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Benötigen Sie ein CRM, das eine Verbindung mit WhatsApp herstellt? Oder möchten Sie WhatsApp zu Ihrem bestehenden CRM hinzufügen? Wir haben mehrere WhatsApp CRM-Lösungen getestet, um Ihnen zu helfen, die bestmögliche Entscheidung zu treffen.
In diesem Handbuch erfahren Sie, was ein WhatsApp-CRM ist, warum Ihr Unternehmen es braucht und wie Sie WhatsApp in drei einfachen Schritten in ein CRM integrieren. Wir werden außerdem die wichtigsten Funktionen, wichtigsten Überlegungen und Best Practices aufschlüsseln und einige Beispiele aus der Praxis hervorheben.
Was ist WhatsApp CRM?
WhatsApp CRM ist die Integration zwischen WhatsApp API, auch bekannt als WhatsApp Business Platform, und einem CRM. Unternehmen nutzen es im Allgemeinen für einen von zwei Hauptzwecken:
Um WhatsApp in ein vorhandenes CRM zu integrieren.
Um WhatsApp in eine Messaging-Software zu integrieren, die die WhatsApp-API-Funktionen vollständig unterstützt und eine CRM-Integration ermöglicht.
Welchen Ansatz Sie auch wählen, die Verwaltung von WhatsApp-Kontakten ist für Unternehmen, die bei der Kommunikation mit Leads und Kunden auf WhatsApp angewiesen sind, von entscheidender Bedeutung.
Warum Ihr Unternehmen WhatsApp CRM benötigt
Mit Milliarden von Menschen, die WhatsApp nutzen, sind deine Kunden bereits dort. Ein WhatsApp CRM hilft Ihnen, diese Gespräche effizienter zu verwalten, indem Sie alles organisieren, Aufgaben automatisieren und die Kommunikation rationalisieren.
Automatisieren Sie die Lead-Qualifizierung mit KI– stellen Sie mühelos qualifizierende Fragen und priorisieren Sie hochwertige Leads.
Leiten Sie Gespräche sofort weiter und weisen Sie sie zu , indem Sie automatisierte Workflows verwenden, um Kunden zur richtigen Zeit mit dem richtigen Agenten zu verbinden.
Aber diese Vorteile und mehr zu realisieren Sie'll müssen die WhatsApp CRM Integration wählen, die am besten Ihren geschäftlichen Anforderungen entspricht, wie zum Beispiel antworten. o.
Welche Art der WhatsApp-CRM-Integration ist für Sie am besten geeignet?
Nachdem wir nun wissen, welchen Nutzen Sie daraus ziehen, lautet die nächste Frage: Wie sollten Sie WhatsApp in Ihr CRM integrieren?
Es gibt zwei Hauptansätze:
1. WhatsApp API Integration mit bestehendem CRM
Unternehmen, die WhatsApp in ihr CRM integrieren, möchten Nachrichten innerhalb ihres bestehenden Systems senden und empfangen. Während einige CRMs wie Salesforce, HubSpot und Zendesk eine native WhatsApp-Integration bieten, fehlen ihnen häufig wichtige Messaging-Funktionen, da sie ursprünglich für E-Mail entwickelt wurden.
Beispielsweise schränken die Integrationen von HubSpot und Salesforce die Automatisierungsmöglichkeiten ein, was die Qualifizierung von Leads und die effiziente Verwaltung von Gesprächen erschwert. Ebenso unterstützt Zendesks native WhatsApp-Integration keine Videovorschau oder Sprachnotizen im Posteingang – Agenten müssen Dateien herunterladen, um sie zu sehen und Workflows zu stören.
Darüber hinaus unterstützt keine dieser Integrationen WhatsApp-Anrufe nativ, sodass die Agenten die Plattform wechseln müssen.
