WhatsApp-Schnellantwort: So sendest du WhatsApp-Schnellantwortnachrichten

Wenn du häufig gestellte Fragen nicht mit einer WhatsApp-Schnellantwort beantwortest, verpasst du eine der praktischsten Funktionen der WhatsApp Business App. Seit der Veröffentlichung haben Millionen von Unternehmen WhatsApp-Schnellantwortnachrichten verwendet, um ihren Kunden zu antworten. Egal, ob du ein kleines oder großes Unternehmen leitest, Schnellantwortnachrichten für WhatsApp Business können dir viel Zeit sparen. Lies weiter, um mehr über WhatsApp-Schnellantworten zu erfahren und wie du sie in deine Abläufe integrieren kannst.

Was ist WhatsApp Quick Reply

WhatsApp Schnellantworten sind eine Funktion, mit der Unternehmen schnell auf häufige Kundenanfragen reagieren können, indem sie vorgefertigte Nachrichten senden. Kundenserviceteams verwenden Schnellantworten, um Anfragen zu Produkt- oder Servicedetails, Rückerstattungsrichtlinien und mehr zu beantworten.

Vorteile von WhatsApp Quick Reply

Das wiederholte Eintippen derselben Antworten ist Zeitverschwendung, während das Kopieren und Einfügen mühsam sein kann, da mehrere Fenster oder Referenzen geöffnet sein müssen. Auf Mobilgeräten ist das noch problematischer.

Schnellantworten erleichtern das gleichzeitige Sprechen mit mehreren Kunden und ermöglichen deinen Agenten, ihre Zeit effizienter zu nutzen. Die Nachrichten sorgen außerdem für konsistente Informationen und eine einheitliche Markenstimme, da sie vorab von einem Vorgesetzten genehmigt werden können.

Willst du WhatsApp-Schnellantworten für dein Unternehmen einrichten? Gehen wir die folgenden Schritte durch.

WhatsApp-Schnellantwortnachrichten in der WhatsApp Business App vs respond.io

Du kannst Schnellantworten in der offiziellen WhatsApp Business App einrichten oder die WhatsApp API verwenden. Kleinere Unternehmen nutzen wahrscheinlich die WhatsApp Business App, während größere Unternehmen mit Agententeams die  WhatsApp API mit einer Inbox eines Drittanbieters wie respond.io verwenden.

Obwohl Schnellantworten denselben Zweck erfüllen und sowohl in der App als auch in der API ähnlich funktionieren, unterstützt jedes WhatsApp-Produkt unterschiedliche Funktionen.

Die WhatsApp Business App kann bis zu 50 Schnellantworten speichern und unterstützt die Verwendung von Bildern in Schnellantwortnachrichten. Es gibt jedoch keine Möglichkeit, Schnellantworten nach Kategorien zu sortieren, was das gleichzeitige Bearbeiten oder Löschen einer Gruppe erschwert.

Andererseits kann die mit respond.io verbundene WhatsApp-API bis zu 5.000 Schnellantworten speichern und unterstützt dynamische Variablen für zusätzliche Personalisierung.

Da respond.io eine Omnichannel-Software zur Kundengesprächsverwaltung ist, kannst du diese Schnellantworten auch in anderen Kanälen wie Messenger wiederverwenden und nach benutzerdefinierten Kategorien sortieren.

Im nächsten Abschnitt zeigen wir dir, wie Schnellantworten in der WhatsApp Business App eingerichtet werden. Dann zeigen wir dir, wie du dies für die WhatsApp API auf respond.io machst.

Schnellantworten in der WhatsApp Business App

Das Einrichten von Schnellantworten in der WhatsApp Business App ist unkompliziert; du brauchst nur ein Geschäftskonto in der App, und schon kann es losgehen. Du kannst Schnellantworten nur in der WhatsApp Business App hinzufügen oder bearbeiten, nicht in WhatsApp Business Web.

Die folgenden Schritte zeigen dir, wie du Schnellantworten in der WhatsApp Business App erstellst.

