Volete sapere come utilizzare WhatsApp business con più utenti? Oppure WhatsApp business può essere usato su più dispositivi o telefoni? Questa guida di prima mano risponde a tutte le vostre domande sull'utilizzo di WhatsApp Business con più utenti. Include come configurare WhatsApp Business per più utenti e come utilizzarlo per il marketing, le vendite e l'assistenza.
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WhatsApp Business Utenti multipli per aziende di dimensioni diverse
È possibile utilizzare WhatsApp Business con più utenti in due modi diversi. Tramite l'app WhatsApp Business o WhatsApp Business API, nota anche come piattaforma WhatsApp Business. Ogni piattaforma ha le sue capacità e le sue restrizioni, che la rendono adatta a imprese di dimensioni diverse.
WhatsApp Business App
Le caratteristiche e le funzionalità dell'app WhatsApp Business sono state progettate pensando alle piccole imprese. Il processo di configurazione è semplice e le aziende possono utilizzare l'app gratuitamente. Inoltre, include strumenti aziendali come i messaggi di saluto e di assenza, il Catalogo WhatsApp, WhatsApp Pay e le risposte rapide.
Soprattutto, l'app WhatsApp Business consente di utilizzare WhatsApp Business per più utenti su un massimo di cinque dispositivi, compresi quattro dispositivi collegati e un telefono alla volta per ogni numero. Ciò consente a un maggior numero di agenti di rispondere ai messaggi di lead e clienti da qualsiasi luogo.
Nel 2022 WhatsApp ha rilasciato un piano a pagamento, WhatsApp Business Premium, che consente di collegare fino a 10 dispositivi e di assegnare le chat a specifici agenti. Tuttavia, questo piano è disponibile solo per gli utenti Android e in alcuni Paesi.
Se le dimensioni del vostro team rimangono invariate, è sufficiente avere da 5 a 10 dispositivi collegati a un numero WhatsApp. Quando la vostra attività cresce, avrete bisogno di una piattaforma più sofisticata per gestire più agenti, contatti e messaggi. È qui che entra in gioco WhatsApp API .
WhatsApp API
Per le aziende di grandi dimensioni con team di agenti, è importante gestire rapidamente volumi elevati di messaggi. Dovranno inoltre rispondere tempestivamente a tutti i contatti con strumenti come l'intelligenza artificiale e l'automazione avanzata e monitorare il carico di lavoro del team e le prestazioni dell'organizzazione.
Tuttavia, queste funzioni aggiuntive sono disponibili solo per gli account WhatsApp API quando sono collegati a un software di gestione delle conversazioni con i clienti come respond.io.
WhatsApp Business App o WhatsApp API?
Quindi, quale prodotto WhatsApp fa per voi? Il seguente diagramma di flusso vi aiuterà a determinare il prodotto WhatsApp Business più adatto sia per le micro-piccole imprese e le PMI che per le grandi aziende che intendono utilizzare WhatsApp con più utenti.
Esamineremo poi in dettaglio le caratteristiche di ciascun prodotto e i relativi pro e contro.
App WhatsApp Business: Per le micro e piccole imprese
Se siete proprietari di una micro-piccola impresa che sta valutando l'applicazione WhatsApp Business, continuate a leggere per scoprire come utilizzare WhatsApp Business con più agenti sull'applicazione.
Come usare l'app WhatsApp Business con più utenti
Qualsiasi azienda può utilizzare l'App WhatsApp Business con più dispositivi o utenti. Per collegare un dispositivo, seguire i passaggi indicati di seguito.
- Accedere all'applicazione WhatsApp Business .
- Toccare l'icona Altre opzioni con tre punti verticali.
- Fare clic su Dispositivi collegati.
- Fare clic su COLLEGA UN DISPOSITIVO.
- Scansionare il codice QR.
È possibile ottenere il codice QR su WhatsApp Business Web o sull'app WhatsApp Business Desktop sui propri dispositivi. Basta andare su https://web.whatsapp.com/ o aprire l'app desktop e un codice QR verrà visualizzato sullo schermo.
I passaggi sopra descritti funzionano sui dispositivi Android. Per gli utenti iPhone, andare alle Impostazioni di WhatsApp al punto 2 e seguire il resto delle istruzioni. Una volta effettuato il collegamento, il vostro team potrà accedere a WhatsApp Business sui dispositivi aggiuntivi senza la necessità di tenere il telefono collegato.
