Sie möchten eine automatische WhatsApp-Antwort für Ihr Unternehmen einrichten? Dann sind Sie hier genau richtig. In diesem Artikel erklären wir, was eine automatische WhatsApp-Antwort ist, wie man automatische Antworten in der WhatsApp Business App und WhatsApp Business API einrichtet und stellen Ihnen ein Beispiel für eine automatische Antwortnachricht zur Verfügung.
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Was sind automatische Antworten in WhatsApp?
Die automatische Antwort in WhatsApp ist eine Funktion, die es Unternehmen ermöglicht, automatische Nachrichten zu senden, wenn sie nicht verfügbar sind, um auf eingehende WhatsApp-Nachrichten zu antworten.
Es gibt zwei gängige Arten von automatischen Antwortnachrichten für WhatsApp:
- Begrüßungsnachrichten: Begrüßungsnachrichten, die Unternehmen senden, wenn Kunden zum ersten Mal ein Gespräch beginnen oder nach 14 Tagen
- Abwesenheitsnachrichten: Nachrichten, die sich an Kunden außerhalb der Geschäftszeiten richten
Als Geschäftsinhaber sind automatische Antwortnachrichten eine praktische Funktion. Im nächsten Abschnitt erklären wir, wie sie Ihrem Unternehmen hilft.
Warum Auto Reply WhatsApp verwenden?
Die Menschen erwarten, dass die Kommunikation über Instant Messaging unabhängig von der Tageszeit sofort erfolgt. Dies ist jedoch aufgrund begrenzter Betriebszeiten, Personalmangels, langer Warteschlangen und anderer Faktoren nicht immer möglich.
WhatsApp hat eine Lösung in Form von Auto-Antworten eingeführt. Unternehmen können ihren Kundenservice verbessern, indem sie ihre Kunden über ihre Erreichbarkeit informieren und auch die Reaktionszeiten verbessern, um die Kundenzufriedenheit zu erhöhen.
Die Verwendung von automatischen Antworten für WhatsApp hat viele Vorteile, unter anderem:
- Setzen Sie Erwartungen an die Reaktionszeit, indem Sie die Kunden über Ihre Verfügbarkeit informieren.
- Hinterlassen Sie bei neuen Kunden einen starken ersten Eindruck mit einer schnellen und herzlichen Willkommensnachricht
- Sammeln Sie Kundeninformationen mit einer Umfrage vor dem Chat, damit die Agenten das Gespräch weiterverfolgen können.
Auch wenn die automatischen WhatsApp-Antworten den Unternehmen viel zu bieten haben, sollten sie sich auch ihrer Unzulänglichkeiten bewusst sein. Schauen wir uns das als Nächstes an.
Beschränkungen der automatischen WhatsApp-Antworten
Erstens funktionieren automatische WhatsApp-Antworten am besten für einfache, einmalige Nachrichten. Für komplexe Nachrichten oder Anfragen benötigen Sie einen Menschen oder einen KI-Agenten, der auf Kundennachrichten antwortet.
Außerdem funktionieren automatische Antworten nur als erste Antwort. Sie können nicht auf Kundenanfragen reagieren. Stellen Sie sicher, dass Ihre Kunden in der automatischen Antwortnachricht wissen, dass sich ein Mitarbeiter mit ihnen in Verbindung setzen wird.
Und schließlich sind die Anpassungsmöglichkeiten begrenzt. Sie können Nachrichten zwar personalisieren, aber nur bis zu einem gewissen Grad. Die Personalisierungsoptionen sind auf Elemente wie den Kundennamen beschränkt.
Nun, da Sie die Vorteile und Grenzen der automatischen Antworten in WhatsApp kennen, wollen wir uns ansehen, wie man sie einrichtet.
Wie man die automatische Antwort in WhatsApp Business Solutions einrichtet
Unternehmen erstellen automatische Antworten, um Kunden zu versichern, dass sie nicht vernachlässigt werden, um die Erwartungen an die Reaktionszeit zu erfüllen und um die Kundenerfahrung zu verbessern. Allerdings ist diese Funktion nur für WhatsApp Business-Lösungen verfügbar.
Unternehmen können automatische Antworten für eingehende Nachrichten auf WhatsApp einrichten:
Als Nächstes werden wir Sie durch die Schritte führen, die erforderlich sind, um die automatische Antwort in WhatsApp einzurichten. Beginnen wir mit der WhatsApp Business App.
