ลูกค้าลาออกเพราะคุณใช้เวลานานเกินไปในการตอบกลับหรือไม่ โชคดีที่คุณมาถูกที่แล้ว ด้วยผู้คนที่พึ่งพา WhatsApp และแอพส่งข้อความอื่น ๆ ในการสื่อสารมากขึ้นเรื่อย ๆ พวกเขาคาดหวังว่าจะได้รับการตอบกลับทันทีจากธุรกิจที่พวกเขามีส่วนร่วมด้วย อย่างไรก็ตาม เจ้าหน้าที่อาจไม่สามารถตอบกลับได้ทันทีเนื่องจากมีปริมาณข้อความสูงหรือหลังเวลาทําการ นี่คือจุดที่การตอบกลับอัตโนมัติของ WhatsApp มีประโยชน์ คู่มือนี้ให้ภาพรวมของข้อความตอบกลับอัตโนมัติ รวมถึงตัวอย่างข้อความตอบกลับอัตโนมัติของ WhatsApp สําหรับกรณีการใช้งานต่างๆ และคําแนะนําในการตั้งค่าบนแอพ WhatsApp Business และ WhatsApp API.

WhatsApp Auto Reply คืออะไร?

การตอบกลับอัตโนมัติใน WhatsApp เป็นฟีเจอร์ที่ช่วยให้ธุรกิจสามารถส่งการตอบกลับอัตโนมัติเพื่อรับทราบข้อความของลูกค้าหรือตั้งความคาดหวังเวลาตอบกลับหากเจ้าหน้าที่ไม่สามารถตอบกลับข้อความ WhatsApp ขาเข้าได้

นี่อาจเป็น คําทักทาย หรือข้อความไม่อยู่สําหรับธุรกิจของคุณ ในส่วนถัดไป เราจะแสดงตัวอย่างข้อความตอบกลับอัตโนมัติของ WhatsApp ที่คุณสามารถใช้ได้

ตัวอย่างข้อความตอบกลับอัตโนมัติของ WhatsApp สําหรับธุรกิจ

ตัวแทนต้องจัดการลูกค้าในทุกสถานการณ์ ด้วย WhatsApp Business คุณสามารถสร้างข้อความตอบกลับอัตโนมัติที่หลากหลายซึ่งเหมาะกับคุณที่สุด

นี่คือตัวอย่างข้อความตอบกลับอัตโนมัติที่ดีที่สุดสําหรับ WhatsApp ที่สามารถนําไปใช้กับกรณีการใช้งานต่างๆตั้งแต่การตอบกลับทั่วไปไปจนถึงการสนับสนุนลูกค้า

การตอบกลับทั่วไป

• "สวัสดี [ชื่อ]! ขอบคุณที่ติดต่อเรา เราจะอยู่กับคุณในไม่ช้า"
• "ขณะนี้เรากําลังประสบกับการแชทจํานวนมากและอาจไม่สามารถตอบกลับได้ทันที เราจะติดต่อกลับหาคุณโดยเร็วที่สุด"
• "เฮ้ย! เราได้รับข้อความของคุณแล้วและจะติดต่อคุณภายใน 2 ชั่วโมง"

ไม่อยู่ที่สํานักงานหรือนอกเวลาทําการ

• "เฮ้ย! ขอบคุณที่ติดต่อเรา ขณะนี้เราออกจากสํานักงานแล้ว เราจะติดต่อคุณโดยเร็วที่สุด"
• "คุณมาถึงเราในขณะที่เราไม่อยู่ 😟 เราพร้อมให้บริการทุกวันตั้งแต่ 9.00 น. ถึง 18.00 น. เรายินดีที่จะช่วยเหลือคุณเมื่อเรากลับมา"
• "สุขสันต์วันคริสต์มาส!🎅🎄เราไม่อยู่อีกสองสามวันข้างหน้าและจะกลับมาในวันที่ [วันที่] เราหวังว่าจะได้ให้บริการคุณเมื่อเรากลับมา 🙂"

สอบถามข้อมูลผลิตภัณฑ์หรือบริการ

• "ขอบคุณที่ติดต่อร้านของเรา! ทีมงานของเรายินดีที่จะช่วยเหลือคุณในการสอบถามรายละเอียดเพิ่มเติมของคุณ เราจะติดต่อกลับพร้อมข้อมูลเพิ่มเติมในไม่ช้า"
• "สวัสดี [ชื่อ]! ขอขอบคุณที่ให้ความสนใจ เราจะติดต่อกลับหาคุณในไม่ช้าพร้อมข้อมูลเพิ่มเติม"
• "ขอบคุณสําหรับการส่งข้อความถึงเรา! ทีมงานของเราจะอยู่กับคุณภายในหนึ่งชั่วโมง ในขณะที่คุณรอโปรดดูแคตตาล็อกผลิตภัณฑ์ของเราที่นี่ [ลิงก์]

ฝ่ายบริการลูกค้า

• "ขอบคุณที่ยื่นมือเข้ามา! คุณสามารถมั่นใจได้ว่าเราจะจัดการคําขอของคุณภายในหนึ่งชั่วโมง"
• "เฮ้ย! ขอขอบคุณที่ติดต่อทีมสนับสนุนของเรา เราอยู่ในนั้นและจะติดต่อกลับโดยเร็วที่สุด ในระหว่างนี้ขอให้มีวัน🙌ที่ดี!"
• "เฮ้ [ชื่อ]! ทีมสนับสนุนของเราอยู่ในกรณีและจะตอบกลับข้อความของคุณในไม่ช้า ขอขอบคุณสําหรับความเข้าใจของคุณ!"

