WhatsApp CRM 集成的 3 個步驟：您的終極指南

您是否需要一個能與 WhatsApp 連接的 CRM？ 或者您想將 WhatsApp 新增到現有的 CRM？ 我們已測試多個 WhatsApp CRM 解決方案，協助您做出最佳決策。

本指南說明什麼是 WhatsApp CRM、為何您的企業需要它，以及如何在三個簡單步驟中將 WhatsApp 與 CRM 整合。 我們還會拆解關鍵功能、主要考量、最佳實踐並強調一些真實案例。

什麼是 WhatsApp CRM？

WhatsApp CRM 是WhatsApp API（也稱為 WhatsApp Business Platform）與 CRM 的整合。 企業通常用於以下兩個主要目的之一：

• 將 WhatsApp 與現有的 CRM 整合。

• 將 WhatsApp 與完全支援 WhatsApp API 功能且允許 CRM 整合的消息軟體整合。

無論採用哪種方式，管理 WhatsApp 聯絡人對依賴 WhatsApp 與潛在客戶與客戶溝通的企業至關重要。

企業為什麼需要 WhatsApp CRM？

隨著數十億人使用 WhatsApp，這就是您的客戶所在的地方。 WhatsApp CRM 幫助您更有效地管理這些對話，保持一切有序、自動化任務並精簡溝通流程。

以下是它如何改善您的營運：

• 重新聯繫冷淡的潛在客戶，使用WhatsApp 批量訊息，包括產品目錄，以進行針對性促銷。

• 透過 AI 自動化潛在客戶資格審查— 提問資格問題，並輕鬆優先處理高質量潛在客戶。

• 立即路由並分配對話，使用自動化工作流程，在正確的時間將客戶連接到合適的代理。

• 更快轉換潛在客戶，使用AI 輔助回覆、VoIP-CRM 整合（包括 WhatsApp 通話）甚至AI 代理。

但要實現這些好處及更多，您需要選擇最符合您業務需求的 WhatsApp CRM 整合方案，例如 respond.io。

哪種 WhatsApp CRM 整合最適合您？

既然了解可獲得的效益，下一步問題是：您應該如何將 WhatsApp 與 CRM 整合？

有兩種主要方法：

1. WhatsApp API 與現有 CRM 的整合

將 WhatsApp 與 CRM 整合的企業希望在現有系統中發送和接收消息。 雖然一些 CRM 如 Salesforce、HubSpot 和 Zendesk 提供原生 WhatsApp 整合，但因為它們最初為電子郵件設計，常缺乏關鍵的訊息功能。

例如，HubSpot 和 Salesforce 的整合限制了自動化能力，讓資格審查及對話管理更困難。 同樣地，Zendesk 的原生 WhatsApp 整合在收件箱內不支援影片預覽或語音備忘錄播放——代理必須下載檔案才能查看，導致工作流程中斷。

此外，這些整合均不原生支援 WhatsApp 通話，代理需切換平台。

除此之外，它們還將 WhatsApp API 的使用限制於單一 CRM，阻礙企業跨平台共享 WhatsApp 資料或與其他工具並用。 幸運的是，大多數 CRM 支援第三方整合，允許企業連接完全支援 WhatsApp 的軟體，解鎖進階訊息、自動化與全通道能力。

2. WhatsApp API 與消息軟體的整合

與傳統 CRM 不同，客戶對話管理平台專為即時訊息設計，完整支援 WhatsApp 的功能。 雖然 Salesforce、HubSpot 和 Zendesk 提供原生 WhatsApp 整合，但它們缺乏重要的訊息功能，如 WhatsApp 通話與進階自動化。

像 respond.io 這樣的平台可作為 WhatsApp CRM，提供類 CRM 的核心功能，例如聯絡人管理、潛在客戶資格審查與自動化，同時也能與像 Pipedrive、ActiveCampaign 等現有 CRM 整合。 這確保企業能在不受 API 限制或訊息限制的情況下管理 WhatsApp 對話。

超越 WhatsApp，像 respond.io 這樣的解決方案支援全通道訊息，讓企業能從統一的全通道收件箱與客戶互動，包括Messenger、Instagram、TikTok、Telegram等。

