Sie möchten eine automatische WhatsApp-Antwort für Ihr Unternehmen einrichten? Dann sind Sie hier genau richtig. In diesem Artikel erklären wir Ihnen, was die automatische WhatsApp-Antwort ist, wie Sie sie in der WhatsApp Business App und in WhatsApp Business API einrichten können, und stellen Ihnen Beispiele für automatische WhatsApp-Antwortnachrichten zur Verfügung.

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Was sind automatische Antworten in WhatsApp?

Die automatische Antwort in WhatsApp ist eine Funktion, die es Unternehmen ermöglicht, automatische Nachrichten zu senden, wenn sie nicht verfügbar sind, um auf eingehende WhatsApp-Nachrichten zu antworten.

Es gibt zwei gängige Arten von automatischen Antwortnachrichten für WhatsApp:

• Begrüßungsnachrichten: Begrüßungsnachrichten, die Unternehmen senden, wenn Kunden zum ersten Mal ein Gespräch beginnen oder nach 14 Tagen
• Abwesenheitsnachrichten: Nachrichten, die sich an Kunden außerhalb der Geschäftszeiten richten

Als Geschäftsinhaber ist die automatische Beantwortung von Nachrichten eine praktische Funktion. Im nächsten Abschnitt erklären wir, wie sie Ihrem Unternehmen hilft.

3 Vorteile von WhatsApp Auto Reply

Die Menschen erwarten, dass die Kommunikation über Instant Messaging unabhängig von der Tageszeit sofort erfolgt. Dies ist jedoch aufgrund begrenzter Betriebszeiten, Personalmangels, langer Warteschlangen und anderer Faktoren nicht immer möglich.

WhatsApp hat eine Lösung in Form von automatischen Antworten eingeführt. Unternehmen können ihren Kundenservice verbessern, indem sie ihre Kunden über ihre Erreichbarkeit informieren und auch die Antwortzeiten verbessern, um die Kundenzufriedenheit zu erhöhen.

Es gibt viele Vorteile bei der Verwendung von automatischen Antworten für WhatsApp, aber wir werden die drei wichtigsten hervorheben.

1. Kundenerwartungen managen

Setzen Sie Erwartungen an die Reaktionszeit, indem Sie die Kunden über Ihre Verfügbarkeit informieren.

2. Machen Sie einen positiven ersten Eindruck

Hinterlassen Sie bei neuen Kunden einen starken ersten Eindruck mit einer schnellen und herzlichen Willkommensnachricht.

3. Sammeln Sie Kundeninformationen

Sammeln Sie Kundeninformationen mit einer Umfrage vor dem Chat, damit die Agenten das Gespräch weiterverfolgen können.

Wie man die automatische WhatsApp-Antwort in der WhatsApp Business App einrichtet

Unternehmen erstellen automatische Antworten, um Kunden zu versichern, dass sie nicht vernachlässigt werden, um die Erwartungen an die Reaktionszeit zu erfüllen und um die Kundenerfahrung zu verbessern. Allerdings ist diese Funktion nur für WhatsApp Business-Lösungen verfügbar.

Unternehmen können automatische Antworten für eingehende Nachrichten auf WhatsApp einrichten:

• WhatsApp Business App
• WhatsApp Business API

Beginnen wir mit der WhatsApp Business-App. In der WhatsApp Business-App gibt es zwei Arten von automatischen WhatsApp-Antwortnachrichten, die Sie erstellen können: Begrüßungsnachrichten und Abwesenheitsnachrichten. Öffnen Sie die WhatsApp Business-App und folgen Sie den Schritten.

Einrichten einer Begrüßungsnachricht

1. Gehen Sie zu Business Tools

2. Wählen Sie . Begrüßungsnachricht

3. Gestalten Sie Ihre Botschaft

4. Begünstigte auswählen

Eine Abwesenheitsnachricht einrichten

1. Gehen Sie zu Business Tools

2. Wählen Sie Abwesenheitsnachricht

3. Personalisieren Sie Ihre Nachricht

Wählen Sie eine der drei Möglichkeiten, um Ihre Abwesenheitsnachrichten zeitlich festzulegen:

• Immer senden: Verwenden Sie diese Option, wenn Sie für einen längeren Zeitraum verfügbar sind.
• Nach einem benutzerdefinierten Zeitplan: Dies ist für automatische Antworten, die zu einer bestimmten Tageszeit gesendet werden sollen.
• Außerhalb Ihrer Geschäftszeiten: Stellen Sie dies ein, wenn Ihr Unternehmen nicht in Betrieb ist.

