ลูกค้าเลิกส่งเพราะคุณใช้เวลานานเกินไปในการตอบกลับหรือไม่? โชคดีที่คุณมาถูกที่แล้ว เนื่องจากผู้คนพึ่งพา WhatsApp และแอพส่งข้อความอื่น ๆ ในการสื่อสารมากขึ้นเรื่อย ๆ พวกเขาจึงคาดหวังการตอบกลับทันทีจากธุรกิจที่พวกเขามีส่วนร่วมด้วย อย่างไรก็ตาม ตัวแทนอาจไม่สามารถตอบกลับได้ทันทีเนื่องจากมีปริมาณข้อความสูงหรือหลังเวลาทําการ นี่คือจุดที่ WhatsApp ตอบกลับอัตโนมัติมีประโยชน์ คู่มือนี้ให้ภาพรวมของข้อความตอบกลับอัตโนมัติ รวมถึงตัวอย่างข้อความตอบกลับอัตโนมัติของ WhatsApp สําหรับกรณีการใช้งานต่างๆ และคําแนะนําในการตั้งค่าในแอป WhatsApp Business และ WhatsApp API.

WhatsApp ตอบกลับอัตโนมัติคืออะไร?

การตอบกลับอัตโนมัติใน WhatsApp เป็นคุณสมบัติที่ช่วยให้ธุรกิจสามารถส่งการตอบกลับอัตโนมัติเพื่อรับทราบข้อความของลูกค้าหรือกําหนดความคาดหวังของเวลาตอบสนองหากตัวแทนไม่พร้อมที่จะตอบกลับข้อความ WhatsApp ขาเข้า

นี่อาจเป็น คําทักทาย หรือข้อความระบุว่าไม่อยู่สําหรับธุรกิจของคุณ ในส่วนถัดไป เราจะแสดงตัวอย่างข้อความตอบกลับอัตโนมัติของ WhatsApp ที่คุณสามารถใช้ได้

ตัวอย่างข้อความตอบกลับอัตโนมัติของ WhatsApp สําหรับธุรกิจ

ตัวแทนต้องจัดการลูกค้าในทุกสถานการณ์ ด้วย WhatsApp Business คุณสามารถสร้างข้อความตอบกลับอัตโนมัติที่หลากหลายซึ่งเหมาะกับคุณที่สุด

ต่อไปนี้คือตัวอย่างข้อความตอบกลับอัตโนมัติที่ดีที่สุดบางส่วนสําหรับ WhatsApp ที่สามารถนําไปใช้กับกรณีการใช้งานต่างๆ ตั้งแต่การตอบกลับทั่วไปไปจนถึงการสนับสนุนลูกค้า

การตอบกลับทั่วไป

• "สวัสดี [ชื่อ]! ขอบคุณที่ติดต่อเรา. เราจะอยู่กับคุณในไม่ช้า"
• "ขณะนี้เรากําลังประสบกับการแชทจํานวนมากและอาจไม่สามารถตอบกลับได้ในทันที เราจะติดต่อกลับโดยเร็วที่สุด"
• "เฮ้ย! เราได้รับข้อความของคุณแล้วและจะติดต่อกลับภายใน 2 ชั่วโมง"
• "สวัสดี! เราต้องการแจ้งให้คุณทราบว่าเราได้รับข้อความของคุณแล้วและจะติดต่อกลับก่อนที่เราจะปิดในเวลา [เวลา]"

นอกเวลาทําการหรือนอกเวลาทําการ

• "สวัสดี [ชื่อ]! ขอบคุณที่ติดต่อเรา. ขณะนี้เราไม่อยู่ที่สํานักงาน เราจะติดต่อคุณโดยเร็วที่สุด"
• "คุณมาถึงเราในขณะที่เราไม่อยู่ 😟 เราพร้อมให้บริการทุกวันตั้งแต่ 9.00 น. ถึง 18.00 น. เรายินดีที่จะช่วยเหลือคุณเมื่อเรากลับมา"
• "สุขสันต์วันคริสต์มาส!🎅🎄เราไม่อยู่สองสามวันข้างหน้าและจะกลับมาใน [วันที่] เราหวังว่าจะได้ให้บริการคุณเมื่อเรากลับมา 🙂"
• "สวัสดี! ขอบคุณสําหรับการส่งข้อความ ขณะนี้เราไม่อยู่ในช่วงวันหยุดสุดสัปดาห์ สําหรับเรื่องเร่งด่วนใด ๆ โปรดติดต่อ [ใส่รายละเอียดการติดต่อในกรณีฉุกเฉิน]"
• "สวัสดี! ขอบคุณสําหรับข้อความของคุณ ฉันกําลังพักผ่อน แต่ฉันจะติดต่อกลับในไม่ช้าหลังจากที่ฉันชาร์จเต็มแล้ว ขอบคุณสําหรับความอดทนของคุณ!"

