Haben Sie schon einmal ein Ramen-Restaurant betreten und gehört, wie das Personal "Irasshaimase!" rief? Diese enthusiastische Begrüßung, japanisch für "Willkommen, bitte kommen Sie herein", ist ein typischer Bestandteil des japanischen Essens. Was wäre, wenn Sie ein solches Markenerlebnis mit einer WhatsApp-Grussbotschaft virtuell nachstellen könnten? Wir zeigen Ihnen, wie das geht, mit einem Beispiel für eine WhatsApp Business Begrüßungsnachricht für häufige Situationen.

Genauso wie Sie Kunden, die Ihr Geschäft betreten, begrüßen würden, sollten Sie ihnen auch über WhatsApp einen unvergesslichen Empfang bereiten. Wir erklären Ihnen, warum WhatsApp-Begrüßungsnachrichten wichtig sind und wie Sie sie verwenden können. Wir werden auch ein Beispiel für eine WhatsApp-Business-Begrüßungsnachricht für verschiedene Anlässe und Best Practices für das Verfassen Ihrer eigenen Nachricht geben.

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WhatsApp Grußbotschaft für WhatsApp Business: Die Grundlagen

Lassen Sie uns zunächst klären, was WhatsApp-Grüße sind. Wie der Name schon sagt, handelt es sich um automatische WhatsApp-Begrüßungsnachrichten , die Unternehmen senden, wenn Kunden eine Konversation beginnen.

Bei der WhatsApp Business App ist die Begrüßungsnachricht eine App-Funktion. Sie sendet automatisch eine vorgefertigte Antwort, wenn Kunden zum ersten Mal oder nach 14 Tagen Inaktivität eine Nachricht senden.

Nutzer von WhatsApp API können diese Begrüßungen mit ihrer WhatsApp-CRM-Integration einrichten. Auf respond.io zum Beispiel wird zu Beginn einer neuen Unterhaltung eine WhatsApp-Grussbotschaft gesendet. Wir werden dies später noch genauer erklären.

Ein wesentliches Merkmal von WhatsApp-Grussbotschaften ist, dass sie automatisiert sind. Unternehmen können die Begrüßungsnachrichten für alltägliche Situationen oder spezielle Zwecke anpassen, und sie sind in der Regel einladend.

Bevor wir auf die verschiedenen Arten von WhatsApp-Grußbotschaften eingehen, sollten wir erkunden, warum Unternehmen eine Grußbotschaft versenden sollten.

Warum eine Grußbotschaft für WhatsApp Business verwenden?

WhatsApp gehört zu den beliebtesten Messaging-Apps der Welt und wird von Kunden zunehmend für die Kommunikation mit Unternehmen genutzt. Seine Ungezwungenheit und Reaktionsgeschwindigkeit fördern Freundlichkeit und Vertrauen, die für eine langfristige Kundenbindung unerlässlich sind.

Hier sind sechs Gründe, warum Unternehmen ihre Kunden mit einer WhatsApp-Grußbotschaft begrüßen sollten:

• Um einen guten ersten Eindruck zu machen
• Um frustrierten Kunden ein Follow-up zu garantieren
• Erwartungen an die Reaktionszeiten festlegen
• Erfassung von Kundendaten für Kontext und Leads
• Information der Kunden über unerwartete Entwicklungen
• Zur Würdigung von Feiertagen und besonderen Anlässen

Nachfolgend haben wir eine Liste gängiger WhatsApp-Grußtypen zusammengestellt, die diese Zwecke erfüllen. Außerdem haben wir für jeden Typ ein Beispiel für eine WhatsApp Business Begrüßungsnachricht bereitgestellt.

6 Möglichkeiten, eine WhatsApp-Grußbotschaft zu verwenden

Je nach Situation oder gewünschter Aktion gibt es zahlreiche Möglichkeiten, eine Begrüßungsnachricht für Kunden auf WhatsApp Business zu schreiben. Wir haben drei Hauptkategorien und drei Kategorien von WhatsApp-Begrüßungsnachrichten für spezielle Zwecke identifiziert.

Die Kategorien der Kernbotschaften beziehen sich auf alltägliche Szenarien, auf die sich Unternehmen unabhängig von ihrer Branche vorbereiten sollten. Sie umfassen:

• Allgemeine WhatsApp-Begrüßungsnachrichten
• WhatsApp-Grüße an den Kundendienst
• WhatsApp-Abwesenheitsnachrichten

Schauen wir uns an, wie Sie eine WhatsApp-Begrüßung für jede von ihnen schreiben können, mit einem Beispiel für eine WhatsApp Business-Begrüßungsnachricht als Referenz.

