WhatsApp Auto Antwort in 4 einfachen Schritten: Vollständige Anleitung (+18 Beispiele)

Möchten Sie WhatsApp Auto Antwort für Ihr Unternehmen oder für Ihr WhatsApp Marketing einrichten? Sie sind've an der richtigen Stelle. In diesem Artikel erklären wir, was WhatsApp Auto Antwort ist, wie man es in der WhatsApp Business App und WhatsApp Business API einrichtet. und versorgen Sie mit Beispiel WhatsApp Auto-Antwort-Nachrichten.

Was ist WhatsApp Auto Antwort?

Automatische Antwort in WhatsApp ist eine Funktion, die es Unternehmen ermöglicht, automatisierte Nachrichten zu versenden, wenn diese nicht verfügbar sind, um auf eingehende WhatsApp-Nachrichten zu antworten.

Es gibt 2 gebräuchliche Arten von Auto-Antwort-Nachrichten für WhatsApp:

• Grußnachrichten: Willkommensnachrichten, die Unternehmen verschicken, wenn Kunden zum ersten Mal oder nach 14 Tagen eine Unterhaltung starten

• Abwesende Nachrichten: Nachrichten, die auf Kunden außerhalb von Geschäftszeiten antworten

Als Geschäftsinhaber sind Auto-Antwort-Nachrichten eine praktische Funktion. Im nächsten Abschnitt erläutern wir, wie es Ihrem Unternehmen hilft.

5 Vorteile von WhatsApp Auto-Antwort

Die Leute erwarten, dass die Kommunikation über Sofortnachrichten sofort erfolgen wird, unabhängig von der Tageszeit. Dies ist jedoch nicht immer möglich durch begrenzte Betriebszeiten, Personalmangel, lange Wartezeiten und mehr.

WhatsApp hat eine Lösung in Form von automatischen Antworten entwickelt. Unternehmen können den Kundenservice verbessern, indem sie die Kunden über ihre Verfügbarkeit informieren und auch die Reaktionszeiten zu erhöhen die Kundenzufriedenheit.

Es gibt viele Vorteile für die Verwendung von automatischen Antworten für WhatsApp, aber wir weisen auf die 3 wichtigsten hin.

1. Kundenerwartungen verwalten

Setzen Sie die Erwartungen an die Reaktionszeit, indem Sie die Kunden über Ihre Verfügbarkeit informieren.

2. Erstelle einen positiven ersten Eindruck

Erste Eindrücke sind wichtig. Eine qualitativ hochwertige, schnelle Antwort auf eine Kundenanfrage setzt den Ton für den Rest der Kundenreise mit Ihrem Unternehmen. Es reduziert die Chancen Ihres Kunden zu fallen und reduziert die Chancen auf verlorene Umsätze.

3. Kundendaten sammeln

Sammeln Sie Kundeninformationen mit einer Vor-Chat-Umfrage für Agenten, die die Unterhaltung verfolgen können.

Aber das ist nicht alles. Wir haben zwei Bonusvorteile, die Sie mit einer WhatsApp Auto-Antwort gewinnen können.

4. Verkaufschancen erhöhen

Durch die Automatisierung von routinemäßigen Antworten, wie FAQ-Antworten, können Unternehmen sicherstellen, dass sie nie eine Verkaufschance verpassen, auch wenn Ihr Team nicht verfügbar ist. Automatische Antworten können dazu beitragen, einen Vorsprung auf der Kundenreise mit minimalen Ressourcen zu bewegen.

5. Arbeitskosten senken

Durch die Automatisierung gemeinsamer Reaktionen können Unternehmen den Bedarf an einem großen Support-Team verringern, die Arbeitskosten sparen und gleichzeitig einen effizienten Kundenservice erhalten. Zusätzlich können Autoantworten während der Aktionen oder saisonalen Stürzen nahtlos mit erhöhten Anfragen umgehen, ohne zusätzliche Ressourcen zu benötigen. Dies gewährleistet auch in Zeiten hoher Nachfrage ein konsistentes Engagement.

Wie man WhatsApp Auto Antwort auf WhatsApp Business App einrichtet

Unternehmen erstellen automatische Antworten, um den Kunden zu versichern, dass sie bei der Verwaltung von Reaktionszeiterwartungen und der Verbesserung der Kundenerfahrung nicht vernachlässigt werden. Es ist jedoch nur für WhatsApp Business solutions verfügbar.

