WhatsApp 快速回覆：操作指南 [2023 年 7 月]

如果您沒有使用 WhatsApp 快速回覆來回答常見問題，那麼您就錯過了 WhatsApp 商業應用程式最方便的功能之一。自發布以來，數百萬企業已經使用 WhatsApp 快速回覆訊息回應客戶。無論您經營的是小公司還是大公司，WhatsApp Business 的快速回覆訊息都可以為您節省大量時間。繼續閱讀以了解有關 WhatsApp 快速回應的更多資訊以及如何將其納入您的操作中。

什麼是 WhatsApp 快速回覆

WhatsApp 快速回覆是一項功能，可讓企業透過發送預先寫好的訊息來快速回應常見的客戶詢問。客戶服務團隊使用快速回覆來回答有關產品或服務詳細資訊、退款政策等的詢問。

WhatsApp 快速回覆的好處

重複輸入相同的答案會浪費時間，而複製和貼上可能會很乏味，因為您需要打開多個視窗或參考資料。在行動裝置上這更加麻煩。

WhatsApp 快速回覆優勢的圖片 - 節省時間、一致的訊息和品牌聲音，代理商可以同時處理許多客戶

快速回覆簡化了同時與多個客戶交談的過程，讓您的代理商更有效地利用他們的時間。這些資訊還能確保訊息和品牌聲音的一致性，因為它們可以事先得到主管的批准。

想要為您的企業設定 WhatsApp 快速回覆嗎？讓我們來看看下面的步驟。

如何設定和發送 WhatsApp Business 的快速回覆訊息

您可以在官方 WhatsApp Business App 上或使用 WhatsApp API設定快速回覆。小型企業可能會使用 WhatsApp Business App，而擁有代理商團隊的大型公司將使用 WhatsApp API 和第三方收件箱，如 respond.io。

儘管快速回覆在應用程式和 API 上具有相同的用途且操作類似，但每個 WhatsApp 產品都支援不同的功能。

WhatsApp Business App 最多可儲存 50 個快速回复，並支援在快速回覆訊息中使用映像。但是，沒有按類別對快速回覆進行排序的方法，這使得同時編輯或刪除一組回應變得困難。

特徵	WhatsApp 商業應用程式	respond.io 上的 WhatsApp API
快速回覆存儲	儲存最多 50 個快速回复	儲存最多 5,000 個快速回复
媒體支持	支援影像	支援動態變數
平台相容性	僅適用於 WhatsApp	跨多個管道運作
分類	無法分類	可分類

另一方面，連接到 respond.io 的 WhatsApp API 可以儲存多達 5,000 個快速回复，並支援動態變數以增加個人化。

由於 respond.io 是一款全通路客戶對話管理軟體，您還可以在其他頻道（如 Messenger ）上重複使用這些快速回复，並使用自訂類別對其進行排序。

在下一部分中，我們將介紹如何在 WhatsApp Business 應用程式上設定快速回覆。然後，我們'將向您展示如何在 respond.io 上對 WhatsApp API 執行此操作。

WhatsApp Business 應用程式上的快速回复

在 WhatsApp Business 應用程式上設定快速回覆是一個簡單的過程；您只需要在應用程式上擁有企業帳戶，就可以開始了。您只能使用 WhatsApp Business 應用程式新增或編輯快速回复，而不能使用 WhatsApp Business Web。

以下步驟將教您如何在 WhatsApp Business 應用程式上建立快速回覆。

WhatsApp 商業應用程式：設定快速回复

要設定 WhatsApp 快速回复，請在您的行動裝置上啟動 WhatsApp Business 應用程式。

1. 在 WhatsApp 商業應用程式中，點選 ⌇ > 商業工具 > 快速回覆。

2. 點選 新增 ⨁。

3. 點擊訊息建立您的訊息。

4. 點選 快速鍵 設定快速回覆的鍵盤快速鍵。

4. 點選儲存。

您也可以編輯先前儲存的快速回覆；只需點擊您想要編輯的快速回复，就會出現編輯畫面。完成後，請記得點選儲存。

接下來，我們將向您展示如何從 WhatsApp Business 應用程式發送快速回覆。

WhatsApp 商業應用程式：發送快速回复

若要傳送 WhatsApp Business 的快速回覆訊息，請開啟 WhatsApp Business 應用程式或 WhatsApp Business Web 中的任一對話。