Allgemeine Willkommensnachrichten

Eine allgemeine WhatsApp-Begrüßungsnachricht vermittelt den ersten Eindruck von Ihrer Marke. Sie sollte Ihre Werte widerspiegeln und den Ton für die Interaktion angeben, sei es der Inbegriff von Professionalität oder entspannt und freundlich. Sie wird in der Regel während der Geschäftszeiten verschickt.

Hier sind einige Beispiele für allgemeine WhatsApp-Geschäftsgrüße:

1. "Hallo! Schön, Sie zu sehen. Bitte sagen Sie uns, wie wir Ihnen helfen können, und wir werden uns in Kürze bei Ihnen melden. Vielen Dank, [Name des Unternehmens]."
2. "Willkommen bei [Name des Unternehmens]. Was können wir heute für Sie tun?"
3. "Hallo 👋 Wir von [Name des Unternehmens] freuen uns sehr, von Ihnen zu hören! Wie können wir Ihnen heute helfen?"

Grußbotschaften des Kundensupports

Vielleicht haben Sie eine spezielle Kunden-Support-Hotline oder Ihre Kunden wenden sich häufig an Sie, um Hilfe zu erhalten. Eine gute, auf den Support ausgerichtete WhatsApp-Begrüßungsnachricht lässt die Kunden wissen, dass sie an der richtigen Stelle sind, um um Hilfe zu bitten, bietet bei Bedarf zusätzliche Ressourcen an und sichert ihnen zu, dass ihre Probleme weiterverfolgt werden.

Hier erfahren Sie, wie Sie die Unterstützung in einer Grußbotschaft für WhatsApp Business hervorheben können:

1. "Vielen Dank für Ihre Nachricht. Unser Kundenbetreuungsteam wird sich sofort um Sie kümmern."
2. "Sie haben [Name des Unternehmens] erreicht. Unser Support-Team wird Sie innerhalb der nächsten 2 Stunden kontaktieren. ⚠️ Für sofortige Hilfe rufen Sie bitte [Telefonnummer] an.
   Besuchen Sie in der Zwischenzeit unseren FAQ-Bereich unter [URL], um zu sehen, ob es bereits eine Antwort auf Ihre Frage gibt. Vielen Dank!"
3. "Willkommen bei [Name des Unternehmens]! Unser Team von Support-Superhelden 🦸‍♂️🦹🏼 ist bereit, Ihnen zu helfen. Bitte erläutern Sie Ihr Problem ausführlich, damit wir sofort den richtigen Mitarbeiter auf den Fall ansetzen können 💪"

Abwesenheitsnachrichten

Es gibt verschiedene Arten von WhatsApp-Abwesenheitsnachrichten, die Sie senden können, um Erwartungen bezüglich Ihrer Reaktionszeit zu wecken. Die häufigste ist die Abwesenheitsnachricht oder die Nachricht nach Geschäftsschluss. Andere Anwendungsfälle sind Urlaubszeiten und unerwartete Geschäftsschließungen.

Hier ist ein Beispiel für eine WhatsApp Business Begrüßungsnachricht für jeden Anwendungsfall:

1. "Vielen Dank für Ihre Nachricht. Wir sind derzeit abwesend. Unsere Geschäftszeiten sind [Geschäftszeiten]. Wir werden uns am nächsten Werktag wieder bei Ihnen melden. Vielen Dank, [Name des Unternehmens]."
2. "Hallo! 👋 Sie haben [Name des Unternehmens] erreicht. Wir können Ihnen im Moment nicht antworten. In der Weihnachtszeit sind unsere Geschäftszeiten 🕦 [Geschäftszeiten]. Sie können innerhalb der nächsten 24 Stunden mit einer Antwort rechnen. Ich wünsche Ihnen einen schönen Tag!"
3. "Sehr geehrter Kunde, aufgrund unvorhergesehener Umstände ist [Name des Unternehmens] vorübergehend geschlossen. Wir gehen davon aus, dass der Betrieb am [Datum] wieder aufgenommen werden kann. Wir entschuldigen uns für die entstandenen Unannehmlichkeiten 🙏🏼"

Sehen wir uns nun drei Arten von WhatsApp-Grußnachrichten an, die für bestimmte Anwendungsfälle oder Anlässe geeignet sind. Sie bestehen aus:

• WhatsApp-Leaderfassung
• WhatsApp-Grüße mit geschäftlichen Updates
• WhatsApp Saisonale Grüße

Lead Capture-Nachrichten

Wenn Sie bereits planen, Kunden mit einer WhatsApp-Begrüßungsnachricht zu begrüßen, können Sie diese Gelegenheit nutzen, um Leads zu gewinnen. Machen Sie aus potenziellen Kunden Kontakte, indem Sie ihre Kontaktdaten anfordern und sie zu Ihrer Kundenliste hinzufügen.

