Contoh Pesan Balasan Otomatis WhatsApp untuk Bisnis: Panduan Praktis [Maret 2024]

Apakah pelanggan berhenti berlangganan karena Anda terlalu lama membalas? Syukurlah, Anda telah tiba di tempat yang tepat. Karena masyarakat makin mengandalkan WhatsApp dan aplikasi pengiriman pesan lain untuk berkomunikasi, mereka mengharapkan balasan instan dari bisnis yang mereka gunakan. Namun, agen mungkin tidak dapat segera membalas karena banyaknya pesan atau setelah jam kerja. Di sinilah balasan otomatis WhatsApp berguna. Panduan ini memberikan ikhtisar pesan balasan otomatis, termasuk contoh pesan balasan otomatis WhatsApp untuk berbagai kasus penggunaan dan petunjuk untuk mengaturnya di Aplikasi WhatsApp Business dan WhatsApp API.

Apa itu Balasan Otomatis WhatsApp?

Balasan otomatis di WhatsApp adalah fitur yang memungkinkan bisnis mengirim balasan otomatis untuk mengakui pesan pelanggan' atau mengatur ekspektasi waktu respons jika agen tidak tersedia untuk menanggapi pesan WhatsApp yang masuk.

Ini bisa berupa ucapan atau pesan singkat untuk bisnis Anda. Di bagian berikutnya, kami akan menunjukkan beberapa contoh pesan balasan otomatis WhatsApp yang dapat Anda gunakan.

Contoh Pesan Balasan Otomatis WhatsApp untuk Bisnis

Agen harus mengelola pelanggan dalam segala macam situasi. Dengan WhatsApp Business, Anda dapat membuat berbagai macam pesan balasan otomatis yang paling sesuai untuk Anda.

Berikut adalah beberapa contoh pesan balasan otomatis terbaik untuk WhatsApp yang dapat diterapkan pada berbagai kasus penggunaan, dari balasan umum hingga dukungan pelanggan.

Balasan Umum

• “Hai [nama]! Terima kasih telah menghubungi kami. Kami akan segera menghubungi Anda.”

• “Saat ini kami sedang menerima banyak sekali obrolan dan mungkin tidak dapat segera merespons. Kami akan menghubungi Anda kembali sesegera mungkin.”

• "Hai! Kami telah menerima pesan Anda dan akan menghubungi Anda dalam waktu 2 jam.”

• "Halo! Kami ingin memberi tahu Anda bahwa kami telah menerima pesan Anda dan akan menghubungi Anda sebelum kami tutup pada [waktu]."

Di Luar Kantor atau Jam Non-Kantor

• “Hai [nama]! Terima kasih telah menghubungi kami. Saat ini kami sedang tidak berada di kantor. Kami akan menghubungi Anda sesegera mungkin.”

• “Anda telah menghubungi kami saat kami sedang pergi. 😟 Kami tersedia setiap hari mulai pukul 9:00 pagi sampai jam 6:00 sore Kami akan dengan senang hati membantu Anda saat kami kembali.”

• “Selamat Natal!🎅🎄Kami pergi selama beberapa hari ke depan dan akan kembali pada [tanggal]. Kami berharap dapat melayani Anda saat kami kembali. 🙂”

• "Hai! Terima kasih telah mengirim pesan. Saat ini kami sedang pergi untuk akhir pekan. Untuk masalah mendesak, silakan hubungi [masukkan detail kontak darurat]."

• "Hai! Terima kasih atas pesan Anda. Saya'sedang berlibur, tetapi saya'akan segera menghubungi Anda kembali setelah tenaga saya terisi penuh. Terima kasih atas kesabaran Anda!"

Pertanyaan Produk atau Layanan

• “Terima kasih telah menghubungi toko kami! Tim kami akan dengan senang hati membantu pertanyaan Anda. Kami'akan segera menghubungi Anda kembali dengan informasi lebih lanjut.”

• “Hai [nama]! Terima kasih atas minat Anda. Kami akan segera menghubungi Anda kembali dengan informasi lebih lanjut.”

• “Terima kasih telah mengirimi kami pesan! Tim kami akan menemui Anda dalam waktu satu jam. Sambil menunggu, silakan lihat katalog produk kami di sini [link].

