Vos clients vous quittent parce que vous mettez trop de temps à leur répondre ? Heureusement, vous êtes au bon endroit. Les gens utilisent de plus en plus WhatsApp et d'autres applications de messagerie pour communiquer, et ils attendent des réponses instantanées de la part des entreprises avec lesquelles ils sont en contact. Cependant, les agents peuvent être dans l'incapacité de répondre immédiatement en raison d'un volume de messages élevé ou en dehors des heures de bureau. C'est là que les réponses automatiques de WhatsApp s'avèrent utiles. Ce guide présente une vue d'ensemble des messages de réponse automatique, y compris un exemple de message de réponse automatique WhatsApp pour différents cas d'utilisation et des instructions pour les configurer sur l'application WhatsApp Business et WhatsApp API.
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Qu'est-ce que la réponse automatique de WhatsApp ?
La réponse automatique dans WhatsApp est une fonction qui permet aux entreprises d'envoyer des réponses automatisées pour accuser réception des messages des clients ou de fixer des délais de réponse si les agents ne sont pas disponibles pour répondre aux messages WhatsApp entrants.
Il peut s'agir d'un message d'accueil ou d'un message de départ pour votre entreprise. Dans la section suivante, nous vous montrerons quelques exemples de messages de réponse automatique WhatsApp que vous pouvez utiliser.
Exemple de message de réponse automatique WhatsApp pour les entreprises
Les agents doivent gérer des clients dans toutes sortes de situations. Avec WhatsApp Business, vous pouvez créer un large éventail de messages de réponse automatique qui vous conviennent le mieux.
Voici quelques-uns des meilleurs exemples de messages de réponse automatique pour WhatsApp qui peuvent être appliqués à différents cas d'utilisation, des réponses générales à l'assistance clientèle.
Réponses générales
- "Bonjour [nom] ! Merci de nous avoir contactés. Nous serons à votre disposition dans les plus brefs délais."
- "Nous sommes actuellement confrontés à un volume élevé de chats et il se peut que nous ne puissions pas répondre immédiatement. Nous vous répondrons dès que possible."
- "Nous avons reçu votre message et nous vous contacterons dans les deux heures.
- "Bonjour à tous ! Nous voulions vous faire savoir que nous avons reçu votre message et que nous vous contacterons avant de fermer à [heure]."
En dehors des heures de bureau
- "Bonjour [nom] ! Merci de nous avoir contactés. Nous sommes actuellement absents du bureau. Nous vous contacterons dès que possible."
- "Vous nous avez joints alors que nous sommes absents. 😟 Nous sommes disponibles tous les jours de 9h00 à 18h00. Nous serons heureux de vous assister lorsque nous serons de retour."
- " Joyeux Noël!🎅🎄Nous sommes absents pour les prochains jours et reviendrons le [date]. Nous nous réjouissons de vous servir à notre retour 🙂 ".
- "Merci de m'avoir envoyé un message. Nous sommes actuellement en déplacement pour le week-end. Pour toute question urgente, veuillez contacter [insérer les coordonnées de la personne à contacter en cas d'urgence]."
- "Bonjour ! Merci pour votre message. Je suis en déplacement, mais je vous recontacterai dès que j'aurai repris des forces. Merci de votre patience !"
Demandes de renseignements sur les produits ou les services
- "Merci d'avoir contacté notre magasin ! Notre équipe se fera un plaisir de répondre à votre demande. Nous reviendrons vers vous avec plus d'informations dans les plus brefs délais."
- "Bonjour [nom] ! Nous vous remercions de votre intérêt. Nous vous contacterons rapidement pour vous donner de plus amples informations."
- "Merci de nous avoir envoyé un message ! Notre équipe vous contactera dans l'heure. En attendant, nous vous invitons à consulter notre catalogue de produits ici [lien].
- "Bonjour ! Merci de nous avoir contactés. Découvrez notre nouveau produit [insérer le nom du produit et le lien]. Commandez maintenant et recevez 10% de réduction sur votre premier achat !"
Soutien à la clientèle
- "Merci de nous avoir contactés ! Soyez assuré que nous traiterons votre demande dans l'heure qui suit."
- "Bonjour ! Merci d'avoir contacté notre équipe d'assistance. Nous sommes dessus et nous reviendrons vers vous dès que possible. En attendant, passez une excellente journée 🙌 !"
- "Hey [nom] ! Notre équipe d'assistance est sur le coup et répondra à votre message dans les plus brefs délais. Merci de votre compréhension !"
Modifiez ces exemples autant que vous le souhaitez pour qu'ils répondent à vos besoins. Maintenant que vous avez une idée de ce à quoi ressemble un exemple de message de réponse automatique WhatsApp, que faire ?
Conseils pour des messages de réponse automatique efficaces
Si ces exemples ne répondent pas à vos besoins, voici quelques conseils que vous pouvez utiliser dans n'importe quelle situation. Voici trois conseils à garder à l'esprit lors de la création de messages de réponse automatique.
- Soyez bref et simple - Votre message de réponse automatique doit être court, clair et direct.
- Fixez des attentes - faites savoir à vos clients quand ils peuvent s'attendre à recevoir une réponse afin de réduire la frustration si vous n'êtes pas en mesure de répondre immédiatement.
- Ajoutez une touche personnelle - les clients ou les prospects apprécient que vous donniez l'impression de leur parler.