Hier sind drei Beispiele für WhatsApp-Grüße, die Sie verwenden können, um Leads zu gewinnen:

1. "Hallo 👋 Sie haben [Name des Unternehmens] erreicht. Bevor wir beginnen, geben Sie uns bitte Ihren vollständigen Namen und Ihre E-Mail-Adresse an.
2. "Hallo! Wir haben Ihre Nachricht erhalten. Bitte geben Sie unten Ihren vollständigen Namen und Ihre E-Mail-Adresse an, und jemand aus unserem Team wird sich in Kürze mit Ihnen in Verbindung setzen."
3. "Vielen Dank, dass Sie [Name des Unternehmens] kontaktiert haben. Wir sind nicht in der Lage, sofort zu antworten. Wenn Sie uns Ihren Namen und Ihre E-Mail-Adresse hinterlassen, werden wir uns innerhalb der nächsten 24 Stunden mit Ihnen in Verbindung setzen.

Business Updates

Eine WhatsApp-Begrüßungsnachricht, die geschäftliche Aktualisierungen enthält, informiert Kunden proaktiv über ungewöhnliche Ereignisse oder Entwicklungen. Dazu gehört auch das Ansprechen von Serviceunterbrechungen oder die Warnung vor verzögerten Antworten in Notfällen oder zu Spitzenzeiten.

Diese Beispiele für WhatsApp-Begrüßungsnachrichten sprechen ungewöhnliche Geschäftsereignisse im Voraus an:

1. "Vielen Dank, dass Sie sich mit uns in Verbindung gesetzt haben. Wir entschuldigen uns für die Serviceunterbrechung bei [Name des Unternehmensdienstes] 🚨 Unser Team arbeitet daran, das Problem so schnell wie möglich zu beheben 🚧
   Bei Problemen, die nicht mit der Unterbrechung zusammenhängen, hinterlassen Sie bitte unten Ihre Nachricht und wir werden Ihnen innerhalb der nächsten 24 Stunden antworten."
2. "Hallo von [Name des Unternehmens]. Wie können wir Ihnen helfen? Bitte beachten Sie, dass unsere Antwort in diesen Zeiten etwas langsamer ausfallen kann als üblich.
3. "Hallo! Wir haben Ihre Nachricht erhalten. Wir haben ein hohes Aufkommen an Nachrichten und tun unser Bestes, um schnell zu antworten. Bitte rechnen Sie mit einer Antwortverzögerung von bis zu 2 Stunden. Vielen Dank für Ihre Geduld 🙏🏼 Mit freundlichen Grüßen, Team [Firmenname]."

Saisonale Grüße

Ob Weihnachten oder der Weltschokoladentag - ein WhatsApp-Gruß zur Saison würdigt die Feste, die Ihr Kundenstamm feiert, oder bekräftigt die Verbindung Ihres Unternehmens zu bestimmten Feiertagen. Sie können Ihre Kunden auch über Verspätungen aufgrund von Stoßzeiten informieren.

Lassen Sie sich von den folgenden Beispielen für WhatsApp-Urlaubsgrüße inspirieren:

1. "Frohes neues Jahr! Wir hoffen, Sie läuten das Jahr 2023 mit Freude und guter Laune ein 🥳 Wie können wir Ihnen heute helfen?"
2. "Ho ho ho! 🎄 Wir gehen gerade mit dem Weihnachtsmann unsere Listen der Bösen und der Netten durch 🧑‍🎄 Sag uns, wie wir dir helfen können, und wir melden uns in Kürze bei dir - und setzen dich natürlich auf die Liste der Netten!"
3. "Alles Gute zum Valentinstag 💕 Vielen Dank für Ihre Nachricht an [Name des Unternehmens]. Wir suchen gerade die besten Blumen 💐 für Ihre Sträuße aus, aber wir werden Ihnen in der nächsten Stunde antworten.

Nachdem Sie nun die verschiedenen Arten von WhatsApp-Grüßen kennengelernt haben, ist es an der Zeit zu lernen, wie man sie versendet.

Versenden einer WhatsApp-Grußbotschaft

Bevor Sie einen WhatsApp-Gruß erstellen, sollten Sie sich mit einigen grundlegenden Richtlinien vertraut machen, um die bestmögliche Grußbotschaft für WhatsApp Business zu verfassen.

Bewährte Praktiken für WhatsApp-Grüße

Legen Sie zunächst den Zweck Ihrer Begrüßung fest und stellen Sie sicher, dass Ihr Text dies klar und direkt kommuniziert. Stimmen Sie die Nachricht dann mit den folgenden Tipps ab, um die Wirkung Ihrer Begrüßungsnachricht für Kunden auf WhatsApp Business zu erhöhen.

