Usuarios de negocios de WhatsApp: La Guía definitiva

Aquí tienes un escenario común: Tu negocio está creciendo bien, así que decides contratar más agentes y añadirlos a tu cuenta de WhatsApp. De repente, uno se da cuenta de que no es tan simple y surgen algunas preguntas. ¿Cómo añadir más usuarios a WhatsApp? ¿Cuál es el límite? ¿Tengo que pagar para añadir más usuarios? En esta guía de usuarios múltiples de WhatsApp cubriremos todo lo que necesitas saber para añadir tantos usuarios de WhatsApp como necesites para tu negocio.

Usuarios de WhatsApp Business: Micro y Pequeñas Empresas.

La WhatsApp Business permite usar un número de negocio en hasta cinco dispositivos—un teléfono principal y cuatro dispositivos enlazados. Esto es ideal para las pequeñas empresas que necesitan múltiples miembros del equipo para responder a los mensajes del cliente desde cualquier lugar.

El proceso de configuración de la aplicación es sencillo y las empresas pueden usarlo de forma gratuita. Además, incluye herramientas de negocio comosaludoymensajes de distancia,Catálogo de WhatsApp,WhatsApp Pagayrespuestas rápidas.

Para empresas que necesitan usar WhatsApp en más de 5 dispositivos. WhatsApp Business Premium, permite que  conecte hasta 10 dispositivos yasignar chats a agentes específicos. Sin embargo, este plan sólo está disponible para usuarios Android y en ciertos países.

	App de WhatsApp Business.	WhatsApp Premium (Multi-agente)
Número de dispositivos conectados	Hasta 5	Hasta 10
Nombra los dispositivos vinculados.	✅	✅
Asignar chats a agentes	❌	✅
Ver qué agente envió un mensaje	❌	✅

A pesar de ser una solución cómoda y fácil de usar, la aplicación de WhatsApp Business no siempre es la mejor opción. Veamos por qué.

Limitaciones de la aplicación empresarial de WhatsApp para múltiples usuarios

Usar la aplicación de WhatsApp Business con múltiples dispositivos es conveniente para pequeñas empresas, pero es solo una solución temporal o viable cuando tu negocio está comenzando. A medida que tu negocio se expande, pronto te encontrarás con problemas al usar dispositivos vinculados, como:

• No se puede asegurar que todos los clientes han sido respondidos

• Ninguna forma de organizar chats, como marcar un chat como resuelto

• No se puede rastrear la carga de trabajo del agente o el rendimiento

• No se puede conectar a un CRM, ya que WhatsApp Business app no soporta ninguna integración CRM

• No hay controles de acceso de usuario y todos los datos pueden ser accedidos por cada agente

• No se puede implementarautomatización avanzada

Si el tamaño de tu equipo permanece igual, tener de 5 a 10 dispositivos conectados a un número de WhatsApp es suficiente. A medida que su negocio crece, necesitará una plataforma más sofisticada para manejar más agentes, contactos y mensajes. Aquí es donde entra la API de WhatsApp.

API de WhatsApp Business: PYMEs, empresas de tamaño medio y grandes empresas.

WhatsApp API(también conocido como WhatsApp Business Platform) está diseñado para PYME y grandes empresas que quieren escalar y gestionar sus equipos, mensajes y clientes con mayor eficacia.

Esto es lo mejor: WhatsApp API soporta un número ilimitado de usuarios. No importa lo grande que sea su negocio o lo rápido que crezca; la API de WhatsApp no le defraudará. Aún así, hay algunas cosas básicas que tener en cuenta acerca de WhatsApp API.

API de WhatsApp: Cosas a mantener en mente

Mientras que la API de WhatsApp es la solución definitiva para los múltiples usuarios de WhatsApp Business, también es más compleja. Empecemos por los fundamentos.

• No es gratuito

• Tiene una ventana de atención al cliente de24 horas

• Necesitas obtener acceso a la API de WhatsApp desde un BSP

• Necesitarás un buzón de mensajería para la API de WhatsApp, ya que no tiene una interfaz de usuario

Un Proveedor de Solución de Negocio de WhatsApp es una compañía autorizada por Meta para dar acceso a las empresas a la API de WhatsApp. Los BSPs como respond.io ayudan a las empresas a integrar WhatsApp en sus flujos de trabajo con éxito y a menudo proporcionan características adicionales.

