Möchten Sie eine automatische WhatsApp-Antwort für Ihr Unternehmen oder für Ihre WhatsApp-Marketingbedürfnisse einrichten? Dann sind Sie hier genau richtig. In diesem Artikel erklären wir Ihnen, was die automatische WhatsApp-Antwort ist, wie Sie sie in der WhatsApp Business App und WhatsApp Business API einrichten können, und stellen Ihnen Beispiele für automatische WhatsApp-Antwortnachrichten zur Verfügung.
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Was ist die automatische WhatsApp-Antwort?
Die automatische Antwort in WhatsApp ist eine Funktion, die es Unternehmen ermöglicht, automatische Nachrichten zu senden, wenn sie nicht verfügbar sind, um auf eingehende WhatsApp-Nachrichten zu antworten.
Es gibt 2 gängige Arten von automatischen Antwortnachrichten für WhatsApp:
- Begrüßungsnachrichten: Begrüßungsnachrichten, die Unternehmen senden, wenn Kunden zum ersten Mal ein Gespräch beginnen oder nach 14 Tagen
- Abwesenheitsnachrichten: Nachrichten, die sich an Kunden außerhalb der Geschäftszeiten richten
Als Geschäftsinhaber ist die automatische Beantwortung von Nachrichten eine praktische Funktion. Im nächsten Abschnitt erklären wir, wie sie Ihrem Unternehmen hilft.
5 Vorteile von WhatsApp Auto Reply
Die Menschen erwarten, dass die Kommunikation über Instant Messaging unabhängig von der Tageszeit sofort erfolgt. Dies ist jedoch aufgrund begrenzter Betriebszeiten, Personalmangels, langer Warteschlangen und anderer Faktoren nicht immer möglich.
WhatsApp hat eine Lösung in Form von automatischen Antworten eingeführt. Unternehmen können ihren Kundenservice verbessern, indem sie ihre Kunden über ihre Erreichbarkeit informieren und auch die Antwortzeiten verbessern, um die Kundenzufriedenheit zu erhöhen.
Es gibt viele Vorteile bei der Verwendung von automatischen Antworten für WhatsApp, aber wir werden die 3 wichtigsten hervorheben.
1. Kundenerwartungen managen
Setzen Sie Erwartungen an die Reaktionszeit, indem Sie die Kunden über Ihre Verfügbarkeit informieren.
2. Machen Sie einen positiven ersten Eindruck
Der erste Eindruck zählt. Eine qualitativ hochwertige, schnelle Antwort auf eine Kundenanfrage gibt den Ton an für den Rest der Reise des Kunden mit Ihrem Unternehmen. Sie verringert die Wahrscheinlichkeit, dass Ihr Kunde den Kontakt abbricht, und damit auch die Wahrscheinlichkeit von Umsatzeinbußen.
3. Sammeln Sie Kundeninformationen
Sammeln Sie Kundeninformationen mit einer Umfrage vor dem Chat, damit die Agenten das Gespräch weiterverfolgen können.
Aber das ist noch nicht alles. Wir haben zwei zusätzliche Vorteile, die Sie durch die Verwendung einer automatischen WhatsApp-Antwort erhalten.
4. Verkaufschancen erhöhen
Durch die Automatisierung von Routineantworten, wie z. B. FAQ-Antworten, können Unternehmen sicherstellen, dass sie keine Verkaufschance verpassen, selbst wenn Ihr Team nicht verfügbar ist. Automatische Antworten können helfen, einen Lead mit minimalen Ressourcen auf der Customer Journey weiterzubringen.
5. Senkung der Arbeitskosten
Durch die Automatisierung gängiger Antworten können Unternehmen den Bedarf an einem großen Support-Team reduzieren und so Arbeitskosten einsparen, während sie gleichzeitig einen effizienten Kundenservice aufrechterhalten. Darüber hinaus können automatische Antworten bei Werbeaktionen oder saisonalen Spitzen nahtlos eine größere Anzahl von Anfragen bearbeiten, ohne dass zusätzliche Ressourcen erforderlich sind. So wird auch in Zeiten hoher Nachfrage ein konsistentes Engagement sichergestellt.
Wie richtet man die automatische WhatsApp-Antwort in der WhatsApp Business App ein?
Unternehmen erstellen automatische Antworten, um ihren Kunden zu versichern, dass sie nicht vernachlässigt werden, wenn es darum geht, die Erwartungen an die Reaktionszeit zu erfüllen und das Kundenerlebnis zu verbessern. Diese Funktion ist jedoch nur für WhatsApp Business-Lösungen verfügbar.
