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6 Wege, die WhatsApp-Grußbotschaft zu nutzen [Juli 2023]

Petrina Jo
März 11, 2022

Haben Sie schon einmal ein Ramen-Restaurant betreten und gehört, wie das Personal "Irasshaimase!" rief? Diese enthusiastische Begrüßung, japanisch für "Willkommen, bitte kommen Sie herein", ist ein typischer Bestandteil des japanischen Essens. Was wäre, wenn Sie ein solches Markenerlebnis mit einer WhatsApp-Grussbotschaft virtuell nachstellen könnten? Wir zeigen Ihnen, wie das geht, mit einem Beispiel für eine WhatsApp Business Begrüßungsnachricht für häufige Situationen.

Genauso wie Sie Kunden, die Ihr Geschäft betreten, begrüßen würden, sollten Sie ihnen auch über WhatsApp einen unvergesslichen Empfang bereiten. Wir erklären Ihnen, warum WhatsApp-Begrüßungsnachrichten wichtig sind und wie Sie sie verwenden können. Außerdem finden Sie unter WhatsApp Business ein Beispiel für eine Grußbotschaft für verschiedene Anlässe und Best Practices für das Verfassen Ihrer eigenen Nachricht.

WhatsApp Grußbotschaft für WhatsApp Business: Die Grundlagen

Lassen Sie uns zunächst klären, was WhatsApp Begrüßungen sind. Wie der Name schon sagt, handelt es sich um Begrüßungsnachrichten, die Unternehmen senden, wenn Kunden ein Gespräch beginnen.

Das folgende Bild zeigt ein Beispiel für eine WhatsApp Begrüßungsnachricht, damit Sie sich ein Bild davon machen können, wie sie aussieht. Wie der Name schon sagt, handelt es sich um Begrüßungsnachrichten, die Unternehmen an Kunden senden, die ein Gespräch beginnen.
Ein Beispiel für eine Begrüßungsnachricht WhatsApp Business

Auf WhatsApp Business App ist die Begrüßungsnachricht eine App-Funktion. Sie sendet automatisch eine vorgefertigte Antwort, wenn Kunden zum ersten Mal eine Nachricht senden oder nachdem sie 14 Tage lang nicht aktiv waren.

Nutzer von WhatsApp API können diese Begrüßungen mit ihrer WhatsApp-CRM-Integration einrichten. Auf respond.io zum Beispiel wird zu Beginn einer neuen Unterhaltung eine WhatsApp-Grussbotschaft gesendet. Wir werden dies später noch genauer erklären.

Dies ist ein Bild der allgemeinen Merkmale, die mit einer WhatsApp-Grussbotschaft für WhatsApp Business verbunden sind. Die Nachricht ist eine automatische Antwort auf die erste Nachricht des Kunden, kann individuell angepasst werden und sollte einen freundlichen Charakter haben.
Gemeinsame Merkmale einer WhatsApp Grußbotschaft

Ein Hauptmerkmal der WhatsApp Begrüßungsansagen ist, dass sie automatisiert sind. Unternehmen können die Begrüßungsansagen für alltägliche Situationen oder spezielle Zwecke anpassen, und sie sind in der Regel einladend.

Bevor wir im Detail auf die verschiedenen Arten von WhatsApp Begrüßungsnachrichten eingehen, lassen Sie uns untersuchen, warum Unternehmen eine solche Nachricht versenden sollten.

Warum eine Grußbotschaft verwenden für WhatsApp Business

WhatsApp gehört zu den weltweit führenden Messaging-Apps und wird von Kunden zunehmend für die Kommunikation mit Unternehmen bevorzugt. Ihre Ungezwungenheit und Reaktionsgeschwindigkeit fördern Freundlichkeit und Vertrauen, die für eine langfristige Kundenbindung unerlässlich sind.

