Có phải khách hàng bỏ đi vì bạn mất quá nhiều thời gian để trả lời? Rất may, bạn đã hạ cánh đúng nơi. Với việc mọi người ngày càng phụ thuộc nhiều hơn vào WhatsApp và các ứng dụng nhắn tin khác để liên lạc, họ mong đợi câu trả lời tức thì từ các doanh nghiệp mà họ tham gia. Tuy nhiên, tổng đài viên có thể không trả lời ngay lập tức do số lượng tin nhắn lớn hoặc sau giờ làm việc. Đây là lúc trả lời tự động WhatsApp trở nên hữu ích. Hướng dẫn này cung cấp tổng quan về tin nhắn trả lời tự động, bao gồm mẫu tin nhắn trả lời tự động WhatsApp cho các trường hợp sử dụng khác nhau và hướng dẫn thiết lập chúng trên Ứng dụng WhatsApp Business và WhatsApp API.
Trả lời tự động WhatsApp là gì?
Tự động trả lời trong WhatsApp là một tính năng cho phép các doanh nghiệp gửi trả lời tự động để xác nhận tin nhắn của khách hàng hoặc đặt kỳ vọng về thời gian phản hồi nếu nhân viên không có mặt để trả lời tin nhắn WhatsApp đến.
Đây có thể là một lời chào hoặc một tin nhắn vắng mặt cho doanh nghiệp của bạn. Trong phần tiếp theo, chúng tôi sẽ giới thiệu cho bạn một số mẫu tin nhắn trả lời tự động WhatsApp mà bạn có thể sử dụng.
Mẫu tin nhắn trả lời tự động WhatsApp dành cho doanh nghiệp
Đại lý phải quản lý khách hàng trong mọi tình huống. Với WhatsApp Business, bạn có thể tạo một loạt các tin nhắn trả lời tự động phù hợp nhất với mình.
Dưới đây là một số mẫu tin nhắn trả lời tự động tốt nhất cho WhatsApp có thể được áp dụng cho các trường hợp sử dụng khác nhau, từ trả lời chung đến hỗ trợ khách hàng.
Câu trả lời chung
- "Chào [tên]! Cảm ơn bạn đã liên hệ với chúng tôi. Chúng tôi sẽ sớm đến với bạn."
- "Chúng tôi hiện đang trải qua một lượng lớn các cuộc trò chuyện và có thể không thể trả lời ngay lập tức. Chúng tôi sẽ liên lạc lại với bạn ngay khi có thể."
- "Này! Chúng tôi đã nhận được tin nhắn của bạn và sẽ liên lạc với bạn trong vòng 2 giờ."
- "Xin chào! Chúng tôi muốn cho bạn biết rằng chúng tôi đã nhận được tin nhắn của bạn và sẽ liên lạc trước khi chúng tôi đóng cửa vào [thời gian]."
Ngoài giờ làm việc hoặc không làm việc
- "Này [tên]! Cảm ơn bạn đã liên hệ với chúng tôi. Chúng tôi hiện không có mặt tại văn phòng. Chúng tôi sẽ liên hệ với bạn ngay khi có thể."
- "Bạn đã liên lạc với chúng tôi trong khi chúng tôi đi vắng. 😟 Chúng tôi làm việc hàng ngày từ 9:00 sáng đến 6:00 chiều. Chúng tôi sẽ sẵn lòng hỗ trợ bạn khi chúng tôi trở lại."
- "Giáng sinh vui vẻ!🎅🎄Chúng tôi sẽ đi trong vài ngày tới và sẽ trở lại vào [ngày]. Chúng tôi mong được phục vụ bạn khi chúng tôi trở lại. 🙂"
- "Xin chào! Cảm ơn bạn đã nhắn tin. Chúng tôi hiện đang đi vắng vào cuối tuần. Đối với bất kỳ vấn đề khẩn cấp nào, vui lòng liên hệ [chèn chi tiết liên lạc khẩn cấp]."
- "Này! Cảm ơn tin nhắn của bạn. Tôi đang trên một nơi nghỉ ngơi, nhưng tôi sẽ liên lạc lại với bạn ngay sau khi tôi nạp đầy năng lượng. Cảm ơn sự kiên nhẫn của bạn!"
Yêu cầu về sản phẩm hoặc dịch vụ
- "Cảm ơn bạn đã liên hệ với cửa hàng của chúng tôi! Nhóm của chúng tôi sẽ sẵn lòng giúp bạn với yêu cầu của bạn. Chúng tôi sẽ sớm liên hệ lại với bạn với nhiều thông tin hơn."
