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Resposta automática do WhatsApp: Um guia para a resposta automática do WhatsApp [janeiro de 2024]

Stephanie Yap
22 de Junho de 2022

Quer configurar a resposta automática do WhatsApp para o seu negócio? Veio ao sítio certo. Neste artigo, explicaremos o que é a resposta automática do WhatsApp, como configurar respostas automáticas no WhatsApp Business App e no WhatsApp Business API e forneceremos um exemplo de mensagem de resposta automática.

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O que são Respostas Automáticas em WhatsApp

A resposta automática em WhatsApp é uma funcionalidade que permite às empresas enviar mensagens automáticas quando não estão disponíveis para responder às mensagens recebidas em WhatsApp .

Esta imagem descreve os dois tipos de respostas automáticas que pode enviar em WhatsApp. Há mensagens de saudação e mensagens de saída. Não é necessário um bot de resposta automática WhatsApp para enviar uma mensagem de resposta automática em WhatsApp .
Dois tipos de WhatsApp Auto Replies

Há dois tipos comuns de mensagens de resposta automática para WhatsApp:

  • Mensagens de saudação: Mensagens de boas-vindas que as empresas enviam quando os clientes iniciam uma conversa pela primeira vez ou após 14 dias
  • Mensagens de ausência: Mensagens que respondem aos clientes fora do horário comercial

Como proprietário de uma empresa, as mensagens de resposta automática são uma funcionalidade útil. Na secção seguinte, explicaremos como podem ajudar a sua empresa.

Porquê usar a resposta automática WhatsApp?

As pessoas esperam que a comunicação através de mensagens instantâneas seja imediata, independentemente da hora do dia. No entanto, isso nem sempre é possível devido a horários de funcionamento limitados, falta de mão de obra, longas filas de espera e muito mais.

O WhatsApp lançou uma solução sob a forma de respostas automáticas. As empresas podem melhorar o serviço de apoio ao cliente informando os clientes da sua disponibilidade e também melhorar os tempos de resposta para aumentar a satisfação do cliente.

Esta imagem fala dos benefícios de utilizar WhatsApp auto reply para o seu negócio, incluindo gerir as expectativas dos clientes, causar uma forte primeira impressão e recolher informações sobre os clientes. Quer saber como enviar auto-resposta em WhatsApp? Continue a ler para saber.
As vantagens de utilizar a mensagem de resposta automática do WhatsApp

Existem muitas vantagens em utilizar respostas automáticas para o WhatsApp, incluindo:

  • Definir expectativas de tempo de resposta, informando os clientes sobre a sua disponibilidade
  • Causar uma primeira impressão forte nos novos clientes com uma mensagem de boas-vindas rápida e calorosa
  • Recolher informação do cliente com um inquérito pré-controlo para que os agentes possam acompanhar a conversa

Apesar de as respostas automáticas do WhatsApp terem muito a oferecer às empresas, estas também devem estar cientes das suas falhas. Vamos ver isso a seguir.

Limitações das respostas automáticas do WhatsApp

Em primeiro lugar, as respostas automáticas do WhatsApp funcionam melhor para mensagens simples e pontuais. Para mensagens ou pedidos de informação complexos, é necessário um agente humano ou um agente de IA para responder às mensagens dos clientes.

Além disso, as respostas automáticas funcionam apenas como uma resposta inicial. Não podem dar seguimento aos pedidos de informação dos clientes. Certifique-se de que os seus clientes sabem que um agente lhes dará seguimento na mensagem de resposta automática.

Por último, as opções de personalização são limitadas. Embora seja possível personalizar as mensagens, estas só podem ir até certo ponto. As opções de personalização são limitadas a itens como o nome do cliente.

Agora que já conhece os benefícios e as limitações das respostas automáticas no WhatsApp, vamos ver como configurá-las.

Como configurar uma resposta automática em WhatsApp Business Soluções

As empresas criam respostas automáticas para garantir aos clientes que não estão a ser negligenciados, para gerir as expectativas de tempo de resposta e para melhorar a experiência do cliente. No entanto, só está disponível para as soluções WhatsApp Business.

