Respuesta rápida de WhatsApp: cómo enviar mensajes de respuesta rápida de WhatsApp

Si no respondes a las preguntas más frecuentes con una respuesta rápida de WhatsApp, te estás perdiendo una de las funciones más prácticas de la aplicación de negocios de WhatsApp. Desde su lanzamiento, millones de empresas han utilizado mensajes de respuesta rápida de WhatsApp para responder a sus clientes. Ya sea que dirijas una empresa pequeña o grande, los mensajes de respuesta rápida para WhatsApp Business pueden ahorrarte mucho tiempo. Sigue leyendo para saber más sobre las respuestas rápidas de WhatsApp y cómo puedes incorporarlas a tus operaciones.

Qué es la respuesta rápida de WhatsApp

Las respuestas rápidas de WhatsApp son una función que permite a las empresas responder rápidamente a las consultas comunes de los clientes enviando mensajes preescritos. Los equipos de atención al cliente usan respuestas rápidas para responder consultas sobre detalles del producto o servicio, políticas de reembolso y más.

Beneficios de la respuesta rápida de WhatsApp

Escribir las mismas respuestas una y otra vez desperdicia tiempo, mientras que copiar y pegar puede ser tedioso porque necesitas múltiples ventanas o referencias abiertas. Esto es aún más problemático en el móvil.

Las respuestas rápidas facilitan hablar con varios clientes simultáneamente, permitiendo que tus agentes usen su tiempo de forma más eficiente. Los mensajes también garantizan información coherente y una voz de marca, ya que pueden ser aprobados por un supervisor con antelación.

¿Te interesa configurar respuestas rápidas de WhatsApp para tu negocio? Veamos los pasos a continuación.

Mensajes de respuesta rápida de WhatsApp en la aplicación WhatsApp Business vs Respond.io

Puedes configurar respuestas rápidas en la aplicación oficial WhatsApp Business App o usando la API de WhatsApp. Es probable que las empresas más pequeñas usen la aplicación WhatsApp Business, mientras que las empresas más grandes con equipos de agentes usarán la API de WhatsApp con una Inbox de terceros como respond.io.

Aunque las respuestas rápidas tienen el mismo propósito y funcionan de forma similar tanto en la app como en la API, cada producto de WhatsApp admite capacidades diferentes.

WhatsApp Business App puede almacenar hasta 50 respuestas rápidas y admite el uso de imágenes en mensajes de respuesta rápida. Sin embargo, no existe un método para ordenar las respuestas rápidas por categoría, lo que dificulta editar o eliminar un grupo de ellas simultáneamente.

Por otro lado, la API de WhatsApp conectada a respond.io puede almacenar hasta 5.000 respuestas rápidas y admite variables dinámicas para una mayor personalización.

Como respond.io es un software de gestión omnicanal de conversaciones con clientes, también puedes reutilizar estas respuestas rápidas en otros canales como Messenger y ordenarlas usando categorías personalizadas.

En la siguiente sección, veremos cómo se configuran las respuestas rápidas en la aplicación de negocios de WhatsApp. Luego, te mostraremos cómo hacer esto para la API de WhatsApp en respond.io

Respuestas rápidas en la aplicación WhatsApp Business

Configurar respuestas rápidas en la aplicación WhatsApp Business es un proceso sencillo; solo necesitas una cuenta de negocio en la app y estarás listo. Solo puedes añadir o editar respuestas rápidas usando la aplicación WhatsApp Business, no WhatsApp Business Web.

Los siguientes pasos te enseñarán cómo crear respuestas rápidas en la aplicación WhatsApp Business.

Aplicación WhatsApp Business: Configurar respuesta rápida

Para configurar una respuesta rápida de WhatsApp, abre la aplicación WhatsApp Business en tu dispositivo móvil.

1. En la aplicación WhatsApp Business, toca ⠇ > Herramientas de negocio > Respuestas rápidas.

2. Toca Añadir ⨁.

3. Pulsa Mensaje para crear tu mensaje.

4. Pulsa Atajo para configurar el atajo del teclado para tu respuesta rápida.

4. Pulsa GUARDAR.

También puedes editar respuestas rápidas guardadas; simplemente toca la respuesta rápida que quieras editar y aparecerá la pantalla de edición. Recuerda pulsar Guardar cuando termines.

A continuación, te mostraremos cómo enviar respuestas rápidas desde la aplicación empresarial de WhatsApp.

Aplicación WhatsApp Business: Enviar respuesta rápida

Para enviar mensajes de respuesta rápida en WhatsApp Business, abre cualquier conversación en la aplicación WhatsApp Business o en WhatsApp Business Web.

1. PulsaAdjuntar (icono del clip de papel) y selecciona Respuesta rápida. Alternativamente, escribe / en el cuadro de texto.