Limitazioni dell'app WhatsApp Business per più utenti
L'utilizzo dell'app WhatsApp Business con più dispositivi è comodo per le piccole imprese, ma si tratta di una soluzione temporanea o fattibile solo quando l'attività è agli inizi. Quando la vostra attività si espande, incontrerete presto problemi legati all'utilizzo di dispositivi collegati, come ad esempio:
- Non sapere chi ha inviato o risposto a un messaggio
- Più agenti possono lavorare con lo stesso cliente da dispositivi diversi, creando confusione per i clienti.
- Impossibilità di assegnare le chat agli agenti
- Non è possibile garantire che tutti i clienti abbiano ricevuto una risposta
- Non c'è modo di organizzare le chat, come ad esempio contrassegnare una chat come risolta
- Non è possibile monitorare il carico di lavoro o le prestazioni degli agenti
- Non è possibile connettersi a un CRM, in quanto l'app WhatsApp Business non supporta alcuna integrazione con il CRM.
- Nessun controllo sull'accesso degli utenti e tutti i dati possono essere consultati da ogni agente.
- Non è in grado di implementare l'automazione avanzata
Per questi motivi, l'utilizzo dell'app è solo una soluzione temporanea prima di passare a WhatsApp API.
WhatsApp API: Per le PMI e le grandi imprese
Le aziende più grandi con esigenze più sofisticate richiedono una piattaforma con funzioni più avanzate per risolvere il problema degli utenti multipli di WhatsApp Business. Per questo è necessario utilizzare WhatsApp API collegato a un software di messaggistica.
WhatsApp API è stato progettato per le PMI e le grandi aziende che vogliono scalare e gestire in modo più efficace i propri team, messaggi e clienti. Ecco alcune cose fondamentali da sapere su WhatsApp API:
- Ha uno sportello di assistenza clienti attivo 24 ore su 24
- Non è gratis
- È necessario ottenere un account WhatsApp API
Iscriversi a WhatsApp API con respond.io è facile e veloce. L'intero processo richiede solo pochi minuti: dal collegamento del vostro account Facebook Business (ora noto come Meta Business Portfolio) all'aggiunta di un numero di telefono. Poiché respond.io è anche un software di gestione delle conversazioni con i clienti, potete iniziare a messaggiare con i clienti subito dopo aver creato il vostro account WhatsApp API .
Anche se non è obbligatorio per iniziare, le aziende in crescita potrebbero voler ottenere la verifica come account ufficiale con la spunta verde di WhatsApp.
Parliamo poi dell'impostazione di WhatsApp API con più utenti su respond.io.
Come usare WhatsApp Business API con più utenti in 4 passi
Gestire le conversazioni con più clienti con un team numeroso può essere complicato, ma non deve esserlo per forza. Dall'impostazione di WhatsApp Business API con respond.io alla creazione di chatbot, ecco tutto quello che c'è da sapere.
Passo 1: Accesso a WhatsApp Business API con Respond.io
Configurare WhatsApp Business API con respond.io è una procedura semplice e veloce.
1. Iniziate creando un account sulla piattaforma respond.io .
2. Andare su Impostazioni > Canali. Quindi, fare clic su Aggiungi canale, selezionare WhatsApp Business Platform (API) e premere Connetti.
3. Cliccate su Get Started per completare i controlli di idoneità, quindi cliccate su Connect With Facebook e accedete al vostro account Facebook. Assicuratevi di concedere a respond.io le autorizzazioni per la gestione dell'account WhatsApp Business e della fatturazione.
4. Selezionate un account Meta Business esistente o createne uno nuovo, quindi create un profilo WhatsApp Business inserendo i dati della vostra azienda.
5. Inserite il vostro numero di telefono WhatsApp, selezionate un metodo di verifica (SMS o chiamata) e inserite il codice di verifica a 6 cifre ricevuto per completare la configurazione.
Passo 2: Aggiunta di utenti
Per aggiungere utenti a respond.io, seguite questi tre semplici passaggi.