As empresas podem configurar respostas automáticas para mensagens de entrada em WhatsApp via:

Esta imagem mostra que as empresas podem configurar respostas automáticas para mensagens de entrada no WhatsApp através da WhatsApp Business App ou da WhatsApp Business API. Deseja enviar a melhor mensagem de resposta automática para a WhatsApp? Continue a ler para saber como.
Como criar WhatsApp auto-respostas

De seguida, vamos guiá-lo pelos passos necessários para configurar a resposta automática no WhatsApp. Vamos começar com o aplicativo WhatsApp Business.

Como configurar uma resposta automática em WhatsApp Business App

Nesta secção, vamos analisar o processo de configuração das respostas automáticas na aplicação WhatsApp Business.

Para definir uma mensagem de saudação, vá a Ferramentas de trabalho, seleccione Mensagem de saudação, crie a sua mensagem e guarde as alterações. Também pode escolher quem recebe as suas mensagens de saudação, incluindo ou excluindo determinados contactos.

esta é uma imagem que mostra como definir a resposta automática. Primeiro, vá a Business Tools, depois seleccione Greeting Message, crie a sua mensagem e, finalmente, guarde as alterações.
Como criar uma mensagem de saudação em WhatsApp Business App

Depois, para definir e ativar uma mensagem de ausência, vá a Ferramentas de negócio, seleccione Mensagem de ausência, personalize a sua mensagem e guarde as alterações.

esta imagem descreve o processo de como colocar mensagens em whatsapp business api . Primeiro, vá a ferramentas empresariais, seleccione a mensagem de afastamento, edite o conteúdo e guarde as alterações. E é assim que se define a resposta automática para a aplicação whatsapp business .
Como criar mensagens em WhatsApp Business App

Em seguida, é necessário selecionar uma das três formas de cronometrar as mensagens de ausência:

  • Enviar sempre: Utilize esta opção se estiver disponível durante um longo período de tempo.
  • Num horário personalizado: Esta opção destina-se a respostas automáticas que devem ser enviadas a uma determinada hora do dia.
  • Fora do seu horário de funcionamento: Defina este horário quando a sua empresa não estiver a funcionar.

No entanto, a resposta automática para a WhatsApp Business App tem alguns inconvenientes, incluindo:

  • A incapacidade de personalizar as respostas automáticas para diferentes grupos de destinatários
  • A mensagem de afastamento só funciona durante o horário fora do horário de trabalho pré-definido
  • A incapacidade de apoiar a integração de software de terceiros para proporcionar maior automatização

No final do dia, não há muito que WhatsApp Business App possa fazer. A sua funcionalidade de resposta automática só pode receber um novo cliente e anunciar que o seu negócio está fechado e quando esperar uma resposta.

Isto é suficiente se estiver a gerir uma pequena empresa. Mas à medida que o seu negócio cresce, terá de utilizar o WhatsApp Business API . Na secção seguinte, falaremos sobre como utilizá-lo com respond.io.

Como criar respostas automatizadas no WhatsApp Business API on respond.io

Para empresas maiores, é necessária uma plataforma que ofereça funcionalidades avançadas para ajudar na automatização de mensagens - é aqui que entra o WhatsApp Business API .

Com o WhatsApp Business API, as empresas podem automatizar respostas com base nos pedidos de informação dos clientes, capturar a informação dos clientes e automatizar as vendas e o apoio ao cliente, o que, por sua vez, aumenta o envolvimento e a satisfação dos clientes.

Antes de configurar a resposta automática no WhatsApp Business API com o Módulo de Fluxos de Trabalho dorespond.io, é necessário ligar uma Conta do WhatsApp API a respond.io.

Agora, siga o passo-a-passo sobre como criar uma resposta automática no WhatsApp Business API.

1. Procurar por fluxos de trabalhono menu de navegação lateral e clicar em Adicionar fluxo de trabalho.

esta imagem descreve o primeiro passo sobre como definir respostas no whatsapp business api utilizando respond.io. Abra o módulo Fluxos de trabalho e clique em adicionar fluxo de trabalho
Clique em Adicionar fluxo de trabalho para começar

2. Definir o Disparador do Fluxo de Trabalho para Conversa Aberta.

esta imagem descreve o segundo passo sobre como definir respostas na api do whatsapp business utilizando respond.io. definir o acionador do fluxo de trabalho para a conversa aberta.
Definir o gatilho para conversação aberta

3. Acrescentar o Data & Hora Etapa para definir o seu horário de trabalho.

esta imagem descreve o terceiro passo de como definir respostas para a api do whatsapp business utilizando respond.io. adicione o passo de data e hora para definir o seu horário de funcionamento.
Defina o seu horário de trabalho

As mensagens que são enviadas durante o horário comercial cairão no Ramo de Sucesso, enquanto que as mensagens que são enviadas após o horário comercial irão para o Ramo de Falha.

