VoIP-CRM-Integration: Ein Leitfaden für vollständige Konversationen

Vollständige Offenlegung: Wir bekommen es.„VoIP-CRM-Integration“ klingt fremd. Aber es löst ein schmerzlich reales Problem. Kunden möchten heute nicht nur gesehen werden. Sie wollen gehört werden. Tatsächlich ergab eine LivePerson-Studie aus dem Jahr 2022, dass 87 % der Verbraucher Marken bevorzugen, die Sprache und Messaging zu einem einzigen Erlebnis verbinden.

Wenn Kunden zum Telefon greifen, beginnen sie nicht immer ein neues Gespräch. Meistens führen sie eine davon fort. Vielleicht haben sie eine Frage über WhatsApp gestellt, anschließend eine E-Mail geschickt und rufen jetzt frustriert an, weil sie kurz davor sind, zu gehen. Ohne die vollständige Hintergrundgeschichte müssen Ihre Agenten den Rückstand aufholen. Und jedes „Entschuldigung, können Sie das wiederholen?“ nagt am Vertrauen.

Mit der richtigen VoIP-CRM-Integration werden Sprachanrufe zu mehr als nur Hintergrundgeräuschen. Sie haben Gewicht. Geschichte. Kontext. Und wenn Sie sie über eine Plattform wie respond.io betreiben, stehen sie nicht einfach neben Ihren anderen Kanälen. Sie informieren. Sie lösen Workflows aus. Und sie lassen Ihre Agenten so aussehen, als wären sie immer einen Schritt voraus.

Was ist VoIP-CRM-Integration?

Eine VoIP-CRM-Integration bedeutet, dass Ihre Anrufe nicht im luftleeren Raum stattfinden. Wenn jemand Ihr Unternehmen anruft, wird dieser Sprachanruf direkt neben seinen vorherigen Nachrichten, E-Mails und dem Chatverlauf angezeigt. Ihre Agenten müssen nicht zwischen Registerkarten wechseln, Notizen kopieren und einfügen oder raten, wovon der Kunde spricht. Alles ist direkt da, im Kontext, einsatzbereit.

Laut HubSpot greifen 69 % der Kunden immer noch lieber zum Telefon, wenn sie dringend Unterstützung benötigen. Und eine Studie von Forrester aus dem Jahr 2025 ergab, dass 86 % der Entscheidungsträger Sprache als den wichtigsten Outbound-Kanal zur Erfüllung der Kundenbedürfnisse und zur Steigerung des Umsatzes ansehen.

5 Vorteile der VoIP-CRM-Integration

Sprachanrufe sind leistungsstark. Aber ohne Kontext schwindet diese Macht schnell. Wenn Anrufe von Ihrem CRM getrennt werden, entgehen den Agenten wichtige Details wie vorherige Chats, Kaufhistorie und offene Tickets. Die Integration von VoIP in Ihr CRM spart nicht nur Zeit. Es verwandelt jeden Anruf in eine Chance, bessere Verbindungen herzustellen, intelligenter zu verkaufen und Probleme schneller zu lösen.

So'sieht das aus.

Zentralisierte Kundendaten über Anrufe, Chat und E-Mail

Ein Kunde nimmt über Ihre Website Kontakt auf. Dann schickt er dir eine Nachricht über WhatsApp. Dann bittet er um einen Anruf. Das sind drei verschiedene Kanäle, aber es ist immer noch eine Person, ein Problem, ein Gespräch. Ohne Integration existieren diese Berührungspunkte in Silos und Ihr Team ist gezwungen, sich damit zu befassen, Tools zu wechseln und Fragen zu stellen, die Ihr Kunde bereits beantwortet hat.

Durch die VoIP-CRM-Integration wird jeder Anruf mit demselben Profil wie der Chatverlauf verknüpft. Eine Zeitleiste. Eine Ansicht. Eine Version der Wahrheit. Ihre Agenten kommen herein und wissen genau, mit wem sie sprechen und warum.

Lösen Sie komplexe Probleme schneller mit dem vollständigen Gesprächsverlauf

Einfache Probleme können im Chat gelöst werden. Der Rest? Nicht ganz. Wenn jemand den Hörer abnimmt, liegt das normalerweise daran, dass das Problem dringend, emotional oder kompliziert ist. VoIP bietet Ihrem Team etwas, was Text nicht kann. Tonverschiebungen, ein scharfer Atemzug, eine Pause und das Zögern in der Stimme einer Person. Diese Hinweise helfen den Agenten, die Situation im Raum zu erfassen und die Dinge anzusprechen, bevor sie außer Kontrolle geraten.