1. Accedere a Impostazioni > Impostazioni dell'area di lavoro > Utenti.
2. Fare clic su Aggiungi utente per invitare gli agenti all'area di lavoro utilizzando il loro indirizzo e-mail.
Quando si aggiungono gli utenti, è possibile assegnare loro un ruolo appropriato. Ciò consente di limitare il livello di accesso di ciascun collaboratore invitato alla piattaforma. È possibile scegliere tra tre ruoli utente:
- Proprietario: i proprietari hanno accesso a tutti i moduli e possono gestire le impostazioni dell'area di lavoro.
- Manager: Come i proprietari, i manager hanno accesso a tutti i moduli. Tuttavia, hanno un accesso limitato alle Impostazioni dell'area di lavoro.
- Agente: Gli agenti hanno accesso solo al modulo Messaggi.
3. Creare dei team per raggruppare gli agenti per una migliore visibilità dopo che hanno accettato l'invito.
Per una guida dettagliata su come aggiungere e modificare i profili dei membri del team, invitare nuovi utenti, visualizzare i membri del team e i loro ruoli, creare nuovi team e gestirli in modo efficace, esplorate il nostro articolo completo del Centro assistenza.
Fase 3: Assegnare le conversazioni a se stessi o ai membri del team
Per assegnare o disassegnare una conversazione, è sufficiente procedere come segue.
1. Accedere al menu a tendina Assegnazione nell'angolo in alto a destra del modulo Posta in arrivo.
2. Utilizzare il menu a tendina per assegnare o riassegnare un agente a un contatto.
3. Cercare un agente per nome nella casella di ricerca o selezionare dall'elenco degli agenti disponibili con i relativi avatar.
Fase 4: Collaborare alle conversazioni aziendali di WhatsApp con un team
Respond.io può aiutare i team a collaborare in modo efficiente quando gestiscono le conversazioni di WhatsApp Business.
1. Aggiungere note interne per fornire un contesto o aggiornamenti visibili solo ai membri del team, assicurando un passaggio di consegne senza problemi tra gli agenti.
2. Usate i tag per organizzare le conversazioni con etichette come "Urgente" o "Seguito" per classificarle e dare loro priorità per una risoluzione più rapida.
Questo è tutto. È tutto pronto! Ora vediamo come automatizzare la chat di WhatsApp Business per più utenti.
Automatizzare le chat aziendali di WhatsApp per più utenti
E se voi e il vostro team non siete disponibili per chattare con i vostri clienti? Non preoccupatevi, queste sono le cose che potete fare per automatizzare la chat mentre il vostro team è fuori casa.
Automatizzare la chat con l'agente AI
L'utilizzo dell'agente AI su respond.io consente alle aziende di gestire con facilità le domande di routine, liberando gli agenti in carne e ossa per concentrarsi su attività più complesse. Ecco come configurarlo.
1. Aggiungere la fase Agente AI a un flusso di lavoro nel punto in cui si desidera che un agente AI gestisca una conversazione.
2. Selezionare un obiettivo per l'agente AI: rispondere alle domande o raccogliere informazioni.
3. Immettere le informazioni che si desidera raccogliere o selezionare una fonte di conoscenza per dotare l'agente AI di ciò che deve sapere.
4. Testare l'agente AI per verificare che riconosca le richieste e risponda correttamente.
Per saperne di più su Respond AI , consultate il nostro Centro assistenza! In alternativa, per un'alternativa più semplice, si può prendere in considerazione l'utilizzo di Flussi di lavoro senza IA.
Impostare le risposte automatiche quando non ci sono utenti disponibili
L'invio di messaggi automatici di benvenuto e di allontanamento quando i vostri agenti in carne e ossa non sono disponibili assicura ai clienti risposte immediate e una comunicazione chiara in ogni momento.
1. Andare su Impostazioni > Flussi di lavoro nella dashboard di respond.io .
2. Fare clic su + Aggiungi flusso di lavoro e selezionare il modello "Messaggio di benvenuto" o "Messaggio di allontanamento".