• "Hai! Terima kasih telah menghubungi kami. Lihat produk baru kami yang menarik [masukkan nama produk dan tautan]. Pesan sekarang dan dapatkan diskon 10% untuk pembelian pertama Anda!"

Dukungan Pelanggan

• “Terima kasih telah menghubungi! Anda dapat yakin bahwa kami akan menangani permintaan Anda dalam waktu satu jam.”

• "Hai, yang di sana! Terima kasih telah menghubungi tim dukungan kami. Kami sedang mengerjakannya dan akan menghubungi Anda secepatnya. Sementara itu, semoga harimu menyenangkan 🙌!”

• “Hei [nama]! Tim dukungan kami sedang menangani kasus ini dan akan segera menanggapi pesan Anda. Terima kasih atas pengertian Anda!”

Edit atau sesuaikan contoh-contoh ini semaksimal mungkin agar sesuai dengan kebutuhan Anda. Sekarang Anda sudah mendapat gambaran tentang seperti apa contoh pesan balasan otomatis WhatsApp, apa selanjutnya?

Tips untuk Pesan Balasan Otomatis yang Efektif

Jika contoh-contoh ini tidak sesuai dengan kebutuhan Anda, berikut adalah beberapa tips yang dapat Anda gunakan dalam situasi apa pun. Berikut adalah 3 tips yang perlu diingat saat membuat pesan balasan otomatis.

1. Buatlah singkat dan sederhana - Pesan balasan otomatis Anda harus singkat, jelas, dan langsung ke intinya.

2. Tetapkan ekspektasi -  beri tahu pelanggan Anda kapan mereka dapat mengharapkan respons untuk mengurangi frustrasi jika Anda tidak dapat segera merespons.

3. Tambahkan sentuhan pribadi - pelanggan atau calon pelanggan akan senang jika Anda membuat mereka terdengar seperti sedang berbicara dengan Anda.

Sekarang Anda memiliki ide bagus untuk membuat pesan balasan otomatis, tetapi bagaimana cara mengaturnya? Mari kita lihat selanjutnya.

Cara Mengatur Balasan Otomatis di WhatsApp

Menyiapkan pesan balasan otomatis itu mudah, tetapi pertama-tama, Anda perlu memilih produk WhatsApp Business yang tepat.

Jika Anda pemilik tunggal atau memiliki tim kecil yang terdiri dari 5 orang atau kurang, maka Anda harus menggunakan Aplikasi WhatsApp Business . Tetapi jika ada lebih dari 5 pengguna, Anda perlu menggunakan WhatsApp Business API.

Mari'mulai dengan menyiapkan balasan otomatis pada Aplikasi WhatsApp Business hanya dalam beberapa langkah mudah.

Mengatur Balasan Otomatis di Aplikasi WhatsApp Business

Menyiapkan pesan balasan otomatis pada Aplikasi WhatsApp Business adalah proses yang sangat sederhana. Ikuti saja langkah-langkah berikut ini:

1. Buka Aplikasi WhatsApp Business dan ketuk tiga titik di sudut kanan atas.

2. Ketuk pada Setelan, lalu pada Alat Bisnis, lalu pada Pesan Tidak Dikirim.

3. Nyalakan sakelar alih di samping Kirim Pesan.

4. Ketuk pada ikon pensil untuk membuat pesan balasan otomatis khusus Anda.

Setelah pesan balasan otomatis dibuat, pesan tersebut akan dikirimkan kepada siapa saja yang mengirimi Anda pesan saat Anda sedang pergi. Pada titik ini Anda juga dapat menjadwalkan pesan WhatsApp ini ke kontak sehingga mereka hanya menerima pesan ini saat Anda pergi.

Selanjutnya, mari kita atur balasan otomatis pada WhatsApp Business API.

Siapkan Balasan Otomatis pada WhatsApp Business API di respond.io

Karena WhatsApp Business API tidak memiliki antarmuka pengguna, Anda perlu menghubungkannya ke perangkat lunak manajemen percakapan pelanggan seperti respond.io untuk mengirim dan menerima pesan. Beginilah cara Anda mengatur pesan balasan otomatis di respond.io.

