الرد التلقائي على واتساب في 4 خطوات سهلة: الدليل الكامل (+18 عينة)

هل تبحث عن إعداد رد تلقائي على واتساب لعملك أو لاحتياجاتك في تسويق واتساب؟ لقد جئت إلى المكان الصحيح. في هذه المقالة، سوف نشرح ما هو الرد التلقائي على واتساب، كيفية إعداده على تطبيق واتساب للأعمال وواجهة برمجة التطبيقات لواتساب للأعمال، وسنوفر لك عينة من رسائل الرد التلقائية على واتساب.

ما هو الرد التلقائي على واتساب؟

الرد التلقائي في واتساب هو ميزة تمكن الشركات من إرسال رسائل آلية عندما لا تكون متاحة للرد على رسائل واتساب الواردة.

هناك نوعان شائعان من رسائل الرد التلقائي على واتساب:

• رسائل الترحيب: رسائل ترحيب ترسلها الشركات عندما يبدأ العملاء محادثة للمرة الأولى أو بعد 14 يومًا

• رسائل الغياب: رسائل تستجيب للعملاء خارج ساعات العمل

كمالك عمل، تعتبر رسائل الرد التلقائي ميزة مفيدة. في القسم التالي، سنشرح كيف يمكن أن تساعد عملك.

5 فوائد للرد التلقائي على واتساب

يتوقع الناس أن تكون الاتصالات عبر الرسائل الفورية فورية، بغض النظر عن الوقت من اليوم. ومع ذلك، فإن هذا ليس دائمًا ممكنًا بسبب ساعات العمل المحدودة، نقص العمالة، قوائم الانتظار الطويلة، والمزيد.

قدمت واتساب حلاً في شكل ردود تلقائية. يمكن للأعمال تحسين خدمة العملاء من خلال إعلام العملاء بمدى توافرهم وكذلك تحسين أوقات الاستجابة لـ زيادة رضا العملاء.

هناك العديد من الفوائد لاستخدام الردود التلقائية على واتساب، ولكننا سنشير إلى الثلاثة الرئيسية.

1. إدارة توقعات العملاء

حدد توقعات وقت الاستجابة من خلال إعلام العملاء بتوافرهم.

2. ترك انطباع إيجابي أولاً

الانطباعات الأولى مهمة. ردود سريعة وعالية الجودة على استفسارات العملاء تحدد نغمة مسار العميل مع عملك. إنه يقلل من احتمالات فقدان العملاء، مما يقلل من فرص فقدان المبيعات.

3. جمع معلومات العملاء

اجمع معلومات العملاء من خلال استطلاع ما قبل المحادثة ليتابع الوكلاء المحادثة.

ولكن هذا ليس كل شيء. لدينا من فائدتين إضافيتين يمكنك اكتسابها من استخدام الرد التلقائي على واتساب.

4. زيادة فرص المبيعات

من خلال أتمتة الردود الروتينية، مثل إجابات الأسئلة الشائعة، يمكن للأعمال التأكد من أنهم لا يفوتون أي فرصة مبيعات، حتى عندما يكون فريقك غير متاح. يمكن أن تساعد الردود التلقائية على تحريك عميل محتمل على طول مسار العميل بأقل الموارد.

5. تقليل تكاليف العمالة

من خلال أتمتة الردود الشائعة، يمكن للأعمال تقليل الحاجة إلى فريق دعم كبير، مما يوفر في تكاليف العمالة مع الحفاظ على خدمة العملاء فعالة. بالإضافة إلى ذلك، يمكن للردود التلقائية التعامل مع الزيادات المتزايدة في الاستفسارات بسهولة خلال العروض الترويجية أو الارتفاعات الموسمية دون الحاجة لموارد إضافية، مما يضمن تفاعلاً مستمراً حتى خلال فترات الطلب العالية.

كيفية إعداد الرد التلقائي على واتساب في تطبيق واتساب للأعمال

تنشئ الشركات ردودًا تلقائية لتأكيد للعملاء أنهم غير مهملين في إدارة توقعات وقت الاستجابة وتحسين تجربة العملاء. ومع ذلك، فهي متاحة فقط لـ حلول واتساب للأعمال.

يمكن للشركات إعداد الردود التلقائية للرسائل الواردة عبر واتساب من خلال:

• تطبيق الأعمال لواتساب

• واجهة برمجة التطبيقات لواتساب للأعمال

لنبدأ بتطبيق واتساب للأعمال. في تطبيق واتساب للأعمال، هناك نوعان من رسائل الرد التلقائي التي يمكنك إنشاؤها: رسائل ترحيب ورسائل غياب. افتح تطبيق واتساب للأعمال واتبع الخطوات.

