Wenn Sie häufig gestellte Fragen nicht mit einer WhatsApp-Schnellantwort beantworten, verpassen Sie eine der praktischsten Funktionen der WhatsApp Business App. Seit der Veröffentlichung haben Millionen von Unternehmen WhatsApp-Schnellantworten verwendet, um ihren Kunden zu antworten. Ganz gleich, ob Sie ein kleines oder ein großes Unternehmen leiten, mit Schnellantworten für WhatsApp Business können Sie eine Menge Zeit sparen. Lesen Sie weiter, um mehr über WhatsApp-Schnellantworten zu erfahren und wie Sie sie in Ihre Geschäftsabläufe einbinden können.
Was ist WhatsApp Schnellantwort
WhatsApp-Schnellantworten ist eine Funktion, mit der Unternehmen schnell auf allgemeine Kundenanfragen antworten können, indem sie vorformulierte Nachrichten senden. Kundendienstteams nutzen Schnellantworten, um Anfragen zu Produkt- oder Dienstleistungsdetails, Rückerstattungsrichtlinien und mehr zu beantworten.
Vorteile von WhatsApp Quick Reply
Das wiederholte Eintippen derselben Antworten vergeudet Zeit, und das Kopieren und Einfügen kann mühsam sein, da mehrere Fenster oder Verweise geöffnet sein müssen. Auf dem Handy ist dies noch mühsamer.
Schnelle Antworten erleichtern das gleichzeitige Sprechen mit mehreren Kunden, so dass Ihre Mitarbeiter ihre Zeit effizienter nutzen können. Die Nachrichten gewährleisten außerdem konsistente Informationen und einen einheitlichen Markenauftritt, da sie zuvor von einem Vorgesetzten genehmigt werden können.
Möchten Sie WhatsApp-Schnellantworten für Ihr Unternehmen einrichten? Lassen Sie uns die folgenden Schritte durchgehen.
Einrichten und Senden von Schnellantwortnachrichten für WhatsApp Business
Sie können Schnellantworten über die offizielle WhatsApp Business App oder über WhatsApp API einrichten. Kleinere Unternehmen werden wahrscheinlich die WhatsApp Business App nutzen, während größere Unternehmen mit Teams von Agenten WhatsApp API mit einem Posteingang eines Drittanbieters wie respond.io verwenden werden.
Obwohl die Schnellantworten demselben Zweck dienen und sowohl in der App als auch auf API ähnlich funktionieren, unterstützt jedes WhatsApp-Produkt unterschiedliche Funktionen.
Die WhatsApp Business App kann bis zu 50 Schnellantworten speichern und unterstützt die Verwendung von Bildern in Schnellantwortnachrichten. Es gibt jedoch keine Methode, um Schnellantworten nach Kategorien zu sortieren, was es schwierig macht, eine Gruppe von ihnen gleichzeitig zu bearbeiten oder zu löschen.
Auf der anderen Seite kann WhatsApp API , das mit respond.io verbunden ist, bis zu 5.000 Schnellantworten speichern und unterstützt dynamische Variablen für eine zusätzliche Personalisierung.
Da respond.io eine Omnichannel-Software für die Verwaltung von Kundenkonversationen ist, können Sie diese Schnellantworten auch in anderen Kanälen wie Messenger wiederverwenden und sie nach benutzerdefinierten Kategorien sortieren.
Im nächsten Abschnitt gehen wir durch, wie Schnellantworten in der WhatsApp Business App eingerichtet werden. Dann zeigen wir Ihnen, wie Sie dies für WhatsApp API auf respond.io tun können.
Schnelle Antworten in der WhatsApp Business App
Das Einrichten von Schnellantworten in der WhatsApp Business App ist ein unkomplizierter Prozess: Sie benötigen lediglich ein Geschäftskonto in der App und schon kann es losgehen. Sie können Schnellantworten nur über die WhatsApp Business App hinzufügen oder bearbeiten, nicht über WhatsApp Business Web.
In den folgenden Schritten erfahren Sie, wie Sie Schnellantworten in der WhatsApp Business App erstellen.
WhatsApp Business App: Schnellantwort einrichten
Um eine WhatsApp-Schnellantwort einzurichten, starten Sie die WhatsApp Business App auf Ihrem mobilen Gerät.
