Apakah pelanggan mulai meninggalkan Anda karena Anda terlalu lama membalas pesan? Untungnya, Anda telah berada di tempat yang tepat. Dengan semakin banyaknya orang yang mengandalkan WhatsApp dan aplikasi perpesanan lainnya untuk berkomunikasi, mereka mengharapkan balasan instan dari bisnis yang mereka gunakan. Namun, agen mungkin tidak dapat membalas dengan segera karena volume pesan yang tinggi atau setelah jam kerja. Di sinilah balasan otomatis WhatsApp sangat berguna. Panduan ini memberikan gambaran umum mengenai pesan balasan otomatis, termasuk contoh pesan balasan otomatis WhatsApp untuk berbagai kasus penggunaan dan instruksi untuk mengaturnya di Aplikasi WhatsApp Business dan WhatsApp API.
Apa yang dimaksud dengan Balasan Otomatis WhatsApp?
Balasan otomatis di WhatsApp adalah fitur yang memungkinkan bisnis untuk mengirim balasan otomatis untuk mengakui pesan pelanggan atau mengatur ekspektasi waktu respons jika agen tidak tersedia untuk merespons pesan WhatsApp yang masuk.
Ini bisa berupa salam atau pesan tandang untuk bisnis Anda. Pada bagian selanjutnya, kami akan menunjukkan beberapa contoh pesan balasan otomatis WhatsApp yang dapat Anda gunakan.
Contoh Pesan Balasan Otomatis WhatsApp untuk Bisnis
Agen harus mengelola pelanggan dalam berbagai situasi. Dengan WhatsApp Business, Anda dapat membuat berbagai macam pesan balasan otomatis yang paling sesuai untuk Anda.
Berikut ini adalah beberapa contoh pesan balasan otomatis terbaik untuk WhatsApp yang dapat diterapkan pada berbagai kasus penggunaan, mulai dari balasan umum hingga dukungan pelanggan.
Jawaban Umum
- "Hai [nama]! Terima kasih telah menghubungi kami. Kami akan segera menghubungi Anda."
- "Saat ini kami sedang mengalami volume obrolan yang tinggi dan mungkin tidak dapat segera merespons. Kami akan menghubungi Anda secepatnya."
- "Hai, kami telah menerima pesan Anda dan akan menghubungi Anda dalam waktu 2 jam."
- "Halo! Kami ingin memberi tahu Anda bahwa kami menerima pesan Anda dan akan menghubungi Anda sebelum kami tutup pada [waktu]."
Di Luar Kantor atau di Luar Jam Kerja
- "Hai [nama]! Terima kasih telah menghubungi kami. Saat ini kami sedang berada di luar kantor. Kami akan menghubungi Anda secepatnya."
- "Anda telah menghubungi kami saat kami pergi. 😟 Kami tersedia setiap hari dari pukul 09.00 hingga 18.00. Kami akan dengan senang hati membantu Anda ketika kami kembali."
- "Selamat Natal!🎅🎄Kami akan pergi selama beberapa hari ke depan dan akan kembali pada [tanggal]. Kami menantikan untuk melayani Anda ketika kami kembali. 🙂"
- "Hai, terima kasih telah mengirim pesan. Saat ini kami sedang pergi untuk akhir pekan. Untuk hal-hal yang mendesak, silakan hubungi [masukkan detail kontak darurat]."
- "Hei! Terima kasih atas pesan Anda. Saya sedang berlibur, tetapi saya akan segera menghubungi Anda setelah saya terisi penuh. Terima kasih atas kesabaran Anda!"
Pertanyaan Produk atau Layanan
- "Terima kasih telah menghubungi toko kami! Tim kami akan dengan senang hati membantu Anda dengan pertanyaan Anda. Kami akan segera menghubungi Anda dengan informasi lebih lanjut."
- "Hai [nama]! Terima kasih atas minat Anda. Kami akan segera menghubungi Anda dengan informasi lebih lanjut."