Unternehmen können automatische Antworten für eingehende Nachrichten auf WhatsApp via Folgendes einrichten:

• WhatsApp Business App

• WhatsApp Business API

Beginnen wir mit der WhatsApp Business App. In der WhatsApp Business App gibt es 2 Arten von WhatsApp Auto-Antwort-Nachrichten, die Sie erstellen können: Grußnachrichten und Abwesenheitsnachrichten. Öffnen Sie die WhatsApp Business App und folgen Sie den Schritten.

Grußnachricht einrichten

Schritt 1: Gehe zuGeschäftswerkzeuge

Schritt 2: Aktiviere Grußnachricht

Schritt 3: Erstelle deine Nachricht

Schritt 4: Wählen Sie Empfänger

Eine Abwesenheitsnachricht einrichten

Schritt 1: Gehe zuBusiness-Tools > Wähle Abwesenheitsnachricht

Schritt 2: Personalisieren Sie Ihre Nachricht

Schritt 3: Setze deinen Zeitplan

Sie können die Zeit für den Versand Ihrer Nachrichten auf drei Arten auswählen.

1. Senden Sie immer: Verwenden Sie diese, wenn Sie für einen längeren Zeitraum verfügbar sind.

2. Bei einem benutzerdefinierten Zeitplan: Dies ist für automatische Antworten, die zu einer bestimmten Tageszeit gesendet werden sollen.

3. Außerhalb Ihrer Geschäftszeiten: Stellen Sie dies ein, wenn Ihr Unternehmen nicht in Betrieb ist.

Schritt 4: Empfänger auswählen

Dies ist ausreichend, wenn Sie ein kleines Unternehmen führen. Es gibt jedoch Einschränkungen, wenn Sie mehr leistungsfähige Automatisierungsfunktionen benötigen.

4 Einschränkungen der WhatsApp Auto Antwort mit WhatsApp Business App App

Obwohl WhatsApp Auto-Antworten viel zu bieten haben, sollten sie sich auch ihrer Mängel bewusst sein. Schauen wir uns das als Nächstes an.

Begrenzte Personalisierungsoptionen für komplexe Szenarien

Anpassungsoptionen sind begrenzt. Während Sie Nachrichten personalisieren können, können sie nur so weit gehen. Personalisierungsoptionen sind auf Artikel wie den Kundennamen beschränkt.

Letzten Endes gibt es nur so viel WhatsApp Business App. Die automatische Antwortfunktion kann nur einen neuen Kunden begrüßen und ankündigen, dass Ihr Unternehmen geschlossen ist und wann eine Antwort erwartet werden soll.

Keine Follow-Up-Nachrichten oder erweiterte Funktionen

Automatische Antworten funktionieren nur als erste Reaktion. Sie können Kundenanfragen nicht weiterverfolgen. Stellen Sie sicher, dass Ihre Kunden wissen, dass ein Agent mit ihnen in der Auto-Antwort-Nachricht nachverfolgen wird.

Fehlkommunikationsrisiko

Während automatische Antworten darauf ausgelegt sind, schnelle Antworten zu gewährleisten, kann das Versenden von generischen Antworten die Anfrage des Kunden nicht genau adressieren, was zu Frustration oder Verwirrung führt. Automatische Antworten auf WhatsApp Business App sind nicht in der Lage, sich an sich verändernde Kontexte anzupassen oder mehrdeutige Kundennachrichten zu klären, die häufig manuelles Eingreifen erfordern.

Begrenzte Analysen und Einblicke

Über die WhatsApp Business App gibt es keine Möglichkeit, die Leistung von automatischen Antworten zu verfolgen. Metriken wie Anzahl der gesendeten Nachrichten oder Verlobungsraten sind in der App nicht verfügbar

Wie können Unternehmen diese Einschränkungen der WhatsApp Business App überwinden?

Die Lösung? WhatsApp API für automatische Antworten verwenden

Die Integration von WhatsApp API mit einem Chatbot wie Respond.ios AI Agent ist die beste Option für mittlere und große Unternehmen. Dies sind einige Gründe dafür.

Erweiterte Anpassungsoptionen

WhatsApp API ermöglicht erweiterte Anpassungsoptionen, was bedeutet, dass Sie Antworten auf spezielle Kundenwünsche und -wünsche anpassen können und somit das Benutzererlebnis verbessern können. Außerdem können Sie auch WhatsApp Nachrichten und WhatsApp Massenmitteilungen je nach Bedarf konfigurieren.

Reduzierte Reaktionszeit

Chatbots bieten sofortige Antworten auf Kundenanfragen, verbessern das allgemeine Kundenerlebnis und verhindern Frustration vor langen Wartezeiten.

