WhatsApp 自動回覆的 4 個簡單步驟：完整指南（+18 範本）

想要為您的業務或WhatsApp行銷需求設置WhatsApp自動回覆嗎？ 您來對地方了。 在本文中，我們將解釋什麼是WhatsApp自動回覆，如何在WhatsApp商務應用程式和WhatsApp Business API中設置，以及提供您範例的WhatsApp自動回覆消息。

什麼是WhatsApp自動回覆?

WhatsApp中的自動回覆是一個功能，使企業能夠在無法回應來自WhatsApp的消息時自動發送消息。

WhatsApp有2種常見的自動回覆消息：

• 問候消息： 當客戶第一次開始對話或在14天後，企業發送的歡迎消息。

• 離開消息：在業務時間外回應客戶的消息。

作為業主，自動回覆消息是一個方便的功能。 在下一節中，我們將解釋其如何幫助您的業務。

WhatsApp自動回覆的5個好處

人們期望通過 即時消息通訊 進行即時溝通，無論是什麼時候。 然而，由於營業時間有限、人力短缺、長時間排隊等，這並不總是可能的。

WhatsApp推出了一個解決方案，即自動回覆。 企業可以通過告知客戶的可用性來增強客服體驗，並改善對 提升客戶滿意度 的回應時間。

使用WhatsApp的自動回覆有許多好處，但我們將指出3個主要的好處。

1. 管理客戶期望

通過告知客戶您的可用性來設置響應時間預期。

2. 留下積極的第一印象

第一印象很重要。 對客戶詢問的高質量和快速回覆為客戶的旅程定調。 這降低了客戶流失的機會，進而減少銷售損失的風險。

3. 收集客戶信息

通過 聊天前調查 收集客戶信息，以便代理後續跟進對話。

但這不是全部。 我們有兩個額外的好處可以從使用WhatsApp自動回覆中獲得。

4. 增加銷售機會

通過自動化例行回覆，例如FAQ回答，企業可以確保他們絕不會錯過銷售機會，即使在您的團隊無法回應的情況下。 自動回覆可以幫助以最小的資源推進潛在客戶的旅程。

5. 降低勞動成本

通過自動化常見回復，企業可以減少大支援團隊的需求，節省勞動成本，仍然保持高效的客戶服務。 此外，自動回覆可以在促銷或季節性高峰期間無縫處理增長的詢問，而無需額外資源，確保在高需求時期的持續互動。

如何在WhatsApp商務應用程式上設置WhatsApp自動回覆

企業創建自動回覆以確保客戶在管理響應時間預期和改善客戶體驗方面並未被忽視。 然而，它僅適用於WhatsApp商務解決方案。

企業可以通過以下方式為WhatsApp上的來信設置自動回覆：

• WhatsApp商務應用程式

• WhatsApp商務API

讓我們從WhatsApp商務應用程式開始。 在WhatsApp商務應用程式中，您可以創建2種WhatsApp自動回覆消息：問候消息和離開消息。 打開WhatsApp商務應用程式並按照步驟操作。

設置問候消息

第1步：前往 業務工具

第2步：啟用 問候訊息

第3步：編寫您的消息

第4步：選擇收件人

設置離開消息

第1步：前往業務工具> 選擇離開消息

第2步：個性化您的消息

第3步：設置您的時間表

您可以以三種方式選擇發送消息的時間。

1. 始終發送: 如果您長時間可用，請使用此選項。

2. 依照自定義時間表: 這是針對應在特定時間發送的自動回覆。

3. 在業務時間外: 當您的業務不在運作時設置此選項。

第4步：選擇收件人

如果您經營的是小型企業，這就足夠了。 但是，如果您想要擴展或需要更強大的自動化功能，則存在限制。

WhatsApp商務應用的自動回覆有4個限制

儘管WhatsApp自動回覆對企業提供了很多好處，但他們也應該了解其不足之處。 讓我們接下來檢查一下。

複雜場景有限的個性化選擇

自定義選項有限。 雖然您可以個性化消息，但它們的範圍有限。 個性化選項僅限於客戶姓名等項目。

最終，WhatsApp商務應用能做的事情是有限的。 它的自動回覆功能僅能歡迎新客戶並宣告您的業務已關閉，並告知何時期待回覆。

沒有後續消息或高級功能

自動回覆僅作為初始回應。 它們無法跟進客戶詢問。 確保您的客戶知道代理商會在自動回覆消息中跟進他們。

溝通風險

雖然自動回覆設計上旨在確保快速回應，但發送通用回應可能無法準確解決客戶的查詢，導致挫折或困惑。 WhatsApp商務應用的自動回覆無法適應不斷變化的背景或澄清模糊的客戶消息，通常需要人工干預。