- "Terima kasih telah mengirim pesan kepada kami! Tim kami akan menghubungi Anda dalam waktu satu jam. Sementara Anda menunggu, silakan lihat katalog produk kami di sini [link].
- "Hey there! Terima kasih telah menghubungi kami. Lihat produk baru kami yang menarik [masukkan nama produk dan tautan]. Pesan sekarang dan dapatkan diskon 10% untuk pembelian pertama Anda!"
Dukungan Pelanggan
- "Terima kasih telah menghubungi kami! Anda dapat yakin bahwa kami akan menangani permintaan Anda dalam waktu satu jam."
- "Halo! Terima kasih telah menghubungi tim dukungan kami. Kami sedang menanganinya dan akan segera menghubungi Anda. Sementara itu, semoga hari Anda menyenangkan 🙌!"
- "Hai [nama]! Tim dukungan kami sedang menangani masalah ini dan akan segera merespons pesan Anda. Terima kasih atas pengertian Anda!"
Edit atau ubah sampel ini sebanyak yang Anda inginkan agar sesuai dengan kebutuhan Anda. Sekarang Anda sudah mendapatkan gambaran seperti apa contoh pesan balasan otomatis WhatsApp, apa selanjutnya?
Tips untuk Pesan Balasan Otomatis yang Efektif
Jika contoh-contoh ini tidak sesuai dengan kebutuhan Anda, berikut ini ada beberapa saran yang bisa Anda gunakan dalam situasi apa pun. Berikut ini adalah 3 saran yang perlu diingat ketika membuat pesan balasan otomatis.
- Buatlah singkat dan sederhana - Pesan balasan otomatis Anda harus singkat, jelas, dan langsung pada intinya.
- Tetapkan ekspektasi - beri tahu pelanggan Anda kapan mereka dapat mengharapkan respons untuk mengurangi frustrasi jika Anda tidak dapat segera merespons.
- Tambahkan sentuhan pribadi - pelanggan atau calon pelanggan akan senang jika Anda membuatnya terdengar seperti sedang berbicara dengan mereka.
Sekarang Anda sudah memiliki ide bagus untuk membuat pesan balasan otomatis, tetapi bagaimana cara menyiapkannya? Mari kita lihat selanjutnya.
Cara Mengatur Balasan Otomatis di WhatsApp
Menyiapkan pesan balasan otomatis itu mudah, tetapi pertama-tama, Anda harus memilih produk WhatsApp Business yang tepat.
Jika Anda adalah pemilik tunggal atau memiliki tim kecil yang terdiri dari 5 orang atau kurang, maka Anda harus menggunakan Aplikasi WhatsApp Business. Tetapi jika ada lebih dari 5 pengguna, Anda perlu menggunakan WhatsApp Business API.
Mari kita mulai dengan menyiapkan balasan otomatis di Aplikasi WhatsApp Business hanya dalam beberapa langkah mudah.
Mengatur Balasan Otomatis di Aplikasi WhatsApp Business
Menyiapkan pesan balasan otomatis di Aplikasi WhatsApp Business adalah proses yang sangat sederhana. Cukup ikuti langkah-langkah berikut ini:
- Buka Aplikasi WhatsApp Business dan ketuk tiga titik di sudut kanan atas.
- Ketuk Pengaturan, lalu Alat Bantu Bisnis, dan kemudian Pesan Jauh.
- Nyalakan sakelar sakelar di samping Kirim Pesan.
- Ketuk ikon pensil untuk membuat pesan balasan otomatis khusus.
Setelah pesan balasan otomatis dibuat, pesan tersebut akan dikirim ke siapa pun yang mengirim pesan kepada Anda saat Anda sedang pergi.
Selanjutnya, mari kita siapkan balasan otomatis di WhatsApp Business API.
Mengatur Balasan Otomatis di WhatsApp Business API pada respond.io
Karena WhatsApp Business API tidak memiliki antarmuka pengguna, Anda harus menghubungkannya ke perangkat lunak manajemen percakapan pelanggan seperti respond.io untuk mengirim dan menerima pesan. Berikut adalah cara untuk mengatur pesan balasan otomatis di respond.io.
