Si no respondes a las preguntas más frecuentes con una respuesta rápida de WhatsApp, te estás perdiendo una de las funciones más útiles de WhatsApp Business App. Desde su lanzamiento, millones de empresas han utilizado los mensajes de respuesta rápida de WhatsApp para responder a sus clientes. Tanto si diriges una pequeña como una gran empresa, los mensajes de respuesta rápida de WhatsApp Business pueden ahorrarte mucho tiempo. Sigue leyendo para saber más sobre las respuestas rápidas de WhatsApp y cómo puedes incorporarlas a tus operaciones.

Qué es WhatsApp Respuesta rápida

Las respuestas rápidas de WhatsApp son una función que permite a las empresas responder rápidamente a las consultas habituales de los clientes enviando mensajes escritos previamente. Los equipos de atención al cliente utilizan las respuestas rápidas para responder a consultas sobre detalles de productos o servicios, políticas de reembolso y mucho más.

Ventajas de WhatsApp Quick Reply

Escribir repetidamente las mismas respuestas hace perder tiempo, mientras que copiar y pegar puede resultar tedioso al tener que abrir varias ventanas o referencias. Esto es aún más problemático en el móvil.

Las respuestas rápidas facilitan el proceso de hablar con varios clientes a la vez, lo que permite a sus agentes utilizar su tiempo de forma más eficaz. Los mensajes también garantizan la coherencia de la información y la voz de la marca, ya que pueden ser aprobados previamente por un supervisor.

¿Quieres configurar las respuestas rápidas de WhatsApp para tu empresa? Vamos a ver los pasos a continuación.

Cómo configurar y enviar mensajes de respuesta rápida para WhatsApp Business

Puede configurar respuestas rápidas en la aplicación oficial WhatsApp Business App o utilizando WhatsApp API. Es probable que las pequeñas empresas utilicen WhatsApp Business App, mientras que las grandes empresas con equipos de agentes utilizarán WhatsApp API con una bandeja de entrada de terceros como respond.io.

Aunque las respuestas rápidas tienen la misma finalidad y funcionan de forma similar tanto en la aplicación como en API, cada producto de WhatsApp admite funciones diferentes.

WhatsApp Business La aplicación puede almacenar hasta 50 respuestas rápidas y admite el uso de imágenes en los mensajes de respuesta rápida. Sin embargo, no existe ningún método para ordenar las respuestas rápidas por categorías, lo que dificulta la edición o eliminación simultánea de un grupo de ellas.

Por otro lado, WhatsApp API conectado a respond.io puede almacenar hasta 5.000 respuestas rápidas y admite variables dinámicas para una mayor personalización.

Como respond.io es un software omnicanal de gestión de conversaciones con los clientes, también puede reutilizar estas respuestas rápidas en otros canales como Messenger y clasificarlas utilizando categorías personalizadas.

En la siguiente sección, veremos cómo se configuran las respuestas rápidas en la aplicación WhatsApp Business. A continuación, le mostraremos cómo hacerlo para WhatsApp API en respond.io.

Respuestas rápidas en WhatsApp Business App

Configurar respuestas rápidas en la aplicación WhatsApp Business es un proceso sencillo; todo lo que necesitas es una cuenta de empresa en la aplicación y ya puedes empezar. Solo puedes añadir o editar respuestas rápidas utilizando la aplicación WhatsApp Business , no WhatsApp Business Web.

Los siguientes pasos le enseñarán a crear respuestas rápidas en la aplicación WhatsApp Business .

WhatsApp Business App: Configurar respuesta rápida

Para configurar una respuesta rápida de WhatsApp, inicie la aplicación WhatsApp Business en su dispositivo móvil.

1. En la aplicación WhatsApp Business, pulse ⠇ > Herramientas de negocios > Respuestas rápidas.

2. Pulse Añadir ⨁.

3. Pulse Mensaje para crear su mensaje.

• Nota: Los archivos multimedia no son compatibles con las respuestas rápidas en Web o Escritorio.

4. Pulse Atajo para establecer el atajo de teclado para su respuesta rápida.

4. Pulse GUARDAR.

También puedes editar respuestas rápidas previamente guardadas; simplemente pulsa en una respuesta rápida que desees editar y aparecerá la pantalla de edición. Recuerda pulsar Guardar cuando hayas terminado.

A continuación, te mostraremos cómo enviar respuestas rápidas desde la aplicación WhatsApp Business .

WhatsApp Business App: Enviar respuesta rápida

Para enviar mensajes de respuesta rápida para WhatsApp Business, abra cualquier conversación en WhatsApp Business App o WhatsApp Business Web.

1. Pulse Adjuntar (icono del clip) y seleccione Respuesta rápida. Alternativamente, escriba / en el cuadro de texto.

2. Desplácese por la lista y seleccione la respuesta rápida que desee utilizar. También puedes escribir el acceso directo del mensaje de respuesta rápida (por ejemplo, gracias1) para buscarlo y seleccionarlo.