Registrarse en la API de WhatsApp con respond.ioes rápido y fácil. Todo el proceso toma sólo unos minutos – desde conectar su cuenta de Facebook Business (ahora conocida como portafolio de Meta Business) hasta añadir un número de teléfono.

Porque responde. o es también un software de gestión de conversaciones con clientes que viene con una bandeja de entrada, puedes empezar a enviar mensajes a clientes después de crear tu cuenta API de WhatsApp. ¡Eso está matando dos pájaros con una piedra!

Una vez que consigas un comando básico de WhatsApp API, experimentarás sus muchos beneficios.

Beneficios del uso de la API de WhatsApp para múltiples usuarios de WhatsApp

Las limitaciones de la aplicación de negocios de WhatsApp no existen con la API de negocios de WhatsApp. Estas son algunas de las principales mejoras que verás después de hacer el interruptor.

• Nunca te pierdas una consulta al cliente – Cada mensaje puede ser respondido con automatización y visibilidad en todo el equipo.

• Manténgase organizado con la gestión de chat – Marque las conversaciones como resueltas, asigne chats y mantenga un seguimiento de las interacciones en curso.

• Monitorizar el rendimiento de los agentes – Obtenga información sobre la carga de trabajo, los tiempos de respuesta y la eficiencia de los agentes.

• Integración CRM fluida – Sincroniza WhatsApp con tu CRM para realizar un seguimiento de las interacciones y ventas de los clientes.

• Controla el acceso de los usuarios – Restringe el acceso a los datos según los roles para mantener segura la información del cliente.

• Automatización avanzada para la eficiencia – Automatiza las respuestas, la cualificación del líder y el seguimiento del cliente para un servicio más rápido.

Si bien no es obligatorio para comenzar, las empresas en crecimiento pueden querer verificarse como una cuenta oficial con Marca verde de WhatsApp. A continuación, analicemos cómo configurar WhatsApp con varios usuarios en la aplicación WhatsApp Business y la API de WhatsApp.

Cómo usar la aplicación empresarial de WhatsApp con múltiples usuarios

Cualquier empresa puede usar la aplicación de negocios de WhatsApp con múltiples dispositivos o usuarios. Para enlazar un dispositivo, siga los siguientes pasos.

1. Vea tu aplicación empresarial de WhatsApp.

2. Pulsa el icono Más opciones con tres puntos verticales.

3. Haga clic en Dispositivos enlazados.

4. Haga clic en Enlazar un dispositivo.

5. Escaneeel código QR.

Puede obtener el código QR enWhatsApp Business Webo App de escritorio empresarial WhatsAppen sus dispositivos de compañía. Inicie sesión en cualquiera de los dos y se mostrará un código QR en su pantalla.

Los pasos anteriores funcionan en dispositivos Android. Para los usuarios de iPhone, vaya aConfiguración de WhatsAppen el paso 2 y siga el resto de las instrucciones anteriores. Al enlazarse, su equipo puede acceder a WhatsApp Business en sus dispositivos adicionales sin necesidad de mantener su teléfono conectado.

Ahora, te mostraremos cómo puedes usar los múltiples usuarios de WhatsApp Business en WhatsApp API.

Cómo utilizar la API de negocios de WhatsApp con varios usuarios

Gestionar múltiples conversaciones de clientes con un equipo grande puede ser complicado, pero no tiene por qué serlo. Especialmente si comienzas con el pie derecho con tu bandeja de entrada de mensajes de WhatsApp. Si bien hay muchas en el mercado, aquí se explica por qué deberías elegir respond.io.

• Es uno de los pocos Socios de Meta con Insignia.

• Es superior en G2, una de las plataformas de revisión entre pares más populares, para obtener el ROI más alto.

• A precios transparentes y flexibles para que solo pagues por los usuarios que necesites

• Construido para generar clientes potenciales y maximizar conversiones a través de chats y llamadas de WhatsApp.

Si tienes curiosidad sobre varios usuarios de WhatsApp con respond.io, puedes comenzar con una prueba gratuita y luego actualizar al plan que mejor se adapte a ti.

Paso 1: Obtén una cuenta API de WhatsApp Business

Para solicitarlo, puedes ver el video o seguir los pasos listados en esta sección.

