Pretende configurar a resposta automática do WhatsApp para a sua empresa ou para as suas necessidades de marketing do WhatsApp? Veio ao sítio certo. Neste artigo, explicamos o que é a resposta automática do WhatsApp, como configurá-la na aplicação WhatsApp Business e no WhatsApp Business API, e fornecemos exemplos de mensagens de resposta automática do WhatsApp.

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O que é a Resposta Automática do WhatsApp?

A resposta automática no WhatsApp é uma funcionalidade que permite às empresas enviar mensagens automáticas quando não estão disponíveis para responder às mensagens recebidas no WhatsApp.

Existem 2 tipos comuns de mensagens de resposta automática para o WhatsApp:

• Mensagens de saudação: Mensagens de boas-vindas que as empresas enviam quando os clientes iniciam uma conversa pela primeira vez ou após 14 dias
• Mensagens de ausência: Mensagens que respondem aos clientes fora do horário comercial

Como proprietário de uma empresa, as mensagens de resposta automática são uma funcionalidade útil. Na secção seguinte, explicaremos como esta funcionalidade ajuda a sua empresa.

5 vantagens da resposta automática do WhatsApp

As pessoas esperam que a comunicação através de mensagens instantâneas seja imediata, independentemente da hora do dia. No entanto, isso nem sempre é possível devido a horários de funcionamento limitados, falta de mão de obra, longas filas de espera e muito mais.

O WhatsApp lançou uma solução sob a forma de respostas automáticas. As empresas podem melhorar o serviço de apoio ao cliente informando os clientes da sua disponibilidade e também melhorar os tempos de resposta para aumentar a satisfação do cliente.

Há muitas vantagens em utilizar as respostas automáticas para o WhatsApp, mas vamos destacar as 3 principais.

1. Gerir as expectativas dos clientes

Defina as expectativas de tempo de resposta, informando os clientes sobre a sua disponibilidade.

2. Causar uma primeira impressão positiva

As primeiras impressões são importantes. Uma resposta rápida e de qualidade a um pedido de informação de um cliente dá o mote para o resto do percurso do cliente com a sua empresa. Reduz as hipóteses de o cliente desistir, reduzindo as hipóteses de perda de vendas.

3. Recolher informações sobre os clientes

Recolha informações sobre o cliente com um inquérito pré-chat para que os agentes possam dar seguimento à conversa.

Mas isso não é tudo. Temos dois benefícios adicionais que pode obter ao utilizar uma resposta automática do WhatsApp.

4. Aumentar as oportunidades de venda

Ao automatizar as respostas de rotina, como as respostas às FAQ, as empresas podem garantir que nunca perdem uma oportunidade de venda, mesmo quando a sua equipa não está disponível. As respostas automáticas podem ajudar a mover um cliente potencial ao longo do percurso do cliente com recursos mínimos.

5. Reduzir os custos de mão de obra

Ao automatizar as respostas comuns, as empresas podem reduzir a necessidade de uma grande equipa de apoio, poupando nos custos de mão de obra e mantendo um serviço ao cliente eficiente. Além disso, as respostas automáticas podem lidar facilmente com o aumento de pedidos de informação durante promoções ou picos sazonais sem necessitar de recursos adicionais, garantindo um envolvimento consistente mesmo durante períodos de elevada procura.

Como configurar a resposta automática do WhatsApp na aplicação WhatsApp Business

As empresas criam respostas automáticas para garantir aos clientes que não estão a ser negligenciados na gestão das expectativas de tempo de resposta e na melhoria da experiência do cliente. No entanto, só está disponível para as soluções WhatsApp Business.

As empresas podem configurar respostas automáticas para mensagens recebidas no WhatsApp através do:

• Aplicação WhatsApp Business
• WhatsApp Business API

Vamos começar com a aplicação WhatsApp Business. Na aplicação WhatsApp Business, existem 2 tipos de mensagens de resposta automática do WhatsApp que pode criar: Mensagens de saudação e mensagens de ausência. Abra o aplicativo WhatsApp Business e siga as etapas.

Configurar uma mensagem de saudação

Passo 1: Ir para Ferramentas de negócio

Passo 2: Ativar Mensagem de saudação

Etapa 3: Elaborar a sua mensagem

Passo 4: Escolher os destinatários

Configurar uma mensagem de ausência

Passo 1: Aceder a Ferramentas de negócio > Selecionar mensagem de ausência

Passo 2: Personalize a sua mensagem

Passo 3: Defina o seu horário

Pode selecionar a hora de envio das mensagens de três formas.

