هل يتراجع العملاء لأنك تستغرق وقتا طويلا للرد؟ لحسن الحظ ، لقد هبطت في المكان الصحيح. مع اعتماد الأشخاص بشكل متزايد على WhatsApp وتطبيقات المراسلة الأخرى للتواصل ، فإنهم يتوقعون ردودا فورية من الشركات التي يتعاملون معها. ومع ذلك ، قد لا يتمكن الوكلاء من الرد على الفور بسبب ارتفاع حجم الرسائل أو بعد ساعات العمل. هذا هو المكان الذي تكون فيه ردود WhatsApp التلقائية مفيدة. يقدم هذا الدليل نظرة عامة على رسائل الرد التلقائي، بما في ذلك نموذج رسالة الرد التلقائي في WhatsApp لحالات الاستخدام المختلفة وإرشادات لإعدادها على تطبيق WhatsApp للأعمال وWhatsApp API.

ما هو الرد التلقائي على واتساب؟

الرد التلقائي في WhatsApp هي ميزة تمكن الأنشطة التجارية من إرسال ردود تلقائية للإقرار برسائل العملاء أو تعيين توقعات وقت الاستجابة إذا لم يكن الوكلاء متاحين للرد على رسائل WhatsApp الواردة.

قد تكون هذه تحية أو رسالة بعيدا لعملك. في القسم التالي ، سنعرض لك بعض نماذج رسائل الرد التلقائي في WhatsApp التي يمكنك استخدامها.

نموذج رسالة الرد التلقائي على WhatsApp للأعمال

يتعين على الوكلاء إدارة العملاء في جميع أنواع المواقف. باستخدام WhatsApp للأعمال، يمكنك إنشاء مجموعة كبيرة من رسائل الرد التلقائي التي تناسبك بشكل أفضل.

فيما يلي بعض من أفضل عينات رسائل الرد التلقائي لتطبيق WhatsApp والتي يمكن تطبيقها على حالات الاستخدام المختلفة ، من الردود العامة إلى دعم العملاء.

ردود عامة

• "مرحبا [الاسم]! شكرا لتواصلك معنا. سنكون معكم قريبا".
• "نشهد حاليا عددا كبيرا من الدردشات وقد لا نتمكن من الرد على الفور. سنعود إليك في أقرب وقت ممكن ".
• "مهلا! لقد تلقينا رسالتك وسنتصل بك في غضون 2 ساعة."
• "أهلا بك! أردنا أن نعلمك أننا تلقينا رسالتك وسنتواصل معك قبل أن نغلق في [الوقت]".

خارج ساعات العمل أو خارج ساعات العمل

• "مرحبا هناك [الاسم]! شكرا لتواصلك معنا. نحن حاليا خارج المكتب. سنتواصل معك في أقرب وقت ممكن ".
• "لقد وصلت إلينا أثناء غيابنا. 😟 نحن متواجدون كل يوم من الساعة 9:00 صباحا حتى 6:00 مساء. سنكون سعداء لمساعدتك عندما نعود."
• "عيد ميلاد سعيد!🎅🎄نحن بعيدون في الأيام القليلة المقبلة وسنعود في [التاريخ]. نتطلع إلى خدمتك عندما نعود. 🙂"
• "مرحبا! شكرا على الرسائل. نحن حاليا بعيدون عن عطلة نهاية الأسبوع. لأية مسائل عاجلة ، يرجى الاتصال ب [أدخل تفاصيل الاتصال في حالات الطوارئ]."
• "مرحبا! شكرا على رسالتكم. أنا في إجازة ، لكنني سأعود إليك قريبا بعد إعادة شحني بالكامل. شكرا لصبرك!"

استفسارات المنتج أو الخدمة

• "شكرا لك على الاتصال بمتجرنا! سيسعد فريقنا بمساعدتك في استفسارك. سنعود إليك بمزيد من المعلومات قريبا ".
• "مرحبا [الاسم]! شكرا لك على اهتمامك. سنعود إليكم قريبا بمزيد من المعلومات".
• "شكرا لمراسلتنا! سيكون فريقنا معك في غضون ساعة. أثناء الانتظار ، يرجى إلقاء نظرة على كتالوج منتجاتنا هنا [رابط].
• "مرحبا! شكرا على الاتصال بنا. تحقق من منتجنا الجديد الساخن [أدخل اسم المنتج والرابط]. اطلب الآن واحصل على خصم 10٪ على أول عملية شراء!

