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Amostra de mensagem de resposta automática do WhatsApp para empresas: Um guia de como fazer [julho 2023]

Benjamin Steve Richard
25 de Abril de 2023

Os clientes estão a desistir porque está a demorar muito tempo a responder? Felizmente, está no sítio certo. Com as pessoas a dependerem cada vez mais do WhatsApp e de outras aplicações de mensagens para comunicar, esperam respostas instantâneas das empresas com as quais se relacionam. No entanto, os agentes podem não conseguir responder imediatamente devido ao elevado volume de mensagens ou após o horário de expediente. É aqui que as respostas automáticas do WhatsApp são úteis. Este guia fornece uma visão geral das mensagens de resposta automática, incluindo um exemplo de mensagem de resposta automática do WhatsApp para diferentes casos de uso e instruções para configurá-las no aplicativo WhatsApp Business e no WhatsApp API.

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O que é a Resposta Automática do WhatsApp?

A resposta automática no WhatsApp é uma funcionalidade que permite às empresas enviar respostas automáticas para confirmar as mensagens dos clientes ou definir expectativas de tempo de resposta se os agentes não estiverem disponíveis para responder às mensagens WhatsApp recebidas.

Pode ser uma saudação ou uma mensagem de despedida para o seu negócio. Na próxima secção, vamos mostrar-lhe alguns exemplos de mensagens de resposta automática do WhatsApp que pode utilizar.

Exemplo de mensagem de resposta automática do WhatsApp para empresas

Os agentes têm de gerir clientes em todo o tipo de situações. Com o WhatsApp Business, é possível criar uma vasta gama de mensagens de resposta automática que funcionam melhor para si.

Exemplo de mensagem de resposta automática para empresas
Tipos de exemplos de mensagens de resposta automática do WhatsApp para empresas

Aqui estão alguns dos melhores exemplos de mensagens de resposta automática para o WhatsApp que podem ser aplicados a vários casos de utilização, desde respostas gerais a apoio ao cliente.

Respostas gerais

  • "Olá [nome]! Obrigado por nos contactar. Iremos contactá-lo em breve."
  • "Estamos a ter um grande volume de conversas e podemos não conseguir responder imediatamente. Entraremos em contacto consigo assim que possível."
  • "Olá! Recebemos a sua mensagem e entraremos em contacto consigo no prazo de 2 horas."

Fora do horário de expediente ou fora do horário comercial

  • "Olá [nome]! Obrigado por nos ter contactado. De momento, estamos fora do escritório. Entraremos em contacto consigo assim que possível."
  • "Contactou-nos enquanto estávamos ausentes. Estamos disponíveis todos os dias das 9:00 às 18:00. Teremos todo o gosto em ajudá-lo quando voltarmos."
  • "Feliz Natal!🎅🎄Estamos fora nos próximos dias e regressaremos em [data]. Estamos ansiosos por vos servir quando voltarmos. 🙂"

Pedidos de informação sobre produtos ou serviços

  • "Obrigado por contactar a nossa loja! A nossa equipa terá todo o gosto em ajudá-lo com a sua questão. Entraremos em contacto consigo com mais informações em breve."
  • "Olá [nome]! Obrigado pelo seu interesse. Entraremos em contacto consigo em breve com mais informações."
  • "Obrigado por nos ter enviado uma mensagem! A nossa equipa entrará em contacto consigo dentro de uma hora. Enquanto espera, consulte o nosso catálogo de produtos aqui [link].

Apoio ao Cliente

  • "Obrigado por nos contactar! Pode ter a certeza de que trataremos do seu pedido no prazo de uma hora."
  • "Olá! Obrigado por contactar a nossa equipa de apoio. Estamos a tratar do assunto e entraremos em contacto consigo o mais rapidamente possível. Entretanto, tenha um óptimo dia 🙌!"
  • "Olá [nome]! A nossa equipa de apoio está a tratar do caso e responderá à sua mensagem em breve. Obrigado pela sua compreensão!"

Edite ou ajuste estas amostras o quanto quiser para que se adaptem às suas necessidades. Agora que já tem uma ideia do aspecto de uma amostra de mensagem de resposta automática do WhatsApp, o que se segue?

Dicas para mensagens de resposta automática eficazes

Se estes exemplos não se adequarem às suas necessidades, aqui estão algumas dicas que pode utilizar em qualquer situação. Eis 3 sugestões a ter em conta ao criar mensagens de resposta automática.

  1. Seja breve e simples - A sua mensagem de resposta automática deve ser breve, clara e directa.
  2. Defina expectativas - informe os seus clientes sobre quando podem esperar uma resposta para reduzir a frustração se não puder responder imediatamente.
  3. Dê um toque pessoal - os clientes ou potenciais clientes apreciam quando dá a entender que está a falar com eles.

Agora tem uma boa ideia para criar mensagens de resposta automática, mas como as configura? Vamos dar uma olhadela nisso a seguir.

Como definir a resposta automática no WhatsApp

A configuração de mensagens de resposta automática é simples, mas primeiro é necessário escolher o produto WhatsApp Business correcto.

Como configurar a resposta automática no WhatsApp
Configurar a resposta automática no WhatsApp Business

Se for um empresário em nome individual ou tiver uma pequena equipa de 5 ou menos pessoas, deve utilizar a aplicação WhatsApp Business. Mas se houver mais de 5 utilizadores, é necessário utilizar o WhatsApp Business API.

Vamos começar por configurar a resposta automática na aplicação WhatsApp Business em apenas alguns passos simples.

