WhatsApp 自動回覆只需 4 個簡單步驟：完整指南（+18 個範例）

想要為您的企業或 WhatsApp 行銷 需求設定 WhatsApp 自動回覆？ 您來對地方了。 在本文中，我們將解釋什麼是 WhatsApp 自動回覆、如何在 WhatsApp Business 應用程式和 WhatsApp Business API 上設定它，並為您提供範例 WhatsApp 自動回覆訊息。

什麼是 WhatsApp 自動回覆？

WhatsApp 中的自動回覆功能可讓企業在無法回覆傳入 WhatsApp 訊息時發送自動訊息。

WhatsApp 有 2 種常見的自動回覆訊息類型：

• 問候訊息： 當客戶首次開始對話或 14 天后，企業發送的歡迎訊息

• 離開訊息：在工作時間以外回覆客戶的訊息

作為企業主，自動回覆訊息是一個方便的功能。 在下一節中，我們將解釋它如何幫助您的業務。

WhatsApp 自動回覆的 5 大好處

人們希望透過 即時通訊 進行即時通訊，無論何時。 然而，由於營業時間有限、人力短缺、排隊等候時間長等原因，這並不總是可行。

WhatsApp 推出了自動回覆形式的解決方案。 企業可以透過告知客戶他們的空閒時間，增強客戶服務，並縮短回應時間，以 提高客戶滿意度。

使用 WhatsApp 自動回覆有很多優點，但我們將指出 3 個主要優點。

1. 管理客戶期望

透過告知客戶您的空閒時間來設定回應時間預期。

2. 留下正面的第一印象

第一印像很重要。 對客戶詢問的優質、快速回覆將為客戶與您的業務的其餘旅程定下基調。 它可以減少客戶流失的可能性，從而減少銷售損失的可能性。

3. 收集客戶資訊

透過 聊天前調查 收集客戶訊息，以便代理跟進對話。

但這還不是全部。 透過使用 WhatsApp 自動回复，您可以獲得兩項額外好處。

4. 增加銷售機會

透過自動執行例行回應（例如常見問題），企業可以確保他們不會錯過任何銷售機會，即使您的團隊不在時也是如此。 自動回覆可以幫助推動潛在客戶在客戶旅程中以最少的資源前進。

5. 降低人工成本

透過自動化常見回應，企業可以減少對大型支援團隊的需求，節省勞動成本，同時保持高效的客戶服務。 此外，自動回覆可以在促銷或季節性高峰期間無縫處理增加的詢問，而無需額外資源，從而確保即使在高需求時期也能保持一致的參與度。

如何在 WhatsApp Business 應用程式上設定 WhatsApp 自動回复

企業創建自動回覆是為了向客戶保證，他們在管理回應時間預期和改善客戶體驗方面不會被忽視。 但是，它僅適用於 WhatsApp 商業解決方案。

企業可以透過以下方式在 WhatsApp 上設定入站訊息的自動回覆：

• WhatsApp 商業應用程式

• WhatsApp Business API

讓我們從 WhatsApp Business 應用程式開始。 在 WhatsApp Business 應用程式中，您可以建立 2 種 WhatsApp 自動回覆訊息：問候訊息和離開訊息。 打開 WhatsApp Business 應用程式並按照步驟操作。

設定問候語

步驟 1：前往 至商業工具

第 2 步：啟用 問候訊息

步驟 3：製作 您的訊息

步驟 4：選擇 收件人

設定離開訊息

步驟 1：前往商業工具 > 選擇 離開訊息

第 2 步：個人化您的訊息

第三步：設定你的日程安排

您可以透過三種方式選擇發送訊息的時間。

1. 總是發送：如果您有較長時間空閒，請使用此項目。

2. 按照自訂時間表：這是在一天中的特定時間發送的自動回覆。

3. 營業時間之外：當您的企業未營業時設定此項。

第 4 步：選擇收件人

如果您經營小型企業，這就足夠了。 但是，如果您想要擴展或需要更強大的自動化功能，則存在限制。

WhatsApp Business 應用程式 WhatsApp 自動回覆的 4 個限制

儘管 WhatsApp 自動回覆可以為企業提供許多幫助，但他們也應該意識到自己的缺點。 接下來我們來檢查一下。

複雜場景的個人化選項有限

自訂選項有限。 雖然您可以個性化訊息，但其效果也是有限的。 個性化選項僅限於客戶姓名等項目。

歸根結底，WhatsApp Business 應用程式能做的只有這麼多。 它的自動回覆功能僅能歡迎新客戶，並告知您業務已關閉及何時可以期待回覆。

沒有後續訊息或進階功能

自動回覆僅作為初始回應。 他們無法跟進客戶的詢問。 確保您的客戶知道客服人員會在自動回覆訊息中跟進他們。

溝通不良的風險

雖然自動回覆旨在確保快速回應，但發送通用回應可能無法準確解決客戶的查詢，從而導致沮喪或困惑。 WhatsApp Business 應用程式上的自動回覆無法適應不斷變化的環境或澄清模糊的客戶訊息，通常需要手動幹預。