Da sie den Gesprächsverlauf zur Hand haben, verschwenden sie keine Zeit mit der Wiederholung von Fragen oder der Suche nach dem Kontext. Sie beginnen das Gespräch mit dem Wissen, was versucht wurde, was nicht funktioniert hat und was der Kunde als Nächstes hören muss. So wird aus schlechter Laune eine Lösung und aus einer Beschwerde eine Antwort.

Bauen Sie Vertrauen durch echten menschlichen Kontakt auf

Kunden erinnern sich nicht immer daran, was Sie gesagt haben. Sie erinnern sich, welche Gefühle Sie ihnen vermittelt haben. Und durch nichts fühlt man sich abgewiesener, als durch Chatbots geschleust zu werden, obwohl man eigentlich nur eine echte Antwort von einem echten Menschen möchte.

Sprachanrufe vermitteln dieses Gefühl der Präsenz. Wenn Kunden eine menschliche Stimme hören, insbesondere in wichtigen oder sensiblen Momenten, gibt ihnen das die Gewissheit, dass sich jemand um ihren Fall kümmert und daran arbeitet.

Höhere Agentenproduktivität und geringere Werkzeugermüdung

Das Wechseln von Registerkarten klingt nicht nach einer großen Sache… , bis Ihr Team es 300 Mal am Tag tut. Je unzusammenhängender Ihre Tools sind, desto mehr Zeit wird mit Logistik statt mit der tatsächlichen Problemlösung verschwendet.

Durch die VoIP-CRM-Integration bleibt alles an einem Ort: Anrufsteuerung, Notizen, Kontaktinformationen, Nachrichtenverlauf. Die Agenten müssen nicht mehr zwischen Systemen hin- und herspringen, sondern können den Kunden ihre volle Aufmerksamkeit widmen. Es geht nicht nur darum, schneller zu arbeiten. Es geht darum, effizient zu arbeiten und die Werkzeugermüdung zu minimieren.

Erreichen Sie Leads, die Messaging-Apps verlassen

Kein Lead möchte ewig chatten. Manche lesen Ihre Nachricht und springen ab. Andere hören mitten im Gespräch auf zu antworten. Das heißt aber nicht, dass die Gelegenheit vertan ist.

Mit in Ihr CRM integriertem VoIP kann Ihr Team Kunden direkt nach einem Chat anrufen und hat dabei alle Informationen im Blick. Jede Nachricht, E-Mail und jeder Anruf wird nachverfolgt, sodass die Nachverfolgung reibungslos und natürlich erfolgt. „Voice bietet uns einen direkten Draht zu Kunden, wenn es auf Geschwindigkeit und Klarheit ankommt – insbesondere, wenn Chat allein nicht ausreicht“, sagt Suhana, Technical Product Manager bei respond.io.

So integrieren Sie VoIP-Anrufe auf 3 Arten in CRM

Die Verwaltung von Sprachanrufen sollte keinen Flickenteppich aus Apps und Tab-Wechsel erfordern. Auf respond.io fügt sich die Sprache ganz natürlich in Ihren Posteingang ein, genau wie jeder andere Kanal, den Ihr Team bereits nutzt, von TikTok bis WhatsApp.

Respond.io funktioniert wie ein CRM, das für Gespräche entwickelt wurde. Es vereint Kontaktverwaltung, Messaging, Automatisierung, Sprachanrufe und mehr, sodass Sie alles von einem Ort aus in Echtzeit erledigen können. Und selbst wenn Sie bereits Tools wie HubSpot oder Salesforce verwenden, können Sie diese problemlos mit respond.io und zahlreichen anderen nativen Integrationen verbinden.

Abhängig davon, wie Sie mit Ihren Kunden in Kontakt treten, gibt es drei Möglichkeiten, VoIP-Anrufe in Ihren Arbeitsablauf zu integrieren.

Option 1: WhatsApp Business Calling API

Mit der WhatsApp Business Calling API können Unternehmen Sprachanrufe über WhatsApp tätigen und empfangen. Es unterstützt sowohl eingehende als auch ausgehende Anrufe und hilft Unternehmen, schneller eine Verbindung herzustellen, ohne dass herkömmliche Telefonsysteme erforderlich sind. Eingehende Anrufe sind für Unternehmen kostenlos, während ausgehende Anrufe gemäß den Datenschutzbestimmungen von WhatsApp die vorherige Zustimmung des Kunden erfordern.

