Integración de CRM de WhatsApp en 3 pasos: Tu guía definitiva

¿Necesitas un CRM que se conecte con WhatsApp? ¿O quieres agregar WhatsApp a tu CRM existente? Hemos probado múltiples soluciones de CRM de WhatsApp para ayudarle a tomar la mejor decisión posible.

Esta guía cubre qué es un CRM de WhatsApp, por qué su empresa lo necesita y cómo integrar WhatsApp con un CRM en tres simples pasos. También desglosaremos las características clave, las principales consideraciones, las mejores prácticas y destacaremos algunos ejemplos del mundo real.

¿Qué es un CRM de WhatsApp?

WhatsApp CRM es la integración entre WhatsApp API, también conocida como WhatsApp Business Platform, y un CRM. Las empresas generalmente lo utilizan para uno de dos propósitos principales:

• Integrar WhatsApp con un CRM existente.

• Integrar WhatsApp con un software de mensajería que admita totalmente las funciones de la API de WhatsApp y permita la integración de CRM.

Cualquiera sea el enfoque que adopte, administrar los contactos de WhatsApp es esencial para las empresas que dependen de WhatsApp para comunicarse con clientes potenciales y clientes.

Por qué tu negocio necesita un CRM de WhatsApp

Con miles de millones de personas usando WhatsApp, es donde ya están tus clientes. Un CRM de WhatsApp le ayuda a gestionar estas conversaciones de manera más eficiente manteniendo todo lo organizado, automatizando tareas y mejorando las comunicaciones.

Así es como puede mejorar sus operaciones:

• Vuelva a involucrar a clientes potenciales fríos con mensajes masivos de WhatsApp, incluidos catálogos de productos, para promociones específicas.

• Automatice la calificación de clientes potenciales con IA: haga preguntas de calificación y priorice clientes potenciales de alta calidad con facilidad.

• Enrute y asigne conversaciones instantáneamente utilizando flujos de trabajo automatizados para conectar a los clientes con el agente adecuado en el momento adecuado.

• Convierta clientes potenciales más rápido con respuestas asistidas por IA, llamadas de WhatsApp y automatización para interacciones fluidas.

Pero para aprovechar estos beneficios y más, necesitarás elegir la integración de CRM de WhatsApp que mejor se adapte a las necesidades de tu negocio, como respond.io.

¿Qué tipo de integración de CRM de WhatsApp es mejor para usted?

Ahora que entendemos lo que puedes ganar, la siguiente pregunta es: ¿Cómo deberías integrar WhatsApp con tu CRM?

Hay dos enfoques principales:

1. Integración de la API de WhatsApp con un CRM existente.

Las empresas que integran WhatsApp con su CRM quieren enviar y recibir mensajes dentro de su sistema existente. Si bien algunos CRM, como Salesforce, HubSpot y Zendesk, ofrecen integración nativa con WhatsApp, a menudo carecen de funciones de mensajería clave, ya que originalmente fueron diseñados para el correo electrónico.

Por ejemplo, las integraciones de HubSpot y Salesforce limitan las capacidades de automatización, lo que dificulta la calificación de clientes potenciales y la gestión eficiente de las conversaciones. De la misma manera, la integración nativa de Zendesk’s WhatsApp no soporta previsualizaciones de vídeo ni reproducción de notas de voz dentro de la bandeja de entrada: los agentes deben descargar archivos para verlos, interrumpiendo flujos de trabajo.

Además, ninguna de estas integraciones admite llamadas de WhatsApp de forma nativa, lo que requiere que los agentes cambien de plataforma.

Además de esto, también restringen el uso de la API de WhatsApp a un solo CRM, lo que impide que las empresas compartan datos de WhatsApp entre plataformas o los utilicen junto con otras herramientas. Afortunadamente, la mayoría de los CRM admiten integraciones de terceros, lo que permite a las empresas conectarse con software que admite totalmente WhatsApp, desbloqueando capacidades avanzadas de mensajería, automatización y omnicanalidad.