4. Begünstigte auswählen

3 Einschränkungen von WhatsApp Auto Reply in der WhatsApp Business App

Auch wenn die automatischen WhatsApp-Antworten den Unternehmen viel zu bieten haben, sollten sie sich auch ihrer Unzulänglichkeiten bewusst sein. Schauen wir uns das als Nächstes an.

1. Begrenzte Anwendungsfälle

Erstens funktionieren automatische WhatsApp-Antworten am besten für einfache, einmalige Nachrichten. Für komplexe Nachrichten oder Anfragen benötigen Sie einen Menschen oder einen KI-Agenten, der auf Kundennachrichten antwortet.

2. Keine Folgemaßnahmen

Automatische Antworten funktionieren nur als erste Antwort. Sie können nicht auf Kundenanfragen reagieren. Stellen Sie sicher, dass Ihre Kunden in der automatischen Antwortnachricht wissen, dass sich ein Mitarbeiter mit ihnen in Verbindung setzen wird.

3. Begrenzte Anpassungsmöglichkeiten

Und schließlich sind die Anpassungsmöglichkeiten begrenzt. Sie können Nachrichten zwar personalisieren, aber nur bis zu einem gewissen Grad. Die Personalisierungsoptionen sind auf Elemente wie den Kundennamen beschränkt.

Letzten Endes kann die WhatsApp Business App nur eine bestimmte Menge tun. Die automatische Antwortfunktion kann nur einen neuen Kunden begrüßen und mitteilen, dass Ihr Unternehmen geschlossen ist und wann Sie eine Antwort erwarten können.

Das reicht aus, wenn Sie ein kleines Unternehmen führen. Aber wenn Ihr Unternehmen wächst, brauchen Sie eine fortschrittlichere Lösung. Mehr dazu im nächsten Abschnitt.

Die Lösung? WhatsApp Chatbot für automatische Antworten

Die Integration von WhatsApp API mit einem Chatbot wie respond.io's AI Agent ist die beste Option für mittlere und große Unternehmen. Hier sind einige Gründe dafür.

Erweiterte Anpassungsoptionen

WhatsApp API ermöglicht erweiterte Anpassungsoptionen, d. h. Sie können Antworten auf spezifische Kundenbedürfnisse und -präferenzen zuschneiden und so das Benutzererlebnis verbessern.

Verkürzte Reaktionszeit

Chatbots können sofortige Antworten auf Kundenanfragen geben, was das Kundenerlebnis insgesamt verbessert und Frustration durch lange Wartezeiten verhindert.

Verbesserte Kundenzufriedenheit

Chatbots sind in der Lage, mehrere Kundenanfragen gleichzeitig zu bearbeiten, schnell zu antworten und die Kundenzufriedenheit zu erhöhen.

Kosteneinsparungen

Durch die Automatisierung von Routineaufgaben und häufig gestellten Fragen tragen Chatbots zur Senkung der Betriebskosten bei und ermöglichen es Ihrem Team, sich auf komplexere Probleme zu konzentrieren.

Als Nächstes zeigen wir Ihnen, wie Sie einen WhatsApp-Chatbot für automatische Antworten einrichten.

Wie man Whatsapp Chatbot für automatische Antworten einrichtet

Bevor Sie die automatische Antwort in WhatsApp Business API einrichten können, müssen Sie ein WhatsApp API Konto mit respond.io verbinden. Sie haben noch kein WhatsApp API Konto? Hier erfahren Sie , wie Sie in wenigen Minuten eines bekommen.

Öffnen Sie anschließend respond.io und navigieren Sie zu Workflows > All Templates. Führen Sie dann die folgenden Schritte aus.

1. Wählen Sie Abwesenheitsnachricht mit Geschäftszeiten

Sie können zwar einen Workflow von Grund auf neu erstellen, aber diese Workflow-Vorlage ermöglicht Ihnen einen einfachen Start mit einem WhatsApp-Chatbot für automatische Antworten.

2. Klicken Sie auf Vorlage verwenden

Hier können Sie die Beschreibung der Vorlage lesen und den Workflow-Entwurf ansehen. Wie Sie sehen, enthält diese Vorlage eine Begrüßungs- und eine Abwesenheitsnachricht, die abhängig von Ihren Geschäftszeiten ausgelöst werden.

