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適用於企業的 WhatsApp 自動回復消息示例:操作指南 [2023 年 7 月]

客戶流失是因為回復時間過長嗎?值得慶幸的是,您來對地方了。隨著人們越來越依賴WhatsApp和其他消息傳遞應用程式進行通信,他們希望與他們合作的企業提供即時回復。但是,由於郵件量大或在工作時間之後,代理可能無法立即回復。這就是WhatsApp自動回復派上用場的地方。本指南概述了自動回復消息,包括針對不同用例的 WhatsApp 自動回復消息範例,以及在 WhatsApp 商業應用程式和 WhatsApp 上設置它們的說明 API.

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什麼是WhatsApp Auto Reply?

WhatsApp 中的自動回復是一項功能,使企業能夠發送自動回復以確認客戶的消息,或者在代理無法回復傳入的 WhatsApp 消息時設置回應時間預期。

這可能是您業務的 問候 語或離開消息。在下一節中,我們將向您展示一些您可以使用的WhatsApp自動回復消息示例。

WhatsApp 自動回復消息示例業務

代理商必須在各種情況下管理客戶。透過 WhatsApp 業務,您可以創建各種最適合您的自動回覆訊息。

企業自動回復郵件範例
適用於企業的WhatsApp自動回復消息示例的類型

以下是一些適用於 WhatsApp 的最佳自動回復消息示例,可應用於各種用例,從一般回復到客戶支援。

一般性答覆

  • “嗨[姓名]!感謝您與我們聯繫。我們很快就會和你在一起。
  • “我們目前正在經歷大量的聊天,可能無法立即回復。我們會儘快回復您。
  • “嘿!我們已收到您的消息,並將在2小時內與您聯繫。
  • “你好!我們想讓您知道我們收到了您的資訊,並將在我們關閉之前與您聯繫。

非辦公室或非工作時間

  • “嘿,[名字]!感謝您與我們聯繫。我們目前不在辦公室。我們會儘快與您聯繫。
  • “我們不在的時候,你已經聯繫了我們。😟 我們每天上午 9:00 至下午 6:00 提供服務。當我們回來時,我們很樂意為您提供説明。
  • “聖誕快樂!🎅🎄我們接下來的幾天就要離開了,[約會]會回來。我們期待在我們回來時為您服務。🙂"
  • “嗨!感謝您的消息。我們目前週末不在。如有任何緊急事項,請聯繫[插入緊急聯繫方式]。
  • “嘿!感謝您的留言。我正在度假,但我會在充滿電后儘快回復你。感謝您的耐心等待!

產品或服務諮詢

  • “感謝您聯繫我們的商店!我們的團隊將很樂意説明您進行查詢。我們會儘快回復您並提供更多資訊。
  • “嗨[姓名]!感謝您的關注。我們會儘快回復您並提供更多資訊。
  • “感謝您給我們發消息!我們的團隊將在一小時內與您同在。在您等待期間,請在此處查看我們的產品目錄[連結]。
  • “嘿!感謝您與我們聯繫。查看我們的熱門新產品[插入產品名稱和連結]。立即訂購,首次購買可享受 10% 的折扣!

客戶支援

  • “謝謝你伸出援手!您可以放心,我們將在一小時內處理您的請求。
  • “你好!感謝您聯繫我們的支持團隊。我們正在處理它,並會儘快回復您。與此同時,祝你有美好的一天🙌!
  • “嘿[名字]!我們的支持團隊正在處理此案,並將儘快回復您的消息。感謝您的理解!

根據需要編輯或調整這些範例,使其符合您的需求。現在您已經瞭解了WhatsApp自動回復消息示例的外觀,下一步是什麼?

有效自動回復消息的提示

如果這些範例不符合你的需求,下面是一些在任何情況下都可以使用的提示。以下是創建自動回復消息時要記住的 3 個提示。

  1. 保持簡短和簡單 - 您的自動回復消息應該簡短,清晰和中肯。
  2. 設定期望 - 讓您的客戶知道他們何時可以期待回應,以減少您無法立即回應時的挫敗感。
  3. 添加個人風格 - 當您聽起來像是在與他們交談時,客戶或潛在客戶會欣賞。

您現在有一個製作自動回復消息的好主意,但是您如何設置它們?接下來讓我們來看看。

如何在WhatsApp中設置自動回復

設置自動回復消息很簡單,但首先,您需要選擇合適的WhatsApp業務產品。

如何在WhatsApp中設置自動回復
在 WhatsApp Business 中設定自動回覆

如果您是獨資經營者或擁有5人或更少的小團隊,那麼您應該使用 WhatsApp商業應用程式。但是,如果有超過5個使用者,則需要使用 WhatsApp Business API.