	API de WhatsApp + CRM existente	API de WhatsApp + software de mensajería
Integración nativa de WhatsApp	Disponible pero limitado (Salesforce, HubSpot, Zendesk)	Creado específicamente para la mensajería de WhatsApp
Funciones de mensajería	Sin llamadas de WhatsApp, vistas previas de videos ni reproducción de notas de voz	Compatible completamente con funciones de WhatsApp
Automatización	Automatización limitada	Automatización avanzada
Manejo de archivos multimedia	Los archivos multimedia deben ser descargados por separado	Reproducción multimedia en la bandeja de entrada
Flexibilidad CRM	Restringido a un solo CRM	Integra con múltiples CRMs
Mensajes Omnichannel	Limitado	Soporta Messenger, Instagram, TikTok, Telegram y más

2. Integración de la API de WhatsApp con un software de mensajería.

A diferencia de los CRM tradicionales, las plataformas de gestión de conversaciones con clientes están diseñadas específicamente para la mensajería instantánea y ofrecen soporte completo para las funciones de WhatsApp. Si bien Salesforce, HubSpot y Zendesk ofrecen integraciones nativas de WhatsApp, carecen de funcionalidades de mensajería clave, como llamadas de WhatsApp y automatización avanzada.

Plataformas como respond.io pueden funcionar como un CRM de WhatsApp, proporcionando funciones esenciales similares a un CRM, como gestión de contactos, calificación de clientes potenciales y automatización, mientras que también se integran con CRMs existentes como Pipedrive, ActiveCampaign y más. Esto garantiza que las empresas puedan gestionar las conversaciones de WhatsApp sin limitaciones de API ni restricciones de mensajería.

Más allá de WhatsApp, soluciones como respond.io soportan mensajería omnicanal, permitiendo a las empresas interactuar con sus clientes a través de Messenger, Instagram, TikTok, Telegram, y más, todo desde una bandeja de entrada omnicanal unificada.

Ahora que hemos cubierto los dos enfoques principales, exploremos las características clave que hacen que un CRM de WhatsApp o una plataforma como respond.io sea efectivo.

6 funciones imprescindibles en un CRM de WhatsApp

No todas las soluciones son iguales. Ya sea que opte por una integración con su CRM o una plataforma de mensajería, asegúrese de que ofrezca las siguientes características.

1. Acceso a la API de WhatsApp.

El CRM debe proporcionar un acceso a la API de WhatsApp sin complicaciones para que puedas conectar WhatsApp sin esfuerzo. Utilizar un Proveedor de Solución empresarial de WhatsApp (BSP) asegura una configuración más rápida y segura.

Por ejemplo, Salesforce y respond.io son BSP oficiales que brindan acceso directo a la API de WhatsApp para los usuarios. Por el contrario, HubSpot ofrece integración nativa con WhatsApp, pero requiere que los usuarios conecten sus cuentas existentes de WhatsApp Business en lugar de actuar como un BSP.

2. Integración y gestión de clientes potenciales

La solución ideal debería integrarse con plataformas de comercio electrónico, herramientas comerciales y otros canales de mensajería para centralizar los datos de los clientes. Además de sincronizar contactos y conversaciones, debería rastrear la progresión del cliente y ayudar a las empresas a gestionar clientes potenciales de manera eficiente.

Por ejemplo, la función de ciclo de vida de respond.io permite a los equipos organizar contactos en diferentes etapas del proceso de ventas, facilitando la personalización de la comunicación y convertir clientes potenciales en clientes.

3. Soporte de llamadas de WhatsApp

Para interacciones de alto valor, consultas complejas y soporte urgente, la comunicación de voz es clave. Respond.io admite llamadas de WhatsApp Business para que los equipos puedan manejar llamadas directamente desde la plataforma, ofreciendo a los clientes otra forma de conectarse sin cambiar de aplicación.

4. Comunicación & Automatización

Un CRM de WhatsApp debe admitir llamadas, automatización de IA, mensajes multimedia y análisis. Funciones como respuestas automáticas y mensajes programados garantizan respuestas rápidas y una mejor participación.

Si varios agentes necesitan acceso, el CRM debe admitir acceso multiusuario para WhatsApp Business. Esto permite a los equipos sincronizar contactos, acceder a conversaciones desde diferentes dispositivos y colaborar de manera eficiente.

5. Seguridad de datos y cumplimiento.

WhatsApp es inherentemente seguro con cifrado de extremo a extremo . Sin embargo, dado que maneja conversaciones con clientes, la solución elegida también debe cumplir con las regulaciones de protección de datos y proteger los datos de los clientes.

6. Análisis y seguimiento del rendimiento

Un CRM de WhatsApp debe incluir herramientas de informes para realizar un seguimiento de métricas importantes. Las empresas pueden analizar las fuentes de adquisición de clientes, los tiempos de respuesta y los niveles de participación para optimizar las estrategias de mensajería y mejorar las conversiones.

Dado que no todas las soluciones ofrecen estas características, las empresas deberían buscar una que las tenga. Aquí es donde interviene respond.io , reuniendo todo y proporcionando una forma confiable de integrar WhatsApp con su CRM.