Verbesserte Lead Nurturing und Engagement

Die WhatsApp API unterstützt fortgeschrittene Automatisierungsfunktionen, die Unternehmen in die Lage versetzen, Leads effektiv zu fördern und Kunden während ihrer gesamten Reise einzubinden. Senden Sie rechtzeitige Nachrichten, um Leads durch den Verkaufs-Trichter zu führen oder geben Sie zusätzliche Informationen.

Integration mit anderen Tools für nahtlose Workflows

Die WhatsApp API integriert sich nahtlos in verschiedene Business-Tools, wodurch effiziente Workflows und ein einheitliches Kundenerlebnis ermöglicht werden. Integrieren Sie Software wie CRMs und E-Commerce-Plattformen und sogar andere Automationssoftware wie Zapier und Make, aber vergessen Sie nicht sicherzustellen, dass sie ein WhatsApp CRM sind!

Als nächstes zeigen wir Ihnen, wie Sie einen WhatsApp Auto-Antwort-Chat einrichten.

Wie Sie WhatsApp Auto Antwort mit WhatsApp API in 4 Schritten einrichten

In diesem Abschnitt zeigen wir Ihnen, wie Sie automatische Antworten auf WhatsApp API auf respond.io einrichten, einer AI-basierten Kundenkommunikations-Management-Software.

Schritt 1: Verbinden Sie Ihr WhatsApp-Konto mit der API

Sie müssen einWhatsApp API Konto verbinden, um zu antworten. io. Sie haben noch kein WhatsApp API-Konto? Hier ist , wie man einen in Minuten erhält.

Schritt 2: Automatische Antwortvorlagen erstellen

Nach Fertigstellung öffnen Sie respond.io und navigieren zu Workflows > Alle Vorlagen.

Während Sie einen Workflow von Grund auf erstellen können, wird diese Workflow-Vorlage Sie für einen einfachen Start mit einem WhatsApp Auto-Antwort-Chatbot einrichten.

Schritt 3: Automatische Antworten zu Workflow-Automatisierungen hinzufügen

Hier können Sie die Template-Beschreibung lesen und den Workflow-Entwurf ansehen. Wie Sie sehen können, enthält diese Vorlage eine Begrüßung und eine Abwesenheitsmeldung, die je nach Geschäftszeit ausgelöst wird.

Sie können praktisch alles in Ihrem Workflow anpassen. Beginnen Sie mit der Angabe Ihrer Geschäftszeiten im Datum & Zeit Schritt. Dann bearbeiten Sie die Willkommens- und Abwesenheitsmeldungen.

Schritt 4: Testen und optimieren Sie Ihre Auto-Antworten

Schließlich sollten Sie die Leistung Ihrer automatischen Antworten überprüfen. Wenn Kunden schlecht auf automatische Antworten reagierten, dann sollten Sie die Kopie optimieren. Wiederholen Sie diesen Prozess, bis Sie das gewünschte Ergebnis erhalten.

Sie können auch Antwort- AI Agent verwenden, um automatisch Kundenanfragen zu beantworten und zu den entsprechenden Teams zu gelangen.

Damit haben Sie einen einfachen WhatsApp automatischen Antwort-Workflow für eingehende Nachrichten erstellt. Jetzt, wo Sie wissen, wie Sie die automatische Antwort in WhatsApp einstellen, sind Sie bereit, richtig zu gehen? Erst wenn Sie sich die besten Methoden ansehen, wenn Sie eine erstellen.

5 Best Practices für WhatsApp Auto Antwort

Es ist entscheidend, jede Nachricht richtig zu bekommen, auch für Auto-Antworten. Vermeiden Sie unpersönliche oder generische Nachrichten, da Kunden erwarten eine menschenklingende Interaktion. Hier sind 5 Praktiken, denen du folgen kannst, um eine einfache, aber effektive Auto-Antwort Nachricht zu erstellen:

1. Empfangsbestätigung der Nachricht des Kunden bestätigen

Verwenden Sie automatische Antwortnachrichten, um den Erhalt einer Kundennachricht'zu bestätigen und ihm zu versichern, dass sie'empfangen wurde und bearbeitet wird.

2. Leeren Sie einen Zeitrahmen für die Nachverfolgung

Lassen Sie den Benutzer wissen, ob er während der Arbeitszeit mit einer Antwort rechnen kann oder ob es zu Verzögerungen kommt. Geben Sie diese Verzögerung an und vermeiden Sie Phrasen wie „Wir werden Sie so schnell wie möglich erreichen“.