Dieses Bild zeigt die zwingenden Gründe, Kunden eine WhatsApp Willkommensnachricht zu schicken. Dazu gehören die Schaffung eines guten ersten Eindrucks, das Anbieten von Sicherheit für frustrierte Kunden, die Hilfe benötigen, die Festlegung von Erwartungen hinsichtlich der Reaktionszeit und das Sammeln von Leads, um Kunden in Kontakte zu verwandeln.
Überzeugende Gründe, eine Willkommensnachricht für Kunden zu senden WhatsApp Business

Hier sind sechs Gründe, warum Unternehmen ihre Kunden mit einer Grußbotschaft von WhatsApp begrüßen sollten:

  • Um einen guten ersten Eindruck zu machen
  • Um frustrierten Kunden eine Weiterverfolgung zu garantieren
  • Erwartungen an die Reaktionszeiten festlegen
  • Erfassung von Kundendaten für Kontext und Leads
  • Information der Kunden über unerwartete Entwicklungen
  • Zur Würdigung von Feiertagen und besonderen Anlässen

Nachfolgend haben wir eine Liste gängiger WhatsApp-Grußtypen zusammengestellt, die diese Zwecke erfüllen. Außerdem haben wir für jeden Typ ein Beispiel für eine Grußnachricht auf WhatsApp Business bereitgestellt.

6 Möglichkeiten, eine WhatsApp Grußbotschaft zu verwenden

Je nach Situation oder gewünschter Aktion gibt es zahlreiche Möglichkeiten, eine Begrüßungsnachricht für Kunden auf WhatsApp Business zu verfassen. Wir haben drei Hauptkategorien und drei Kategorien von WhatsApp-Begrüßungsnachrichten für spezielle Zwecke identifiziert.

 Dieses Bild zeigt die häufigsten WhatsApp-Grüße für WhatsApp Business. Dazu gehören allgemeine WhatsApp-Begrüßungsnachrichten, Begrüßungsnachrichten für den Kundensupport und WhatsApp-Abwesenheitsnachrichten. Diese beziehen sich auf alltägliche Szenarien, auf die sich Unternehmen vorbereiten sollten, unabhängig von ihrem Geschäft oder ihrer Branche.
Die drei häufigsten Szenarien, die Unternehmen in ihren WhatsApp Begrüßungen ansprechen können

Die Kernkategorien der Grußbotschaft beziehen sich auf alltägliche Szenarien, auf die sich Unternehmen unabhängig von ihrer Branche vorbereiten sollten. Sie umfassen:

  • Allgemeine WhatsApp Willkommensnachrichten
  • WhatsApp Kundensupport-Grüße
  • WhatsApp Abwesenheitsnachrichten

Schauen wir uns an, wie Sie eine WhatsApp-Begrüßung für jede von ihnen schreiben können, mit einem Beispiel für eine Begrüßungsnachricht von WhatsApp Business als Referenz.

Allgemeine Willkommensnachrichten

Eine allgemeine Willkommensnachricht WhatsApp vermittelt den ersten Eindruck von Ihrer Marke. Sie sollte Ihre Werte widerspiegeln und den Ton für die Interaktion angeben, sei es der Inbegriff von Professionalität oder entspannt und freundlich. Diese Nachricht wird in der Regel während der Geschäftszeiten versandt.

Hier sind einige Beispiele für allgemeine WhatsApp business Begrüßungsnachrichten:

  1. "Hallo! Schön, Sie zu sehen. Bitte sagen Sie uns, wie wir Ihnen helfen können, und wir werden uns in Kürze bei Ihnen melden. Vielen Dank, [Name des Unternehmens]."
  2. "Willkommen bei [Name des Unternehmens]. Was können wir heute für Sie tun?"
  3. "Hallo 👋 Wir von [Name des Unternehmens] freuen uns sehr, von Ihnen zu hören! Wie können wir Ihnen heute helfen?"