3. Personalizzate il contenuto del messaggio per adattarlo al tono del vostro marchio e fornire informazioni pertinenti.
4. Usare il passo "Data e ora" per definire l'orario in cui deve scattare il messaggio di allontanamento.
5. Salvare e attivare il flusso di lavoro per abilitare le risposte automatiche.
4 vantaggi dell'utilizzo di WhatsApp Utenti multipli con WhatsApp API e Respond.io
Far funzionare WhatsApp per più utenti non è solo pratico. È una necessità se volete migliorare la comunicazione del vostro team con i clienti. Ma quando si tratta di usare WhatsApp API con respond.io, sappiate che introduce un nuovo livello di efficienza nelle vostre operazioni.
#1 Semplificare il flusso di lavoro della messaggistica
Respond.io offre una casella di posta unificata in cui tutto il team può visualizzare e tenere traccia di tutte le chat di WhatsApp. In questo modo si evita la confusione su chi ha risposto a un cliente e si riduce il rischio di perdere messaggi, mantenendo il team sempre sulla stessa pagina.
#2 Assegnate i ruoli più adatti al vostro team
Non tutti i membri del team hanno bisogno delle chiavi della città. È possibile designare ruoli specifici, come Agente, Manager o Proprietario, per i membri del team, fornendo loro il livello di accesso appropriato e assicurando che ognuno abbia esattamente ciò di cui ha bisogno senza autorizzazioni inutili.
#3 Personalizzare le conversazioni con i clienti
Respond.io si integra perfettamente con il vostro CRM, in modo che il vostro team possa vedere la cronologia e le preferenze dei clienti in un colpo d'occhio. Ciò significa che le risposte non sono solo rapide. Possono essere informate e personalizzate, aiutandovi ad avviare conversazioni più significative.
#4 Uno strumento che scala
Non importa se oggi siete un piccolo marchio o domani una potenza globale: Respond.io è in grado di crescere insieme alla vostra azienda. Man mano che scalate, potete facilmente aggiungere utenti, automatizzare più flussi di lavoro, gestire carichi di messaggi più elevati e molto altro ancora, senza mai perdere il vostro slancio.
Casi d'uso supportati per WhatsApp API su Respond.io
Successivamente, mostreremo come è possibile utilizzare WhatsApp Business con più utenti su respond.io per diversi casi d'uso, tra cui vendite, servizio clienti, marketing WhatsApp con annunci click-to-chat, re-marketing con WhatsApp Broadcast.
Vendite e assistenza clienti potenziate dall'intelligenza artificiale
Con il costruttore di automazione dei flussi di lavoro di respond.ioè possibile utilizzare WhatsApp API per le vendite e l'assistenza con più agenti. È possibile impostare facilmente le risposte automatiche di WhatsApp, compreso l'invio del catalogo WhatsApp e dei messaggi di saluto per fare una prima impressione forte sui nuovi clienti.
Inoltre, è possibile inviare messaggi di allontanamento quando nessun agente è online o quando i clienti inviano messaggi alla vostra azienda al di fuori dell'orario di lavoro.
Per un'alternativa più avanzata, ogni volta che c'è un messaggio in entrata, è possibile utilizzare AI Agent, un chatbot dotato di intelligenza artificiale, che funge da risponditore iniziale per gestire le richieste di routine o indirizzare i clienti al team giusto in base al profilo del cliente, allo scopo della conversazione e al ciclo di vita del cliente.
Una volta impostati i flussi di lavoro per i messaggi in entrata, è possibile dare priorità ai clienti più importanti e assicurarsi che non vengano lasciati senza attenzione, assegnandoli all'agente più pertinente o disponibile del team. Questo è particolarmente efficace per un caso d'uso di vendita, in quanto meno clienti verranno abbandonati, portando a tassi di conversione più elevati.
Generare contatti e aumentare le vendite
Gestite annunci WhatsApp click-to-chat e avete difficoltà a qualificare i lead e a gestire un grande volume di messaggi in entrata? Con respond.io, potete raccogliere informazioni sui lead e qualificarli più rapidamente ponendo loro una domanda. Inoltre, potete aumentare la conversione dei contatti rispondendo prontamente con Respond AI Agent.
Sebbene si disponga di una finestra di messaggistica di 72 ore invece che di 24 ore quando gli utenti ricevono messaggi dagli annunci di WhatsApp, è comunque essenziale avere un piano per riavviare le conversazioni dopo la chiusura della finestra.