有限的分析和見解

無法追蹤 WhatsApp Business 應用程式上自動回覆的效能。 應用程式上不提供發送訊息數量或參與率等指標

那麼企業該如何克服 WhatsApp Business 應用程式的這些限制呢？

解決方案? 使用 WhatsApp API 進行自動回复

將 WhatsApp API 與 respond.io 的 AI Agent 等聊天機器人結合是中大型企業的最佳選擇。 以下是一些原因。

進階自訂選項

WhatsApp API 允許高級自訂選項，這意味著您可以根據特定客戶的需求和偏好自訂回應，從而增強用戶體驗。 此外，您甚至可以根據需要設定 WhatsApp 方案訊息 和 WhatsApp 大量訊息 。

縮短反應時間

聊天機器人可以即時回應客戶的詢問，改善整體客戶體驗並防止長時間等待帶來的挫折感。

改善潛在客戶培育和參與度

WhatsApp API 支援先進的自動化功能，使企業能夠有效地培養潛在客戶並在整個旅程中吸引客戶。 及時發送訊息以引導潛在客戶透過銷售管道或提供其他資訊。

與其他工具整合以實現無縫工作流程

WhatsApp API 與各種業務工具無縫集成，實現高效的工作流程和統一的客戶體驗。 整合軟體，如 CRM 和電子商務平台 以及其他自動化軟體，如 Zapier 和 Make，但不要忘記確保它們是 WhatsApp CRM！

接下來，我們將向您展示如何設定 WhatsApp 自動回覆聊天機器人。

如何透過 WhatsApp API 分 4 步驟設定 WhatsApp 自動回復

在本節中，我們將向您展示如何在 respond.io（一款人工智慧驅動的客戶對話管理軟體）上的 WhatsApp API 上設定自動回覆。

步驟 1：將您的 WhatsApp 帳戶連接到 API

您需要將WhatsApp API 帳號連接到 respond.io。 您還沒有 WhatsApp API 帳號？ 以下是 如何在幾分鐘內獲得一個。

第 2 步：建立自動回覆模板

完成後，打開 respond.io 並導航至 工作流程 > 所有範本。

雖然您可以從頭開始建立工作流程，但此工作流程範本將使您輕鬆開始使用 WhatsApp 自動回覆聊天機器人。

第 3 步：將自動回覆新增至工作流程自動化

在這裡您將能夠閱讀範本說明並查看工作流程草稿。 如您所見，此範本附帶歡迎訊息和離開訊息，該訊息將根據您的工作時間觸發。

您幾乎可以自訂工作流程中的任何內容。 首先在 日期 & 時間 步驟中指定您的營業時間。 然後，編輯歡迎和離開訊息。

步驟 4：測試並優化您的自動回复

最後，您應該檢查自動回覆的效果。 如果客戶對自動回覆反應不佳，那麼您應該調整副本。 重複此過程，直到獲得所需的結果。

您也可以使用 respond.io 的 AI 代理 自動回覆客戶詢問並轉發給適當的團隊。

這樣，您就建立了一個簡單的 WhatsApp 自動回覆工作流程來處理入站訊息。 現在您已經知道如何在 WhatsApp 中設定自動回复，您準備好了嗎？ 直到您在創建最佳實踐時查看最佳實踐。

WhatsApp 自動回覆的 5 個最佳實踐

確保每條訊息正確無誤至關重要，即使對於自動回覆也是如此。 避免非個人化或通用的訊息，因為客戶會期望進行人性化的互動。 您可以遵循以下 5 種做法來製作簡單而有效的自動回覆訊息：

1. 確認收到客戶訊息

使用自動回覆訊息確認收到客戶'的訊息，並向他們保證'已收到並將予以處理。

2. 為後續行動提供明確的時間表

讓用戶知道他們是否可以在工作時間內得到回應或是否有延遲。 指定此延遲並避免使用諸如“我們會盡快聯繫您”之類的短語。

3. 保持訊息清晰簡潔

回復要簡明扼要。 僅包含以清晰、易於理解的方式呈現的重要資訊。

4. 個性化每條訊息

讓每則訊息都顯得個人化。 使用您的客戶'的姓名和其他相關詳細資訊發送個人化訊息。 在 respond.io 上，您可以使用名為動態變數的佔位符來包含顧客姓名、日期、訂單號碼等。

5. 保持您的品牌基調和聲音

確保您的 WhatsApp 自動回覆訊息反映您品牌'的獨特聲音。 客製化語氣、語言和內容以符合您的品牌'的個性和價值觀，增強客戶認知度。

考慮到這些最佳實踐，我們提供了可用於各種情況的訊息範例。

18 個 WhatsApp 自動回覆訊息範例：

WhatsApp 自動回覆應根據不同的情況或期望的結果進行客製化。 以下是您應該使用的 18 個 WhatsApp 自動回覆訊息範例。

歡迎辭

1. "你好👋！ 感謝您聯絡[公司名稱]。 我們今天可以為您提供什麼協助？"

2. "你好！ 歡迎來到[公司名稱]。 我們一站式滿足您的所有 IT 需求。 讓我們開始吧。 😃"

