WhatsApp Business Mehrere Benutzer: Der ultimative Leitfaden

Hier ist ein typisches Szenario: Dein Unternehmen wächst gut, also entscheidest du dich, mehr Agenten einzustellen und sie zu deinem WhatsApp-Konto hinzuzufügen. Plötzlich merkst du, dass es nicht so einfach ist und einige Fragen auftauchen. Wie füge ich mehr Nutzer zu WhatsApp hinzu? Was ist das Limit? Muss ich bezahlen, um mehr Nutzer hinzuzufügen? In diesem Leitfaden zu WhatsApp Business für mehrere Nutzer decken wir alles ab, was du wissen musst, um so viele WhatsApp-Nutzer hinzuzufügen, wie du für dein Unternehmen benötigst.

WhatsApp Business für mehrere Nutzer für Mikro- und Kleinunternehmen

Die WhatsApp Business App ermöglicht es, eine Geschäftsnummer auf bis zu fünf Geräten zu verwenden – einem Haupttelefon und vier verbundenen Geräten. Das ist ideal für kleine Unternehmen, die mehrere Teammitglieder benötigen, um Kundenanfragen von überall zu beantworten.

Der Einrichtungsprozess der App ist unkompliziert und Unternehmen können sie kostenlos nutzen. Außerdem enthält sie Geschäftstools wie Begrüßungsnachricht und Abwesenheitsnachrichten, WhatsApp-Katalog, WhatsApp Pay und Schnellantworten.

Für Unternehmen, die WhatsApp auf mehr als 5 Geräten nutzen müssen, ermöglicht Meta Verified, bis zu 10 Geräte zu verbinden und Chats bestimmten Agenten zuzuweisen. Diese Pläne sind jedoch nur in bestimmten Ländern verfügbar.

Trotz der Bequemlichkeit und Benutzerfreundlichkeit der WhatsApp Business App ist sie nicht immer die beste Wahl. Lass uns ansehen, warum.

Einschränkungen der WhatsApp Business App für mehrere Nutzer

Die Verwendung der WhatsApp Business App auf mehreren Geräten ist für kleine Unternehmen praktisch, aber dies ist nur eine vorübergehende Lösung oder umsetzbar, wenn dein Unternehmen anfängt. Wenn dein Unternehmen wächst, wirst du bald auf Probleme mit der Verwendung verbundener Geräte stoßen, wie:

• Kann nicht sicherstellen, dass alle Kunden beantwortet wurden

• Keine Möglichkeit, Chats zu organisieren, z.B. einen Chat als gelöst zu markieren

• Kann die Arbeitslast oder Leistung der Agenten nicht nachverfolgen

• Kann sich nicht mit einem CRM verbinden, da die WhatsApp Business-App keine CRM-Integration unterstützt

• Keine Benutzerzugriffssteuerung, und alle Daten können von jedem Agenten eingesehen werden

• Kann erweiterte Automatisierung nicht implementieren

Wenn die Größe deines Teams gleich bleibt, sind 5 bis 10 verbundene Geräte an einer WhatsApp-Nummer ausreichend. Wenn dein Geschäft wächst, benötigst du eine ausgefeiltere Plattform, um mehr Agenten, Kontakte und Nachrichten zu verwalten. Hier kommt die WhatsApp API ins Spiel.

WhatsApp Business API für KMUs, mittelgroße Unternehmen und Konzerne

WhatsApp API (auch bekannt als WhatsApp Business Plattform) ist für KMU und große Unternehmen konzipiert, die ihre Teams, Nachrichten und Kunden effektiver skalieren und verwalten möchten.

Hier ist das Beste: Die WhatsApp API unterstützt eine unbegrenzte Anzahl von Nutzern. Egal, wie groß dein Unternehmen ist oder wie schnell es wächst – die WhatsApp API wird dich nicht im Stich lassen. Dennoch gibt es einige grundlegende Dinge, die man über die WhatsApp API beachten sollte.

Wie funktioniert die WhatsApp API für mehrere Nutzer?