4. Clique no botão + por baixo dos ramos Sucesso e Insucesso para adicionar Enviar uma mensagem.

esta imagem descreve a quarta etapa sobre como definir a resposta automática em whatsapp business api  utilizando respond.io. Acrescentar a mensagem de envio tanto no ramo do sucesso como no do fracasso. Certifique-se de seleccionar o quesapp como o seu canal. Finalmente, rascunhe as suas mensagens de saudação e de saída sob texto.
Adicionar mensagens de auto-resposta para cada Ramo

Certifique-se de que selecciona o WhatsApp como canal. Por fim, redija as suas mensagens de saudação e de despedida em Texto.

5. Acrescentar a etapa Fazer uma pergunta para obter informações dos clientes para que possa contactá-los mais tarde.

esta é uma imagem que mostra o passo final de como definir a resposta automática whatsapp em whatsapp business api  utilizando respond.io. Acrescentar a etapa de fazer uma pergunta para obter informações dos clientes para que possa contactá-los posteriormente.
Pedir detalhes adicionais se necessário

As respostas podem ser guardadas como Variáveis, Campos de Contacto ou Tags para serem utilizadas noutras partes do Fluxo de Trabalho. Assim que tiver configurado o seu Workflow, guarde-o e publique.

Agora que já sabe como definir a resposta automática no WhatsApp, está pronto para começar, certo? Não até veres as melhores práticas para criar uma resposta automática.

Resposta automática do WhatsApp: Melhores práticas

É crucial acertar em todas as mensagens, mesmo nas respostas automáticas. Evite mensagens impessoais ou genéricas, uma vez que os clientes esperam uma interação que pareça humana. Eis cinco práticas que pode seguir para criar uma mensagem de resposta automática simples mas eficaz:

  • Confirmar a receção: Utilize mensagens de resposta automática para confirmar a receção da mensagem de um cliente, assegurando-lhe que foi recebida e que será tratada.
  • Dê um prazo claro: Informe os utilizadores se podem esperar uma resposta durante o horário de trabalho ou se há um atraso. Especifique esse atraso e evite frases como "Entraremos em contacto consigo logo que possível".
  • Claro e conciso: As respostas automáticas devem ser breves e directas. Inclua apenas informações essenciais que sejam apresentadas de forma clara e fácil de entender.
  • Personalize cada mensagem: Faça com que cada mensagem seja pessoal. Utilize o nome do seu cliente e outros detalhes relevantes para enviar mensagens personalizadas. Em respond.io, pode utilizar marcadores de posição denominados variáveis dinâmicas para incluir nomes de clientes, datas, números de encomendas e muito mais.
  • Comunique com a voz da sua marca: Assegure-se de que as suas mensagens de resposta automática do WhatsApp reflectem a voz única da sua marca. Adapte o tom, a linguagem e o conteúdo para se alinharem com a personalidade e os valores da sua marca, aumentando o reconhecimento do cliente.

Com estas boas práticas em mente, fornecemos exemplos de mensagens que pode utilizar em várias situações.

Exemplo de mensagem de resposta automática do WhatsApp: 15 exemplos que pode utilizar

Existem muitas formas de criar uma resposta automática para os clientes no WhatsApp Business. Pode ser adaptada a diferentes situações ou resultados desejados.

Por isso, categorizámos cinco tipos de situações - mensagens de saudação, mensagens de ausência, captação de leads, actualizações comerciais e mensagens sazonais. Aqui estão 15 exemplos de mensagens de resposta automática do WhatsApp que deve utilizar.

Mensagens de saudação WhatsApp Resposta automática Exemplo

As mensagens de saudação são a primeira oportunidade para causar uma óptima primeira impressão. Devem ser acolhedoras e informativas, dando o mote para a conversa.

  1. "Olá 👋! Obrigado por contactar a [nome da empresa]. Como o podemos ajudar hoje?"
  2. "Olá! Bem-vindo à [nome da empresa]. Temos todas as suas necessidades de TI debaixo do mesmo teto. Vamos começar. 😃"
  3. "Saudações da [nome da empresa]! Estamos aqui para o ajudar. Diga-nos mais sobre o que procura."