1. Enviar sempre: Utilize esta opção se estiver disponível durante um longo período de tempo.
2. Num horário personalizado: Esta opção destina-se a respostas automáticas que devem ser enviadas a uma determinada hora do dia.
3. Fora do seu horário de funcionamento: Defina este horário quando a sua empresa não estiver a funcionar.

Passo 4: Escolher os destinatários

Isto é suficiente se estiver a gerir uma pequena empresa. No entanto, existem limitações se pretender aumentar a escala ou necessitar de funcionalidades de automatização mais potentes.

4 Limitações da Resposta Automática do WhatsApp com a aplicação WhatsApp Business

Apesar de as respostas automáticas do WhatsApp terem muito a oferecer às empresas, estas também devem estar cientes das suas falhas. Vamos ver isso a seguir.

Opções de personalização limitadas para cenários complexos

As opções de personalização são limitadas. Embora seja possível personalizar as mensagens, estas só podem ir até certo ponto. As opções de personalização estão limitadas a itens como o nome do cliente.

No final do dia, a aplicação WhatsApp Business não pode fazer muito. A sua funcionalidade de resposta automática apenas pode dar as boas-vindas a um novo cliente e anunciar que o seu negócio está fechado e quando deve esperar uma resposta.

Sem mensagens de seguimento ou funcionalidades avançadas

As respostas automáticas funcionam apenas como uma resposta inicial. Não podem dar seguimento aos pedidos de informação dos clientes. Certifique-se de que os seus clientes sabem que um agente lhes dará seguimento na mensagem de resposta automática.

Risco de falha de comunicação

Embora as respostas automáticas tenham sido concebidas para garantir respostas rápidas, o envio de respostas genéricas pode não responder corretamente à questão do cliente, causando frustração ou confusão. As respostas automáticas na aplicação WhatsApp Business não são capazes de se adaptar a contextos variáveis ou de clarificar mensagens ambíguas dos clientes, exigindo frequentemente uma intervenção manual.

Análises e percepções limitadas

Não existe uma forma de monitorizar o desempenho das respostas automáticas na aplicação WhatsApp Business. Métricas como o número de mensagens enviadas ou taxas de envolvimento não estão disponíveis na aplicação

Então, como é que as empresas podem ultrapassar estas limitações na aplicação WhatsApp Business?

A solução? Utilize o WhatsApp API para respostas automáticas

Integrar o WhatsApp API com um chatbot como o AI Agent da respond.ioé a melhor opção para médias e grandes empresas. Eis algumas razões para tal.

Opções avançadas de personalização

O WhatsApp API permite opções de personalização avançadas, o que significa que pode adaptar as respostas às necessidades e preferências específicas dos clientes, melhorando a experiência do utilizador. Além disso, é possível configurar as mensagens programadas do WhatsApp e as mensagens em massa do WhatsApp de acordo com as necessidades.

Tempo de resposta reduzido

Os chatbots podem fornecer respostas instantâneas às perguntas dos clientes, melhorando a experiência geral do cliente e evitando a frustração causada por longos tempos de espera.

Melhoria da nutrição e do envolvimento dos clientes potenciais

O WhatsApp API suporta funcionalidades de automatização avançadas que permitem às empresas alimentar eficazmente os contactos e envolver os clientes ao longo do seu percurso. Envie mensagens oportunas para orientar os clientes potenciais através do funil de vendas ou fornecer informações adicionais.

Integração com outras ferramentas para fluxos de trabalho contínuos

O WhatsApp API integra-se na perfeição com várias ferramentas empresariais, permitindo fluxos de trabalho eficientes e uma experiência de cliente unificada. Integre software como CRMs e plataformas de comércio eletrónico e até outro software de automação como o Zapier e Make, mas não se esqueça de garantir que são um WhatsApp CRM!

De seguida, vamos mostrar-lhe como configurar um chatbot de resposta automática do WhatsApp.

Como configurar a resposta automática do WhatsApp com o WhatsApp API em 4 passos

Nesta secção, vamos mostrar-lhe como configurar respostas automáticas no WhatsApp API em respond.io, um software de gestão de conversas com clientes alimentado por IA.

Passo 1: Ligue a sua conta WhatsApp ao API

Terá de ligar uma conta WhatsApp API a respond.io. Ainda não tem uma conta WhatsApp API ? Eis como obter uma em poucos minutos.

Passo 2: Criar modelos de resposta automática

Uma vez concluído, abra respond.io e navegue para Workflows > All Templates.

