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WhatsApp 快速回覆:如何發送快速回覆 WhatsApp 訊息 [2023 年 7 月]

喬治·黃
喬治·黃
· 13 Jul 2023
15 分钟
WhatsApp 快速回覆:操作指南 [2023 年 7 月]

如果您沒有透過 WhatsApp 快速回覆來回答常見問題,您就錯過了 WhatsApp Business 應用程式最方便的功能之一。 自發布以來,數以百萬計的企業已使用快速回覆 WhatsApp 訊息回覆客戶。 無論您經營的是小型還是大型公司,WhatsApp Business 的快速回覆訊息都可以為您節省大量時間。 請繼續閱讀,以了解有關 WhatsApp 快速回覆以及如何將其納入您的營運的更多資訊。

什麼是 WhatsApp 快速回复

WhatsApp 快速回覆 是一項功能,可讓企業透過發送預先寫好的訊息來快速回覆常見的客戶詢問。 客戶服務團隊使用快速回覆來回答有關產品或服務詳細資訊、退款政策等的詢問。

WhatsApp 快速回覆的好處

重複輸入相同的答案會浪費時間,而複製和貼上可能會很乏味,因為您需要打開多個視窗或參考。 這在行動裝置上就更麻煩了。

WhatsApp 快速回覆優勢的圖片 - 節省時間、一致的訊息和品牌聲音,代理商可以同時處理許多客戶

快速回覆簡化了同時與多個客戶交談的過程,讓您的客服人員更有效地利用時間。 這些訊息還可以確保訊息和品牌聲音的一致性,因為它們可以事先得到主管的批准。

熱衷於為您的企業設定 WhatsApp 快速回覆? 讓我們完成以下步驟。

如何為 WhatsApp Business 設定和發送快速回覆訊息

您可以在官方 WhatsApp Business App 或使用 WhatsApp API設定快速回覆。 較小的企業很可能使用 WhatsApp 商業應用,而擁有代理團隊的較大公司將使用  WhatsApp API 和像 respond.io 這樣的第三方收件箱

儘管快速回復具有相同的目的,並且在應用程式和 API 上的操作類似,但每個 WhatsApp 產品都支援不同的功能。

WhatsApp Business App 最多可儲存 50 個快速回复,並支援在快速回覆訊息中使用圖片。 但是,沒有按類別對快速回覆進行排序的方法,這使得很難同時編輯或刪除一組回應。

圖片顯示了應用程式和平台上 WhatsApp Business 的快速回覆訊息之間的差異

另一方面,連接到 respond.io 的 WhatsApp API 可以儲存多達 5,000 個快速回复,並支援 動態變數 以增加個人化。

由於respond.io 是一款 全通路客戶對話管理軟體,您還可以在其他管道(如 Messenger )重複使用這些快速回复,並使用自訂類別對它們進行排序。

在下一節中,我們將介紹如何在 WhatsApp Business 應用程式上設定快速回覆。 Then, we'll show you how to do this for WhatsApp API on respond.io.

在 WhatsApp Business 應用程式上快速回复

在 WhatsApp Business 應用程式上設定快速回覆是一個簡單的過程;您只需要在應用程式上擁有企業帳戶即可開始使用。 您只能使用 WhatsApp Business 應用程式新增或編輯快速回复,而不能使用 WhatsApp Business Web

以下步驟將教您如何在 WhatsApp Business 應用程式上建立快速回覆。

WhatsApp Business 應用程式:設定快速回覆

要設定 WhatsApp 快速回复,請在您的行動裝置上啟動 WhatsApp Business 應用程式。

一張顯示如何設定 WhatsApp 快速回覆的圖片

1. 在 WhatsApp Business 應用程式中,點選 ⌇ > 商務工具 > 快速回覆

2. 點選 新增 ⨁。

3. 點擊 訊息 建立您的訊息。

4. 點選 捷徑 設定快速回覆的鍵盤快速鍵。

4. 點選 儲存

您也可以編輯先前儲存的快速回覆;只需點擊您想要編輯的快速回复,編輯畫面就會出現。 完成後記得點選 儲存

接下來,我們將向您展示如何從 WhatsApp Business 應用程式發送快速回覆。

WhatsApp Business 應用程式:發送快速回复

若要傳送 WhatsApp Business 的快速回覆訊息,請在 WhatsApp Business 應用程式或 WhatsApp Business 網頁中開啟任何對話。