Configurar la API de negocios de WhatsApp con respond.ioes un proceso rápido y fácil si sigues estos pasos.

1. Comienza creando una cuenta en la plataforma respond.io.

2. Navegaa Ajustes > Canales. Luego, haz clic en Agregar canal, selecciona WhatsApp Business Platform (API) y luego presiona Conectar.

3. Haz clic en Comenzar para completar las verificaciones de elegibilidad, luego haz clic en Conectar con Facebook e inicie sesión en su cuenta de Facebook. Asegúrate de conceder permisos a respond.io para administrar tu cuenta y facturación de WhatsApp Business.

4. Seleccioneuna cuenta de Meta Business existente o cree una nueva y luego cree un perfil de WhatsApp Business ingresando sus datos de negocio.

5. Ingresesu número de teléfono de WhatsApp, seleccione un método de verificación (SMS o llamada) e ingrese el código de verificación de 6 dígitos recibido para completar la configuración.

Paso 2: Añadir usuarios

Paraañadir varios usuarios de WhatsApp Business a respond.io, siga estos tres simples pasos.

1. Ve a Ajustes > Configuración del espacio de trabajo > Usuarios.

2. Haz clic en Agregar usuario para invitar a agentes al espacio de trabajo utilizando su dirección de correo electrónico.

Al añadir usuarios, puedes darles un apropiadoRol de Usuario. Esto te permite limitar el nivel de acceso de cada colaborador invitado a la plataforma. Puedes elegir entre tres roles de usuario:

• Propietario: Los propietarios tienen acceso a todos los módulos y pueden administrar la configuración del espacio de trabajo.

• Manager: Como propietarios, los administradores tienen acceso a todos los módulos. Sin embargo, tienen acceso restringido a la configuración del espacio de trabajo.

• Agente: Los agentes solo tienen acceso al módulo Mensajes.

3. [ ] Crea Equipospara agrupar a tus agentes para una mejor visibilidad después de que acepten tu invitación.

Para obtener una guía detallada sobre cómo agregar y editar perfiles a los miembros del equipo, invitar a nuevos usuarios, ver miembros del equipo y sus roles, crear nuevos equipos y gestionarlos eficazmente, consulta nuestro exhaustivo artículo decentro de ayuda.

Paso 3: Asignar Chats a Miembros del Equipo

Paraasignar o desasignar una conversación, todo lo que necesitas hacer es seguir los siguientes pasos.

1. Accede a la lista desplegable de tareas en la esquina superior derecha del módulo Bandeja de entrada.

2. Utiliza el menú desplegable para asignar o reasignar un agente a un contacto.

3. Busca un agente por nombre en el cuadro de búsqueda o selecciona de la lista de agentes disponibles con sus avatares.

Paso 4: Colabore en los Chats de WhatsApp con un Equipo

Respond.io puede ayudar a los equipos a colaborar eficientemente cuando manejan las conversaciones de negocios de WhatsApp.

1. Agrega notas internas para proporcionar contexto o actualizaciones visibles solo para los miembros del equipo, asegurando transferencias fluidas entre agentes.

2. Utiliza etiquetas para organizar conversaciones con etiquetas como "Urgente" o "Seguimiento" para categorizarlas y priorizarlas para una resolución más rápida.

Eso es todo. ¡Ya estás listo! Ahora veamos cómo puedes vender y comercializar con la API de WhatsApp Business para múltiples usuarios.

Cómo comercializar y vender con múltiples usuarios de WhatsApp Business.

Probablemente tus agentes tengan experiencia en ventas y marketing, pero puede que no estén familiarizados con todo lo que la API de WhatsApp de respond.io tiene para ofrecer. Aquí hay un resumen de los principales beneficios para ellos.

Calificar clientes potenciales más rápido para aumentar las ventas

Cuando se trata de la captura de clientes potenciales de WhatsApp, hay dos maneras de hacerlo: de forma orgánica o pagada. Primero, optimiza tu potencial de captura de plomo orgánico al maximizar tus puntos de entrada de WhatsApp.