สอบถามข้อมูลผลิตภัณฑ์หรือบริการ

• "ขอบคุณที่ติดต่อร้านของเรา! ทีมงานของเรายินดีที่จะช่วยเหลือคุณในการสอบถามของคุณ เราจะติดต่อกลับพร้อมข้อมูลเพิ่มเติมในไม่ช้า"
• "สวัสดี [ชื่อ]! ขอบคุณที่ให้ความสนใจ เราจะติดต่อกลับหาคุณในไม่ช้าพร้อมข้อมูลเพิ่มเติม"
• "ขอบคุณที่ส่งข้อความถึงเรา! ทีมงานของเราจะอยู่กับคุณภายในหนึ่งชั่วโมง ในขณะที่คุณรอโปรดดูแคตตาล็อกผลิตภัณฑ์ของเราที่นี่ [ลิงค์]
• "สวัสดี! ขอบคุณที่ติดต่อเรา ตรวจสอบผลิตภัณฑ์ใหม่สุดฮอตของเรา [ใส่ชื่อผลิตภัณฑ์และลิงก์] สั่งซื้อตอนนี้และรับส่วนลด 10% สําหรับการซื้อครั้งแรกของคุณ!"

สนับสนุนลูกค้า

• "ขอบคุณที่ยื่นมือเข้ามา! คุณสามารถมั่นใจได้ว่าเราจะจัดการคําขอของคุณภายในหนึ่งชั่วโมง"
• "สวัสดี! ขอขอบคุณที่ติดต่อทีมสนับสนุนของเรา เรากําลังดําเนินการอยู่และจะติดต่อกลับโดยเร็วที่สุด ในระหว่างนี้ ขอให้มีวันที่🙌ดี!"
• "เฮ้ [ชื่อ]! ทีมสนับสนุนของเราอยู่ในกรณีและจะตอบกลับข้อความของคุณในไม่ช้า ขอขอบคุณสําหรับความเข้าใจของคุณ!"

แก้ไขหรือปรับแต่งตัวอย่างเหล่านี้ได้มากเท่าที่คุณต้องการเพื่อให้เหมาะกับความต้องการของคุณ ตอนนี้คุณมีความคิดว่าตัวอย่างข้อความตอบกลับอัตโนมัติของ WhatsApp มีลักษณะอย่างไรต่อไป

เคล็ดลับสําหรับข้อความตอบกลับอัตโนมัติที่มีประสิทธิภาพ

หากตัวอย่างเหล่านี้ไม่ตรงกับความต้องการของคุณนี่คือเคล็ดลับบางประการที่คุณสามารถใช้ได้ในทุกสถานการณ์ ต่อไปนี้คือเคล็ดลับ 3 ข้อที่ควรคํานึงถึงเมื่อสร้างข้อความตอบกลับอัตโนมัติ

1. ทําให้สั้นและเรียบง่าย - ข้อความตอบกลับอัตโนมัติของคุณควรสั้น ชัดเจน และตรงประเด็น
2. กําหนดความคาดหวัง - แจ้งให้ลูกค้าของคุณทราบเมื่อพวกเขาสามารถคาดหวังการตอบสนองเพื่อลดความยุ่งยากหากคุณไม่สามารถตอบสนองได้ทันที
3. เพิ่มสัมผัสส่วนตัว - ลูกค้าหรือผู้มีโอกาสเป็นลูกค้าชื่นชมเมื่อคุณทําให้ดูเหมือนว่าคุณกําลังพูดคุยกับพวกเขา

