WhatsApp hat sich zu einem wertvollen Werkzeug für Unternehmen entwickelt, die schnell und effizient kommunizieren wollen. Mit WhatsApp-Nachrichtenvorlagen können Sie Ihren Kommunikationsprozess rationalisieren und Zeit sparen, während Sie gleichzeitig personalisierte und ansprechende Nachrichten für Ihr Publikum bereitstellen. In diesem Blog erfahren Sie alles, was Sie wissen müssen, um eine effektive WhatsApp-Nachrichtenvorlage zu erstellen, mit der Ihr Unternehmen mit seinen Kunden in Kontakt treten kann. Egal, ob Sie WhatsApp zum ersten Mal für Ihr Unternehmen nutzen oder ein erfahrener Profi sind, lesen Sie weiter, um mehr darüber zu erfahren, wie Sie WhatsApp-Nachrichtenvorlagen optimal nutzen können!

WhatsApp Vorlage Nachricht: Eine Einführung

Nutzer von WhatsApp API können ihren Kunden nicht jederzeit Nachrichten auf WhatsApp schicken. Außerhalb des 24-Stunden-Kundenservice-Fensters dürfen Unternehmen nur WhatsApp-Nachrichtenvorlagen verwenden, die auch als WhatsApp-Vorlagen-Nachrichten bekannt sind.

WhatsApp-Nachrichtenvorlagen werden häufig verwendet, um mit Kunden außerhalb des oben erwähnten 24-Stunden-Fensters in Kontakt zu treten. Das ist zwar sehr praktisch, aber WhatsApp-Nachrichtenvorlagen müssen vor ihrer Verwendung bei WhatsApp zur Genehmigung eingereicht werden.

Unternehmen können WhatsApp-Nachrichtenvorlagen mit anpassbaren Platzhaltern, Medienüberschriften und Schnellantwort- oder Call-to-Action-Buttons personalisieren. Diese Funktionen machen WhatsApp-Nachrichtenvorlagen ansprechender und interaktiver als andere Nachrichtenformate wie SMS oder E-Mail.

Der Versand von WhatsApp-Nachrichtenvorlagen ist nicht kostenlos. Sie unterliegen dem konversationsbasierten Preismodell von WhatsApp, d. h. die Preise hängen von der Landesvorwahl des Empfängers und der Kategorie der Nachrichtenvorlage ab.

Aber was verstehen wir unter der Kategorie Nachrichtenvorlage? Die Antwort finden Sie im nächsten Abschnitt.

WhatsApp Nachrichtenvorlage: Kategorien und Anwendungsfälle

Um zu verhindern, dass Unternehmen ihre Kontakte spammen, schränkt Meta die Verwendung von WhatsApp-Nachrichtenvorlagen auf eine begrenzte Anzahl von Anwendungsfällen ein. Hier sind die zugelassenen Anwendungsfälle von Nachrichtenvorlagen nach Kategorie.

Utility WhatsApp Nachrichtenvorlagen

Eine Benutzeraktion oder -anfrage löst in der Regel Dienstprogrammvorlagen aus und sollte spezifische Details zu der aktuellen oder laufenden Transaktion, dem Konto, dem Abonnement oder der Interaktion enthalten. Eine Vorlage für eine Auftragsbestätigung muss zum Beispiel die entsprechende Auftragsnummer enthalten.

Dies sind die häufigsten Anwendungsfälle für Dienstprogrammvorlagen:

• Verwaltung der vom Benutzer angeforderten Opt-Ins
• Bestätigen, Aktualisieren oder Stornieren von Aufträgen oder Transaktionen mit Kunden
• Kontowarnungen und Aktualisierungen
• Feedback-Umfragen
• Ein Gespräch fortsetzen

Vorlagen für WhatsApp-Nachrichten zur Authentifizierung

Authentifizierungsvorlagen ermöglichen es Unternehmen, Benutzer mit einmaligen Passcodes zu authentifizieren, möglicherweise in mehreren Schritten des Anmeldeprozesses. Authentifizierungsvorlagen sind für die folgenden Anwendungsfälle vorgesehen:

• Überprüfung des Kontos
• Wiederherstellung von Konten
• Herausforderungen bei der Kontointegrität

Vorlagen für Marketing-WhatsApp-Nachrichten

Marketingvorlagen sind für werbliche oder informative Aktualisierungen sowie für Aufforderungen an Kunden, etwas zu unternehmen, gedacht. Jede Konversation, die nicht unter die Kategorien Nutzen oder Authentifizierung fällt, wird als Marketing-Konversation betrachtet. Hier sind einige der häufigsten Anwendungsfälle für Marketing-Vorlagen:

• Bewusstsein für Unternehmen, Produkte oder Dienstleistungen
• Angebote zur Verkaufsförderung
• Neuausrichtung
• App-Promotion
• Aufbau von Kundenbeziehungen

Wenn Sie eine Nachrichtenvorlage senden, wird eine neue Konversation in der entsprechenden Kategorie erstellt und Ihnen entsprechend in Rechnung gestellt, es sei denn, Sie senden die Vorlage, während bereits eine Konversation der gleichen Kategorie läuft.

Wenn zum Beispiel ein Gespräch mit einem Versorgungsunternehmen bereits läuft und innerhalb dieses Gesprächs eine Vorlage für eine Marketing-Nachricht gesendet wird, wird ein neues Marketing-Gespräch eröffnet. Infolgedessen wird das 24-Stunden-Kundenservice-Fenster zurückgesetzt, und es werden Gebühren für die Marketing-Konversation erhoben.

Für Unternehmen fallen jedoch keine zusätzlichen Kosten an, wenn sie mehrere Vorlagen derselben Kategorie innerhalb einer laufenden Konversation versenden. So kann ein Unternehmen beispielsweise in einer laufenden Konversation über Versorgungsleistungen mehrere Vorlagen senden, ohne dass zusätzliche Gebühren anfallen.

Abgesehen von den Einschränkungen für den Anwendungsfall hat WhatsApp auch eine Reihe von Regeln dafür aufgestellt, was in eine WhatsApp Business Message-Vorlage aufgenommen werden kann und wie sie aussehen sollte. Lassen Sie uns herausfinden, was diese Regeln sind.

WhatsApp Vorlage Nachricht: Die Regeln kennen

Kunden sind selten erfreut über unaufgeforderte Nachrichten, und sie könnten Ihre Nachricht als Spam markieren und Ihre Nummer melden.

Wenn eine WhatsApp-Vorlage von Ihren Kunden nicht gut aufgenommen wird, wirkt sich dies auf ihre Qualitätsbewertung aus. Wenn die Qualitätsbewertung einen niedrigen Status erreicht, erhält Ihre Nachrichtenvorlage den Status "Markiert".

Wenn sich der Status innerhalb von 7 Tagen nicht verbessert, wird der Status der Nachrichtenvorlage auf "Deaktiviert" geändert. Um dies zu verhindern, stellen Sie sicher, dass Sie die Zustimmung Ihrer Kunden einholen, bevor Sie Nachrichtenvorlagen versenden.

Ansonsten gibt es zwei Arten von Regeln, auf die Sie achten sollten: Inhaltsregeln und Formatierungsregeln, die wir als Nächstes behandeln werden.

WhatsApp Nachrichtenvorlage: Inhaltliche Regeln

Um seine Nutzer vor Spam und schädlichen Inhalten zu schützen, hat WhatsApp Regeln für Inhalte aufgestellt, die Unternehmen nicht über Nachrichtenvorlagen versenden dürfen:

• Bedrohlicher Inhalt
• Datenerhebung
• Verbotene Dienstleistungen
• Wettbewerbe oder Quizspiele

WhatsApp Nachrichtenvorlagen dürfen keine bedrohlichen oder beleidigenden Inhalte enthalten. So sind beispielsweise Nachrichtenvorlagen, die Kunden mit rechtlichen Schritten drohen, wenn sie ihre Kredite nicht zurückzahlen, nicht zulässig.