1. Tippen Sie in der WhatsApp Business-App auf ⠇ > Business-Tools > Schnellantworten.
2. Tippen Sie auf Hinzufügen ⨁.
3. Tippen Sie auf Nachricht, um Ihre Nachricht zu erstellen.
- Hinweis: Mediendateien werden in Schnellantworten im Web oder auf dem Desktop nicht unterstützt.
4. Tippen Sie auf Tastaturkürzel, um das Tastaturkürzel für Ihre Schnellantwort festzulegen.
4. Tippen Sie auf SPEICHERN.
Sie können auch zuvor gespeicherte Schnellantworten bearbeiten. Tippen Sie einfach auf eine Schnellantwort, die Sie bearbeiten möchten, und der Bearbeitungsbildschirm wird angezeigt. Denken Sie daran, auf Speichern zu tippen, wenn Sie fertig sind.
Als Nächstes zeigen wir Ihnen, wie Sie über die WhatsApp Business App Schnellantworten senden können.
WhatsApp Business App: Schnellantwort senden
Um Schnellantwort-Nachrichten für WhatsApp Business zu senden, öffnen Sie eine beliebige Konversation in der WhatsApp Business App oder WhatsApp Business Web.
1. Tippen Sie auf Anhängen (Büroklammer-Symbol) und wählen Sie Schnellantwort. Alternativ können Sie auch / in das Textfeld eingeben.
2. Blättern Sie durch die Liste und wählen Sie eine Schnellantwort aus, die Sie verwenden möchten. Sie können auch das Kürzel der Schnellantwort eingeben (z. B. Danke1), um danach zu suchen und sie auszuwählen.
3. Bearbeiten Sie die Nachricht bei Bedarf und tippen Sie auf Senden, wenn Sie fertig sind.
Im folgenden Abschnitt erfahren Sie, wie Sie schnelle Antworten über WhatsApp API auf respond.io erstellen und versenden können.
Schnipsel auf WhatsApp API Verbunden mit respond.io
Um WhatsApp-Schnellantworten über respond.io senden zu können, müssen Sie Ihr WhatsApp API mit der Plattform verbinden. Beachten Sie, dass Schnellantworten auf respond.io als Snippets bezeichnet werden.
WhatsApp API Verbunden mit respond.io: Schnipsel einrichten
Befolgen Sie diese Schritte auf der Plattform respond.io .
1. Klicken Sie auf Einstellungen (Zahnradsymbol) und dann auf Snippets.
2. Klicken Sie auf Snippet hinzufügen und geben Sie den Namen des Snippets, gefolgt von Ihrer Nachricht, ein. Sie können Ihre Nachricht auch persönlicher gestalten, indem Sie den Namen Ihres Kontakts mit dynamischen Variablen einfügen.
3. Geben Sie ein Thema ein oder wählen Sie eines aus der Liste aus. Dieser Schritt ist optional, aber er ist nützlich, wenn Sie Ihre Snippets in Zukunft verwalten möchten. Wenn Sie fertig sind, klicken Sie auf Erstellen.
Auf diesem Bildschirm können Sie auch zuvor gespeicherte Snippets bearbeiten oder löschen; klicken Sie auf die Schaltfläche Aktionen (drei Punkte) neben dem entsprechenden Snippet und wählen Sie Bearbeiten oder Löschen.
Als Letztes behandeln wir das Senden von Snippets in Ihren Unterhaltungen.
WhatsApp API Verbunden mit respond.io: Schnipsel senden
Die Verwendung von Snippets auf respond.io ist so einfach wie das Senden einer schnellen Antwort über die WhatsApp Business App.
1. Öffnen Sie eine beliebige WhatsApp-Konversation und klicken Sie auf das Snippet-Symbol (zerrissenes Papier) am unteren Rand des Bildschirms. Alternativ können Sie auch / in das Textfeld eingeben, um die Snippet-Liste aufzurufen.
2. Blättern Sie durch die Liste und wählen Sie ein Snippet aus, das Sie verwenden möchten. Wenn Sie in Schritt 1 auf das Snippet-Symbol geklickt haben, können Sie auch auf " Suchen" klicken und den Namen des Snippets oder ein Wort aus der Nachricht des Snippets eingeben, um es schnell zu finden.
Wenn Sie in Schritt 1 / eingegeben haben, können Sie sofort mit der Suche nach einem Snippet beginnen, indem Sie seinen Namen oder ein darin enthaltenes Wort eingeben.
3. Bearbeiten Sie die Nachricht bei Bedarf und tippen Sie auf Senden, wenn Sie fertig sind.
Snippets funktionieren auf allen Kanälen, die Sie mit respond.io verbunden haben. Sie müssen den Einrichtungsprozess nicht wiederholen.
