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WhatsApp Auto-Antwort-Nachrichten-Sample für Business: Ein Anleitung [März 2024]

Benjamin Steve Richard
Benjamin Steve Richard
· 26 Nov 2024
10 Min. Lesezeit
WhatsApp Auto-Antwort: Wie Sie es einrichten + 18 Nachrichten-Sample

Werden Kunden abgebrochen, weil Sie zu lange brauchen, um zu antworten? Glücklicherweise sind Sie an der richtigen Stelle gelandet. Da die Leute immer mehr auf WhatsApp und andere Messaging-Apps vertrauen, erwarten sie sofortige Antworten von den Unternehmen, mit denen sie arbeiten. Jedoch können Agenten aufgrund hoher Nachrichtenmengen oder nach Geschäftszeiten nicht sofort antworten. Hier sind WhatsApp automatische Antworten nützlich. Diese Anleitung bietet einen Überblick über automatische Antwortnachrichten, inklusive einem Beispiel für WhatsApp Auto-Antwort-Nachrichten für verschiedene Anwendungsfälle und Anweisungen zur Einrichtung der WhatsApp Business App und WhatsApp API.

Was ist WhatsApp Auto Antwort?

Automatische Antwort in WhatsApp ist eine Funktion, die es Unternehmen ermöglicht, automatisierte Antworten zu versenden, um Kunden' -Nachrichten zu bestätigen oder Antwortzeiterwartungen festzulegen, falls Agenten nicht verfügbar sind, um auf eingehende WhatsApp-Nachrichten zu reagieren.

Dies könnte ein Gruß oder eine Abwesenheitsnachricht für Ihr Unternehmen sein. Im nächsten Abschnitt zeigen wir Ihnen einige WhatsApp Auto-Antwort-Beispiele, die Sie verwenden können.

WhatsApp Auto-Antwort-Nachrichten-Sample für Unternehmen

Agenten müssen ihre Kunden in allen möglichen Situationen betreuen. Mit WhatsApp Business können Sie eine große Auswahl an Auto-Antwort-Nachrichten erstellen, die für Sie am besten funktionieren.

Typen von WhatsApp Auto-Antwort-Beispiel für Unternehmen

Hier sind einige der besten automatischen Antwortbeispiele für WhatsApp, die auf verschiedene Anwendungsfälle angewendet werden können von allgemeinen Antworten bis zum Kundensupport.

Allgemeine Antworten

  • “Hallo [name]! Vielen Dank, dass Sie uns erreicht haben. Wir werden in Kürze bei Ihnen sein.“

  • „Wir erleben derzeit ein hohes Volumen an Chats und können möglicherweise nicht sofort reagieren. Wir werden uns umgehend mit Ihnen in Verbindung setzen.“

  • „Hallo! Wir haben Ihre Nachricht erhalten und werden Sie innerhalb von 2 Stunden kontaktieren.“

  • "Hallo da! Wir wollten dir mitteilen, dass wir deine Nachricht erhalten haben und werden Kontakt aufnehmen, bevor wir bei [time]schließen."

Öffnungszeiten außerhalb oder außerhalb der Geschäftszeiten

  • Hey da [name]! Vielen Dank, dass Sie uns erreicht haben. Wir sind derzeit nicht im Büro. Wir werden uns umgehend mit Ihnen in Verbindung setzen.“

  • „Du hast uns erreicht, während wir weg sind. :worry ed_face: Wir sind täglich ab 9:00 Uhr verfügbar. bis 18.00 Uhr. Wir helfen Ihnen gerne, wenn wir zurück sind.“

  • “Frohe Weihnachten!🎅🎄Wir sind für die nächsten Tage weg und kehren auf [date] zurück. Wir freuen uns auf Ihren Dienst, wenn wir wieder zurück sind. 🙂”

  • "Hi! Vielen Dank für die Nachricht. Wir sind gerade für das Wochenende weg. Für dringende Fragen wenden Sie sich bitte an [Notrufdetails einfügen]."

  • "Hey da! Vielen Dank für Ihre Nachricht. Ich'bin auf Kurzurlaub, aber ich'melde mich bald wieder bei Ihnen, nachdem ich wieder vollständig aufgeladen bin. Vielen Dank für Ihre Geduld!"

Produkt- oder Serviceanfragen

  • “Vielen Dank, dass Sie unseren Shop kontaktiert haben! Unser Team hilft Ihnen gerne bei Ihrer Anfrage. Wir'werden uns in Kürze mit weiteren Informationen bei Ihnen melden.“

  • “Hallo [name]! Vielen Dank für Ihr Interesse. Wir melden uns in Kürze mit weiteren Informationen.“

  • “Vielen Dank für Ihre Nachricht! Unser Team wird innerhalb der Stunde bei Ihnen sein. Während Sie warten, werfen Sie einen Blick auf unseren Produktkatalog hier [link].

