Integrazione CRM WhatsApp in 3 passaggi: La tua guida definitiva.

Hai bisogno di un CRM che si connetta con WhatsApp? Oppure vuoi aggiungere WhatsApp al tuo CRM esistente? Abbiamo testato diverse soluzioni CRM WhatsApp per aiutarti a prendere la migliore decisione possibile.

Questa guida spiega cos'è un CRM WhatsApp, perché la tua azienda ne ha bisogno e come integrare WhatsApp con un CRM in tre semplici passaggi. Analizzeremo inoltre le caratteristiche principali, le considerazioni più importanti, le best practice e metteremo in evidenza alcuni esempi concreti.

Cosa è un CRM WhatsApp?

WhatsApp CRM è l'integrazione tra WhatsApp API, nota anche come WhatsApp Business Platform, e un CRM. Le aziende generalmente lo utilizzano per uno dei due scopi principali:

• Per integrare WhatsApp con un CRM esistente.

• Per integrare WhatsApp con un software di messaggistica che supporti pienamente le funzionalità dell'API di WhatsApp e consenta l'integrazione CRM.

Qualunque sia l'approccio adottato, la gestione dei contatti WhatsApp è essenziale per le aziende che si affidano a WhatsApp per comunicare con potenziali clienti e clienti.

Perché la tua azienda ha bisogno di un CRM WhatsApp

Con miliardi di persone che usano WhatsApp, è dove i tuoi clienti si trovano già. Un CRM WhatsApp ti aiuta a gestire queste conversazioni in modo più efficiente mantenendo tutto ciò che è organizzato, automatizzando le attività e razionalizzando le comunicazioni.

Ecco come può migliorare le tue operazioni:

• Riconquista i lead freddi con messaggi WhatsApp in blocco, inclusi cataloghi di prodotti, per promozioni mirate.

• Automatizza la qualificazione dei lead con IA: poni domande di qualificazione e dai priorità ai lead di alta qualità con facilità.

• Instrada e assegna istantaneamente le conversazioni utilizzando flussi di lavoro automatizzati per mettere in contatto i clienti con l'agente giusto al momento giusto.

• Convert lead faster with AI-assisted reply, WhatsApp calls and automation for seamless interactions.

Ma per ottenere questi e altri vantaggi,'dovrai scegliere l'integrazione CRM di WhatsApp più adatta alle tue esigenze aziendali, come respond.io.

Quale tipo di integrazione CRM di WhatsApp è più adatta a te?

Ora che abbiamo capito cosa puoi guadagnare, la domanda successiva è: come dovresti integrare WhatsApp con il tuo CRM?

Esistono due approcci principali:

1. Integrazione dell'API di WhatsApp con un CRM esistente.

Le aziende che integrano WhatsApp nel proprio CRM desiderano inviare e ricevere messaggi all'interno del loro sistema esistente. Sebbene alcuni CRM, come Salesforce, HubSpot e Zendesk, offrano un'integrazione nativa con WhatsApp, spesso non dispongono di funzionalità di messaggistica essenziali, poiché erano stati originariamente progettati per la posta elettronica.

Ad esempio, le integrazioni HubSpot e Salesforce limitano le capacità di automazione, rendendo più difficile qualificare i lead e gestire le conversazioni in modo efficiente. Allo stesso modo, l’integrazione nativa di Zendesk WhatsApp non supporta le anteprime video o la riproduzione di note vocali all’interno della casella di posta—gli agenti devono scaricare i file per visualizzarli, perturbando i flussi di lavoro.

Inoltre, nessuna di queste integrazioni supporta nativamente le chiamate WhatsApp, costringendo gli agenti a cambiare piattaforma.

Oltre a ciò, limitano anche l'utilizzo dell'API di WhatsApp a un singolo CRM, impedendo alle aziende di condividere i dati di WhatsApp tra le piattaforme o di utilizzarli insieme ad altri strumenti. Fortunatamente, la maggior parte dei CRM supporta integrazioni di terze parti, consentendo alle aziende di connettersi a software che supportano pienamente WhatsApp, sbloccando funzionalità avanzate di messaggistica, automazione e omnicanalità.