一張展示如何傳送 WhatsApp 快速回覆的圖片

1. 點選 附加 (回形針圖示)並選擇 快速回覆。 或者,在文字方塊中輸入 /

2. 捲動 瀏覽清單並選擇要使用的快速回覆。 您也可以輸入快速回覆訊息的捷徑(例如 thanks1)來搜尋並選擇它。

3. 如有需要,編輯 訊息,完成後點選 傳送

在後續部分中,我們將探討如何透過 respond.io 上的 WhatsApp API 建立和發送快速回應。

連接到 Respond.io 的 WhatsApp API 的片段

為了透過 respond.io 發送 WhatsApp 快速回复,您需要 將您的 WhatsApp API 連接到平台。 請注意,快速回覆在 respond.io 上稱為 片段

WhatsApp API 連接到 Respond.io:設定片段

在respond.io 平台上依照以下步驟操作。

一張展示如何在 respond.io 上設定 WhatsApp 快速回覆的圖片

1. 點選 設定 (齒輪圖示),然後點選 片段

2. 點選 新增片段 並輸入片段的名稱,然後輸入您的訊息。 您也可以透過使用 動態變數插入聯絡人姓名,讓您的訊息感覺更加個人化。

一張展示如何在 respond.io 上建立 whatsapp 商務快速回覆的圖片

3. 輸入 主題或從清單中選擇主題。 此步驟是可選的,但在將來管理您的程式碼片段時非常有用。 完成後,點選 建立

一張展示如何在 respond.io 上編輯 whatsapp 快速回覆的圖片

在此屏幕上,您也可以編輯或刪除先前保存的程式碼片段; 點擊相關程式碼片段旁邊的 動作 (三點) 按鈕並選擇 編輯刪除。

最後,我們將介紹如何在對話中發送片段。

WhatsApp API 連接到 Respond.io:發送片段

在 respond.io 上使用 Snippets 就像在 WhatsApp Business 應用程式上發送快速回覆一樣簡單。

一張顯示 respond.io 上的 whatsapp 商業快速回覆範例的圖片

1. 打開 任何 WhatsApp 對話,然後點擊螢幕底部的「片段」圖示(撕紙)。 或者,您可以在文字方塊中輸入 / 以拉出程式碼片段清單。

2. 捲動 瀏覽清單並選擇要使用的程式碼片段。 如果您在步驟1 中點擊了「代碼段」圖標,也可以點擊 搜尋 並輸入代碼段名稱或代碼段'訊息中包含的單字以快速找到它。

如果您在步驟 1 中輸入 / ,則可以透過輸入片段名稱或其中包含的單字立即開始搜尋片段。

3. 如有需要,編輯 訊息,完成後點選 傳送

Snippets work on all channels you've connected to respond.io. 無需重複設定過程。

現在您已經知道如何設定和發送快速回复,下一步就是弄清楚訊息應該是什麼。

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快速回覆範例

對於快速回覆訊息沒有硬性規定,但您需要編寫可以發送給任何人的通用訊息,幾乎不需要任何更改。 除非您'使用動態變數進行個人化,否則請勿包含特定於個別收件人的詳細資料。

展示快速回覆 whatsapp 業務的最佳用例的圖片

如果您迷路並需要快速回覆訊息的想法,請查看以下範例以獲得一些靈感! 您可以複製或調整這些訊息,使其適合您的業務。

快速回覆範例:問候與告別

企業花費大量時間在 WhatsApp 上向客戶發送問候和告別,但快速回覆使這種做法不那麼耗時。 反過來,這也讓客服人員有更多的時間和精力花在實際對話上。

顯示問候訊息範例的圖像

這些訊息的範圍可以從標準問候語到延遲回應通知、對話結束和評級請求。 以下是一些範例:

1. 「👋  嗨! 感謝您聯絡[公司名稱]。 我是[代理人姓名],我能為您提供什麼幫助嗎?

2. 「👋你好! 感謝您聯絡[公司名稱]。 不幸的是,我們現在很忙。 請注意,我們已收到您的訊息,並將盡快回覆您!

3. 「👋感謝您的留言,但是我們目前不在。 我們的營業時間是[營業時間]。 我們會盡快回覆您!

4. “🙏感謝您與我們聯繫,還有什麼可以幫助您的嗎?”