3. Passen Sie Ihren Arbeitsablauf an

Sie können praktisch alles in Ihrem Workflow anpassen. Beginnen Sie mit der Angabe Ihrer Geschäftszeiten im SchrittDatum & Uhrzeit . Bearbeiten Sie dann die Begrüßungs- und Abwesenheitsnachrichten. Jetzt fehlt nur noch der wichtigste Teil: der WhatsApp-Chatbot für automatische Antworten.

Um einen Chatbot zu Ihrem Workflow hinzuzufügen, klicken Sie auf das grüne +-Zeichen unter den Begrüßungs- und Abwesenheitsnachrichten und wählen Sie AI Agent. Respond.ioDie KI-Agenten sind in hohem Maße trainierbar und anpassbar. Wir empfehlen Ihnen daher, unsere KI-Dokumentation zu lesen, um zu verstehen, wie Sie dieses leistungsstarke Tool trainieren und nutzen können.

<call-out> For better results, we recommend using the chatbot to answer questions during business hours and to collect information for follow-ups outside of business hours. This can be easily configured in the Objective widget when building your AI Agent Workflow Step. <call-out>

Bei dieser Einrichtung erhalten die Kunden eine Willkommens- oder Abwesenheitsnachricht, je nachdem, wann sie Ihr Unternehmen kontaktieren. Anschließend setzt ein geschulter Chatbot das Gespräch bei Bedarf fort.

Damit haben Sie einen einfachen WhatsApp-Auto-Antwort-Workflow erstellt, um eingehende Nachrichten zu bearbeiten und Kundeninformationen zu sammeln. Jetzt, da Sie wissen, wie man automatische Antworten in WhatsApp einrichtet, können Sie loslegen, oder? Nicht, solange Sie sich nicht mit den besten Praktiken bei der Erstellung eines solchen Workflows befassen.

5 Best Practices für die automatische WhatsApp-Antwort

Es ist wichtig, jede Nachricht richtig zu formulieren, auch bei automatischen Antworten. Vermeiden Sie unpersönliche oder generische Nachrichten, da die Kunden eine menschlich klingende Interaktion erwarten. Im Folgenden finden Sie fünf Methoden, mit denen Sie eine einfache, aber effektive automatische Antwortnachricht erstellen können:

1. Empfangsquittung

Verwenden Sie automatische Antwortnachrichten, um den Empfang der Nachricht eines Kunden zu bestätigen und ihm zu versichern, dass er sie erhalten hat und sie bearbeitet wird.

2. Geben Sie einen klaren Zeitrahmen vor

Teilen Sie den Nutzern mit, ob sie während der Arbeitszeit mit einer Antwort rechnen können oder ob es eine Verzögerung gibt. Geben Sie diese Verzögerung an und vermeiden Sie Formulierungen wie "Wir werden uns so schnell wie möglich bei Ihnen melden".

3. Klar und prägnant sein

Halten Sie Ihre Antworten kurz und sachlich. Geben Sie nur wesentliche Informationen an, die klar und verständlich dargestellt sind.

4. Jede Nachricht personalisieren

Geben Sie jeder Nachricht eine persönliche Note. Verwenden Sie den Namen Ihres Kunden und andere relevante Details, um personalisierte Nachrichten zu versenden. Auf respond.io können Sie Platzhalter, so genannte dynamische Variablen, verwenden, um Kundennamen, Daten, Bestellnummern und mehr aufzunehmen.

5. Kommunizieren Sie mit Ihrer Markenstimme

Stellen Sie sicher, dass Ihre automatischen WhatsApp-Antwortnachrichten die einzigartige Stimme Ihrer Marke widerspiegeln. Passen Sie den Ton, die Sprache und den Inhalt an die Persönlichkeit und die Werte Ihrer Marke an, um den Wiedererkennungswert für Ihre Kunden zu erhöhen.

Mit diesen bewährten Verfahren im Hinterkopf haben wir Nachrichtenmuster bereitgestellt, die Sie für verschiedene Situationen verwenden können.

15 beste Whatsapp Auto Antwort Beispiele

Eine automatische WhatsApp-Antwort sollte auf verschiedene Situationen oder gewünschte Ergebnisse zugeschnitten sein. Hier sind 15 Beispiele für automatische WhatsApp-Antwortnachrichten, die Sie verwenden sollten.