	API WhatsApp + CRM esistente	API WhatsApp + Software di messaggistica
Integrazione nativa di WhatsApp	Disponibile ma limitato (Salesforce, HubSpot, Zendesk)	Progettato appositamente per la messaggistica WhatsApp
Funzionalità di messaggistica	Nessuna chiamata WhatsApp, anteprima video o riproduzione di note vocali	Supporta completamente le funzionalità di WhatsApp
Automazione	Automazione limitata	Automazione avanzata
Gestione File Multimediale	I file multimediali devono essere scaricati separatamente	Riproduzione multimediale nella posta in arrivo
Flessibilità CRM	Limitato a un singolo CRM	Integra con più CRM
Messaggistica Omnichannel	Limitato	Supporta Messenger, Instagram, TikTok, Telegram e altro ancora

2. WhatsApp API Integration With a Messaging Software

A differenza dei CRM tradizionali, le piattaforme di gestione delle conversazioni con i clienti sono progettate appositamente per la messaggistica istantanea e offrono il pieno supporto alle funzionalità di WhatsApp. Sebbene Salesforce, HubSpot e Zendesk forniscano integrazioni native con WhatsApp, non dispongono di funzionalità di messaggistica essenziali, come le chiamate WhatsApp e l'automazione avanzata.

Piattaforme come respond.io possono funzionare come CRM WhatsApp, fornendo funzionalità essenziali simili a CRM, come gestione dei contatti, qualificazione dei lead e automazione, integrandosi anche con CRM esistenti come Pipedrive, ActiveCampaign e altro ancora. Ciò garantisce alle aziende di gestire le conversazioni WhatsApp senza limitazioni API o restrizioni di messaggistica.

Oltre a WhatsApp, soluzioni come respond.io supportano la messaggistica omnicanale, consentendo alle aziende di coinvolgere i clienti su Messenger, Instagram, TikTok, Telegrame altro ancora, il tutto da una casella di posta omnicanale unificata.

Ora che abbiamo coperto i due approcci principali, esploriamo le caratteristiche chiave che rendono efficace un CRM WhatsApp o una piattaforma come respond.io.

6 funzionalità indispensabili in un CRM WhatsApp

Non tutte le soluzioni sono uguali. Che tu scelga un'integrazione con il tuo CRM o una piattaforma di messaggistica, assicurati che offra le seguenti funzionalità.

1. Accesso all'API di WhatsApp

Il CRM dovrebbe fornire un accesso senza interruzioni all'API WhatsApp in modo da poter connettere WhatsApp senza problemi. L'utilizzo di un provider ufficiale di soluzioni WhatsApp Business (BSP) garantisce una configurazione più veloce e sicura.

Per esempio, Salesforce e respond.io sono BSP ufficiali, fornendo direttamente accesso API WhatsApp per gli utenti. Al contrario, HubSpot fornisce l'integrazione nativa di WhatsApp, ma richiede agli utenti di collegare i propri account WhatsApp Business esistenti anziché agire come BSP.

2. Integrazione e gestione dei lead

La soluzione ideale dovrebbe integrarsi con piattaforme di e-commerce, strumenti aziendali e altri canali di messaggistica per centralizzare i dati dei clienti. Oltre a sincronizzare contatti e conversazioni, dovrebbe monitorare i progressi dei clienti e aiutare le aziende a gestire i lead in modo efficiente.

Per esempio, rispondi. o’s Lifecycle feature permette ai team di organizzare i contatti in diverse fasi del processo di vendita, rendere più facile la comunicazione su misura e convertire i cavi in clienti.