Un modo per riconnettersi in massa con i contatti è quello di utilizzare i modelli di messaggio per i messaggi massivi di WhatsApp. Questo vi permette di inviare messaggi pre-approvati ai vostri contatti anche dopo la scadenza delle 72 ore.
Trasmettere promozioni istantaneamente o programmarle in anticipo
Le trasmissioni WhatsApp funzionano benissimo per le campagne di retargeting. Basta selezionare i contatti che hanno scelto di ricevere le vostre comunicazioni, creare un contenuto per il messaggio con allegati multimediali e aggiungere una chiamata all'azione o un pulsante di risposta rapida. Una volta terminato, basta inviare o programmare un messaggio WhatsApp in anticipo. programmare una trasmissione in anticipo.
Quando i contatti inizieranno a rispondere, riceverete un volume elevato di messaggi. Ma ricordate che ora potete gestire i messaggi in modo più efficace e avere team di agenti che rispondono contemporaneamente su dispositivi diversi.
Rispondete in modo intelligente e veloce con Respond AI
Grazie a Respond AI Prompts, potete tradurre facilmente i vostri messaggi in oltre 90 lingue, assicurando una comunicazione efficace oltre i confini nazionali. Con un solo clic, rende la vostra comunicazione più precisa, regolando il tono dei messaggi e correggendo gli errori di ortografia e grammatica.
È inoltre possibile utilizzare AI Assist per generare automaticamente le risposte ai messaggi dei clienti in arrivo. L'intelligenza artificiale elabora le risposte in base alle fonti di conoscenza fornite dall'utente, garantendo che ogni risposta sia pertinente e adeguata al contesto.
Aumenta la produttività e la collaborazione del tuo team con una casella di posta WhatsApp condivisa
Abbiamo risolto il problema degli utenti multipli di WhatsApp Business, ma le aziende hanno ancora bisogno di capire meglio i loro clienti e di assicurarsi che tutti i membri del loro team siano efficienti.
Respond.ioIl modulo Rapporti consente di monitorare in tempo reale le prestazioni e il carico di lavoro degli agenti. Saprete esattamente quante conversazioni sta gestendo un agente e se è efficiente nel chiudere le conversazioni in base al suo tempo di risoluzione. È anche possibile vedere come si comportano gli agenti rispetto agli altri.
Inoltre, respond.io dispone di strumenti appositamente progettati per facilitare la collaborazione tra gli agenti. Funzioni pratiche come l'aggiunta di commenti e il tag di un altro collega in una conversazione consentono agli agenti di collaborare, rispondere e risolvere le conversazioni più rapidamente. I commenti sono essenzialmente delle note interne in cui è possibile documentare un problema o una situazione a cui voi e il vostro team potrete fare riferimento in caso di necessità.
Inoltre, la nostra funzione Contact Merge ti permette di avere una visione a 360 gradi dei tuoi clienti con la nostra casella di posta omnichannel. Questo aiuta i tuoi agenti a rispondere ai clienti in modo più efficiente quando tutte le informazioni di contatto sono prontamente disponibili da un dashboard centralizzato.
Infine, ma non meno importante, rimanete in contatto con i vostri clienti anche quando siete in viaggio con l'app mobilerespond.io . Non dovrete più perdere una conversazione. Riceverete invece una notifica ogni volta che riceverete un nuovo messaggio o quando qualcuno vi assegnerà un nuovo contatto.
Ora che sapete cosa offre respond.io , vediamo alcuni esempi reali di come le aziende utilizzano WhatsApp business su più dispositivi con respond.io.
Casi di studio reali: Come Respond.io dà potere alle aziende con utenti multipli di WhatsApp
Respond.io ha permesso alle aziende di gestire in modo efficace elevati volumi di conversazioni, ampliando l'accesso multiutente a WhatsApp. Grazie alla sua esperienza nell'aiutare le aziende a crescere in tutto il mondo, Meta ha valutato l'azienda per la sua competenza e l'ha riconosciuta come Business Partner di Meta .
Abbiamo intervistato alcuni clienti di respond.io per scoprire come hanno portato le loro aziende a un livello superiore con la funzionalità multiutente di WhatsApp. Di seguito, abbiamo raccolto alcune storie di successo che vi ispireranno a iniziare il vostro viaggio su WhatsApp per utenti multipli.