Während die WhatsApp API die ultimative Lösung für WhatsApp Business mehreren Nutzern ist, ist sie auch komplexer. Lass uns mit den Grundlagen beginnen.

• Es ist nicht kostenlos

• Es hat ein 24-Stunden-Kundendienstfenster

• Du musst WhatsApp API-Zugang von einem BSP erhalten

• Du benötigst einen Nachrichtenposteingang für die WhatsApp API, da sie keine Benutzeroberfläche hat

Ein WhatsApp BSP (Business Solution Provider) ist ein von Meta autorisiertes Unternehmen, das Unternehmen Zugang zur WhatsApp API bietet. BSPs wie respond.io helfen Unternehmen, WhatsApp erfolgreich in ihre Arbeitsabläufe zu integrieren und bieten oft zusätzliche Funktionen.

Die Anmeldung zur WhatsApp API bei respond.io ist schnell und einfach. Der gesamte Prozess dauert nur wenige Minuten – vom Verknüpfen deines Facebook Business-Kontos (jetzt als Meta Business Portfolio bekannt) bis hin zum Hinzufügen einer Telefonnummer.

Meta hat neue WhatsApp Setup-Anleitungen direkt in deinem Meta Business Portfolio bereitgestellt. Dieser neue Bereich bietet Schritt-für-Schritt-Anleitungen, um deine API-Einrichtung zu vereinfachen und die Nachrichteneignung zu verwalten. Jetzt kannst du Kampagnen schneller starten mit vorab genehmigten Vorlagen und sofort deinen Status für die Prüfung und Einsprüche deiner Vorlagen prüfen.

Da respond.io auch eine Kundenkommunikationsmanagement-Software ist, die mit einem Verkaufs-Posteingang kommt, kannst du sofort mit Kunden kommunizieren, nachdem du dein WhatsApp API-Konto erstellt hast. Das ist, als würde man zwei Fliegen mit einer Klappe schlagen!

Sobald du ein grundlegendes Verständnis der WhatsApp API hast, wirst du ihre vielen Vorteile erleben.

Vorteile der Nutzung der WhatsApp API für WhatsApp Business mehrere Nutzer

Die Einschränkungen der WhatsApp Business App gelten nicht für die WhatsApp Business API. Dies sind einige der wesentlichen Verbesserungen, die du nach dem Wechsel sehen wirst.

• Nie eine Kundenanfrage verpassen – Jede Nachricht kann automatisch mit Übersicht für das gesamte Team beantwortet werden.

• Organisiert bleiben mit Chat-Management – Kennzeichne Gespräche als gelöst, weise Chats zu und behalte den Überblick über laufende Interaktionen.

• Leistung der Agenten überwachen – Erhalte Einblicke in Arbeitsbelastung, Reaktionszeiten und Effizienz der Agenten.

• Nahtlose CRM-Integration – Synchronisiere WhatsApp mit deinem CRM, um Kundeninteraktionen und Verkäufe zu verfolgen.

• Benutzerzugang steuern – Beschränke den Datenzugriff basierend auf Rollen, um Kundeninformationen sicher zu halten.

• Erweiterte Automatisierung für Effizienz – Automatisiere Antworten, Qualifikationen von Leads und Kunden-Nachverfolgungen für schnelleren Service.

Es ist nicht erforderlich, sich zu registrieren, aber wachsende Unternehmen möchten sich möglicherweise als offizielles Konto mit WhatsApp grüner Haken verifizieren.

Trotz der vielen Vorteile der WhatsApp API zögern einige Unternehmen, den Wechsel von der WhatsApp Business App vorzunehmen. Sie sind mit dem vertraut, was sie wissen, und könnten zögern, in unbekanntes Terrain vorzudringen. Wenn sich das nach dir anhört, haben wir gute Nachrichten.

Muss ich mich zwischen der WhatsApp Business App und der API entscheiden?

Bis vor kurzem mussten Unternehmen sich entscheiden, ob sie die WhatsApp Business App oder die WhatsApp API nutzen. Jetzt, mit WhatsApp Koexistenz, kannst du beide unter derselben Nummer verwenden.