Grußbotschaften WhatsApp Auto Reply Muster

1. "Hallo 👋! Vielen Dank, dass Sie sich an [Name des Unternehmens] wenden. Wie können wir Ihnen heute helfen?"
2. "Hallo zusammen! Willkommen bei [Name des Unternehmens]. Wir haben alle Ihre IT-Bedürfnisse unter einem Dach. Lassen Sie uns loslegen. 😃"
3. "Grüße von [Name des Unternehmens]! Wir sind hier, um Ihnen zu helfen. Erzählen Sie uns mehr darüber, wonach Sie suchen."

Abwesenheitsnachricht WhatsApp Automatische Antwort Muster

1. "Hallo! Wir sind derzeit offline. Unsere Geschäftszeiten sind [Stunden einfügen]. Wir melden uns in 24 Stunden wieder bei Ihnen!"
2. "Danke für die Nachricht. Wir sind gerade nicht im Büro, werden aber gleich morgen früh antworten. Wenn Sie eine schnellere Antwort benötigen, besuchen Sie bitte unsere hier verlinkte FAQ-Seite."
3. "Hallo! Sie haben uns nach Feierabend erwischt. Hinterlassen Sie Ihre Nachricht und wir antworten Ihnen umgehend während unserer Geschäftszeiten [Stunden einfügen].

Lead Capture WhatsApp Auto Reply Muster

1. "Vielen Dank für Ihr Interesse an unseren Dienstleistungen! Könnten Sie bitte Ihren Namen und Ihre E-Mail-Adresse angeben, damit wir Ihnen weitere Informationen zusenden können?"
2. "Wir freuen uns darauf, mit Ihnen in Kontakt zu treten! Könnten Sie uns zunächst ein paar Details darüber mitteilen, wonach Sie suchen?"
3. "Hallo! Wir werden Ihnen die gewünschten Informationen zukommen lassen. Bitte hinterlassen Sie Ihre Kontaktdaten und wir melden uns in Kürze bei Ihnen."

Business Updates WhatsApp Auto Reply Muster

1. "Wir aktualisieren unser System, um Sie besser bedienen zu können. Unsere Dienste werden bis zum [Datum und Uhrzeit] vorübergehend nicht verfügbar sein. Vielen Dank für Ihre Geduld"
2. "Wir haben derzeit ein hohes Aufkommen an Nachrichten. Wir werden Ihre Nachricht so schnell wie möglich beantworten."
3. "Hallo! Wir entschuldigen uns für die Unterbrechung, die Sie mit unserem [Dienst] erleben. Unser Team arbeitet aktiv daran, das Problem so schnell wie möglich zu beheben. Wir rechnen mit einer Lösung innerhalb der nächsten Stunde und danken Ihnen für Ihre Geduld. Vielen Dank für Ihr Verständnis."

Saisonale Nachrichten WhatsApp Automatische Antwort Muster

1. "Frohe Weihnachten! 🎄 Das Team von [Name des Unternehmens] ist hier, um Ihnen bei Ihren festlichen Einkäufen zu helfen. Lassen Sie uns wissen, wie wir Ihr Erlebnis noch fröhlicher gestalten können.
2. "Frohes neues Jahr von [Name des Unternehmens]! 🎉 Als Dankeschön an alle unsere Kunden, hier ist ein 30% Gutschein, wenn Sie auf unserer App einkaufen!"
3. "Frohe Feiertage von uns, der Familie von [Name des Unternehmens]. Wir sind derzeit im Urlaub und werden am [Datum] zurück sein.

Sind diese nicht genug? Keine Sorge! Wir haben einen Artikel, der noch mehr Beispiele für automatische WhatsApp-Antwortnachrichten enthält, die Sie zur Inspiration verwenden können.

Wie Sie sehen, ist die Einrichtung von automatischen Antworten auf WhatsApp mehr als nur eine Bequemlichkeit. Es ist ein strategischer Schritt zur Verbesserung der Kundeninteraktion. Mit unseren Beispielen und Richtlinien sind Sie gut gerüstet, um automatische Antworten zu erstellen, die bei Ihren Kunden gut ankommen und die einzigartige Stimme Ihrer Marke widerspiegeln.

Also, worauf warten Sie noch? Beginnen Sie mit dem Versenden von WhatsApp-Auto-Reply-Nachrichten auf der führenden Conversational AI-Plattform und dem ausgezeichneten Meta Business Partner. Melden Sie sich für ein kostenloses respond.io Konto an und verbinden Sie Ihr WhatsApp API Konto, um noch heute loszulegen.

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