Darüber hinaus beschränken sie die Nutzung der WhatsApp-API auf ein einzelnes CRM und verhindern so, dass Unternehmen WhatsApp-Daten plattformübergreifend teilen oder zusammen mit anderen Tools verwenden. Glücklicherweise unterstützen die meisten CRMs die Integration von Drittanbietern, sodass Unternehmen eine Verbindung mit Software herstellen können, die WhatsApp vollständig unterstützt, und so erweiterte Messaging-, Automatisierungs- und Omnichannel-Funktionen nutzen können.
WhatsApp-API + vorhandenes CRM
WhatsApp API + Messaging-Software
Native WhatsApp-Integration
Verfügbar, aber begrenzt (Verkaufskräft, HubSpot, Zendesk)
Speziell für WhatsApp-Nachrichten entwickelt
Messaging-Funktionen
Keine WhatsApp-Anrufe, Videovorschauen oder Sprachnotizwiedergabe
Unterstützt WhatsApp-Funktionen voll
Automatisierung
Eingeschränkte Automatisierung
Erweiterte Automatisierung
Umgang mit Mediendateien
Mediendateien müssen separat heruntergeladen werden
Medienwiedergabe im Posteingang
CRM-Flexibilität
Beschränkt auf ein einziges CRM
Integriert mit mehreren CRMs
Omnichannel Nachrichten
Begrenzt
Unterstützt Messenger, Instagram, TikTok, Telegram und mehr
2. WhatsApp API Integration mit einer Messaging-Software
Im Gegensatz zu herkömmlichen CRMs sind Plattformen zur Verwaltung von Kundengesprächen speziell für Instant Messaging konzipiert und bieten volle Unterstützung für die Funktionen von WhatsApp. Salesforce, HubSpot und Zendesk bieten zwar native WhatsApp-Integrationen, ihnen fehlen jedoch wichtige Messaging-Funktionen wie WhatsApp-Anrufe und erweiterte Automatisierung.
Plattformen wie respond.io können als WhatsApp-CRM fungieren und wichtige CRM-ähnliche Funktionen bereitstellen – wie etwa Kontaktverwaltung, Lead-Qualifizierung und Automatisierung – und sich gleichzeitig in vorhandene CRMs wie Pipedrive, ActiveCampaign und mehr integrieren. Dadurch wird sichergestellt, dass Unternehmen WhatsApp-Konversationen ohne API-Einschränkungen oder Messaging-Einschränkungen verwalten können.
Über WhatsApp hinaus unterstützen Lösungen wie respond.io Omnichannel-Messaging, sodass Unternehmen Kunden über Messenger, Instagram, TikTok, Telegramund mehr ansprechen können, und das alles über einen einheitlichen Omnichannel-Posteingang.
Nun, da wir die beiden wichtigsten Ansätze abgedeckt haben, lassen Sie uns die Schlüsselfunktionen erkunden, die ein WhatsApp CRM oder eine Plattform wie Respond.io effektiv machen.
6 Must-Have-Funktionen in einem WhatsApp CRM
Nicht alle Lösungen sind gleich. Unabhängig davon, ob Sie sich für eine Integration mit Ihrem CRM oder einer Messaging-Plattform entscheiden, stellen Sie sicher, dass die folgenden Funktionen angeboten werden.
Zum Beispiel sind Salesforce und respond.io offizielle BSPs, die Nutzern direkt von WhatsApp API Zugang bieten. Im Gegensatz dazu bietet HubSpot eine native WhatsApp-Integration, erfordert jedoch, dass Benutzer ihre vorhandenen WhatsApp Business-Konten verbinden, anstatt selbst als BSP zu fungieren.
2. Integration und Lead Management
Die ideale Lösung sollte sich in E-Commerce-Plattformen, Geschäftstools und andere Messaging-Kanäle integrieren lassen, um Kundendaten zu zentralisieren. Über die Synchronisierung von Kontakten und Unterhaltungen hinaus soll es den Kundenverlauf verfolgen und Unternehmen dabei helfen, Leads effizient zu verwalten.