- "Chào [tên]! Cảm ơn bạn đã quan tâm. Chúng tôi sẽ sớm liên hệ lại với bạn với nhiều thông tin hơn."
- "Cảm ơn vì đã nhắn tin cho chúng tôi! Nhóm của chúng tôi sẽ ở bên bạn trong vòng một giờ. Trong khi bạn chờ đợi, vui lòng xem danh mục sản phẩm của chúng tôi tại đây [liên kết].
- "Này! Cảm ơn bạn đã liên hệ với chúng tôi. Kiểm tra sản phẩm mới nóng của chúng tôi [chèn tên sản phẩm và liên kết]. Đặt hàng ngay bây giờ và nhận giảm giá 10% cho lần mua hàng đầu tiên của bạn!
Hỗ trợ khách hàng
- "Cảm ơn bạn đã liên hệ! Bạn có thể yên tâm rằng chúng tôi sẽ xử lý yêu cầu của bạn trong vòng một giờ."
- "Xin chào! Cảm ơn bạn đã liên hệ với nhóm hỗ trợ của chúng tôi. Chúng tôi đang ở trên đó và sẽ liên hệ lại với bạn càng sớm càng tốt. Trong khi chờ đợi, chúc một ngày 🙌 tuyệt vời!"
- "Này [tên]! Nhóm hỗ trợ của chúng tôi đang trong trường hợp này và sẽ sớm trả lời tin nhắn của bạn. Cảm ơn sự thông cảm của mọi người!"
Chỉnh sửa hoặc tinh chỉnh các mẫu này nhiều như bạn muốn để chúng phù hợp với nhu cầu của bạn. Bây giờ bạn đã có ý tưởng về mẫu tin nhắn trả lời tự động WhatsApp trông như thế nào, tiếp theo là gì?
Mẹo trả lời tin nhắn tự động hiệu quả
Nếu những mẫu này không phù hợp với nhu cầu của bạn, thì đây là một vài mẹo bạn có thể sử dụng trong mọi tình huống. Dưới đây là 3 mẹo cần ghi nhớ khi tạo tin nhắn trả lời tự động.
- Giữ cho nó ngắn gọn và đơn giản - Tin nhắn trả lời tự động của bạn phải ngắn gọn, rõ ràng và đi vào trọng tâm.
- Đặt kỳ vọng - hãy cho khách hàng của bạn biết khi nào họ có thể mong đợi phản hồi để giảm bớt sự thất vọng nếu bạn không thể trả lời ngay lập tức.
- Thêm dấu ấn cá nhân - khách hàng hoặc khách hàng tiềm năng đánh giá cao khi bạn làm cho nó nghe giống như bạn đang nói chuyện với họ.
Bây giờ bạn có một ý tưởng tốt để tạo tin nhắn trả lời tự động, nhưng làm thế nào để bạn thiết lập chúng? Chúng ta hãy xem xét điều đó tiếp theo.
Cách đặt trả lời tự động trong WhatsApp
Thiết lập tin nhắn trả lời tự động rất đơn giản, nhưng trước tiên, bạn cần chọn đúng sản phẩm WhatsApp Business.
Nếu bạn là chủ sở hữu duy nhất hoặc có một nhóm nhỏ từ 5 người trở xuống, thì bạn nên sử dụng Ứng dụng WhatsApp Business. Nhưng nếu có nhiều hơn 5 người dùng, bạn cần sử dụng WhatsApp Business API.
Hãy bắt đầu bằng cách thiết lập trả lời tự động trên Ứng dụng WhatsApp Business chỉ trong vài bước đơn giản.
Thiết lập trả lời tự động trên ứng dụng WhatsApp Business
Thiết lập tin nhắn trả lời tự động trên Ứng dụng WhatsApp Business là một quá trình rất đơn giản. Chỉ cần làm theo các bước sau:
- Mở nút Ứng dụng WhatsApp Business và nhấn vào ba dấu chấm ở góc trên cùng bên phải.
- Nhấn vào Cài đặt, sau đó vào Công cụ kinh doanh, sau đó vào Tin nhắn vắng mặt.
- Bật công tắc bật tắt bên cạnh Gửi tin nhắn vắng mặt.
- Nhấn vào biểu tượng bút chì để tạo tin nhắn trả lời tự động tùy chỉnh của bạn.
Khi tin nhắn trả lời tự động đã được tạo, nó sẽ được gửi đến bất kỳ ai nhắn tin cho bạn khi bạn đi vắng.
Tiếp theo, hãy thiết lập trả lời tự động trên WhatsApp Business API.