Wie man die automatische Antwort in der WhatsApp Business App einrichtet
In diesem Abschnitt erfahren Sie, wie Sie automatische Antworten in der WhatsApp Business App einrichten können.
Um eine Begrüßungsnachricht einzustellen, gehen Sie zu Business Tools, wählen Sie Begrüßungsnachricht, erstellen Sie Ihre Nachricht und speichern Sie die Änderungen. Sie können auch festlegen, wer Ihre Begrüßungsnachrichten erhält, indem Sie bestimmte Kontakte ein- oder ausschließen.
Um dann eine Abwesenheitsnachricht einzustellen und zu aktivieren, gehen Sie zu Business Tools, wählen Sie Abwesenheitsnachricht, personalisieren Sie Ihre Nachricht und speichern Sie die Änderungen.
Als Nächstes müssen Sie eine von drei Möglichkeiten wählen, um Ihre Abwesenheitsnachrichten zeitlich festzulegen:
- Immer senden: Verwenden Sie diese Option, wenn Sie für einen längeren Zeitraum verfügbar sind.
- Nach einem benutzerdefinierten Zeitplan: Dies ist für automatische Antworten, die zu einer bestimmten Tageszeit gesendet werden sollen.
- Außerhalb Ihrer Geschäftszeiten: Stellen Sie dies ein, wenn Ihr Unternehmen nicht in Betrieb ist.
Die automatische Beantwortung für die WhatsApp Business App bringt jedoch einige Nachteile mit sich, darunter:
- Die Unmöglichkeit, automatische Antworten für verschiedene Gruppen von Empfängern anzupassen
- Abwesenheitsnachricht funktioniert nur während vordefinierter Zeiten außerhalb der Geschäftszeiten
- Die Unfähigkeit, Software von Drittanbietern zu integrieren, um eine weitere Automatisierung zu ermöglichen
Letzten Endes kann die WhatsApp Business App nur eine bestimmte Menge tun. Die automatische Antwortfunktion kann nur einen neuen Kunden begrüßen und mitteilen, dass Ihr Unternehmen geschlossen ist und wann Sie eine Antwort erwarten können.
Dies ist ausreichend, wenn Sie ein kleines Unternehmen führen. Wenn Ihr Unternehmen jedoch wächst, müssen Sie stattdessen WhatsApp Business API verwenden. Im nächsten Abschnitt werden wir besprechen, wie Sie es mit respond.io verwenden können.
Wie man automatische Antworten in WhatsApp Business erstellt API on respond.io
Für größere Unternehmen benötigen Sie eine Plattform, die erweiterte Funktionen für die Automatisierung von Nachrichten bietet - hier kommt WhatsApp Business API ins Spiel.
Mit WhatsApp Business API können Unternehmen die Beantwortung von Kundenanfragen automatisieren, Kundeninformationen erfassen und den Vertrieb und Kundensupport automatisieren, was wiederum die Kundenbindung und -zufriedenheit erhöht.
Bevor Sie die automatische Antwort in WhatsApp Business API mit dem Modul Workflows vonrespond.io einrichten können, müssen Sie ein WhatsApp-Konto API mit respond.io verbinden.
Folgen Sie nun der Schritt-für-Schritt-Anleitung, um die automatische Antwort in WhatsApp Business API einzurichten.
1. Suchen Sie im seitlichen Navigationsmenü nach Workflowsund klicken Sie auf Workflow hinzufügen.
2. Setzen Sie den Workflow-Auslöser auf " Gespräch eröffnet".
3. Hinzufügen der Schritt Datum & Uhrzeit um Ihre Geschäftszeiten festzulegen.
Nachrichten, die während der Geschäftszeiten verschickt werden, fallen in den Erfolgszweig, während Nachrichten, die nach den Geschäftszeiten verschickt werden, in den Misserfolgszweig fallen.
4. Klicken Sie auf die Schaltfläche + unter den Zweigen "Erfolg" und "Misserfolg", um Folgendes hinzuzufügen Nachricht senden.
Stellen Sie sicher, dass Sie WhatsApp als Ihren Kanal auswählen. Schließlich verfassen Sie Ihre Begrüßungs- und Abschiedsnachrichten unter Text.
5. Fügen Sie den Schritt " Eine Frage stellen " hinzu, um Informationen über Kunden zu erhalten, damit Sie sie zu einem späteren Zeitpunkt kontaktieren können.
Die Antworten können als Variablen, Kontaktfelder oder Tags gespeichert werden, um in anderen Teilen des Workflows verwendet zu werden. Sobald Sie Ihren Workflow eingerichtet haben, speichern und veröffentlichen Sie ihn.