Zum Beispiel antworten. os Lebenszyklus-Funktion ermöglicht es Teams, Kontakte in verschiedenen Phasen des Verkaufsprozesses zu organisieren die Kommunikation einfacher zu gestalten und die Leads in Kunden umzuwandeln.
3. WhatsApp-Anruf-Support
Für wichtige Interaktionen, komplexe Anfragen und dringende Unterstützung ist die Sprachkommunikation von entscheidender Bedeutung. Respond.io unterstützt WhatsApp Business Calls damit Teams Anrufe direkt von der Plattform aus bearbeiten können und Kunden eine andere Möglichkeit zur Verbindung ohne Apps zu wechseln.
Wenn mehrere Agenten Zugriff benötigen, sollte das CRM Mehrbenutzerzugriff für WhatsApp Businessunterstützen. Dadurch können Teams Kontakte synchronisieren, von verschiedenen Geräten aus auf Unterhaltungen zugreifen und effizient zusammenarbeiten.
5. Datensicherheit und Compliance
WhatsApp ist von Natur aus sicher mit Ende-zu-Ende-Verschlüsselung. Da es sich jedoch um die Abwicklung von Kundengesprächen handelt, sollte die von Ihnen gewählte Lösung auch den Datenschutzbestimmungen entsprechen und die Kundendaten schützen.
6. Analyse und Leistungsverfolgung
Ein WhatsApp CRM sollte Berichtstools enthalten, um wichtige Kennzahlenzu verfolgen. Unternehmen können Kundengewinnungsquellen, Reaktionszeiten und Engagement-Level analysieren, um Messaging-Strategien zu optimieren und Konvertierungen zu verbessern.
Da nicht alle Lösungen diese Funktionen bieten, sollten Unternehmen nach einer Lösung suchen, die diese bietet. Hier greift Respond.io ein, bringt alles zusammen und bietet eine zuverlässige Möglichkeit, WhatsApp mit Ihrem CRM zu integrieren.
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Integration der WhatsApp API in Ihr CRM Using Respond.io in 3 Schritten
Kommen wir zum spaßigen Teil. Die Integration von WhatsApp in Ihr CRM mag technisch klingen, lässt sich aber in einige klare Schritte unterteilen. Hier ist eine einfache Roadmap.
Schritt 1: Erstellen Sie ein Respond.io WhatsApp Business API-Konto
Vor allem anderen benötigen Sie Zugriff auf die WhatsApp Business API. Dies liegt daran, dass Sie die normale WhatsApp Business-App nicht in ein CRM integrieren können.
Mit den integrierten Integrationsmöglichkeiten von respond.io können Unternehmen WhatsApp mit ihrem CRM verbinden:
Native Integration: Direkte Integration von CRMs wie HubSpot und Salesforce mit respond.io um Kontakte, Nachrichten und Workflows zu synchronisieren.
Drittanbieter-Automatisierung: Nutze Zapier oder Make, um respond.io mit anderen CRM-Plattformen zu verbinden.
Benutzerdefinierte API-Integration: Erstellen Sie einen neuen Workflow und fügen Sie den HTTP Request Step hinzu, um jedes CRM mit respond.io zu integrieren.
Schritt 3: Informationen zur Synchronisierung einrichten
Stellen Sie nach der Verbindung sicher, dass die Datensynchronisierung zwischen WhatsApp und Ihrem CRM ordnungsgemäß funktioniert. Respond.io ermöglicht es Unternehmen, Kontakte, Unterhaltungshistorie und Lebenszyklusstufen zu synchronisieren und dabei Lead-Zuordnungen, Chat-Routing und Follow-ups zu automatisieren.
Dadurch wird sichergestellt, dass WhatsApp-Konversationen effizient verwaltet werden, ohne zwischen Plattformen wechseln zu müssen.
Best Practices, um das Beste aus Ihrem WhatsApp CRM herauszuholen
Das Einrichten der Integration ist nur der Anfang. Um das Beste aus Ihrem WhatsApp CRM herauszuholen, sollten Sie sich diese Best Practices stets zu Herzen nehmen.