دعم العملاء

• "شكرا على التواصل! يمكنك أن تطمئن إلى أننا سنتعامل مع طلبك في غضون ساعة ".
• "مرحبا! شكرا لك على الاتصال بفريق الدعم الخاص بنا. نحن على ذلك وسنعود إليك في أسرع وقت ممكن. في غضون ذلك ، أتمنى لك يوما 🙌 رائعا!
• "مرحبا [الاسم]! فريق الدعم لدينا على القضية وسوف يرد على رسالتك قريبا. شكرا لتفهمك!"

قم بتحرير هذه العينات أو تعديلها بقدر ما تريد بحيث تناسب احتياجاتك. الآن بعد أن أصبحت لديك فكرة عن شكل نموذج رسالة الرد التلقائي على WhatsApp ، ما هي الخطوة التالية؟

نصائح للرد التلقائي الفعال على الرسائل

إذا كانت هذه العينات لا تناسب احتياجاتك ، فإليك بعض النصائح التي يمكنك استخدامها في أي موقف. فيما يلي 3 نصائح يجب وضعها في الاعتبار عند إنشاء رسائل الرد التلقائي.

1. اجعلها قصيرة وبسيطة - يجب أن تكون رسالة الرد التلقائي قصيرة وواضحة وفي صلب الموضوع.
2. حدد التوقعات - دع عملائك يعرفون متى يمكنهم توقع استجابة لتقليل الإحباط إذا لم تكن قادرا على الاستجابة على الفور.
3. أضف لمسة شخصية - يقدر العملاء أو العملاء المحتملون عندما تجعل الأمر يبدو وكأنك تتحدث إليهم.

لديك الآن فكرة جيدة لصياغة رسائل الرد التلقائي ، ولكن كيف تقوم بإعدادها؟ دعونا نلقي نظرة على ذلك بعد ذلك.

كيفية تعيين الرد التلقائي في WhatsApp

يعد إعداد رسائل الرد التلقائي أمرا بسيطا ، ولكن عليك أولا اختيار منتج WhatsApp Business المناسب.

إذا كنت مالكا وحيدا أو لديك فريق صغير مكون من 5 أشخاص أو أقل، فعليك استخدام تطبيق WhatsApp للأعمال. ولكن إذا كان هناك أكثر من 5 مستخدمين ، فأنت بحاجة إلى استخدام WhatsApp للأعمال API.

لنبدأ بإعداد الرد التلقائي على تطبيق WhatsApp للأعمال في بضع خطوات سهلة.

إعداد الرد التلقائي على تطبيق WhatsApp للأعمال

يعد إعداد رسالة رد تلقائي على تطبيق WhatsApp للأعمال عملية بسيطة للغاية. ما عليك سوى اتباع الخطوات التالية:

1. افتح الزر تطبيق WhatsApp Business واضغط على النقاط الثلاث في الزاوية اليمنى العليا.
2. اضغط على الإعدادات ، ثم على أدوات الأعمال ، ثم على الرسائل بالخارج.
3. قم بتشغيل مفتاح التبديل بجوار إرسال رسالة بعيدا.
4. اضغط على أيقونة القلم الرصاص لإنشاء رسالة الرد التلقائي المخصصة.

بمجرد إنشاء رسالة الرد التلقائي ، سيتم إرسالها إلى أي شخص يراسلك أثناء غيابك.

بعد ذلك ، دعنا نعد الرد التلقائي على WhatsApp Business API.

إعداد الرد التلقائي على WhatsApp للأعمال API على respond.io

كWhatsApp للأعمال API لا يحتوي على واجهة مستخدم ، ستحتاج إلى توصيله ببرنامج إدارة محادثات العملاء مثل respond.io لإرسال الرسائل واستلامها. إليك كيفية إعداد رسائل الرد التلقائي على respond.io.