Cómo integrar la API de WhatsApp con tu CRM usando Respond.io en 3 pasos

Vayamos a la parte divertida. Integrar WhatsApp con tu CRM puede parecer técnico, pero se puede dividir en unos pocos pasos claros. He aquí una hoja de ruta sencilla:

Paso 1: Crea una cuenta de API de WhatsApp Business de Respond.io

Antes que nada, necesitarás acceso a la API de WhatsApp Business. Esto se debe a que no es posible integrar la aplicación normal WhatsApp Business con un CRM.

Como un Proveedor de Soluciones de WhatsApp Business oficial, respond.io permite a las empresas configurar su API de manera rápida y segura. Aprenda cómo crear una cuenta de API de WhatsApp Business con respond.io.

Paso 2: Conecta WhatsApp a tu CRM

Con las capacidades integradas de integración r de espond.io, las empresas pueden conectar WhatsApp a su CRM utilizando diferentes métodos:

• Integración nativa: Integre directamente CRM como HubSpot y Salesforce con respond.io para sincronizar contactos, mensajes y flujos de trabajo.

• Automatización de terceros: Utilice Zapier o Haga para conectar respond.io con otras plataformas CRM.

• Integración de API personalizada: Cree un nuevo Flujo de trabajo y agregue el Paso de solicitud HTTP para integrar cualquier CRM con respond.io.

Paso 3: Configurar la información para sincronizar

Una vez conectado, asegúrese de que la sincronización de datos funcione correctamente entre WhatsApp y su CRM. Respond.io permite a las empresas sincronizar contactos, historial de conversaciones y etapas del ciclo de vida mientras automatiza las asignaciones de clientes potenciales, el enrutamiento de chats y los seguimientos.

Esto garantiza que las conversaciones de WhatsApp se gestionen de manera eficiente sin cambiar entre plataformas.

Mejores prácticas para aprovechar al máximo su CRM de WhatsApp

Configurar la integración es solo el comienzo. Para aprovechar al máximo su CRM de WhatsApp, debe tener siempre presentes estas prácticas recomendadas.

1. Recopilar correos electrónicos y números de teléfono

Para la mayoría de los CRM, cada cliente potencial o cliente debe tener un identificador único, como su dirección de correo electrónico o número de teléfono. Afortunadamente, cuando un cliente potencial se pone en contacto contigo a través de WhatsApp, obtienes su número de teléfono automáticamente.

Si también necesita una dirección de correo electrónico, configure una automatización para solicitarla. Luego, sincroniza estos detalles importantes en tu lista de contactos de respond.io y tu CRM.

2. Fusiona contactos para evitar duplicados.

A menudo, un cliente potencial puede comunicarse con usted en un canal diferente a WhatsApp, como Messenger o correo electrónico, y usted querrá identificarlo rápidamente.

Por ejemplo, respond.io reconoce duplicados automáticamente si recibe contactos con el mismo correo electrónico o número de teléfono y se le solicitará que los fusione. Cuando te integres con un CRM, también podrás reflejar estas actualizaciones en tu CRM.

3. Segmenta a los clientes para transmisiones de WhatsApp.

Enviar información de tu CRM a WhatsApp te ayuda a identificar audiencias objetivo para mensajes masivos de WhatsApp.

Los CRM se utilizan a menudo para segmentar audiencias para correos electrónicos, pero al integrarse con WhatsApp, puedes obtener detalles de segmentación valiosos para agrupar contactos para transmisiones.

Desafíos y soluciones en el uso de WhatsApp CRM

Incluso con los beneficios de WhatsApp CRM y una sólida comprensión de las mejores prácticas, aún existen peligros a los que hay que prestar atención. Después de todo, saber cómo funciona algo no significa automáticamente dominarlo.

A continuación se presentan algunos desafíos que podría enfrentar.

1. Privacidad y Seguridad de Datos.

Integrar WhatsApp con un CRM significa mover datos de clientes entre sistemas, lo que puede introducir riesgos de seguridad.

Debido a esto, elegir una plataforma que cumpla con los estrictos estándares de seguridad es clave. Las empresas también deben minimizar el error humano activando 2FA o SSO y usando funciones como enmascarar correos electrónicos y números de teléfono para proteger la información del cliente.

2. Mantenerse al día con las políticas y funciones de WhatsApp

WhatsApp actualiza frecuentemente sus políticas, precios y características, que pueden impactar cómo usas la plataforma. No mantenerse actualizado puede resultar en restricciones o interrupciones inesperadas en la comunicación.