Bewährte Praktiken beim Verfassen einer WhatsApp-Grussbotschaft:

• Versichern Sie Ihren Kunden, dass sie an der richtigen Stelle sind, indem Sie den Kontext, wie z. B. den Namen des Unternehmens, angeben, insbesondere bei dringenden oder wichtigen Mitteilungen.
• Steuern Sie die Erwartungen, indem Sie angeben, wie lange die Kunden auf eine Antwort warten müssen.
• Richten Sie WhatsApp-Grüße an Ihrer Markenstimme aus, indem Sie den Ton und die Sprache, die Sie auf Ihren anderen Plattformen und Kommunikationsmaterialien verwenden, widerspiegeln.
• Während eine allgemeine WhatsApp-Begrüßung in den meisten Fällen ausreicht, zeigt die Anpassung an die aktuellen Umstände ein hohes Maß an Kundenorientierung.
• Halten Sie Ihre WhatsApp-Begrüßungsnachricht kurz und knapp. Kommen Sie schnell auf den Punkt und wirken Sie dabei stets sympathisch.

Mit diesen Überlegungen im Hinterkopf wollen wir nun das letzte Teil des WhatsApp-Grußpuzzles in Angriff nehmen.

Wie man eine WhatsApp-Grußbotschaft in der WhatsApp Business App sendet

Wenn Sie die WhatsApp Business App verwenden, können Sie Gruß- und Abwesenheitsnachrichten in der App selbst einrichten. Beachten Sie, dass Sie für die Abwesenheitsnachrichten eine Zeitplan-Nachricht auf WhatsApp einrichten müssen. Wie Sie das machen, erfahren Sie hier.

WhatsApp behandelt Begrüßungs- und Abwesenheitsnachrichten als getrennte Funktionen, damit man in der Business-App einfach zwischen beiden wechseln kann. Nutzer von WhatsApp API, die ihre Konten in ein WhatsApp-CRM wie respond.io integrieren, haben jedoch weitaus mehr Flexibilität.

Wie man eine WhatsApp-Grußbotschaft sendet auf respond.io

Um loszulegen, benötigen Sie ein WhatsApp API Konto und ein respond.io Konto. Das Erstellen einer Begrüßungsnachricht für WhatsApp Business ist auf respond.io dank der leistungsstarken Automatisierung durch Workflows mühelos möglich.

Setzen Sie den Workflow-Auslöser auf "Konversation geöffnet" und verwenden Sie den Schritt "Nachricht senden". Legen Sie in der Konfigurationsschublade den Kanal auf WhatsApp fest und geben Sie dann den Text ein, der Ihre WhatsApp-Begrüßung bilden wird.

Weitere Anpassungen können für einen anspruchsvolleren Workflow implementiert werden. Sie könnten zum Beispiel den Schritt "Datum und Uhrzeit" verwenden, um Geschäftszeiten zu definieren und dementsprechend WhatsApp-Begrüßungs- oder Abwesenheitsnachrichten zu senden.

Sie können auch den Schritt "Frage stellen" hinzufügen, um Kundendaten zu erhalten und Leads zu erfassen. Diese können als Variablen gespeichert oder per HTTP-Anfrage an eine beliebige Software weitergeleitet werden. Alternativ können Sie mit "Ask a Question" den Zweck der Konversation ermitteln und sie an das richtige Team weiterleiten.

Genau wie Workflows kann eine Willkommensnachricht für Kunden auf WhatsApp Business an Ihre individuellen Geschäftsanforderungen angepasst werden. Sie können diesen Kontakt beispielsweise einem Segment hinzufügen, um eine WhatsApp-Broadcast-Nachricht oder eine WhatsApp-Massennachricht für Marketing- und Remarketingzwecke zu senden.

Bleiben Sie bei Ihrer WhatsApp-Begrüßung Ihrer Markenstimme und Ihren Werten treu, um Kunden in ein authentisches und intensives Markenerlebnis zu ziehen.

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Weitere Lektüre

Wenn Ihnen die Lektüre von WhatsApp-Grußbotschaften gefallen hat, dann entdecken Sie in den folgenden Artikeln die verschiedenen Möglichkeiten, wie Sie WhatsApp für Ihr Unternehmen nutzen können:

• Der praktische Leitfaden für WhatsApp-Anzeigen
• WhatsApp-Werbenachrichten: Was Sie wissen müssen
• WhatsApp Grüner Tick: Ein Leitfaden zur Verifizierung Ihres WhatsApp-Geschäfts