Respond.io gehört zu den ersten Plattformen mit Zugriff auf die WhatsApp Business Calling API. Nach der Aktivierung wird die Schaltfläche „Anrufen“ in jeder WhatsApp-Konversation im Posteingang angezeigt, sodass Agenten genehmigte ausgehende Anrufe tätigen oder eingehende Anrufe von Kunden entgegennehmen können.

So richten Sie es ein:

Um die WhatsApp Business Calling API auf respond.io zu verwenden, müssen Sie diese Schritte befolgen.

1. Stellen Sie sicher, dass Ihre WhatsApp Business API bereits mit respond.io verbunden ist. Sie benötigen dies, um mit den nächsten Schritten fortzufahren.

2. Gehen Sie zu den Arbeitsbereichseinstellungen > Kanäle, wählen Sie Ihren WhatsApp-Kanal aus und klicken Sie auf Verwalten.

3. Klicken Sie in der Seitenleiste auf „WhatsApp-Anrufe“ und schalten Sie die Funktion EIN.

4. Entscheiden Sie, ob Kontakte Sie anrufen dürfen, indem Sie den Schalter aktivieren oder deaktivieren.

   

5. Um einen geschäftlich initiierten Anruf zu tätigen, öffnen Sie die Konversation mit dem Kontakt und klicken Sie im Nachrichteneditor auf das Telefonsymbol.

   

6. Klicken Sie auf „Anrufberechtigung anfordern“. Dadurch wird eine Zustimmungsaufforderung an den Kontakt gesendet. Sobald der Kontakt zustimmt, können Sie sofort oder jederzeit innerhalb von 7 Tagen anrufen. Sie erhalten in den ersten 24 Stunden bis zu 5 Anrufversuche und danach 1 pro Tag.

   

7. Um den Kontakt anzurufen, klicken Sie auf das Telefonsymbol in der Konversationsaktionsleiste.

   

8. Klicken Sie dann einfach auf „Anrufen“.

   

Wenn eingehende Anrufe aktiviert sind, können Kunden Sie direkt über Deep Links, Chat-Schaltflächen oder QR-Codes erreichen. Wenn ein Anruf verpasst wird, wird dieser als Kontaktereignis protokolliert, sodass Ihr Team später nachfassen kann.

Option 2: VoIP-Anrufe

Mit VoIP-Anrufen können Sie sowohl Mobil- als auch Festnetzanrufe direkt von respond.io aus tätigen und empfangen. Es handelt sich um eine vollständige VoIP-Lösung für Teams, die mehr als nur Anrufe über Messaging-Apps benötigen, sondern umfassende weltweite Anrufe zu Mobil- und Festnetzanschlüssen direkt von ihrem Arbeitsplatz aus.

Nach der Verknüpfung werden Ihre Geschäftsnummern als Sprachkanäle auf respond.io angezeigt. Agenten können Anrufe direkt vom Posteingang aus tätigen und empfangen, wobei alle Anrufaktivitäten im selben Thread wie Nachrichten protokolliert werden. „Dies ist das erste Mal, dass respond.io-Benutzer innerhalb der Plattform herkömmliche Telefonanrufe tätigen und empfangen können, nicht nur WhatsApp- oder Messenger-Anrufe“, bemerkt Suhana.

So richten Sie es ein:

1. Gehen Sie in respond.io zu „Arbeitsbereichseinstellungen > Kanäle“ und klicken Sie auf „Kanal hinzufügen“. Wählen Sie Telnyx VoIP. Beachte, dass der Connect-Button deaktiviert wird, wenn du dich in einem Test-Workspace befindest — VoIP ist nur für kostenpflichtige Tarife verfügbar.

   

2. Klicken Sie auf „Kanal hinzufügen“, wählen Sie „Telnyx VoIP“, drücken Sie „Verbinden“ und geben Sie Ihre geschäftliche E-Mail-Adresse ein.

   

3. Ein Telnyx-Unterkonto wird automatisch für Sie erstellt. Suchen Sie in Ihren E-Mails nach einer E-Mail von Telnyx zum Zurücksetzen des Passworts.

4. Melden Sie sich beitelnyx.com an und schließen Sie die Identitätsprüfung ab, bevor Sie eine Zahlungsmethode hinzufügen.

   

5. Kaufen oder portieren Sie eine Telefonnummer von Ihrem Telnyx-Dashboard.

6. (Optional) Um ausgehende internationale Anrufe zu ermöglichen, beantragen Sie eine Verifizierung der Stufe 2.
   