แก้ไขหรือปรับแต่งตัวอย่างเหล่านี้ได้มากเท่าที่คุณต้องการเพื่อให้ตรงกับความต้องการของคุณ ตอนนี้คุณมีความคิดแล้วว่าตัวอย่างข้อความตอบกลับอัตโนมัติของ WhatsApp มีลักษณะอย่างไรแล้วจะเป็นอย่างไรต่อไป

เคล็ดลับสําหรับข้อความตอบกลับอัตโนมัติที่มีประสิทธิภาพ

หากตัวอย่างเหล่านี้ไม่ตรงกับความต้องการของคุณต่อไปนี้เป็นเคล็ดลับบางประการที่คุณสามารถใช้ในทุกสถานการณ์ ต่อไปนี้คือเคล็ดลับ 3 ข้อที่ควรทราบเมื่อสร้างข้อความตอบกลับอัตโนมัติ

1. ทําให้สั้นและเรียบง่าย - ข้อความตอบกลับอัตโนมัติของคุณควรสั้นชัดเจนและตรงประเด็น
2. กําหนดความคาดหวัง - แจ้งให้ลูกค้าของคุณทราบเมื่อพวกเขาสามารถคาดหวังการตอบสนองเพื่อลดความยุ่งยากหากคุณไม่สามารถตอบกลับได้ทันที
3. เพิ่มสัมผัสส่วนตัว - ลูกค้าหรือผู้มีโอกาสเป็นลูกค้าจะชื่นชมเมื่อคุณทําให้ดูเหมือนว่าคุณกําลังพูดคุยกับพวกเขา

ตอนนี้คุณมีความคิดที่ดีในการสร้างข้อความตอบกลับอัตโนมัติ แต่คุณจะตั้งค่าได้อย่างไร ลองมาดูกันต่อไป

วิธีตั้งค่าการตอบกลับอัตโนมัติใน WhatsApp

การตั้งค่าข้อความตอบกลับอัตโนมัติทําได้ง่าย แต่ก่อนอื่นคุณต้องเลือกผลิตภัณฑ์ WhatsApp Business ที่เหมาะสม

หากคุณเป็นเจ้าของคนเดียวหรือมีทีมขนาดเล็กไม่เกิน 5 คน คุณควรใช้ แอป WhatsApp Business แต่ถ้ามีผู้ใช้มากกว่า 5 คนคุณต้องใช้ ธุรกิจ WhatsApp API.

เริ่มต้นด้วยการตั้งค่าการตอบกลับอัตโนมัติบนแอป WhatsApp Business ในไม่กี่ขั้นตอนง่ายๆ

ตั้งค่าการตอบกลับอัตโนมัติในแอป WhatsApp Business

การตั้งค่าข้อความตอบกลับอัตโนมัติบนแอพ WhatsApp Business เป็นกระบวนการที่ง่ายมาก เพียงทําตามขั้นตอนเหล่านี้:

1. เปิด แอพ WhatsApp Business แล้วแตะที่จุดสามจุดที่มุมขวาบน
2. แตะที่การตั้งค่าจากนั้นที่เครื่องมือธุรกิจจากนั้นไปที่ข้อความไม่อยู่
3. เปิดสวิตช์สลับที่อยู่ถัดจาก ส่งข้อความระบุว่าไม่อยู่
4. แตะ ที่ไอคอนดินสอเพื่อสร้างข้อความตอบกลับอัตโนมัติที่กําหนดเองของคุณ

เมื่อสร้างข้อความตอบกลับอัตโนมัติแล้วข้อความนั้นจะถูกส่งไปยังทุกคนที่ส่งข้อความถึงคุณในขณะที่คุณไม่อยู่

ต่อไปเรามาตั้งค่าการตอบกลับอัตโนมัติใน WhatsApp Business กัน API.

ตั้งค่าการตอบกลับอัตโนมัติใน WhatsApp Business API บน respond.io

ในฐานะ WhatsApp Business API ไม่มีส่วนติดต่อผู้ใช้คุณจะต้อง เชื่อมต่อกับซอฟต์แวร์การจัดการการสนทนาของลูกค้า เช่น respond.io เพื่อส่งและรับข้อความ ต่อไปนี้เป็นวิธี ตั้งค่าข้อความตอบกลับอัตโนมัติ บน respond.io.