WhatsApp Business App: Schnellantwort einrichten

Um eine WhatsApp-Schnellantwort einzurichten, starte die WhatsApp Business App auf deinem Mobilgerät.

1. Tippe in der WhatsApp Business App auf ⠇ > Business-Tools > Schnellantworten.

2. Tippe auf Hinzufügen ⨁.

3. Tippe auf Nachricht, um deine Nachricht zu erstellen.

4. Tippe auf Shortcut, um die Tastenkombination für deine Schnellantwort festzulegen.

4. Tippe auf SPEICHERN.

Du kannst auch zuvor gespeicherte Schnellantworten bearbeiten; tippe einfach auf die Schnellantwort, die du bearbeiten möchtest, und der Bearbeitungsbildschirm erscheint. Denk daran, auf Speichern zu tippen, wenn du fertig bist.

Als Nächstes zeigen wir dir, wie du Schnellantworten aus der WhatsApp Business App sendest.

WhatsApp Business App: Schnellantwort senden

Um Schnellantwortnachrichten für WhatsApp Business zu senden, öffne eine beliebige Konversation in der WhatsApp Business App oder in WhatsApp Business Web.

1. TippeAnhängen (Büroklammersymbol) und wähle Schnellantwort aus. Alternativ kannst du / in das Textfeld eingeben.

2. Scrolle durch die Liste und wähle eine Schnellantwort aus. Du kannst auch den Shortcut der Schnellantwortnachricht (z. B. thanks1) eingeben, um danach zu suchen und ihn auszuwählen.

3. Bearbeite die Nachricht bei Bedarf und tippe auf Senden, wenn du fertig bist.

Im folgenden Abschnitt zeigen wir dir, wie du über die WhatsApp API auf respond.io Schnellantworten erstellst und versendest.

Snippets zur WhatsApp-API, verbunden mit respond.io

Um WhatsApp-Schnellantworten über respond.io zu senden, musst du deine WhatsApp API mit der Plattform verbinden. Beachte, dass Schnellantworten auf respond.io Snippets genannt werden.

WhatsApp-API mit respond.io verbunden: Snippets einrichten

Befolge diese Schritte auf der respond.io-Plattform.

1. KlickeEinstellungen (Zahnradsymbol) und anschließend auf Snippets.

2. KlickeSnippet hinzufügen und gib den Namen des Snippets sowie deine Nachricht ein. Du kannst deine Nachricht persönlicher gestalten, indem du den Namen deines Kontakts mit dynamischen Variablen einfügst.

3. Gib ein Thema ein oder wähle eines aus der Liste. Dieser Schritt ist optional, aber nützlich, wenn du deine Snippets später verwalten möchtest. Wenn du fertig bist, klicke auf Erstellen.

Auf diesem Bildschirm kannst du zuvor gespeicherte Snippets bearbeiten oder löschen; klicke auf die Schaltfläche Aktionen (drei Punkte) neben dem entsprechenden Snippet und wähle Bearbeiten oder Löschen.

Abschließend erklären wir, wie du Snippets in deinen Konversationen sendest.

WhatsApp-API mit respond.io verbunden: Snippets senden

Snippets auf respond.io zu verwenden ist so einfach wie das Senden einer Schnellantwort in der WhatsApp Business App.

1. Öffne eine beliebige WhatsApp-Konversation und klicke unten auf dem Bildschirm auf das Snippet-Symbol (zerrissenes Papier). Alternativ kannst du / in das Textfeld eingeben, um die Snippet-Liste aufzurufen.

2. Scrolle durch die Liste und wähle ein Snippet aus, das du verwenden möchtest. Wenn du in Schritt 1 auf das Snippet-Symbol geklickt hast, kannst du auch auf Suchen klicken und den Namen eines Snippets oder ein Wort aus der Nachricht des Snippets eingeben, um es schnell zu finden.

Wenn du in Schritt 1 / eingegeben hast, kannst du sofort mit der Suche nach einem Snippet beginnen, indem du seinen Namen oder ein darin enthaltenes Wort eingibst.

3. Bearbeite die Nachricht bei Bedarf und tippe auf Senden, wenn du fertig bist.

Snippets funktionieren auf allen Kanälen, die du mit respond.io verbunden hast. Du musst den Einrichtungsvorgang nicht wiederholen.