Debes consultar periódicamente los anuncios oficiales de WhatsApp para evitar problemas de cumplimiento o interrupciones del servicio, o trabajar con un proveedor de soluciones de WhatsApp Business confiable como respond.io para mantenerte alineado con los últimos requisitos.

3. Limitaciones de plantillas de mensajes y proceso de aprobación

Las empresas que utilizan la API de WhatsApp deben enviar mensajes salientes utilizando plantillas previamente aprobadas. WhatsApp tiene pautas estrictas sobre lo que se puede incluir y a menudo rechaza plantillas que son demasiado promocionales o poco claras.

Además, el proceso de aprobación puede llevar tiempo, retrasando las campañas. Para evitar interrupciones, debe crear plantillas claras que cumplan con las políticas y enviarlas con anticipación.

4. Restricciones de marketing y transmisión

Algunas empresas quieren integrar WhatsApp con un CRM para poder importar todos sus contactos de CRM a WhatsApp y enviarles mensajes promocionales.

Sin embargo, hacer esto probablemente resultará en un baneo de WhatsApp ya que WhatsApp prohíbe los mensajes no solicitados. Recomendamos conseguir más contactos en WhatsApp mediante el uso de enlaces de WhatsApp, códigos QR y anuncios de clic para chatear, y asegurarnos de que opten por participar.

5. Dependencia del canal.

Confiar únicamente en WhatsApp para la comunicación con los clientes es arriesgado. Si WhatsApp deja de funcionar o un segmento de clientes no lo usa, su negocio podría quedar estancado.

Una estrategia multicanal garantiza que las empresas puedan interactuar con los clientes a través de diferentes plataformas. El uso de un CRM o software de mensajería con capacidades multicanal permite a las empresas administrar conversaciones de WhatsApp, Messenger, correo electrónico y más en un solo lugar.

Integrando WhatsApp con tu CRM: Por qué Respond.io es la mejor opción

Respond.io es una plataforma de gestión de conversaciones de clientes impulsada por IA y un proveedor oficial de soluciones de WhatsApp Business y socio comercial meta que conecta WhatsApp con múltiples CRM. Facilita la sincronización de conversaciones, la automatización de flujos de trabajo y la gestión de interacciones con los clientes desde un solo lugar. Con una plataforma sólida y confiable de y un soporte al cliente dedicado, las empresas pueden garantizar operaciones fluidas y mensajería ininterrumpida.

Exploremos cómo las empresas usan respond.io para marketing, ventas, servicio al cliente, colaboración en equipo y seguimiento del rendimiento para ver por qué es la mejor solución.

Marketing: Cómo captar y fidelizar clientes potenciales

Las empresas pueden atraer clientes potenciales de WhatsApp utilizando códigos QR en materiales físicos, enlaces de chat en contenido digital o widgets de chat en sitios web. Para la generación proactiva de clientes potenciales, los anuncios de click-to-WhatsApp en Facebook e Instagram ayudan a las empresas a alcanzar audiencias específicas y llevarlas hacia la conversión.

Una vez que un cliente potencial se comunica, respond.io recopila y sincroniza automáticamente los detalles de contacto en el CRM, permitiendo a las empresas segmentar a los clientes, enviar difusión y personalizar seguimientos con herramientas como catálogos de WhatsApp, mensajes interactivos y notificaciones push.

Ventas: automatización de la calificación de clientes potenciales y tareas de ventas

Respond.io se integra de forma nativa con CRM como HubSpot y Salesforce, lo que permite a los equipos de ventas calificar clientes potenciales, realizar un seguimiento de conversaciones y cerrar acuerdos, todo desde una sola plataforma. Con la automatización de AI, las empresas pueden filtrar los clientes potenciales de baja prioridad automatizando preguntas calificadoras y puntuación de liderazgo.

Una vez que se verifica un cliente potencial, respond.io puede dirigir las conversaciones al agente de ventas adecuado según la prioridad, el tamaño del acuerdo o la región. Las respuestas asistidas por IA, los mensajes multimedia enriquecidos y el soporte de llamadas de WhatsApp permiten una interacción y conversiones más rápidas.

Retención: Mejora la Calidad y la Eficiencia del Soporte al Cliente.

Las empresas pueden automatizar las preguntas frecuentes y guiar a los clientes a través de opciones de autoservicio utilizando preguntas de opción múltiple. Para consultas complejas, la plataforma puede dirigir a los clientes automáticamente al equipo adecuado.