1. Sammeln Sie E-Mail- und Telefonnummern
Für die meisten CRMs muss jeder Lead oder Kunde über eine eindeutige Identifikationsnummer verfügen, wie ihre E-Mail-Adresse oder Telefonnummer. Glücklicherweise erhalten Sie automatisch die Telefonnummer, wenn Sie über WhatsApp kontaktiert werden.
Oft kontaktiert Sie ein Lead über einen anderen Kanal als WhatsApp, beispielsweise über Messenger oder E-Mail, und Sie möchten dies schnell erkennen.
Zum Beispiel antworten. o erkennt Duplikate automatisch, wenn Sie Kontakte mit der gleichen E-Mail-Adresse oder Telefonnummer erhalten und Sie aufgefordert werden, zusammenzuführen. Wenn Sie sich in ein CRM integrieren, können Sie diese Updates auch in Ihrem CRM wiedergeben.
3. Segmentkunden für WhatsApp Broadcasts
Das Senden von Informationen aus Ihrem CRM an WhatsApp hilft Ihnen, Zielgruppen für WhatsApp Massenmitteilungen zu identifizieren.
CRMs werden oft verwendet, um das Publikum für E-Mails zu segmentieren, aber durch die Integration in WhatsApp erhalten Sie wertvolle Segmentierungsdetails für Gruppenkontakte für Sendungen.
Herausforderungen und Lösungen bei der Nutzung von WhatsApp CRM
Selbst mit den Vorteilen von WhatsApp CRM und einem soliden Verständnis der Best Practices gibt es immer noch Fallstricke, auf die Sie achten müssen. Denn nur weil man weiß, wie etwas funktioniert, heißt das nicht automatisch, dass man es auch beherrscht.
Hier sind einige Herausforderungen, denen Sie begegnen könnten.
1. Datenschutz und Datensicherheit
Die Integration von WhatsApp in ein CRM bedeutet, dass Kundendaten zwischen Systemen verschoben werden, was Sicherheitsrisiken mit sich bringen kann.
2. Mit den Richtlinien und Funktionen von WhatsApp Schritt halten
WhatsApp aktualisiert regelmäßig seine Richtlinien, Preise und Features, was die Nutzung der Plattform beeinflussen kann. Wenn Sie nicht auf dem Laufenden bleiben, kann es zu unerwarteten Einschränkungen oder Störungen in der Kommunikation kommen.
Sie sollten die offiziellen Ankündigungen von WhatsApp regelmäßig überprüfen, um Probleme mit der Einhaltung von Vorschriften oder Störungen zu vermeiden oder mit einem vertrauenswürdigen WhatsApp Business Solution Provider arbeiten, wie Sie reagieren. o auf dem neuesten Stand zu bleiben.
3. Einschränkungen und Freigabeprozess für Nachrichtenvorlagen
Unternehmen, die die WhatsApp-API verwenden, müssen ausgehende Nachrichten mithilfe vorab genehmigter Vorlagen senden. WhatsApp hat strenge Richtlinien hinsichtlich der Inhalte und lehnt Vorlagen, die zu werbend oder unklar sind, häufig ab.
Darüber hinaus kann der Genehmigungsprozess einige Zeit in Anspruch nehmen und zu Verzögerungen bei Kampagnen führen. Um Störungen zu vermeiden, sollten Sie klare, richtlinienkonforme Vorlagen erstellen und diese im Voraus einreichen.
4. Marketing- und Übertragungsbeschränkungen
Einige Unternehmen möchten WhatsApp in ein CRM integrieren, damit sie alle ihre CRM-Kontakte in WhatsApp importieren und ihnen Werbenachrichtensenden können.
Sich bei der Kundenkommunikation ausschließlich auf WhatsApp zu verlassen, ist riskant. Wenn WhatsApp ausfällt oder ein Teil der Kunden es nicht nutzt, könnte Ihr Unternehmen in Schwierigkeiten geraten.
