Exemple de message de réponse automatique WhatsApp pour les entreprises : guide pratique

Les clients abandonnent-ils parce que vous prenez trop de temps à répondre ? Heureusement, vous avez atterri au bon endroit. Avec les gens qui s'appuient de plus en plus sur WhatsApp et d'autres applications de messagerie pour communiquer, ils attendent des réponses instantanées des entreprises avec lesquelles ils s'engagent. Cependant, les agents pourraient être incapables de répondre immédiatement en raison du volume élevé de messages ou après les heures ouvrables. C'est là que les réponses automatiques WhatsApp sont utiles. Ce guide fournit un aperçu des messages de réponse automatique y compris un exemple de message de réponse automatique WhatsApp pour différents cas d'utilisation et des instructions pour les configurer sur l'API WhatsApp Business et WhatsApp.

Qu'est-ce que la réponse automatique WhatsApp ?

La réponse automatique sur WhatsApp est une fonctionnalité qui permet aux entreprises d'envoyer des réponses automatiques pour accuser réception des messages des clients ou indiquer le délai de réponse si les agents ne sont pas disponibles pour répondre aux messages WhatsApp entrants.

Cela peut être un message de bienvenue ou un message d'absence pour ton entreprise. Dans la section suivante, nous vous montrerons un exemple de message de réponse automatique WhatsApp que vous pouvez utiliser.

Exemple de message de réponse automatique WhatsApp pour entreprise

Les agents doivent gérer leurs clients dans toutes sortes de situations. Avec WhatsApp Business, tu peux créer un large éventail de messages de réponse automatique qui fonctionnent le mieux pour toi.

Voici quelques-uns des meilleurs exemples de messages de réponse automatique pour WhatsApp qui peuvent être appliqués à divers cas d'utilisation, des réponses générales au service client.

Réponses générales

• « Bonjour [name]! Merci de nous avoir contactés. Nous serons avec vous sous peu. »

• « Nous vivons actuellement un volume élevé de discussions et il se peut que nous ne soyons pas en mesure de répondre immédiatement. Nous reviendrons vers vous dès que nous le pourrons».

• « Hé ! Nous avons reçu votre message et nous vous contacterons dans les 2 heures."

• "Bonjour ! Nous voulions vous faire savoir que nous avons reçu votre message et nous vous contacterons avant de fermer à [time]."

Hors bureau ou hors des heures d'ouverture.

• « Bonjour [name]! Merci de nous avoir contactés. Nous sommes actuellement hors du bureau. Nous vous contacterons dès que possible ».

• « Vous nous avez rejoints pendant que nous sommes absents. 😟 Nous sommes disponibles tous les jours à partir de 9 h. à 18 h. Nous serons heureux de vous aider lorsque nous serons de retour. »

• « Joyeux Noël !🎅🎄 Nous sommes absents pendant les prochains jours et reviendrons le [date]. Nous avons hâte de vous servir lorsque nous serons de retour. 🙂”

• "Hi! Merci pour votre message. Nous sommes actuellement absents pour le week-end. Pour tout problème urgent, veuillez contacter [insérer les coordonnées d'urgence]."

• "Salut ! Merci pour votre message. Je suis en escapade, mais je te répondrai bientôt après m’être complètement rechargé. Merci pour votre patience!"

Demandes de produits ou de services

• « Merci d'avoir contacté notre magasin ! Notre équipe se fera un plaisir de vous aider dans votre demande. Nous te recontacterons avec plus d'informations sous peu.

• « Bonjour [name]! Je vous remercie de votre intérêt. Nous vous répondrons sous peu avec plus d'informations.»

• « Merci de nous avoir envoyé un message ! Notre équipe vous accompagnera dans l'heure. En attendant, veuillez consulter notre catalogue de produits ici [link].

• "Salut ! Merci de nous avoir contacté. Consultez notre nouveau produit chaud [insérer le nom du produit et le lien]. Commandez maintenant et recevez 10% de réduction sur votre premier achat !"

Assistance Client

• « Merci de nous avoir contacté ! Vous pouvez être assuré que nous traiterons votre demande dans un délai d'une heure. »

• « Bonjour ! Merci d'avoir contacté notre équipe d'assistance. Nous sommes dessus et nous reviendrons vers toi ASAP. En attendant, faites une grande journée 🙌!»

• « Salut [name]! Notre équipe d'assistance est sur le cas et répondra à votre message sous peu. Merci de votre compréhension! »

Modifiez ou modifiez ces échantillons autant que vous le souhaitez afin qu'ils correspondent à vos besoins. Maintenant que vous avez une idée de ce à quoi ressemble un exemple de message de réponse automatique WhatsApp, qu’est-ce qui est maintenant ?

Conseils pour des messages efficaces de réponse automatique

Si ces échantillons ne correspondent pas à vos besoins, voici quelques conseils que vous pouvez utiliser dans n'importe quelle situation. Voici 3 conseils à garder à l'esprit lors de la création de messages de réponse automatique.

1. Gardez-le court et simple - Votre message de réponse automatique doit être court, clair et précis.

2. Définissez les attentes -  informez vos clients quand ils peuvent s'attendre à une réponse pour réduire la frustration si vous n'êtes pas en mesure de répondre immédiatement.