有限的分析和見解

在WhatsApp商務應用上無法追踪自動回覆的性能。 發送的消息數量或參與率等指標在應用上是不可用的。

那麼企業如何克服WhatsApp商務應用中的這些限制呢？

解決方案？ 使用WhatsApp API進行自動回覆

將WhatsApp API與像respond.io的AI代理集成，是中型和大型企業的最佳選擇。 以下是一些原因。

高級自定義選項

WhatsApp API允許高級自定義選項，這意味著您可以根據特定客戶的需求和偏好定制回應，從而提升用戶體驗。 此外，根據您的需求，您甚至可以配置WhatsApp計時消息和WhatsApp批量消息。

降低回應時間

聊天機器人可以對客戶的詢問提供即時回應，提高整體客戶體驗，防止因長時間等待而產生挫折。

改善潛在客戶培養和互動

WhatsApp API支持高級自動化功能，使企業能夠有效地培養潛在客戶並在其整個旅程中吸引客戶。 及時發送消息，引導潛在客戶進入銷售漏斗或提供更多信息。

與其他工具的無縫集成

WhatsApp API與各種商業工具無縫集成，實現高效工作流程和統一的客戶體驗。 集成其他軟體，例如CRM和電子商務平台，甚至其他自動化軟體，如Zapier和Make，但別忘了確保它們是WhatsApp CRM！

利用respond.io的AI代理來增強自動化

為了實現更強大的自動化，您可以使用respond.io的AI代理。 與基本的聊天機器人或自動回覆不同，AI代理是完全自主的——它們可以處理複雜的對話，從知識來源中提取信息、收集信息並在工作流程中觸發動作。

• 升級到人類： AI代理能夠檢測對話何時需要人類協助，並自動升級給相關的團隊成員，確保順利交接。

• 潛在客戶收集與更新： 確保收集潛在客戶的信息，如姓名、電子郵件、偏好和意圖，並即時更新聯繫字段和生命週期階段。

• 自動跟進和提醒： AI代理可以發送情境感知的提醒和跟進，無需人工介入，保持對話進行。

• 對話關閉與摘要：他們可以自動關閉對話並生成簡潔的摘要以便後續跟進，保持您的收件箱有序，並為您的團隊提供所需的上下文。

這使得企業能夠提供24/7個性化支持，高效處理潛在客戶並維持互動——這遠遠超過了基本自動回覆的能力。

如何在4個步驟中使用WhatsApp API設置WhatsApp自動回覆

在本節中，我們將向您展示如何在respond.io上使用WhatsApp API設置自動回覆，這是一款AI驅動的客戶對話管理軟體。

步驟1：將您的WhatsApp帳戶連接到API

您需要將 WhatsApp API帳戶連接到respond.io。 您還沒有WhatsApp API帳戶嗎？ 這裡是如何在幾分鐘內獲得一個。

步驟2：創建自動回覆模板

完成後，打開respond.io並導航到工作流程 > 所有模板。

雖然您可以從頭開始構建工作流程，但這個工作流程模板將幫助您輕鬆開始使用WhatsApp自動回覆聊天機器人。

步驟3：將自動回覆添加到工作流程自動化中

在這裡，您將能夠查看模板描述並查看工作流程草稿。 正如您所見，此模板包含一個問候消息和一個離開消息，根據您的業務時間而觸發。

您可以自定義工作流程中的幾乎所有內容。 首先，您需要在日期和時間步驟中指定您的業務時間。 然後，編輯問候消息和離開消息。

步驟4：測試和優化您的自動回覆

最後，您應該檢查自動回覆的效果。 如果客戶對自動回覆反應不佳，則應調整內容。 重複這一過程，直到獲得理想的結果。

您也可以使用respond.io的AI代理自動回覆客戶詢問並轉交給合適的團隊。

這樣，您便已創建了一個簡單的WhatsApp自動回覆工作流程，以處理來信消息。

如果我不想失去WhatsApp商務應用怎麼辦？

要使用WhatsApp API，企業通常需要一個未連結到任何現有WhatsApp帳戶的電話號碼和一個Meta商業資料。 然後，他們會選擇像respond.io這樣的WhatsApp商務解決方案提供商（BSP），以獲取WhatsApp API帳戶。

但是，我們理解從WhatsApp商務應用切換到API可能會覺得是一個很大的跳躍——特別是如果您習慣該應用且不想冒著失去聊天記錄或聯絡人列表的風險。 這就是為什麼WhatsApp共存是改變遊戲的功能。

它允許您為WhatsApp商務應用和WhatsApp API使用相同的電話號碼。 您可以保留熟悉的界面，繼續在應用中訪問聊天歷史，同時在respond.io解鎖WhatsApp API的好處——包括多用戶、自動化、CRM整合、AI輔助等。