3. Edita el mensaje si es necesario y pulsa Enviar cuando hayas terminado.

En la sección siguiente, veremos cómo crear y enviar respuestas rápidas a través de WhatsApp API en respond.io.

Recortes en WhatsApp API Conectado a respond.io

Para enviar respuestas rápidas de WhatsApp a través de respond.io, tendrás que conectar tu WhatsApp API a la plataforma. Ten en cuenta que las respuestas rápidas se llaman Snippets en respond.io.

WhatsApp API Conectado a respond.io: Configurar fragmentos

Siga estos pasos en la plataforma respond.io .

1. Haga clic en Configuración (icono de engranaje) seguido de Fragmentos.

2. Haga clic en Añadir frag mento e introduzca el nombre del fragmento, seguido de su mensaje. También puedes hacer que tu mensaje parezca más personal insertando el nombre de tu contacto con variables dinámicas.

3. Introduzca un tema o seleccione uno de la lista. Este paso es opcional pero es útil a la hora de gestionar tus Snippets en el futuro. 4. Una vez que haya terminado, haga clic en Crear.

En esta pantalla también puede editar o eliminar fragmentos previamente guardados; haga clic en el botón Acciones (tres puntos) situado junto al fragmento correspondiente y seleccione Editar o Eliminar.

Por último, hablaremos del envío de Snippets en tus conversaciones.

WhatsApp API Conectado a respond.io: Enviar fragmentos

Utilizar Snippets en respond.io es tan sencillo como enviar una respuesta rápida en la aplicación WhatsApp Business .

1. Abra cualquier conversación de WhatsApp y haga clic en el icono de fragmento (papel rasgado) en la parte inferior de la pantalla. También puedes escribir / en el cuadro de texto para abrir la lista de fragmentos.

2. Desplácese por la lista y seleccione el fragmento que desee utilizar. Si ha hecho clic en el icono Snippet en el Paso 1, también puede hacer clic en Buscar y escribir el nombre de un Snippet o una palabra contenida en el mensaje del Snippet para localizarlo rápidamente.

Si ha escrito / en el paso 1, puede iniciar inmediatamente la búsqueda de un fragmento introduciendo su nombre o una palabra que contenga.

3. Edita el mensaje si es necesario y pulsa Enviar cuando hayas terminado.

Los fragmentos funcionan en todos los canales que hayas conectado a respond.io. No es necesario repetir el proceso de configuración.

Ahora que ya sabes cómo configurar y enviar respuestas rápidas, el siguiente paso es determinar cuáles deben ser los mensajes.

Ejemplos de respuestas rápidas

No existen normas estrictas para los mensajes de respuesta rápida, pero es recomendable escribir mensajes generales que puedan enviarse a cualquier destinatario sin apenas cambios. A menos que utilices variables dinámicas de personalización, no incluyas detalles específicos de cada destinatario.

Si estás perdido y necesitas ideas para tus mensajes de respuesta rápida, echa un vistazo a los siguientes ejemplos para inspirarte. Puedes copiar o modificar los mensajes para adaptarlos a tu empresa.

Ejemplos de respuesta rápida: Saludos y despedidas

Las empresas dedican mucho tiempo a enviar saludos y despedidas a sus clientes por WhatsApp, pero las respuestas rápidas hacen que esta práctica consuma menos tiempo. A su vez, esto da a los agentes más tiempo y energía para dedicar a las conversaciones reales.

Estos mensajes pueden ir desde saludos estándar a notificaciones de respuesta diferida, cierres de conversación y solicitudes de valoración. He aquí algunos ejemplos:

1. "👋 ¡Hola! Gracias por ponerte en contacto con [nombre de la empresa]. Soy [nombre del agente], ¿en qué puedo ayudarle?".

2. "👋 ¡Hola! Gracias por ponerte en contacto con [nombre de la empresa]. Desafortunadamente, estamos muy ocupados en este momento. Tenga en cuenta que hemos recibido su mensaje y nos pondremos en contacto con usted lo antes posible."

3. "👋 Gracias por su mensaje, sin embargo, actualmente estamos fuera. Nuestro horario de atención es [horario comercial]. Nos pondremos en contacto con usted tan pronto como podamos!".

4. "🙏 Gracias por ponerse en contacto con nosotros, ¿hay algo más en lo que pueda ayudarle?".

5. "Gracias por contactar con [nombre de la empresa]. Si tienes un minuto, por favor deja una reseña de tu experiencia con nosotros, apreciamos y revisamos todos los comentarios enviados 🙂 [Enlace]"

Ejemplos de respuesta rápida: FAQs

La mayoría de las empresas tienen una lista de preguntas frecuentes. Las respuestas rápidas son perfectas para almacenar las respuestas a estas preguntas, ya que sus agentes podrán acceder rápidamente a ellas y enviarlas a los clientes.