Embora seja possível criar um fluxo de trabalho a partir do zero, este modelo de fluxo de trabalho irá prepará-lo para um início fácil com um chatbot de resposta automática do WhatsApp.

Passo 3: Adicionar respostas automáticas às automatizações do fluxo de trabalho

Aqui pode ler a descrição do modelo e ver o rascunho do fluxo de trabalho. Como pode ver, este modelo inclui uma mensagem de boas-vindas e uma mensagem de ausência que serão activadas em função do seu horário de funcionamento.

Pode personalizar praticamente tudo no seu fluxo de trabalho. Comece por especificar o seu horário de funcionamento no passoData e Hora . Depois, edite as mensagens de boas-vindas e de ausência.

Passo 4: Teste e optimize as suas respostas automáticas

Por último, deve analisar o desempenho das suas respostas automáticas. Se os clientes reagiram mal às respostas automáticas, deve ajustar o texto. Repita este processo até obter o resultado pretendido.

<call-out> You can also use respond.io’s AI Agent to automatically reply to customer inquiries and route to the appropriate teams. <call-out>

Com isto, criaste um fluxo de trabalho simples de resposta automática do WhatsApp para lidar com as mensagens recebidas. Agora que sabes como definir a resposta automática no WhatsApp, estás pronto para começar, certo? Não até veres as melhores práticas para criar uma.

5 melhores práticas para a resposta automática do WhatsApp

É crucial que cada mensagem seja correta, mesmo as respostas automáticas. Evite mensagens impessoais ou genéricas, uma vez que os clientes esperam uma interação que pareça humana. Aqui estão 5 práticas que pode seguir para criar uma mensagem de resposta automática simples mas eficaz:

1. Confirmar a receção da mensagem do cliente

Utilize mensagens de resposta automática para confirmar a receção da mensagem de um cliente, assegurando-lhe que foi recebida e que será tratada.

2. Estabelecer um calendário claro para o acompanhamento

Informe os utilizadores se podem esperar uma resposta durante o horário de trabalho ou se há um atraso. Especifique esse atraso e evite frases como "Entraremos em contacto consigo logo que possível".

3. Manter as mensagens claras e concisas

As respostas devem ser breves e directas. Inclua apenas informações essenciais que sejam apresentadas de forma clara e fácil de compreender.

4. Personalizar cada mensagem

Faça com que cada mensagem seja pessoal. Utilize o nome do seu cliente e outros detalhes relevantes para enviar mensagens personalizadas. Em respond.io, pode utilizar marcadores de posição denominados variáveis dinâmicas para incluir nomes de clientes, datas, números de encomendas e muito mais.

5. Manter o tom e a voz da sua marca

Certifique-se de que as suas mensagens de resposta automática do WhatsApp reflectem a voz única da sua marca. Adapte o tom, a linguagem e o conteúdo para se alinharem com a personalidade e os valores da sua marca, melhorando o reconhecimento do cliente.

Com estas boas práticas em mente, fornecemos exemplos de mensagens que pode utilizar em várias situações.

18 exemplos de mensagens para a resposta automática do WhatsApp:

Uma resposta automática do WhatsApp deve ser adaptada a diferentes situações ou resultados desejados. Aqui estão 18 exemplos de mensagens de resposta automática do WhatsApp que deve utilizar.

Mensagens de boas-vindas

1. "Olá 👋! Obrigado por contactar a [nome da empresa]. Como o podemos ajudar hoje?"
2. "Olá! Bem-vindo à [nome da empresa]. Temos todas as suas necessidades de TI debaixo do mesmo teto. Vamos começar. 😃"
3. "Saudações da [nome da empresa]! Estamos aqui para o ajudar. Diga-nos mais sobre o que procura."

Mensagens fora de horas

1. "Olá [nome]! Obrigado por nos contactar. De momento, estamos fora do escritório. Entraremos em contacto consigo assim que possível."
2. "Contactou-nos enquanto estávamos ausentes. Estamos disponíveis todos os dias das 9:00 às 18:00. Teremos todo o gosto em ajudá-lo quando voltarmos."
3. "Olá! Obrigado pela mensagem. Estamos fora durante o fim de semana. Para qualquer assunto urgente, contacte [inserir dados de contacto de emergência]."

Saudações festivas

1. "Feliz Natal!🎅🎄Estamos fora nos próximos dias e regressaremos em [data]. Estamos ansiosos por vos servir quando voltarmos. 🙂"
2. "Boas Festas de todos nós da [Nome da sua empresa]! Desejamos-lhe alegria, saúde e felicidade nesta época festiva. Como o podemos ajudar hoje?"
3. Boas Festas [nome]! Introduza [código] quando efetuar o check-out para obter o seu [desconto] hoje!"

