Os clientes estão a desistir porque está a demorar muito tempo a responder? Felizmente, está no sítio certo. Com as pessoas a dependerem cada vez mais do WhatsApp e de outras aplicações de mensagens para comunicar, esperam respostas instantâneas das empresas com as quais se relacionam. No entanto, os agentes podem não conseguir responder imediatamente devido ao elevado volume de mensagens ou após o horário de expediente. É aqui que as respostas automáticas do WhatsApp são úteis. Este guia fornece uma visão geral das mensagens de resposta automática, incluindo um exemplo de mensagem de resposta automática do WhatsApp para diferentes casos de uso e instruções para configurá-las no aplicativo WhatsApp Business e no WhatsApp API.
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O que é a Resposta Automática do WhatsApp?
A resposta automática no WhatsApp é uma funcionalidade que permite às empresas enviar respostas automáticas para confirmar as mensagens dos clientes ou definir expectativas de tempo de resposta se os agentes não estiverem disponíveis para responder às mensagens WhatsApp recebidas.
Pode ser uma saudação ou uma mensagem de despedida para o seu negócio. Na próxima secção, vamos mostrar-lhe alguns exemplos de mensagens de resposta automática do WhatsApp que pode utilizar.
Exemplo de mensagem de resposta automática do WhatsApp para empresas
Os agentes têm de gerir os clientes em todo o tipo de situações. Com o WhatsApp Business, é possível criar uma vasta gama de mensagens de resposta automática que funcionam melhor para si.
Aqui estão alguns dos melhores exemplos de mensagens de resposta automática para o WhatsApp que podem ser aplicados a vários casos de utilização, desde respostas gerais a apoio ao cliente.
Respostas gerais
- "Olá [nome]! Obrigado por nos contactar. Iremos contactá-lo em breve."
- "Estamos a ter um grande volume de conversas e podemos não conseguir responder imediatamente. Entraremos em contacto consigo assim que possível."
- "Olá! Recebemos a sua mensagem e entraremos em contacto consigo no prazo de 2 horas."
- "Olá! Queríamos que soubesse que recebemos a sua mensagem e que entraremos em contacto consigo antes de fecharmos em [hora]."
Fora do horário de expediente ou fora do horário comercial
- "Olá [nome]! Obrigado por nos contactar. De momento, estamos fora do escritório. Entraremos em contacto consigo assim que possível."
- "Contactou-nos enquanto estávamos ausentes. Estamos disponíveis todos os dias das 9:00 às 18:00. Teremos todo o gosto em ajudá-lo quando voltarmos."
- "Feliz Natal!🎅🎄Estamos fora nos próximos dias e regressaremos em [data]. Estamos ansiosos por vos servir quando voltarmos. 🙂"
- "Olá! Obrigado pela mensagem. Estamos fora durante o fim de semana. Para qualquer assunto urgente, contacte [inserir dados de contacto de emergência]."
- "Olá! Obrigado pela tua mensagem. Estou de férias, mas voltarei a contactá-lo logo que esteja totalmente recarregado. Obrigado pela tua paciência!"
Pedidos de informação sobre produtos ou serviços
- "Obrigado por contactar a nossa loja! A nossa equipa terá todo o gosto em ajudá-lo com a sua questão. Entraremos em contacto consigo com mais informações em breve."
- "Olá [nome]! Obrigado pelo seu interesse. Entraremos em contacto consigo em breve com mais informações."
- "Obrigado por nos ter enviado uma mensagem! A nossa equipa entrará em contacto consigo dentro de uma hora. Enquanto espera, consulte o nosso catálogo de produtos aqui [link].
- "Olá! Obrigado por nos ter contactado. Veja o nosso novo produto [inserir o nome do produto e a hiperligação]. Encomende agora e receba 10% de desconto na sua primeira compra!"
Apoio ao cliente
- "Obrigado por nos contactar! Pode ter a certeza de que trataremos do seu pedido no prazo de uma hora."
- "Olá! Obrigado por contactar a nossa equipa de apoio. Estamos a tratar do assunto e entraremos em contacto consigo o mais rapidamente possível. Entretanto, tenha um ótimo dia 🙌!"
- "Olá [nome]! A nossa equipa de apoio está a tratar do caso e responderá à sua mensagem em breve. Obrigado pela sua compreensão!"
Edite ou ajuste estas amostras o quanto quiser para que se adaptem às suas necessidades. Agora que já tem uma ideia do aspeto de uma amostra de mensagem de resposta automática do WhatsApp, o que se segue?
Dicas para mensagens de resposta automática eficazes
Se estes exemplos não se adequarem às suas necessidades, aqui estão algumas dicas que pode utilizar em qualquer situação. Eis 3 sugestões a ter em conta ao criar mensagens de resposta automática.
- Seja breve e simples - A sua mensagem de resposta automática deve ser breve, clara e direta.
- Defina expectativas - informe os seus clientes sobre quando podem esperar uma resposta para reduzir a frustração se não puder responder imediatamente.
- Dê um toque pessoal - os clientes ou potenciais clientes apreciam quando dá a entender que está a falar com eles.