讓我們首先在WhatsApp商業應用程式上設置自動回復,只需幾個簡單的步驟。

在WhatsApp Business App上設定自動回覆

在WhatsApp Business App上設置自動回覆消息是一個非常簡單的過程。只需按照以下步驟操作:

  1. 打開 WhatsApp商業應用程式,然後點擊右上角的三個點。
  2. 點擊設置,然後點擊業務工具,然後點擊離開消息
  3. 打開「發送消息」旁邊的切換開關。
  4. 點擊 鉛筆圖示以創建自定義自動回復消息。
使用上面的WhatsApp自動回復消息
如何在WhatsApp Business App中設定自動回覆訊息

創建自動回復消息后,它將發送給在您離開時向您發送消息的任何人。

接下來,讓我們在WhatsApp業務上設置自動回復 API.

在WhatsApp Business上設定自動回覆 API 上 respond.io

作為WhatsApp業務 API 沒有使用者介面,您需要 將其連接到客戶對話管理軟體 ,例如 respond.io 以發送和接收消息。以下是設置 自動回復消息 的方法 respond.io.

1. 側面導航功能表中選擇工作流,然後按下添加工作流按鈕。

在中添加工作流 respond.io
在中添加工作流 respond.io

2a. 通過按兩下發送歡迎消息 歡迎消息工作流範本 然後 使用範本.

設置歡迎消息範本
歡迎消息範本

2b. 通過 按兩下離開消息工作流範本「發送 離開消息 ,然後按下 」使用範本“。

設置離開消息範本
離開消息範本

工作流範本設置了 觸發器和發送消息步驟。這會在打開對話時自動回復「聯繫人」。

使用適用於企業的 WhatsApp 自動消息回復範例
WhatsApp 自動回復消息示例:歡迎消息工作流示例

3. 按兩下歡迎消息或離開消息步驟以編輯消息。選擇WhatsApp作為頻道,以僅在WhatsApp上設置歡迎或離開消息。或者,如果您希望在所有連接的通道上發送這些消息,請將通道選擇保留為預設的上次交互通道

確保「消息類型」設置為「文本」。最後,按下 保存發佈 以啟動工作流。

使用上面的WhatsApp自動回復消息示例之一
更改離開消息中的消息

由於離開消息讓客戶知道當前沒有人可用,因此請在代理全部離開時打開此工作流,並在他們重新連線時將其關閉。

如果您的企業不是 24/7 全天候運營,您應該根據您的上班時間設置自動離開消息。

根據上班時間設置離開消息

跟 respond.io,您可以根據您的上班時間輕鬆設置自動、全面的離開消息。

1. 側面導航模組中選擇工作流,然後按下 添加工作流 按鈕。

在中添加工作流 respond.io
在中添加工作流 respond.io

2.按兩下帶有上班時間離開消息,然後按下“使用範本”按鈕。

選擇帶有上班時間的離開消息
選擇 帶有上班時間的離開消息

工作流範本設置了觸發器、日期和時間步驟和發送消息步驟。這會在根據上班時間打開對話時自動回復「聯繫人」。

業務離開消息的工作流範本
用於設置上班時間外出消息的工作流範本

3. 按兩下上班時間並設定日期和時間。

配置上班時間
設置上班時間

4. 按兩下歡迎消息或離開消息步驟以編輯消息內容。

您可以使用上面給出的WhatsApp自動回復消息示例
適用於上班時間的WhatsApp自動回復消息示例

確定選擇WhatsApp作為您的頻道。最後,在“文本”下起草您的問候語和離開消息。如果客戶在工作時間向您發送消息,他們將收到您的問候消息(成功分支),否則,他們將收到您的離開消息(失敗分支)。

可選:添加「提問」步驟以獲取客戶資訊,以便您以後可以聯繫他們或設置回應時間預期。

獲取客戶資訊以更好地為他們服務
必要時詢問更多詳細資訊

就是這樣!您已準備好在 WhatsApp 中設置和創建自己的自動回覆消息。

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本傑明·史蒂夫·理查
內容作家
本傑明·史蒂夫·理查加入 respond.io 在 2023 年擔任內容作家。Benjamin 擁有倫敦大學的法學學士學位,為企業提供有關消息傳遞應用程式的寶貴資源,以幫助他們成功利用客戶對話。
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