Das bedeutet, dass du deine bestehende WhatsApp Business-App-Nummer behalten und sie weiterhin mit der WhatsApp Business Plattform (Cloud API) über respond.io verbinden kannst – ohne den Zugriff auf deine App zu verlieren oder eine neue Nummer zu benötigen.

Warum WhatsApp Koexistenz wichtig für Teams ist

Koexistenz gibt deinem Team die Flexibilität zu:

• Erweiterte API-Funktionen wie mehrere Nutzer, Automatisierung, KI-Routing und CRM-Integrationen über respond.io zu nutzen.

• Die WhatsApp Business App für einfache 1:1-Gespräche oder Geschäftstools wie Kataloge und Schnellantworten weiter zu verwenden.

• Deine bestehende Nummer, den Chatverlauf der Kunden und den Zugriff auf die App aufrechtzuerhalten – selbst nach dem Anschluss an die API.

Dieses Setup ist perfekt für wachsende Teams, die die Power der WhatsApp API nutzen möchten, ohne auf den Komfort der App zu verzichten, die sie gewohnt sind.

⚠️ Hinweis: Einige Funktionen der WhatsApp Business App wie Anrufe, Gruppenchats, Broadcast-Listen und verschwundene Nachrichten funktionieren auf der API-Seite nicht. Außerdem wirst du, wenn du die Koexistenz aktivierst, vorübergehend das grüne Häkchen verlieren (du kannst es nach der Einrichtung erneut beantragen).

Als Nächstes besprechen wir die Einrichtung von WhatsApp mit mehreren Nutzern auf der WhatsApp Business App und der WhatsApp API.

So verwendest du die WhatsApp Business App mit mehreren Nutzern

Jedes Unternehmen kann die WhatsApp Business App mit mehreren Geräten oder Nutzern verwenden. Um ein Gerät zu verbinden, folge den untenstehenden Schritten.

1. Gehe zu deiner WhatsApp Business App.

2. Tippe auf das Mehr Optionen-Symbol mit drei vertikalen Punkten.

3. Klicke auf Verbundene Geräte.

4. Klicke auf GERÄT VERLINKEN.

5. Scanne den QR-Code.

Du kannst den QR-Code auf WhatsApp Business Web oder WhatsApp Business Desktop App auf deinen Begleitgeräten erhalten. Melde dich bei einem der beiden an, und ein QR-Code wird auf deinem Bildschirm angezeigt.

Die oben genannten Schritte funktionieren auf Android-Geräten. Für iPhone-Nutzer, gehe zu WhatsApp Einstellungen in Schritt 2 und folge den restlichen obigen Anweisungen. Nach dem Verknüpfen kann dein Team auf WhatsApp Business auf deinen zusätzlichen Geräten zugreifen, ohne dass das Telefon verbunden bleiben muss.

Jetzt zeigen wir dir, wie du WhatsApp Business für mehrere Nutzer in der WhatsApp API verwenden kannst.

So verwendest du die WhatsApp Business API mit mehreren Nutzern

Das Verwalten mehrerer Kundenunterhaltungen mit einem großen Team kann knifflig sein, aber das muss nicht sein. Besonders wenn du den richtigen Weg mit deinem WhatsApp-Nachrichten-Posteingang. startest. Während es viele auf dem Markt gibt, hier ist der Grund, warum du respond.io wählen solltest.

• Es ist einer der wenigen ausgezeichneten Meta-Partner

• Es ist top-bewertet auf G2, eine der beliebtesten Peer-to-Peer-Bewertungsplattformen, für die beste Rendite

• Ein transparentes, flexibles Preismodell, sodass du nur für die Benutzer zahlst, die du benötigst.

• Entwickelt, um Leads zu generieren und Konversionen über WhatsApp-Chats und -Anrufe zu maximieren.

Wenn du mehr über WhatsApp mehrere Benutzer mit respond.io erfahren möchtest, kannst du mit einer kostenlosen Testversion beginnen und dann auf den Plan upgraden, der am besten zu dir passt.

