WhatsApp CRM 集成的 3 個步驟：您的終極指南

您需要一個與 WhatsApp 連接的 CRM 嗎？ 或者您想把 WhatsApp 添加到現有的 CRM 中嗎？ 我們已測試多個 WhatsApp CRM 解決方案，以幫助您做出最佳選擇。

本指南涵蓋了什麼是 WhatsApp CRM、為什麼您的企業需要它，以及如何在三個簡單步驟中將 WhatsApp 與 CRM 整合。 我們還將分解關鍵功能，主要考慮因素，最佳實踐並突出一些真實的例子。

什麼是 WhatsApp CRM？

WhatsApp CRM 是WhatsApp API（也稱為 WhatsApp 商業平台）和 CRM 之間的整合。 企業通常出於兩個主要目的使用它：

• 將 WhatsApp 與現有的 CRM 整合。

• 將 WhatsApp 與一個完全支持 WhatsApp API 功能並允許 CRM 整合的消息軟件整合。

無論您採取哪種方法，管理 WhatsApp 聯絡人對於依賴 WhatsApp 與潛在客戶和客戶溝通的企業至關重要。

企業為什麼需要 WhatsApp CRM？

隨著數十億人使用 WhatsApp，這是您的客戶已經存在的地方。 WhatsApp CRM 幫助您更有效地管理這些對話，通過保持一切有序、自動化任務和簡化溝通。

以下是它如何改善您的運營：

• 透過 WhatsApp 大批量消息重新聯繫冷淡的潛在客戶，包括產品目錄，以進行針對性的促銷。

• 通過 AI 自動化資格審查—— 提問資格問題，並輕鬆優先考慮高質量的潛在客戶。

• 立即路由和分配對話，使用自動化工作流程，將客戶與正確的代理在正確的時間連接。

• 利用AI 輔助回覆更快地轉換潛在客戶 AI 輔助回覆、VoIP-CRM 整合（包括 WhatsApp 通話）以及AI Agents。

但要實現這些好處及更多，您需選擇最適合您業務需求的 WhatsApp CRM 整合，例如 respond.io。

哪種 WhatsApp CRM 整合最適合您？

現在我們明白了您將獲得的好處，接下來的問題是：您應該如何將 WhatsApp 整合到您的 CRM 中？

有兩種主要方法：

1. WhatsApp API 與現有 CRM 的整合

將 WhatsApp 與其 CRM 整合的企業希望在其現有系統中發送和接收消息。 雖然一些 CRM，如 Salesforce、HubSpot 和 Zendesk 提供原生 WhatsApp 整合，但由於它們最初是為電子郵件設計，通常缺乏關鍵的消息功能。

例如，HubSpot 和 Salesforce 的整合限制了自動化能力，使潛在客戶資格審查及管理對話變得更加困難。 同樣，Zendesk 的原生 WhatsApp 整合不支持收件箱中的視頻預覽或語音備忘錄播放——代理必須下載文件才能查看，這會打斷工作流程。

此外，這些整合均不本地支持 WhatsApp 通話，要求代理切換平台。

除此之外，它們還將 WhatsApp API 的使用限制在單一 CRM 中，防止企業跨平台共享 WhatsApp 數據或與其他工具一起使用。 幸運的是，大多數 CRM 支持第三方整合，使企業能夠連接完全支持 WhatsApp 的軟件，解鎖高級消息、自動化和全通道能力。

2. WhatsApp API 與消息軟件的整合

與傳統 CRM 不同，客戶對話管理平台專為即時消息傳遞而建，全面支持 WhatsApp 的功能。 雖然 Salesforce、HubSpot 和 Zendesk 提供原生的 WhatsApp 整合，但它們缺乏關鍵的消息功能，例如 WhatsApp 通話和高級自動化。

像 respond.io 這樣的平台可以作為 WhatsApp CRM，提供基本的 CRM 功能，例如聯絡人管理、潛在客戶資格審查和自動化，同時支持與現有的 CRM（如Pipedrive、ActiveCampaign等）整合。 這確保企業可以在不受 API 限制或消息限制的情況下管理 WhatsApp 對話。