AI Assist proporciona a los agentes acceso rápido a las bases de conocimiento, mejorando los tiempos de respuesta y la precisión. Cuando sea necesario, los agentes pueden escalar fácilmente a conversaciones de voz utilizando la API de llamadas de WhatsApp Business , lo que permite la comunicación directa dentro de la misma plataforma. Las empresas también pueden enviar encuestas CSAT después de la conversación para medir la satisfacción del cliente.

Colaboración en equipo: mejora de la comunicación interna

Respond.io facilita la colaboración de los miembros del equipo en una bandeja de entrada compartida. A través de comentarios internos, los agentes pueden proporcionar información de fondo sobre un contacto para realizar más seguimientos.

Los agentes también pueden etiquetar a sus compañeros de equipo para discutir la mejor forma de ayudar a un cliente o escalar casos complejos cuando sea necesario. Lo mejor de todo es que los agentes pueden colaborar fácilmente, chatear con los clientes y administrar sus tareas en cualquier lugar con la aplicación móvil respond.io.

Seguimiento del rendimiento: obtención de información para mejorar

Los gerentes pueden realizar un seguimiento de métricas en tiempo real utilizando el panel de análisis de respond.io para medir el desempeño de los agentes, la participación del cliente y los tiempos de respuesta.

Las conversaciones de alto valor se pueden filtrar y revisar utilizando una bandeja de entrada personalizada para optimizar las interacciones con los clientes y mejorar la calidad general del servicio.

CRM de WhatsApp: Principales Conclusiones

La mejor manera de conectar WhatsApp con un CRM es utilizando la API de WhatsApp con una plataforma de mensajería como respond.io que se integra con su CRM existente. Esto permite a las empresas gestionar las conversaciones de WhatsApp de forma eficaz y mantener organizados los datos de los clientes.

Las empresas en F&B, hotelería, atención médica, educación, bienes raíces y comercio minorista han visto resultados reales con este enfoque. Consulte nuestras historias de clientes para ver cómo las empresas están mejorando los tiempos de respuesta, automatizando flujos de trabajo y manejando más conversaciones sin esfuerzo adicional.

Ahora es el momento de ponerlo en práctica. ¡Regístrate en la API de WhatsApp Business de respond.io y comienza a administrar conversaciones de WhatsApp de manera más efectiva hoy mismo!

Preguntas frecuentes (FAQ)

¿Necesito la API de WhatsApp Business para usar el CRM de WhatsApp?

Sí, para usarlo es necesario tener una cuenta de WhatsApp Business API, ya que habilita la funcionalidad necesaria para enviar y recibir mensajes cuando se conecta a un sistema CRM.

¿Es gratuita la API de WhatsApp Business?

No, no lo es. Estos son los costos que puedes esperar: Un número de teléfono, una bandeja de entrada de mensajería para recibir y enviar mensajes y cargos de precios basados en conversaciones de WhatsApp .

¿Cuál es el mejor CRM con integración de WhatsApp?

Esto depende del objetivo de la integración del CRM de WhatsApp. Si deseas una solución que te permita usar WhatsApp con tu CRM existente o integrar WhatsApp con un software de mensajería que pueda servir como CRM de WhatsApp, prueba respond.io.

CRM de WhatsApp vs sistemas CRM tradicionales: ¿cuál es la diferencia?

Tanto el CRM de WhatsApp como los sistemas CRM tradicionales te permiten gestionar información de contacto, hacer un seguimiento de la actividad del cliente y comunicarte con ellos. Sin embargo, los sistemas CRM tradicionales están diseñados para correo electrónico, no para mensajería instantánea.

¿WhatsApp Business es lo mismo que WhatsApp API?

No, WhatsApp Business es una aplicación independiente para que las pequeñas empresas administren las interacciones con los clientes con automatización limitada y acceso a un solo dispositivo. La API de WhatsApp está diseñada para empresas grandes que necesitan automatización, integración de CRM y soporte multiusuario.

¿Qué tan seguro es WhatsApp CRM?

Las soluciones de CRM de WhatsApp utilizan cifrado de extremo a extremo, pero la seguridad depende del proveedor. Asegúrese de que su CRM cumpla con estrictos estándares de seguridad como cifrado de datos, control de acceso basado en roles y cumplimiento de GDPR para proteger los datos de los clientes.

Lecturas adicionales.

¿Necesita un artículo más detallado para iniciar su recorrido de marketing, ventas y soporte con respond.io? Aquí hay algunos blogs que podrían ayudarte.

• Marketing en WhatsApp: Una guía para una campaña exitosa

• Cómo usar WhatsApp para ventas

• Servicio al Cliente de WhatsApp: Usar WhatsApp para soporte