Agora tem uma boa ideia para criar mensagens de resposta automática, mas como as configura? Vamos dar uma olhadela nisso a seguir.
Como definir a resposta automática no WhatsApp
A configuração de mensagens de resposta automática é simples, mas primeiro é necessário escolher o produto WhatsApp Business correto.
Se for um empresário em nome individual ou tiver uma pequena equipa de 5 ou menos pessoas, deve utilizar a aplicação WhatsApp Business. Mas se houver mais de 5 utilizadores, é necessário utilizar o WhatsApp Business API.
Vamos começar por configurar a resposta automática na aplicação WhatsApp Business em apenas alguns passos simples.
Configurar a resposta automática na aplicação WhatsApp Business
A configuração de uma mensagem de resposta automática na aplicação WhatsApp Business é um processo muito simples. Basta seguir estes passos:
- Abra a aplicação WhatsApp Business e toque nos três pontos no canto superior direito.
- Toque em Definições, depois em Ferramentas Empresariais e, por fim, em Mensagens ausentes.
- Active o botão de alternância junto a Enviar mensagem de ausência.
- Toque no ícone do lápis para criar a sua mensagem de resposta automática personalizada.
Assim que a mensagem de resposta automática tiver sido criada, será enviada a qualquer pessoa que lhe envie uma mensagem enquanto estiver ausente. Nesta altura, também pode agendar esta mensagem WhatsApp para os contactos, de modo a que estes só recebam esta mensagem quando estiver ausente.
Em seguida, vamos configurar a resposta automática no WhatsApp Business API.
Configurar a resposta automática no WhatsApp Business API em respond.io
Como o WhatsApp Business API não tem uma interface de utilizador, terá de o ligar a um software de gestão de conversações com clientes, como o respond.io , para enviar e receber mensagens. Eis como pode configurar mensagens de resposta automática em respond.io.
1. Seleccione Workflows (Fluxos detrabalho) no menu de navegação lateral e clique no botão Add Workflow (Adicionar fluxo de trabalho ).
2a. Envie uma mensagem de boas-vindas clicando no modelo de fluxo de trabalho da mensagem de boas-vindas e depois em Utilizar modelo.
2b. Enviar uma mensagem de ausência clicando em Modelo de fluxo de trabalho de mensagem de ausência e depois em Utilizar modelo.
O modelo de fluxo de trabalho é configurado com um acionador e o passo Enviar uma mensagem. Esta etapa envia uma resposta automática aos contactos quando uma conversa é aberta.
3. Clique no passo Mensagem de boas-vindas ou Mensagem de ausência para editar a mensagem. Seleccione WhatsApp como o canal para configurar mensagens de boas-vindas ou de ausência apenas no WhatsApp. Em alternativa, deixe a seleção de canal para o Canal com Última Interação predefinido se pretender que estas mensagens sejam enviadas para todos os canais ligados.
Certifique-se de que o Tipo de mensagem está definido para Texto. Por fim, clique em Guardar e Publicar para ativar o fluxo de trabalho.
Como as mensagens de ausência informam os clientes de que não há ninguém disponível no momento, active este fluxo de trabalho quando os agentes estiverem ausentes e desactive-o quando estiverem novamente online.
Se a sua empresa não funciona 24 horas por dia, 7 dias por semana, deve configurar uma mensagem de ausência automática com base no seu horário de funcionamento.
Configurar mensagem de ausência com base no horário comercial
Com respond.io, é fácil configurar uma mensagem de ausência automática e abrangente com base no seu horário de funcionamento.
1. Seleccione Workflows (Fluxos de trabalho) no módulo de navegação lateral e clique no botão Add Workflow (Adicionar fluxo de trabalho ).
2. Clique em Away Message com Business Hours e, em seguida, clique no botão Use Template.
O modelo de fluxo de trabalho é configurado com um acionador, um passo de data e hora e o passo Enviar uma mensagem. Isto envia uma resposta automática aos contactos quando uma conversa é aberta com base no horário de expediente.
3. Clique em Horário comercial e defina a data e a hora.
4. Clique no passo Mensagem de boas-vindas ou Mensagem de ausência para editar o conteúdo da mensagem.
Certifique-se de que selecciona o WhatsApp como canal. Por fim, redija as suas mensagens de saudação e de ausência em Texto. Se um cliente lhe enviar uma mensagem durante o horário de expediente, receberá a sua mensagem de saudação (balcão de sucesso), caso contrário, receberá a sua mensagem de ausência (balcão de insucesso).
Opcional: Adicione um passo "Fazer uma pergunta" para obter informações sobre os clientes, de modo a poder contactá-los mais tarde ou definir expectativas de tempo de resposta.
E já está! Está pronto para configurar e criar as suas próprias mensagens de resposta automática no WhatsApp.
Com o criador de automatização de fluxos de trabalho, pode automatizar respostas e processos ainda mais complexos. Os exemplos incluem a utilização de um agente de IA para responder a perguntas frequentes, a automatização das respostas dos clientes a mensagens em massa do WhatsApp ou a transmissões do WhatsApp.
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