Si estás ejecutando anuncios de WhatsApp de clic para chatear pero luchando con la calificación de clientes potenciales, acelerar el proceso es esencial para obtener conversiones más altas. Con respond.io, puedes crear un flujo de trabajo automatizado para enrutar de inmediato los clientes potenciales desde tus anuncios de clic a chatear a los agentes correctos basados en turnos, experiencia del equipo u otros criterios.

Pero aquí hay un giro interesante. Podrías acelerar aún más la cualificación del plomo manteniendo el servicio de calidad dejándolo en manos de AI. Por ejemplo, comience por enrutando contactos a un agente de IA de ventas o soporte.

Una vez asignado a agentes humanos o de IA, es hora de las preguntas de calificación. El método más rápido y efectivo es utilizar AI Agent para cualificar automáticamente clientes potenciales basados en su presupuesto. De esta manera, los agentes pueden centrarse en los que pueden comprar a su negocio.

Una vez que tengas plomos calificados de alta calidad, asegúrate de no arruinarlo con respuestas largas o de baja calidad. Te mostramos cómo prevenir eso a continuación.

Responder de forma inteligente y rápida

Mientras que la automatización es rápida y a menudo efectiva, a veces la manera más rápida e inteligente de ayudar a un cliente es con un agente humano. Tanto como la automatización y la IA son útiles, los agentes humanos son incomparables en términos de pensamiento crítico, persuasión y empatía.

Para asegurar respuestas más rápidas, los agentes pueden confiar en AI Assist para generar respuestas de IA a las consultas de los clientes desde el Buzón de Mensajes. Diferentemente de AI Agent, los mensajes de ayuda a la IA se activan manualmente, permitiendo a los agentes cambiar entre respuestas humanas y de IA a voluntad.

Lo mismo va para AI Prompts. Los agentes pueden usar esta función para traducir mensajes a más de 90 idiomas, refinar tono, y corregir la gramática en sus mensajes antes de enviarlos con un solo clic.

Para apoyar esto, los supervisores tienen una visión completa de todas las conversaciones a través de múltiples bandejas de entrada respond.io, asegurando que no se pierda ninguna interacción importante y que los agentes proporcionen respuestas consideradas.

Como puede ver, respond.io ofrece múltiples herramientas para ayudarle a responder más rápido y más inteligente. Sin embargo, pocas cosas son tan efectivas como una convocatoria bien programada de un agente. Y sí; ¡también puedes hacer llamadas a respond.io!

La API de llamadas empresariales de WhatsApp permite a los agentes saltar directamente en una llamada de voz a través de WhatsApp para empujar un camino caliente hacia el embudo o ayudar a los clientes con solicitudes complejas. Los clientes sólo necesitan esperar la ayuda durante el tiempo que el agente tarda en pulsar el botón de llamada en la bandeja de entrada respond.io.

Las llamadas de WhatsApp están ahora en la Beta abierta. Actualmente, está disponible para organizaciones en México, Brasil, India e Indonesia.

Ahora que sabes cómo calificar y chatear con un gran número de clientes potenciales, te enseñaremos cómo llevar un seguimiento de todos ellos fácilmente.

Gestionar y rastrear los plomos fácilmente

A medida que su negocio crece, sus equipos tendrán que gestionar un gran número de clientes potenciales y sus datos. Esta tarea se vuelve muy difícil sin usar un CRM. Respond.io se integra nativamente con los CRMs populares como Salesforce y Hubspot para hacer esta tarea una brisa.

Integre su CRM con respond.io para tener una visión holística de sus clientes potenciales mientras habla con ellos. ¡Ha terminado el cambio de plataformas y la actualización manual de los campos de contacto!

Cuando se trata de seguimiento de plomos, respond.io también te cubrió. Ciclo de vida le ayuda a llevar un seguimiento de los contactos en cada etapa del proceso de ventas, desde la primera interacción hasta la conversión.

Mediante la organización de contactos en las etapas de ciclo de vida, su equipo puede ver fácilmente dónde se encuentra cada uno de ellos. Esto le ayuda a enviar el mensaje correcto en el momento adecuado, centrarse en los clientes potenciales más prometedores y mover los contactos a través del canal de ventas más rápido.

Con información clara sobre el viaje de cada cliente, su equipo puede cerrar más operaciones con menos esfuerzo. En la siguiente sección, te mostraremos cómo volver a relacionarte con tus clientes en WhatsApp, tu canal de remarketing #1.