因此，如果您對全力投入API感到猶豫，這項新功能可以讓您無需承擔任何風險地嘗試。 如有需要，您隨時可以切換回僅使用應用。

想要開始嗎？ 註冊免費的respond.io帳戶，體驗兩者的優勢。

現在您知道如何在WhatsApp中設置自動回覆，準備好了嗎？ 直到您查看創建自動回覆的最佳實踐之前，您才算準備好了。

WhatsApp自動回覆的5條最佳實踐

即使是自動回覆，確保每條消息都正確至關重要。 避免無個性或通用的消息，因為客戶會期待人性化的互動。 以下是5條您可以遵循的實踐，用以製作簡單而有效的自動回覆消息：

1. 確認收到客戶的消息

使用自動回覆消息來確認客戶的信息已收到，並保證將予以處理。

2. 給出明確的跟進時間框架

讓用戶知道他們是否可以期待在工作時間內獲得回覆，或者會有延遲。 明確說明這個延遲，避免使用「我們會儘快聯繫您」這類話語。

3. 保持消息清晰且簡潔

保持回覆精簡，直奔主題。 僅包括必需的信息，並以清晰、易於理解的方式呈現。

4. 個性化每一條消息

讓每條消息都感覺個性化。 使用客戶的名字和其他相關細節發送個性化消息。 在respond.io上，您可以使用稱為動態變數的佔位符，來加入客戶姓名、日期、訂單號等信息。

5. 保持您的品牌語調和聲音

確保您的WhatsApp自動回覆消息反映出品牌的獨特語調。 根據品牌的個性和價值調整語氣、語言和內容，以增強客戶的識別感。

考慮到這些最佳實踐，我們提供了一些您可以用於各種情境的消息範本。

18條WhatsApp自動回覆消息範本：

WhatsApp自動回覆應根據不同情況或期望的結果進行定製。 以下是18條您應該使用的WhatsApp自動回覆消息範本。

歡迎消息

1. "你好 👋！ 感謝您聯繫[企業名稱]。 我們今天能為您提供什麼幫助？"

2. "您好！ 歡迎來到[企業名稱]。 我們所有的IT需求都可以滿足。 讓我們開始吧。 😃"

3. "來自[企業名稱]的問候！ 我們在這裡為您提供幫助。 告訴我們您想要什麼。"

非工作時間消息

1. "嗨[名稱]！ 感謝您聯繫我們。 我們目前不在辦公室。 我們會儘快聯繫您。"

2. "您剛好在我們不在的時候聯繫我們。 😟我們每日的工作時間是9:00 a.m. 到下午6:00。 我們回來時會樂意幫助您。"

3. "你好！ 感謝您的留言。 我們目前週末不在。 對於任何緊急事務，請聯繫[插入緊急聯繫方式]。"

節日問候

1. "聖誕快樂！🎅🎄我們接下來幾天不在，將於[日期]回來。 期待在我們回來時為您服務。 🙂"

2. "來自[您的商業名稱]的節日問候！ 祝您在這個節日季節裡快樂、健康和幸福。 我們今天能為您提供什麼幫助？"

3. 假期快樂[名稱]！ 在結賬時輸入[代碼]以獲取今天的[折扣]！"

潛在客戶捕獲消息

1. "想了解更多關於[您的產品/服務]嗎？ 留下您的詳細資訊，我們將發送您所有需要了解的內容！"

2. "嗨！ 👋 我們很想與您分享獨家的優惠和更新。 🛍️ 只需告訴我們您感興趣的產品，即可保持聯繫！ 🔄"

3. "想要額外的優惠嗎？ 有問題或需要更多資訊嗎？ 🤓 在此留下您的詳細資料，我們將迅速與您聯繫！ ⏳"

反饋請求

1. "我們重視您的意見！ 🗣️ 您如何看待與我們的合作？ 告訴我們，以便我們能更好地為您服務。 👍"

2. "我們今天表現怎麼樣？ 告訴我們——這只需幾分鐘，且能幫助我們改善您的未來體驗！"

3. "我們希望您喜歡[具體產品/服務]！ 告訴我們您的想法——我們一直在尋找改進的方法。"

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還不夠嗎？ 別擔心。 我們有一篇文章，其中包含更多的WhatsApp自動回覆消息範本，您可以用來獲得靈感。

如您所見，設置WhatsApp自動回覆不僅僅是一種便利。 這是一個提升客戶互動的策略。 遵循我們的範本和指導，您將能夠創建與客戶共鳴且反映您品牌獨特聲音的自動回覆。

那麼，您還在等什麼？ 開始在這個領先的對話AI平台發送WhatsApp自動回覆消息，並獲得Meta商業夥伴徽章。 註冊免費的respond.io帳戶並連接您的WhatsApp API帳戶，今天就開始吧。

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