1. เลือก เวิร์กโฟลว์ s บนเมนูการนําทางด้านข้างและคลิกที่ปุ่มเพิ่มเวิร์กโฟลว์

2a. ส่งข้อความต้อนรับโดยคลิกที่เทมเพลตเวิร์กโฟลว์ข้อความต้อนรับ จากนั้นใช้เทมเพลต

2b. ส่งข้อความระบุว่าไม่อยู่โดยคลิก เทมเพลตเวิร์กโฟลว์ข้อความไม่อยู่ จากนั้น ใช้เทมเพลต

เทมเพลตเวิร์กโฟลว์ถูกตั้งค่าด้วย ทริกเกอร์และขั้นตอนส่งข้อความ การดําเนินการนี้จะส่งการตอบกลับอัตโนมัติไปยังรายชื่อเมื่อเปิดการสนทนา

3. คลิกขั้นตอนข้อความต้อนรับหรือข้อความไม่อยู่เพื่อแก้ไขข้อความ เลือก WhatsApp เป็นช่องทางในการตั้งค่าข้อความต้อนรับหรือข้อความไม่อยู่ใน WhatsApp เท่านั้น หรือปล่อยให้การเลือกช่องเป็น Last Interacted Channel เริ่มต้นหากคุณต้องการให้ส่งข้อความเหล่านี้ไปยังช่องที่เชื่อมต่อทั้งหมด

ตรวจสอบให้แน่ใจว่าได้ตั้งค่า ชนิดข้อความ เป็น ข้อความ สุดท้ายคลิก บันทึก และ เผยแพร่ เพื่อเปิดใช้งานเวิร์กโฟลว์

เนื่องจากข้อความระบุว่าไม่อยู่แจ้งให้ลูกค้าทราบว่าขณะนี้ยังไม่มีใครว่าง ให้เปิดเวิร์กโฟลว์นี้เมื่อเจ้าหน้าที่ไม่อยู่และปิดเมื่อกลับมาออนไลน์

หากธุรกิจของคุณไม่ได้เปิดให้บริการตลอด 24 ชั่วโมงทุกวัน คุณควรตั้งค่าข้อความระบุว่าไม่อยู่อัตโนมัติตามเวลาทําการของคุณ

ตั้งค่าข้อความระบุว่าไม่อยู่ตามเวลาทําการ

กับ respond.ioการตั้งค่าข้อความระบุตัวอัตโนมัติที่ครอบคลุมตามเวลาทําการของคุณเป็นเรื่องง่าย

1. เลือกเวิร์กโฟลว์ในโมดูลการนําทางด้านข้างจากนั้นคลิกที่ปุ่มเพิ่มเวิร์กโฟลว์

2. คลิก "ข้อความไม่อยู่พร้อมเวลาทําการ" จากนั้นคลิกที่ปุ่ม "ใช้เทมเพลต"

เทมเพลตเวิร์กโฟลว์ถูกตั้งค่าด้วยทริกเกอร์ ขั้นตอนวันที่และเวลา และขั้นตอนส่งข้อความ การดําเนินการนี้จะส่งการตอบกลับอัตโนมัติไปยังรายชื่อเมื่อเปิดการสนทนาตามเวลาทําการ

3. คลิกที่เวลาทําการและตั้งค่าวันที่และเวลา

4. คลิกขั้นตอนข้อความต้อนรับหรือข้อความไม่อยู่เพื่อแก้ไขเนื้อหาข้อความ

ตรวจสอบให้แน่ใจว่าคุณเลือก WhatsApp เป็นช่องของคุณ สุดท้ายร่างข้อความทักทายและข้อความไม่อยู่ของคุณภายใต้ข้อความ หากลูกค้าส่งข้อความถึงคุณในช่วงเวลาทําการพวกเขาจะได้รับข้อความทักทายของคุณ (สาขาความสําเร็จ) มิฉะนั้นพวกเขาจะได้รับข้อความระบุว่าไม่อยู่ (สาขาความล้มเหลว)

ตัวเลือกเสริม: เพิ่มขั้นตอนถามคําถามเพื่อรับข้อมูลของลูกค้าเพื่อให้คุณสามารถติดต่อลูกค้าได้ในภายหลังหรือตั้งความคาดหวังเวลาตอบกลับ

แค่นั้นแหละ! คุณพร้อมที่จะตั้งค่าและสร้างข้อความตอบกลับอัตโนมัติของคุณเองใน WhatsApp แล้ว

กําลังมองหาแพลตฟอร์มการจัดการการสนทนากับลูกค้าที่ให้บริการ WhatsApp อย่างเป็นทางการ API เข้าถึงและ ออกแบบมาสําหรับผู้ใช้หลายคนหรือไม่ ลงทะเบียนสําหรับ respond.io ตอนนี้เพื่อรับ WhatsApp อย่างเป็นทางการ API เข้าถึง

อ่านเพิ่มเติม

ต้องการใช้ WhatsApp เพื่อสื่อสารกับผู้ชมที่ใหญ่ขึ้นหรือไม่? ดูบทความเหล่านี้ด้านล่าง:

• WhatsApp การตลาด: คู่มือสู่ความสําเร็จ WhatsApp รณรงค์
• วิดเจ็ต WhatsApp สําหรับเว็บไซต์: คู่มือวิดเจ็ตแชท WhatsApp
• 6 วิธีในการใช้งาน WhatsApp ข้อความทักทาย