Grußbotschaften des Kundensupports

Vielleicht haben Sie eine spezielle Kunden-Support-Hotline oder Ihre Kunden wenden sich häufig an Sie, um Hilfe zu erhalten. Eine gute, auf den Support ausgerichtete WhatsApp Begrüßungsnachricht lässt die Kunden wissen, dass sie an der richtigen Stelle sind, um um Hilfe zu bitten, bietet bei Bedarf zusätzliche Ressourcen an und sichert ihnen zu, dass ihre Probleme weiterverfolgt werden.

Hier erfahren Sie, wie Sie in einer Grußbotschaft für WhatsApp Business Ihre Unterstützung betonen können:

  1. "Vielen Dank für Ihre Nachricht. Unser Kundenbetreuungsteam wird sich sofort um Sie kümmern."
  2. "Sie haben [Name des Unternehmens] erreicht. Unser Support-Team wird Sie innerhalb der nächsten 2 Stunden kontaktieren. ⚠️ Für sofortige Hilfe rufen Sie bitte [Telefonnummer] an.
    In der Zwischenzeit können Sie in unserem FAQ-Bereich unter [URL] nachsehen, ob es bereits eine Antwort auf Ihre Frage gibt. Thank you."
  3. "Willkommen bei [Name des Unternehmens]! Unser Team von Support-Superhelden 🦸♂️🦹🏼 ist bereit, Ihnen zu helfen. Bitte schildern Sie uns Ihr Problem genau, damit wir sofort den richtigen Mitarbeiter mit dem Fall betrauen können 💪"

Abwesenheitsnachrichten

Es gibt verschiedene Arten von WhatsApp Abwesenheitsnachrichten, die Sie senden können, um Erwartungen bezüglich Ihrer Reaktionszeit zu wecken. Die gebräuchlichste ist die Abwesenheitsnachricht oder die Nachricht nach Geschäftsschluss. Andere Anwendungsfälle sind Urlaubszeiten und unerwartete Geschäftsschließungen.

Hier ist ein Beispiel für eine WhatsApp Business Begrüßungsnachricht für jeden Anwendungsfall von Abwesenheitsnachrichten:

  1. "Vielen Dank für Ihre Nachricht. Wir sind derzeit abwesend. Unsere Geschäftszeiten sind [Geschäftszeiten]. Wir werden uns am nächsten Werktag wieder bei Ihnen melden. Vielen Dank, [Name des Unternehmens]."
  2. "Hallo! 👋 Sie haben [Name des Unternehmens] erreicht. Wir können Ihnen im Moment nicht antworten. In der Weihnachtszeit sind unsere Geschäftszeiten 🕦 [Geschäftszeiten]. Sie können innerhalb der nächsten 24 Stunden mit einer Antwort rechnen. Ich wünsche Ihnen einen schönen Tag!"
  3. "Sehr geehrter Kunde, aufgrund unvorhergesehener Umstände ist [Name des Unternehmens] vorübergehend geschlossen. Wir gehen davon aus, dass der Betrieb am [Datum] wieder aufgenommen wird. Wir entschuldigen uns für die entstandenen Unannehmlichkeiten 🙏🏼"

Sehen wir uns nun drei Arten von WhatsApp Begrüßungsnachrichten an, die für bestimmte Anwendungsfälle oder Anlässe geeignet sind. Sie bestehen aus:

  • WhatsApp Bleierfassung
  • WhatsApp Grüße mit geschäftlichen Neuigkeiten
  • WhatsApp Saisonale Grüße
Dies ist eine Abbildung der drei Arten von WhatsApp Begrüßungsnachrichten, die für bestimmte Anwendungsfälle oder Anlässe geeignet sind. Dazu gehören maßgeschneiderte WhatsApp Begrüßungen für die Kundenakquise, um Kunden über dringende Geschäftsereignisse oder Aktualisierungen zu informieren, und saisonale Begrüßungen, um einen vielfältigen Kundenstamm zu würdigen.
Willkommensnachrichten auf WhatsApp für bestimmte Anwendungsfälle oder Anlässe

Lead Capture-Nachrichten

Wenn Sie bereits planen, Ihre Kunden mit einer Willkommensnachricht an WhatsApp zu begrüßen, können Sie diese Gelegenheit nutzen, um Leads zu gewinnen. Machen Sie aus potenziellen Kunden Kontakte, indem Sie ihre Kontaktdaten anfordern und sie zu Ihrer Kundenliste hinzufügen.

