Bleiben die Kunden aus, weil Sie zu lange brauchen, um zu antworten? Zum Glück sind Sie hier genau richtig gelandet. Immer mehr Menschen nutzen WhatsApp und andere Messaging-Apps, um zu kommunizieren, und erwarten sofortige Antworten von den Unternehmen, mit denen sie in Kontakt treten. Es kann jedoch sein, dass Agenten aufgrund des hohen Nachrichtenaufkommens oder nach Geschäftsschluss nicht in der Lage sind, sofort zu antworten. Hier kommen die automatischen WhatsApp-Antworten ins Spiel. Dieser Leitfaden bietet einen Überblick über automatische Antwortnachrichten, einschließlich eines Beispiels für automatische WhatsApp-Antwortnachrichten für verschiedene Anwendungsfälle und Anweisungen für die Einrichtung dieser Nachrichten in der WhatsApp Business App und WhatsApp API.

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Was ist die automatische WhatsApp-Antwort?

Die automatische Antwort in WhatsApp ist eine Funktion, die es Unternehmen ermöglicht, automatische Antworten zu senden, um die Nachrichten von Kunden zu bestätigen oder Erwartungen an die Antwortzeit festzulegen, wenn Agenten nicht verfügbar sind, um auf eingehende WhatsApp-Nachrichten zu antworten.

Dies könnte eine Begrüßung oder eine Nachricht für Ihr Unternehmen sein. Im nächsten Abschnitt zeigen wir Ihnen einige Beispiele für automatische WhatsApp-Antwortnachrichten, die Sie verwenden können.

WhatsApp Auto Reply Message Sample für Unternehmen

Agenten müssen Kunden in allen möglichen Situationen betreuen. Mit WhatsApp Business können Sie eine breite Palette von automatischen Antwortnachrichten erstellen, die für Sie am besten geeignet sind.

Hier sind einige der besten Beispiele für automatische Antwortnachrichten für WhatsApp, die für verschiedene Anwendungsfälle verwendet werden können, von allgemeinen Antworten bis zum Kundensupport.

Allgemeine Antworten

• "Hallo [Name]! Danke, dass Sie sich an uns gewandt haben. Wir sind in Kürze bei Ihnen."
• "Wir haben derzeit ein hohes Aufkommen an Chats und können möglicherweise nicht sofort antworten. Wir werden uns so schnell wie möglich bei Ihnen melden."
• "Wir haben Ihre Nachricht erhalten und werden Sie innerhalb von 2 Stunden kontaktieren.
• "Hallo zusammen! Wir wollten Sie wissen lassen, dass wir Ihre Nachricht erhalten haben und uns vor der Schließung um [Uhrzeit] bei Ihnen melden werden.

Außerhalb des Büros oder außerhalb der Geschäftszeiten

• "Hallo, [Name]! Danke, dass du dich an uns gewandt hast. Wir sind derzeit nicht im Büro. Wir werden uns so schnell wie möglich bei Ihnen melden."
• "Sie haben uns erreicht, während wir weg sind. Wir sind jeden Tag von 9:00 bis 18:00 Uhr erreichbar. Wir helfen Ihnen gerne weiter, wenn wir wieder da sind.
• "Frohe Weihnachten!🎅🎄Wir sind die nächsten Tage weg und kommen am [Datum] zurück. Wir freuen uns darauf, Sie zu bedienen, wenn wir zurück sind 🙂 "
• "Hallo! Danke für die Nachricht. Wir sind derzeit über das Wochenende verreist. In dringenden Fällen wenden Sie sich bitte an [Kontaktdaten für Notfälle einfügen]."
• "Hallo zusammen! Danke für deine Nachricht. Ich bin im Urlaub, aber ich melde mich bald wieder, wenn ich wieder voll aufgetankt bin. Danke für deine Geduld!"

Anfragen zu Produkten oder Dienstleistungen

• "Vielen Dank, dass Sie sich an unser Geschäft wenden! Unser Team wird Ihnen gerne bei Ihrer Anfrage helfen. Wir werden uns in Kürze mit weiteren Informationen an Sie wenden."
• "Hallo [Name]! Vielen Dank für Ihr Interesse. Wir werden uns in Kürze mit weiteren Informationen bei Ihnen melden."
• "Danke für die Nachricht! Unser Team wird innerhalb einer Stunde bei Ihnen sein. Während Sie warten, werfen Sie bitte einen Blick auf unseren Produktkatalog hier [Link].
• "Hallo zusammen! Vielen Dank für die Kontaktaufnahme. Schauen Sie sich unser heißes neues Produkt [Produktname und Link einfügen] an. Bestellen Sie jetzt und erhalten Sie 10% Rabatt auf Ihren ersten Einkauf!"