Alcanza a grandes públicos con mensajes promocionales

Una forma de volver a conectar con clientes potenciales en masa es amensajes masivos de WhatsApp. Esto le permite enviar mensajes pre-aprobados a sus clientes potenciales incluso después de que haya transcurrido la ventana de 72 horas.

La difusión de mensajes masivos con la API de WhatsApp Business de respond.io elimina las limitaciones de la aplicación de WhatsApp Business. El límite de 256 destinatarios desaparece y ahora puedes enviar mensajes de WhatsApp a miles o incluso a un número ilimitado de usuarios.

Las transmisiones de WhatsApp trabajan muy bien para campañas de retargeting. Es tan simple como seleccionar los contactos que han aceptado escuchar de ti, crear contenido para los mensajes con archivos multimedia adjuntos y agregar un llamado a la acción o un botón de respuesta rápida. Una vez que hayas terminado, simplemente envía o programa un mensaje de WhatsApp con anticipación.

Nota: Asegúrate de que tus transmisiones sean atractivas, ya que Meta entregará menos mensajes de marketing a los contactos que no interactúan. A partir del 1 de abril de 2025, cualquier mensaje de plantilla de marketing de WhatsApp a números de Estados Unidos será pausado temporalmente. Recibirás un mensaje de error si intentas enviar una plantilla de marketing a cualquier código de área de EE.UU.

Ahora que sabes cómo comercializar y vender en respond.io, veamos algunos de los beneficios de esta plataforma.

4 Beneficios de usar WhatsApp para múltiples usuarios con la API de WhatsApp y Respond.io

Hacer que WhatsApp funcione para múltiples usuarios no solo es práctico. Es una necesidad si quieres mejorar la comunicación de tu equipo con los clientes. Pero cuando se trata de usar la API de WhatsApp con respond.io, ten en cuenta que esto introduce un nuevo nivel de eficiencia en tus operaciones.

1. Simplifique su flujo de trabajo de mensajería

Respond.io ofrece una bandeja de entrada unificada donde todo tu equipo puede ver y rastrear todos los chats de WhatsApp. Esto ayuda a prevenir la confusión sobre quién ha respondido a un cliente y reduce el riesgo de mensajes perdidos, manteniendo a tu equipo en la misma página en todo momento.

2. Asigna roles que se ajusten a tu equipo.

No todos los miembros del equipo necesitan las llaves de la ciudad. Puedes designar roles específicos, como agente, gerente o propietario, para miembros del equipo, proporcionándoles el nivel adecuado de acceso y garantizando que todos tengan exactamente lo que necesitan sin permisos innecesarios.

3. Personaliza las conversaciones con los clientes.

Respond.io se integra perfectamente con su CRM, para que su equipo pueda ver el historial de clientes y preferencias de un vistazo. Esto significa que tus respuestas no solo son rápidas. Pueden ser informados y personalizados, ayudándote a participar en conversaciones más significativas.

4. Una herramienta que escala

No importa si eres una marca pequeña hoy o una potencia global mañana. Respond.io es totalmente capaz de crecer junto a su negocio. A medida que escalas, puedes agregar usuarios fácilmente, automatizar más flujos de trabajo, manejar cargas de mensajes más altas y más sin perder nunca tu impulso.

Ahora, veamos cómo las empresas están teniendo éxito en respond.io con múltiples usuarios de WhatsApp.

Cómo respond.io empodera a las empresas con WhatsApp para múltiples usuarios

Hemos entrevistado a algunos clientes de respond.io para aprender cómo llevan sus negocios al siguiente nivel con la funcionalidad de múltiples usuarios de WhatsApp. A continuación, hemos compilado unas cuantas historias de éxito que te inspirarán a iniciar tu viaje de varios usuarios de WhatsApp.

Cómo Lamarsa Coffee Mejoró su tiempo de respuesta.

Lamarsa Coffee, un distribuidor de equipo de café basado en Malayia, gestionaba la comunicación con los clientes a través de WhatsApp Business App.

A medida que su negocio se expandía, Lamarsa Coffee encontró difícil manejar el alto volumen de conversaciones sobre WhatsApp. Para resolver el problema de múltiples usuarios en la aplicación de WhatsApp Business, Lamarsa Coffee migró a la API de WhatsApp y lo conectó con respond.io para un mayor acceso multusuario.