Hier sind drei Beispiele für WhatsApp Begrüßungen, die Sie zur Gewinnung von Leads verwenden können:

  1. "Hallo 👋 Sie haben [Name des Unternehmens] erreicht. Bevor wir beginnen, geben Sie uns bitte Ihren vollständigen Namen und Ihre E-Mail-Adresse an.
  2. "Hallo! Wir haben Ihre Nachricht erhalten. Bitte geben Sie unten Ihren vollständigen Namen und Ihre E-Mail-Adresse an, und jemand aus unserem Team wird sich in Kürze mit Ihnen in Verbindung setzen."
  3. "Vielen Dank, dass Sie [Name des Unternehmens] kontaktiert haben. Wir sind nicht in der Lage, sofort zu antworten. Wenn Sie uns Ihren Namen und Ihre E-Mail-Adresse hinterlassen, werden wir uns innerhalb der nächsten 24 Stunden mit Ihnen in Verbindung setzen.

Business Updates

Eine WhatsApp Begrüßungsnachricht mit aktuellen Geschäftsinformationen informiert die Kunden proaktiv über ungewöhnliche Ereignisse oder Entwicklungen. Dazu gehört auch das Ansprechen von Dienstunterbrechungen oder die Warnung vor verzögerten Antworten in Notfällen oder zu Spitzenzeiten.

Diese WhatsApp Beispiele für Willkommensnachrichten sprechen ungewöhnliche Geschäftsvorfälle im Voraus an:

  1. "Vielen Dank, dass Sie sich mit uns in Verbindung gesetzt haben. Wir entschuldigen uns für die Serviceunterbrechung bei [Name des Unternehmensdienstes] 🚨 Unser Team arbeitet daran, das Problem so schnell wie möglich zu beheben 🚧
    Bei Problemen, die nicht mit der Unterbrechung zusammenhängen, hinterlassen Sie bitte unten Ihre Nachricht und wir werden Ihnen innerhalb der nächsten 24 Stunden antworten."
  2. "Hallo von [Name des Unternehmens]. Wie können wir Ihnen helfen? Bitte haben Sie Verständnis dafür, dass unsere Antwort in diesen Zeiten etwas langsamer ausfallen kann als üblich.
  3. "Hallo! Wir haben Ihre Nachricht erhalten. Wir haben ein hohes Aufkommen an Nachrichten und tun unser Bestes, um schnell zu antworten. Bitte rechnen Sie mit einer Antwortverzögerung von bis zu 2 Stunden. Vielen Dank für Ihre Geduld 🙏🏼 Mit freundlichen Grüßen, Team [Unternehmensname]."

Saisonale Grüße

Ob Weihnachten oder der Weltschokoladentag - ein saisonaler Gruß von WhatsApp würdigt die Feste, die von Ihrem vielfältigen Kundenstamm gefeiert werden, oder bekräftigt die Verbindung Ihres Unternehmens zu bestimmten Feiertagen. Sie können Ihre Kunden auch über Verspätungen aufgrund von Stoßzeiten informieren.

