Si no respondes a las preguntas más frecuentes con una respuesta rápida de WhatsApp, te pierdes una de las funciones más útiles de la aplicación de negocios de WhatsApp. Desde su lanzamiento, millones de empresas han utilizado mensajes de respuesta rápida de WhatsApp para atender a sus clientes. Ya sea que dirijas una empresa pequeña o grande, los mensajes de respuesta rápida para WhatsApp Business pueden ahorrarte mucho tiempo. Sigue leyendo para aprender más sobre las respuestas rápidas de WhatsApp y cómo puedes integrarlas en tus operaciones.
¿Qué es la respuesta rápida de WhatsApp?
WhatsApp respuestas rápidas es una función que permite a las empresas responder rápidamente a las consultas de clientes comunes enviando mensajes preescritos. Los equipos de atención al cliente utilizan respuestas rápidas para contestar consultas sobre detalles de productos o servicios, políticas de reembolso y más.
Beneficios de la respuesta rápida de WhatsApp.
Escribir las mismas respuestas repetidamente pierde tiempo, mientras que copiar y pegar puede ser tedioso, ya que requiere múltiples ventanas o referencias abiertas. Esto es aún más problemático en móvil.
Las respuestas rápidas facilitan el proceso de hablar con múltiples clientes simultáneamente, permitiendo que tus agentes usen su tiempo más eficientemente. Los mensajes también garantizan una información consistente y una voz de marca, ya que pueden ser aprobados por un supervisor de antemano.
¿Te interesa configurar las respuestas rápidas de WhatsApp para tu negocio? Veamos los siguientes pasos.
Cómo configurar y enviar mensajes de respuesta rápida para WhatsApp Business
Puedes configurar respuestas rápidas en la aplicación oficial WhatsApp Business o usando la API de WhatsApp. Es probable que las pequeñas empresas utilicen la aplicación de WhatsApp Business, mientras que las grandes empresas con equipos de agentes usarán la API de WhatsApp con una bandeja de entrada de terceros como respond.io.
Aunque las respuestas rápidas tienen el mismo propósito y funcionan de forma similar tanto en la aplicación como en la API, cada producto de WhatsApp soporta diferentes capacidades.
WhatsApp Business App puede almacenar hasta 50 respuestas rápidas y soporta el uso de imágenes en mensajes de respuesta rápida. Sin embargo, no hay ningún método para ordenar respuestas rápidas por categoría, lo que hace difícil editar o eliminar un grupo de ellas simultáneamente.
Por otro lado, la API de WhatsApp conectada a respond.io puede almacenar hasta 5,000 respuestas rápidas y admite variables dinámicas para una mayor personalización.
Como respond.io es un software de gestión de conversaciones de clientes omnicanal, también puedes reutilizar estas respuestas rápidas a través de otros canales como Messenger y ordenarlas usando categorías personalizadas.
En la siguiente sección, veremos cómo se configuran las respuestas rápidas en la aplicación de negocios de WhatsApp. Luego, te mostraremos cómo hacer esto para la API de WhatsApp en respond.io.
Respuestas rápidas en la aplicación de negocios de WhatsApp
Configurar respuestas rápidas en la aplicación de negocios de WhatsApp es un proceso sencillo; todo lo que necesitas es una cuenta de negocio en la aplicación y estás listo para ir. Solo puede añadir o editar respuestas rápidas usando la aplicación empresarial de WhatsApp, no WhatsApp Business Web.
Los siguientes pasos te enseñarán cómo crear respuestas rápidas en la aplicación de negocios de WhatsApp.
Aplicación de negocios de WhatsApp: Configurar respuesta rápida
Para configurar una respuesta rápida de WhatsApp, ejecuta la aplicación de WhatsApp Business en tu dispositivo móvil.
1. En la aplicación de negocios de WhatsApp, pulse > Herramientas de negocio > Respuestas rápidas.
2. Toque Añadir descuento.
3. Pulsa Mensaje para crear tu mensaje.
4. Pulsa Atajo para configurar el acceso directo del teclado para tu respuesta rápida.
4. Pulsa AHORRA.
También puede editar respuestas rápidas previamente guardadas; simplemente pulse en una respuesta rápida que desea editar y aparecerá la pantalla de edición. Recuerda golpear Ahorra cuando hayas terminado.
A continuación, te mostraremos cómo enviar respuestas rápidas desde la aplicación empresarial de WhatsApp.
Aplicación de negocios de WhatsApp: Enviar respuesta rápida
Para enviar mensajes de respuesta rápida para WhatsApp Business, abre cualquier conversación en WhatsApp Business App o WhatsApp Business Web.
1. Pulsa Adjuntar (icono del clip de papel) y selecciona Respuesta rápida. Alternativamente, escriba / en el cuadro de texto.