   Wichtig: Eingehende Anrufe funktionieren weltweit sofort, ausgehende Anrufe sind jedoch auf die USA und Kanada beschränkt, sofern Sie nicht die Identitätsprüfung der Stufe 2 abschließen.

7. Gehen Sie zu „Voice > Outbound Voice Profiles“ und fügen Sie die Länder, die Sie anrufen möchten, einer Whitelist hinzu.

8. Wählen Sie in respond.io Ihre Telnyx-Nummer aus, um die Verbindung herzustellen.

9. Weisen Sie den Kontakt einem Agenten zu und testen Sie ihn, indem Sie im Posteingang einen Anruf tätigen oder empfangen.

   

Option 3: Messenger Business Calling

Messenger Business Calling ermöglicht Ihnen, Kunden mit Messenger direkt von respond.io aus anzurufen. Sie benötigen keine Telefonnummern oder zusätzlichen Apps. Es handelt sich um eine einfache Sprachoption, die in die Messenger-Threads integriert ist, die Ihr Team bereits bearbeitet, wobei alle Anrufaktivitäten im selben Thread verfolgt werden.

Hinweis: Messenger Business Calling befindet sich derzeit in der offenen Beta und ist nur für ausgewählte respond.io-Benutzer verfügbar.

Kunden können Sie direkt aus Messenger anrufen und der Anruf erscheint in Ihrem respond.io-Posteingang. Um Kunden anzurufen, bitten Sie während eines aktiven Chats einfach um Erlaubnis. Nach der Genehmigung haben Sie 7 Tage Zeit, den Anruf zu tätigen. Alles geschieht innerhalb des Threads, genau dort, wo Ihre Agenten bereits arbeiten.

So richten Sie es ein:

1. Verbinden Sie Ihren Facebook-Kanal mit respond.io. Wenn es bereits verbunden ist, drücke auf 'Wieder verbinden', um die Berechtigungen zu aktualisieren.

2. Schalten Sie auf der Kanalkonfigurationsseite Messenger Business Calling ein.

3. Öffnen Sie die Meta Business Suite-App auf Ihrem Telefon.

4. Gehen Sie zu Extras > Einstellungen > Anrufe, aktivieren Sie die Option Anrufe und legen Sie Ihre geschäftlichen Anrufzeiten fest.

   

5. Stellen Sie sicher, dass Ihre Facebook-Seite für Messenger-Anrufe zugelassen ist. Wenn nicht, fordern Sie Zugriff über respond.io an.

   

6. Öffnen Sie eine Messenger-Konversation, klicken Sie auf das Telefonsymbol und wählen Sie „Anrufberechtigung anfordern“. Beachten Sie, dass Sie pro Thread und Tag bis zu zwei Berechtigungsanfragen erhalten.

   

7. Um den Anruf zu starten, klicken Sie in der Konversationsaktionsleiste auf die Schaltfläche „Anrufen“.

8. Wenn Sie all dies eingerichtet haben und ein Kontakt Sie anruft, wird die Benachrichtigung jetzt in Ihrem Posteingang und auf der Registerkarte „Eingehende Anrufe“ angezeigt. Sie können annehmen, ablehnen oder später nachfragen.

   

Warum Respond.io Ihre beste Option für die VoIP-CRM-Integration ist

Das Hinzufügen von Sprachanrufen zu Ihrem Nachrichtenmix ist ein fantastischer erster Schritt, aber warum sollten Sie dabei aufhören? Mit respond.io an Ihrer Seite können Sie noch viel mehr tun, wie:

• Ein gemeinsamer Posteingang, der alle Konversationen an einem Ort speichert und so die Zusammenarbeit zwischen Teams vereinfacht.

• Omnichannel-Messaging, das WhatsApp, TikTok, Messenger, Telegram, E-Mail und andere wichtige Kanäle auf einer Plattform vereint.

• Eine Lebenszyklusansicht, mit der Sie Leads und Kunden in jeder Phase verfolgen können – von der ersten Nachricht bis zur Konvertierung.

• Erweiterte Automatisierung mit einem benutzerfreundlichen No-Code-Builder, der mehr als nur grundlegende Workflows verarbeitet.

• Detaillierte Berichte und Analysen, die Reaktionszeiten, Kundeninteraktionen, Teamleistung und mehr aufschlüsseln.

Mit respond.io sind Sie in der Lage, Anrufe mit Kontext, Klarheit und Vertrauen zu bearbeiten, genau wie den Rest Ihrer Nachrichten. Warum erleben Sie es nicht heute selbst?