3. Nachrichten klar und präzise halten

Antworten kurz halten und auf den Punkt bringen. Nur wesentliche Informationen enthalten, die auf eine klare, leicht verständliche Art und Weise präsentiert werden.

4. Jede Nachricht personalisieren

Lass jede Nachricht sich persönlich fühlen. Verwenden Sie den Namen Ihres Kunden's und andere relevante Daten, um personalisierte Nachrichten zu senden. Auf respond.io können Sie Platzhalter mit dem Namendynamische Variablenverwenden, um Kundennamen, Datum, Bestellnummern und mehr einzubinden.

5. Halten Sie Ihren Markenton und Ihre Stimme

Stellen Sie sicher, dass Ihre WhatsApp Auto-Antwort Nachrichten Ihre Marke's einzigartige Stimme widerspiegeln. Passen Sie den Ton, die Sprache und den Inhalt an, um Ihre Marke's Persönlichkeit und Werte anzupassen und die Kundenerkennung zu verbessern.

Mit diesen Best Practices haben wir Ihnen Nachrichtenproben zur Verfügung gestellt, die Sie für verschiedene Situationen verwenden können.

18 Beispielnachrichten für WhatsApp Auto-Antwort:

Eine WhatsApp Auto-Antwort sollte auf unterschiedliche Situationen oder gewünschte Ergebnisse zugeschnitten sein. Hier sind 18 WhatsApp Auto-Antwort-Beispiele, die Sie verwenden sollten.

Willkommensnachrichten

1. "Hallo 👋! Vielen Dank, dass Sie sich an [Geschäftsnamen] wenden. Wie können wir Ihnen heute helfen?"

2. "Hallo! Willkommen bei [Geschäftsnamen]. Wir haben all Ihre IT-Bedürfnisse unter einem Dach. Los geht's. 😃"

3. "Grüße von [Geschäftsname]! Wir haben'hier um zu helfen. Erzähl uns mehr darüber, wonach du'erneut suchst."

Nachstundennachrichten

1. Hey da [name]! Vielen Dank, dass Sie uns erreicht haben. Wir sind derzeit nicht im Büro. Wir werden uns umgehend mit Ihnen in Verbindung setzen.“

2. „Du hast uns erreicht, während wir weg sind. :worry ed_face: Wir sind täglich ab 9:00 Uhr verfügbar. bis 18.00 Uhr. Wir helfen Ihnen gerne, wenn wir zurück sind.“

3. "Hi! Vielen Dank für die Nachricht. Wir sind gerade für das Wochenende weg. Für dringende Fragen wenden Sie sich bitte an [Notrufdetails einfügen]."

Feiertags-Grüße

1. “Frohe Weihnachten!🎅🎄Wir sind für die nächsten Tage weg und kehren auf [date] zurück. Wir freuen uns auf Ihren Dienst, wenn wir wieder zurück sind. 🙂”

2. “Saisongrüße von uns allen bei [Your Business Name]! Wir wünschen Ihnen in dieser Ferienzeit Freude, Gesundheit und Glück. Wie können wir Ihnen heute helfen?

3. Frohes Feiertag [name]! Geben Sie [code] ein, wenn Sie auschecken, um Ihr [discount] heute zu beanspruchen!“

Lead Capture Nachrichten

1. „Möchten Sie mehr über [Ihr Produkt/Service] erfahren? Hinterlassen Sie Ihre Daten und wir senden Ihnen alles, was Sie wissen müssen!

2. Hallo! 👋 Wir würden uns freuen, exklusive Angebote und Updates mit Ihnen zu teilen. 🛍️ Lassen Sie uns einfach wissen, an welchem Produkt Sie interessiert sind, um in der Schleife zu bleiben! 🔄”

3. „Willst du zusätzliche Deals? Haben Sie Fragen oder benötigen Sie weitere Informationen? 🤓 Legen Sie Ihre Daten hierher und wir melden uns umgehend bei Ihnen! ⏳”

Feedback-Anfragen

1. „Wir schätzen Ihre Meinung! 🗣️ Wie war Ihre Erfahrung mit uns? Lassen Sie es uns wissen, damit wir Sie besser betreuen können. 👍”

2. „Wie haben wir heute getan? Lassen Sie es uns wissen – es dauert nur einen Augenblick, und es hilft uns, Ihre zukünftigen Erfahrungen zu verbessern!“

3. „Wir wünschen Ihnen viel Spaß mit [spezifischen Produkten/Dienstleistung]! Sag uns, was du denkst – wir sind immer auf der Suche nach Verbesserungen.“

Produkt-oder Service-Updates

1. "Hey da! Vielen Dank, dass Sie uns kontaktiert haben. Schauen Sie sich unser heißes neues Produkt an [Produktnamen und Link einfügen]. Bestellen Sie jetzt und erhalten Sie 10% Rabatt auf Ihren ersten Einkauf!"

