Tin nhắn chào mừng WhatsApp: 6 cách sử dụng [Tháng 7 năm 2023]

Bạn đã bao giờ bước vào một quán ramen và nghe nhân viên hét lớn “Irasshaimase!” chưa? Tiếng Nhật có nghĩa là "Chào mừng, mời vào", lời chào nồng nhiệt này là một phần đặc trưng của trải nghiệm ẩm thực Nhật Bản. Bây giờ, nếu bạn có thể tái tạo trải nghiệm thương hiệu như vậy bằng tin nhắn chào mừng trên WhatsApp thì sao? Chúng tôi sẽ chỉ cho bạn cách thực hiện bằng ví dụ tin nhắn chào mừng trên WhatsApp Business cho những tình huống thường gặp.

Cũng giống như cách bạn chào đón khách hàng đến cửa hàng, hãy chào đón họ một cách đáng nhớ qua WhatsApp. Chúng tôi sẽ hướng dẫn bạn lý do tại sao tin nhắn chào mừng trên WhatsApp lại quan trọng và cách sử dụng chúng. Chúng tôi cũng sẽ đưa vào ví dụ về tin nhắn chào mừng trên WhatsApp Business cho nhiều dịp khác nhau cùng các thông lệ tốt nhất khi bạn tự viết tin nhắn chào mừng.

Tin nhắn chào mừng WhatsApp dành cho WhatsApp Business: Những điều cơ bản

Đầu tiên, chúng ta hãy cùng tìm hiểu lời chào trên WhatsApp là gì. Đúng như tên gọi, đây là tin nhắn trả lời tự động của WhatsApp mà doanh nghiệp gửi khi khách hàng bắt đầu cuộc trò chuyện.

Trên Ứng dụng WhatsApp Business, tin nhắn chào mừng là một tính năng của ứng dụng. Tự động gửi câu trả lời được soạn sẵn khi khách hàng nhắn tin lần đầu tiên hoặc sau 14 ngày không hoạt động.

WhatsApp API người dùng có thể thiết lập những lời chào này với tích hợp WhatsApp CRM của họ. Ví dụ, trên respond.io, tin nhắn chào mừng WhatsApp sẽ được gửi khi bắt đầu một cuộc trò chuyện mới. Chúng tôi sẽ giải thích chi tiết hơn ở phần sau.

Một đặc điểm quan trọng của tin nhắn chào mừng trên WhatsApp là chúng được tự động hóa. Các doanh nghiệp có thể tùy chỉnh lời chào cho các tình huống hàng ngày hoặc mục đích sử dụng cụ thể và thường mang tính chào đón.

Trước khi đi sâu vào chi tiết về các loại tin nhắn chào mừng khác nhau của WhatsApp, hãy cùng khám phá lý do tại sao các doanh nghiệp nên gửi tin nhắn chào mừng.

Tại sao nên sử dụng tin nhắn chào mừng cho WhatsApp Business

WhatsApp là một trong ứng dụng nhắn tin hàng đầu thế giới và ngày càng được khách hàng ưa chuộng để giao tiếp với doanh nghiệp. Tính không chính thức và tốc độ phản hồi tạo nên sự thân thiện và tin tưởng, những yếu tố quan trọng để xây dựng lòng trung thành của khách hàng trong thời gian dài.

Sau đây là sáu lý do tại sao các doanh nghiệp nên chào đón khách hàng bằng tin nhắn chào mừng trên WhatsApp:

• Để tạo ấn tượng đầu tiên tốt

• Để đảm bảo khách hàng thất vọng sẽ được theo dõi

• Để thiết lập kỳ vọng về thời gian phản hồi

• Để thu thập thông tin chi tiết về khách hàng cho bối cảnh và khách hàng tiềm năng

• Để thông báo cho khách hàng về những diễn biến bất ngờ

• Để ghi nhận các ngày lễ và những dịp đặc biệt

Dưới đây, chúng tôi đã biên soạn danh sách các loại lời chào phổ biến trên WhatsApp đáp ứng được những mục đích này. Chúng tôi cũng cung cấp ví dụ về tin nhắn chào mừng WhatsApp Business cho từng trường hợp.