1. 點選 附加（回形針圖示）並選擇 快速回覆。或在文字方塊中輸入 / 。

2. 捲動 瀏覽清單並選擇要使用的快速回覆。您也可以鍵入快速回覆訊息的捷徑（例如， thanks1）來搜尋並選擇它。

3. 如有需要，編輯 訊息，然後點選發送。

在後續部分中，我們將探討如何透過 respond.io 上的 WhatsApp API 建立和發送快速回應。

連接到 Respond.io 的 WhatsApp API 程式碼片段

為了透過 respond.io 發送 WhatsApp 快速回复，您需要將您的 WhatsApp API 連接到平台。請注意，在 respond.io 上，快速回覆稱為 Snippets 。

WhatsApp API 已連接至 Respond.io：設定程式碼片段

請在 respond.io 平台上執行下列步驟。

1. 點選 設定（齒輪圖示），然後點選片段。

2. 點選 新增片段 並輸入片段的名稱，然後輸入您的訊息。您也可以透過使用動態變數插入聯絡人姓名，讓您的訊息更具個人化。

一張展示如何在 respond.io 上建立 whatsapp 商務快速回覆的圖片

3. 輸入 一個主題或從清單中選擇一個。此步驟是可選的，但在將來管理程式碼片段時很有用。完成後，點選建立。

在此畫面上，您也可以編輯或刪除先前儲存的片段；點選相關程式碼片段旁的操作（三個點）按鈕，然後選擇編輯或 刪除。

最後，我們將介紹如何在對話中發送片段。

WhatsApp API 連接到 Respond.io：發送片段

在 respond.io 上使用 Snippets 就像在 WhatsApp Business App 上發送快速回覆一樣簡單。

1. 開啟 任何 WhatsApp 對話，然後點擊螢幕底部的 Snippet 圖示（撕紙）。或者，您可以在文字方塊中輸入 / 來拉出程式碼片段清單。

2. 捲動 列表並選擇要使用的片段。如果您在步驟 1 中點擊了 Snippet 圖標，您也可以點擊搜尋並輸入 Snippet 的名稱或 Snippet'訊息中包含的單字以快速找到它。

如果您在步驟 1 中輸入了 / ，則可以立即輸入其名稱或其中包含的單字開始搜尋片段。

3. 如有需要，編輯 訊息，然後點選發送。

片段適用於您'連接到 respond.io 的所有頻道。沒有必要重複設定過程。

現在您知道如何設定和發送快速回复，下一步就是確定訊息應該是什麼。

利用respond.io官方WhatsApp API將對話轉化為客戶。 ✨

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快速回覆範例

對於快速回覆訊息，沒有硬性規定，但您需要編寫可以幾乎不做任何更改地發送給任何人的一般訊息。除非您'使用動態變數進行個人化，否則不要包含特定於各個收件人的詳細資訊。

如果您迷茫了並且需要快速回覆訊息的想法，請查看以下範例以獲取一些靈感！您可以複製或調整訊息以使其適合您的業務。

快速回覆範例：問候和再見

企業花費大量時間在 WhatsApp 上向客戶發送問候和告別，但快速的回覆可以減少這種做法所耗費的時間。反過來，這讓代理有更多的時間和精力花在實際對話上。

這些訊息可以是標準問候、延遲回應通知、對話結束和評級請求。以下是一些範例：

1. 「👋 嗨！感謝您聯絡 [公司名稱]。我是[代理人姓名]，我可以為您做些什麼？」

2. 「👋 你好！感謝您聯絡 [公司名稱]。不幸的是，我們現在非常忙碌。請注意，我們已收到您的訊息並會盡快回覆您！

3. 「👋 謝謝您的留言，不過我們目前不在。我們的營業時間是[營業時間]。我們會盡快回覆您！

4. “🙏 感謝您聯繫我們，還有什麼我可以幫忙的嗎？”

