¿Está perdiendo clientes porque tarda demasiado en responderles? Por suerte, has llegado al lugar adecuado. Las personas utilizan cada vez más WhatsApp y otras aplicaciones de mensajería para comunicarse, por lo que esperan respuestas instantáneas de las empresas con las que se relacionan. Sin embargo, es posible que los agentes no puedan responder inmediatamente debido al gran volumen de mensajes o fuera del horario laboral. Aquí es donde resultan útiles las respuestas automáticas de WhatsApp. Esta guía proporciona una visión general de los mensajes de respuesta automática, incluyendo un ejemplo de mensaje de respuesta automática de WhatsApp para diferentes casos de uso e instrucciones para configurarlos en la aplicación WhatsApp Business y WhatsApp API.

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¿Qué es la respuesta automática de WhatsApp?

La respuesta automática en WhatsApp es una función que permite a las empresas enviar respuestas automáticas para acusar recibo de los mensajes de los clientes o establecer expectativas de tiempo de respuesta si los agentes no están disponibles para responder a los mensajes de WhatsApp entrantes.

Puede ser un saludo o un mensaje de despedida para su negocio. En la siguiente sección, le mostraremos algunos ejemplos de mensajes de respuesta automática de WhatsApp que puede utilizar.

Ejemplo de mensaje de respuesta automática de WhatsApp para empresas

Los agentes tienen que gestionar clientes en todo tipo de situaciones. Con WhatsApp Business, puede crear una amplia gama de mensajes de respuesta automática que se adapten mejor a sus necesidades.

Estos son algunos de los mejores ejemplos de mensajes de respuesta automática para WhatsApp que se pueden aplicar a diversos casos de uso, desde respuestas generales hasta atención al cliente.

Respuestas generales

• "¡Hola [nombre]! Gracias por ponerte en contacto con nosotros. En breve estaremos con usted".
• "Actualmente estamos experimentando un alto volumen de chats y es posible que no podamos responder inmediatamente. Nos pondremos en contacto contigo lo antes posible".
• "¡Hola! Hemos recibido tu mensaje y nos pondremos en contacto contigo en 2 horas".
• "¡Hola! Queríamos hacerle saber que recibimos su mensaje y que nos pondremos en contacto con usted antes de cerrar a las [hora]."

Fuera de la oficina o del horario comercial

• "¡Hola [nombre]! Gracias por ponerte en contacto con nosotros. En estos momentos no estamos en la oficina. Nos pondremos en contacto contigo lo antes posible".
• "Nos has localizado mientras estábamos fuera. 😟 Estamos disponibles todos los días de 9:00 a 18:00. Estaremos encantados de atenderte cuando volvamos".
• "¡Feliz Navidad!🎅🎄Estamos fuera los próximos días y volveremos el [fecha]. Esperamos poder atenderte cuando estemos de vuelta 🙂 ".
• "Hola, gracias por el mensaje. Estamos fuera el fin de semana. Para cualquier asunto urgente, ponte en contacto con [insertar datos de contacto de emergencia]."
• "¡Hola! Gracias por tu mensaje. Estoy de escapada, pero me pondré en contacto contigo en cuanto me recargue del todo. Gracias por tu paciencia".

Consultas sobre productos o servicios

• "¡Gracias por ponerse en contacto con nuestra tienda! Nuestro equipo estará encantado de ayudarte con tu consulta. En breve nos pondremos en contacto contigo para darte más información."
• "¡Hola [nombre]! Gracias por tu interés. En breve nos pondremos en contacto contigo para darte más información."
• "¡Gracias por enviarnos un mensaje! Nuestro equipo le atenderá en menos de una hora. Mientras espera, eche un vistazo a nuestro catálogo de productos aquí [enlace].
• "¡Hola! Gracias por ponerte en contacto con nosotros. Eche un vistazo a nuestro nuevo producto [inserte el nombre del producto y el enlace]. Pídalo ahora y reciba un 10% de descuento en su primera compra".

Atención al cliente

• "Gracias por ponerse en contacto con nosotros. Puede estar seguro de que atenderemos su solicitud en menos de una hora."
• "¡Hola! Gracias por contactar con nuestro equipo de soporte. Estamos en ello y nos pondremos en contacto contigo lo antes posible. Mientras tanto, ¡que tengas un gran día 🙌!".
• "¡Hola [nombre]! Nuestro equipo de soporte está en el caso y responderá a tu mensaje en breve. Gracias por tu comprensión".

Edita o modifica estos ejemplos tanto como quieras para que se ajusten a tus necesidades. Ahora que ya tienes una idea de cómo es un ejemplo de mensaje de respuesta automática de WhatsApp, ¿qué es lo siguiente?

Consejos para que los mensajes de respuesta automática sean eficaces

Si estos ejemplos no se adaptan a tus necesidades, aquí tienes algunos consejos que puedes utilizar en cualquier situación. Aquí tienes 3 consejos a tener en cuenta a la hora de crear mensajes de respuesta automática.

1. Sea breve y sencillo: su mensaje de respuesta automática debe ser breve, claro y directo.
2. Establezca expectativas: haga saber a sus clientes cuándo pueden esperar una respuesta para reducir la frustración si no puede responder inmediatamente.
3. Añada un toque personal: los clientes o posibles clientes aprecian que parezca que está hablando con ellos.