Schritt 1: Erhalte ein Konto für die WhatsApp Business API

Um einen zu beantragen, kannst du das Video ansehen oder die in diesem Abschnitt aufgeführten Schritte befolgen.

Die Einrichtung der WhatsApp Business API bei respond.io ist ein schneller und einfacher Prozess, wenn du diese Schritte befolgst.

1. Beginne damit, ein Konto auf der Plattform respond.io zu erstellen.

2. Navigiere zu Einstellungen > Kanäle. Klicke dann auf Kanal hinzufügen, wähle WhatsApp Business Plattform (API) aus und drücke Verbinden.

3. Klicke auf Loslegen, um die Berechtigungsüberprüfungen abzuschließen, und klicke dann auf Mit Facebook verbinden und melde dich bei deinem Facebook-Konto an. Stelle sicher, dass du die Berechtigungen erteilst, damit respond.io dein WhatsApp Business-Konto und die Abrechnung verwalten kann.

4. Wähle ein bestehendes Meta Business-Konto oder erstelle ein neues, und erstelle dann ein WhatsApp Business-Profil, indem du deine Unternehmensdaten eingibst.

5. Gib deine WhatsApp-Telefonnummer ein, wähle eine Verifizierungsmethode (SMS oder Anruf) und gib den 6-stelligen Verifizierungscode ein, den du zur Vollständigung der Einrichtung erhalten hast.

Schritt 2: Benutzer hinzufügen

Um WhatsApp Business mehrere Benutzer zu respond.io hinzuzufügen, folge diesen drei einfachen Schritten.

1. Navigiere zu Einstellungen > Workspace-Einstellungen > Benutzer.

2. Klicke Benutzer hinzufügen, um Agenten mit ihrer E-Mail-Adresse in den Workspace einzuladen.

Beim Hinzufügen von Benutzern kannst du ihnen eine geeignete Benutzerrolle geben. Dies ermöglicht es dir, das Zugriffslevel jedes eingeladenen Mitarbeiters auf der Plattform zu begrenzen. Du kannst zwischen drei Benutzerrollen wählen:

• Eigentümer: Eigentümer haben Zugang zu allen Modulen und können die Einstellungen des Workspaces verwalten.

• Manager: Manager haben wie Eigentümer Zugang zu allen Modulen. Allerdings haben sie eingeschränkten Zugriff auf die Einstellungen des Arbeitsbereichs.

• Agent: Agenten haben nur Zugang zum Nachrichtenmodul.

3. ErstelleTeams, um deine Agenten nach Akzeptierung deiner Einladung für eine bessere Übersicht zu gruppieren.

Für detaillierte Anleitungen dazu, wie man Teammitgliederprofile hinzufügt und bearbeitet, neue Benutzer einlädt, Teammitglieder und deren Rollen anzeigt, neue Teams erstellt und sie effektiv verwaltet, schau dir unseren umfassenden Artikel im Help Center an.

Schritt 3: Chats Teammitgliedern zuweisen

Um entweder ein Gespräch zuzuweisen oder zu entziehen, musst du nur die folgenden Schritte ausführen.

1. Zugriff auf die Zuweisung Dropdown in der oberen rechten Ecke des Posteingangsmoduls.

2. Nutze das Dropdown, um einen Agenten einem Kontakt zuzuweisen oder erneut zuzuweisen.

3. Suche nach einem Agenten nach Namen im Suchfeld oder wähle aus der Liste der verfügbaren Agenten mit ihren Avataren.

Schritt 4: Zusammenarbeit bei WhatsApp-Chats mit einem Team

Respond.io kann Teams helfen, effizient zusammenzuarbeiten, wenn sie WhatsApp Business-Konversationen bearbeiten.

1. Füge interne Notizen hinzu, um Kontext oder aktualisierte Informationen bereitzustellen, die nur für Teammitglieder sichtbar sind, um reibungslose Übergaben zwischen Agenten sicherzustellen.

2. NutzeTags, um Gespräche mit Beschriftungen wie "Dringend" oder "Nachverfolgung" zu organisieren, um sie zu kategorisieren und ihre schnellere Lösung zu priorisieren.