3. Supporto tramite chiamata WhatsApp

Per interazioni di alto valore, richieste complesse e supporto urgente, la comunicazione vocale è fondamentale. Respond.io supporta WhatsApp Business Calls in modo che i team possano gestire le chiamate direttamente dalla piattaforma, offrendo ai clienti un altro modo per connettersi senza cambiare app.

4. Comunicazione & Automazione

Un CRM per WhatsApp dovrebbe supportare le chiamate, l'automazione AI, messaggi multimediali e analisi. Funzionalità come le risposte automatiche e i messaggi programmati assicurano risposte rapide e un migliore coinvolgimento.

Se più agenti necessitano dell'accesso, il CRM dovrebbe supportare l'accesso multiutente per WhatsApp Business. Ciò consente ai team di sincronizzare i contatti, accedere alle conversazioni da dispositivi diversi e collaborare in modo efficiente.

5. Sicurezza dei dati e conformità.

WhatsApp è intrinsecamente sicuro grazie alla crittografia end-to-end . Tuttavia, poiché gestisce le conversazioni con i clienti, la soluzione scelta deve anche essere conforme alle normative sulla protezione dei dati e salvaguardare i dati dei clienti.

6. Analisi e monitoraggio delle prestazioni

Un CRM WhatsApp dovrebbe includere strumenti di reporting per monitorare le metriche importanti. Le aziende possono analizzare le fonti di acquisizione dei clienti, i tempi di risposta e i livelli di coinvolgimento per ottimizzare le strategie di messaggistica e migliorare le conversioni.

Poiché non tutte le soluzioni offrono queste funzionalità, le aziende dovrebbero cercarne una che le offra. Qui interviene respond.io, mettendo insieme tutto e fornendo un modo affidabile per integrare WhatsApp con il tuo CRM.

Come integrare WhatsApp API con il tuo CRM utilizzando Respond.io in 3 fasi

Passiamo alla parte divertente. L'integrazione di WhatsApp con il tuo CRM potrebbe sembrare tecnica, ma è possibile suddividerla in pochi semplici passaggi. Ecco una semplice tabella di marcia.

Passaggio 1: Crea un account API WhatsApp Business di Respond.io

Prima di tutto, avrai bisogno di accedere all'API di WhatsApp Business. Questo perché non è possibile integrare la normale app WhatsApp Business con un CRM.

Come ufficiale WhatsApp Business Solution Provider, respond.io consente alle aziende di impostare le loro API in modo rapido e sicuro. Scopri come creare un account API WhatsApp Business con respond.io.

Passaggio 2: Collega WhatsApp al tuo CRM

Con le capacità di integrazione integrate di respond.io, le aziende possono collegare WhatsApp al proprio CRM utilizzando diversi metodi:

• Integrazione Nativa: Integrare direttamente CRM come HubSpot e Salesforce con respond.io per sincronizzare contatti, messaggi e flussi di lavoro.

• Third Party Automation: Use Zapier or Make to connect respond.io with other CRM platforms.

• Integrazione API personalizzata: Crea una nuova Workflow e aggiungi il passaggio HTTP Request per integrare qualsiasi CRM con respond.io.

Passaggio 3: impostare le informazioni da sincronizzare

Una volta effettuata la connessione, assicurati che la sincronizzazione dei dati tra WhatsApp e il tuo CRM funzioni correttamente. Respond.io consente alle aziende di sincronizzare i contatti, la cronologia delle conversazioni e le fasi del ciclo di vita automatizzando le assegnazioni dei lead, il routing delle chat e i follow-up.

In questo modo le conversazioni WhatsApp vengono gestite in modo efficiente senza dover passare da una piattaforma all'altra.

Le migliori pratiche per ottenere il massimo dal tuo CRM WhatsApp

L'impostazione dell'integrazione è solo l'inizio. Per sfruttare al meglio il tuo CRM WhatsApp, dovresti sempre tenere a mente queste buone pratiche.