Nachdem Sie nun wissen, wie Sie Kurzantworten einrichten und versenden können, müssen Sie sich überlegen, wie die Nachrichten lauten sollen.
Beispiele für Schnellantworten
Es gibt keine festen Regeln für Schnellantwortnachrichten, aber Sie sollten allgemeine Nachrichten verfassen, die mit wenigen oder gar keinen Änderungen an jeden gesendet werden können. Sofern Sie keine dynamischen Variablen für die Personalisierung verwenden, sollten Sie keine Details einfügen, die für einzelne Empfänger spezifisch sind.
Wenn Sie nicht weiter wissen und Ideen für Ihre Schnellantwortnachrichten brauchen, lassen Sie sich von den folgenden Beispielen inspirieren! Sie können die Nachrichten kopieren oder so abändern, dass sie für Ihr Unternehmen geeignet sind.
Quick Reply Beispiele: Grüße und Verabschiedungen
Unternehmen verbringen viel Zeit mit der Begrüßung und Verabschiedung ihrer Kunden über WhatsApp, aber schnelle Antworten machen diese Praxis weniger zeitaufwändig. Das wiederum gibt den Agenten mehr Zeit und Energie, die sie in die eigentlichen Gespräche investieren können.
Diese Nachrichten können von Standardbegrüßungen bis hin zu Benachrichtigungen über verzögerte Antworten, Gesprächsabschlüsse und Bewertungsanfragen reichen. Hier sind einige Beispiele:
1. "👋 Hallo! Vielen Dank, dass Sie sich an [Name des Unternehmens] wenden. Ich bin [Name des Agenten], wie kann ich Ihnen helfen?"
2. "👋 Hallo! Vielen Dank, dass Sie sich an [Name des Unternehmens] wenden. Leider sind wir im Moment sehr beschäftigt. Bitte beachten Sie, dass wir Ihre Nachricht erhalten haben und uns so schnell wie möglich bei Ihnen melden werden!"
3. "👋 Vielen Dank für Ihre Nachricht, aber wir sind derzeit nicht erreichbar. Unsere Geschäftszeiten sind [Geschäftszeiten]. Wir werden uns so schnell wie möglich bei Ihnen melden!"
4. "🙏 Vielen Dank, dass Sie sich an uns gewandt haben, kann ich Ihnen sonst noch irgendwie helfen?"
5. "Vielen Dank, dass Sie mit [Name des Unternehmens] Kontakt aufgenommen haben. Wenn Sie eine Minute Zeit haben, hinterlassen Sie bitte eine Bewertung Ihrer Erfahrung mit uns, wir schätzen und gehen alle eingereichten Rückmeldungen durch 🙂 [Link]"
Schnellantwort Beispiele: FAQs
Die meisten Unternehmen haben eine Liste mit häufig gestellten Fragen. Schnellantworten sind ideal, um die Antworten auf diese Fragen zu speichern, da Ihre Mitarbeiter schnell darauf zugreifen und sie an die Kunden senden können.
Sie können vollständige Antworten auf die häufig gestellten Fragen in der Schnellantwort selbst geben oder die Kunden mit externen Quellen für zusätzliche Informationen verlinken.
Beispiele für solche Nachrichten sind Ihre Geschäftszeiten und Adresse, Terminbestätigungen und Angaben zu Ihren Produkten oder Dienstleistungen:
1. "📆 Wir haben von Montag bis Samstag (einschließlich Feiertage) von 9:00 bis 21:00 Uhr geöffnet."
2. "📍 Unser Hauptsitz befindet sich in [Adresse]"
3. "🗓️ Wir vereinbaren gerne einen Termin mit Ihnen! Bitte teilen Sie uns Ihren Wunschtermin mit oder wählen Sie ihn aus unserem Kalender aus: [Link]"
4. "Respond.io unterstützt mehrere Kanäle wie WhatsApp, Telegram, Facebook Messenger und mehr. Sie können die vollständige Liste der unterstützten Kanäle hier einsehen: [link]"
5. "Ihre Bestellung kann hier nachverfolgt werden: [Link]. Sollten Sie jedoch Probleme mit der Lieferung haben, rufen Sie bitte unsere 24-Stunden-Hotline unter [Nummer] an.