既然我們已說明兩種主要做法，讓我們探討使 WhatsApp CRM 或像 respond.io 這類平台發揮效用的關鍵功能。

WhatsApp CRM 的 6 個必備功能是什麼？

並非所有解決方案都相同。 無論您選擇與 CRM 整合還是採用訊息平台，請確認它具備以下功能。

1. WhatsApp API 存取

該 CRM 應提供無縫的WhatsApp API 存取，以便您輕鬆連接 WhatsApp。 使用官方的WhatsApp Business Solution Provider（BSP），可確保更快速且更安全的設定。

例如，Salesforce 與 respond.io 為官方 BSP，可直接為用戶提供 WhatsApp API 的存取。 相較之下，HubSpot 提供原生 WhatsApp 整合，但要求用戶連接既有的 WhatsApp Business 帳戶，而非自行擔任 BSP。

2. 整合與潛在客戶管理

理想的解決方案應與電子商務平台、業務工具及其他訊息通道整合，以集中客戶資料。 除了同步聯絡人與對話外，還應追蹤客戶的進展，並協助企業有效管理潛在客戶。

例如，respond.io 的生命週期功能讓團隊可將聯絡人組織至銷售流程的不同階段，便於客製化溝通並將潛在客戶轉化為客戶。 一旦您設定 AI 代理 自動更新生命週期狀態與聯絡人欄位，這會變得更容易。 稍後會詳細介紹 AI。

3. WhatsApp 呼叫支持

對於高價值互動、複雜詢問與緊急支援，語音溝通非常重要。 respond.io 支援WhatsApp Business Calls，讓團隊能直接在平台處理通話，為客戶提供無需切換應用的連接方式。

4. 溝通與自動化

一個 WhatsApp CRM 應支援通話（包括通話轉接、AI 代理通話及自動產生的通話逐字稿）、自動化、多媒體訊息與分析。 像自動回覆與排程訊息等功能能確保快速回應與更佳互動。

如果多位代理需要存取，該 CRM 應支援WhatsApp Business 的多用戶存取。 這讓團隊能同步聯絡人、從不同裝置存取對話並有效協作。

此外，在 respond.io 上，自動化不僅限於規則與工作流程。 AI 代理會根據您的知識來源進行訓練，能提醒未回應的客戶、收集詳細資訊、評估潛在客戶、加入標籤，並在將對話交接給人工客服時附上內部註解以保留關鍵上下文。 這為您的團隊提供實用且具協作性的 AI 協助，而無需增加人力。

5. 資料安全與合規性

WhatsApp 透過端對端加密本質上是安全的。 但由於它處理客戶對話，您選擇的解決方案也應遵守資料保護法規並保護客戶資料。

6. 分析與績效追蹤

WhatsApp CRM 應包含用於追蹤重要指標的報告工具。 企業可分析客戶獲取來源、回應時間與互動程度，以優化訊息策略並提升轉化率。

由於並非所有解決方案都提供這些功能，企業應尋找有提供這些功能的方案。 這正是 respond.io 的作用所在，將一切整合，並提供可靠的方法把 WhatsApp 與您的 CRM 整合。

如何使用 Respond.io 在 3 個步驟中將 WhatsApp API 與您的 CRM 整合

讓我們進入有趣的部分。 將 WhatsApp 與 CRM 整合聽起來可能技術性較高，但可以拆解為幾個清晰步驟。 這裡有一份簡單的路線圖。

步驟 1： 創建 Respond.io 的 WhatsApp Business API 帳戶

在此之前，您需要取得 WhatsApp Business API 的存取權限。 因為您無法將一般的 WhatsApp Business 應用程式與 CRM 整合。

作為官方的WhatsApp Business Solution Provider，respond.io 讓企業能快速且安全地設定其 API。 了解如何使用 respond.io 創建 WhatsApp Business API 帳戶。