2. Deslízate a través de la lista y selecciona una respuesta rápida para utilizar. También puede escribir el acceso directo del mensaje de respuesta rápida (por ejemplo, gracias1) para buscarlo y seleccionarlo.
3. Edita el mensaje si es necesario y pulsa Envía una vez que hayas terminado.
En la sección posterior, exploraremos cómo crear y enviar respuestas rápidas a través de la API de WhatsApp en respond.io.
Snippets en la API de WhatsApp conectada a Respond.io
Para enviar respuestas rápidas de WhatsApp a través de respond.io, necesitarás conectar tu API de WhatsApp a la plataforma. Ten en cuenta que las respuestas rápidas se llaman Snippets en respond.io.
API de WhatsApp conectada a Respond.io: Configurar Snippets
Siga estos pasos en la plataforma respond.io.
1. Haga clic en Ajustes (icono de engranaje) seguido de Snippets.
2. Haz clic en Añadir Fragmento e introduce el nombre del Fragmento, seguido de tu mensaje. También puedes hacer que tu mensaje se sienta más personal insertando el nombre de tu contacto con variables dinámicas.
3. Ingresa un tema o selecciona uno de la lista. Este paso es opcional pero es útil a la hora de gestionar tus Snippets en el futuro. Una vez que hayas terminado, haz clic en Crear.
En esta pantalla, también puede editar o eliminar Snippets previamente guardados; haz clic en el botón Acciones (tres puntos) junto al Fragmento relevante y selecciona Editar o Borrar.
Por último, trataremos de enviar Snippets en tus conversaciones.
API de WhatsApp conectada a Respond.io: Enviar fragmentos
Usar Snippets en respond.io es tan sencillo como enviar una respuesta rápida en la aplicación empresarial de WhatsApp.
1. Abre cualquier conversación de WhatsApp y haz clic en el icono de Snippet (papel desgarrado) en la parte inferior de la pantalla. Alternativamente, puede escribir / en el cuadro de texto para desplegar la lista de Fragmentos.
2. Desplácese a través de la lista y seleccione un Snippet para usar. Si haces clic en el icono de Snippet en el paso 1, también puedes hacer clic en Buscar y escribir el nombre de un Fragmento o una palabra contenida en el mensaje de Fragmento's para ubicarlo rápidamente.
Si escribiste / en el paso 1, puedes empezar a buscar inmediatamente un Snippet introduciendo su nombre o una palabra que contiene.
3. Edita el mensaje si es necesario y pulsa Envía una vez que hayas terminado.
Los fragmentos funcionan en todos los canales que has conectado a respond.io. No hay necesidad de repetir el proceso de configuración.
Ahora que sabes cómo configurar y enviar respuestas rápidas, el siguiente paso es averiguar cuáles deben ser los mensajes.
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Ejemplos de respuestas rápidas
No hay reglas estrictas para los mensajes de respuesta rápida, pero deberías redactar mensajes generales que se puedan enviar a cualquiera con pocas o ninguna modificación. A menos que estés utilizando variables dinámicas para la personalización, no incluyas detalles específicos de los destinatarios individuales.
Si estás perdido y necesitas ideas para tus mensajes de respuesta rápida, echa un vistazo a los ejemplos de abajo para inspirarte un poco! Puedes copiar o modificar los mensajes para que sean adecuados a tu negocio.
Ejemplos de respuesta rápida: saludos y despedidas.
Las empresas dedican mucho tiempo a enviar saludos y despedidas a sus clientes por WhatsApp, pero las respuestas rápidas hacen que esta práctica sea menos tediosa. A su vez, esto da a los agentes más tiempo y energía para gastar en conversaciones reales.
Estos mensajes pueden variar desde saludos estándar hasta notificaciones de respuesta retrasadas, cierre de conversaciones y solicitudes de calificación. Estos son algunos ejemplos:
1. “👋 Hi! Gracias por contactar con [nombre de negocio]. Soy [nombre del agente], ¿cómo puedo ayudarte?
2. “👋 ¡Hola! Gracias por contactar con [nombre de negocio]. Desafortunadamente, estamos muy ocupados en este momento. Ten en cuenta que hemos recibido tu mensaje y te responderemos tan pronto como sea posible.”
3. “👋 Gracias por tu mensaje, sin embargo, estamos ausentes. Nuestras horas de trabajo son [horas laborales]. ¡Nos pondremos en contacto contigo tan pronto como podemos!”
4. “🙏 Gracias por contactarnos, ¿hay algo más con lo que pueda ayudarte?”