Unternehmen können automatische Antworten für eingehende Nachrichten auf WhatsApp über einrichten:
Beginnen wir mit der WhatsApp Business-App. In der WhatsApp Business-App gibt es 2 Arten von automatischen WhatsApp-Antwortnachrichten, die Sie erstellen können: Begrüßungsnachrichten und Abwesenheitsnachrichten. Öffnen Sie die WhatsApp Business-App und folgen Sie den Schritten.
Einrichten einer Begrüßungsnachricht
Schritt 1: Gehen Sie zu Business tools
Schritt 2: Aktivieren Begrüßungsnachricht
Schritt 3: Formulieren Sie Ihre Botschaft
Schritt 4: Empfänger auswählen
Eine Abwesenheitsnachricht einrichten
Schritt 1: Gehen Sie zu Business Tools > Auswärtsnachricht auswählen
Schritt 2: Personalisieren Sie Ihre Nachricht
Schritt 3: Legen Sie Ihren Zeitplan fest
Sie können den Zeitpunkt für den Versand Ihrer Nachrichten auf drei Arten festlegen.
- Immer senden: Verwenden Sie diese Option, wenn Sie für einen längeren Zeitraum verfügbar sind.
- Nach einem benutzerdefinierten Zeitplan: Dies ist für automatische Antworten, die zu einer bestimmten Tageszeit gesendet werden sollen.
- Außerhalb Ihrer Geschäftszeiten: Stellen Sie dies ein, wenn Ihr Unternehmen nicht in Betrieb ist.
Schritt 4: Empfänger auswählen
Dies ist ausreichend, wenn Sie ein kleines Unternehmen führen. Es gibt jedoch Einschränkungen, wenn Sie skalieren möchten oder leistungsfähigere Automatisierungsfunktionen benötigen.
4 Einschränkungen von WhatsApp Auto Reply mit WhatsApp Business App
Auch wenn die automatischen WhatsApp-Antworten den Unternehmen viel zu bieten haben, sollten sie sich auch ihrer Unzulänglichkeiten bewusst sein. Schauen wir uns das als Nächstes an.
Begrenzte Personalisierungsoptionen für komplexe Szenarien
Die Anpassungsmöglichkeiten sind begrenzt. Sie können Nachrichten zwar personalisieren, aber nur bis zu einem gewissen Grad. Die Personalisierungsoptionen sind auf Elemente wie den Kundennamen beschränkt.
Letzten Endes kann die WhatsApp Business App nur eine bestimmte Menge tun. Die automatische Antwortfunktion kann nur einen neuen Kunden begrüßen und mitteilen, dass Ihr Unternehmen geschlossen ist und wann Sie eine Antwort erwarten können.
Keine Follow-up-Nachrichten oder erweiterte Funktionen
Automatische Antworten funktionieren nur als erste Antwort. Sie können nicht auf Kundenanfragen reagieren. Stellen Sie sicher, dass Ihre Kunden in der automatischen Antwortnachricht wissen, dass sich ein Mitarbeiter mit ihnen in Verbindung setzen wird.
Risiko von Missverständnissen
Automatische Antworten sollen zwar schnelle Antworten gewährleisten, aber das Senden von generischen Antworten geht möglicherweise nicht genau auf die Frage des Kunden ein und führt zu Frustration oder Verwirrung. Automatische Antworten in der WhatsApp Business App sind nicht in der Lage, sich an wechselnde Kontexte anzupassen oder mehrdeutige Kundennachrichten zu klären, was oft ein manuelles Eingreifen erfordert.
Begrenzte Analysen und Einblicke
Es gibt keine Möglichkeit, die Leistung von automatischen Antworten in der WhatsApp Business App zu verfolgen. Metriken wie die Anzahl der gesendeten Nachrichten oder Engagement-Raten sind in der App nicht verfügbar.
Wie können Unternehmen diese Einschränkungen in der WhatsApp Business App überwinden?
Die Lösung? Verwenden Sie WhatsApp API für automatische Antworten
Die Integration von WhatsApp API mit einem Chatbot wie respond.io's AI Agent ist die beste Option für mittlere und große Unternehmen. Hier sind einige Gründe dafür.
Erweiterte Anpassungsoptionen
WhatsApp API ermöglicht fortschrittliche Anpassungsoptionen, d. h. Sie können Antworten auf spezifische Kundenbedürfnisse und -präferenzen zuschneiden und so das Benutzererlebnis verbessern. Darüber hinaus können Sie sogar WhatsApp-Zeitplan-Nachrichten und WhatsApp-Massennachrichten je nach Ihren Bedürfnissen konfigurieren.