步驟 2： 將 WhatsApp 連接至您的 CRM

利用 respond.io 的內建整合功能，企業可以使用不同方法將 WhatsApp 連接到其 CRM：

• 原生整合：直接將像 HubSpot 和 Salesforce 的 CRM 與 respond.io 整合，同步聯絡人、訊息與工作流程。

• 第三方自動化：使用 Zapier 或 Make 將 respond.io 與其他 CRM 平台連接。

• 自定義 API 整合：建立新的 Workflow，並新增 HTTP Request Step 以將任何 CRM 與 respond.io 整合。

步驟 3：設置要同步的資訊

連接後，請確保 WhatsApp 與您的 CRM 之間的資料同步正常運作。 respond.io 允許企業同步聯絡人、對話歷史和 Lifecycle 階段，同時自動化潛在客戶分配、聊天路由與後續跟進。

這可確保 WhatsApp 對話能高效管理，無需在平台間切換。

最佳實踐：充分發揮您的 WhatsApp CRM

設置整合只是開始。 要充分利用您的 WhatsApp CRM，請務必遵循以下最佳做法。

1. 收集電子郵件與電話號碼

對大多數 CRM 而言，每個潛在客戶或客戶都需有唯一識別符，例如其電子郵件或電話號碼。 幸運的是，當潛在客戶在 WhatsApp 上聯繫您時，您會自動取得他們的電話號碼。

如果您也需要電子郵件地址，請設置自動化以請求該資訊。 然後，將這些重要資訊同步到您的 respond.io 聯絡人列表與 CRM。

2. 合併聯絡人以避免重複

潛在客戶可能會透過 WhatsApp 以外的不同渠道（例如 Messenger 或電子郵件）聯繫您，您會希望快速識別這些情況。

例如，respond.io 若收到具有相同電子郵件或電話號碼的聯絡人會自動識別重複，並提示您合併。 當您與 CRM 整合時，也能在 CRM 中反映這些更新。

3. 為 WhatsApp 廣播細分客戶

將 CRM 的資訊發送到 WhatsApp，有助於識別WhatsApp 大批量消息的目標受眾。

CRM 常用於為電子郵件細分受眾，但透過與 WhatsApp 整合，您可以獲得有價值的細分資訊，以便為廣播分組聯絡人。

使用 WhatsApp CRM 的挑戰與解決方案

即便了解 WhatsApp CRM 的好處與最佳實踐，仍有需注意的陷阱。 畢竟，了解運作方式並不等同於完全掌握。

以下是您可能遇到的一些挑戰。

1. 隱私與資料安全

將 WhatsApp 與 CRM 整合意味著在系統間移動客戶資料，可能引入安全風險。

因此，選擇一個符合嚴格安全標準的平台至關重要。 企業也應透過啟用2FA 或 SSO，並使用像遮罩電子郵件與電話號碼的功能來減少人為錯誤並保護客戶資訊。

2. 跟上 WhatsApp 的政策與功能

WhatsApp 經常更新其政策、定價與功能，這可能影響您使用平台的方式。 若未持續更新，可能導致意外限制或通訊中斷。

您應定期查看 WhatsApp 的官方公告以避免合規問題或服務中斷，或與像 respond.io 這樣值得信賴的 WhatsApp Business Solution Provider 合作，以保持與最新要求一致。

3. 訊息範本限制與審核流程

使用WhatsApp API的企業在發送外發訊息時，必須使用經預先核准的範本。 WhatsApp 對可包含的內容有嚴格指引，常會拒絕過於促銷或不清楚的範本。 一般而言，範本必須具備：

• 非促銷性

• 經 WhatsApp 預先核准

• 清晰且具資訊性

此外，審核流程可能需要時間，導致活動延遲。 為避免中斷，您應提前建立清晰且符合法規的範本並提交審核。

4. 行銷與廣播限制

部分企業希望將 CRM 中所有聯絡人匯入 WhatsApp 並向其發送促銷訊息。

但這樣做可能導致WhatsApp 禁令，因為 WhatsApp 禁止未經請求的訊息。 我們建議透過使用 WhatsApp 連結、QR 碼與點擊聊天廣告來取得更多 WhatsApp 聯絡人，並確保他們已選擇加入。