3. Ajoutez une touche personnelle - les clients ou les prospectifs apprécient que vous leur donniez l'impression de parler.

Vous avez maintenant une bonne idée pour créer des messages de réponse automatique, mais comment les configurer ? Jetons un coup d’œil à cette prochaine étape.

Comment définir la réponse automatique dans WhatsApp

La configuration des messages de réponse automatique est simple, mais en premier lieu, tu dois choisir le bon produit WhatsApp Business.

Si tu es travailleur indépendant ou si tu as une petite équipe de 5 personnes ou moins, tu devrais utiliser WhatsApp Business App. Mais s'il y a plus de 5 utilisateurs, tu dois utiliser WhatsApp Business API.

Commençons par configurer la réponse automatique sur l'application WhatsApp Business en quelques étapes simples.

Configurer la réponse automatique sur l'application WhatsApp Business

Mettre en place un message de réponse automatique sur l'application WhatsApp Business est un processus très simple. Il suffit de suivre ces étapes:

1. Ouvrez l'application WhatsApp Business et appuyez sur les trois points dans le coin supérieur droit.

2. Appuyez sur sur Paramètres, puis sur Outils commerciaux, puis sur Messages Absent.

3. Activez sur l'interrupteur à côté de Envoyer un message Absent.

4. Appuyez sur sur l'icône du crayon pour créer votre message de réponse automatique personnalisé.

Une fois que le message de réponse automatique a été créé, il sera envoyé à toute personne qui vous envoie des messages pendant que vous êtes absent. À ce stade, tu peux aussi programmer ce message WhatsApp pour que les contacts ne le reçoivent que lorsque tu es absent.

Ensuite, mettons en place une réponse automatique sur l’API WhatsApp Business.

Configurer la réponse automatique sur l'API WhatsApp Business sur respond.io

Comme WhatsApp Business API n'a pas d'interface utilisateur, tu devras le connecter à un logiciel de gestion des conversations clients comme respond.io pour envoyer et recevoir des messages. Voici comment tu peux configurer des messages de réponse automatique sur respond.io.

1. Sélectionne Flux de travail dans le menu de navigation latéral et clique sur le bouton Ajouter un flux de travail.

2a. Envoyer un message de bienvenue en cliquant sur le Message de bienvenue Modèle de flux de travail puis Utiliser le modèle.

2b. Envoyer un message d'absence en cliquant sur Message Absent Modèle de Workflow puis Utiliser le modèle.

Le modèle de flux de travail est configuré avec un déclencheur et l'étape Envoyer un message. Ceci envoie une réponse automatique aux Contacts quand une conversation est ouverte.

3. Cliquez sur le Message de bienvenue ou Message Absent étape pour éditer le message. Sélectionnez WhatsApp comme chaîne pour configurer les messages de bienvenue ou d'absence uniquement sur WhatsApp. Autrement, laisser la sélection du canal à la valeur par défaut Dernier canal si vous souhaitez que ces messages soient envoyés sur tous les canaux connectés.

Assurez-vous que le type de message est défini sur Texte. Enfin, cliquez sur Enregistrer et Publier pour activer le Workflow.

Les messages d'absence font savoir aux clients que personne n'est actuellement disponible. activez ce flux de travail lorsque les agents sont tous absents et désactivez-le quand ils sont de retour en ligne.

Si votre entreprise ne fonctionne pas 24 heures sur 24, 7 jours sur 7, vous devriez mettre en place un message automatisé basé sur vos heures d’ouverture.

Mettre en place un message Absent basé sur les heures d'ouverture

Avec respond.io, il est facile de mettre en place un message d’absence automatique et complet basé sur vos heures d’opération.

1. Sélectionnez Workflows dans le module de navigation latéral puis cliquez sur le bouton Ajouter Workflow.

2. Clique sur Message d'absence avec Heures d'ouverture, puis clique sur le bouton Utiliser le modèle.

Le modèle de flux de travail est mis en place avec un déclencheur, un pas de temps Date & et le pas de message d'envoi. Ceci envoie une réponse automatique aux Contacts lorsqu'une conversation est ouverte en fonction des heures de bureau.

3. Cliquez sur sur Heures d'ouverture et définissez la date et l'heure.

4. Cliquez sur sur l'étape Message de bienvenue ou Message Absent pour modifier le contenu du message.

Assurez-vous de sélectionner WhatsApp comme chaîne. Enfin, rédige tes messages de bienvenue et d'absence sous Texte. Si un client t'envoie un message pendant les heures d'ouverture, il recevra ton message d'accueil (branche de réussite) ; sinon, il recevra ton message d'absence (branche d'échec).

Optionnel : Ajoute une étape Poser une question pour récupérer les informations des clients afin de pouvoir les contacter ultérieurement ou fixer les attentes concernant le délai de réponse.

Et voilà! Tu es prêt à mettre en place et à créer tes propres messages de réponse automatique dans WhatsApp.

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Lectures complémentaires

Besoin d'utiliser WhatsApp pour communiquer à un plus grand public? Jetez un œil à ces articles ci-dessous:

• MarketingWhatsApp : Guide vers une campagne WhatsApp réussie

• Ticket vert WhatsApp : Un guide pour vérifier votre entreprise WhatsApp

• 6 façons d'utiliser le message de bienvenue WhatsApp