WhatsApp CRM-Integration in 3 Schritten: Ihr ultimativer Leitfaden

Brauchen Sie ein CRM, das mit WhatsApp verbunden ist? Oder möchten Sie WhatsApp zu Ihrem bestehenden CRM hinzufügen? Wir haben mehrere WhatsApp CRM-Lösungen getestet, um dir zu helfen, die bestmögliche Entscheidung zu treffen.

Diese Anleitung behandelt, was ein WhatsApp CRM ist, warum Ihr Unternehmen es benötigt und wie man WhatsApp in drei einfachen Schritten mit einem CRM integriert. Wir werden auch wichtige Funktionen, wichtige Überlegungen, bewährte Verfahren durchgehen und einige Beispiele aus der Praxis hervorheben.

Was ist ein WhatsApp CRM?

WhatsApp CRM ist die Integration zwischen WhatsApp API, auch bekannt als WhatsApp Business Plattform, und einem CRM. Unternehmen nutzen es im Allgemeinen für einen der beiden Hauptzwecke:

• Um WhatsApp mit einem bestehenden CRM zu integrieren.

• Um WhatsApp mit einer Messaging-Software zu integrieren, die die WhatsApp API-Funktionen vollständig unterstützt und eine CRM-Integration ermöglicht.

Welche Vorgehensweise Sie auch wählen, die Verwaltung von WhatsApp-Kontakten ist für Unternehmen, die auf WhatsApp angewiesen sind, um mit Leads und Kunden zu kommunizieren, unerlässlich.

Warum brauchen Unternehmen WhatsApp CRM?

Mit Milliarden von Menschen, die WhatsApp nutzen, sind deine Kunden bereits dort. Ein WhatsApp CRM hilft Ihnen, diese Gespräche effizienter zu verwalten, indem es alles organisiert, Aufgaben automatisiert und die Kommunikation optimiert.

So kann es Ihre Abläufe verbessern:

• Reengagiere kalte Leads mit WhatsApp-Bulk-Nachrichten, einschließlich Produktkatalogen, für gezielte Promotionen.

• Automatisiere die Lead-Qualifizierungmit KI – stelle Qualifizierungsfragen und priorisiere hochwertige Leads mit Leichtigkeit.

• Leite sofort zuordnen und weiterleiten mithilfe von automatisierten Workflows, um Kunden zur richtigen Zeit mit dem richtigen Agenten zu verbinden.

• Leads schneller konvertieren mit KI-gestützten Antworten, VoIP-CRM-Integrationen (einschließlich WhatsApp-Anrufen) und Automatisierung.

Um diese Vorteile und mehr zu realisieren, musst du die WhatsApp CRM-Integration auswählen, die am besten zu den Bedürfnissen deines Unternehmens passt, wie zum Beispiel respond.io.

Welcher Typ von WhatsApp CRM-Integration ist am besten für dich?

Jetzt, wo wir verstanden haben, was Sie gewinnen können, stellt sich die nächste Frage: Wie sollten Sie WhatsApp in Ihr CRM integrieren?

Es gibt zwei Hauptansätze:

1. WhatsApp API-Integration mit einem bestehenden CRM

Unternehmen, die WhatsApp mit ihrem CRM integrieren, möchten Nachrichten innerhalb ihres bestehenden Systems senden und empfangen. Während einige CRMs, wie Salesforce, HubSpot und Zendesk, eine native WhatsApp-Integration anbieten, fehlen oft wichtige Messaging-Funktionen, da sie ursprünglich für E-Mail konzipiert wurden.

Zum Beispiel begrenzen HubSpot und Salesforce Integration die Automatisierungsfähigkeiten, was es schwieriger macht, Leads zu qualifizieren und Gespräche effizient zu verwalten. Ähnlich unterstützen die native WhatsApp-Integration von Zendesk keine Video-Vorschauen oder Sprachnotizwiedergabe innerhalb des Posteingangs—Agenten müssen Dateien herunterladen, um sie anzusehen, was die Arbeitsabläufe stört.