2. Desplázate por la lista y selecciona una respuesta rápida para utilizar. También puedes escribir el atajo del mensaje de respuesta rápida (por ejemplo, thanks1) para buscarlo y seleccionarlo.

3. Edita el mensaje si es necesario y pulsa Enviar una vez que hayas terminado.

En la sección siguiente, exploraremos cómo crear y enviar respuestas rápidas a través de la API de WhatsApp en respond.io.

Fragmentos de la API de WhatsApp conectados a Respond.io

Para enviar respuestas rápidas de WhatsApp a través de respond.io, necesitarás conectar tu API de WhatsApp a la plataforma. Ten en cuenta que las respuestas rápidas se llaman Fragmentos en respond.io.

API de WhatsApp conectada a Respond.io: Configurar Fragmentos

Sigue estos pasos en la plataforma respond.io.

1. Haz clicAjustes (icono de engranaje) seguido de Fragmentos.

2. Haz clicAñadir Fragmento e introduce el nombre del Fragmento, seguido de tu mensaje. También puedes hacer que tu mensaje sea más personal insertando el nombre de tu contacto con variables dinámicas.

3. Introduce un tema o selecciona uno de la lista. Este paso es opcional, pero es útil para gestionar tus Fragmentos en el futuro. Una vez que hayas terminado, haz clic en Crear.

En esta pantalla, también puedes editar o eliminar Fragmentos previamente guardados; haz clic en el botón Acciones (tres puntos) junto al Fragmento relevante y selecciona Editar o Borrar.

Por último, cubriremos cómo enviar Fragmentos en tus conversaciones.

API de WhatsApp conectada a Respond.io: Enviar Fragmentos

Usar Fragmentos en respond.io es tan sencillo como enviar una respuesta rápida en la aplicación WhatsApp Business.

1. Abre cualquier conversación de WhatsApp y haz clic en el icono de Fragmento (papel desgarrado) en la parte inferior de la pantalla. Alternativamente, puedes escribir / en el cuadro de texto para desplegar la lista de Fragmentos.

2. Desplázate por la lista y selecciona un Fragmento para usar. Si hiciste clic en el icono de Fragmento en el Paso 1, también puedes hacer clic en Buscar y escribir el nombre de un Fragmento o una palabra contenida en el mensaje del Fragmento para ubicarlo rápidamente.

Si escribiste / en el Paso 1, puedes empezar a buscar inmediatamente un Fragmento introduciendo su nombre o una palabra que contenga.

3. Edita el mensaje si es necesario y pulsa Enviar una vez que hayas terminado.

Los Fragmentos funcionan en todos los canales que has conectado a respond.io No hay necesidad de repetir el proceso de configuración.

Ahora que sabes cómo configurar y enviar respuestas rápidas, el siguiente paso es decidir qué deben decir los mensajes.

Ejemplos de respuestas rápidas

No hay reglas estrictas para los mensajes de respuesta rápida, pero querrás escribir mensajes generales que puedan enviarse a cualquiera con pocos o ningún cambio. A menos que estés usando variables dinámicas para la personalización, no incluyas detalles específicos de los destinatarios individuales.

¡Si estás perdido y necesitas ideas para tus mensajes de respuesta rápida, mira los ejemplos a continuación para inspirarte! Puedes copiar o ajustar los mensajes para que se adapten a tu negocio.

Ejemplos de respuestas rápidas: saludos y despedidas

Las empresas dedican mucho tiempo a enviar saludos y despedidas a sus clientes en WhatsApp, pero las respuestas rápidas reducen ese tiempo. A su vez, esto les da a los agentes más tiempo y energía para dedicar a las conversaciones reales.

Estos mensajes pueden ir desde saludos estándar hasta notificaciones de respuesta retrasada, cierres de conversación y solicitudes de calificación. Aquí tienes algunos ejemplos:

1. “👋  ¡Hola! Gracias por ponerte en contacto con [business name]. Soy [agent name], ¿cómo puedo ayudarte?”

2. “👋 ¡Hola! Gracias por ponerte en contacto con [business name]. Desafortunadamente, estamos muy ocupados en este momento. Ten en cuenta que hemos recibido tu mensaje y te responderemos lo antes posible!”

3. “👋 Gracias por tu mensaje; sin embargo, actualmente estamos ausentes. Nuestro horario de atención es [business hours]. ¡Te responderemos lo antes posible!

4. “🙏 Gracias por contactarnos, ¿hay algo más en lo que pueda ayudarte?”

5. “Gracias por contactar a [nombre de la empresa]. Si tienes un minuto, por favor deja una reseña sobre tu experiencia con nosotros; valoramos y revisamos todos los comentarios enviados 🙂 [Link]

Ejemplos de respuestas rápidas: Preguntas frecuentes

La mayoría de las empresas tiene una lista de preguntas frecuentes. Las respuestas rápidas son perfectas para almacenar las respuestas a estas preguntas, ya que tus agentes podrán acceder a ellas rápidamente y enviarlas a los clientes.