5. 「感謝您聯繫[公司名稱]。 如果您有時間,請留下您對我們的體驗的評論,我們感謝並審查所有提交的反饋 🙂  [連結]”

快速回覆範例:常見問題解答

大多數企業都會有一份常見問題清單。 快速回覆非常適合儲存這些問題的答案,因為您的代理商將能夠快速存取並將其發送給客戶。

顯示常見問題訊息範例的圖像

您可以在快速回覆中提供常見問題解答的完整答案,或將客戶連結到外部來源以獲取更多詳細資訊。

這些訊息的範例包括您的營業時間和地址、預約確認以及您的產品或服務的具體資訊:

1. 「📆  我們的營業時間為週一至週六(含公休日),上午 9:00 至晚上 9:00”

2. “📍我們的總部位於[地址]”

3. 「🗓️我們很高興與您預約! 請回覆您的首選日期和時間或從我們的日曆中選擇:[連結]”

4. 「Respond.io 支援多種管道,例如 WhatsApp、Telegram、Facebook Messenger 等。 您可以在此處查看支援的頻道的完整列表:[連結]”

5. 「您的訂單可以在這裡追蹤:[連結]。 但是,如果您對送貨有任何疑問,請撥打我們的 24 小時熱線電話 [號碼]”

快速回覆範例:銷售和支持

為常見的銷售和支援查詢準備好答案非常重要,因為價格等資訊的任何差異都可能導致客戶不滿意。 快速回覆非常適合此目的,因為它們消除了發送重要詳細資訊時出錯的風險。

顯示銷售和支援資訊範例的圖像

這些用例的快速回應範例包括有關定價、特價等的訊息。

1. 「我們有不同的月度計劃,旨在根據您的業務進行擴展:入門版、專業版、商業版和企業版。 您可以在此處獲取有關該計劃的更多信息:[鏈接]”

2. 「您好,[聯絡人姓名],感謝您與我們聯絡。 請告訴我們您遇到的問題,我們的代理商將就您的詢問與我們聯繫。

3. 「限時享全店 20% 折扣。 🗣結帳時輸入折扣碼DISCOUNT20!

4. 「✅ 您可以隨時取消您的計劃,無需支付額外費用。 只需與我們聯繫並告知我們即可。

5. 「我們有無條件全額退款政策 ✅  只需在交貨後 14 天內以原包裝將其寄回給我們,您就可以獲得退款。 欲了解更多信息,請在此處查看我們的退貨政策:[連結]”

快速回覆範例:更新

當遇到緊急或不方便的事情時,沒有人喜歡被蒙在鼓裡。 使用快速回覆讓客戶了解有關您業務的最新消息。

顯示更新訊息範例的圖像

以下是狀態更新快速回覆訊息的一些範例:

1. 「⚠️ 我們的平台目前正在進行定期維護,並將於 2023 年 7 月 2 日星期二上午 8:00 之前投入運作。 對於給您帶來的任何不便,我們深表歉意🙇”

2. 「謝謝你伸出援手。 [產品名稱] 將於下週恢復庫存。 要為自己預訂單位,請訪問我們的線上商店:[連結]。

3. 「我們平台的最新版本將於下週六,即 2023 年 1 月 28 日上午 8 點上線 有關更新的更多信息,請訪問公告頁面:[連結]”

4. 「💥哎呀! 我們的伺服器目前面臨一些技術困難。 我們已經在處理這個問題,並希望在接下來的 12 小時內啟動並運行。 對於給您帶來的任何不便,我們深表歉意!

5. 「🔧 我們伺服器的問題已解決。 您可以像往常一樣繼續使用我們的平台。 如果連接問題仍然存在,請嘗試清除緩存,但如果您仍然遇到問題,請給我們留言並提供更多詳細資訊。

透過快速回复,您可以大大提高與客戶的 WhatsApp 對話的品質和速度。 如果您的業務成長速度 WhatsApp Business App 無法跟上,請考慮透過 respond.io 切換到 WhatsApp API。

除了 支持眾多代理或團隊 從單一平台在多個通道或帳戶聊天 等好處外,您還可以 發送自動回覆 並為 WhatsApp 銷售支持建立聊天自動化。

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喬治·黃
喬治·黃

George Wong 是 respond.io 的傳播策略師。 自 2022 年加入擔任內容經理以來,他的職責已擴展到包括產品行銷、文案和社交媒體。 當喬治不透過聊天幫助企業增加收入時,他喜歡製作音樂、擺弄機械鍵盤和涉足藝術。

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