6 cách sử dụng tin nhắn chào mừng trên WhatsApp

Tùy thuộc vào tình huống hoặc hành động mong muốn, có nhiều cách để viết tin nhắn chào mừng cho khách hàng trên WhatsApp Business. Chúng tôi đã xác định ba loại tin nhắn chào mừng WhatsApp cốt lõi và ba loại tin nhắn chào mừng dùng riêng.

Các danh mục chào hỏi cốt lõi đề cập đến các tình huống hàng ngày mà các công ty nên chuẩn bị, bất kể loại hình doanh nghiệp hay ngành nghề nào. Chúng bao gồm:

• Tin nhắn chào mừng chung của WhatsApp

• Lời chào hỗ trợ khách hàng của WhatsApp

• Tin nhắn WhatsApp vắng mặt

Hãy cùng xem cách bạn có thể viết lời chào mừng trên WhatsApp cho từng trường hợp này, kèm theo ví dụ về tin nhắn chào mừng trên WhatsApp Business để bạn tham khảo.

Tin nhắn chào mừng chung

Tin nhắn chào mừng chung trên WhatsApp sẽ tạo ấn tượng đầu tiên về thương hiệu của bạn. Nó phải phản ánh các giá trị của bạn và thiết lập tông điệu cho cuộc tương tác, có thể là sự chuyên nghiệp tột bậc hoặc thoải mái và thân thiện. Thông thường, thư này được gửi trong giờ làm việc.

Sau đây là một số ví dụ về tin nhắn chào mừng doanh nghiệp chung trên WhatsApp:

1. "Xin chào! Rất vui được gặp bạn. Hãy cho chúng tôi biết chúng tôi có thể giúp gì cho bạn, chúng tôi sẽ liên lạc lại sớm. Xin chào, [tên doanh nghiệp].”

2. “Chào mừng đến với [tên doanh nghiệp]. Chúng tôi có thể giúp gì cho bạn hôm nay?

3. “Xin chào 👋  Chúng tôi tại [tên doanh nghiệp] rất vui khi được nghe tin từ bạn! Chúng tôi có thể giúp gì cho bạn hôm nay?

Tin nhắn chào mừng hỗ trợ khách hàng

Có lẽ bạn có đường dây hỗ trợ khách hàng chuyên dụng hoặc khách hàng thường xuyên liên hệ để được hỗ trợ. Một tin nhắn chào mừng WhatsApp hướng đến hỗ trợ tốt sẽ cho khách hàng biết họ đang ở đúng nơi để yêu cầu trợ giúp, cung cấp các nguồn lực bổ sung nếu cần và đảm bảo họ sẽ được giải quyết các vấn đề của mình.

Sau đây là cách bạn có thể nhấn mạnh sự hỗ trợ trong tin nhắn chào mừng trên WhatsApp Business:

1. “Cảm ơn tin nhắn của bạn. Đội ngũ chăm sóc khách hàng của chúng tôi sẽ luôn túc trực bên bạn.”

2. “Bạn đã gọi đến [tên doanh nghiệp]. Nhóm hỗ trợ của chúng tôi sẽ liên hệ với bạn trong vòng 2 giờ tới. ⚠️ Để được hỗ trợ ngay lập tức, vui lòng gọi đến [số điện thoại].
   Trong thời gian chờ đợi, hãy truy cập phần Câu hỏi thường gặp của chúng tôi tại [URL] để xem liệu đã có câu trả lời cho thắc mắc của bạn hay chưa. Cảm ơn bạn.”

3. “Chào mừng đến với [tên doanh nghiệp]! Đội ngũ siêu anh hùng hỗ trợ 🦸‍♂️🦹🏼 của chúng tôi luôn sẵn sàng hỗ trợ bạn. Vui lòng giải thích chi tiết vấn đề của bạn để chúng tôi có thể cử đúng chuyên gia xử lý ngay lập tức 💪”

Tin nhắn vắng mặt

Có một số loại tin nhắn WhatsApp mà bạn có thể gửi để thiết lập kỳ vọng về thời gian phản hồi của mình. Phổ biến nhất là tin nhắn thông báo ngoài văn phòng hoặc sau giờ làm việc. Các trường hợp sử dụng khác bao gồm giờ làm việc vào ngày lễ và đóng cửa doanh nghiệp bất ngờ.