1. Raccogli e-mail e numeri di telefono

Per la maggior parte dei CRM, ogni lead o cliente deve avere un identificatore unico, come il loro indirizzo email o numero di telefono. Fortunatamente, quando un lead ti contatta su WhatsApp, ottieni automaticamente il loro numero di telefono.

Se ti serve anche un indirizzo email, imposta un'automazione per richiederlo. Quindi, sincronizza questi dettagli importanti nella tua lista contatti respond.io e il tuo CRM.

2. Unisci Contatti per Evitare Duplicati

Spesso un potenziale cliente potrebbe contattarti tramite un canale diverso da WhatsApp, ad esempio Messenger o e-mail, e questo potrebbe essere un problema che dovresti individuare rapidamente.

Per esempio, rispondi. o riconosce automaticamente i duplicati se ottieni contatti con lo stesso indirizzo email o numero di telefono e ti verrà chiesto di unire . Quando ti integri con un CRM, puoi riflettere anche questi aggiornamenti nel tuo CRM.

3. Segmenta i Clienti per le Trasmissioni WhatsApp

Inviare informazioni dal tuo CRM a WhatsApp ti aiuta a identificare pubblici target per messaggi WhatsApp in massa.

I CRM sono spesso utilizzati per segmentare pubblici per le email, ma integrandoti con WhatsApp puoi ottenere dettagli di segmentazione preziosi per raggruppare i contatti per le trasmissioni.

Sfide e soluzioni nell'utilizzo di WhatsApp CRM

Nonostante i vantaggi di WhatsApp CRM e una solida conoscenza delle best practice, ci sono ancora delle insidie a cui fare attenzione. Dopotutto, sapere come funziona qualcosa non significa automaticamente saperla padroneggiare.

Ecco alcune sfide che potresti incontrare.

1. Privacy e Sicurezza dei Dati.

Integrare WhatsApp con un CRM implica lo spostamento dei dati dei clienti tra sistemi, il che può comportare rischi per la sicurezza.

Per questo motivo, scegliere una piattaforma che soddisfa rigorosi standard di sicurezza è la chiave. Le aziende dovrebbero anche ridurre al minimo l'errore umano abilitando 2FA o SSO e utilizzando funzionalità come mascherare le email e i numeri di telefono per proteggere le informazioni dei clienti.

2. Tenere il passo con le policy e le funzionalità di WhatsApp

WhatsApp aggiorna frequentemente le sue politiche, prezzi e funzionalità, che possono influenzare il modo in cui si utilizza la piattaforma. La mancata osservanza degli aggiornamenti potrebbe comportare restrizioni impreviste o interruzioni nella comunicazione.

Dovresti controllare regolarmente gli annunci ufficiali di WhatsApp per evitare problemi di conformità o interruzioni del servizio, o lavorare con un fornitore di soluzioni WhatsApp affidabile come rispondere. o per rimanere in linea con le ultime esigenze.

3. Messaggio Template Limitations e processo di approvazione

Le aziende che utilizzano l'API WhatsApp devono inviare messaggi in uscita utilizzando modelli pre-approvati. WhatsApp ha linee guida rigide su cosa può essere incluso e spesso rifiuta modelli troppo promozionali o poco chiari.

Inoltre, il processo di approvazione può richiedere tempo, ritardando le campagne. Per evitare interruzioni, è opportuno creare modelli chiari e conformi alle policy e inviarli in anticipo.

4. Restrizioni di marketing e trasmissione

Alcune aziende vogliono integrare WhatsApp con un CRM in modo da poter importare tutti i contatti del CRM in WhatsApp e inviare loro messaggi promozionali.

Tuttavia, facendo questo è probabile che si verifichi un divieto su WhatsApp poiché WhatsApp vieta messaggi non richiesti. Ti consigliamo di attirare più contatti su WhatsApp utilizzando link WhatsApp, codici QR e annunci clicca per chattare, e di assicurarti che aderiscano.