Thiết lập trả lời tự động trên WhatsApp Business API trên respond.io
Là WhatsApp Business API Không có giao diện người dùng, bạn sẽ cần kết nối nó với phần mềm quản lý cuộc trò chuyện của khách hàng như respond.io để gửi và nhận tin nhắn. Dưới đây là cách bạn có thể thiết lập thư trả lời tự động trên respond.io.
1. Chọn Quy trình làm việcs trên menu điều hướng bên và nhấp vào Thêm quy trình làm việc nút.
2a. Gửi tin nhắn chào mừng bằng cách nhấp vào Mẫu quy trình làm việc tin nhắn chào mừng, sau đó sử dụng mẫu.
2b. Gửi tin nhắn vắng mặt bằng cách nhấp vào Mẫu quy trình làm việc tin nhắn vắng mặt sau đó Sử dụng mẫu.
Mẫu Dòng công việc được thiết lập với bước Kích hoạt và Gửi Tin nhắn. Thao tác này sẽ gửi trả lời tự động đến Danh bạ khi cuộc trò chuyện được mở.
3. Nhấp vào bước Tin nhắn chào mừng hoặc Tin nhắn vắng mặt để chỉnh sửa tin nhắn. Chọn WhatsApp làm kênh để chỉ thiết lập tin nhắn chào mừng hoặc tin nhắn vắng mặt trên WhatsApp. Ngoài ra, hãy để lựa chọn kênh ở Kênh tương tác cuối cùng mặc định nếu bạn muốn các tin nhắn này được gửi trên tất cả các kênh được kết nối.
Đảm bảo Loại tin nhắn được đặt thành Văn bản. Cuối cùng, bấm Lưu và Phát hành để kích hoạt Quy trình làm việc.
Vì tin nhắn vắng mặt cho khách hàng biết rằng hiện không có ai, hãy bật Quy trình làm việc này khi tất cả nhân viên vắng mặt và tắt khi họ trực tuyến trở lại.
Nếu doanh nghiệp của bạn không hoạt động 24/7, bạn nên thiết lập tin nhắn vắng mặt tự động dựa trên giờ làm việc của mình.
Thiết lập tin nhắn vắng mặt dựa trên giờ làm việc
Với respond.io, thật dễ dàng để thiết lập tin nhắn vắng mặt tự động, toàn diện dựa trên giờ hoạt động của bạn.
1. Chọn Quy trình làm việc trong mô-đun điều hướng bên, sau đó nhấp vào Thêm quy trình làm việc cái nút.
2. Nhấp vào Tin nhắn vắng mặt với Giờ làm việc, sau đó nhấp vào Sử dụng mẫu nút.
Mẫu Dòng công việc được thiết lập với Bước Kích hoạt, Ngày & Giờ và Bước Gửi Tin nhắn. Thao tác này sẽ gửi trả lời tự động cho Danh bạ khi cuộc trò chuyện được mở dựa trên giờ làm việc.
3. Nhấp vào Giờ làm việc và đặt Ngày và giờ.
4. Nhấp vào bước Tin nhắn chào mừng hoặc Tin nhắn vắng mặt để chỉnh sửa nội dung tin nhắn.
Đảm bảo bạn chọn WhatsApp làm kênh của mình. Cuối cùng, soạn thảo lời chào và tin nhắn vắng mặt của bạn trong Văn bản. Nếu khách hàng nhắn tin cho bạn trong giờ làm việc, họ sẽ nhận được tin nhắn chào mừng của bạn (Chi nhánh thành công), nếu không, họ sẽ nhận được tin nhắn vắng mặt của bạn (Chi nhánh thất bại).
Tùy chọn: Thêm bước Đặt câu hỏi để nắm giữ thông tin của khách hàng để bạn có thể liên hệ với họ sau hoặc đặt kỳ vọng về thời gian phản hồi.
Và đó là nó! Bạn đã sẵn sàng thiết lập và tạo tin nhắn trả lời tự động của riêng mình trong WhatsApp.
Tìm kiếm một nền tảng quản lý cuộc trò chuyện với khách hàng cung cấp WhatsApp chính thức API truy cập và được thiết kế cho nhiều người dùng? Đăng ký respond.io bây giờ để có được WhatsApp chính thức API truy cập.
Đọc thêm
Bạn cần sử dụng WhatsApp để giao tiếp với nhiều đối tượng hơn? Hãy xem các bài viết dưới đây:
- Tiếp thị WhatsApp: Hướng dẫn về Chiến dịch WhatsApp Thành công
- Tiện ích WhatsApp cho trang web: Hướng dẫn về Tiện ích trò chuyện WhatsApp
- 6 cách sử dụng tin nhắn chào mừng WhatsApp