Sau đây là ví dụ về tin nhắn chào mừng trên WhatsApp Business cho từng trường hợp sử dụng tin nhắn vắng mặt:

1. “Cảm ơn tin nhắn của bạn. Hiện tại chúng tôi đang đi vắng. Giờ làm việc của chúng tôi là [giờ làm việc]. Chúng tôi sẽ phản hồi bạn vào ngày làm việc tiếp theo. Xin chào, [tên doanh nghiệp].”

2. “Xin chào! 👋 Bạn đã liên hệ đến [tên doanh nghiệp]. Chúng tôi không thể phản hồi ngay bây giờ. Mùa lễ hội này, giờ làm việc 🕦 của chúng tôi là [giờ làm việc]. Bạn có thể mong đợi nhận được phản hồi trong vòng 24 giờ tới. Chúc bạn một ngày tuyệt vời!”

3. “Kính gửi quý khách hàng, do những lý do bất khả kháng, [tên doanh nghiệp] tạm thời đóng cửa. Chúng tôi dự kiến hoạt động sẽ được tiếp tục vào ngày [ngày]. Chúng tôi xin lỗi vì sự bất tiện này 🙏🏼”

Bây giờ, chúng ta hãy xem xét ba loại tin nhắn chào mừng trên WhatsApp phù hợp với các trường hợp sử dụng hoặc dịp cụ thể. Chúng bao gồm:

• Thu thập khách hàng tiềm năng trên WhatsApp

• Lời chào WhatsApp với thông tin cập nhật về doanh nghiệp

• Lời chào theo mùa của WhatsApp

Tin nhắn thu thập thông tin khách hàng tiềm năng

Nếu bạn đang có kế hoạch chào đón khách hàng bằng tin nhắn chào mừng trên WhatsApp, bạn có thể tận dụng cơ hội này để thu hút khách hàng tiềm năng. Biến khách hàng tiềm năng thành Danh bạ bằng cách yêu cầu thông tin liên lạc của họ và thêm họ vào danh sách khách hàng của bạn.

Dưới đây là ba ví dụ về lời chào trên WhatsApp mà bạn có thể sử dụng để thu hút khách hàng tiềm năng:

1. “Xin chào 👋  Bạn đã gọi đến [tên doanh nghiệp]. Trước khi bắt đầu, chúng tôi có thể xin họ tên đầy đủ và địa chỉ email của bạn được không?

2. "Xin chào! Chúng tôi đã nhận được tin nhắn của bạn. Vui lòng chia sẻ họ tên đầy đủ và địa chỉ email của bạn bên dưới, một thành viên trong nhóm của chúng tôi sẽ sớm liên hệ với bạn.”

3. “Cảm ơn bạn đã liên hệ với [tên doanh nghiệp]. Chúng tôi không thể phản hồi ngay lập tức. Nếu bạn có thể để lại tên và địa chỉ email bên dưới, chúng tôi sẽ liên hệ với bạn trong vòng 24 giờ tới.”

Cập nhật kinh doanh

Tin nhắn chào mừng trên WhatsApp chứa thông tin cập nhật về doanh nghiệp sẽ chủ động thông báo cho khách hàng về các sự kiện hoặc diễn biến bất thường. Điều này bao gồm việc giải quyết tình trạng gián đoạn dịch vụ hoặc cảnh báo về phản hồi chậm trễ trong các trường hợp khẩn cấp hoặc thời gian cao điểm.