Come Lamarsa Coffee migliora i tempi di risposta
Lamarsa Coffee, un rivenditore di attrezzature per il caffè con sede in Malesia, stava gestendo le comunicazioni con i clienti tramite l'applicazione WhatsApp Business. Tuttavia, l'applicazione WhatsApp Business è limitata a un telefono e ad altri quattro dispositivi, il che significa che solo pochi agenti possono rispondere alle conversazioni contemporaneamente.
Con l'espansione dell'attività, Lamarsa Coffee ha trovato difficile gestire l'elevato volume di conversazioni su WhatsApp. Per risolvere il problema degli utenti multipli di WhatsApp Business, Lamarse Coffee ha migrato a WhatsApp API e lo ha collegato a respond.io per un maggiore accesso multiutente.
Grazie alla funzionalità multiutente di WhatsApp e ai flussi di lavoro avanzati di respond.io, Lamarsa Coffee è riuscita a migliorare i tempi di prima risposta di ben il 38%!
Come 800 Storage gestisce un alto volume di conversazioni
La società di self-storage con sede a Dubai, 800 Storageha limitato l'accesso multiutente all' applicazione WhatsApp Business. Questo comporta tempi di risposta lenti, che a loro volta incidono sulla crescita del business. Con l'aggiornamento a WhatsApp API e l'integrazione con respond.io, 800 Storage è ora in grado di gestire un elevato volume di conversazioni grazie all'accesso multiutente di WhatsApp.
Grazie all'accesso multiutente per WhatsApp, le prestazioni degli agenti sono migliorate in modo significativo, con tempi di risposta ridotti del 30% a 1 minuto e 56 secondi!
Siete arrivati alla fine! Siete pronti a utilizzare WhatsApp business con più utenti? Provate gratuitamente respond.io e il suo WhatsApp Business API !
Come iniziare con WhatsApp Business per più utenti
L'utilizzo di WhatsApp Business per più utenti è più semplice di quanto si possa pensare. Se siete una piccola azienda, l'app WhatsApp Business potrebbe essere sufficiente per le vostre esigenze nel breve periodo. Scaricate l'app, collegate fino a cinque dispositivi e siete pronti a partire. È gratuita, semplice da configurare e offre anche funzioni utili per iniziare!
Tuttavia, se la vostra azienda sta crescendo (o ha intenzione di farlo), WhatsApp API è la scelta migliore. Progettato per i team più grandi, offre utenti illimitati, una potente automazione e si integra perfettamente con i CRM esistenti. Tutto quello che dovete fare è iscrivervi attraverso una piattaforma come respond.io. La configurazione è rapida e potrete gestire i messaggi in un batter d'occhio.
Domande frequenti
WhatsApp Business per più utenti è gratuito?
L'app WhatsApp Business consente l'utilizzo gratuito su un massimo di cinque dispositivi. Se si desidera utilizzare WhatsApp su un massimo di 10 dispositivi, si può optare per un abbonamento WhatsApp Premium.
Per le aziende che hanno bisogno di più di dieci utenti, la soluzione è WhatsApp API . Tuttavia, questo comporta la tariffazione basata sulle conversazioni di WhatsApp e l'utilizzo di un software di messaggistica, che comporta costi aggiuntivi.
Posso usare WhatsApp Business su 2 telefoni?
L'app WhatsApp Business supporta fino a cinque dispositivi, compresi quattro dispositivi collegati e un telefono per account, ma non su due telefoni contemporaneamente.
Come utilizzare WhatsApp Business su più dispositivi?
- Aprite l'app WhatsApp Business sul vostro telefono principale.
- Toccare il menu Altre opzioni (tre punti verticali) nell'angolo in alto a destra.
- Selezionare Dispositivi collegati.
- Scegliere Collega un dispositivo.
- Scansionare il codice QR visualizzato sullo schermo del dispositivo che si desidera collegare.
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Ulteriori letture
Se vi è piaciuta questa guida pratica a WhatsApp Business Utenti multipli e desiderate saperne di più su WhatsApp Business, date un'occhiata ai nostri articoli su:
- La guida definitiva a WhatsApp Business API
- Tutto quello che c'è da sapere su WhatsApp Cloud API
- WhatsApp API Prezzi: La guida definitiva ai prezzi di WhatsApp Business API