Darüber hinaus unterstützen keine dieser Integrationen WhatsApp-Anrufe nativ, was die Agenten zwingt, die Plattform zu wechseln.

Beachte, dass die Nutzung der WhatsApp API auf ein einzelnes CRM beschränkt ist, was verhindert, dass Unternehmen WhatsApp-Daten über Plattformen hinweg teilen oder sie zusammen mit anderen Tools nutzen. WhatsApp API + bestehendes CRM

2. WhatsApp API-Integration mit einer Messaging-Software

Im Gegensatz zu herkömmlichen CRMs sind Plattformen zum Management von Kundenunterhaltungen speziell für Instant Messaging konzipiert und bieten vollständige Unterstützung für die Funktionen von WhatsApp. Während Salesforce, HubSpot und Zendesk native WhatsApp-Integrationen anbieten, fehlt es ihnen an wichtigen Messaging-Funktionen wie WhatsApp-Anrufen und fortschrittlicher Automatisierung.

Plattformen wie respond.io können als WhatsApp-CRM fungieren und wesentliche CRM-ähnliche Funktionen bereitstellen – wie Kontaktmanagement, Lead-Qualifizierung und Automatisierung – während sie auch mit bestehenden CRMs wie Pipedrive, ActiveCampaign und mehr integriert werden. Das gewährleistet, dass Unternehmen WhatsApp-Gespräche ohne API-Beschränkungen oder Messaging-Einschränkungen verwalten können.

Über WhatsApp hinaus unterstützen Lösungen wie respond.io Omnichannel-Messaging, das es Unternehmen ermöglicht, Kunden über Messenger, Instagram, TikTok, Telegram und mehr zu erreichen, und das alles aus einem einheitlichen Omnichannel-Posteingang.

Jetzt, wo wir die beiden Hauptansätze behandelt haben, schauen wir uns die wichtigsten Funktionen an, die ein WhatsApp CRM oder eine Plattform wie respond.io effektiv machen.

Welche 6 Must-Have-Funktionen sind in einem WhatsApp-CRM enthalten?

Nicht alle Lösungen sind gleich. Egal, ob Sie sich für eine Integration mit Ihrem CRM oder einer Messaging-Plattform entscheiden, stellen Sie sicher, dass sie die folgenden Funktionen bietet.

1. WhatsApp API-Zugriff

Das CRM sollte einen nahtlosen Zugang zur WhatsApp API bieten, sodass du WhatsApp ohne Probleme verbinden kannst. Die Verwendung eines offiziellen WhatsApp Business Solution Providers (BSP) gewährleistet eine schnellere und sicherere Einrichtung.

Beispielsweise sind Salesforce und respond.io offizielle BSPs, die den Benutzern direkt den Zugang zur WhatsApp API ermöglichen. Im Gegensatz dazu bietet HubSpot eine native WhatsApp-Integration an, erfordert jedoch, dass Benutzer ihre bestehenden WhatsApp Business-Konten verbinden, anstatt selbst als BSP zu fungieren.

2. Integration und Lead-Management

Die ideale Lösung sollte sich mit E-Commerce-Plattformen, Geschäftsanwendungen und anderen Messaging-Kanälen integrieren, um Kundendaten zu zentralisieren. Über das Synchronisieren von Kontakten und Gesprächen hinaus sollte es den Fortschritt der Kunden verfolgen und Unternehmen dabei helfen, Leads effizient zu verwalten.

Beispielsweise ermöglicht die Lifecycle-Funktion von respond.io Teams, Kontakte in verschiedene Phasen des Verkaufsprozesses zu organisieren, was es einfacher macht, die Kommunikation anzupassen und Leads in Kunden zu konvertieren. Das wird viel einfacher, sobald du deinen KI-Agenten so konfigurierst, dass er den Lifecycle-Status und die Kontaktfelder automatisch aktualisiert. Darüber später mehr.

3. WhatsApp-Anrufunterstützung

Für wertvolle Interaktionen, komplexe Anfragen und dringende Unterstützung ist die Sprachkommunikation entscheidend. Respond.io unterstützt WhatsApp Business-Anrufe, damit Teams Anrufe direkt von der Plattform aus tätigen können, und bietet Kunden eine weitere Möglichkeit, sich zu verbinden, ohne die Apps wechseln zu müssen.