Configurar a resposta automática na aplicação WhatsApp Business

A configuração de uma mensagem de resposta automática na aplicação WhatsApp Business é um processo muito simples. Basta seguir estes passos:

  1. Abra a aplicação WhatsApp Business e toque nos três pontos no canto superior direito.
  2. Toque em Definições, depois em Ferramentas Empresariais e, por fim, em Mensagens ausentes.
  3. Active o botão de alternância junto a Enviar mensagem de ausência.
  4. Toque no ícone do lápis para criar a sua mensagem de resposta automática personalizada.
Utilizar uma mensagem de resposta automática do WhatsApp a partir de cima
Como configurar mensagens de resposta automática na aplicação WhatsApp Business

Uma vez criada a mensagem de resposta automática, esta será enviada a qualquer pessoa que lhe envie uma mensagem enquanto estiver ausente.

Em seguida, vamos configurar a resposta automática no WhatsApp Business API.

Configurar a resposta automática no WhatsApp Business API em respond.io

Como o WhatsApp Business API não tem uma interface de utilizador, terá de o ligar a um software de gestão de conversações com clientes, como o respond.io , para enviar e receber mensagens. Eis como pode configurar mensagens de resposta automática em respond.io.

1. Seleccione Workflows (Fluxos detrabalho) no menu de navegação lateral e clique no botão Add Workflow (Adicionar fluxo de trabalho ).

Adicionar fluxos de trabalho em respond.io
Adicionar fluxos de trabalho em respond.io

2a. Envie uma mensagem de boas-vindas clicando no modelo de fluxo de trabalho da mensagem de boas-vindas e depois em Utilizar modelo.

Configurar o modelo de mensagem de boas-vindas
Modelo de mensagem de boas-vindas

2b. Enviar uma mensagem de ausência clicando em Modelo de fluxo de trabalho de mensagem de ausência e, em seguida, em Utilizar modelo.

Configurar um modelo de mensagem de ausência
Modelo de mensagem de ausência

O modelo de fluxo de trabalho é configurado com um accionador e o passo Enviar uma mensagem. Esta etapa envia uma resposta automática aos contactos quando uma conversa é aberta.

Utilizar a amostra de resposta automática a mensagens do WhatsApp para negócios
Exemplo de mensagem de resposta automática do WhatsApp: Exemplo de fluxo de trabalho de mensagem de boas-vindas

3. Clique no passo Mensagem de boas-vindas ou Mensagem de ausência para editar a mensagem. Seleccione WhatsApp como o canal para configurar mensagens de boas-vindas ou de ausência apenas no WhatsApp. Em alternativa, deixe a selecção de canal para o Canal com Última Interacção predefinido se pretender que estas mensagens sejam enviadas para todos os canais ligados.

Certifique-se de que o Tipo de mensagem está definido para Texto. Por fim, clique em Guardar e Publicar para activar o fluxo de trabalho.

Utilize um dos exemplos de mensagem de resposta automática do WhatsApp acima referidos
Alterar mensagem em Mensagem de ausência

Como as mensagens de ausência informam os clientes de que não há ninguém disponível no momento, active este fluxo de trabalho quando os agentes estiverem ausentes e desactive-o quando estiverem novamente online.

Se a sua empresa não funciona 24 horas por dia, 7 dias por semana, deve configurar uma mensagem de ausência automática com base no seu horário de funcionamento.

Configurar mensagem de ausência com base no horário comercial

Com respond.io, é fácil configurar uma mensagem de ausência automática e abrangente com base no seu horário de funcionamento.

1. Seleccione Workflows (Fluxos de trabalho) no módulo de navegação lateral e clique no botão Add Workflow (Adicionar fluxo de trabalho ).

Adicionar fluxos de trabalho em respond.io
Adicionar fluxos de trabalho em respond.io

2. Clique em Away Message com Business Hours e, em seguida, clique no botão Use Template.

Seleccionar mensagem de ausência com horário comercial
Seleccionar Mensagem de ausência com horário comercial

O modelo de fluxo de trabalho é configurado com um accionador, um passo de data e hora e o passo Enviar uma mensagem. Isto envia uma resposta automática aos contactos quando uma conversa é aberta com base no horário de expediente.

Modelo de fluxo de trabalho para mensagens de despedida para empresas
Modelo de fluxo de trabalho para configurar a mensagem de ausência para o horário comercial

3. Clique em Horário comercial e defina a data e a hora.

Configurar o horário de funcionamento
Defina o seu horário de trabalho

4. Clique no passo Mensagem de boas-vindas ou Mensagem de ausência para editar o conteúdo da mensagem.

Pode utilizar o exemplo de mensagem de resposta automática do WhatsApp apresentado acima
Exemplo de mensagem de resposta automática do WhatsApp para o horário de expediente

Certifique-se de que selecciona o WhatsApp como canal. Por fim, redija as suas mensagens de saudação e de ausência em Texto. Se um cliente lhe enviar uma mensagem durante o horário de expediente, receberá a sua mensagem de saudação (balcão de sucesso), caso contrário, receberá a sua mensagem de ausência (balcão de insucesso).

Opcional: Adicione um passo "Fazer uma pergunta" para obter informações sobre os clientes, de modo a poder contactá-los mais tarde ou definir expectativas de tempo de resposta.

Obter informações sobre os clientes para os servir melhor
Solicitar informações adicionais, se necessário

E já está! Está pronto para configurar e criar as suas próprias mensagens de resposta automática no WhatsApp.

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Leitura adicional

Precisa de utilizar o WhatsApp para comunicar com um público maior? Dê uma vista de olhos a estes artigos abaixo:

Benjamin Steve Richard
Redator de conteúdos
Benjamin Steve Richard juntou-se a respond.io como redator de conteúdos em 2023. Com um Bacharelato em Direito pela Universidade de Londres, Benjamin fornece recursos valiosos sobre aplicações de mensagens para empresas, ajudando-as a aproveitar com sucesso as conversas com os clientes.
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