ตอนนี้คุณมีความคิดที่ดีในการสร้างข้อความตอบกลับอัตโนมัติ แต่คุณจะตั้งค่าได้อย่างไร เรามาดูกันต่อไป

วิธีตั้งค่าการตอบกลับอัตโนมัติใน WhatsApp

การตั้งค่าข้อความตอบกลับอัตโนมัตินั้นง่ายมาก แต่ก่อนอื่นคุณต้องเลือกผลิตภัณฑ์ WhatsApp Business ที่เหมาะสม

หากคุณเป็นเจ้าของคนเดียวหรือมีทีมเล็ก ๆ ไม่เกิน 5 คน คุณควรใช้ แอป WhatsApp Business แต่ถ้ามีผู้ใช้มากกว่า 5 คนคุณต้องใช้ WhatsApp ธุรกิจ API.

เริ่มต้นด้วยการตั้งค่าการตอบกลับอัตโนมัติในแอป WhatsApp Business ในไม่กี่ขั้นตอนง่ายๆ

ตั้งค่าการตอบกลับอัตโนมัติในแอป WhatsApp Business

การตั้งค่าข้อความตอบกลับอัตโนมัติในแอป WhatsApp Business เป็นกระบวนการที่ง่ายมาก เพียงทําตามขั้นตอนเหล่านี้:

1. เปิด แอพ WhatsApp Business แล้วแตะที่จุดสามจุดที่มุมขวาบน
2. แตะที่ "การตั้งค่า" จากนั้นแตะ ที่ "เครื่องมือทางธุรกิจ" จากนั้นแตะ ที่ "ข้อความระบุว่าไม่อยู่"
3. เปิดสวิตช์สลับที่อยู่ถัดจากส่งข้อความระบุว่าไม่อยู่
4. แตะที่ไอคอน ดินสอเพื่อสร้างข้อความตอบกลับอัตโนมัติที่คุณกําหนดเอง

เมื่อสร้างข้อความตอบกลับอัตโนมัติแล้ว ข้อความนั้นจะถูกส่งไปยังทุกคนที่ส่งข้อความถึงคุณในขณะที่คุณไม่อยู่

ต่อไปมาตั้งค่าการตอบกลับอัตโนมัติบน WhatsApp Business API.

ตั้งค่าการตอบกลับอัตโนมัติบน WhatsApp Business API บน respond.io

ในฐานะ WhatsApp Business API ไม่มีอินเทอร์เฟซผู้ใช้ คุณจะต้อง เชื่อมต่อกับซอฟต์แวร์การจัดการการสนทนากับลูกค้า เช่น respond.io เพื่อส่งและรับข้อความ ต่อไปนี้คือวิธีที่ คุณสามารถตั้งค่าข้อความตอบกลับอัตโนมัติ บน respond.io.

1. เลือก เวิร์กโฟลว์s บนเมนูการนําทางด้านข้างและคลิกที่ปุ่มเพิ่มเวิร์กโฟลว์

2a. ส่งข้อความต้อนรับโดยคลิกที่เทมเพลตเวิร์กโฟลว์ข้อความต้อนรับ จากนั้นคลิกใช้เทมเพลต

2b. ส่งข้อความ ระบุว่าไม่อยู่โดยคลิก "เทมเพลตเวิร์กโฟลว์ ข้อความระบุว่าไม่อยู่ " จากนั้นคลิก "ใช้เทมเพลต"

เทมเพลตเวิร์กโฟลว์ถูกตั้งค่าด้วย ทริกเกอร์และขั้นตอนส่งข้อความ การดําเนินการนี้จะส่งการตอบกลับอัตโนมัติไปยังผู้ติดต่อเมื่อเปิดการสนทนา

3. คลิก ขั้นตอน ข้อความต้อนรับ หรือ ข้อความระบุว่าไม่อยู่ เพื่อแก้ไขข้อความ เลือก WhatsApp เป็นช่องทางในการตั้งค่าข้อความต้อนรับหรือข้อความระบุว่าไม่อยู่บน WhatsApp เท่านั้น หรือปล่อยให้การเลือกช่องเป็นค่าเริ่มต้น ช่องโต้ตอบล่าสุด หากคุณต้องการส่งข้อความเหล่านี้บนช่องทางที่เชื่อมต่อทั้งหมด

