I clienti si stanno allontanando perché ci mettete troppo tempo a rispondere? Per fortuna siete capitati nel posto giusto. Le persone che si affidano sempre di più a WhatsApp e ad altre app di messaggistica per comunicare, si aspettano risposte immediate dalle aziende con cui entrano in contatto. Tuttavia, gli agenti potrebbero non essere in grado di rispondere immediatamente a causa dell'elevato volume di messaggi o dopo l'orario di lavoro. È qui che le risposte automatiche di WhatsApp si rivelano utili. Questa guida fornisce una panoramica dei messaggi di risposta automatica, con un esempio di messaggio di risposta automatica di WhatsApp per diversi casi d'uso e le istruzioni per impostarli sull'app WhatsApp Business e su WhatsApp API.

Che cos'è la risposta automatica di WhatsApp?

La risposta automatica in WhatsApp è una funzione che consente alle aziende di inviare risposte automatiche per riconoscere i messaggi dei clienti o di stabilire i tempi di risposta nel caso in cui gli agenti non siano disponibili a rispondere ai messaggi WhatsApp in arrivo.

Potrebbe trattarsi di un saluto o di un messaggio di allontanamento per la vostra azienda. Nella prossima sezione vi mostreremo alcuni esempi di messaggi di risposta automatica di WhatsApp che potrete utilizzare.

Esempio di messaggio di risposta automatica di WhatsApp per le aziende

Gli agenti devono gestire i clienti in ogni tipo di situazione. Con WhatsApp Business è possibile creare un'ampia gamma di messaggi di risposta automatica che funzionano al meglio.

Ecco alcuni dei migliori esempi di messaggi di risposta automatica per WhatsApp che possono essere applicati a diversi casi d'uso, dalle risposte generiche all'assistenza clienti.

Risposte generali

• "Ciao [nome]! Grazie per averci contattato. Saremo da lei a breve".
• "Al momento stiamo registrando un elevato volume di chat e potremmo non essere in grado di rispondere immediatamente. Vi risponderemo appena possibile".
• "Ehi! Abbiamo ricevuto il tuo messaggio e ti contatteremo entro 2 ore".
• "Salve! Volevamo farle sapere che abbiamo ricevuto il suo messaggio e che ci metteremo in contatto prima della chiusura di [ora]".

Fuori ufficio o in orari non lavorativi

• "Ciao [nome]! Grazie per averci contattato. Al momento non siamo in ufficio. Ti contatteremo appena possibile".
• "Ci avete contattato mentre siamo assenti. 😟 Siamo disponibili tutti i giorni dalle 9:00 alle 18:00. Saremo lieti di assisterla al nostro ritorno".
• "Buon Natale! 🎅🎄 Siamo via per i prossimi giorni e torneremo il [data]. Non vediamo l'ora di servirvi al nostro ritorno 🙂".
• "Salve, grazie per averci inviato un messaggio. Al momento siamo fuori casa per il fine settimana. Per qualsiasi urgenza, la preghiamo di contattare [inserire i recapiti di emergenza]".
• "Ciao a tutti! Grazie per il tuo messaggio. Sono in fuga, ma ti risponderò presto dopo essermi ricaricata completamente. Grazie per la tua pazienza!".

Richieste di informazioni su prodotti o servizi

• "Grazie per aver contattato il nostro negozio! Il nostro team sarà lieto di aiutarla con la sua richiesta. Ti risponderemo a breve con maggiori informazioni".
• "Ciao [nome]! Grazie per il suo interesse. La ricontatteremo a breve con ulteriori informazioni".
• "Grazie per averci contattato! Il nostro team sarà da lei entro un'ora. Nell'attesa, la invitiamo a dare un'occhiata al nostro catalogo prodotti qui [link].
• "Ehilà! Grazie per averci contattato. Dai un'occhiata al nostro nuovo prodotto [inserire nome e link del prodotto]. Ordina ora e ricevi il 10% di sconto sul tuo primo acquisto!".

Assistenza clienti

• "Grazie per averci contattato! Può essere certo che gestiremo la sua richiesta entro un'ora".
• "Salve! Grazie per aver contattato il nostro team di assistenza. Ci stiamo lavorando e ti risponderemo al più presto. Nel frattempo, ti auguro una buona giornata 🙌!".
• "Ehi [nome]! Il nostro team di assistenza si sta occupando del caso e risponderà al suo messaggio a breve. Grazie per la tua comprensione!".

Modificate o modificate questi esempi a vostro piacimento in modo che si adattino alle vostre esigenze. Ora che avete un'idea dell'aspetto di un esempio di messaggio di risposta automatica di WhatsApp, qual è il prossimo passo?

Suggerimenti per messaggi di risposta automatica efficaci

Se questi esempi non sono adatti alle vostre esigenze, ecco alcuni suggerimenti che potrete utilizzare in qualsiasi situazione. Ecco 3 consigli da tenere a mente quando si creano messaggi di risposta automatica.