Mensagens de captura de leads

1. "Quer saber mais sobre [o seu produto/serviço]? Deixe os seus dados e nós enviamos-lhe tudo o que precisa de saber!"
2. "Olá! 👋 Gostaríamos muito de partilhar ofertas exclusivas e actualizações consigo. 🛍️ Basta dizer-nos qual o produto em que está interessado para ficar a par de tudo! 🔄"
3. "Quer ofertas extra? Tem dúvidas ou precisa de mais informações? Deixe aqui os seus dados, e nós entraremos em contacto consigo num instante! ⏳"

Pedidos de feedback

1. "Valorizamos a sua opinião! 🗣️ Como foi a sua experiência connosco? Deixe-nos saber para que o possamos servir melhor. 👍"
2. "Como é que nos saímos hoje? Diga-nos - só demora um momento e ajuda-nos a melhorar as suas experiências futuras!"
3. "Esperamos que tenha gostado de [produto/serviço específico]! Diga-nos o que pensa - estamos sempre a tentar melhorar."

Actualizações de produtos ou serviços

1. "Olá! Obrigado por nos ter contactado. Veja o nosso novo produto [inserir o nome do produto e a hiperligação]. Encomende agora e receba 10% de desconto na sua primeira compra!"
2. "Notícias emocionantes! Acabámos de lançar [novo produto/serviço]. Veja-o e diga-nos o que pensa!"
3. "Grandes novidades! 🗞️ Temos algo especial para si: [Atualização do produto/serviço]. Pronto para a experimentar? 🌟"

Não são suficientes? Não te preocupes. Temos um artigo que inclui ainda mais exemplos de mensagens de resposta automática do WhatsApp que pode usar como inspiração.

Como pode ver, a configuração de respostas automáticas no WhatsApp é mais do que apenas uma conveniência. É um movimento estratégico para melhorar a interação com o cliente. Com as nossas amostras e directrizes, está bem equipado para criar respostas automáticas que ressoam com os seus clientes e reflectem a voz única da sua marca.

Então, de que está à espera? Comece a enviar mensagens de resposta automática do WhatsApp na principal plataforma de IA de conversação e com o selo Meta Business Partner. Registe-se para obter uma conta respond.io gratuita e ligue a sua conta WhatsApp API para começar hoje mesmo.

Perguntas frequentes sobre a resposta automática do WhatsApp

1. Posso personalizar as mensagens de resposta automática do WhatsApp para diferentes clientes?

Sim, pode, mas apenas no WhatsApp API. Em respond.io, pode configurar um fluxo de trabalho para segmentar mensagens para diferentes públicos.

2. Posso programar respostas automáticas para horas específicas?

Sim. Na aplicação WhatsApp Business, pode definir uma agenda apenas para mensagens de ausência. No WhatsApp API, pode enviar respostas automáticas a qualquer altura para qualquer tipo de situação, incluindo mensagens de ausência, transmissões promocionais, marcações de reuniões e muito mais.

3. Existe um limite para o número de respostas automáticas que posso enviar?

Não existem limites na aplicação WhatsApp Business. No entanto, no WhatsApp API, há um limite para o envio de uma mensagem de negócios.

4. É possível personalizar as respostas automáticas para diferentes clientes?

Sim. Na aplicação WhatsApp Business, pode definir o público para receber as suas mensagens de saudação ou de ausência. No WhatsApp API, é possível segmentar públicos dependendo de factores como o facto de terem sido captados a partir de um anúncio, clientes recorrentes e terem respondido a uma transmissão.

5. As respostas automáticas estão disponíveis para as conversas de grupo?

Sim, é possível configurar respostas automáticas para conversas de grupo na aplicação WhatsApp Business. Atualmente, o WhatsApp API não suporta conversas de grupo, pelo que não é possível enviar respostas automáticas.

6. Quais são os erros comuns a evitar nas respostas automáticas?

• Evite respostas genéricas. Tente personalizar as suas mensagens sempre que possível. Em respond.io, pode utilizar variáveis dinâmicas para adicionar o nome do cliente, os seus dados de contacto ou mesmo o nome do seu agente.
• Certifique-se de que a sua resposta automática é relevante. O envio de uma mensagem irrelevante pode fazer com que a sua conta seja assinalada ou mesmo banida
• Não prometa demasiado os tempos de resposta. Comprometer-se com tempos de resposta irrealistas pode causar o abandono do cliente e criar uma perceção negativa sobre a sua empresa

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