ตรวจสอบให้แน่ใจว่าประเภทข้อความถูกตั้งค่าเป็นข้อความ สุดท้ายคลิก บันทึก และ เผยแพร่ เพื่อเปิดใช้งานเวิร์กโฟลว์

เมื่อข้อความระบุว่าไม่อยู่จะแจ้งให้ลูกค้าทราบว่าขณะนี้ยังไม่มีใครว่าง ให้เปิดเวิร์กโฟลว์นี้เมื่อเจ้าหน้าที่ไม่อยู่ทั้งหมด และปิดเมื่อพวกเขากลับมาออนไลน์

หากธุรกิจของคุณไม่ได้ดําเนินการทุกวันตลอด 24 ชั่วโมง คุณควรตั้งค่าข้อความระบุว่าไม่อยู่อัตโนมัติตามเวลาทําการของคุณ

ตั้งค่าข้อความระบุว่าไม่อยู่ตามเวลาทําการ

กับ respond.ioคุณสามารถตั้งค่าข้อความระบุว่าไม่อยู่โดยอัตโนมัติและครอบคลุมตามเวลาทําการของคุณได้อย่างง่ายดาย

1. เลือก เวิร์กโฟลว์ ในโมดูลการนําทางด้านข้าง จากนั้นคลิกที่ปุ่ม เพิ่มเวิร์กโฟลว์

2. คลิก "ข้อความระบุว่าไม่อยู่พร้อมเวลาทําการ" จากนั้นคลิกที่ปุ่มใช้เทมเพลต

เทมเพลตเวิร์กโฟลว์ถูกตั้งค่าด้วยขั้นตอนทริกเกอร์ วันที่และเวลา และขั้นตอนส่งข้อความ การดําเนินการนี้จะส่งการตอบกลับอัตโนมัติไปยังผู้ติดต่อเมื่อมีการเปิดการสนทนาตามเวลาทําการ

3. คลิกที่เวลาทําการและตั้งวันที่และเวลา

4. คลิก ขั้นตอน ข้อความต้อนรับ หรือ ข้อความระบุว่าไม่อยู่ เพื่อแก้ไขเนื้อหาข้อความ

ตรวจสอบให้แน่ใจว่าคุณเลือก WhatsApp เป็นช่องของคุณ สุดท้าย ให้ร่างคําทักทายและข้อความระบุว่าไม่อยู่ของคุณภายใต้ข้อความ หากลูกค้าส่งข้อความถึงคุณในช่วงเวลาทําการ ลูกค้าจะได้รับข้อความทักทายของคุณ (สาขาความสําเร็จ) มิฉะนั้น ลูกค้าจะได้รับข้อความระบุว่าไม่อยู่ของคุณ (สาขาความล้มเหลว)

ตัวเลือกเสริม: เพิ่มขั้นตอนการถามคําถามเพื่อรับข้อมูลของลูกค้าเพื่อให้คุณสามารถติดต่อพวกเขาได้ในภายหลังหรือตั้งค่าความคาดหวังของเวลาตอบกลับ

และนั่นแหละ! คุณพร้อมที่จะตั้งค่าและสร้างข้อความตอบกลับอัตโนมัติของคุณเองใน WhatsApp แล้ว

กําลังมองหาแพลตฟอร์มการจัดการการสนทนากับลูกค้าที่ให้บริการ WhatsApp อย่างเป็นทางการ API เข้าถึงและ ออกแบบมาสําหรับผู้ใช้หลายคน? ลงทะเบียนสําหรับ respond.io ตอนนี้เพื่อรับ WhatsApp อย่างเป็นทางการ API เข้าถึง

อ่านเพิ่มเติม

ต้องการใช้ WhatsApp เพื่อสื่อสารกับผู้ชมจํานวนมากขึ้นหรือไม่? ดูบทความเหล่านี้ด้านล่าง:

• การตลาด WhatsApp: คําแนะนําเกี่ยวกับแคมเปญ WhatsApp ที่ประสบความสําเร็จ
• วิดเจ็ต WhatsApp สําหรับเว็บไซต์: คําแนะนําเกี่ยวกับวิดเจ็ตแชท WhatsApp
• 6 วิธีในการใช้ข้อความทักทาย WhatsApp