客戶是否因為您回復時間過長而放棄？值得慶幸的是，您來對地方了。隨著人們越來越依賴 WhatsApp 和其他消息傳遞應用程式進行通信，他們希望與他們互動的企業能夠即時回復。但是，由於郵件量大或下班后，座席可能無法立即回復。這就是WhatsApp自動回復派上用場的地方。本指南概述了自動回復消息，包括針對不同用例的 WhatsApp 自動回復消息示例，以及在 WhatsApp Business 應用程式和 WhatsApp 上設置它們的說明 API.
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什麼是WhatsApp自動回復？
WhatsApp 中的自動回復 是一項功能，使企業能夠發送自動回復以確認客戶的消息，或者在座席無法回復傳入的 WhatsApp 消息時設置回應時間預期。
這可能是對您的業務的 問候 或離開消息。在下一節中，我們將向您展示一些您可以使用的 WhatsApp 自動回復消息範例。
WhatsApp 自動回復消息示例企業
座席必須在各種情況下管理客戶。使用 WhatsApp Business，您可以創建最適合您的各種自動回復消息。
以下是一些適用於 WhatsApp 的最佳自動回復消息示例，可應用於各種用例，從一般回復到客戶支援。
一般答覆
- “嗨，[姓名]！感謝您與我們聯繫。我們很快就會和你在一起。
- “我們目前正在經歷大量的聊天，可能無法立即回復。我們會儘快回復您。
- “嘿！我們已收到您的消息，並將在2小時內與您聯繫。
- “你好！我們想讓您知道我們收到了您的資訊，並將在我們關閉之前與您聯繫。
外出或非工作時間
- “嘿，[名字]！感謝您與我們聯繫。我們目前不在辦公室。我們會儘快與您聯繫。
- “當我們離開時，你已經找到了我們。😟 我們每天上午 9：00 至下午 6：00 提供服務。當我們回來時，我們很樂意為您提供説明。
- “聖誕快樂！🎅🎄我們接下來幾天就要離開了，[日期]會回來。我們期待在我們回來時為您服務。🙂"
- “嗨！感謝您的消息。我們目前週末不在。如有任何緊急事項，請聯繫[插入緊急聯繫方式]。
- “嘿！感謝您的留言。我正在度假，但我會在充滿電后儘快回復你。感謝您的耐心等待！
產品或服務諮詢
- “感謝您聯繫我們的商店！我們的團隊將很樂意説明您進行查詢。我們會儘快回復您，提供更多資訊。
- “嗨，[姓名]！感謝您的關注。我們會儘快回復您，提供更多資訊。
- “感謝您給我們發消息！我們的團隊將在一小時內與您同在。在您等待期間，請在此處查看我們的產品目錄[連結]。
- “嘿！感謝您與我們聯繫。查看我們的熱門新產品[插入產品名稱和連結]。立即訂購，首次購買可享受 10% 的折扣！
客戶支援
- “謝謝你伸出援手！您可以放心，我們會在一小時內處理您的請求。
- “嗨，你好！感謝您聯繫我們的支持團隊。我們正在處理中，會儘快回復您。與此同時，祝你有美好的一天🙌！
- “嘿[名字]！我們的支持團隊正在處理此案，並將很快回復您的消息。感謝您的理解！
根據需要編輯或調整這些範例，使其符合您的需求。現在您已經瞭解了 WhatsApp 自動回復消息示例的樣子，接下來是什麼？
有效自動回復消息的提示
如果這些範例不符合您的需求，那麼這裡有一些提示，您可以在任何情況下使用。以下是創建自動回復消息時要牢記的 3 個提示。
- 保持簡短 - 您的自動回復消息應該簡短、清晰且切中要害。
- 設定期望 - 讓您的客戶知道他們何時可以期待回復，以減少您無法立即回復時的挫敗感。
- 添加個人風格 - 當您讓它聽起來像是在與他們交談時，客戶或潛在客戶會欣賞。
您現在有了一個製作自動回復消息的好主意，但是您如何設置它們呢？接下來讓我們來看看。
如何在WhatsApp中設置自動回復
設置自動回復消息很簡單，但首先，您需要選擇正確的 WhatsApp Business 產品。
如果您是獨資經營者或擁有5人或更少的小團隊，那麼您應該使用 WhatsApp Business應用程式。但是如果有超過5個使用者，則需要使用 WhatsApp 商務 API.