Außerdem können Unternehmen WhatsApp-Nachrichtenvorlagen nicht zur Erfassung von Kundendaten verwenden. Sie können zum Beispiel keine sensiblen persönlichen Informationen wie Kreditkartennummern über Nachrichtenvorlagen abfragen. Während Umfragen nicht in Frage kommen, sind CSAT-Umfragen eine Ausnahme von der Regel.

Unternehmen können auch keine WhatsApp-Nachrichtenvorlagen verwenden, um den Kunden verbotene Dienstleistungen anzubieten. Zu den Dienstleistungen, die unter diese Kategorie fallen, gehören: Automobil-, Veranstaltungs-, Fitness-, Hauswartungsdienste wie Reinigung, nicht-tierärztliche, persönliche und Reisedienste.

Nicht zuletzt sollten Nachrichtenvorlagen keine Inhalte enthalten, die sich auf Quiz, Wettbewerbe oder irgendetwas beziehen, das mit Fähigkeiten oder Zufall zu tun hat. Zusätzlich zu den oben genannten inhaltlichen Einschränkungen müssen Sie die Formatierungsregeln für WhatsApp-Nachrichtenvorlagen einhalten.

WhatsApp Nachrichtenvorlage: Formatierungsregeln

WhatsApp hat unterschiedliche Formatierungsregeln für den Namen der Nachrichtenvorlage, den Text und den Platzhalter. Der Name der Nachrichtenvorlage darf nur alphanumerische Kleinbuchstaben und Unterstriche enthalten. Andere Sonderzeichen und Leerzeichen sind nicht erlaubt.

Der Textkörper der Nachrichtenvorlage darf keine Tabulatoren oder mehr als 4 aufeinanderfolgende Leerzeichen enthalten, und die Zeichenbegrenzung ist auf 1.024 Zeichen begrenzt. Dies schließt Buchstaben, Zahlen, Sonderzeichen und Emojis ein.

Placeholders must be written within double curly brackets, like this: {{1}}. When customizing the content of a placeholder, you may include letters, numbers, or even special characters.

Wenn Sie Vorlagen für Mediennachrichten mit Bildern, Videos und Dokumenten an Ihre Kontakte senden möchten, stellen Sie sicher, dass die Größe der Medien den Einschränkungen der Plattform entspricht. Außerdem werden nur PDF-Dokumente unterstützt, wenn Sie ein Dokument in Ihre Nachrichtenvorlage hochladen.

Nachdem Sie nun die Regeln für Nachrichtenvorlagen verstanden haben, ist es an der Zeit zu lernen, wie man eine Nachrichtenvorlage für WhatsApp erstellt.

So erstellen Sie eine WhatsApp Vorlagennachricht

Für das Erstellen und Versenden von WhatsApp gibt es zwei Voraussetzungen. Erstens benötigen Sie ein WhatsApp-Konto API . Sie können Ihr WhatsApp API Konto in wenigen Minuten mit respond.ioerhalten.

Zweitens benötigen Sie eine Software zur Verwaltung der Kundenkommunikation, um eine Verbindung zu WhatsApp API herzustellen. Sie können zwar den Meta Business Manager verwenden, aber diese Option ist für große Unternehmen nur bedingt geeignet.

Die Meta Business Suite funktioniert nur mit Meta Plattformen, und Sie werden nicht in der Lage sein, erweiterte Automatisierungen zu erstellen oder WhatsApp-CRMs zu integrieren. Wir empfehlen stattdessen eine Omnichannel-Lösung wie respond.io.

Sobald Sie bereit sind, öffnen Sie respond.io und folgen Sie den nachstehenden Schritten, um Ihre erste WhatsApp-Nachrichtenvorlage zu erstellen.