4. Kommunikation & Automatisierung

Ein WhatsApp CRM sollte Anrufe unterstützen (einschließlich Anrufweiterleitung, KI-Agentenanrufe und Anruftranskripte), Automatisierung, multimediale Nachrichten und Analysen. Funktionen wie Automatische Antworten und geplante Nachrichten sorgen für schnelle Antworten und bessere Engagement.

Wenn mehrere Agenten Zugriff benötigen, sollte das CRM Multi-User-Zugriff für WhatsApp Business unterstützen. Dadurch können Teams Kontakte synchronisieren, Gespräche von verschiedenen Geräten aus abrufen und effizient zusammenarbeiten.

Darüber hinaus geht die Automatisierung auf respond.io über Regeln und Workflows hinaus. KI-Agenten werden mit Ihren Wissensquellen trainiert. Sie können unresponsive Kunden anstoßen, Details sammeln, Leads qualifizieren und sogar Gespräche nahtlos an Menschen übergeben. Das gibt Ihrem Team KI-Unterstützung, die sich menschlich anfühlt, ohne zusätzliches Personal.

5. Datensicherheit und Datenschutz

WhatsApp ist von Natur aus sicher mit Ende-zu-Ende-Verschlüsselung. Da es jedoch Kundenunterhaltungen bearbeitet, sollte die gewählte Lösung auch die Datenschutzbestimmungen einhalten und die Kundendaten schützen.

6. Analytik und Leistungsüberwachung

Ein WhatsApp CRM sollte Berichterstattungstools enthalten, um wichtige Kennzahlen zu verfolgen. Unternehmen können die Quellen der Kundengewinnung, Reaktionszeiten und Engagementlevel analysieren, um Messaging-Strategien zu optimieren und die Konversionen zu verbessern.

Da nicht alle Lösungen diese Funktionen bieten, sollten Unternehmen nach einer suchen, die dies tut. Hier kommt respond.io ins Spiel und bietet eine zuverlässige Möglichkeit, WhatsApp in Ihr CRM zu integrieren.

So integrieren Sie die WhatsApp API mit Ihrem CRM in 3 Schritten

Lass uns zum interessanten Teil kommen. Die Integration von WhatsApp in Ihr CRM mag technisch erscheinen, kann aber in ein paar klare Schritte unterteilt werden. Hier ist eine einfache Roadmap.

Schritt 1: Erstelle ein Respond.io WhatsApp Business API-Konto

Zuerst benötigst du Zugriff auf die WhatsApp Business API. Das liegt daran, dass du die reguläre WhatsApp Business-App nicht in ein CRM integrieren kannst.

Als offizieller WhatsApp Business Solution Provider ermöglicht es respond.io Unternehmen, ihre API schnell und sicher einzurichten. Erfahre, wie du ein WhatsApp Business API-Konto erstellen kannst.

Schritt 2: Verbinde WhatsApp mit deinem CRM

Mit den integrierten Integrationsfähigkeiten von respond.io können Unternehmen WhatsApp auf verschiedene Weise mit ihrem CRM verbinden:

• Native Integration: Integriere direkt CRMs wie HubSpot und Salesforce mit respond.io, um Kontakte, Nachrichten und Workflows zu synchronisieren.

• Drittanbieter-Automatisierung: Verwendet Zapier oder Make, um respond.io mit anderen CRM-Plattformen zu verbinden.

• Benutzerdefinierte API-Integration: Erstelle einen neuen Workflow und füge den HTTP-Anforderungsschritt hinzu, um jedes CRM mit respond.io zu integrieren.

Schritt 3: Informationen zum Synchronisieren einrichten

Sobald du verbunden bist, stelle sicher, dass die Datensynchronisierung zwischen WhatsApp und deinem CRM ordnungsgemäß funktioniert. Respond.io ermöglicht es Unternehmen, Kontakte, Konversationsverlauf und Lebenszyklusphasen zu synchronisieren und gleichzeitig die Zuweisung von Leads, Chat-Routing und Nachverfolgungen zu automatisieren.