5. 渠道依賴性

單靠 WhatsApp 進行客戶溝通是有風險的。 若 WhatsApp 中斷或部分客戶不使用該平台，您的業務可能會受影響。

多渠道策略可確保企業在不同平台上與客戶互動。 使用具備多渠道能力的 CRM 或消息軟體，可讓企業在一處管理來自 WhatsApp、Messenger、電子郵件等的對話。

將 WhatsApp 與您的 CRM 整合：為什麼 Respond.io 是最佳選擇？

Respond.io 是一個以 AI 驅動的客戶對話管理平台，且為官方的WhatsApp Business Solution Provider與Meta Business Partner，可將 WhatsApp 與多個 CRM 連接。 它能讓您從一處輕鬆同步對話、自動化工作流程並管理客戶互動。 憑藉穩定的平台可靠性與專業客戶支援，企業能確保順暢運作與不中斷的訊息傳遞。

讓我們探討企業如何使用 respond.io 進行行銷、銷售、客戶服務、團隊協作與績效追蹤，了解其為何是最佳解決方案。

行銷：吸引與互動潛在客戶

企業可透過在實體素材使用QR 碼、在數位內容加入聊天連結或在網站放置聊天小工具來吸引 WhatsApp 潛在客戶。 為主動生成潛在客戶，可在 Facebook 與 Instagram 上投放點擊前往 WhatsApp 廣告，以觸及目標受眾並促進轉化。

當潛在客戶聯繫後，respond.io 會自動收集並將聯絡資料同步至 CRM，使企業能細分客戶、發送廣播並使用像WhatsApp 產品目錄、互動訊息與推播通知來客製化後續聯繫。

銷售：自動化潛在客戶資格審查與銷售任務

respond.io 與 HubSpot、Salesforce 等 CRM 原生整合，使銷售團隊能在同一平台篩選潛在客戶、追蹤對話並完成成交。 透過AI 驅動的自動化，企業可自動化資格問題與潛在客戶評分，篩除低優先度的潛在客戶。

許多團隊也會用 respond.io 的AI Agent 強化設置，該 Agent 能自動處理早期諮詢、推薦產品並發送付款或預訂連結。

一旦潛在客戶通過驗證，respond.io 可以根據優先順序、交易規模或地區將對話路由給合適的銷售代理。 AI 輔助回覆、豐富媒體訊息與 WhatsApp 通話支援能加速互動與轉換。

留存：提升客服品質與效率

企業可以自動化常見問題回覆，並使用選擇題引導客戶完成自助服務選項。 對於複雜查詢，平台可自動將客戶路由至合適團隊。

AI 助手為代理提供快速存取知識庫的功能，提升回應速度與準確性。 必要時，代理可使用WhatsApp Business Calling API輕鬆升級為語音通話，實現在同一平台內直接溝通。 企業也可於對話後發送CSAT 調查以衡量顧客滿意度。

團隊協作：改善內部溝通

respond.io 讓團隊成員能在團隊收件箱中輕鬆協作。 透過內部評論，代理能為聯絡人提供背景資訊以便後續追蹤。

代理也可標註隊友討論最佳協助方式，或在必要時升級複雜案例。 最棒的是，代理能夠輕鬆協作、與客戶聊天，並使用 respond.io 的行動應用在任何地方管理任務。

績效追蹤：取得改進洞察

管理者可使用 respond.io 的分析儀表板即時追蹤指標，以衡量代理績效、客戶互動與回應時間。

可使用自訂收件箱篩選與審核高價值對話，以優化客戶互動並提升整體服務品質。

WhatsApp CRM：關鍵要點

將 WhatsApp 與 CRM 連接的最佳方式，是使用 WhatsApp API 與以訊息為先的平台（如 respond.io），並與您現有的 CRM 整合。 這讓企業能有效管理 WhatsApp 對話，同時保持客戶資料有條理。

餐飲、飯店、醫療、教育、不動產與零售等領域的公司已從此方法獲得實際成效。 查看我們的客戶故事，了解企業如何改善回應時間、自動化工作流程並在不增加額外負擔下處理更多對話。

現在是時候將這些付諸實踐。 註冊 respond.io 的 WhatsApp Business API，立即開始更有效管理 WhatsApp 對話！

延伸閱讀

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• 如何使用 WhatsApp 進行銷售

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