  • "Hey da! Vielen Dank, dass Sie uns kontaktiert haben. Schauen Sie sich unser heißes neues Produkt an [Produktnamen und Link einfügen]. Bestellen Sie jetzt und erhalten Sie 10% Rabatt auf Ihren ersten Einkauf!"

Kundensupport

  • “Vielen Dank, dass Sie uns erreicht haben! Sie können sicher sein, dass wir Ihre Anfrage innerhalb einer Stunde bearbeiten werden.“

  • „Hallo! Vielen Dank für die Kontaktaufnahme mit unserem Support-Team. Wir haben're drauf und werden Sie ASAP kontaktieren. In der Zwischenzeit haben Sie einen tollen Tag 🙌!”

  • Hey [name]! Unser Support-Team ist in der Lage und wird in Kürze auf Ihre Nachricht antworten. Vielen Dank für Ihr Verständnis!“

Editieren oder optimieren Sie diese Proben nach Ihren Wünschen, damit sie Ihren Bedürfnissen entsprechen. Jetzt, wo Sie eine Vorstellung davon haben, wie eine WhatsApp Auto-Antwort-Nachricht aussieht, wie sieht es dann aus?

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Tipps für effektive Auto-Antwort-Nachrichten

Wenn diese Muster nicht Ihren Bedürfnissen entsprechen, dann gibt es hier ein paar Tipps, die Sie in jeder Situation verwenden können. Hier sind 3 Tipps, die Sie beim Erstellen von automatischen Antwortmeldungen im Hinterkopf behalten sollten.

  1. Halten Sie es kurz und einfach - Ihre Auto-Antwort-Nachricht sollte kurz, klar und bis zum Punkt.

  2. Erwartungen setzen -  lassen Sie Ihre Kunden wissen, wann sie eine Antwort erwarten können, um die Frustration zu verringern, wenn Sie nicht in der Lage sind, sofort zu reagieren.

  3. Fügen Sie einen persönlichen Touch hinzu - Kunden oder Interessenten schätzen es, wenn Sie es klingen, als würden Sie mit ihnen reden.

Du hast jetzt eine gute Idee um automatische Antwort-Nachrichten zu erstellen, aber wie kannst du sie einrichten? Schauen wir uns das als Nächstes an.

Automatische Antwort in WhatsApp einstellen

Das Einrichten von Auto-Antwort-Nachrichten ist einfach, aber zuerst müssen Sie das richtige WhatsApp Business Produkt auswählen.

Automatische Antwort in WhatsApp einrichten

Wenn Sie Alleineigentümer sind oder ein kleines Team von 5 oder weniger haben, sollten Sie die WhatsApp Business App verwenden. Aber wenn es mehr als 5 Benutzer gibt, müssen Sie WhatsApp Business API verwenden.

Lassen Sie's beginnen, indem Sie in wenigen einfachen Schritten automatisch auf die WhatsApp Business App reagieren.

Auto-Antwort auf WhatsApp Business App einrichten

Die Einrichtung einer automatischen Antwort auf die WhatsApp Business App ist ein sehr einfacher Prozess. Folgen Sie einfach diesen Schritten:

  1. Öffnen Sie die WhatsApp Business App und tippen Sie auf die drei Punkte in der oberen rechten Ecke.

  2. Tippen Sie auf Einstellungen, dann auf Business Toolsund dann auf Away Nachrichten.

  3. Schalten Sie auf den Schalter neben Sende Abwesenheitsnachricht.

  4. Tippen Sie auf auf das Bleistift-Symbol, um Ihre eigene Auto-Antwort-Nachricht zu erstellen.

Wie man automatische Antworten in der WhatsApp Business App einrichtet

Sobald die automatische Antwort erstellt wurde, wird sie an jeden gesendet, der dich während deiner Abwesenheit meldet. Zu diesem Zeitpunkt kannst du auch diese WhatsApp-Nachricht an Kontakte planen, damit sie diese Nachricht nur erhalten, wenn du nicht da bist.

Als nächstes erstellen wir eine automatische Antwort auf die WhatsApp Business API.

Auto-Antwort auf WhatsApp Business API auf respond.io einrichten

Da die WhatsApp Business API keine Benutzeroberfläche hat, müssen Sie sie mit einer Kundengesprächsmanagement-Software wie respond.io verbinden, um Nachrichten zu senden und zu empfangen. Hier ist, wie Sie Auto-Antwort-Nachrichten auf respond.io einrichten können.

1. Wählen Sie Workflows im Seitennavigationsmenü und klicken Sie auf die SchaltflächeWorkflow hinzufügen.

Workflows in Antwort hinzufügen

2a. Senden Sie eine Begrüßungsnachricht, indem Sie auf die Willkommensnachricht Workflow-Vorlage klicken und dann Template verwenden.

