WhatsApp Auto Reply Message Sample for Business: A How-to Guide [March 2024]

Клиенты выбрасываются, потому что вы слишком долго отвечаете? К счастью, вы попали в нужное место. Если люди полагаются на WhatsApp и другие приложения для обмена сообщениями, они ожидают мгновенных ответов от компаний, с которыми они сотрудничают. Однако агенты могут быть не в состоянии ответить немедленно из-за большого объема сообщений или после рабочего времени. Здесь полезны автоматические ответы WhatsApp. Это руководство содержит обзор сообщений автоматического ответа, включая автоматический ответ на сообщения с WhatsApp для различных вариантов использования и инструкции по их настройке в WhatsApp Business App и WhatsApp API.

Что такое автоответ WhatsApp?

Автоответ в WhatsApp является функцией, которая позволяет бизнесу отправлять автоматические ответы для подтверждения клиентов' сообщения или устанавливать ожидания времени, если агенты не доступны для ответа на входящие сообщения WhatsApp.

Это может быть приветствие , или сообщение об отсутствии для вашей компании. В следующем разделе мы покажем вам автоматический ответ на образец сообщения, который вы можете использовать.

WhatsApp Автоответ Образец сообщения для бизнеса

Агенты должны управлять клиентами в любых ситуациях. С компанией WhatsApp Вы можете создать широкий спектр автоматических ответных сообщений, которые лучше всего подходят для Вас.

Вот некоторые из лучших примеров сообщений автоматического ответа для WhatsApp, которые могут быть применены к различным вариантам использования, от общих ответов на поддержку клиентов.

Общие ответы

• «Привет, [имя]! Спасибо за то, что обратились к нам. Мы скоро с вами свяжемся

• «В настоящее время мы сталкиваемся с большим количеством чатов и не можем сразу ответить на них. Мы свяжемся с вами как можно скорее».

• «Эй! Мы получили ваше сообщение и свяжемся с вами в течение 2 часов.»

• "Привет! Мы хотели бы сообщить вам, что мы получили ваше сообщение и свяжемся с вами, прежде чем мы закроем на [time]."

Часы работы вне офиса или некоммерческие

• "Привет, [Имя]!" Спасибо за то, что обратились к нам. В настоящее время мы не работаем в офисе. Мы свяжемся с вами, как только можем».

• "Вы связались с нами, когда мы не на месте." 😟 Мы доступны каждый день с 9:00 часов. до 18ч. 00 м. Мы будем рады помочь, когда вернемся».

• «Счастливого Рождества!🎅🎄Мы уезжаем на несколько дней и вернемся [дата]. Мы с нетерпением ждем встречи с Вами. 🙂”

• "Hi! Спасибо за сообщение. Мы сейчас не в офисе на выходные. По любым неотложным вопросам просьба связаться с [вставить контактные данные экстренной помощи]."

• "Привет! Спасибо за ваше сообщение. Я'm на getaway, но я'вернется к вам вскоре после того, как я полностью заряжен. Спасибо за ваше терпение!"

Запросы на товары или услуги

• “Благодарим вас за обращение в наш магазин! Наша команда будет рада помочь Вам с Вашим запросом. Мы'свяжемся с вами в ближайшее время с более подробной информацией.»

• «Привет, [имя]! Спасибо за ваш интерес. Мы свяжемся с вами в ближайшее время с более подробной информацией».

• «Спасибо за сообщение! Наша команда будет с Вами в течение часа. Пока вы подождите, пожалуйста, ознакомьтесь с нашим каталогом продуктов здесь [link].

• "Привет! Спасибо за обращение к нам. Посмотрите наш горячий новый продукт [вставить название продукта и ссылку]. Закажите сейчас и получите скидку в 10% на вашу первую покупку!"

Клиентская поддержка

• «Спасибо за сотрудничество! Вы можете быть уверены в том, что мы обработаем ваш запрос в течение часа».

• «Привет! Благодарим вас за обращение в нашу службу поддержки. Мы'работаем с ним и свяжемся с вами ASAP. Между тем имейте большой день 🙌!»

• «Эй, [имя]! Наша служба поддержки в ближайшее время ответит на Ваше сообщение. Спасибо за понимание!»

Редактируйте или настройте эти образцы так, как вы хотите, чтобы они соответствовали вашим потребностям. Теперь, когда у вас есть представление о том, как выглядит автоматический ответ на сообщение в WhatsApp, что дальше?

Советы по эффективному автоответу

Если эти образцы не соответствуют вашим потребностям, то здесь есть несколько советов, которые вы можете использовать в любой ситуации. Вот 3 совета, которые следует учитывать при создании автоответных сообщений.

1. Держите его коротким и простым - ваше сообщение автоматического ответа должно быть коротким, ясным и точным.

2. Установка ожиданий -  сообщите клиентам, когда они могут ожидать ответа для уменьшения разочарования, если вы не в состоянии ответить немедленно.

3. Добавьте личное ощущение - клиенты или перспективы оценивают, когда вы сделаете звук, как вы говорите с ними.

Теперь у вас есть хорошая идея для создания автоматических ответов на сообщения, но как вы их настраиваете? Давайте посмотрим на следующее.