A través de la funcionalidad multusuario mejorada de WhatsApp y los Flujos de trabajo avanzados de respond.io, Lamarsa Coffee ha mejorado exitosamente sus tiempos de primera respuesta en un impresionante 38%.

Cómo 800 Storage Maneja un Alto Volumen de Conversaciones.

Empresa de autoalmacenamiento basada en Dubai,800 Storage, tenía acceso limitado a WhatsApp Business App. Esto dio lugar a un lento tiempo de respuesta, que a su vez afectó al crecimiento de las empresas. Actualizando a la API de WhatsApp e integrándola con respuesta. o, 800 Storage ya está listo para manejar un alto volumen de conversaciones a través del acceso multiequipo de WhatsApp.

Gracias al acceso multiusuario para WhatsApp, el rendimiento del agente ha mejorado significativamente en todo el tablero, con los tiempos de primera respuesta reducidos de 30% a 1 minuto y 56 segundos!

Comenzando con WhatsApp Business para múltiples usuarios.

Poner en funcionamiento con WhatsApp Business para múltiples usuarios es más fácil de lo que piensas. Si eres un negocio más pequeño, la aplicación de negocios de WhatsApp puede ser suficiente para tus necesidades a corto plazo. Descargue la aplicación, conecte hasta cinco dispositivos y estará listo para funcionar. ¡Es gratis, fácil de configurar, e incluso características útiles para ayudarte a empezar!

Sin embargo, si su negocio está creciendo (o planea hacerlo), entonces la API de WhatsApp es su mejor apuesta. Diseñado con equipos más grandes en mente, ofrece usuarios ilimitados, una potente automatización e integra sin problemas con sus CRM existentes. Todo lo que necesitas hacer es registrarte a través de una plataforma como respond.io. La configuración es rápida y en poco tiempo gestionará los mensajes.

¿Estás listo para usar WhatsApp Business con múltiples usuarios? ¡Prueba la API de WhatsApp Business de respond.io gratis!

Preguntas frecuentes.

¿Es WhatsApp Business para múltiples usuarios gratuito?

La aplicación de negocios de WhatsApp permite el uso gratuito en hasta cinco dispositivos. Si deseas usar WhatsApp en hasta 10 dispositivos, puedes optar por una suscripción de WhatsApp Premium.

Para empresas que requieren más de diez usuarios, la solución es la API de WhatsApp. Sin embargo, esto implica la tarifa basada en conversaciones de WhatsApp y el uso de un software de mensajería, lo que genera costos adicionales.

¿Puedo usar WhatsApp Business en 2 teléfonos?

La aplicación de negocios de WhatsApp soporta hasta cinco dispositivos, incluyendo cuatro dispositivos conectados y un teléfono por cuenta, pero no en dos teléfonos simultáneamente.

¿Cómo usar WhatsApp Business en múltiples dispositivos?

1. Abre tu aplicación comercial de WhatsApp en tu teléfono principal.

2. Pulse el menúMás opciones(tres puntos verticales) en la esquina superior derecha.

3. SeleccioneDispositivos vinculados.

4. SeleccioneEnlace un dispositivo.

5. Escanea el código QR mostrado en la pantalla del dispositivo que quieres vincular

¿Qué sucede con mi historial de mensajes cuando cambio de dispositivos?

Cuando usas WhatsApp Business en un dispositivo nuevo, tus mensajes antiguos no se transfieren automáticamente debido a las reglas de seguridad de WhatsApp. Sin embargo, una vez que vincules el nuevo dispositivo, algunos mensajes recientes pueden sincronizarse y volverse disponibles.

¿Están seguros mis datos al usar WhatsApp Business en múltiples dispositivos?

Sí! WhatsApp Business mantiene tus chats seguros con cifrado de extremo a extremo, incluso cuando usas múltiples dispositivos. Esto significa que tus mensajes e información de negocio permanecen privados y no pueden ser leídos por nadie más.

Lecturas adicionales.

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1. Cómo cambiar WhatsApp a Cuenta Business en 8 Pasos

2. Marca azul de WhatsApp: 5 pasos para conseguir la insignia para tu negocio.

3. WhatsApp Opt In: Consigue que los clientes se registren en WhatsApp.