Eine Multichannel-Strategie stellt sicher, dass Unternehmen über verschiedene Plattformen hinweg mit Kunden interagieren können. Durch die Verwendung einer CRM- oder Messaging-Software mit Multichannel-Funktionen können Unternehmen Konversationen über WhatsApp, Messenger, E-Mail und mehr an einem Ort verwalten.
Integration von WhatsApp in Ihr CRM: Warum Respond.io die beste Wahl ist
Antworten. o ist eine AI-gestützte Customer conversation Management-Plattform und eine offizielle WhatsApp Business Solution Provider und Meta Business Partner , die WhatsApp mit mehreren CRMs verbindet. Es erleichtert die Synchronisierung von Konversationen, die Automatisierung von Arbeitsabläufen und die Verwaltung von Kundeninteraktionen von einem Ort aus. Mit solider Plattformzuverlässigkeit und engagiertem Kundensupport können Unternehmen einen reibungslosen Betrieb und ununterbrochene Nachrichten sicherstellen.
Unternehmen können WhatsApp-Leads mithilfe von QR-Codes auf physischen Materialien, Chat-Links in digitalen Inhalten oder Chat-Widgets auf Websites gewinnen. Zur proaktiven Lead-Generierung helfen Click-to-WhatsApp-Anzeigen auf Facebook und Instagram Unternehmen dabei, ihre Zielgruppen zu erreichen und sie zur Konvertierung zu bewegen.
Sobald ein Lead Kontakt aufnimmt, erfasst und synchronisiert respond.io automatisch die Kontaktdaten mit dem CRM. So können Unternehmen Kunden segmentieren, Rundschreiben versenden und Follow-ups mit Tools wie WhatsApp-Katalogen, interaktiven Nachrichten und Push-Benachrichtigungen personalisieren.
Vertrieb: Automatisierung der Lead-Qualifizierung und Vertriebsaufgaben
Respond.io lässt sich nativ in CRMs wie HubSpot und Salesforce integrieren und ermöglicht es Vertriebsteams, Leads zu qualifizieren, Gespräche zu verfolgen und Geschäfte abzuschließen – alles von einer einzigen Plattform aus. Mit AI-basierter Automatisierungkönnen Unternehmen Leads mit niedriger Priorität herausfiltern, indem sie Qualifikationsfragen und Leadscoring automatisieren.
Sobald ein Lead verifiziert ist, kann respond.io Gespräche an den richtigen Verkaufsagenten basierend auf Priorität, Geschäftswert oder Region weiterleiten. KI-gestützte Antworten, Rich-Media-Nachrichten und WhatsApp-Anrufsupport ermöglichen schnelleres Engagement und schnellere Konvertierungen.
Retention: Verbesserung der Qualität und Effizienz des Kundendienstes
AI Assist bietet Agenten schnellen Zugriff auf Wissensdatenbanken und verbessert so Reaktionszeiten und Genauigkeit. Bei Bedarf können Agenten mithilfe der WhatsApp Business Calling APIproblemlos zu Sprachgesprächen eskalieren, was eine direkte Kommunikation innerhalb derselben Plattform ermöglicht. Unternehmen können nach dem Gespräch auch CSAT-Umfragen versenden, um die Kundenzufriedenheit zu messen.
Teamzusammenarbeit: Verbesserung der internen Kommunikation
Respond.io macht es für Teammitglieder leicht, in einem Team-Posteingang zusammenzuarbeiten. Durch interne Kommentarekönnen Agenten Hintergrundinformationen zu einem Kontakt für weitere Folgemaßnahmen bereitstellen.
Agenten können ihre Teamkollegen auch markieren, um zu besprechen, wie einem Kunden am besten geholfen werden kann, oder komplexe Fälle bei Bedarf eskalieren. Und das Beste: Mit der mobilen App respond.iokönnen Agenten problemlos zusammenarbeiten, mit Kunden chatten und ihre Aufgaben überall verwalten.