Lassen Sie sich von den folgenden Beispielen für Urlaubsgrüße auf WhatsApp inspirieren:

  1. "Frohes neues Jahr! Wir hoffen, Sie läuten das Jahr 2023 mit Freude und guter Laune ein 🥳 Wie können wir Ihnen heute helfen?"
  2. "Ho ho ho! 🎄 Wir gehen gerade mit dem Weihnachtsmann unsere Listen der Bösen und der Netten durch 🧑🎄 Sag uns, wie wir dir helfen können, und wir melden uns in Kürze bei dir - und setzen dich natürlich auf die Liste der Netten!"
  3. "Alles Gute zum Valentinstag 💕 Vielen Dank für Ihre Nachricht an [Name des Unternehmens]. Wir suchen gerade die besten Blumen 💐 für Ihre Sträuße aus, aber wir werden Ihnen in der nächsten Stunde antworten.

Nachdem Sie nun die verschiedenen Arten von WhatsApp kennengelernt haben, ist es an der Zeit zu lernen, wie man einen Gruß versendet.

Senden einer WhatsApp Grußbotschaft

Bevor Sie einen WhatsApp-Gruß erstellen, sollten Sie sich mit einigen grundlegenden Richtlinien vertraut machen, um die bestmögliche Grußbotschaft für WhatsApp Business zu verfassen.

Bewährte Praktiken für WhatsApp Grüße

Legen Sie zunächst den Zweck Ihrer Begrüßung fest und stellen Sie sicher, dass Ihr Text dies klar und direkt kommuniziert. Stimmen Sie die Nachricht dann mit den folgenden Tipps ab, um die Wirkung Ihrer Begrüßungsnachricht für Kunden auf WhatsApp Business zu erhöhen.

Dies ist ein Bild der besten Praktiken, die Sie beim Verfassen Ihres Textes beachten sollten. Dazu gehören die Steuerung der Kundenerwartungen im Vorfeld, die Anpassung der Anrede an die Stimme Ihrer Marke, die Bereitstellung von Kontext, z. B. die Information, dass der Kunde an der richtigen Stelle für seine Fragen gelandet ist, und die Anpassung Ihres Textes an besondere Umstände.
Bewährte Praktiken beim Schreiben einer WhatsApp Grußbotschaft für WhatsApp Business

Bewährte Praktiken für das Verfassen einer WhatsApp Begrüßungsnachricht:

  • Versichern Sie Ihren Kunden, dass sie an der richtigen Stelle sind, indem Sie einen Kontext wie den Namen des Unternehmens angeben, insbesondere bei dringenden oder wichtigen Mitteilungen.
  • Steuern Sie die Erwartungen, indem Sie angeben, wie lange die Kunden auf eine Antwort warten müssen.
  • Passen Sie die Begrüßung auf WhatsApp an die Stimme Ihrer Marke an, indem Sie den Ton und die Sprache, die Sie auf Ihren anderen Plattformen und in Ihren Kommunikationsmaterialien verwenden, widerspiegeln.
  • Während eine allgemeine Begrüßung unter WhatsApp in den meisten Fällen ausreicht, zeigt die Anpassung der Begrüßung an die aktuellen Gegebenheiten ein hohes Maß an Kundenorientierung.
  • Halten Sie Ihre WhatsApp Willkommensnachricht kurz und bündig. Kommen Sie schnell auf den Punkt und wirken Sie dabei stets sympathisch.

In Anbetracht dessen wollen wir uns nun dem letzten Teil des WhatsApp Grußpuzzles widmen.

Wie man eine WhatsApp-Grußnachricht auf WhatsApp Business App sendet

Wenn Sie die App WhatsApp Business verwenden, können Sie WhatsApp-Grüße und Abwesenheitsnachrichten in der App selbst einrichten. Wie Sie das machen, erfahren Sie hier.

Dieses Bild zeigt, wie man eine Begrüßungsnachricht in der WhatsApp Business App einrichtet. WhatsApp behandelt Begrüßungs- und Abwesenheitsnachrichten als getrennte Funktionen, damit man in der Business-App einfach zwischen beiden wechseln kann. Nutzer von WhatsApp API , die ihre Konten in ein WhatsApp-CRM wie respond.io integrieren, haben in dieser Hinsicht jedoch weitaus mehr Flexibilität.
Einrichten einer WhatsApp-Grußbotschaft auf WhatsApp Business App

WhatsApp behandelt Begrüßungs- und Abwesenheitsnachrichten als getrennte Funktionen, damit man in der Business-App einfach zwischen beiden wechseln kann. Nutzer von WhatsApp API, die ihre Konten in ein WhatsApp-CRM wie respond.io integrieren, haben jedoch weitaus mehr Flexibilität.