5. Dipendenza dal Canale

Affidarsi esclusivamente a WhatsApp per comunicare con i clienti è rischioso. Se WhatsApp non funziona o una parte della tua clientela non lo utilizza, la tua attività potrebbe ritrovarsi bloccata.

Una strategia multicanale garantisce alle aziende la possibilità di interagire con i clienti su diverse piattaforme. Utilizzando un CRM o un software di messaggistica con funzionalità multicanale le aziende possono gestire le conversazioni da WhatsApp, Messenger, e-mail e altro ancora in un unico posto.

Integrare WhatsApp con il tuo CRM: Perché Respond.io è la scelta migliore

Rispondi. o è una piattaforma di gestione delle conversazioni dei clienti basata su AI e un fornitore ufficiale di soluzioni di business WhatsApp e Meta Business Partner che collega WhatsApp con più CRM. Semplifica la sincronizzazione delle conversazioni, l'automazione dei flussi di lavoro e la gestione delle interazioni con i clienti da un unico posto. Grazie alla solida affidabilità della piattaforma e al supporto clienti dedicato, le aziende possono garantire operazioni fluide e messaggistica ininterrotta.

Esaminiamo come le aziende utilizzano reagire. o for marketing, sales, customer service, team collaboration e performance tracking per capire perché è la soluzione migliore.

Marketing: acquisizione e coinvolgimento dei lead

Le aziende possono attrarre lead su WhatsApp utilizzando codici QR su materiali fisici, link di chat nei contenuti digitali o widget di chat sui siti web. Per una generazione proattiva di lead, gli annunci click-to-WhatsApp su Facebook e Instagram aiutano le aziende a raggiungere un pubblico mirato e a indirizzarlo verso la conversione.

Una volta che un potenziale cliente si mette in contatto, respond.io raccoglie e sincronizza automaticamente i dettagli del contatto nel CRM, consentendo alle aziende di segmentare i clienti, inviare messaggi e personalizzare i follow-up con strumenti come cataloghi WhatsApp, messaggi interattivi e notifiche push.

Vendite: automazione delle attività di qualificazione dei lead e di vendita

Respond.io si integra in modo nativo con CRM come HubSpot e Salesforce, consentendo ai team di vendita di qualificare i lead, monitorare le conversazioni e concludere affari, il tutto da un'unica piattaforma. Con l'automazione alimentata da AI, le aziende possono filtrare i lead a bassa priorità automatizzando le domande qualificanti e il punteggio del lead.

Una volta verificato un lead, respond.io può indirizzare le conversazioni all'agente di vendita giusto in base alla priorità, alle dimensioni dell'accordo o alla regione. Risposte assistite dall'intelligenza artificiale, messaggi multimediali avanzati e supporto alle chiamate WhatsApp consentono un coinvolgimento e conversioni più rapidi.

Retention: Migliorare la qualità e l'efficienza del supporto clienti

Le aziende possono automatizzare le FAQ e guidare i clienti attraverso le opzioni self-service utilizzando domande a risposta multipla. Per le richieste più complesse, la piattaforma può automaticamente indirizzare i clienti al team giusto.

AI Assist fornisce agli agenti un rapido accesso alle knowledge base, migliorando i tempi di risposta e la precisione. Se necessario, gli agenti possono facilmente passare alle conversazioni vocali utilizzando l'API di chiamata WhatsApp Business , consentendo una comunicazione diretta all'interno della stessa piattaforma. Le aziende possono anche inviare sondaggi CSAT dopo la conversazione per misurare la soddisfazione del cliente.

Collaborazione di squadra: migliorare la comunicazione interna

Respond.io facilita la collaborazione per i membri del team in una casella di posta condivisa. Tramite commenti interni, gli agenti possono fornire informazioni di base su un contatto per ulteriori follow-up.

Gli agenti possono anche taggare i loro compagni di squadra per discutere sul modo migliore per aiutare un cliente o segnalare casi complessi ogni volta che è necessario. La cosa migliore è che gli agenti possono collaborare facilmente, chattare con i clienti e gestire le loro attività ovunque grazie all'app mobile respond.io.