Jetzt, wo du weißt, wie man Schnellantworten einrichtet und sendet, besteht der nächste Schritt darin, herauszufinden, wie die Nachrichten lauten sollten.

Beispiele für Schnellantworten

Es gibt keine festen Regeln für Schnellantwortnachrichten, aber du solltest allgemeine Nachrichten verfassen, die mit wenig oder keinen Änderungen an jeden gesendet werden können. Wenn du keine dynamischen Variablen zur Personalisierung verwendest, füge keine Details hinzu, die spezifisch für einzelne Empfänger sind.

Wenn du nicht weiterkommst und Ideen für deine Schnellantwortnachrichten brauchst, sieh dir die folgenden Beispiele zur Inspiration an! Du kannst die Nachrichten kopieren oder anpassen, damit sie für dein Unternehmen passen.

Beispiele für Schnellantworten: Begrüßungen und Verabschiedungen

Unternehmen verbringen viel Zeit damit, ihren Kunden Grüße und Verabschiedungen über WhatsApp zu senden, aber Schnellantworten machen das weniger zeitaufwändig. Das verschafft den Agenten wiederum mehr Zeit und Energie für echte Gespräche.

Diese Nachrichten können von Standardbegrüßungen bis zu Benachrichtigungen über verzögerte Antworten, Gesprächsabschlüssen und Bewertungsanfragen reichen. Hier einige Beispiele:

1. “👋  Hi! Danke, dass du dich an [Firmenname] gewandt hast. Ich bin [Agentname], wie kann ich dir helfen?“

2. „👋 Hallo! Danke, dass du dich an [Firmenname] gewandt hast. Leider sind wir gerade sehr beschäftigt. Bitte beachte, dass wir deine Nachricht erhalten haben und uns so schnell wie möglich bei dir melden werden!“

3. „👋 Danke für deine Nachricht, wir sind derzeit jedoch nicht erreichbar. Unsere Öffnungszeiten sind [Geschäftszeiten]. Wir melden uns so schnell wie möglich bei dir!“

4. „🙏 Danke, dass du dich an uns gewandt hast. Kann ich dir sonst noch helfen?“

5. „Vielen Dank, dass du [Firmenname] kontaktiert hast. Wenn du eine Minute Zeit hast, hinterlasse bitte eine Bewertung deiner Erfahrung mit uns – wir schätzen jedes Feedback und gehen es durch 🙂  [Link]”

Beispiele für Schnellantworten: FAQs

Die meisten Unternehmen haben eine Liste häufig gestellter Fragen. Schnellantworten eignen sich ideal zum Speichern der Antworten auf diese Fragen, da deine Agenten schnell darauf zugreifen und sie an Kunden senden können.

Du kannst vollständige Antworten auf die FAQs direkt in der Schnellantwort geben oder Kunden für weitere Details auf externe Quellen verweisen.

Beispiele für solche Nachrichten sind deine Geschäftszeiten und Adresse, Terminbestätigungen sowie Details zu deinen Produkten oder Dienstleistungen:

1. „📆  Wir sind von Montag bis Samstag (einschließlich Feiertagen) von 9:00 Uhr. bis 21:00 Uhr.“

2. „📍 Unser Hauptsitz befindet sich in [Adresse]“

3. „🗓️ Wir vereinbaren gerne einen Termin mit dir! Bitte antworte mit deinem bevorzugten Datum und deiner bevorzugten Uhrzeit oder wähle es aus unserem Kalender: [Link]“

4. „Respond.io unterstützt mehrere Kanäle wie WhatsApp, Telegram, Facebook Messenger und mehr. Die vollständige Liste der unterstützten Kanäle kannst du hier einsehen: [Link]“

5. „Deine Bestellung kann hier verfolgt werden: [link]. Wenn du Probleme mit der Lieferung hast, rufe bitte unsere 24-Stunden-Hotline unter [Nummer] an.“

Beispiele für Schnellantworten: Vertrieb und Support

Es ist wichtig, Antworten auf häufige Vertriebs- und Supportanfragen parat zu haben, da Abweichungen bei Informationen, wie z. B. bei Preisen, zu unzufriedenen Kunden führen können. Schnellantworten eignen sich dafür perfekt, da sie das Risiko von Fehlern beim Versenden wichtiger Details minimieren.