Как задать автоответ в WhatsApp

Настройка автоматического ответа на сообщения проста, но сначала вам нужно выбрать правильный продукт WhatsApp.

Если у вас единственный владелец или у вас небольшая группа из 5 человек, то вам следует использовать WhatsApp Business App. Но если более 5 пользователей, вам нужно использовать WhatsApp Business API.

Позвольте's начать с настройки автоматического ответа в бизнес-приложении WhatsApp в несколько простых шагов.

Настроить автоматический ответ на корпоративном приложении WhatsApp

Настройка автоматического ответа на сообщение в WhatsApp - это очень простой процесс. Просто выполните следующие шаги:

1. Откройте приложение WhatsApp Business и нажмите на три точки в правом верхнем углу.

2. Нажмите на настройках, затем на Business Tools, а затем на Away Messages.

3. Включите на переключателе рядом с Отправить сообщение об отсутствии.

4. Нажмите на значок карандаша, чтобы создать собственное сообщение автоответчика.

Как только сообщение будет создано автоматически, оно будет отправлено всем, кто вам сообщает, пока вы не находитесь. На этом этапе вы также можете запланировать отправку этого сообщения WhatsApp контактам, чтобы они получали это сообщение только тогда, когда вас нет.

Далее, давайте настроим автоматический ответ на бизнес-API WhatsApp.

Настроить автоматический ответ на WhatsApp Business API на respond.io

Поскольку API WhatsApp Business не имеет пользовательского интерфейса, вам необходимо подключить его к программному обеспечению для управления переписками с клиентами , например, response.io, чтобы отправлять и получать сообщения. Вот как вы можете настроить автоответчики на response.io.

1. Выберите Workflowв боковом меню навигации и нажмите на кнопкуДобавить рабочий процесс.

2a. Send a welcome message by clicking on the Welcome Message Workflow Template then Use Template.

2b. Send a away message by clicking Away Message Workflow Template then Use Template.

Шаблон рабочего процесса настроен с помощью Триггера и Послать сообщение шаг. Это отправляет автоматический ответ контактам, когда разговор открыт.

3. Щелкните из Приветственного сообщения или сообщения для редактирования сообщения. Выберите WhatsApp в качестве канала, чтобы установить приветствие или удалять сообщения только в WhatsApp. В качестве альтернативы оставьте выбор канала по умолчанию Последний взаимосвязанный канал , если вы хотите, чтобы эти сообщения были отправлены на всех подключенных каналах.

Убедитесь, что тип сообщения установлен в "Текст". Наконец, нажмите Сохранить и Опубликовать , чтобы активировать рабочий процесс.

Так как сообщения об удалении позволяют клиентам знать, что в настоящее время никто не доступен, включить этот рабочий процесс при отсутствии агентов и выключить его, когда они вернулись в онлайн.

Если ваш бизнес не работает 24 часа в сутки, вы должны настроить автоматизированное сообщение на основе рабочего времени.

Настройка сообщений на основе рабочих часов

С помощью respond.io легко настроить автоматическое полномасштабное сообщение на основе часов работы.

1. Выберите рабочих процессов в боковом навигационном модуле, затем нажмите на кнопку Добавить рабочий процесс.

2. Нажмите Away Message с рабочими часами, затем нажмите на кнопку Use Template.

Шаблон рабочего процесса настроен с помощью триггера, даты & Time Step и шага отправки сообщения. Это отправляет автоматический ответ Контактам, когда разговор открыт на основе рабочих часов.

3. Нажмите на Рабочие часы и установите дату и время.

4. Щелкните из Приветственного сообщения или Away Message для редактирования содержимого сообщения.

Убедитесь, что вы выбрали WhatsApp в качестве канала. Наконец, начертайте приветствие и удаляйте сообщения в разделеText. Если клиент сообщения в рабочее время, он'получит ваше приветствие (филиал uccess Branch), в противном случае, они'получат ваше сообщение от пользователя (ветка ailure).

Необязательно: Добавьте шаг за вопросом, чтобы получить информацию о клиенте, чтобы вы могли связаться с ним позже или задать ожидаемые сроки ответа.

И это! Вы готовы настроить и создать свой собственный автоответ на сообщения в WhatsApp.

С помощью автомата Workflowsвы можете автоматизировать еще более сложные ответы и процессы. Примерами служат использование AI-агента для ответов на часто задаваемые вопросы, автоматизация ответов клиентов на массовые сообщения WhatsApp или трансляции WhatsApp.

Готовы начать с Respond.io?

Ищете платформу для управления общением с клиентами, которая предлагает официальный доступ к API WhatsApp и рассчитана на нескольких пользователей? Зарегистрируйтесь на respond.io теперь чтобы получить официальный доступ к WhatsApp API.

Дополнительное чтение.

Нужно использовать WhatsApp для связи с большей аудиторией? Посмотрите эти статьи ниже:

• Маркетинг в WhatsApp: руководство по успешной кампании в WhatsApp

• Зеленая галочка WhatsApp: руководство по проверке вашего WhatsApp Business.

• 6 способов использования приветствия WhatsApp