjadi pada beberapa langkah dalam proses login. Bisnis dapat menggunakan templat Autentikasi untuk kasus penggunaan berikut ini:

• Verifikasi akun
• Pemulihan akun
• Tantangan integritas akun

Templat Pesan WhatsApp Pemasaran

Templat pemasaran ditujukan untuk pembaruan promosi atau informatif, serta undangan bagi pelanggan untuk mengambil tindakan. Percakapan apa pun yang tidak termasuk dalam kategori utilitas atau autentikasi akan menjadi percakapan pemasaran.

Berikut ini adalah beberapa kasus penggunaan yang paling umum untuk templat Pemasaran:

• Kesadaran bisnis, produk atau layanan
• Penawaran promosi
• Penargetan ulang
• Promosi aplikasi
• Membangun hubungan dengan pelanggan

Memahami Cara Kerja Kategori Template Pesan WhatsApp

Ketika Anda mengirim templat pesan, percakapan baru akan dibuat dalam kategori tertentu, dan Anda akan dikenai biaya yang sesuai, kecuali jika Anda mengirim templat ketika percakapan yang sedang berlangsung dengan kategori yang sama sedang berlangsung.

Misalnya, jika percakapan utilitas sudah berlangsung dan templat pesan pemasaran dikirim dalam percakapan tersebut, percakapan pemasaran baru akan dibuka. Akibatnya, jendela layanan pelanggan 24 jam diatur ulang, dan biaya untuk percakapan pemasaran diterapkan.

Namun, perusahaan tidak akan dikenakan biaya tambahan untuk mengirimkan beberapa templat dengan kategori yang sama dalam percakapan yang sedang berlangsung. Sebagai ilustrasi, perusahaan dapat mengirim beberapa templat utilitas dalam percakapan utilitas yang sedang berjalan tanpa dikenakan biaya tambahan.

Selain pembatasan kasus penggunaan, WhatsApp juga telah membuat seperangkat aturan tentang apa saja yang dapat dimasukkan ke dalam templat pesan WhatsApp Business dan bagaimana tampilannya. Mari kita cari tahu apa saja aturan tersebut.

Pesan Template WhatsApp: Ketahui Aturannya

Pelanggan jarang menghargai pesan yang tidak diminta, dan mereka dapat menandai pesan Anda sebagai spam dan melaporkan nomor Anda. Jika mereka melakukannya, hal ini akan memengaruhi peringkat kualitasnya. Jika peringkat kualitas mencapai status Rendah, templat pesan Anda akan mendapatkan status Ditandai.

Terakhir, jika status tidak membaik dalam waktu 7 hari, status template pesan akan berubah menjadi Dinonaktifkan. Untuk mencegah hal ini terjadi, pastikan Anda mengumpulkan keikutsertaan pelanggan sebelum mengirim templat pesan.

Selain itu, mari kita cermati aturan yang harus diperhatikan, termasuk aturan konten dan aturan pemformatan.

Templat Pesan WhatsApp: Aturan Konten

Untuk melindungi penggunanya dari spam dan konten berbahaya, WhatsApp telah membuat aturan untuk konten yang tidak boleh dikirim oleh bisnis dengan menggunakan templat pesan:

• Konten yang mengancam
• Pengumpulan data
• Layanan yang dilarang
• Kontes atau kuis

Template pesan WhatsApp tidak boleh berisi konten yang mengancam atau menghina. Misalnya, templat pesan yang mengancam pelanggan dengan tindakan hukum jika mereka tidak membayar kembali pinjaman mereka tidak diperbolehkan.

Selain itu, bisnis tidak dapat menggunakan templat pesan WhatsApp untuk mengumpulkan data pelanggan. Sebagai contoh, Anda tidak bisa meminta informasi pribadi yang sensitif seperti nomor kartu kredit melalui templat pesan. Meskipun jajak pendapat tidak diperbolehkan, survei CSAT merupakan pengecualian dari aturan tersebut.

Bisnis tidak dapat menggunakan templat pesan WhatsApp untuk menawarkan layanan yang dilarang kepada pelanggan. Layanan yang termasuk dalam kategori ini meliputi - layanan otomotif, acara, kebugaran, perawatan rumah seperti layanan kebersihan, non-veteriner, pribadi, dan perjalanan.