超越 WhatsApp，像 respond.io 這樣的解決方案支持全通道消息，讓企業能夠在統一的全通道收件箱中與客戶互動，包括Messenger、Instagram、TikTok、Telegram等。

現在我們已經涵蓋了這兩種主要方法，讓我們探索一下有效的 WhatsApp CRM 或像 respond.io 這樣的平台所需的關鍵功能。

WhatsApp CRM 中 6 個必備功能是什麼？

並非所有方案都是平等的。 無論您選擇與 CRM 整合還是消息平台，請確保它提供以下功能。

1. WhatsApp API 訪問

該 CRM 應提供無縫的WhatsApp API 訪問，以便您無障礙地連接 WhatsApp。 使用正式的WhatsApp 商業解決方案提供商（BSP），可以確保更快且更安全的設置。

例如，Salesforce 和 respond.io 是官方 BSP，直接為用戶提供 WhatsApp API 訪問。 與此相反，HubSpot 提供原生 WhatsApp 整合，但要求用戶連接他們現有的 WhatsApp Business 帳戶，而不是充當 BSP。

2. 集成與潛在客戶管理

理想的解決方案應與電子商務平台、業務工具以及其他消息渠道整合，以集中客戶數據。 除了同步聯絡人和對話外，它還應跟蹤客戶進展，並幫助企業高效管理潛在客戶。

例如，respond.io 的生命週期功能允許團隊將聯絡人組織到銷售過程的不同階段，使定制溝通和將潛在客戶轉化為客戶更容易。 一旦您配置好您的AI agent自動更新生命週期狀態和聯絡人字段，這將變得非常簡單。 稍後會有更多有關 AI 的內容。

3. WhatsApp 呼叫支持

對於高價值互動、複雜查詢和緊急支持，語音溝通至關重要。 respond.io 支持WhatsApp 商業通話，讓團隊可以直接從平台處理電話，為客戶提供另一種無需切換應用的連接方式。

4. 溝通與自動化

一個 WhatsApp CRM 應該支持通話（包括通話轉接、AI agent 通話和通話摘要）、自動化、多媒體消息和分析。 像自動回覆和排程消息這樣的功能確保快速回應和更好的互動。

如果多個代理需要訪問，該 CRM 應支持WhatsApp Business 的多用戶訪問。 這使得團隊能夠同步聯絡人、從不同設備訪問對話並有效協作。

而且，在 respond.io 上，自動化不僅限於規則和工作流程。 AI Agents 是根據您的知識來源進行培訓的。 它們可以輕推不回應的客戶、收集詳細信息、資格審查潛在客戶，甚至無縫地將聊天轉交給人類。 這為您的團隊提供 AI 幫助，感覺就像人類，而無需增加額外的人手。

5. 資料安全與合規性

WhatsApp 天生安全，具備端對端加密。 不過，因為它處理客戶對話，您選擇的解決方案還應遵守數據保護法規並保護客戶數據。

6. 分析與績效跟蹤

WhatsApp CRM 應包括報告工具，以追蹤重要指標。 企業可以分析客戶獲取來源、響應時間和互動水平，以優化消息策略並提高轉化率。

由於並非所有解決方案都提供這些功能，企業應尋找符合要求的解決方案。 這就是 respond.io 的優勢所在，將一切整合在一起，並提供一種可靠的方法來將 WhatsApp 與您的 CRM 集成。

如何使用 Respond.io 在 3 个步骤中将 WhatsApp API 与您的 CRM 集成

讓我們進入有趣的部分。 將 WhatsApp 與您的 CRM 集成可能聽起來很技術化，但可以分解為幾個清晰的步驟。 這裡有一份簡單的路線圖。

步驟 1： 創建一個Respond.io WhatsApp商業API帳戶

在做其他事情之前，您需要訪問WhatsApp商業API。 因為您無法將常規的WhatsApp商業應用與CRM集成。

作為官方WhatsApp商業解決方案提供商，respond.io允許企業快速且安全地設置其API。 了解如何使用respond.io創建WhatsApp商業API帳戶。