讓我們首先通過幾個簡單的步驟在 WhatsApp Business 應用程式上設置自動回復。
在 WhatsApp Business 應用程式上設置自動回復
在 WhatsApp Business 應用程式上設置自動回復消息是一個非常簡單的過程。只需按照下列步驟操作：
- 打開 WhatsApp Business 應用程式並點擊右上角的三個點。
- 點擊「設置」，然後點擊「業務工具」 然後點擊「離開消息」。
- 打開「發送消息」旁邊的切換開關。
- 點擊 鉛筆圖示以創建您的自定義自動回復消息。
一旦建立了自動回覆訊息，它就會在您不在的時候傳送給任何發訊息給您的人。這時您也可以將這條 WhatsApp 訊息排程給 聯絡人，讓他們只在您不在的時候收到這條訊息。
接下來，讓我們在WhatsApp Business上設置自動回復 API.
在 WhatsApp Business 上設置自動回復 API 上 respond.io
作為 WhatsApp Business API 沒有使用者介面，您需要 將其連接到客戶對話管理軟體 ，例如 respond.io 發送和接收消息。以下是設置 自動回復消息 的方法 respond.io.
1. 在側面導航功能表上選擇 工作流，然後按下「添加工作流 」按鈕。
2a. 按兩下「歡迎消息工作流範本」，然後按下「使用範本」發送歡迎消息。
2b. 通過按兩下離開消息工作流範本，然後按下“使用範本”發送離開消息。
工作流範本使用 「觸發器」和「發送消息」步驟進行設置。這會在打開對話時向聯繫人發送自動回復。
3. 按兩下 「 歡迎消息 」或 「離開消息 步驟」以編輯消息。選擇 WhatsApp 作為僅在 WhatsApp 上設置歡迎或離開消息的頻道。或者，如果您希望在所有連接的頻道上發送這些消息，請將頻道選擇保留為預設 的“上次交互頻道 ”。
確保「消息類型」設置為「文本」。最後，按下 「保存 併 發佈 」 以啟動工作流。
離開消息讓客戶知道當前沒有人可用，當座席全部離開時打開此工作流，並在他們重新連線時將其關閉。
如果您的企業不是 24/7 全天候運營，您應該根據您的上班時間設置自動離開消息。
根據上班時間設置離開消息
跟 respond.io，可以根據您的上班時間輕鬆設置自動、全面的離開消息。
1. 在側面導航模組中 選擇 工作流，然後按下添加 工作流 按鈕。
2. 按兩下「使用上班時間離開消息」，然後按下「使用範本」按鈕。
工作流範本設置了觸發器、日期和時間步驟以及發送消息步驟。當根據工作時間打開對話時，這會向聯繫人發送自動回復。
3. 按兩下「上班時間」 並設置「日期和時間」。
4. 按兩下 「 歡迎消息 」或 「離開消息 」步驟以編輯消息內容。
請務必選擇 WhatsApp 作為您的頻道。最後，在文本下起草您的問候語和離開消息。如果客戶在工作時間向您發送消息，他們將收到您的問候消息（成功分支），否則，他們將收到您的離開消息（失敗分支）。
可選：添加「提問」步驟以獲取客戶資訊，以便您稍後與他們聯繫或設置回應時間預期。
就是這樣！您已準備好在 WhatsApp 中設置和創建自己的自動回覆消息。
透過工作流程自動化建置工具，您可以自動化更複雜的回覆和流程。範例包括使用AI Agent 來回答常見問題、自動化客戶回覆大量 WhatsApp 訊息 或WhatsApp 廣播。
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