Vous avez maintenant une bonne idée pour rédiger des messages de réponse automatique, mais comment les configurer ? C'est ce que nous allons voir maintenant.
Comment configurer la réponse automatique dans WhatsApp
La configuration des messages de réponse automatique est simple, mais vous devez d'abord choisir le bon produit WhatsApp Business.
Si vous êtes un propriétaire unique ou si vous avez une petite équipe de 5 personnes ou moins, vous devriez utiliser l'application WhatsApp Business. Mais s'il y a plus de 5 utilisateurs, vous devez utiliser WhatsApp Business API.
Commençons par configurer la réponse automatique sur l'application WhatsApp Business en quelques étapes simples.
Configurer la réponse automatique sur l'application WhatsApp Business
La configuration d'un message de réponse automatique sur l'application WhatsApp Business est très simple. Il suffit de suivre les étapes suivantes :
- Ouvrez l 'application WhatsApp Business et tapez sur les trois points dans le coin supérieur droit.
- Tapez sur Paramètres, puis sur Outils professionnels, et enfin sur Messages en absence.
- Activez l'interrupteur à bascule situé à côté de l'option Envoyer un message d'absence.
- Tapez sur l'icône du crayon pour créer votre message de réponse automatique personnalisé.
Une fois le message de réponse automatique créé, il sera envoyé à toute personne qui vous enverra un message pendant votre absence. À ce stade, vous pouvez également programmer l'envoi de ce message WhatsApp à vos contacts afin qu'ils ne le reçoivent que lorsque vous êtes absent.
Ensuite, nous allons configurer la réponse automatique sur WhatsApp Business API.
Configurer la réponse automatique sur WhatsApp Business API sur respond.io
Comme WhatsApp Business API n'a pas d'interface utilisateur, vous devrez le connecter à un logiciel de gestion des conversations avec les clients tel que respond.io pour envoyer et recevoir des messages. Voici comment configurer des messages de réponse automatique sur respond.io.
1. Sélectionnez Workflowsdans le menu de navigation latéral et cliquez sur le bouton Add Workflow.
2a. Envoyez un message de bienvenue en cliquant sur le modèle de flux de travail du message de bienvenue puis sur Utiliser le modèle.
2b. Envoyez un message d'absence en cliquant sur Modèle de flux de travail pour les messages d'absence, puis sur Utiliser le modèle.
Le modèle de flux de travail est configuré avec un déclencheur et l'étape Envoyer un message. Cela permet d'envoyer une réponse automatique aux contacts lorsqu'une conversation est ouverte.
3. Cliquez sur l'étape Message de bienvenue ou Message d'absence pour modifier le message. Sélectionnez WhatsApp comme canal pour configurer les messages de bienvenue ou d'absence uniquement sur WhatsApp. Si vous souhaitez que ces messages soient envoyés sur tous les canaux connectés, vous pouvez également laisser la sélection du canal sur le canal par défaut Last Interacted Channel.
Assurez-vous que le type de message est défini sur Texte. Enfin, cliquez sur Enregistrer et publier pour activer le flux de travail.
Comme les messages d'absence indiquent aux clients que personne n'est actuellement disponible, activez ce flux de travail lorsque les agents sont tous absents et désactivez-le lorsqu'ils sont de nouveau en ligne.
Si votre entreprise ne fonctionne pas 24 heures sur 24 et 7 jours sur 7, vous devez mettre en place un message d'absence automatisé en fonction de vos heures d'ouverture.
Configurer un message d'absence basé sur les heures d'ouverture
Avec respond.io, il est facile de mettre en place un message d'absence automatique et complet basé sur vos heures d'ouverture.
1. Sélectionnez Workflows dans le module de navigation latéral, puis cliquez sur le bouton Add Workflow.
2. Cliquez sur Away Message avec Business Hours, puis cliquez sur le bouton Use Template.
Le modèle de flux de travail est configuré avec un déclencheur, une étape de date et d'heure et une étape d'envoi d'un message. Ce modèle envoie une réponse automatique aux contacts lorsqu'une conversation est ouverte pendant les heures d'ouverture.
3. Cliquez sur Heures ouvrables et réglez la date et l'heure.
4. Cliquez sur l'étape Message de bienvenue ou Message d'absence pour modifier le contenu du message.
Veillez à sélectionner WhatsApp comme canal. Enfin, rédigez vos messages d'accueil et d'absence sous Texte. Si un client vous envoie un message pendant les heures de bureau, il recevra votre message d'accueil (Success Branch), sinon il recevra votre message d'absence (Failure Branch).
Facultatif : Ajoutez une étape "Poser une question" pour obtenir des informations sur les clients afin de les contacter ultérieurement ou de fixer des délais de réponse.
Et c'est tout ! Vous êtes prêt à configurer et à créer vos propres messages de réponse automatique dans WhatsApp.
Avec le constructeur d'automatisation des flux de travail, vous pouvez automatiser des réponses et des processus encore plus complexes. Les exemples incluent l'utilisation d'un agent d'IA pour répondre aux FAQ, l'automatisation des réponses des clients aux messages WhatsApp en masse ou aux diffusions WhatsApp.
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Pour en savoir plus
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- WhatsApp Marketing : Guide pour une campagne WhatsApp réussie
- WhatsApp Green Tick : Un guide pour vérifier votre activité sur WhatsApp
- 6 façons d'utiliser le message d'accueil de WhatsApp