5. “Gracias por contactar [nombre de negocio]. Si tienes un minuto, por favor deja una reseña de tu experiencia con nosotros, apreciamos y revisamos todos los comentarios enviados 🙂 [Link]”
Ejemplos de respuesta rápida: FAQs
La mayoría de las empresas tendrán una lista de preguntas frecuentes. Las respuestas rápidas son perfectas para almacenar las respuestas a estas preguntas, ya que sus agentes podrán acceder rápidamente y enviarlas a sus clientes.
Puede proporcionar respuestas completas a las preguntas frecuentes en la respuesta rápida en sí misma o enlazar a los clientes con fuentes externas para obtener más detalles.
Ejemplos de estos mensajes incluyen sus horas de trabajo y dirección, confirmación de cita y detalles de sus productos o servicios:
1. “📆 Abrimos de lunes a sábado (incluyendo días festivos), 9:00 a.m. a las 21.00 horas.”
2. “📍 Nuestro cuartel general se encuentra en [Address]”
3. “🗓️ ¡Estamos encantados de programar una cita contigo! Por favor, responda con su fecha y hora preferida o selecciónelo de nuestro calendario: [Link]”
4. “Respond.io admite múltiples canales como WhatsApp, Telegram, Facebook Messenger, y más. Puedes consultar la lista completa de canales compatibles aquí: [link]”
5. “Tu pedido se puede rastrear aquí: [link]. Sin embargo, si tienes algún problema con la entrega, por favor llama a nuestra línea de asistencia 24 horas al [number]”
Ejemplos de respuestas rápidas: Ventas y Soporte
Es importante tener respuestas preparadas para las consultas comunes de ventas y soporte, ya que cualquier discrepancia en la información, como los precios, puede llevar a insatisfacción por parte de los clientes. Las respuestas rápidas son perfectas para ello, ya que eliminan el riesgo de errores al enviar detalles importantes.
Ejemplos de respuestas rápidas para estos casos de uso incluyen mensajes sobre precios, ofertas especiales y más.
1. “Tenemos diferentes planes mensuales diseñados para escalar junto a tu negocio: Starter, Pro, Business y Enterprise. Puedes obtener más información sobre los planes aquí: [Link]”
2. “Hola, [nombre de contacto], gracias por contactarnos. Por favor, háznos saber qué problemas tienes y nuestro agente se pondrá en contacto contigo respecto a tu consulta.”
3. “Por un tiempo limitado, disfruta de un 20% de descuento en la tienda. 🗣️ ¡Introduce el código de descuento DISCOUNT20 durante el checkout!”
4. “✅ Puedes cancelar tu plan en cualquier momento sin cargos adicionales. Simplemente contacta con nosotros y háznoslo saber.”
5. "No tenemos preguntas, política de reembolso completo ✅ Simplemente envíalo de vuelta en el empaquetado original dentro de 14 días después de la entrega y recibirás tu dinero." Para más información, revisa nuestra política de devolución aquí: [Link]”
Ejemplos de respuesta rápida: Actualizaciones
A nadie le gusta quedar en la oscuridad cuando se trata de asuntos urgentes o inconvenientes. Utilice respuestas rápidas para mantener a los clientes al día de las últimas noticias sobre su negocio.
Aquí hay algunos ejemplos de mensajes de respuesta rápida para actualizaciones de estado:
1. “⚠️ Nuestra plataforma está actualmente en mantenimiento programado y estará operativa a las 8:00 horas del martes, 07/02/2023. Nos disculpamos por cualquier inconveniente causado 🙇”
2. "Gracias por contactarnos." [nombre de producto] volverá a estar en stock la próxima semana. Para reservarte una unidad, visita nuestra tienda online: [link]
3. La última versión de nuestra plataforma se lanzará el próximo sábado 28/01/2023 a las 8:00 a.m. Para más información sobre la actualización, visita la página de anuncios: [link]”
4. “💥 ¡Vaya! Nuestros servidores se enfrentan actualmente a algunas dificultades técnicas. Ya estamos trabajando en esta cuestión y esperamos estar en marcha en las próximas 12 horas. ¡Nos disculpamos por cualquier inconveniente causado!”
5. “🔧 El problema con nuestros servidores ha sido solucionado. Puedes seguir utilizando nuestra plataforma como de costumbre. Intenta borrar tu caché si persisten los problemas de conexión, pero si aún enfrentas inconvenientes, envíanos un mensaje con más detalles.
Con respuestas rápidas, puedes mejorar enormemente la calidad y velocidad de tus conversaciones de WhatsApp con los clientes. Si tu empresa está creciendo a un ritmo que la aplicación de negocios de WhatsApp no puede mantenerse, considera cambiar a la API de WhatsApp con respond.io.
Además de beneficios como apoyar a numerosos agentes o equipos y chatear en múltiples canales o cuentas desde una sola plataforma, podrás enviar respuestas automáticas y crear automatización de chat para ventas de WhatsApp y soporte.
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