步驟 2： 將WhatsApp連接到您的CRM

利用respond.io的內建整合能力，企業可以使用不同的方法將WhatsApp連接到其CRM：

• 原生整合：直接將像HubSpot和Salesforce這樣的CRM與respond.io整合，以同步聯絡人、消息和工作流程。

• 第三方自動化：使用Zapier或Make將respond.io與其他CRM平台連接。

• 自定義API整合：創建一個新的工作流程，並新增HTTP請求步驟以將任何CRM與respond.io整合。

步驟3：設置要同步的信息

一旦連接，請確保WhatsApp與您的CRM之間的數據同步能正常運作。 respond.io允許企業同步聯絡人、對話歷史和生命週期階段，同時自動化潛在客戶分配、聊天路由和後續跟進。

這確保了WhatsApp對話的高效管理，無需在平台之間切換。

最佳實踐以充分利用您的WhatsApp CRM

設置整合僅僅是開始。 為了充分利用您的WhatsApp CRM，您應始終將這些最佳實踐放在心中。

1. 收集電子郵件和電話號碼

對於大多數CRM，每個潛在客戶或客戶必須擁有唯一標識符，例如他們的電子郵件地址或電話號碼。 幸運的是，當潛在客戶在WhatsApp上聯繫您時，您會自動獲得他們的電話號碼。

如果您也需要電子郵件地址，設置自動化以請求該信息。 然後，將這些重要信息同步到您的respond.io聯絡人列表和CRM中。

2. 合併聯絡人以避免重複

潛在客戶可能會通過Messenger或電子郵件等不同渠道聯繫您，您會希望快速識別這一點。

例如，respond.io會自動識別重複的聯絡人，如果您獲得了相同電子郵件或電話號碼的聯絡人，您會被提示合併。 當您與CRM整合時，您也可以在CRM中反映這些更新。

3. 細分客戶以進行WhatsApp廣播

從您的CRM向WhatsApp發送信息有助於您識別針對WhatsApp大批量消息的目標受眾。

CRM通常用於對電子郵件細分受眾，但通過與WhatsApp整合，您可以獲得有價值的細分詳細信息，以便為廣播分組聯絡人。

使用WhatsApp CRM的挑戰和解決方案

即使擁有WhatsApp CRM的好處和對最佳實踐的深入理解，仍然存在需要注意的陷阱。 畢竟，了解某事的運作方式並不自動意味著精通它。

您可能會遇到一些挑戰。

1. 隱私和數據安全

將WhatsApp與CRM整合意味著在系統之間移動客戶數據，這可能會引入安全風險。

因此，選擇一個符合高安全標準的平台至關重要。 企業還應透過啟用雙因素身份驗證或單一登錄，以及使用像遮蔽電子郵件和電話號碼功能來保護客戶信息，以降低人為錯誤的可能性。

2. 跟上WhatsApp的政策和功能

WhatsApp經常更新其政策、定價和功能，這可能會影響您對該平台的使用。 未能保持更新可能導致意想不到的限制或通信中斷。

您應定期查看WhatsApp的官方公告，以避免合規問題或服務中斷，或與值得信賴的WhatsApp商業解決方案提供商如respond.io合作，以跟上最新要求。

3. 消息模板的限制和批准過程

使用WhatsApp API的企業必須使用預先批准的模板發送外發消息。 WhatsApp對可以包含的內容有嚴格的指導方針，經常拒絕過於宣傳或不清晰的模板。 一般來說，它們必須是：

• 非促銷的

• 經WhatsApp預先批准的

• 清晰且資訊豐富

此外，批准過程可能需要時間，從而延遲活動。 為了避免中斷，您應創建清晰的、符合政策的模板並提前提交。

4. 行銷和廣播限制

一些企業希望將WhatsApp與CRM整合，以便將所有CRM聯絡人導入WhatsApp並向他們發送促銷消息。

然而，這樣做可能會導致WhatsApp禁令，因為WhatsApp禁止發送未經請求的消息。 我們建議通過使用WhatsApp鏈接、QR碼和點擊聊天廣告獲取更多WhatsApp聯絡人，並確保他們選擇加入。