Das ist alles. Du bist bestens gerüstet! Nun lass uns anschauen, wie du mit der WhatsApp Business API für mehrere Benutzer verkaufen und vermarkten kannst.

Wie man mit WhatsApp Business und mehreren Benutzern vermarktet und verkauft

Deine Agenten wissen bereits, wie man verkauft – jetzt gib ihnen die Werkzeuge, um es schneller und intelligenter mit der WhatsApp API von respond.io zu tun.

Leads schneller qualifizieren

Leads organisch erfassen über WhatsApp-Eingangspunkte oder durch die Verwendung von Click-to-WhatsApp-Anzeigen. Dann, nutze Workflows, um Leads je nach Schicht, Fachwissen oder Team dem richtigen Agenten zuzuweisen. Muss es schneller gehen? Nutze einen KI-Agenten, um Leads automatisch zu qualifizieren, bevor du sie an menschliche Agenten übergibst.

Schnell und intelligent reagieren

Agenten können KI Assist verwenden, um sofortige Antworten zu generieren oder den Ton zu verfeinern, Grammatik zu korrigieren und Nachrichten mithilfe von KI-Vorlagen zu übersetzen. Supervisoren können alle Posteingänge überwachen, und Agenten können sogar Sprach- und Videoanrufe mit VoIP, WhatsApp Calling API und Messenger Call (Open Beta) auf respond.io initiieren, empfangen und weiterleiten.

Leads in großem Stil verfolgen und verwalten

Hör auf, die Plattform zu wechseln – integriere CRMs wie HubSpot oder Salesforce mit respond.io, um Kontaktdaten in Echtzeit zu synchronisieren. Nutze Lifecycle Stages, um die Reise jedes Kontakts zu verfolgen und die vielversprechendsten Leads zu priorisieren.

Erreiche große Zielgruppen mit WhatsApp-Broadcasts

Führe WhatsApp-Bulk-Kampagnen ohne die 256-Empfänger-Grenze der App durch. Sende oder plane reichhaltige Nachrichten an angemeldete Kontakte mit Schaltflächen, Medien und CTAs.

Hinweis: Stelle sicher, dass deine Broadcasts ansprechend sind, da Meta weniger Marketingnachrichten an Kontakte liefern wird, die nicht interagieren.

Jetzt, da du weißt, wie man bei respond.io vermarktet und verkauft, lass uns einige Vorteile dieser Plattform anschauen.

4 Vorteile von WhatsApp für mehrere Benutzer mit Respond.io

WhatsApp für mehrere Benutzer zu nutzen, ist nicht nur praktisch. Es ist eine Notwendigkeit, wenn du die Kommunikation deines Teams mit Kunden verbessern möchtest. Doch wenn es darum geht, die WhatsApp API mit respond.io zu nutzen, solltest du wissen, dass sie deiner Betriebsabläufe eine ganz neue Effizienz verleiht.

1. Vereinfachen Sie Ihren Nachrichten-Workflow

Respond.io bietet ein einheitliches Postfach, in dem dein ganzes Team alle WhatsApp-Chats sehen und verfolgen kann. Das hilft, Verwirrung darüber zu vermeiden, wer auf einen Kunden reagiert hat, und reduziert das Risiko verpasster Nachrichten, sodass dein Team immer auf dem gleichen Stand ist.

2. Weise Rollen zu, die zu deinem Team passen

Nicht jedes Teammitglied benötigt die Schlüssel zur Stadt. Du kannst spezifische Rollen wie Agent, Manager oder Besitzer für Teammitglieder festlegen und ihnen das passende Zugriffslevel gewähren, um sicherzustellen, dass jeder genau das hat, was er braucht, ohne unnötige Berechtigungen.

3. Kundenunterhaltungen personalisieren

Respond.io lässt sich nahtlos in dein CRM integrieren, sodass dein Team die Kundenhistorie und -vorlieben auf einen Blick sehen kann. Das bedeutet, dass deine Antworten nicht nur schnell sind. Sie können informiert und personalisiert sein, was dir hilft, bedeutungsvollere Konversationen zu führen.