Leistungsverfolgung: Erkenntnisse zur Verbesserung gewinnen
Manager können Echtzeit-Metriken mit dem -Analysedashboard verfolgen, um die Leistung von Agenten, Kundenengagement und Reaktionszeiten zu messen.
Wichtige Konversationen können mithilfe eines benutzerdefinierten Posteingangs gefiltert und überprüft werden, um Kundeninteraktionen zu optimieren und die allgemeine Servicequalität zu verbessern.
WhatsApp CRM: Takeaways
Der beste Weg, WhatsApp mit einem CRM zu verbinden, ist die Verwendung der WhatsApp API mit einer Messaging-First Plattform wie Antworten. , das sich in Ihr bestehendes CRM integriert. Auf diese Weise können Unternehmen WhatsApp-Konversationen effektiv verwalten und gleichzeitig die Kundendaten organisieren.
Unternehmen in den Bereichen F&B, Gastgewerbe, Gesundheitswesen, Bildung, Immobilien und Einzelhandel haben mit diesem Ansatz echte Ergebnisse erzielt. Sehen Sie sich unsere Kundenberichte an, um zu erfahren, wie Unternehmen ihre Reaktionszeiten verbessern, Arbeitsabläufe automatisieren und mehr Gespräche ohne zusätzlichen Aufwand führen.
Benötige ich WhatsApp Business API, um WhatsApp CRM zu verwenden?
Ja, zur Nutzung benötigen Sie ein WhatsApp Business API-Konto, da es bei Verbindung mit einem CRM-System die erforderliche Funktionalität zum Senden und Empfangen von Nachrichten ermöglicht.
Dies hängt vom Ziel der WhatsApp CRM Integration ab. Wenn Sie eine Lösung wollen, mit der Sie WhatsApp mit Ihrem bestehenden CRM verwenden können oder WhatsApp mit einer Messaging-Software integrieren können, die als WhatsApp CRM dienen kann dann antworten. o Schuss.
WhatsApp CRM gegenüber traditionellen CRM-Systemen: Was ist der Unterschied?
Sowohl WhatsApp CRM als auch traditionelle CRM-Systeme ermöglichen Ihnen die Verwaltung von Kontaktinformationen, die Überwachung der Kundenaktivitäten und die Kommunikation mit Kunden. Traditionelle CRM-Systeme sind jedoch für E-Mails und nicht für Instant Messaging konzipiert.
Ist WhatsApp Business dasselbe wie die WhatsApp-API?
Nein, WhatsApp Business ist eine eigenständige App für kleine Unternehmen zur Verwaltung von Kundeninteraktionen mit eingeschränkter Automatisierung und Einzelgerätezugriff. Die WhatsApp-API wurde für größere Unternehmen entwickelt, die Automatisierung, CRM-Integration und Mehrbenutzerunterstützung benötigen.
Wie sicher ist WhatsApp CRM?
WhatsApp-CRM-Lösungen verwenden eine Ende-zu-Ende-Verschlüsselung, die Sicherheit hängt jedoch vom Anbieter ab. Stellen Sie sicher, dass Ihr CRM strenge Sicherheitsstandards wie Datenverschlüsselung, rollenbasierte Zugriffskontrolle und DSGVO-Konformität einhält, um Kundendaten zu schützen.
Weiterführende Hinweise
Brauchen Sie einen ausführlicheren Artikel um Ihre Marketing, Verkauf und Support Reise mit respond.io? Hier sind einige Blogs, die Ihnen helfen könnten.
Ryan Tan, Absolvent der Rechtswissenschaften der London School of Economics (LSE), ist Senior Content Writer bei respond.io. Mit seiner Erfahrung im B2B-Tech-Marketing und bei den Big 4 ist er bestrebt, Inhalte zu erstellen, die ein technisch versiertes Publikum sowohl informieren als auch unterhalten. Ryan ist darauf spezialisiert, Geschäftsnachrichten zu entmystifizieren und den Lesern praktische Einblicke zu bieten, die den Weg zu robustem Wachstum ebnen.
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