Jetzt, wo Sie wissen, wie man eine automatische Antwort in WhatsApp einrichtet, können Sie loslegen, oder? Nicht, solange Sie sich nicht mit den besten Praktiken bei der Erstellung einer solchen Nachricht befassen.
WhatsApp Automatische Antwort: Bewährte Praktiken
Es ist wichtig, jede Nachricht richtig zu formulieren, auch bei automatischen Antworten. Vermeiden Sie unpersönliche oder generische Nachrichten, da die Kunden eine menschlich klingende Interaktion erwarten. Im Folgenden finden Sie fünf Methoden, mit denen Sie eine einfache, aber effektive automatische Antwortnachricht erstellen können:
- Empfangsbestätigung: Verwenden Sie automatische Antwortnachrichten, um den Empfang der Nachricht eines Kunden zu bestätigen und ihm damit zu versichern, dass er sie erhalten hat und sie bearbeitet wird.
- Geben Sie einen klaren Zeitrahmen an: Teilen Sie den Nutzern mit, ob sie eine Antwort während der Arbeitszeit erwarten können oder ob es eine Verzögerung gibt. Geben Sie diese Verzögerung an und vermeiden Sie Formulierungen wie "Wir werden uns so schnell wie möglich bei Ihnen melden".
- Klar und prägnant: Halten Sie automatische Antworten kurz und präzise. Enthalten Sie nur wesentliche Informationen, die klar und verständlich dargestellt sind.
- Personalisieren Sie jede Nachricht: Geben Sie jeder Nachricht eine persönliche Note. Verwenden Sie den Namen Ihres Kunden und andere relevante Details, um personalisierte Nachrichten zu versenden. Auf respond.io können Sie Platzhalter, so genannte dynamische Variablen, verwenden, um Kundennamen, Daten, Bestellnummern und mehr aufzunehmen.
- Kommunizieren Sie mit Ihrer Markenstimme: Stellen Sie sicher, dass Ihre automatischen WhatsApp-Antwortnachrichten die einzigartige Stimme Ihrer Marke widerspiegeln. Passen Sie den Ton, die Sprache und den Inhalt an die Persönlichkeit und die Werte Ihrer Marke an, um den Wiedererkennungswert für Ihre Kunden zu erhöhen.
Mit diesen bewährten Verfahren im Hinterkopf haben wir Nachrichtenmuster bereitgestellt, die Sie für verschiedene Situationen verwenden können.
WhatsApp Auto Reply Message Sample: 15 Beispiele, die Sie verwenden können
Es gibt viele Möglichkeiten, eine automatische Antwort für Kunden auf WhatsApp Business zu erstellen. Sie kann auf verschiedene Situationen oder gewünschte Ergebnisse zugeschnitten werden.
Daher haben wir fünf Arten von Situationen unterschieden: Begrüßungsnachrichten, Abwesenheitsnachrichten, Lead Capture, geschäftliche Updates und saisonale Nachrichten. Hier sind 15 Beispiele für automatische WhatsApp-Antwortnachrichten, die Sie verwenden sollten.
Grußbotschaften WhatsApp Auto Reply Muster
Grußbotschaften sind Ihre erste Chance, einen guten ersten Eindruck zu hinterlassen. Sie sollten einladend und informativ sein und den Ton für das Gespräch vorgeben.
- "Hallo 👋! Vielen Dank, dass Sie sich an [Name des Unternehmens] wenden. Wie können wir Ihnen heute helfen?"
- "Hallo zusammen! Willkommen bei [Name des Unternehmens]. Wir haben alle Ihre IT-Bedürfnisse unter einem Dach. Lassen Sie uns loslegen. 😃"
- "Grüße von [Name des Unternehmens]! Wir sind hier, um Ihnen zu helfen. Erzählen Sie uns mehr darüber, wonach Sie suchen."
Abwesenheitsnachricht WhatsApp Automatische Antwort Muster
Abwesenheitsnachrichten sind wichtig, um die Erwartungen der Kunden zu erfüllen, wenn Sie oder Ihre Mitarbeiter nicht verfügbar sind. Sie sollten die Kunden über Ihre Abwesenheit informieren und darüber, wann sie eine Antwort erwarten können.
- "Hallo! Wir sind derzeit offline. Unsere Geschäftszeiten sind [Stunden einfügen]. Wir melden uns in 24 Stunden wieder bei Ihnen!"