Kundenbetreuung

• "Vielen Dank für Ihre Kontaktaufnahme! Sie können sicher sein, dass wir Ihre Anfrage innerhalb einer Stunde bearbeiten werden."
• "Hallo zusammen! Vielen Dank, dass Sie unser Support-Team kontaktiert haben. Wir kümmern uns darum und werden uns so schnell wie möglich bei Ihnen melden. In der Zwischenzeit wünsche ich Ihnen einen schönen Tag 🙌!"
• "Hallo [Name]! Unser Support-Team kümmert sich um den Fall und wird in Kürze auf Ihre Nachricht antworten. Vielen Dank für Ihr Verständnis!"

Bearbeiten Sie diese Beispiele nach Belieben, so dass sie Ihren Bedürfnissen entsprechen. Nun, da Sie eine Vorstellung davon haben, wie ein Muster für eine automatische WhatsApp-Antwortnachricht aussieht, wie geht es weiter?

Tipps für effektive automatische Antwortnachrichten

Wenn diese Beispiele nicht Ihren Bedürfnissen entsprechen, finden Sie hier ein paar Tipps, die Sie in jeder Situation anwenden können. Hier sind 3 Tipps, die Sie bei der Erstellung von automatischen Antwortnachrichten beachten sollten.

1. Halten Sie es kurz und einfach - Ihre automatische Antwortnachricht sollte kurz, klar und auf den Punkt gebracht sein.
2. Setzen Sie Erwartungen - teilen Sie Ihren Kunden mit, wann sie mit einer Antwort rechnen können, um Frustrationen zu vermeiden, wenn Sie nicht sofort antworten können.
3. Fügen Sie eine persönliche Note hinzu - Kunden und Interessenten schätzen es, wenn Sie den Eindruck erwecken, dass Sie mit ihnen sprechen.

Sie haben nun eine gute Idee für die Erstellung von automatischen Antwortnachrichten, aber wie richten Sie diese ein? Schauen wir uns das als Nächstes an.

Wie man die automatische Antwort in WhatsApp einstellt

Das Einrichten von automatischen Antwortnachrichten ist einfach, aber zuerst müssen Sie das richtige WhatsApp Business-Produkt auswählen.

Wenn Sie ein Einzelunternehmer sind oder ein kleines Team von 5 oder weniger Personen haben, dann sollten Sie die WhatsApp Business App verwenden. Wenn es aber mehr als 5 Nutzer gibt, müssen Sie WhatsApp Business API verwenden.

Beginnen wir mit der Einrichtung der automatischen Antwort in der WhatsApp Business App in nur wenigen einfachen Schritten.

Automatische Antwort in der WhatsApp Business App einrichten

Das Einrichten einer automatischen Antwortnachricht in der WhatsApp Business App ist ein sehr einfacher Prozess. Folgen Sie einfach diesen Schritten:

1. Öffnen Sie die WhatsApp Business App und tippen Sie auf die drei Punkte in der oberen rechten Ecke.
2. Tippen Sie auf Einstellungen, dann auf Geschäftstools und anschließend auf Auswärtsnachrichten.
3. Schalten Sie den Kippschalter neben Abwesenheitsnachricht senden ein.
4. Tippen Sie auf das Bleistiftsymbol, um Ihre individuelle automatische Antwortnachricht zu erstellen.

Sobald die automatische Antwortnachricht erstellt wurde, wird sie an jeden gesendet, der Ihnen während Ihrer Abwesenheit eine Nachricht sendet. An dieser Stelle können Sie diese WhatsApp-Nachricht auch für Kontakte planen , damit sie diese Nachricht nur erhalten, wenn Sie abwesend sind.

Als Nächstes richten wir die automatische Antwort auf WhatsApp Business API ein.

Automatische Antwort auf WhatsApp Business einrichten API auf respond.io

Da WhatsApp Business API nicht über eine Benutzeroberfläche verfügt, müssen Sie es mit einer Software zur Verwaltung von Kundenkonversationen wie respond.io verbinden, um Nachrichten zu senden und zu empfangen. Hier erfahren Sie, wie Sie automatische Antwortnachrichten auf respond.io einrichten können.