Beispiele für Schnellantworten: Vertrieb und Support
Es ist wichtig, Antworten auf häufige Vertriebs- und Supportanfragen parat zu haben, da Unstimmigkeiten bei Informationen wie Preisen zu unzufriedenen Kunden führen können. Schnelle Antworten sind hierfür ideal, da sie das Risiko von Fehlern bei der Übermittlung wichtiger Details ausschließen.
Beispiele für schnelle Antworten für diese Anwendungsfälle sind Nachrichten über Preise, Sonderangebote und mehr.
1. "Wir haben verschiedene Monatstarife, die sich an Ihr Unternehmen anpassen: Starter, Pro, Business und Enterprise. Weitere Informationen zu den Plänen erhalten Sie hier: [Link]"
2. "Hallo, [Name der Kontaktperson], danke, dass Sie sich gemeldet haben. Bitte lassen Sie uns wissen, womit Sie Probleme haben, und unser Vertreter wird sich bezüglich Ihrer Anfrage bei Ihnen melden."
3. "Nur für eine begrenzte Zeit, genießen Sie 20% Rabatt im gesamten Geschäft. 🗣 Geben Sie den Rabattcode DISCOUNT20 während des Bestellvorgangs ein!"
4. "✅ Sie können Ihren Plan jederzeit ohne zusätzliche Kosten kündigen. Nehmen Sie einfach Kontakt mit uns auf und teilen Sie es uns mit."
5. "Wir haben ein Rückgaberecht, bei dem Sie keine Fragen stellen müssen ✅ Senden Sie die Ware einfach innerhalb von 14 Tagen nach Lieferung in der Originalverpackung an uns zurück und Sie erhalten Ihr Geld zurück. Weitere Informationen zu unserem Rückgaberecht finden Sie hier: [Link]"
Schnellantwort Beispiele: Aktualisierungen
Niemand mag es, im Dunkeln gelassen zu werden, wenn es um dringende oder unangenehme Angelegenheiten geht. Nutzen Sie schnelle Antworten, um Ihre Kunden über die neuesten Nachrichten aus Ihrem Unternehmen auf dem Laufenden zu halten.
Hier sind einige Beispiele für Schnellantworten für Statusaktualisierungen:
1. "⚠️ Unsere Plattform wird derzeit planmäßig gewartet und wird am Dienstag, den 02.07.2023, um 8:00 Uhr wieder betriebsbereit sein. Wir entschuldigen uns für die entstandenen Unannehmlichkeiten 🙇"
2. "Vielen Dank für Ihre Kontaktaufnahme. [Produktname] wird nächste Woche wieder auf Lager sein. Um eine Einheit zu reservieren, besuchen Sie unseren Online-Shop: [Link]."
3. "Die neueste Version unserer Plattform wird am kommenden Samstag, den 28.01.2023 um 8.00 Uhr online gehen. Weitere Informationen über das Update finden Sie auf der Ankündigungsseite: [link]"
4. "💥 Hoppla! Unsere Server haben derzeit einige technische Schwierigkeiten. Wir arbeiten bereits an dem Problem und hoffen, in den nächsten 12 Stunden wieder einsatzbereit zu sein. Wir entschuldigen uns für die entstandenen Unannehmlichkeiten!"
5. "🔧 Das Problem mit unseren Servern wurde behoben. Sie können unsere Plattform wie gewohnt weiter nutzen. Versuchen Sie, Ihren Cache zu leeren, wenn die Verbindungsprobleme weiterhin bestehen, aber wenn Sie immer noch Probleme haben, senden Sie uns eine Nachricht mit weiteren Details."
Mit Schnellantworten können Sie die Qualität und Geschwindigkeit Ihrer WhatsApp-Unterhaltungen mit Kunden erheblich verbessern. Wenn Ihr Unternehmen in einem Tempo wächst, mit dem die WhatsApp Business App nicht mithalten kann, sollten Sie einen Wechsel zu WhatsApp API mit respond.io in Betracht ziehen.
Zusätzlich zu den Vorteilen wie der Unterstützung zahlreicher Agenten oder Teams und dem Chatten auf mehreren Kanälen oder Konten von einer einzigen Plattform aus, können Sie automatische Antworten senden und Chat-Automatisierungen für den WhatsApp-Vertrieb und -Support erstellen.
Sind Sie daran interessiert, diese Vorteile für Ihr Unternehmen zu nutzen? Melden Sie sich für ein respond.io Konto an oder verbinden Sie Ihr WhatsApp API noch heute.
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