Verkürzte Reaktionszeit
Chatbots können sofortige Antworten auf Kundenanfragen geben, was das Kundenerlebnis insgesamt verbessert und Frustration durch lange Wartezeiten verhindert.
Verbessertes Lead Nurturing und Engagement
WhatsApp API unterstützt fortschrittliche Automatisierungsfunktionen, die es Unternehmen ermöglichen, Leads effektiv zu betreuen und Kunden während ihrer gesamten Reise einzubinden. Senden Sie zeitnahe Nachrichten, um Leads durch den Verkaufstrichter zu führen oder zusätzliche Informationen zu liefern.
Integration mit anderen Tools für nahtlose Arbeitsabläufe
WhatsApp API lässt sich nahtlos in verschiedene Business-Tools integrieren und ermöglicht so effiziente Arbeitsabläufe und ein einheitliches Kundenerlebnis. Integrieren Sie Software wie CRMs und E-Commerce-Plattformen und sogar andere Automatisierungssoftware wie Zapier und Make, aber stellen Sie sicher, dass es sich um ein WhatsApp-CRM handelt!
Als Nächstes zeigen wir Ihnen, wie Sie einen WhatsApp-Chatbot für automatische Antworten einrichten.
Einrichten von WhatsApp Auto Reply mit WhatsApp API in 4 Schritten
In diesem Abschnitt zeigen wir Ihnen, wie Sie automatische Antworten auf WhatsApp einrichten API auf respond.io, einer KI-gestützten Software zur Verwaltung von Kundengesprächen.
Schritt 1: Verbinden Sie Ihr WhatsApp-Konto mit dem API
Sie müssen ein WhatsApp API Konto mit respond.io verbinden. Sie haben noch kein WhatsApp API Konto? Hier erfahren Sie , wie Sie in wenigen Minuten eines bekommen.
Schritt 2: Auto-Reply-Vorlagen erstellen
Öffnen Sie anschließend respond.io und navigieren Sie zu Workflows > All Templates.
Sie können zwar einen Workflow von Grund auf neu erstellen, aber diese Workflow-Vorlage ermöglicht Ihnen einen einfachen Start mit einem WhatsApp-Chatbot, der automatisch antwortet.
Schritt 3: Automatische Antworten zu Workflow-Automatisierungen hinzufügen
Hier können Sie die Beschreibung der Vorlage lesen und den Workflow-Entwurf ansehen. Wie Sie sehen, enthält diese Vorlage eine Begrüßungs- und eine Abwesenheitsnachricht, die abhängig von Ihren Geschäftszeiten ausgelöst werden.
Sie können praktisch alles in Ihrem Workflow anpassen. Beginnen Sie mit der Angabe Ihrer Geschäftszeiten im SchrittDatum & Uhrzeit . Bearbeiten Sie dann die Begrüßungs- und Abwesenheitsnachrichten.
Schritt 4: Testen und Optimieren Ihrer automatischen Antworten
Und schließlich sollten Sie die Leistung Ihrer automatischen Antworten überprüfen. Wenn die Kunden schlecht auf die automatischen Antworten reagiert haben, sollten Sie den Text überarbeiten. Wiederholen Sie diesen Prozess, bis Sie das gewünschte Ergebnis erhalten.
<call-out> You can also use respond.io’s AI Agent to automatically reply to customer inquiries and route to the appropriate teams. <call-out>
Damit haben Sie einen einfachen WhatsApp-Workflow für die automatische Beantwortung eingehender Nachrichten erstellt. Jetzt, da Sie wissen, wie Sie die automatische Antwort in WhatsApp einrichten, können Sie loslegen, oder? Nicht, solange Sie sich nicht über die besten Praktiken bei der Erstellung eines solchen Workflows informieren.
5 Best Practices für die automatische WhatsApp-Antwort
Es ist wichtig, jede Nachricht richtig zu formulieren, auch bei automatischen Antworten. Vermeiden Sie unpersönliche oder generische Nachrichten, da die Kunden eine menschlich klingende Interaktion erwarten. Im Folgenden finden Sie 5 Methoden, mit denen Sie eine einfache, aber effektive automatische Antwortnachricht erstellen können:
1. Bestätigen Sie den Empfang der Nachricht des Kunden
Verwenden Sie automatische Antwortnachrichten, um den Empfang der Nachricht eines Kunden zu bestätigen und ihm zu versichern, dass er sie erhalten hat und sie bearbeitet wird.
2. Geben Sie einen klaren Zeitrahmen für das Follow-up vor
Teilen Sie den Nutzern mit, ob sie während der Arbeitszeit mit einer Antwort rechnen können oder ob es eine Verzögerung gibt. Geben Sie diese Verzögerung an und vermeiden Sie Formulierungen wie "Wir werden uns so schnell wie möglich bei Ihnen melden".