5. 渠道依賴性

僅依賴WhatsApp進行客戶通信是有風險的。 如果 WhatsApp 出現故障或某一部分客戶未使用，它的確可能會使您的業務陷入困境

多渠道策略確保企業可以在不同平台上與客戶互動。 使用具有多渠道能力的CRM或消息軟件，企業可以在一個地方集中管理來自WhatsApp、Messenger、電子郵件等的交流。

將WhatsApp與您的CRM整合：為什麼Respond.io是最佳選擇？

Respond.io是一個由AI驅動的客戶對話管理平台，也是官方WhatsApp商業解決方案提供商和Meta商業夥伴，將WhatsApp與多個CRM連接。 它使得從一個地方同步對話、自動化工作流程和管理客戶互動變得輕而易舉。 憑藉穩定的平台可靠性和專業的客戶支持，企業可以確保流暢的操作和不中斷的消息傳遞。

讓我們探索企業如何使用respond.io進行行銷、銷售、客戶服務、團隊協作和績效追蹤，來了解為什麼這是最佳解決方案。

行銷：吸引和引導潛在客戶

企業可以通過在實體材料上使用QR碼、在數字內容中使用聊天鏈接或在網站上使用聊天小部件來吸引WhatsApp潛在客戶。 為了主動生成潛在客戶，Facebook和Instagram上的點擊WhatsApp廣告幫助企業接觸目標受眾並推動他們轉換。

一旦潛在客戶聯繫，respond.io自動收集並同步聯絡詳情到CRM，使企業能夠細分客戶、發送廣播並使用像WhatsApp產品目錄、互動消息和推送通知來個性化後續聯絡。

銷售：自動化潛在客戶資格和銷售任務

respond.io與HubSpot和Salesforce等CRM進行原生整合，使銷售團隊能夠篩選潛在客戶、跟蹤對話並結束交易—所有這些都在一個平台上進行。 憑藉AI驅動的自動化，企業可以通過自動化資格問題和潛在客戶評分來過濾低優先級的潛在客戶。

許多團隊還透過respond.io的AI Agent來強化這一設置，該Agent可以自動處理早期查詢、推薦產品並發送付款或預訂鏈接。

一旦潛在客戶驗證，respond.io可以根據優先級、交易規模或區域將對話路由到合適的銷售代理。 AI輔助回覆、豐富媒體消息和WhatsApp通話支持能夠提高互動速度和轉換率。

保留：提高客戶支持質量和效率

企業可以自動化常見問題並使用選擇題引導客戶完成自助服務選項。 對於複雜查詢，該平台可以自動將客戶路由到合適的團隊。

AI助手為代理提供快速訪問知識庫的功能，提高響應速度和準確性。 在必要時，代理可以輕鬆使用WhatsApp商業通話API升級為語音通話，實現同一平台內的直接溝通。 企業還可以在對話後發送CSAT調查以衡量顧客滿意度。

團隊協作：改善內部溝通

respond.io使團隊成員可以在團隊收件箱中方便地合作。 透過內部評論，代理能夠提供有關聯絡人的背景信息，以便於後續聯絡。

代理還可以標記團隊成員以討論最佳的幫助客戶方式或在必要時升級複雜的案例。 最棒的是，代理可以輕鬆協作、與客戶聊天，並使用respond.io的移動應用隨時管理他們的任務。

性能跟踪：獲取改進見解

管理者可以利用respond.io的分析儀表板跟踪實時指標，以衡量代理表現、顧客互動和回應時間。

高價值對話可以使用自定義收件箱過濾和審核，以優化顧客互動並提升整體服務質量。

WhatsApp CRM：關鍵要點

將WhatsApp與CRM連接的最佳方式是使用WhatsApp API，並使用像respond.io這樣的以消息為主的平台，這樣可以與現有的CRM整合。 這使得企業能夠有效管理WhatsApp對話的同時，保持客戶數據的組織性。

在餐飲、酒店業、醫療保健、教育、房地產和零售等領域的公司，已經從這種方法中獲得了實際成果。 查看我們的客戶故事，了解企業如何改善回應時間、自動化工作流程並在不增加額外工作量的情況下處理更多對話。

現在是時候將這付諸實踐了 註冊respond.io的WhatsApp商業API，立即開始更有效地管理WhatsApp對話！

延伸閱讀

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