Willkommensnachrichtenvorlage einrichten

2b. Senden Sie eine Abwesenheitsnachricht durch Klicken auf Abwesenheitsnachricht Workflowvorlage dann Vorlage verwenden.

Abwesenheitsnachrichtvorlage einrichten

Die Workflow-Vorlage wird mit einem Trigger und dem Sende eine Nachricht Schritt eingerichtet. Dies sendet eine automatisierte Antwort auf Kontakte, wenn eine Unterhaltung geöffnet wird.

WhatsApp Auto Message Antwort-Beispiel für Unternehmen verwenden

3. Klicken Sie auf die Willkommensnachricht oder Schritt um die Nachricht zu bearbeiten. Wählen Sie WhatsApp als Kanal aus, um Willkommens- oder Abwesenheitsnachrichten nur auf WhatsApp einzurichten. Alternativ lassen Sie die Kanalauswahl auf die Standardauswahl Letzter interaktierter Kanal wenn Sie möchten, dass diese Nachrichten auf allen verbundenen Kanälen gesendet werden.

Stellen Sie sicher, dass der Nachrichtentyp auf Text gesetzt ist. Schließlich, klicken Sie Speichern und Veröffentlichung , um den Workflow zu aktivieren.

Verwenden Sie eine der WhatsApp Auto-Antwort-Nachrichten von oben

Wie bei Abwesenheitsmeldungen lassen Kunden wissen, dass derzeit niemand verfügbar ist Aktivieren Sie diesen Workflow, wenn Agenten alle weg sind und deaktivieren Sie ihn, wenn sie wieder online sind.

Wenn Ihr Unternehmen nicht rund um die Uhr tätig ist, sollten Sie eine automatische Abwesenheitsnachricht basierend auf Ihren Geschäftszeiten einrichten.

Away Message basierend auf Geschäftszeiten einrichten

Mit respond.io ist es einfach, eine automatische, umfassende Abwesenheitsnachricht basierend auf Ihren Betriebszeiten einzurichten.

1. Wählen Sie Workflows im Seitennavigationsmodul und klicken Sie dann auf die Workflow Schaltfläche.

Workflows in respond.io hinzufügen

2. Klicken Sie Abwesenheitsnachricht mit Geschäftszeitenund klicken Sie dann auf die Vorlage Schaltfläche.

Abwesenheitsnachricht mit Geschäftszeiten auswählen

Die Workflow-Vorlage ist mit einem Trigger, Datum & Zeitschritt und dem Sende eine Nachricht Schritt. Dies sendet eine automatisierte Antwort auf Kontakte, wenn eine Unterhaltung aufgrund von Geschäftszeiten geöffnet wird.

Workflow-Template für Abwesenheitsnachricht

3. Klicken Sie auf Geschäftszeiten und legen Sie Datum und Uhrzeit fest.

Geschäftszeiten konfigurieren

4. Klicken Sie auf die Willkommensnachricht oder Schritt, um den Inhalt der Nachricht zu bearbeiten.

Sie können das oben angegebene Beispiel einer WhatsApp Auto-Antwort-Nachricht verwenden

Stellen Sie sicher, dass Sie WhatsApp als Ihren Kanal auswählen. Entwerfen Sie schließlich Ihre Gruß- und Abwesenheitsnachrichten unterText. Wenn ein Kunde Sie während der Geschäftszeiten meldet, erhalten diese'll Ihre Grußnachricht (Erfolgsbranche), andernfalls erhalten sie'll Ihre Abwesenheitsnachricht (Failure Branch).

Optional: Fügen Sie einen Fragenschritt hinzu, um Informationen der Kunden zu erhalten, damit Sie sie zu einem späteren Zeitpunkt kontaktieren oder die Antwortzeiterwartungen festlegen können.

Kundeninformationen besser bedienen

Und das ist es! Sie sind bereit, Ihre eigenen Auto-Antwort-Nachrichten in WhatsApp einzurichten und zu erstellen.

Mit dem Workflow-Automatisierungsbauerkönnen Sie noch komplexere Antworten und Prozesse automatisieren. Beispiele hierfür sind die Verwendung eines KI-Agenten zum Beantworten von FAQs, die Automatisierung von Kundenantworten auf WhatsApp-Massennachrichten oder WhatsApp-Broadcasts.

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Weiterführende Hinweise

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Benjamin Steve Richard
Benjamin Steve Richard

Benjamin Steve Richard trat 2023 als Content-Autor bei respond.io. Benjamin hat einen Bachelor of Laws von der Universität London und bietet unschätzbare Ressourcen zu Messaging-Apps für Unternehmen, um ihnen zu helfen, Kundengespräche erfolgreich zu nutzen.

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