Ya tienes una buena idea para crear mensajes de respuesta automática, pero ¿cómo configurarlos? Veámoslo a continuación.

Cómo configurar la respuesta automática en WhatsApp

Configurar los mensajes de respuesta automática es muy sencillo, pero primero debe elegir el producto de WhatsApp Business adecuado.

Si usted es un propietario único o tiene un pequeño equipo de 5 o menos, entonces usted debe utilizar la App WhatsApp Business. Pero si hay más de 5 usuarios, es necesario utilizar WhatsApp Business API.

Empecemos por configurar la respuesta automática en la aplicación WhatsApp Business en unos sencillos pasos.

Cómo configurar la respuesta automática en la aplicación WhatsApp Business

Configurar un mensaje de respuesta automática en la aplicación WhatsApp Business es un proceso muy sencillo. Solo tienes que seguir estos pasos:

1. Abra la aplicación WhatsApp Business y pulse sobre los tres puntos de la esquina superior derecha.
2. Pulse en Ajustes, luego en Herramientas de empresa y, por último, en Mensajes de ausencia.
3. Activa el interruptor situado junto a Enviar mensaje de ausencia.
4. Pulse sobre el icono del lápiz para crear su mensaje de respuesta automática personalizado.

Una vez creado el mensaje de respuesta automática, se enviará a cualquier persona que te envíe un mensaje mientras estás ausente. En este punto también puedes programar este mensaje de WhatsApp a los contactos para que solo reciban este mensaje cuando estés ausente.

A continuación, vamos a configurar la respuesta automática en WhatsApp Business API.

Cómo configurar la respuesta automática en WhatsApp Business API en respond.io

Como WhatsApp Business API no tiene interfaz de usuario, tendrás que conectarlo a un software de gestión de conversaciones con clientes como respond.io para enviar y recibir mensajes. A continuación se explica cómo configurar mensajes de respuesta automática en respond.io.

1. Seleccione Flujos de trabajoen el menú de navegación lateral y haga clic en el botón Añadir flujo de trabajo.

2a. Envíe un mensaje de bienvenida haciendo clic en la Plantilla de flujo de trabajo de mensajes de bienvenida y, a continuación, en Utilizar plantilla.

2b. Envíe un mensaje de ausencia haciendo clic en Plantilla de flujo de trabajo de mensajes de ausencia y luego en Usar plantilla.

La plantilla de flujo de trabajo se configura con un activador y el paso Enviar un mensaje. Esto envía una respuesta automática a los Contactos cuando se abre una conversación.

3. Haga clic en el paso Mensaje de bienvenida o Mensaje de ausencia para editar el mensaje. Seleccione WhatsApp como canal para configurar los mensajes de bienvenida o de ausencia sólo en WhatsApp. Alternativamente, deja la selección de canales en el canal predeterminado Último canal interactuado si deseas que estos mensajes se envíen en todos los canales conectados.

Asegúrese de que el Tipo de mensaje es Texto. Por último, haga clic en Guardar y publicar para activar el flujo de trabajo.

Como los mensajes de ausencia permiten a los clientes saber que no hay nadie disponible en ese momento, active este flujo de trabajo cuando todos los agentes estén ausentes y desactívelo cuando vuelvan a estar conectados.

Si su empresa no funciona las 24 horas del día, los 7 días de la semana, debe configurar un mensaje automático de ausencia basado en su horario comercial.

Configurar el mensaje de ausencia en función del horario comercial

Con respond.io, es fácil configurar un mensaje de ausencia automático y completo basado en sus horas de funcionamiento.

1. Seleccione Flujos de trabajo en el módulo de navegación lateral y, a continuación, haga clic en el botón Añadir flujo de trabajo.

2. Haga clic en Mensaje de ausencia con Horario comercial y, a continuación, haga clic en el botón Utilizar plantilla.

La plantilla de flujo de trabajo se configura con un activador, un paso de fecha y hora y un paso de envío de mensaje. Esto envía una respuesta automática a los Contactos cuando se abre una conversación basada en el horario laboral.

3. Haga clic en Horario comercial y establezca la Fecha y la Hora.

4. Haga clic en el paso Mensaje de bienvenida o Mensaje de ausencia para editar el contenido del mensaje.

Asegúrate de seleccionar WhatsApp como canal. Por último, redacta tus mensajes de bienvenida y de ausencia en Texto. Si un cliente te envía un mensaje durante el horario comercial, recibirá tu mensaje de bienvenida (Rama de éxito); de lo contrario, recibirá tu mensaje de ausencia (Rama de fracaso).

Opcional: Añada un paso Preguntar para obtener la información de los clientes y poder ponerse en contacto con ellos más adelante o establecer expectativas de tiempo de respuesta.

Y ya está. Ya está listo para configurar y crear sus propios mensajes de respuesta automática en WhatsApp.

Con el generador de automatización de flujos de trabajo, puedes automatizar respuestas y procesos aún más complejos. Algunos ejemplos son el uso de un agente de IA para responder a las preguntas frecuentes, la automatización de las respuestas de los clientes a los mensajes de WhatsApp masivos o las difusiones de WhatsApp.

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