3. "[公司名稱] 向您致以問候！ 我們'來這裡是為了提供幫助。 告訴我們更多您正在尋找的內容。

下班後訊息

1. 「嘿，[名字]！ 感謝您與我們聯繫。 我們目前不在辦公室。 我們會盡快與您聯繫。

2. 「當我們不在的時候您已經聯絡到我們了。 😟 我們每天上午 9:00 開始營業 至下午 6:00 我們回來後會很樂意為您提供幫助。

3. "你好！ 謝謝留言。 我們目前正在外出，正準備度過個週末。 如有任何緊急事宜，請聯絡[插入緊急聯絡方式]。"

節日問候

1. 「聖誕快樂！🎅🎄我們接下來幾天要外出，並將於 [日期] 回來。 我們期待再次為您服務。 🙂”

2. 「[您的公司名稱] 全體人員向您致以節日問候！ 祝您在這個假期快樂、健康、幸福。 今天我們能為您提供什麼幫助？

3. 節日快樂[名字]！ 今天結帳時輸入 [代碼] 即可領取 [折扣]！

潛在客戶捕獲訊息

1. “想要了解更多有關[您的產品/服務]的資訊？ 留下您的詳細信息，我們將向您發送您需要的所有資訊！

2. 「嘿！ 👋我們很樂意與您分享獨家優惠和更新。 🛍️ 只需讓我們知道您感興趣的產品即可了解最新動態！ 🔄”

3. “想要額外優惠嗎？ 有疑問或需要更多資訊嗎？ 🤓 在這裡留下您的詳細訊息，我們會立即回覆您！ ⏳”

回饋請求

1. 「我們重視您的意見！ 🗣️您對我們的體驗如何？ 請告訴我們，以便我們更好地為您服務。 👍”

2. “我們今天表現得怎麼樣？ 讓我們知道——這只需要一點時間，它可以幫助我們改善您未來的體驗！

3. “我們希望您喜歡[特定產品/服務]！ 告訴我們您的想法—我們一直在尋求改進。

產品或服務更新

1. "嘿！ 感謝您與我們聯繫。 查看我們的熱門新產品[插入產品名稱和連結]。 立即訂購即可享有首次購買 10% 的折扣！"

2. 「令人興奮的消息！ 🎉 我們剛推出了[新產品/服務]。 看看吧，讓我們知道你的想法！

3. 「大新聞！ 🗞️ 我們為您準備了一些特別的東西：[產品/服務更新]。 準備好體驗了嗎？ 🌟”

這些還不夠嗎？ 不用擔心。 我們有一篇文章，其中包含 甚至更多 WhatsApp 自動回覆訊息範例 ，您可以用它作為靈感。

如您所見，在 WhatsApp 上設定自動回覆不僅僅是為了方便。 這是一個增強客戶互動的策略舉措。 透過我們的範例和指南，您就可以創建與客戶產生共鳴並反映您品牌獨特聲音的自動回覆。

那麼，您還在等什麼呢？ 開始在領先的對話式 AI 平台和標記的 Meta 商業合作夥伴上發送 WhatsApp 自動回覆訊息。 註冊一個免費的 respond.io 帳戶並且連接您的 WhatsApp API 帳戶立即開始使用。

關於 WhatsApp 自動回覆的常見問題

1. 我可以為不同的客戶自訂 WhatsApp 自動回覆訊息嗎？

是的，您可以，但僅限於 WhatsApp API。 在 respond.io 上，你可以設定一個工作流程來 將訊息細分給不同的受眾。

2. 我可以安排自動回覆的特定時間嗎？

是的. 在 WhatsApp Business 應用程式上，您只能為離開訊息設定時間表。 在 WhatsApp API 上，您可以隨時針對任何情況發送自動回复，包括離開訊息、 促銷廣播、 預約 等等。

3. 我可以發送的自動回覆數量有限制嗎？

WhatsApp Business 應用程式沒有任何限制。 然而，在 WhatsApp API 上，發送企業發起的訊息有 限制 。

4. 是否可以針對不同客戶個人化自動回覆？

是的. 在 WhatsApp Business 應用程式上，您可以設定受眾來接收您的問候或離開訊息。 在 WhatsApp API 上，您可以根據受眾是否來自廣告、回頭客以及是否回覆廣播等因素對受眾進行 細分 。

5. 群聊可以自動回覆嗎？

是的，您可以在 WhatsApp Business 應用程式上設定群組聊天自動回覆。 目前，WhatsApp API 不支援群組聊天，因此您無法在那裡發送自動回覆。

6. 自動回覆應避免哪些常見錯誤？

• 避免籠統的答覆。 盡可能嘗試個性化您的訊息。 在 respond.io 上，您可以使用 動態變數 新增客戶的姓名、他們的聯絡資訊甚至是您的代理人的姓名。

• 確保您的 自動回覆與相關。 發送不相關的訊息可能會導致您的帳戶被標記甚至被禁止

• 不要過度承諾響應時間。 承諾不切實際的回應時間可能會導致客戶流失並對您的業務產生負面看法

深入閱讀

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• 如何使用WhatsApp互動訊息

• 為您的企業設定 WhatsApp 二維碼指南

• 如何在 WhatsApp 上完成銷售