Leite jeden Interessenten automatisch an den richtigen Agenten weiter

Ein KI‑Agent antwortet jedem Lead, empfiehlt Produkte oder vereinbart Termine, wenn möglich, und weist den Chat dem richtigen Team und der richtigen Person darin zu, wenn ein Mensch nötig ist, gemäß Regeln, die du in einfacher Sprache schreibst. Dein Team hört auf, Chats manuell zu sortieren und weiterzuleiten.

Der KI‑Agent kann nach folgenden Kriterien weiterleiten:

• Was der Lead braucht. "Dem Vertrieb zuweisen, wenn der Kunde nach Preisen oder einer Demo fragt." Eine Klinik kann jede Leistung an ihre Spezialisten senden, eine Einzelhandelskette kann Filialfragen an das jeweilige Filialteam weiterleiten, und eine Schule kann jede Kursanfrage an die Berater des jeweiligen Kurses senden. iMotorbike setzt einen KI‑Agenten für Käufer und einen anderen für Verkäufer ein, die jeweils Chats an ihr eigenes Team zuweisen, und bearbeitet jetzt täglich doppelt so viele Leads.
• Wer verfügbar ist. "Demjenigen zuweisen, der im Vertriebsteam online ist," mit einer Fallback‑Option, wenn diese Person oder das Team offline ist.
• Geschäftszeiten. "An das Vertriebsteam zuweisen, wenn es innerhalb der Geschäftszeiten liegt."
• Arbeitsaufkommen. Standardmäßig werden Chats innerhalb eines Teams im Round‑Robin‑Verfahren verteilt, oder der KI‑Agent kann demjenigen zuweisen, der die wenigsten offenen Gespräche hat.

KI‑Agenten und Workflows, der Automation‑Builder von respond.io, arbeiten zusammen. Ein KI‑Agent kann einen Workflow starten, und Workflows können Leads nach festen Regeln zuweisen: anhand eines Kontaktfelds, z. B. Filiale, Sprache oder Kundentyp, anhand der WhatsApp‑Nummer oder des Instagram‑Accounts, mit dem sie Nachrichten gesendet haben, oder per Round‑Robin unter verfügbaren Agenten. Workflows können einen neu zugewiesenen Lead auch an jemand anderen weitergeben, wenn niemand rechtzeitig antwortet.

• Srikandi leitet Chats von einer WhatsApp‑Nummer an die richtige Filiale und den richtigen Agenten über 47 Standorte hinweg weiter, wobei 88% automatisch zugewiesen werden, und steigerte den Umsatz in fünf Monaten um 23%.
• SchuVar Tours weist Leads per Round‑Robin auf 22 Agenten in 8 Filialen zu und verkürzte seinen Verkaufszyklus um 60%.

Automatische Weiterleitung ist in den Growth‑ und höheren Plänen enthalten. Wenn jede Filiale nur ein paar Chats pro Woche auf ihrem eigenen Telefon bearbeitet, bringt eine zentrale Routing‑Einrichtung wenig.

Ein KI‑Agent qualifiziert jeden Lead im Chat anhand der von dir festgelegten Kriterien, z. B. Budget, Produkt oder Zeitpunkt, und leitet zunächst die Leads weiter, die die Kriterien erfüllen. Er verschiebt jeden qualifizierten Lead in eine Phase wie "Hot Lead" im Lifecycle, der jeden Lead, Kunden und wiederkehrenden Kunden nach Phase verfolgt, und weist den Chat einem Vertriebsmitarbeiter zu, z. B. demjenigen, der im Vertriebsteam online ist. Leads, die noch stöbern, bleiben beim KI‑Agenten, der weiterhin ihre Fragen beantwortet und Produkte empfiehlt, bis sie bereit sind. iMotorbike setzt KI‑Agenten ein, die 70–80% der Chats bearbeiten und nur ernsthafte Käufer an das Vertriebsteam weiterleiten.

Der Lifecycle‑Bericht zeigt, wie Leads zwischen den Phasen wechseln, wo sie abspringen und wie lange Konversionen dauern.

Wenn du Leads auch anhand von Aktivitäten außerhalb des Chats bewertest, z. B. Website‑Besuche oder das Öffnen von E‑Mails, behalte diese Bewertung in deinem CRM und bringe sie in respond.io ein. HubSpot‑Kontakteigenschaften werden mit den Kontaktfeldern in respond.io synchronisiert, sodass dein Team die CRM‑Daten, die du zuordnest, z. B. einen Lead‑Score, neben der Konversation sieht.

Ein KI‑Agent hält das Gespräch am Laufen, empfiehlt Produkte oder vereinbart einen Termin, wenn der Lead bereit ist, und holt dein Team hinzu, wenn ein Mensch benötigt wird. Wenn ein Lead ruhig wird, kann der KI‑Agent bis zu fünf Follow‑Ups senden, jeweils innerhalb von 24 Stunden nach der letzten Nachricht. Die Follow‑Ups stoppen, sobald der Lead antwortet, und der KI‑Agent setzt das Gespräch an dieser Stelle fort.

Jeder Lead bleibt in seiner Lifecycle‑Phase, z. B. interessiert oder noch nicht qualifiziert, sodass dein Team sehen kann, wer noch bearbeitet werden muss, und der Lifecycle‑Bericht zeigt, wo Leads ins Stocken geraten.

Für Angebote, die weiter in der Zukunft liegen, sende eine Broadcast‑Nachricht an ein Segment dieser Leads. Auf WhatsApp kannst du, nachdem seit der letzten Nachricht des Leads 24 Stunden vergangen sind, nur eine genehmigte Vorlage senden; ein Angebot ist eine Marketing‑Vorlage, die Meta pro zugestellter Nachricht berechnet. Halte die Nachricht für den Lead relevant, damit sie nicht als Spam markiert wird.

Leads werden in respond.io zugewiesen, das Kontakte und Lifecycle‑Phasen eigenständig verwaltet, sodass du kein CRM zum Weiterleiten von Leads benötigst. Wenn du eines nutzt, wird die Kundenakte zusätzlich zu den Daten in respond.io geführt. Mit HubSpot kannst du den HubSpot‑Kontaktinhaber dem in respond.io Zugewiesenen zuordnen, sodass jeder Chat an den Ansprechpartner geht, der für diesen Kontakt zuständig ist. Wenn du den Besitzer eines Kontakts in HubSpot änderst, weist respond.io dessen Chat entsprechend neu zu, sogar wenn ein KI‑Agent das Gespräch bearbeitet. HubSpot‑Lifecycle‑Phasen können ebenfalls in respond.io synchronisiert werden, und dein Team kann einige HubSpot‑Kontaktfelder bearbeiten, ohne den Chat zu verlassen.

Mit Salesforce, sehen und bearbeiten Agenten Salesforce-Kontaktfelder in respond.io, und neue Kontakte werden automatisch erstellt. Für andere CRMs oder um Lead‑Details anderswohin zu übertragen, kannst du respond.io über Zapier, Make oder n8n.

HubSpot ist in den Growth‑ und höheren Plänen verfügbar, und Salesforce in Advanced und Enterprise.

Die Zuständigkeit fließt von HubSpot zu respond.io: Ändere den Besitzer in HubSpot und der Chat folgt. Wenn du möchtest, dass es andersherum funktioniert, also Zuweisungen in respond.io den HubSpot‑Besitzer aktualisieren, kläre das mit unserem Team, bevor du es einrichtest.