1. Pilih Alur Kerjapada menu navigasi samping dan klik tombol Tambah Alur Kerja.
2a. Kirim pesan selamat datang dengan mengklik Templat Alur Kerja Pesan Selamat Datang lalu Gunakan Templat.
2b. Kirim pesan keluar dengan mengklik Templat Alur Kerja Pesan Keluar lalu Gunakan Templat.
Templat Alur Kerja diatur dengan Pemicu dan langkah Kirim Pesan. Langkah ini akan mengirimkan balasan otomatis ke Kontak ketika percakapan dibuka.
3. Klik Langkah Pesan Selamat Datang atau Pesan Tamu untuk mengedit pesan. Pilih WhatsApp sebagai saluran untuk mengatur pesan selamat datang atau pesan tandang hanya di WhatsApp. Atau, biarkan pilihan saluran pada Saluran Terakhir Berinteraksi default jika Anda ingin pesan-pesan ini dikirim ke semua saluran yang terhubung.
Pastikan Jenis Pesan diatur ke Teks. Terakhir, klik Simpan dan Terbitkan untuk mengaktifkan Alur Kerja.
Karena pesan tandang memberitahukan pelanggan bahwa tidak ada orang yang tersedia saat ini, aktifkan Alur Kerja ini saat semua agen sedang pergi dan matikan saat mereka kembali online.
Jika bisnis Anda tidak beroperasi 24/7, Anda harus menyiapkan pesan keluar otomatis berdasarkan jam kerja Anda.
Mengatur Pesan Luar Negeri Berdasarkan Jam Kerja
Dengan respond.io, mudah untuk mengatur pesan tandang otomatis dan komprehensif berdasarkan jam operasional Anda.
1. Pilih Alur Kerja pada modul navigasi samping, lalu klik tombol Tambah Alur Kerja.
2. Klik Away Message dengan Jam Kerja, lalu klik tombol Gunakan Template.
Templat Alur Kerja diatur dengan Langkah Pemicu, Tanggal & Waktu, dan Langkah Kirim Pesan. Ini akan mengirimkan balasan otomatis ke Kontak ketika percakapan dibuka berdasarkan jam kerja.
3. Klik Jam Kerja dan atur Tanggal dan Waktu.
4. Klik langkah Pesan Selamat Datang atau Pesan Tamu untuk mengedit konten pesan.
Pastikan Anda memilih WhatsApp sebagai saluran Anda. Terakhir, buatlah konsep pesan salam dan pesan keluar Anda di bawah Teks. Jika pelanggan mengirim pesan kepada Anda selama jam kerja, mereka akan menerima pesan ucapan (Cabang Sukses), jika tidak, mereka akan menerima pesan tandang (Cabang Gagal).
Opsional: Tambahkan langkah Ajukan Pertanyaan untuk mendapatkan informasi pelanggan agar Anda dapat menghubungi mereka di lain waktu atau menetapkan ekspektasi waktu respons.
Dan selesai! Anda siap untuk mengatur dan membuat pesan balasan otomatis Anda sendiri di WhatsApp.
Mencari platform manajemen percakapan pelanggan yang menawarkan akses resmi WhatsApp API dan dirancang untuk banyak pengguna? Daftar ke respond.io sekarang untuk mendapatkan akses resmi WhatsApp API .
Bacaan Lebih Lanjut
Perlu menggunakan WhatsApp untuk berkomunikasi dengan audiens yang lebih besar? Lihatlah artikel-artikel di bawah ini:
- Pemasaran WhatsApp: Panduan untuk Kampanye WhatsApp yang Sukses
- Widget WhatsApp untuk Situs Web: Panduan untuk Widget Obrolan WhatsApp
- 6 Cara Menggunakan Pesan Ucapan Selamat Datang di WhatsApp