1. Gehen Sie zu Einstellungen > Kanal > WhatsApp Business API > Vorlagen.

2. Klicken Sie auf Vorlage einreichen, um eine neue WhatsApp-Vorlage zu erstellen.

3. Geben Sie den Namen der Vorlage, die Kategorie, die Sprache und den Vorlagentext ein.

5. Fügen Sie eine Kopfzeile in Form von Text, Bild, Video oder Dokument (falls erforderlich) und eine Fußzeile ein.

6. Fügen Sie einen Call-to-Action oder eine Schnellantwort-Schaltfläche hinzu und klicken Sie dann auf Senden.

7. Geben Sie die Parameter für die Vorlage ein.

Beachten Sie, dass Sie vor dem Absenden dynamische Variablen in die Platzhalter einfügen müssen, andernfalls wird WhatsApp Ihre Nachrichtenvorlage ablehnen. Klicken Sie auf Senden, sobald Sie fertig sind.

8. Und schließlich synchronisieren Sie die Vorlagen, sobald Sie sie zur Genehmigung der WhatsApp-Vorlage eingereicht haben.

Nach der Synchronisierung können Sie den Status Ihrer Nachrichtenvorlage in der Liste der Nachrichtenvorlagen nach dem Absenden sehen. Es gibt drei mögliche Status:

• Eingereicht: Der Antrag wird noch geprüft und muss genehmigt werden.
• Genehmigt: Es kann jetzt für Nachrichten an Kontakte verwendet werden.
• Abgelehnt: Sie kann nicht verwendet werden. WhatsApp gibt einen Grund für die Ablehnung an, damit Sie verstehen, warum die Nachrichtenvorlage gegen die WhatsApp-Regeln verstößt. In den folgenden Abschnitten werden wir mehr über diese Regeln erklären.

Gründe für die Ablehnung von WhatsApp Vorlagennachrichten

Hier sind einige Gründe, warum WhatsApp Ihre Nachrichtenvorlage ablehnen könnte. Wir haben auch einige Beispiele von abgelehnten Nachrichtenvorlagen beigefügt, um Ihnen eine Vorstellung davon zu geben, was nicht erlaubt ist.

Ihre Nachrichtenvorlage verstößt gegen die Inhaltsregeln von WhatsApp

Um eine Ablehnung zu vermeiden, stellen Sie sicher, dass Ihre WhatsApp-Vorlage die Kontaktregeln einhält. Seien Sie so klar wie möglich, denn WhatsApp behält sich das Recht vor, Nachrichtenvorlagen mit unklarem Zweck abzulehnen.

Ihre Nachrichtenvorlage fragt nach sensiblen Informationen

WhatsApp lehnt Nachrichtenvorlagen ab, die Daten von Benutzern sammeln oder nach sensiblen Informationen fragen.

Hallo {{1}}, bitte geben Sie Ihre vollständige Kreditkartennummer an, um fortzufahren.

Ihre Nachrichtenvorlage ist zu allgemein

WhatsApp lehnt Nachrichtenvorlagen ab, die keine ausreichenden Angaben zu ihrer Verwendung enthalten.

Reminder: {{1}}.

Der Name Ihrer Nachrichtenvorlage ist unklar

WhatsApp-Prüfer können Ihre Nachrichtenvorlage ablehnen, wenn der Name keinen Kontext über die Verwendung der Vorlage angibt.

Vorlage_1

Sie haben die falsche Kategorie für die Nachrichtenvorlage gewählt

WhatsApp kann Ihre Nachrichtenvorlage ablehnen, wenn die gewählte Kategorie nicht mit dem Inhalt übereinstimmt. Ein Beispiel dafür ist die Kennzeichnung einer Nachrichtenvorlage über eine neue Funktion als Authentifizierungsvorlage.

Ihre Nachrichtenvorlage verstößt gegen die Formatierungsregeln von WhatsApp

Obwohl sie von Unternehmen oft ignoriert werden, sind Formatierungsregeln für WhatsApp wichtig. Wenn Ihre WhatsApp-Vorlagennachricht abgelehnt wird und Sie nicht wissen, warum, besteht die Möglichkeit, dass es etwas mit der Formatierung zu tun hat.

Ihre Nachrichtenvorlage ist nicht ordnungsgemäß formatiert

WhatsApp ist notorisch pingelig, wenn es um die Formatierung des Namens der Nachrichtenvorlage, des Nachrichtentextes und des Platzhalters geht. Selbst der kleinste Formatierungsfehler kann dazu führen, dass Ihre Nachrichtenvorlage abgelehnt wird.