Terakhir, templat pesan tidak boleh berisi konten apa pun yang berkaitan dengan kuis, kontes, atau apa pun yang melibatkan keterampilan atau peluang. Selain pembatasan konten di atas, Anda juga harus mematuhi aturan pemformatan templat pesan WhatsApp.

Templat Pesan WhatsApp: Aturan Pemformatan

WhatsApp memiliki aturan pemformatan yang berbeda untuk nama templat pesan, badan pesan, dan placeholder. Nama templat pesan hanya boleh berisi karakter alfanumerik huruf kecil dan garis bawah. Karakter khusus dan spasi lainnya tidak diperbolehkan.

Badan templat pesan tidak boleh berisi tab atau lebih dari 4 spasi berturut-turut, dan batas karakternya dibatasi hingga 1.024 karakter. Ini termasuk huruf, angka, karakter khusus, dan emoji.

Placeholders must be written within double curly brackets, like this: {{1}}. When customizing the content of a placeholder, you may include letters, numbers, or even special characters.

Untuk mengirim templat pesan media, termasuk gambar, video, dan dokumen ke kontak Anda, pastikan ukuran media Anda mengikuti batasan platform. Selain itu, hanya dokumen PDF yang didukung saat mengunggah dokumen di templat pesan Anda.

Setelah Anda memahami aturan template pesan, sekarang saatnya mempelajari cara membuat template pesan untuk WhatsApp.

Cara Membuat Pesan Template WhatsApp

Ada dua prasyarat untuk membuat dan mengirim WhatsApp. Pertama, Anda memerlukan akun WhatsApp API . Anda bisa mendapatkan akun respond.io WhatsApp API dalam hitungan menit.

Kedua, Anda memerlukan perangkat lunak manajemen komunikasi pelanggan untuk terhubung ke WhatsApp API. Meskipun Anda dapat menggunakan Meta Business Manager (sekarang dikenal sebagai Meta Business Portfolio), opsi ini terbatas untuk perusahaan besar.

Meta Business Suite hanya beroperasi dengan platform Meta , dan Anda tidak akan bisa membangun otomatisasi tingkat lanjut atau berintegrasi dengan WhatsApp CRM. Sebagai gantinya, kami merekomendasikan solusi omnichannel seperti respond.io.

Membuat Pesan Templat WhatsApp di Respond.io

Setelah Anda siap, buka respond.io dan ikuti langkah-langkah di bawah ini untuk membuat templat pesan WhatsApp pertama Anda.

1. Buka Pengaturan > Saluran > WhatsApp Business API > Template.

2. Klik Kirim Template untuk membuat template WhatsApp baru.

3. Isi nama templat, kategori, bahasa, dan badan templat Anda.

5. Sertakan header dalam bentuk teks, gambar, video, atau dokumen jika diperlukan dan footer teks.

6. Tambahkan tombol ajakan bertindak atau balasan cepat, lalu klik Kirim.

7. Masukkan parameter untuk template.

Perhatikan bahwa Anda harus menyertakan Variabel Dinamis di placeholder sebelum mengirim, jika tidak, WhatsApp akan menolak templat pesan Anda. Klik Kirim setelah selesai.

8. Terakhir, Sinkronkan Templat setelah Anda mengirimkannya untuk disetujui.

<call-out> Respond.io integrates with Meta Catalog. You can synchronize your Commerce Manager Catalogs and send them with respond.io with the Messages Module, Workflows, Broadcasts or via Make.com or Zapier. <call-out>

Setelah disinkronkan, Anda dapat melihat status template pesan Anda di daftar template pesan setelah pengiriman. Ada tiga status yang mungkin:

• Diajukan: Masih dalam proses peninjauan dan menunggu persetujuan.
• Disetujui: Sekarang dapat digunakan untuk mengirim pesan ke Kontak.
• Ditolak: Tidak dapat digunakan. WhatsApp memberikan alasan penolakan untuk membantu Anda memahami bagaimana templat Pesan melanggar aturan WhatsApp.

Alasan Pesan Template WhatsApp Ditolak

Pada bagian ini, kami akan membahas beberapa alasan mengapa WhatsApp mungkin menolak pengiriman template pesan Anda.