1. Pilih Alur Kerjapada menu navigasi samping dan klik tombolTambahkan Alur Kerja .

Halaman 2a. Kirim pesan selamat datang dengan mengeklik Pesan Selamat Datang Templat Alur Kerja, lalu Gunakan Templat.

hal. 2b. Kirim pesan tidak di tempat dengan mengeklik Pesan Tidak di Tempat Templat Alur Kerja, lalu Gunakan Templat.

Templat Alur Kerja disiapkan dengan Pemicu dan langkah Kirim Pesan. Ini mengirimkan balasan otomatis ke Kontak saat percakapan dibuka.

3. Klik Pesan Selamat Datang atau Pesan Tidak Dikirim untuk mengedit pesan. Pilih WhatsApp sebagai saluran untuk mengatur pesan selamat datang atau pesan di luar jaringan hanya di WhatsApp. Alternatifnya, biarkan pilihan saluran pada default Saluran Interaksi Terakhir jika Anda ingin pesan-pesan ini dikirim pada semua saluran yang terhubung.

Pastikan Jenis Pesan diatur ke Teks. Terakhir, klik Simpan dan Publikasikan untuk mengaktifkan Alur Kerja.

Karena pesan yang tidak ada di tempat memberi tahu pelanggan bahwa saat ini tidak ada seorang pun yang tersedia, aktifkan Alur Kerja ini saat semua agen sedang tidak ada dan nonaktifkan saat mereka kembali online.

Jika bisnis Anda tidak beroperasi 24/7, Anda harus menyiapkan pesan otomatis berdasarkan jam operasional Anda.

Siapkan Pesan Jauh Berdasarkan Jam Kerja

Dengan respond.io, mudah untuk menyiapkan pesan otomatis dan lengkap berdasarkan jam operasional Anda.

1. Pilih Alur Kerja di modul navigasi samping, lalu klik tombol Tambahkan Alur Kerja .

2. Klik Pesan Tidak Aktif dengan Jam Kerja, lalu klik tombol Gunakan Template .

Templat Alur Kerja disiapkan dengan Pemicu, Langkah Tanggal & Waktu dan Langkah Kirim Pesan. Ini mengirimkan balasan otomatis ke Kontak saat percakapan dibuka berdasarkan jam kerja.

3. Klik pada Jam Kerja dan atur Tanggal dan Waktu.

4. Klik langkah Pesan Selamat Datang atau Pesan Tidak Dikirim untuk mengedit konten pesan.

Pastikan Anda memilih WhatsApp sebagai saluran Anda. Terakhir, tuliskan ucapan salam dan pesan tandang Anda di bawahTeks. Bila seorang pelanggan mengirim pesan kepada Anda selama jam kerja, mereka'akan menerima pesan ucapan Anda (Cabang Sukses), jika tidak, mereka'akan menerima pesan tidak hadir Anda (Cabang Gagal).

Opsional: Tambahkan langkah Ajukan Pertanyaan untuk mendapatkan informasi pelanggan sehingga Anda dapat menghubungi mereka di lain waktu atau menetapkan ekspektasi waktu respons.

Dan selesai! Anda siap untuk mengatur dan membuat pesan balasan otomatis Anda sendiri di WhatsApp.

Dengan pembuat otomatisasi alur kerja , Anda dapat mengotomatiskan balasan dan proses yang lebih rumit. Contohnya termasuk menggunakan Agen AI untuk menjawab FAQ, mengotomatiskan balasan pelanggan terhadap pesan WhatsApp massal atau siaran WhatsApp.

Siap Memulai dengan Respond.io?

Mencari platform manajemen percakapan pelanggan yang menawarkan akses API WhatsApp resmi dan dirancang untuk banyak pengguna? Daftar ke respond.io sekarang untuk mendapatkan akses API WhatsApp resmi.

Bacaan Lebih Lanjut

Perlu menggunakan WhatsApp untuk berkomunikasi dengan audiens yang lebih besar? Lihatlah artikel-artikel berikut ini:

• Pemasaran WhatsApp: Panduan untuk Kampanye WhatsApp yang Sukses

• Centang Hijau WhatsApp: Panduan untuk Memverifikasi WhatsApp Business Anda

• 6 Cara Menggunakan Pesan Ucapan WhatsApp