1. حدد سير العملفي قائمة التنقل الجانبية وانقر على زر إضافة سير عمل .

2 أ. أرسل رسالة ترحيب بالنقر فوق قالب سير عمل رسالة الترحيب ثم استخدم القالب.

2b. أرسل رسالة بالخارج بالنقر فوق قالب سير عمل رسالة بالخارج ثم استخدم القالب.

يتم إعداد قالب سير العمل باستخدام مشغل وخطوة إرسال رسالة. يؤدي هذا إلى إرسال رد تلقائي إلى جهات الاتصال عند فتح محادثة.

3. انقر فوق رسالة ترحيب or رسالة بالخارج الخطوة لتحرير الرسالة. حدد WhatsApp كقناة لإعداد رسائل الترحيب أو الخروج على WhatsApp فقط. بدلا من ذلك، اترك تحديد القناة إلى القناة المتفاعلة الأخيرة الافتراضية إذا كنت ترغب في إرسال هذه الرسائل على جميع القنوات المتصلة.

تأكد من تعيين نوع الرسالة إلى نص. أخيرا ، انقر فوق حفظ ونشر لتنشيط سير العمل.

نظرا لأن رسائل "خارج أوقات العمل" تتيح للعملاء معرفة أنه لا يوجد أحد متاح حاليا، قم بتشغيل سير العمل هذا عندما يكون جميع الوكلاء بعيدين وقم بإيقاف تشغيله عند معاودة الاتصال بالإنترنت.

إذا كان عملك لا يعمل 24 / 7 ، فيجب عليك إعداد رسالة تلقائية بعيدا بناء على ساعات عملك.

إعداد رسالة "بالخارج" استنادا إلى ساعات العمل

مع respond.io، من السهل إعداد رسالة تلقائية وشاملة بعيدا استنادا إلى ساعات العمل.

1. حدد مهام سير العمل في وحدة التنقل الجانبية ثم انقر فوق إضافة سير عمل زر.

2. انقر بعيدا رسالة مع ساعات العمل، ثم انقر فوق استخدم القالب زر.

يتم إعداد قالب سير العمل باستخدام خطوة المشغل والتاريخ والوقت وخطوة إرسال رسالة. يؤدي هذا إلى إرسال رد تلقائي إلى جهات الاتصال عند فتح محادثة استنادا إلى ساعات العمل.

3. انقر فوق ساعات العمل وقم بتعيين التاريخ والوقت.

4. انقر فوق رسالة ترحيب or رسالة بالخارج خطوة لتحرير محتوى الرسالة.

تأكد من اختيار WhatsApp كقناتك. أخيرا ، قم بصياغة رسائل الترحيب والرسائل بعيدا ضمن النص. إذا راسلك أحد العملاء خلال ساعات العمل ، فسيتلقى رسالة الترحيب الخاصة بك (فرع النجاح) ، وإلا سيتلقى رسالتك بعيدا (فرع الفشل).

اختياري: أضف خطوة طرح سؤال للحصول على معلومات العملاء حتى تتمكن من الاتصال بهم في وقت لاحق أو تعيين توقعات وقت الاستجابة.

وهذا كل شيء! أنت جاهز لإعداد رسائل الرد التلقائي الخاصة بك وإنشائها في WhatsApp.

تبحث عن منصة لإدارة محادثات العملاء تقدم WhatsApp الرسمي API الوصول ومصممة لعدة مستخدمين؟ اشترك في respond.io الآن للحصول على WhatsApp الرسمي API ولوج.

مواصلة القراءة

هل تحتاج إلى استخدام WhatsApp للتواصل مع جمهور أكبر؟ ألق نظرة على هذه المقالات أدناه:

• WhatsApp التسويق: دليل للنجاح WhatsApp حملة
• أداة WhatsApp لموقع الويب: دليل لأداة دردشة WhatsApp
• 6 طرق للاستخدام WhatsApp رسالة ترحيب