Puede proporcionar respuestas completas a las preguntas frecuentes en la propia respuesta rápida o enlazar a los clientes con fuentes externas para obtener más información.

Ejemplos de estos mensajes son el horario y la dirección de su empresa, la confirmación de citas y detalles de sus productos o servicios:

1. "📆 Abrimos de lunes a sábado (festivos incluidos), de 9:00 a 21:00 horas".

2. "📍 Nuestra sede se encuentra en [Dirección]".

3. "🗓️ ¡Estamos encantados de concertar una cita con usted! Por favor, responda con su fecha y hora preferidas o selecciónela en nuestro calendario: [Enlace]"

4. "Respond.io soporta múltiples canales como WhatsApp, Telegram, Facebook Messenger y más. Puedes consultar la lista completa de canales compatibles aquí: [enlace]"

5. "Puede realizar el seguimiento de su pedido aquí: [enlace]. No obstante, si tiene algún problema relacionado con la entrega, llame a nuestra línea de atención telefónica 24 horas al día al [número]"

Ejemplos de respuestas rápidas: Ventas y asistencia

Es importante tener preparadas las respuestas a las consultas habituales sobre ventas y asistencia, ya que cualquier discrepancia en la información, como los precios, puede provocar el descontento de los clientes. Las respuestas rápidas son perfectas para esto, ya que eliminan el riesgo de errores al enviar detalles importantes.

Ejemplos de respuestas rápidas para estos casos de uso incluyen mensajes sobre precios, ofertas especiales y más.

1. "Tenemos diferentes planes mensuales diseñados para escalar con su negocio: Starter, Pro, Business y Enterprise. Puedes obtener más información sobre los planes aquí: [Enlace]"

2. "Hola, [nombre de contacto], gracias por ponerse en contacto con nosotros. Por favor, díganos con qué está teniendo problemas y nuestro agente se pondrá en contacto con respecto a su consulta."

3. "Solo por tiempo limitado, disfruta de un 20% de descuento en toda la tienda. 🗣 ¡Introduce el código de descuento DESCUENTO20 durante la compra!".

4. "✅ Puedes cancelar tu plan en cualquier momento sin cargos adicionales. Solo tienes que ponerte en contacto con nosotros y decírnoslo".

5. "Tenemos una política de devolución íntegra sin preguntas ✅ Simplemente envíanoslo de vuelta en el embalaje original en un plazo de 14 días a partir de la entrega y te devolveremos el dinero. Para más información, consulta nuestra política de devoluciones aquí: [Enlace]"

Ejemplos de respuesta rápida: Actualizaciones

A nadie le gusta quedarse a oscuras cuando se trata de asuntos urgentes o inoportunos. Utilice respuestas rápidas para mantener a los clientes informados de las últimas novedades de su empresa.

He aquí algunos ejemplos de mensajes de respuesta rápida para actualizaciones de estado:

1. "⚠️ Nuestra plataforma se encuentra actualmente en mantenimiento programado y estará operativa a las 8:00 horas del martes 02/07/2023. Rogamos disculpen las molestias ocasionadas 🙇"

2. "Gracias por ponerse en contacto con nosotros. [nombre del producto] volverá a estar disponible la semana que viene. Para reservar una unidad, visite nuestra tienda en línea: [enlace]".

3. "La última versión de nuestra plataforma entrará en funcionamiento el próximo sábado 28/01/2023 a las 8.00 a.m. Para más información sobre la actualización, visite la página del anuncio: [enlace]"

4. "¡Uy! Nuestros servidores se enfrentan actualmente a algunas dificultades técnicas. Ya estamos trabajando en el problema y esperamos estar en funcionamiento en las próximas 12 horas. Pedimos disculpas por cualquier inconveniente causado!".

5. "🔧 El problema con nuestros servidores ha sido solucionado. Puedes seguir utilizando nuestra plataforma como siempre. Prueba a borrar la caché si persisten los problemas de conexión, pero si sigues teniendo problemas, envíanos un mensaje con más detalles."

Con las respuestas rápidas, puede mejorar enormemente la calidad y la velocidad de sus conversaciones de WhatsApp con los clientes. Si su negocio está creciendo a un ritmo que WhatsApp Business App no puede seguir, considere la posibilidad de cambiar a WhatsApp API con respond.io.

Además de ventajas como dar soporte a numerosos agentes o equipos y chatear en varios canales o cuentas desde una única plataforma, podrás enviar respuestas automáticas y crear automatizaciones de chat para ventas y soporte de WhatsApp.

¿Le interesa obtener estas ventajas para su empresa? Regístrese en respond.io o conecte su WhatsApp a API hoy mismo.

Lecturas complementarias

• WhatsApp Business App: La guía definitiva
• WhatsApp Business: WhatsApp Business Resumen de cuentas
• Cómo cambiar WhatsApp a una cuenta de empresa