3. Botschaften klar und prägnant halten
Halten Sie Ihre Antworten kurz und sachlich. Geben Sie nur wesentliche Informationen an, die klar und verständlich dargestellt sind.
4. Jede Nachricht personalisieren
Geben Sie jeder Nachricht eine persönliche Note. Verwenden Sie den Namen Ihres Kunden und andere relevante Details, um personalisierte Nachrichten zu versenden. Auf respond.io können Sie Platzhalter, so genannte dynamische Variablen, verwenden, um Kundennamen, Daten, Bestellnummern und vieles mehr aufzunehmen.
5. Behalten Sie Ihren Markenton und Ihre Stimme bei
Stellen Sie sicher, dass Ihre automatischen WhatsApp-Antwortnachrichten die einzigartige Stimme Ihrer Marke widerspiegeln. Passen Sie den Ton, die Sprache und den Inhalt an die Persönlichkeit und die Werte Ihrer Marke an, um den Wiedererkennungswert für Ihre Kunden zu erhöhen.
Mit diesen bewährten Verfahren im Hinterkopf haben wir Nachrichtenmuster bereitgestellt, die Sie für verschiedene Situationen verwenden können.
18 Beispielnachrichten für WhatsApp Auto Reply:
Eine automatische WhatsApp-Antwort sollte auf verschiedene Situationen oder gewünschte Ergebnisse zugeschnitten sein. Hier sind 18 Beispiele für automatische WhatsApp-Antwortnachrichten, die Sie verwenden sollten.
Willkommensnachrichten
- "Hallo 👋! Vielen Dank, dass Sie sich an [Name des Unternehmens] wenden. Wie können wir Ihnen heute helfen?"
- "Hallo zusammen! Willkommen bei [Name des Unternehmens]. Wir haben alle Ihre IT-Bedürfnisse unter einem Dach. Lassen Sie uns loslegen. 😃"
- "Grüße von [Name des Unternehmens]! Wir sind hier, um Ihnen zu helfen. Erzählen Sie uns mehr darüber, wonach Sie suchen."
Nachrichten nach Feierabend
- "Hallo, [Name]! Danke, dass du dich an uns gewandt hast. Wir sind derzeit nicht im Büro. Wir werden uns so schnell wie möglich bei Ihnen melden."
- "Sie haben uns erreicht, während wir weg sind. Wir sind jeden Tag von 9:00 bis 18:00 Uhr erreichbar. Wir helfen Ihnen gerne weiter, wenn wir wieder da sind.
- "Hallo! Danke für die Nachricht. Wir sind derzeit über das Wochenende verreist. In dringenden Fällen wenden Sie sich bitte an [Kontaktdaten für Notfälle einfügen]."
Urlaubsgrüße
- "Frohe Weihnachten!🎅🎄Wir sind die nächsten Tage weg und kommen am [Datum] zurück. Wir freuen uns darauf, Sie zu bedienen, wenn wir zurück sind 🙂 "
- "Weihnachtsgrüße von uns allen bei [Name Ihres Unternehmens]! Wir wünschen Ihnen Freude, Gesundheit und Glück in dieser Weihnachtszeit. Wie können wir Ihnen heute helfen?"
- Frohe Festtage [Name]! Geben Sie [Code] ein, wenn Sie zur Kasse gehen, um Ihren [Rabatt] noch heute zu erhalten!"
Lead Capture-Nachrichten
- "Sie möchten mehr über [Ihr Produkt/Ihre Dienstleistung] erfahren? Hinterlassen Sie Ihre Daten, und wir schicken Ihnen alles, was Sie wissen müssen!"
- "Hallo zusammen! 👋 Wir würden gerne exklusive Angebote und Updates mit dir teilen. 🛍️ Teilen Sie uns einfach mit, für welches Produkt Sie sich interessieren, um auf dem Laufenden zu bleiben! 🔄"
- "Möchten Sie zusätzliche Angebote? Du hast Fragen oder brauchst mehr Infos? 🤓 Gib hier deine Daten ein, und wir melden uns in kürzester Zeit bei dir! ⏳"
Feedback-Anfragen
- "Ihre Meinung ist uns wichtig! 🗣️ Wie war Ihre Erfahrung mit uns? Lassen Sie es uns wissen, damit wir Sie noch besser bedienen können. 👍"
- "Wie haben wir uns heute geschlagen? Lassen Sie es uns wissen - es dauert nur einen Moment, und es hilft uns, Ihre zukünftigen Erfahrungen zu verbessern!"