4. Ein Tool, das skaliert

Es spielt keine Rolle, ob du heute eine kleine Marke oder morgen ein globales Unternehmen bist. Respond.io ist voll in der Lage, mit deinem Unternehmen zu wachsen. Wenn dein Geschäft wächst, kannst du ganz einfach Benutzer hinzufügen, mehr Workflows automatisieren, höhere Nachrichtenlasten bewältigen und mehr, ohne jemals deinen Schwung zu verlieren.

Jetzt lass uns anschauen, wie Unternehmen mit WhatsApp Business und mehreren Benutzern bei respond.io erfolgreich sind.

Wie Respond.io Unternehmen mit WhatsApp für mehrere Benutzer stärkt

Wir haben einige Kunden von respond.io interviewt, um herauszufinden, wie sie ihre Geschäfte mit der Multi-User-Funktionalität von WhatsApp auf die nächste Ebene heben. Unten haben wir einige Erfolgsgeschichten zusammengestellt, die dich inspirieren werden, deine Reise mit WhatsApp für mehrere Benutzer zu beginnen.

Wie Lamarsa Coffee die Reaktionszeit verbessert hat

Lamarsa Coffee, ein in Malaysia ansässiger Einzelhändler für Kaffeezubehör, bearbeitete die Kundenkommunikation über die WhatsApp Business-App.

Als das Unternehmen wuchs, stellte Lamarsa Coffee fest, dass es schwierig war, das hohe Volumen an Konversationen über WhatsApp zu bewältigen. Um das Problem mit mehreren Benutzern der WhatsApp Business App zu lösen, hat Lamarsa Coffee zur WhatsApp API migriert und sie mit respond.io verbunden, um einen besseren Zugriff für mehrere Benutzer zu erhalten.

Durch die verbesserte WhatsApp-Multi-User-Funktionalität und die erweiterten Workflows von respond.io hat Lamarsa Coffee die ersten Reaktionszeiten um beeindruckende 38 % verbessert!

Wie 800 Storage mit einem hohen Volumen an Konversationen umgeht

Das in Dubai ansässige Selfstorage-Unternehmen 800 Storage hatte einen begrenzten Multi-User-Zugriff auf die WhatsApp Business-App. Dies führte zu langsamen Reaktionszeiten, was wiederum das Unternehmenswachstum beeinträchtigte. Durch das Upgrade auf die WhatsApp API und die Integration mit respond.io ist 800 Storage jetzt bereit, ein hohes Volumen an Gesprächen über den WhatsApp-Multi-Team-Zugang zu bearbeiten.

Dank des Zugriffs auf mehrere Benutzer für WhatsApp hat sich die Leistung der Agenten erheblich verbessert, mit einer ersten Reaktionszeit von 30 % auf 1 Minute und 56 Sekunden!

Wie man mit WhatsApp Business für mehrere Benutzer anfängt

Wenn du ein kleineres Unternehmen bist, könnte die WhatsApp Business App für deine kurzfristigen Bedürfnisse ausreichend sein. Lade die App herunter, verlinke bis zu fünf Geräte und du kannst loslegen. Es ist kostenlos, einfach einzurichten und bietet sogar nützliche Funktionen, um dir den Einstieg zu erleichtern!

Wenn dein Unternehmen jedoch wächst (oder plant, zu wachsen), ist die WhatsApp API deine beste Wahl. Entwickelt für größere Teams, bietet es unbegrenzte Benutzer, leistungsstarke Automatisierungen und integriert sich nahtlos in deine vorhandenen CRMs. Alles, was du tun musst, ist, dich über eine Plattform wie respond.io anzumelden. Die Einrichtung ist schnell, und du wirst die Nachrichten im Handumdrehen verwalten.

Bist du bereit, WhatsApp Business mit mehreren Benutzern zu verwenden? Teste die WhatsApp Business API von respond.io kostenlos!

Weiterführende Informationen

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