Templat Pesan Anda Meminta Informasi Sensitif

Misalnya, meminta detail kartu pembayaran lengkap, nomor rekening keuangan, nomor KTP, atau pengidentifikasi sensitif lainnya. Ini juga termasuk dokumen yang berisi informasi tersebut. Namun, Anda boleh meminta sebagian pengidentifikasi, seperti empat digit terakhir nomor Jaminan Sosial mereka.

Templat Pesan Anda Berisi Konten yang Berpotensi Mengancam atau Menghina

Ini termasuk konten seperti mengancam pelanggan dengan tindakan hukum atau mengancam untuk mempermalukan mereka di depan umum.

Templat Pesan Anda Memiliki Placeholder Mengambang

Misalnya, WhatsApp akan menolak templat pesan yang berisi baris yang hanya berisi Placeholder dan tidak ada teks karena bisnis dapat menggunakannya untuk mengirim spam kepada pelanggan. Hal ini dapat terlihat seperti berikut ini:

Hai {{1}}, {{2}}. {{3}}.

Template Pesan Anda Memiliki Format Parameter Variabel yang Salah

Di bawah ini adalah contoh-contoh lain dari pemformatan parameter variabel yang salah yang akan menyebabkan penolakan template pesan:

• Parameter variabel tidak ada atau memiliki tanda kurung kurawal yang tidak cocok. Format yang benar adalah {{1}}.
• Parameter variabel berisi karakter khusus seperti a #, $atau %.
• Parameter variabel tidak berurutan. Sebagai contoh, {{1}}, {{2}}, {{4}}, {{5}} didefinisikan tetapi {{3}} tidak ada.

Anda Memilih Kategori Templat Pesan yang Salah

WhatsApp dapat menolak template pesan Anda jika Kategori yang dipilih tidak sesuai dengan konten. Contoh kasusnya adalah melabeli templat pesan tentang fitur baru sebagai Templat Autentikasi.

Bahasa yang Dipilih Tidak Sesuai dengan Konten

Templat pesan Anda harus sesuai dengan bahasa yang Anda pilih. Misalnya, jika Anda memilih bahasa Inggris sebagai bahasa namun kontennya dalam bahasa Spanyol, templat pesan Anda akan ditolak.

Template Pesan Anda Memiliki Kesalahan Ejaan atau Tata Bahasa

Jika templat pesan Anda mengandung kesalahan ejaan atau kesalahan tata bahasa, maka pesan tersebut dapat dianggap tidak dapat dipercaya dan ditolak.

Anda Telah Melebihi Jumlah Template Pesan yang Diizinkan

Setiap akun WhatsApp API hanya dapat memiliki templat pesan dalam jumlah terbatas. Jika Anda membutuhkan lebih banyak, buka tiket dukungan dengan mitra WhatsApp Anda dan sebutkan alasannya. WhatsApp dapat menyetujui batas yang lebih tinggi atas kebijakannya sendiri.

Membuat template pesan Anda dengan benar mungkin terlihat sulit, tetapi ada beberapa hal yang dapat Anda lakukan untuk meningkatkan peluang agar kiriman Anda disetujui.

Templat Pesan WhatsApp: Praktik Terbaik

Pada bagian ini, kami telah menyusun daftar praktik terbaik untuk membuat dan menggunakan templat pesan. Selain itu, kami juga menyertakan beberapa contoh tampilan templat pesan yang disetujui.

Pilih Meta Kategori Templat yang Direkomendasikan

Memilih kategori template yang salah adalah salah satu alasan utama penolakan. Selalu pilih kategori templat yang direkomendasikanMeta saat mengirimkan templat pesan untuk mematuhi standar Meta.

Dapatkan Keikutsertaan Pelanggan Sebelum Mengirim Template Pesan

Hanya karena Anda memiliki nomor pelanggan, bukan berarti mereka telah memilih untuk ikut serta. Anda harus selalu mendapatkan persetujuan aktif dari pelanggan sebelum mengirimkan templat pesan WhatsApp.

Periksa Kembali Format dan Konten

WhatsApp memberlakukan aturan pemformatan templat pesan secara ketat. Pastikan Anda menggunakan format yang sesuai.