Beispiele für Schnellantworten in diesen Anwendungsfällen sind Nachrichten zu Preisen, Sonderangeboten und mehr.

1. „Wir bieten verschiedene Monatspläne, die mit deinem Unternehmen skalieren: Starter, Pro, Business und Enterprise. Weitere Informationen zu den Plänen findest du hier: [Link]“

2. „Hi, [Kontaktname], danke, dass du dich gemeldet hast. Bitte teile uns mit, womit du Probleme hast, und unser Agent wird sich bezüglich deiner Anfrage bei dir melden.“

3. „Nur für kurze Zeit: 20 % Rabatt im gesamten Shop. 🗣 Gib beim Bezahlvorgang den Rabattcode DISCOUNT20 ein!“

4. „✅ Du kannst deinen Plan jederzeit ohne zusätzliche Kosten kündigen. Nimm einfach Kontakt mit uns auf und informiere uns darüber.“

5. „Wir haben eine Rückgaberichtlinie ohne Fragen und mit voller Rückerstattung ✅  Sende es einfach innerhalb von 14 Tagen nach der Lieferung in der Originalverpackung an uns zurück und du erhältst dein Geld zurück. Weitere Informationen findest du in unserer Rückgaberichtlinie hier: [Link]“

Beispiele für Schnellantworten: Updates

Niemand mag es, bei dringenden oder unangenehmen Angelegenheiten im Unklaren gelassen zu werden. Verwende Schnellantworten, um Kunden über Neuigkeiten zu deinem Unternehmen auf dem Laufenden zu halten.

Hier einige Beispiele für Schnellantwortnachrichten zu Statusaktualisierungen:

1. „⚠️ Unsere Plattform wird derzeit planmäßig gewartet und ist am Dienstag, den 07.02.2023 um 8:00 Uhr wieder betriebsbereit. Wir entschuldigen uns für die Unannehmlichkeiten 🙇“

2. „Danke, dass du dich gemeldet hast. [Produktname] wird nächste Woche wieder auf Lager sein. Um ein Gerät zu reservieren, besuche unseren Online-Shop: [Link].“

3. „Die neueste Version unserer Plattform wird nächsten Samstag, den 28.01.2023 um 8:00 Uhr live gehen. Weitere Informationen zum Update findest du auf der Ankündigungsseite: [Link]“

4. „💥 Hoppla! Unsere Server haben derzeit technische Probleme. Wir arbeiten bereits an dem Problem und hoffen, in den nächsten 12 Stunden wieder voll funktionsfähig zu sein. Wir entschuldigen uns für etwaige Unannehmlichkeiten!“

5. „🔧 Das Problem mit unseren Servern wurde behoben. Du kannst unsere Plattform wie gewohnt weiter nutzen. Versuche, deinen Cache zu leeren, wenn Verbindungsprobleme bestehen. Solltest du weiterhin Probleme haben, schick uns eine Nachricht mit weiteren Details.“

Mit Schnellantworten kannst du die Qualität und Geschwindigkeit deiner WhatsApp-Gespräche mit Kunden deutlich verbessern. Wenn dein Unternehmen so schnell wächst, dass die WhatsApp Business App nicht mehr mithalten kann, solltest du einen Wechsel zur WhatsApp API mit respond.io in Betracht ziehen.

Neben Vorteilen wie der Unterstützung zahlreicher Agenten oder Teams und dem Chatten auf mehreren Kanälen oder Konten von einer einzigen Plattform aus, kannst du automatisierte Antworten senden und Chat-Automatisierungen für WhatsApp-Vertrieb und Support erstellen.

Möchtest du diese Vorteile für dein Unternehmen nutzen? Melde dich noch heute für ein respond.io-Konto an oder verbinde noch heute deine WhatsApp API.

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