Những ví dụ về tin nhắn chào mừng của WhatsApp này giải quyết các sự kiện kinh doanh bất thường ngay từ đầu:

1. “Cảm ơn bạn đã liên lạc. Chúng tôi xin lỗi nếu bạn đang gặp phải sự gián đoạn dịch vụ trên [tên dịch vụ doanh nghiệp] 🚨 Nhóm của chúng tôi đang nỗ lực giải quyết vấn đề này nhanh nhất có thể 🚧
   Đối với các vấn đề không liên quan đến sự gián đoạn, vui lòng để lại tin nhắn bên dưới và chúng tôi sẽ phản hồi trong vòng 24 giờ tới.”

2. “Xin chào từ [tên doanh nghiệp]. Chúng tôi có thể giúp gì cho bạn? Xin lưu ý rằng phản hồi của chúng tôi có thể chậm hơn bình thường một chút trong thời điểm chưa từng có này.”

3. "Xin chào! Tin nhắn của bạn đã được nhận. Chúng tôi đang nhận được lượng tin nhắn lớn và đang cố gắng hết sức để phản hồi nhanh chóng. Xin vui lòng chờ phản hồi chậm trễ tới 2 giờ. Cảm ơn sự kiên nhẫn của bạn 🙏🏼 Trân trọng, Nhóm [tên doanh nghiệp].”

Lời chào theo mùa

Cho dù là Giáng sinh hay Ngày sô cô la thế giới, lời chào theo mùa trên WhatsApp sẽ ghi nhận các lễ hội được nhiều khách hàng của bạn tổ chức hoặc khẳng định mối liên hệ của doanh nghiệp bạn với những ngày lễ nhất định. Nó cũng có thể thông báo cho khách hàng về sự chậm trễ do thời gian bận rộn.

Lấy cảm hứng từ các ví dụ lời chào ngày lễ trên WhatsApp dưới đây:

1. "CHÚC MỪNG NĂM MỚI! Chúng tôi hy vọng bạn đang đón chào năm 2023 với niềm vui và sự phấn khởi 🥳 Chúng tôi có thể giúp gì cho bạn hôm nay?”

2. “Hô hô hô! 🎄 Chúng tôi hiện đang xem lại danh sách ngoan và hư của Ông già Noel 🧑‍🎄 Hãy cho chúng tôi biết chúng tôi có thể giúp gì và chúng tôi sẽ sớm trả lời bạn — và tất nhiên là thêm bạn vào danh sách ngoan nhé!”

3. “Chúc mừng ngày lễ tình nhân 💕 Cảm ơn bạn đã nhắn tin cho [tên doanh nghiệp]. Chúng tôi đang chọn những bông hoa 💐 đẹp nhất cho bó hoa của bạn ngay lúc này, nhưng chúng tôi sẽ phản hồi trong giờ tiếp theo.”

Bây giờ bạn đã thấy các loại lời chào khác nhau trên WhatsApp, đã đến lúc học cách gửi lời chào.

Gửi tin nhắn chào mừng trên WhatsApp.

Trước khi tạo lời chào trên WhatsApp, hãy làm quen với một số hướng dẫn cơ bản để soạn tin nhắn chào mừng tốt nhất có thể cho WhatsApp Business.

Thực hành tốt nhất cho lời chào WhatsApp

Để bắt đầu, hãy xác định mục đích của lời chào và đảm bảo văn bản của bạn truyền đạt điều này một cách rõ ràng và trực tiếp. Sau đó, hãy tinh chỉnh tin nhắn theo các mẹo bên dưới để tăng tác động của tin nhắn chào mừng dành cho khách hàng trên WhatsApp Business.

Các biện pháp tốt nhất cần áp dụng khi viết tin nhắn chào mừng trên WhatsApp:

• Đảm bảo với khách hàng rằng họ đang ở đúng nơi bằng cách cung cấp bối cảnh như tên doanh nghiệp, đặc biệt là trong giao tiếp khẩn cấp hoặc quan trọng

• Quản lý kỳ vọng bằng cách chỉ ra thời gian khách hàng phải chờ để nhận được phản hồi

• Điều chỉnh lời chào trên WhatsApp theo giọng điệu thương hiệu của bạn bằng cách phản ánh giọng điệu và ngôn ngữ được sử dụng trên các nền tảng và tài liệu truyền thông khác của bạn

• Trong khi lời chào chung trên WhatsApp có thể đủ trong hầu hết các trường hợp, việc tùy chỉnh lời chào để phản ánh các tình huống thực tế cho thấy mức độ xử lý khách hàng cao

• Hãy viết tin nhắn chào mừng trên WhatsApp ngắn gọn và dễ hiểu. Đi thẳng vào vấn đề một cách nhanh chóng nhưng vẫn giữ được giọng điệu dễ gần.