Das gewährleistet, dass WhatsApp-Gespräche effizient verwaltet werden, ohne zwischen Plattformen wechseln zu müssen.

Best Practices, um das Beste aus deinem WhatsApp CRM herauszuholen

Die Einrichtung der Integration ist nur der Anfang. Um das Beste aus deinem WhatsApp CRM herauszuholen, solltest du stets diese Best Practices im Hinterkopf behalten.

1. E-Mail und Telefonnummern sammeln

Für die meisten CRMs muss jeder Lead oder Kunde einen eindeutigen Identifikator haben, wie beispielsweise seine E-Mail-Adresse oder Telefonnummer. Glücklicherweise erhältst du die Telefonnummer automatisch, wenn ein Lead dich über WhatsApp kontaktiert.

Wenn du auch eine E-Mail-Adresse benötigst, stelle eine Automatisierung ein, um danach zu fragen. Synchronisiere dann diese wichtigen Details in deiner respond.io Kontaktliste und deinem CRM.

2. Kontakte zusammenführen, um Duplikate zu vermeiden

Oft kann ein Lead dich über einen anderen Kanal als WhatsApp kontaktieren, wie beispielsweise Messenger oder E-Mail, und du möchtest dies schnell identifizieren.

Zum Beispiel erkennt respond.io Duplikate automatisch, wenn du Kontakte mit derselben E-Mail oder Telefonnummer erhältst, und du wirst aufgefordert, sie zusammenzuführen. Wenn du mit einem CRM integriert bist, kannst du diese Updates auch in deinem CRM widerspiegeln.

3. Kunden für WhatsApp-Broadcasts segmentieren

Indem du Informationen von deinem CRM an WhatsApp sendest, hilfst du, Zielgruppen für WhatsApp-Bulk-Nachrichten zu identifizieren.

CRMs werden oft eingesetzt, um Zielgruppen für E-Mails zu segmentieren, aber durch die Integration mit WhatsApp kannst du wertvolle Segmentierungsdetails erhalten, um Kontakte für Broadcasts zu gruppieren.

Herausforderungen und Lösungen bei der Verwendung von WhatsApp CRM

Trotz der Vorteile von WhatsApp CRM und eines soliden Verständnisses der Best Practices, gibt es immer noch Fallstricke, auf die du achten musst. Schließlich bedeutet es nicht automatisch, dass du etwas meisterst, nur weil du weißt, wie es funktioniert.

Hier sind einige Herausforderungen, auf die du stoßen könntest.

1. Datenschutz und Datensicherheit

Die Integration von WhatsApp mit einem CRM bedeutet, dass Kundendaten zwischen den Systemen übertragen werden, was Sicherheitsrisiken mit sich bringen kann.

Deshalb ist es entscheidend, eine Plattform zu wählen, die strenge Sicherheitsstandards erfüllt. Unternehmen sollten auch menschliche Fehler minimieren, indem sie 2FA oder SSO aktivieren und Funktionen wie E-Mails und Telefonnummern maskieren nutzen, um Kundendaten zu schützen.

2. Auf dem Laufenden bleiben mit den WhatsApp-Richtlinien und -Funktionen

WhatsApp aktualisiert häufig seine Richtlinien, Preise und Funktionen, was sich darauf auswirken kann, wie du die Plattform nutzt. Wenn du nicht auf dem Laufenden bleibst, kann dies zu unerwarteten Einschränkungen oder Unterbrechungen der Kommunikation führen.

Du solltest regelmäßig die offiziellen Ankündigungen von WhatsApp überprüfen, um compliance Probleme oder Dienstunterbrechungen zu vermeiden, oder mit einem vertrauenswürdigen WhatsApp Business Solution Provider wie respond.io zusammenarbeiten, um mit den neuesten Anforderungen synchron zu bleiben.