2. “Spannende Neuigkeiten! 🎉 Wir haben gerade [Neues Produkt/Service] gestartet. Schau es dir an und lass uns wissen, was du denkst!“

3. “Große Neuigkeiten! 🗞️ Wir haben etwas Besonderes für Sie: [Produkt/Service-Update]. Bereit zum Erfahren? 🌟”

Sind diese nicht genug? Keine Sorge. Wir haben einen Artikel, der noch mehr WhatsApp Auto-Antwort-Nachrichten Samples enthält, die Sie für Inspirationen verwenden können.

Wie Sie sehen können, ist das Einrichten von automatischen Antworten auf WhatsApp mehr als nur eine Bequemlichkeit. Es ist ein strategischer Schritt zur Verbesserung der Kundeninteraktion. Mit unseren Mustern und Richtlinien sind Sie gut gerüstet, um Autoantworten zu erstellen, die bei Ihren Kunden ankommen und die einzigartige Stimme Ihrer Marke widerspiegeln.

Worauf warten Sie also? Starte das Senden von WhatsApp Auto-Antwort-Nachrichten auf der führendenKonversationelle KI Plattformund markierten Meta Business Partner. Melden Sie sich für ein kostenloses Respond.io-Kontoundan und verbinden Sie Ihr WhatsApp API-Konto, um noch heute loszulegen.

FAQs zu WhatsApp Auto Antwort

1. Kann ich WhatsApp Auto-Antwort-Nachrichten für verschiedene Kunden anpassen?

Ja, Sie können, aber nur auf der WhatsApp API. Auf respond.io können Sie einen Workflow nach Segmentnachrichten an verschiedene Zielgruppen einrichten.

2. Kann ich automatische Antworten für bestimmte Zeiten planen?

Ja. In der WhatsApp Business App können Sie nur für entfernte Nachrichten einen Zeitplan festlegen. Auf der WhatsApp API können Sie jederzeit automatisch Antworten für jede Art von Situationen, einschließlich Abwesenheitsnachrichten, senden Werbesendungen, Terminbuchungen und mehr.

3. Gibt es ein Limit für die Anzahl der automatischen Antworten, die ich senden kann?

Die WhatsApp Business App hat keine Grenzen. Auf der WhatsApp API gibt es jedoch ein Limit um eine von Unternehmen initiierte Nachricht zu senden.

4. Ist es möglich, automatische Antworten für verschiedene Kunden zu personalisieren?

Ja. In der WhatsApp Business App können Sie das Publikum so einstellen, dass Sie Ihre Gruß- oder Abwesenheitsnachrichten erhalten. Auf der WhatsApp API können Sie Segmentgruppen je nach Faktoren wie der Aufnahme durch eine Anzeige zurück Kunden und antwortete auf einen Rundfunk.

5. Gibt es automatische Antworten für Gruppen-Chats?

Ja, Sie können automatische Antworten für Gruppenchats in der WhatsApp Business App einrichten. Momentan unterstützt die WhatsApp API keine Gruppenchats, daher können Sie dort keine automatischen Antworten senden.

6. Was sind häufige Fehler in automatischen Antworten zu vermeiden?

• Vermeiden Sie generische Antworten. Versuchen Sie, Ihre Nachrichten dort zu personalisieren, wo Sie können. Auf respond.io können Sie dynamische Variablen verwenden, um den Kundennamen, seine Kontaktdaten oder den Namen Ihres Agenten hinzuzufügen.

• Vergewissern Sie sich, dass Ihre automatische Antwort relevant ist. Das Senden einer irrelevanten Nachricht kann dazu führen, dass Ihr Konto markiert oder sogar gesperrt wird

• Überversprechen Sie keine Antwortzeiten. Die Verpflichtung zu unrealistischen Reaktionszeiten kann zu Kundenabbrüchen führen und eine negative Wahrnehmung über Ihr Unternehmen auslösen

Weiterführende Hinweise

Möchten Sie mehr darüber erfahren, wie WhatsApp Ihrem Unternehmen zugute kommen kann? Sieh dir folgende Artikel unten an:

• Interaktive WhatsApp Nachricht verwenden

• Ein Leitfaden zum Einrichten des WhatsApp QR Codes für Ihr Unternehmen

• Wie man die Verkäufe auf WhatsApp schließt