- "Danke für die Nachricht. Wir sind gerade nicht im Büro, werden aber gleich morgen früh antworten. Wenn Sie eine schnellere Antwort benötigen, besuchen Sie bitte unsere hier verlinkte FAQ-Seite."
- "Hallo! Sie haben uns nach Feierabend erwischt. Hinterlassen Sie Ihre Nachricht und wir antworten Ihnen umgehend während unserer Geschäftszeiten [Stunden einfügen].
Lead Capture WhatsApp Auto Reply Muster
Mit effektiven Lead Capture-Nachrichten können Sie wichtige Informationen sammeln und potenziellen Kunden zeigen, dass Sie ihr Interesse schätzen.
- "Vielen Dank für Ihr Interesse an unseren Dienstleistungen! Könnten Sie bitte Ihren Namen und Ihre E-Mail-Adresse angeben, damit wir Ihnen weitere Informationen zusenden können?"
- "Wir freuen uns darauf, mit Ihnen in Kontakt zu treten! Könnten Sie uns zunächst ein paar Details darüber mitteilen, wonach Sie suchen?"
- "Hallo! Wir werden Ihnen die gewünschten Informationen zukommen lassen. Bitte hinterlassen Sie Ihre Kontaktdaten und wir melden uns in Kürze bei Ihnen."
Business Updates WhatsApp Auto Reply Muster
Verwenden Sie diese Nachrichten, um Kunden über wichtige geschäftliche Aktualisierungen wie Notfälle oder Verzögerungen bei den Reaktionszeiten zu informieren. Seien Sie proaktiv, um die Erwartungen der Kunden zu erfüllen und einen reibungsloseren Ablauf zu gewährleisten.
- "Wir aktualisieren unser System, um Sie besser bedienen zu können. Unsere Dienste werden bis zum [Datum und Uhrzeit] vorübergehend nicht verfügbar sein. Vielen Dank für Ihre Geduld"
- "Wir haben derzeit ein hohes Aufkommen an Nachrichten. Wir werden Ihre Nachricht so schnell wie möglich beantworten."
- "Hallo! Wir entschuldigen uns für die Unterbrechung, die Sie mit unserem [Dienst] erleben. Unser Team arbeitet aktiv daran, das Problem so schnell wie möglich zu beheben. Wir rechnen mit einer Lösung innerhalb der nächsten Stunde und danken Ihnen für Ihre Geduld. Vielen Dank für Ihr Verständnis."
Saisonale Nachrichten WhatsApp Automatische Antwort Muster
Saisonale Botschaften sind eine großartige Möglichkeit, mit Kunden während der Feiertage oder bei besonderen Ereignissen auf einer persönlicheren Ebene in Kontakt zu treten. Es ist auch eine Zeit, in der Unternehmen
- "Frohe Weihnachten! 🎄 Das Team von [Name des Unternehmens] ist hier, um Ihnen bei Ihren festlichen Einkäufen zu helfen. Lassen Sie uns wissen, wie wir Ihr Erlebnis noch fröhlicher gestalten können.
- "Frohes neues Jahr von [Name des Unternehmens]! 🎉 Als Dankeschön an alle unsere Kunden, hier ist ein 30% Gutschein, wenn Sie auf unserer App einkaufen!"
- "Frohe Feiertage von uns, der Familie von [Name des Unternehmens]. Wir sind derzeit im Urlaub und werden am [Datum] zurück sein.
Um loszulegen, müssen Sie nur eine automatische WhatsApp-Antwortnachricht mit einem Muster erstellen. Von einer Abwesenheitsnachricht bis hin zu einem Muster für eine WhatsApp-Nachricht zur Kundengewinnung - die Beantwortung von Kundenanfragen ist jetzt viel einfacher.
Wie Sie sehen, ist die Einrichtung von automatischen Antworten auf WhatsApp mehr als nur eine Bequemlichkeit. Es ist ein strategischer Schritt zur Verbesserung der Kundeninteraktion. Mit unseren Beispielen und Richtlinien sind Sie gut gerüstet, um automatische Antworten zu erstellen, die bei Ihren Kunden gut ankommen und die einzigartige Stimme Ihrer Marke widerspiegeln.
Also, worauf warten Sie noch? Beginnen Sie mit dem Versenden von automatischen WhatsApp-Antwortnachrichten auf einer Conversational AI-Plattform und als Meta Business Partner. Melden Sie sich für ein kostenloses respond.io Konto an und verbinden Sie Ihr WhatsApp API Konto, um noch heute loszulegen.
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Weitere Lektüre
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