Wie man eine WhatsApp Grußbotschaft sendet auf respond.io

Um loszulegen, benötigen Sie ein WhatsApp API Konto und ein respond.io Konto. Das Erstellen einer Begrüßungsnachricht für WhatsApp Business ist auf respond.io dank der leistungsstarken Automatisierung durch Workflows mühelos möglich.

Setzen Sie den Workflow-Auslöser auf "Konversation geöffnet" und verwenden Sie den Schritt "Nachricht senden". Stellen Sie in der Konfigurationsschublade den Kanal auf WhatsApp ein und geben Sie dann den Text ein, der Ihre WhatsApp Begrüßung bilden wird.

Dies ist ein Bild, das zeigt, wie man Kunden auf respond.io begrüßt. Die Unternehmen benötigen ein WhatsApp-Konto API und ein Konto respond.io . Erstellen Sie dann die gewünschte Anrede in Workflows, wobei der Auslöser auf "Conversation Opened" eingestellt ist. Erstellen Sie den Schritt "Nachricht senden" und wählen Sie WhatsApp als gewünschten Kanal, bevor Sie den Text ausfüllen.
Ändern Sie im Schritt "Nachricht senden" den Standardkanal "Letzte Interaktion" in WhatsApp

Weitere Anpassungen können für einen anspruchsvolleren Workflow implementiert werden. So könnten Sie beispielsweise den Schritt "Datum und Uhrzeit" verwenden, um die Geschäftszeiten zu definieren und entsprechend WhatsApp Willkommens- oder Abwesenheitsnachrichten zu senden.

Dies ist ein Beispiel dafür, wie weitere Anpassungen für einen anspruchsvolleren Workflow vorgenommen werden können. Sie könnten zum Beispiel den Schritt "Datum und Uhrzeit" verwenden, um die Geschäftszeiten zu definieren und entsprechend WhatsApp Begrüßungs- oder Abwesenheitsnachrichten zu senden.
Definieren Sie die Geschäftszeiten im Schritt Datum & Uhrzeit, um WhatsApp Willkommens- oder Abwesenheitsnachrichten zu automatisieren.

Sie können auch den Schritt "Eine Frage stellen" hinzufügen, um Kundendaten zu erhalten und Leads zu erfassen. Diese können als Variablen gespeichert oder per HTTP-Anfrage an eine beliebige Software weitergeleitet werden. Alternativ können Sie mit "Ask a Question" den Zweck der Konversation ermitteln und sie an das richtige Team weiterleiten.

Genau wie Workflows kann auch die Begrüßungsnachricht für Kunden auf WhatsApp Business an Ihre individuellen Geschäftsanforderungen angepasst werden. Bleiben Sie in Ihrer WhatsApp-Begrüßung Ihrer Markenstimme und Ihren Werten treu, um Kunden in ein authentisches und intensives Markenerlebnis zu ziehen.

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Wenn Ihnen die Lektüre von WhatsApp gefallen hat, entdecken Sie in den folgenden Artikeln die verschiedenen Möglichkeiten, wie Sie WhatsApp für Ihr Unternehmen nutzen können:

Petrina Jo
Teamleiter Inhalt
Petrina Jo ist Content Team Lead bei respond.io. Sie hat einen MA in kreativem Unternehmertum und einen BA in Journalismus. Petrinas frühere Tätigkeit als leitende Autorin bei einer Luxuspublikation verschaffte ihr einzigartige Einblicke in die sich entwickelnde Dynamik der hochwertigen Kundenkommunikation.
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