1. Wählen Sie im seitlichen Navigationsmenü Workflowsund klicken Sie auf die Schaltfläche Workflow hinzufügen.

2a. Senden Sie eine Willkommensnachricht, indem Sie auf die Workflow-Vorlage Willkommensnachricht und dann auf Vorlage verwenden klicken.

2b. Senden Sie eine Abwesenheitsnachricht, indem Sie auf Workflow-Vorlage für Abwesenheitsnachrichten und dann auf Vorlage verwenden klicken.

Die Workflow-Vorlage wird mit einem Auslöser und dem Schritt Nachricht senden eingerichtet. Dadurch wird eine automatische Antwort an die Kontakte gesendet, wenn ein Gespräch eröffnet wird.

3. Klicken Sie auf den Schritt Willkommensnachricht oder Abwesenheitsnachricht, um die Nachricht zu bearbeiten. Wählen Sie WhatsApp als Kanal, um Begrüßungs- oder Abwesenheitsnachrichten nur auf WhatsApp einzurichten. Alternativ können Sie die Kanalauswahl auf dem Standardkanal "Letzte Interaktion" belassen, wenn Sie möchten, dass diese Nachrichten auf allen verbundenen Kanälen gesendet werden.

Stellen Sie sicher, dass der Nachrichtentyp auf Text eingestellt ist. Klicken Sie abschließend auf Speichern und Veröffentlichen, um den Workflow zu aktivieren.

Da Abwesenheitsmeldungen die Kunden darüber informieren, dass derzeit niemand verfügbar ist, schalten Sie diesen Workflow ein, wenn alle Mitarbeiter abwesend sind, und schalten ihn aus, wenn sie wieder online sind.

Wenn Ihr Unternehmen nicht rund um die Uhr arbeitet, sollten Sie eine automatische Abwesenheitsnachricht einrichten, die sich an Ihren Geschäftszeiten orientiert.

Abwesenheitsnachricht auf Basis der Geschäftszeiten einrichten

Mit respond.io können Sie ganz einfach eine automatische, umfassende Abwesenheitsmitteilung auf der Grundlage Ihrer Betriebszeiten einrichten.

1. Wählen Sie Workflows in der Seitennavigation und klicken Sie dann auf die Schaltfläche Workflow hinzufügen.

2. Klicken Sie auf Auswärtsnachricht mit Geschäftszeiten, und klicken Sie dann auf die Schaltfläche Vorlage verwenden.

Die Workflow-Vorlage wird mit einem Auslöser, einem Datum- und Zeitschritt und dem Schritt "Nachricht senden" eingerichtet. Dadurch wird eine automatische Antwort an die Kontakte gesendet, wenn ein Gespräch zu den Geschäftszeiten geöffnet wird.

3. Klicken Sie auf Geschäftszeiten und stellen Sie Datum und Uhrzeit ein.

4. Klicken Sie auf den Schritt Willkommensnachricht oder Abwesenheitsnachricht, um den Inhalt der Nachricht zu bearbeiten.

Stellen Sie sicher, dass Sie WhatsApp als Ihren Kanal auswählen. Schließlich verfassen Sie unter Text Ihre Begrüßungs- und Abwesenheitsnachrichten. Wenn Ihnen ein Kunde während der Geschäftszeiten eine Nachricht sendet, erhält er Ihre Begrüßungsnachricht (Branche Erfolg), andernfalls Ihre Abwesenheitsnachricht (Branche Misserfolg).

Optional: Fügen Sie einen Schritt "Frage stellen" hinzu, um Informationen über den Kunden zu erhalten, damit Sie ihn zu einem späteren Zeitpunkt kontaktieren können, oder legen Sie die erwartete Antwortzeit fest.

Und das war's! Sie sind bereit, Ihre eigenen automatischen Antwortnachrichten in WhatsApp einzurichten und zu erstellen.

Mit dem Workflows Automation Builder können Sie sogar noch komplexere Antworten und Prozesse automatisieren. Beispiele sind die Verwendung eines KI-Agenten zur Beantwortung von FAQs, die Automatisierung von Kundenantworten auf Massen-WhatsApp-Nachrichten oder WhatsApp-Broadcasts.

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