Sehr geehrter {1}, Sie haben einen Termin bei uns am {3} um {2}. Wir freuen uns, Sie zu sehen!

Ihre Nachrichtenvorlage hat schwebende Platzhalter

WhatsApp lehnt Nachrichtenvorlagen ab, die nur Zeilen mit Platzhaltern und keinen Text enthalten, da sie für Spam missbraucht werden könnten.

Hallo {{1}}, {{2}}. {{3}}.

Ihre Nachrichtenvorlage enthält Rechtschreib- oder Grammatikfehler

Wenn Ihre Nachrichtenvorlage Rechtschreib- oder Grammatikfehler enthält, kann sie als nicht vertrauenswürdig eingestuft und abgelehnt werden.

Hii {{1}} Vielen Dank für Ihr Abonnement.

Die gewählte Sprache passte nicht zum Inhalt

Ihre Nachrichtenvorlage muss mit der von Ihnen gewählten Sprache übereinstimmen. Wenn Sie zum Beispiel Englisch als Sprache auswählen, der Inhalt aber auf Spanisch ist, wird Ihre Nachrichtenvorlage abgelehnt.

Sie haben die zulässige Anzahl von Nachrichtenvorlagen überschritten

Jedes WhatsApp API Konto kann nur eine begrenzte Anzahl von Nachrichtenvorlagen besitzen. Wenn Sie mehr benötigen, öffnen Sie ein Support-Ticket bei Ihrem WhatsApp-Partner und geben Sie den Grund an. WhatsApp kann nach eigenem Ermessen ein höheres Limit genehmigen.

Es mag schwierig erscheinen, Ihre Nachrichtenvorlage richtig zu gestalten, aber es gibt einige Dinge, die Sie tun können, um Ihre Chancen auf eine Genehmigung zu erhöhen.

WhatsApp Nachrichtenvorlage: Bewährte Praktiken

In diesem Abschnitt haben wir eine Liste mit bewährten Verfahren für die Erstellung und Verwendung von Nachrichtenvorlagen zusammengestellt. Außerdem finden Sie hier einige Beispiele dafür, wie genehmigte Nachrichtenvorlagen aussehen.

Wählen Sie Meta Empfohlene Vorlagenkategorie

Die Auswahl der falschen Vorlagenkategorie ist einer der Hauptgründe für eine Ablehnung. Wählen Sie immer die vonMeta empfohlene Vorlagenkategorie, wenn Sie Nachrichtenvorlagen einreichen, um die Standards von Meta einzuhalten.

Einholung der Zustimmung des Kunden vor dem Versand von Nachrichtenvorlagen

Nur weil Sie die Telefonnummern Ihrer Kunden haben, heißt das nicht, dass sie sich auch angemeldet haben. Sie sollten immer die aktive Zustimmung der Kunden einholen, bevor Sie WhatsApp Nachrichtenvorlagen versenden.

Doppelte Überprüfung der Formatierung

WhatsApp hält sich streng an die Formatierungsregeln für Nachrichtenvorlagen. Stellen Sie sicher, dass Sie die richtige Formatierung verwenden.

Die richtigen Platzhalter verwenden

Denken Sie daran, doppelte geschweifte Klammern für Platzhalter zu verwenden und die Zahlen in den Platzhaltern nacheinander zu schreiben. Fließende Platzhalter sind ein Tabu, also umgeben Sie sie mit Informationen, um deutlich zu machen, welche Art von Inhalt eingefügt wird.

Sehr geehrter {{1}}, Sie haben einen Termin bei uns am {{2}} um {{3}}. Wir freuen uns, Sie zu sehen!

Keine URL-Verkürzer in den Nachrichtentext einfügen

WhatsApp empfiehlt die Verwendung von URL-Verkürzern wie bit.ly oder tinyurl nicht, da sie das beabsichtigte Linkziel verschleiern. Ein Workaround ist die Verwendung von URL-Verkürzungen in Ihrem Platzhalter anstelle des Nachrichtentextes.