Mensagem de despedida Exemplo de resposta automática do WhatsApp

As mensagens de ausência são cruciais para gerir as expectativas dos clientes quando você ou os seus agentes não estão disponíveis. Devem informar os clientes da sua ausência e de quando podem esperar uma resposta.

  1. "Olá! Estamos atualmente offline. O nosso horário de funcionamento é [inserir horas]. Entraremos em contacto consigo dentro de 24 horas!"
  2. "Obrigado por nos enviar uma mensagem. De momento, não estamos no escritório, mas responderemos logo pela manhã. Se precisar de algo mais rápido, visite a nossa página de FAQ aqui."
  3. "Olá! Apanhou-nos fora de horas. Deixe a sua mensagem e nós responderemos prontamente durante o nosso horário de trabalho [inserir horas]."

Captura de leads Exemplo de resposta automática do WhatsApp

Mensagens eficazes de captação de leads podem ajudá-lo a reunir informações essenciais e mostrar aos potenciais clientes que valoriza o seu interesse.

  1. "Obrigado pelo seu interesse nos nossos serviços! Pode indicar o seu nome e e-mail para podermos enviar mais informações?"
  2. "Estamos entusiasmados por entrar em contacto consigo! Para começar, poderia partilhar alguns detalhes sobre o que procura?"
  3. "Olá! Vamos dar-lhe as informações de que necessita. Por favor, deixe os seus dados de contacto e entraremos em contacto em breve."

Actualizações comerciais Exemplo de resposta automática do WhatsApp

Utilize estas mensagens para informar os clientes sobre actualizações importantes da empresa, como uma emergência ou um atraso nos tempos de resposta. Seja proactivo para gerir as expectativas dos clientes e garantir uma experiência mais tranquila.

  1. "Estamos a atualizar o nosso sistema para o servir melhor. Os nossos serviços estarão temporariamente indisponíveis até [data e hora]. Obrigado pela sua paciência"
  2. "Estamos a receber um grande volume de mensagens. Responderemos à sua mensagem assim que possível."
  3. "Olá! Pedimos desculpa pela interrupção que está a ter com o nosso [serviço]. A nossa equipa está a trabalhar ativamente para resolver o problema o mais rapidamente possível. Prevemos uma resolução dentro da próxima hora e agradecemos a sua paciência. Obrigado pela vossa compreensão."

Mensagens sazonais WhatsApp Resposta automática Exemplo

As mensagens sazonais são uma óptima forma de estabelecer uma ligação com os clientes a um nível mais pessoal durante as férias ou eventos especiais. É também uma altura em que as empresas

  1. "Boas Festas! 🎄 A equipa da [nome da empresa] está aqui para o ajudar nas suas compras festivas. Diga-nos como podemos tornar a sua experiência mais alegre."
  2. "Feliz Ano Novo da [nome da empresa]! 🎉 Como agradecimento a todos os nossos clientes, aqui está um voucher de 30% quando fizer compras na nossa aplicação!"
  3. "Boas festas da nossa família [nome da empresa]. Estamos atualmente de licença e regressaremos em [data].

Para começar, tudo o que precisa de fazer é criar uma mensagem de resposta automática do WhatsApp com um exemplo. De uma mensagem de ausência a um exemplo de mensagem de captura de leads do WhatsApp, responder às perguntas dos clientes ficou muito mais fácil.

Como pode ver, configurar respostas automáticas no WhatsApp é mais do que apenas uma conveniência. É um movimento estratégico para melhorar a interação com o cliente. Com as nossas amostras e directrizes, está bem equipado para criar respostas automáticas que ressoam com os seus clientes e reflectem a voz única da sua marca.

Então, de que está à espera? Comece a enviar mensagens de resposta automática do WhatsApp numa Plataforma de IA Conversacional e com o selo Meta Business Partner. Registe-se para obter uma conta respond.io gratuita e ligue a sua conta WhatsApp API para começar hoje mesmo.

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Leitura adicional

Quer saber mais sobre como o WhatsApp pode beneficiar o seu negócio? Consulte estes artigos abaixo:

Stephanie Yap
Redator de conteúdos
Stephanie Yap, redatora de conteúdos em respond.io desde 2022, tem uma licenciatura em Comunicação e Estudos dos Media. Ela fornece às empresas que procuram explorar as mensagens uma base para a prática por meio de artigos perspicazes.
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