- "Wir hoffen, dass Ihnen [bestimmtes Produkt/bestimmte Dienstleistung] gefallen hat! Sagen Sie uns, was Sie denken - wir sind immer auf der Suche nach Verbesserungen.
Produkt- oder Service-Updates
- "Hallo zusammen! Vielen Dank für die Kontaktaufnahme. Schauen Sie sich unser heißes neues Produkt [Produktname und Link einfügen] an. Bestellen Sie jetzt und erhalten Sie 10% Rabatt auf Ihren ersten Einkauf!"
- "Aufregende Neuigkeiten! 🎉 Wir haben gerade [Neues Produkt/Dienstleistung] eingeführt. Probieren Sie es aus und lassen Sie uns wissen, was Sie davon halten!"
- "Große Neuigkeiten! 🗞️ Wir haben etwas Besonderes für Sie: [Produkt-/Dienstleistungs-Update]. Bist du bereit, es zu erleben? 🌟"
Sind diese nicht genug? Keine Sorge! Wir haben einen Artikel, der noch mehr Beispiele für automatische WhatsApp-Antwortnachrichten enthält, die Sie zur Inspiration verwenden können.
Wie Sie sehen, ist die Einrichtung von automatischen Antworten auf WhatsApp mehr als nur eine Bequemlichkeit. Es ist ein strategischer Schritt zur Verbesserung der Kundeninteraktion. Mit unseren Beispielen und Richtlinien sind Sie gut gerüstet, um automatische Antworten zu erstellen, die bei Ihren Kunden gut ankommen und die einzigartige Stimme Ihrer Marke widerspiegeln.
Also, worauf warten Sie noch? Beginnen Sie mit dem Versenden von WhatsApp-Auto-Reply-Nachrichten auf der führenden Conversational AI-Plattform und dem ausgezeichneten Meta Business Partner. Melden Sie sich für ein kostenloses respond.io Konto an und verbinden Sie Ihr WhatsApp API Konto, um noch heute loszulegen.
FAQs über WhatsApp Auto Reply
1. Kann ich WhatsApp Auto Reply Nachrichten für verschiedene Kunden anpassen?
Ja, das können Sie, aber nur auf WhatsApp API. Auf respond.io können Sie einen Workflow einrichten, um Nachrichten für verschiedene Zielgruppen zu segmentieren.
2. Kann ich automatische Antworten für bestimmte Zeiten planen?
Ja. In der WhatsApp Business App können Sie einen Zeitplan nur für Abwesenheitsnachrichten festlegen. Auf WhatsApp API können Sie jederzeit automatische Antworten für jede Art von Situation senden, einschließlich Abwesenheitsnachrichten, Werbebotschaften, Terminbuchungen und mehr.
3. Gibt es eine Begrenzung für die Anzahl der automatischen Antworten, die ich senden kann?
In der WhatsApp Business App gibt es keine Beschränkungen. Auf WhatsApp API gibt es jedoch ein Limit für das Senden einer geschäftlich initiierten Nachricht.
4. Ist es möglich, automatische Antworten für verschiedene Kunden zu personalisieren?
Ja. In der WhatsApp Business App können Sie das Publikum so einstellen, dass es Ihre Begrüßungs- oder Abwesenheitsnachrichten erhält. Auf WhatsApp API können Sie Zielgruppen nach Faktoren segmentieren, z. B. ob sie über eine Anzeige gewonnen wurden, wiederkehrende Kunden sind oder auf eine Nachricht geantwortet haben.
5. Sind automatische Antworten für Gruppenchats verfügbar?
Ja, Sie können automatische Antworten für Gruppenchats in der WhatsApp Business App einrichten. Derzeit unterstützt WhatsApp API keine Gruppenchats, daher können Sie dort keine automatischen Antworten senden.
6. Was sind häufige Fehler, die bei automatischen Antworten zu vermeiden sind?
- Vermeiden Sie allgemein gehaltene Antworten. Versuchen Sie, Ihre Nachrichten zu personalisieren, wo Sie können. Auf respond.io können Sie dynamische Variablen verwenden, um den Namen des Kunden, seine Kontaktdaten oder sogar den Namen Ihres Agenten einzufügen.
- Stellen Sie sicher, dass Ihre automatische Antwort relevant ist. Das Versenden einer irrelevanten Nachricht kann dazu führen, dass Ihr Konto markiert oder sogar gesperrt wird
- Versprechen Sie nicht zu lange Antwortzeiten. Unrealistische Reaktionszeiten können zu Kundenabwanderung führen und eine negative Wahrnehmung Ihres Unternehmens hervorrufen.
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