1. Mantenere un messaggio breve e semplice - Il messaggio di risposta automatica deve essere breve, chiaro e diretto.
2. Stabilite le aspettative: fate sapere ai vostri clienti quando possono aspettarsi una risposta per ridurre la frustrazione se non siete in grado di rispondere immediatamente.
3. Aggiungete un tocco personale: i clienti o i potenziali tali apprezzano che sembri che stiate parlando con loro.

Ora avete una buona idea per creare messaggi di risposta automatica, ma come li impostate? Vediamo di seguito come fare.

Come impostare la risposta automatica in WhatsApp

Impostare i messaggi di risposta automatica è semplice, ma prima è necessario scegliere il prodotto WhatsApp Business giusto.

Se siete una ditta individuale o avete un piccolo team di 5 o meno persone, allora dovreste usare l'app WhatsApp Business. Ma se ci sono più di 5 utenti, è necessario utilizzare WhatsApp Business API.

Iniziamo ad impostare la risposta automatica sull'app WhatsApp Business in pochi semplici passi.

Impostare la risposta automatica sull'app WhatsApp Business

Impostare un messaggio di risposta automatica sull'app WhatsApp Business è un processo molto semplice. Basta seguire questi passaggi:

1. Aprite l' app WhatsApp Business e toccate i tre punti nell'angolo in alto a destra.
2. Toccare Impostazioni, quindi Strumenti aziendali e infine Messaggi in uscita.
3. Attivare l'interruttore a levetta accanto a Invia messaggio lontano.
4. Toccare l'icona della matita per creare il messaggio di risposta automatica personalizzato.

Una volta creato il messaggio di risposta automatica, questo verrà inviato a tutti coloro che vi invieranno un messaggio durante la vostra assenza.

Quindi, impostiamo la risposta automatica su WhatsApp Business API.

Impostare la risposta automatica su WhatsApp Business API su respond.io

Poiché WhatsApp Business API non dispone di un'interfaccia utente, è necessario collegarlo a un software di gestione delle conversazioni con i clienti come respond.io per inviare e ricevere messaggi. Ecco come impostare i messaggi di risposta automatica su respond.io.

1. Selezionate Flussi di lavoronel menu di navigazione laterale e fate clic sul pulsante Aggiungi flusso di lavoro.

2a. Inviare un messaggio di benvenuto facendo clic sul modello di flusso di lavoro Messaggio di benvenuto e poi su Usa modello.

2b. Inviare un messaggio in trasferta facendo clic su Modello di flusso di lavoro per messaggi in trasferta e poi su Usa modello.

Il modello di flusso di lavoro è impostato con un trigger e la fase Invia un messaggio. Questo invia una risposta automatica ai contatti quando viene aperta una conversazione.

3. Cliccate sul passo Messaggio di benvenuto o Messaggio di assenza per modificare il messaggio. Selezionare WhatsApp come canale per impostare i messaggi di benvenuto o di assenza solo su WhatsApp. In alternativa, lasciate la selezione del canale al canale predefinito Ultima interazione se volete che questi messaggi siano inviati su tutti i canali connessi.

Assicurarsi che il Tipo di messaggio sia impostato su Testo. Infine, fare clic su Salva e pubblica per attivare il flusso di lavoro.

Poiché i messaggi di assenza informano i clienti che non c'è nessuno disponibile, attivate questo flusso di lavoro quando gli agenti sono tutti assenti e disattivatelo quando tornano online.

Se la vostra attività non è attiva 24 ore su 24, 7 giorni su 7, dovreste impostare un messaggio di allontanamento automatico in base ai vostri orari di lavoro.

Impostare i messaggi di allontanamento in base all'orario di lavoro

Con respond.io è facile impostare un messaggio automatico e completo in base agli orari di lavoro.

1. Selezionate Flussi di lavoro nel modulo di navigazione laterale e fate clic sul pulsante Aggiungi flusso di lavoro.

2. Fare clic su Away Message con Business Hours, quindi fare clic sul pulsante Use Template.

Il modello di flusso di lavoro è impostato con un trigger, una fase di data e ora e una fase di invio del messaggio. Questo invia una risposta automatica ai contatti quando viene aperta una conversazione in base all'orario di lavoro.

3. Fare clic su Orario di lavoro e impostare la data e l'ora.

4. Fare clic sul passo Messaggio di benvenuto o Messaggio di allontanamento per modificare il contenuto del messaggio.

Assicuratevi di selezionare WhatsApp come canale. Infine, alla voce Testo, redigete i messaggi di saluto e di allontanamento. Se un cliente vi invia un messaggio durante l'orario di lavoro, riceverà il vostro messaggio di saluto (Ramo di successo), altrimenti riceverà il vostro messaggio di assenza (Ramo di fallimento).

Opzionale: Aggiungete un passaggio "Chiedi una domanda" per ottenere le informazioni dei clienti, in modo da poterli contattare in un secondo momento o stabilire i tempi di risposta.

Ed ecco fatto! Siete pronti per impostare e creare i vostri messaggi di risposta automatica su WhatsApp.

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Ulteriori letture

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• Widget di WhatsApp per siti web: Guida al widget di chat di WhatsApp
• 6 modi per utilizzare il messaggio di saluto di WhatsApp