Puedes ofrecer respuestas completas a las preguntas frecuentes en la propia respuesta rápida o enlazar a los clientes a fuentes externas para obtener más detalles.

Ejemplos de estos mensajes incluyen el horario y la dirección de tu negocio, la confirmación de citas y detalles de tus productos o servicios:

1. “📆  Abrimos de lunes a sábado (incluyendo días festivos), de 9:00 a.m. a las 9:00 p.m.”

2. “📍 Nuestra sede se encuentra en [Address]”

3. “🗓️ ¡Con gusto agendamos una cita contigo! Por favor responde con tu fecha y hora preferida o selecciónala en nuestro calendario: [Link]”

4. “Respond.io soporta múltiples canales como WhatsApp, Telegram, Facebook Messenger y más. Puedes consultar la lista completa de canales compatibles aquí: [link]

5. “Tu pedido puede rastrearse aquí: [link]. Sin embargo, si tienes algún problema con la entrega, por favor llama a nuestra línea de asistencia 24 horas al [number]”

Ejemplos de respuestas rápidas: Ventas y soporte

Es importante tener respuestas preparadas para consultas comunes de ventas y soporte, ya que cualquier discrepancia en información como precios puede generar clientes insatisfechos. Las respuestas rápidas son ideales para esto, ya que eliminan el riesgo de errores al enviar detalles importantes.

Ejemplos de respuestas rápidas para estos casos de uso incluyen mensajes sobre precios, ofertas especiales y más.

1. “Tenemos diferentes planes mensuales diseñados para escalar con tu negocio: Starter, Pro, Business y Enterprise. Puedes obtener más información sobre los planes aquí: [Link]”

2. “Hola, [contact name], gracias por comunicarte. Por favor cuéntanos qué problemas estás teniendo y nuestro agente se pondrá en contacto contigo respecto a tu consulta.”

3. “Por tiempo limitado, disfruta de un 20% de descuento en toda la tienda. 🗣️ ¡Introduce el código de descuento DISCOUNT20 durante la compra!”

4. “✅ Puedes cancelar tu plan en cualquier momento sin cargos adicionales. Simplemente contáctanos y avísanos.”

5. “Tenemos una política de reembolso total sin preguntas ✅  Simplemente devuélvelo en el embalaje original dentro de los 14 días posteriores a la entrega y recibirás tu dinero de vuelta. Para más información, consulta nuestra política de devoluciones aquí: [Link]”

Ejemplos de respuestas rápidas: Actualizaciones

A nadie le gusta quedarse en la oscuridad cuando se trata de asuntos urgentes o inconvenientes. Usa respuestas rápidas para mantener a los clientes informados sobre las últimas novedades de tu empresa.

Aquí tienes algunos ejemplos de mensajes de respuesta rápida para actualizaciones de estado:

1. ⚠️ Nuestra plataforma está actualmente en mantenimiento programado y volverá a estar operativa el martes 07/02/2023 a las 8:00 a.m. Nos disculpamos por cualquier inconveniente causado 🙇”

2. “Gracias por tu mensaje. [product name] volverá a estar en stock la próxima semana. Para reservarte una unidad, visita nuestra tienda online: [link].”

3. “La última versión de nuestra plataforma se lanzará el próximo sábado, 28/01/2023 a las 8:00 a.m. Para más información sobre la actualización, visita la página de anuncios: [link]”

4. “💥 ¡Ups! Nuestros servidores están teniendo algunas dificultades técnicas en este momento. Ya estamos trabajando en el problema y esperamos volver a estar operativos en las próximas 12 horas. ¡Nos disculpamos por cualquier inconveniente causado!”

5. “🔧 El problema con nuestros servidores ha sido solucionado. Puedes seguir usando nuestra plataforma con normalidad. Intenta borrar tu caché si los problemas de conexión persisten; pero si todavía tienes problemas, envíanos un mensaje con más detalles.”

Con respuestas rápidas, puedes mejorar considerablemente la calidad y velocidad de tus conversaciones de WhatsApp con los clientes. Si tu empresa está creciendo a un ritmo que la aplicación WhatsApp Business no puede soportar, considera cambiar a la API de WhatsApp con respond.io.

Además de beneficios como contar con numerosos agentes o equipos y chatear en múltiples canales o cuentas desde una sola plataforma, podrás enviar respuestas automáticas y crear automatizaciones de chat para ventas por WhatsApp y soporte.

¿Te interesa obtener estos beneficios para tu negocio? Regístrate en respond.io o conecta tu API de WhatsApp hoy.

Lecturas recomendadas

• Aplicación WhatsApp Business: la guía definitiva

• WhatsApp Business: Resumen de las cuentas de WhatsApp Business

• Cómo cambiar WhatsApp a una cuenta Business