Monitoraggio delle prestazioni: ottenere informazioni per il miglioramento

I manager possono monitorare metriche in tempo reale usando il dashboard analitico di respond.io per misurare le prestazioni degli agenti, il coinvolgimento dei clienti e i tempi di risposta.

Le conversazioni di alto valore possono essere filtrate e riviste utilizzando una casella di posta personalizzata per ottimizzare le interazioni con i clienti e migliorare la qualità complessiva del servizio.

WhatsApp CRM: punti chiave

Il modo migliore per connettere WhatsApp con un CRM è utilizzare WhatsApp API con una prima piattaforma come risponde. o che si integra con il tuo CRM esistente. Ciò consente alle aziende di gestire in modo efficace le conversazioni WhatsApp, mantenendo organizzati i dati dei clienti.

Le aziende nei settori F&B, ospitalità, assistenza sanitaria, istruzione, immobiliare e vendita al dettaglio hanno ottenuto risultati concreti con questo approccio. Dai un'occhiata alle storie dei nostri clienti per scoprire come le aziende stanno migliorando i tempi di risposta, automatizzando i flussi di lavoro e gestendo più conversazioni senza sforzi extra.

Adesso è il momento di mettere in pratica tutto questo. Iscriviti alla risposta WhatsApp Business API e inizia a gestire le conversazioni WhatsApp in modo più efficace oggi!

Domande frequenti (FAQ)

Ho bisogno dell'API WhatsApp Business per usare il CRM di WhatsApp?

Sì, per utilizzarlo è necessario un account WhatsApp Business API, poiché abilita le funzionalità necessarie per inviare e ricevere messaggi quando si è connessi a un sistema CRM.

L'API WhatsApp Business è gratuita?

No, non lo è. Ecco i costi che puoi aspettarti: Un numero di telefono, una casella di posta per ricevere e inviare messaggi e tariffe basate sulle conversazioni di WhatsApp .

Qual è il miglior CRM con integrazione WhatsApp?

Questo dipende dall'obiettivo dell'integrazione del CRM di WhatsApp. Se vuoi una soluzione che ti permetta di utilizzare WhatsApp con il tuo CRM esistente o integrare WhatsApp con un software di messaggistica che possa fungere da CRM di WhatsApp, allora prova respond.io.

WhatsApp CRM vs sistemi CRM tradizionali: qual è la differenza?

Sia WhatsApp CRM che i sistemi CRM tradizionali ti consentono di gestire le informazioni di contatto, tenere traccia dell'attività dei clienti e comunicare con loro. Tuttavia, i sistemi CRM tradizionali sono progettati per le email, non per la messaggistica istantanea.

WhatsApp Business è la stessa cosa di WhatsApp API?

No, WhatsApp Business è un'app autonoma che consente alle piccole imprese di gestire le interazioni con i clienti con un'automazione limitata e un accesso tramite un singolo dispositivo. L'API di WhatsApp è pensata per le grandi aziende che necessitano di automazione, integrazione CRM e supporto multiutente.

Quanto è sicuro WhatsApp CRM?

Le soluzioni CRM di WhatsApp utilizzano la crittografia end-to-end, ma la sicurezza dipende dal fornitore. Assicurati che il tuo CRM rispetti rigorosi standard di sicurezza, come la crittografia dei dati, il controllo degli accessi basato sui ruoli e la conformità al GDPR, per proteggere i dati dei clienti.

Ulteriori letture.

Hai bisogno di un articolo più approfondito per iniziare il tuo viaggio di marketing, vendite e supporto con respond.io? Ecco alcuni blog che potrebbero esserti utili.

• Marketing su WhatsApp: Una guida per una campagna di successo.

• Come usare WhatsApp per le vendite.

• Servizio clienti su WhatsApp: Utilizzare WhatsApp per il supporto.