Với những điều này trong đầu, chúng ta hãy cùng giải quyết phần cuối cùng của câu đố chào hỏi trên WhatsApp.

Cách gửi tin nhắn chào mừng WhatsApp trên ứng dụng WhatsApp Business

Nếu bạn đang sử dụng ứng dụng WhatsApp Business, bạn có thể thiết lập tin nhắn chào mừng và tin nhắn vắng mặt trên chính ứng dụng. Lưu ý về tin nhắn đi vắng, bạn cần đặt lịch tin nhắn trên WhatsApp. Bạn có thể tìm hiểu cách thực hiện điều đó tại đây.

WhatsApp xử lý tin nhắn chào mừng và tin nhắn vắng mặt như những tính năng riêng biệt để dễ dàng chuyển đổi giữa hai tính năng này trên Ứng dụng doanh nghiệp. Tuy nhiên, WhatsApp API người dùng tích hợp tài khoản của họ với WhatsApp CRM như respond.io sẽ linh hoạt hơn nhiều.

Cách gửi tin nhắn chào mừng WhatsApp trên Respond.io

Để bắt đầu, bạn cần một tài khoản WhatsApp API và một tài khoản respond.io. Việc tạo tin nhắn chào mừng cho WhatsApp Business trở nên dễ dàng trên respond.io với tính năng tự động hóa mạnh mẽ được hỗ trợ bởi Workflows.

Đặt trình kích hoạt quy trình làm việc thành "Cuộc trò chuyện đã mở" và sử dụng bước Gửi tin nhắn.. Trong ngăn cấu hình, hãy đặt Kênh thành WhatsApp, sau đó điền văn bản sẽ tạo thành lời chào WhatsApp của bạn.

Có thể tùy chỉnh thêm để có quy trình làm việc phức tạp hơn. Ví dụ, bạn có thể sử dụng Ngày & Thời gian Bước để xác định giờ làm việc và gửi tin nhắn chào mừng hoặc tin nhắn vắng mặt trên WhatsApp cho phù hợp.

Bạn cũng có thể thêm Bước Đặt câu hỏi để lấy thông tin chi tiết về khách hàng và thu thập khách hàng tiềm năng. Những thông tin này có thể được lưu dưới dạng Biến hoặc chuyển đến bất kỳ phần mềm nào bằng cách sử dụng Yêu cầu HTTP . Ngoài ra, hãy sử dụng tính năng Đặt câu hỏi để xác định mục đích cuộc trò chuyện của họ và chuyển họ đến đúng nhóm.

Giống như Workflows, tin nhắn chào mừng dành cho khách hàng trên WhatsApp Business có thể được tùy chỉnh theo nhu cầu kinh doanh riêng của bạn. Ví dụ: bạn có thể thêm liên hệ này vào một phân khúc để gửi tin nhắn phát sóng WhatsApp hoặc tin nhắn hàng loạt WhatsApp cho mục đích tiếp thị và tiếp thị lại.

Hãy trung thành với giọng điệu và giá trị thương hiệu của bạn trong lời chào trên WhatsApp để thu hút khách hàng vào trải nghiệm thương hiệu chân thực và hấp dẫn.

Đọc thêm

Nếu bạn thích đọc về tin nhắn chào mừng trên WhatsApp, hãy khám phá những cách khác nhau mà bạn có thể sử dụng WhatsApp cho mục đích kinh doanh với các bài viết bên dưới:

• Hướng dẫn thực tế về quảng cáo WhatsApp

• Tin nhắn quảng cáo WhatsApp: Những điều bạn cần biết

• Dấu tích xanh WhatsApp: Hướng dẫn xác minh doanh nghiệp WhatsApp của bạn