Ihr Rückgabeantrag {{1}} wurde erstellt. Besuchen Sie {{2}}, um mehr über unsere Rückgabebedingungen zu erfahren.

Lesen Sie Ihre Nachrichtenvorlage Korrektur

WhatsApp lehnt Nachrichtenvorlagen ab, die auch nur kleine Rechtschreib- oder Grammatikfehler enthalten. Überprüfen Sie Ihre Nachrichtenvorlage auf grammatikalische Fehler oder Rechtschreibfehler, bevor Sie sie abschicken.

Hallo {{1}}, vielen Dank für Ihr Abonnement.

Geben Sie Ihrer Nachrichtenvorlage einen aussagekräftigen Namen

WhatsApp wird eher eine Nachrichtenvorlage mit einem Namen genehmigen, der einen Kontext zum Zweck der Vorlage liefert.

Bestellung_Lieferung

Erinnern Sie Ihre Kunden daran, warum sie Ihre Nachricht erhalten haben

Erinnern Sie Ihre Kunden in Ihrer Nachrichtenvorlage daran, dass sie Ihnen die Erlaubnis gegeben haben, die Nachrichten zu versenden. Machen Sie zum Beispiel deutlich, dass Sie eine frühere Anfrage weiterverfolgen.

Es tut mir leid, dass ich nicht in der Lage war, auf Ihre Anfrage zu {{1}} zu antworten. Bitte antworten Sie mit "Ja", wenn Sie das Gespräch fortsetzen möchten.

Keine Spam-Kunden

Senden Sie die Nachrichtenvorlagen nicht zu häufig, sonst könnten sich die Kunden abmelden. Schlimmer noch, sie könnten Ihr Unternehmen als Spam markieren. Wenn Ihre Nachrichtenvorlagen als Spam markiert werden, wirkt sich dies auf die Qualitätsbewertung Ihres Kontos aus, und Ihre Nachrichtenvorlage kann deaktiviert werden.

Richten Sie Ihre Nachrichtenvorlage beim ersten Mal richtig ein

Sie können Ihre Nachrichtenvorlage nicht mehr bearbeiten, sobald sie genehmigt wurde. Stellen Sie sicher, dass Sie mit Ihrer Nachrichtenvorlage zufrieden sind, bevor Sie sie absenden.

Versuchen Sie es erneut, wenn die Nachrichtenvorlage abgelehnt wird

Manchmal ist es nicht einmal klar, warum eine Nachrichtenvorlage genehmigt und eine andere abgelehnt wird. Es kann ein paar Versuche dauern, bis eine WhatsApp Nachrichtenvorlage genehmigt wird.

Kontaktieren Sie Ihren Partner, wenn alles andere fehlschlägt

Wenn Wiedervorlagen weiterhin abgelehnt werden, öffnen Sie ein Support-Ticket bei Ihrem WhatsApp-Partner und erklären Sie das Problem im Detail. WhatsApp-Partner wie respond.io können WhatsApp bitten, die abgelehnte Nachrichtenvorlage erneut zu prüfen.

Du hast es bis zum Ende geschafft! Dies ist alles, was Sie wissen müssen, um mit WhatsApp-Nachrichtenvorlagen loszulegen. Um Ihre geschäftliche Kommunikation auf die nächste Stufe zu heben, testen Sie respond.io kostenlos und erhalten Sie in wenigen Minuten ein WhatsApp-Konto API .

Weitere Lektüre

Das ist alles, was Sie über WhatsApp Message Template wissen müssen. Wenn Sie an weiteren Informationen über WhatsApp for Business interessiert sind, sehen Sie sich diese Artikel an:

• WhatsApp-Widget für Website: Ein Leitfaden für WhatsApp Chat Widget
• WhatsApp-Automatisierung: Ein WhatsApp Business Automatisierungsleitfaden
• WhatsApp Business Alternative: 6 WhatsApp-Alternativen für Unternehmen