3. Einschränkungen und Genehmigungsprozess für Nachrichtenvorlagen

Unternehmen, die die WhatsApp API nutzen, müssen ausgehende Nachrichten mit vorab genehmigten Vorlagen senden. WhatsApp hat strenge Richtlinien dafür, was enthalten sein kann, und lehnt oft Vorlagen ab, die zu werblich oder unklar sind. Im Allgemeinen müssen sie sein:

• Nicht werbend

• Vorab von WhatsApp genehmigt

• Übersichtlich und informativ

Darüber hinaus kann der Genehmigungsprozess Zeit in Anspruch nehmen, was Kampagnen verzögern kann. Um Unterbrechungen zu vermeiden, solltest du klare, richtlinienkonforme Vorlagen erstellen und sie im Voraus einreichen.

4. Marketing- und Broadcast-Beschränkungen

Einige Unternehmen möchten WhatsApp mit einem CRM integrieren, damit sie alle ihre CRM-Kontakte nach WhatsApp importieren und ihnen Werbenachrichten senden können.

Es ist jedoch wahrscheinlich, dass dies zu einem WhatsApp-Verbot führt, da WhatsApp unerwünschte Nachrichten verbietet. Wir empfehlen, mehr Kontakte in WhatsApp zu gewinnen, indem du WhatsApp-Links, QR-Codes und Klick-zu-Chat-Anzeigen verwendest, und sicherzustellen, dass sie einwilligen.

5. Kanalabhängigkeit

Sich ausschließlich auf WhatsApp für die Kundenkommunikation zu verlassen, ist riskant. Wenn WhatsApp ausfällt oder ein Teil der Kunden es nicht nutzt, könnte dein Unternehmen auf der Strecke bleiben.

Eine Multikanalstrategie stellt sicher, dass Unternehmen mit Kunden über verschiedene Plattformen hinweg interagieren können. Die Verwendung eines CRM oder einer Messaging-Software mit Multikanal-Funktionen ermöglicht es Unternehmen, Gespräche von WhatsApp, Messenger, E-Mail und mehr an einem Ort zu verwalten.

Integration von WhatsApp in Ihr CRM: Warum ist Respond.io die beste Wahl?

respond.io ist eine KI-gestützte Plattform zur Verwaltung von Kundenunterhaltungen und ein offizieller WhatsApp Business Solution Provider sowie Meta Business Partner, die WhatsApp mit mehreren CRMs verbindet. Es erleichtert die Synchronisierung von Konversationen, die Automatisierung von Workflows und das Management von Kundeninteraktionen an einem Ort. Mit robuster Plattformzuverlässigkeit und engagiertem Kunden-Support können Unternehmen reibungslose Abläufe und ununterbrochenes Messaging sicherstellen.

Lass uns erkunden, wie Unternehmen respond.io für Marketing, Verkäufe, Kundenservice, Teamarbeit und Leistungsberichterstattung nutzen, um zu sehen, warum es die beste Lösung ist.

Marketing: Leads erfassen und gewinnen

Unternehmen können WhatsApp-Leads mit QR-Codes auf physischen Materialien, Chat-Links in digitalen Inhalten oder Chat-Widgets auf Websites anziehen. Für proaktive Lead-Generierung helfen Klick-zu-WhatsApp-Anzeigen auf Facebook und Instagram Unternehmen, gezielte Zielgruppen zu erreichen und sie zur Konversion zu bewegen.

Sobald sich ein Lead meldet, sammelt respond.io automatisch Kontaktdaten im CRM und synchronisiert diese, sodass Unternehmen Kunden segmentieren, Broadcasts senden und Follow-ups mit Tools wie WhatsApp-Katalogen, interaktiven Nachrichten und Push-Benachrichtigungen personalisieren können.

Vertrieb: Automatisierung der Lead-Qualifizierung und Vertriebsaufgaben

Respond.io integriert sich nativ mit CRMs wie HubSpot und Salesforce, sodass Vertriebsteams Leads qualifizieren, Konversationen verfolgen und Deals abschließen können – alles von einer Plattform aus. Mit KI-gestützter Automatisierung können Unternehmen niedrigpriorisierte Leads filtern, indem sie Qualifizierungsfragen automatisieren und das Lead-Scoring durchführen.