1. Dapatkan placeholder dengan benar

Ingatlah untuk menggunakan tanda kurung kurawal ganda untuk placeholder dan tuliskan nomor dalam placeholder secara berurutan. Placeholder mengambang tidak boleh digunakan, jadi kelilingi placeholder dengan informasi untuk memperjelas jenis konten yang akan disisipkan.

Dear {{1}}, Anda telah memiliki janji temu dengan kami pada tanggal {{2}} di {{3}}. Kami tunggu kedatangan Anda!

2. Jangan letakkan pemendek URL di badan pesan

WhatsApp tidak menyarankan penggunaan pemendek URL seperti bit.ly atau tinyurl karena keduanya mengaburkan tujuan tautan yang dimaksud. Solusinya adalah dengan menggunakan pemendek URL di Placeholder Anda, bukan di Badan Pesan.

Permintaan pengembalian barang Anda {{1}} telah dibuat. Kunjungi {{2}} untuk mempelajari lebih lanjut tentang kebijakan pengembalian barang.

3. Mengoreksi templat pesan Anda

WhatsApp akan menolak templat pesan yang mengandung kesalahan ejaan atau tata bahasa yang kecil sekalipun. Periksa kesalahan tata bahasa atau kesalahan ejaan sebelum mengirimkan templat pesan Anda.

Hai {{1}}, terima kasih atas langganan Anda.

Berikan Nama yang Bermakna pada Templat Pesan Anda

WhatsApp lebih cenderung menyetujui templat pesan dengan nama yang memberikan konteks seputar tujuannya.

pesanan_pengiriman

Ingatkan Pelanggan Anda Mengapa Mereka Menerima Pesan Anda

Dalam templat pesan Anda, ingatkan pelanggan Anda bahwa mereka telah memberikan izin kepada Anda untuk mengirim pesan. Misalnya, jelaskan bahwa Anda menindaklanjuti pertanyaan sebelumnya.

Saya minta maaf karena saya tidak dapat menjawab pertanyaan Anda pada {{1}}. Silakan balas 'ya' jika Anda ingin melanjutkan percakapan.

Jangan Mengirimkan Spam ke Pelanggan

Hindari mengirimkan template pesan terlalu sering atau pelanggan mungkin akan memilih untuk tidak menerimanya. Lebih buruk lagi, mereka dapat menandai bisnis Anda sebagai spam. Templat pesan yang ditandai sebagai spam akan memengaruhi peringkat kualitas akun Anda, dan templat pesan Anda dapat dinonaktifkan.

Dapatkan Templat Pesan Anda dengan Benar pada Kali Pertama

Anda tidak dapat mengedit templat pesan setelah disetujui. Pastikan Anda puas dengan templat pesan Anda sebelum mengirimkannya.

Coba Lagi jika Templat Pesan Ditolak

Kadang-kadang bahkan tidak begitu jelas mengapa satu templat pesan disetujui sementara yang lain ditolak. Mungkin diperlukan beberapa kali percobaan agar templat pesan WhatsApp disetujui.

Hubungi Mitra Anda Ketika Semua Cara Lain Gagal

Jika pengiriman ulang terus ditolak, buka tiket dukungan dengan mitra WhatsApp Anda dan jelaskan masalahnya secara mendetail. Mitra WhatsApp seperti respond.io dapat meminta WhatsApp untuk mempertimbangkan kembali templat pesan yang ditolak.

Anda sudah sampai di bagian akhir! Hanya ini yang perlu Anda ketahui untuk memulai dengan templat pesan WhatsApp. Untuk meningkatkan komunikasi bisnis Anda ke level selanjutnya, cobalah respond.io secara gratis dan dapatkan akun WhatsApp API dalam hitungan menit.

Bacaan Lebih Lanjut

Itulah semua yang perlu Anda ketahui tentang templat pesan WhatsApp. Jika Anda tertarik dengan informasi lebih lanjut mengenai WhatsApp for Business, lihat artikel ini:

• Widget WhatsApp untuk Situs Web: Panduan untuk Widget Obrolan WhatsApp
• Otomatisasi WhatsApp: Panduan Otomatisasi Bisnis WhatsApp
• Alternatif WhatsApp Business: 6 Alternatif WhatsApp untuk Bisnis