5. 「感謝您聯繫 [公司名稱]。如果您有時間，請留下您與我們合作的體驗評論，我們會非常感激並仔細閱讀所有提交的反饋 🙂 [鏈接]”

快速回覆範例：常見問題解答

大多數企業都會有一份常見問題的清單。快速回覆非常適合儲存這些問題的答案，因為您的代理商將能夠快速存取並將其發送給客戶。

您可以在快速回覆中提供常見問題的完整答案，或將客戶連結到外部來源以獲取更多詳細資訊。

這些資訊的範例包括您的營業時間和地址、預約確認以及您的產品或服務的具體資訊：

1. 「📆 我們營業時間為週一至週六（含公休日），上午 9:00 至晚上 9 點”

2. “📍 我們的總部位於 [地址]”

3. 「🗓️我們很高興與您預約！請回覆您喜歡的日期和時間，或從我們的日曆中選擇：[連結]”

4. 「Respond.io 支援多種管道，如 WhatsApp、Telegram、Facebook Messenger 等。您可以在此處查看受支援頻道的完整列表：[連結]”

5. 「您可以在這裡追蹤您的訂單：[連結]。但是，如果您對送貨有任何問題，請撥打我們的 24 小時熱線 [號碼]”

快速回覆範例：銷售和支持

準備好常見的銷售和支援查詢的答案非常重要，因為價格等資訊中的任何差異都可能導致客戶不滿意。快速回覆非常適合這種情況，因為它們消除了發送重要詳細資訊時出現錯誤的風險。

這些用例的快速回應範例包括有關定價、特別優惠等的訊息。

1. 「我們有不同的月度方案可供您的業務擴展：入門版、專業版、商業版和企業版。您可以在這裡獲得有關該計劃的更多信息：[鏈接]”

2. 「您好，[聯絡人姓名]，感謝您與我們聯絡。請告訴我們您遇到的問題，我們的代理商將就您的詢問與您聯繫。

3. 「限時優惠，全場商品享 20% 折扣。 🗣結帳時輸入折扣碼DISCOUNT20！

4. 「✅ 您可以隨時取消您的計劃，無需支付額外費用。只需與我們聯繫並告知我們即可。

5. 「我們實施無條件全額退款政策✅ 只需在交貨後 14 天內將其以原包裝寄回給我們，您就可以拿回您的錢。欲了解更多信息，請查看我們的退貨政策：[連結]”

快速回覆範例：更新

當遇到緊急或不便的事情時，沒有人喜歡被蒙在鼓裡。使用快速回覆讓客戶了解有關您業務的最新消息。

以下是狀態更新的快速回覆訊息的一些範例：

1. 「⚠️ 我們的平台目前正在進行定期維護，並將於 2023 年 7 月 2 日星期二上午 8:00 恢復營運。我們對造成的不便深表歉意🙇”

2. “感謝您聯繫我們。 [產品名稱] 將於下週恢復供貨。要預訂房間，請訪問我們的線上商店：[連結]。

3. 「我們平台的最新版本將於下週六（2023 年 1 月 28 日）上午 8 點上線有關更新的更多信息，請訪問公告頁面：[連結]”

4. 「💥 哎呀！我們的伺服器目前遇到一些技術困難。我們目前正在處理該問題，希望能夠在接下來的 12 小時內恢復運行。我們對所造成的不便深表歉意！ ”

5. 「🔧 我們的伺服器問題已修復。您可以繼續照常使用我們的平台。如果連線問題仍然存在，請嘗試清除快取，但如果您仍然遇到問題，請向我們發送包含更多詳細資訊的訊息。

透過快速回复，您可以大大提高與客戶的 WhatsApp 對話的品質和速度。如果您的業務成長速度超出 WhatsApp Business App 的後續速度，請考慮使用 respond.io 切換至 WhatsApp API。

除了支持多位代理人或團隊和在多個通道或帳戶上聊天之外，您將能夠發送自動回覆並建立針對 WhatsApp 銷售和支援的聊天自動化。

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