Viele Teams verbessern diese Einrichtung auch mit einem respond.io KI-Agenten, der automatisch Anfragen in der Anfangsphase bearbeiten, Produkte empfehlen und Zahlungs- oder Buchungslinks senden kann.

Sobald ein Lead verifiziert ist, kann respond.io Gespräche weiterleiten an den richtigen Vertriebsagenten basierend auf Priorität, Deal-Größe oder Region. KI-gestützte Antworten, reiche Mediennachrichten und WhatsApp-Anrufunterstützung ermöglichen schnellere Engagements und Konversionen.

Bindung: Verbesserung der Qualität und Effizienz des Kundenservices

Unternehmen können FAQs automatisieren und Kunden durch Selbstbedienungsoptionen mit Multiple-Choice-Fragen führen. Bei komplexen Anfragen kann die Plattform Kunden automatisch an das richtige Team weiterleiten.

KI Assist bietet Agenten schnellen Zugang zu Wissensdatenbanken, verbessert die Reaktionszeiten und die Genauigkeit. Wenn nötig, können Agenten einfach zu Stimmenunterhaltungen mit der WhatsApp Business Calling API eskalieren, um direkte Kommunikation innerhalb derselben Plattform zu ermöglichen. Unternehmen können auch CSAT-Umfragen nach Gesprächen senden, um die Kundenzufriedenheit zu messen.

Teamzusammenarbeit: Verbesserung der internen Kommunikation

Respond.io erleichtert Teammitgliedern die Zusammenarbeit im Team-Posteingang. Durch interne Kommentare können Agenten Hintergrundinformationen über einen Kontakt für weitere Follow-ups bereitstellen.

Agenten können auch ihre Teamkollegen markieren, um zu diskutieren, wie man am besten einem Kunden helfen kann oder komplexe Fälle zu eskalieren, wann immer nötig. Am besten ist, dass Agenten überall mit der respond.ioMobile App problemlos zusammenarbeiten, mit Kunden chatten und ihre Aufgaben verwalten können.

Leistungsüberwachung: Erkenntnisse zur Verbesserung gewinnen

Manager können Echtzeitkennzahlen mit dem Analytics-Dashboard von respond.io verfolgen, um die Agentenleistung, das Kundenengagement und die Reaktionszeiten zu messen.

Hochwertige Gespräche können gefiltert und überprüft werden, indem ein benutzerdefinierter Posteingang verwendet wird, um Kundeninteraktionen zu optimieren und die Servicequalität insgesamt zu verbessern.

WhatsApp CRM: Wichtige Erkenntnisse

Der beste Weg, WhatsApp mit einem CRM zu verbinden, besteht darin, die WhatsApp API mit einer Messaging-zuerst-Plattform wie respond.io zu verwenden, die sich nahtlos in dein bestehendes CRM integriert. Dies ermöglicht es Unternehmen, WhatsApp-Konversationen effektiv zu verwalten, während die Kundendaten organisiert bleiben.

Unternehmen im Bereich F&B, Gastgewerbe, Gesundheitswesen, Bildung, Immobilien und Einzelhandel haben mit diesem Ansatz echte Ergebnisse erzielt. Schau dir unsere Kundenstorys an, um zu sehen, wie Unternehmen die Reaktionszeiten verbessern, Workflows automatisieren und mehr Gespräche ohne zusätzlichen Aufwand führen.

Jetzt ist es an der Zeit, dies in die Praxis umzusetzen. Registriere dich für die WhatsApp Business API von respond.io und beginne noch heute, WhatsApp-Gespräche effektiver zu verwalten!

Weiterführende Informationen

Brauche einen ausführlicheren Artikel, um deine Marketing-, Vertriebs- und Unterstützungsreise mit respond.io zu starten? Hier sind einige Blogs, die dir helfen könnten.

• WhatsApp-Marketing: Ein Leitfaden für eine erfolgreiche Kampagne

• So nutzen Sie WhatsApp für den Vertrieb

• WhatsApp Kundenservice: WhatsApp für den Support nutzen