إعداد رسالة ترحيب

الخطوة 1: اذهب إلى أدوات الأعمال

الخطوة 2: تفعيل رسالة الترحيب

الخطوة 3: قم بصياغة رسالتك

الخطوة 4: اختر المستلمين

إعداد رسالة غياب

الخطوة 1: اذهب إلى أدوات الأعمال > اختر رسالة الغياب

الخطوة 2: خصص رسالتك

الخطوة 3: تحديد جدولك

يمكنك اختيار الوقت الذي ترسل فيه رسائلك بطرق ثلاث.

1. إرسال دائمًا: استخدم هذه إذا كنت متاحًا لفترة ممتدة.

2. في جدول مخصص: هذا للردود التلقائية التي يجب إرسالها في وقت محدد من اليوم.

3. خارج ساعات عملك: عيّن هذا عندما لا تعمل شركتك.

الخطوة 4: اختر المستلمين

قد يكون هذا كافياً إذا كنت تدير شركة صغيرة. ومع ذلك، هناك قيود إذا كنت ترغب في التوسع أو تحتاج إلى ميزات أتمتة أكثر قوة.

4 قيود على الرد التلقائي على واتساب باستخدام تطبيق واتساب للأعمال

على الرغم من أن الردود التلقائية على واتساب لديها الكثير لتقدمه للأعمال، إلا أنه يجب عليهم أن يكونوا على دراية بنقاط ضعفها أيضًا. دعونا نتحقق من ذلك بعد قليل.

خيارات تخصيص محدودة للسيناريوهات المعقدة

خيارات التخصيص محدودة. بينما يمكنك تخصيص الرسائل، إلا أن مدى تخصيصها محدود. تقتصر خيارات التخصيص على عناصر مثل اسم العميل.

في النهاية، هناك فقط ما يمكن لتطبيق واتساب للأعمال القيام به. تتمثل ميزة الرد التلقائي لها فقط في الترحيب بعميل جديد وإعلان أن عملك مغلق ومتى يتوقع الرد.

لا رسائل متابعة أو ميزات متقدمة

تعمل الردود التلقائية فقط كاستجابة أولية. لا يمكنهم متابعة استفسارات العملاء. تأكد من أن عملائك يعرفون أن وكيلًا سيتابع معهم في رسالة الرد التلقائي.

خطر سوء التواصل

بينما تم تصميم الردود التلقائية لضمان ردود سريعة، قد لا تعالج الردود العامة استفسار العميل بدقة، مما يؤدي إلى الإحباط أو الالتباس. الردود التلقائية على تطبيق واتساب للأعمال غير قادرة على التكيف مع السياقات المتغيرة أو توضيح الرسائل الغامضة من العملاء، وغالبًا ما تتطلب تدخلًا يدويًا.

تحليلات ورؤى محدودة

لا توجد طريقة لتتبع أداء الردود التلقائية على تطبيق واتساب للأعمال. المؤشرات مثل عدد الرسائل المرسلة أو معدلات المشاركة غير متاحة على التطبيق

كيف يمكن أن تتغلب الأعمال على هذه القيود فيما يتعلق بتطبيق واتساب للأعمال؟

ما الحل؟ استخدم واجهة برمجة تطبيقات واتساب للردود التلقائية

دمج API واتساب مع روبوت دردشة مثل وكيل الذكاء الاصطناعي من respond.io هو الخيار الأفضل للأعمال المتوسطة والكبيرة. إليك بعض الأسباب لذلك.

خيارات تخصيص متقدمة

يسمح لك API واتساب بخيارات تخصيص متقدمة، مما يعني أنه يمكنك تخصيص الردود وفقًا لاحتياجات وتفضيلات العملاء المحددة، مما يعزز تجربة المستخدم. علاوة على ذلك، يمكنك حتى تكوين رسائل جدولة واتساب و رسائل جماعية واتساب حسب احتياجاتك.

تقليل وقت الاستجابة

يمكن للدردشة تقديم ردود فورية على استفسارات العملاء، مما يحسن تجربة العملاء العامة ويمنع الإحباط الناتج عن أوقات الانتظار الطويلة.

تحسين رعاية العملاء المحتملين والتفاعل

يدعم API واتساب ميزات الأتمتة المتقدمة التي تمكّن الأعمال من رعاية العملاء المحتملين بفعالية والتفاعل مع العملاء طوال مسارهم. أرسل رسائل في الوقت المناسب لتوجيه العملاء المحتملين عبر مسار المبيعات أو تقديم معلومات إضافية.

التكامل مع أدوات أخرى لعمل سلس

يتكامل API واتساب بسلاسة مع مجموعة متنوعة من أدوات الأعمال، مما يمكّن من سير عمل فعال وتجربة موحدة للعملاء. ادمج برامج مثل أنظمة إدارة العلاقات مع العملاء ومنصات التجارة الإلكترونية وأي برامج آلية أخرى مثل زابير و ميك، لكن لا تنسَ التأكد من أنها إدارة علاقات العملاء عبر واتساب!

تعزيز الأتمتة مع وكيل الذكاء الاصطناعي من respond.io

لتحقيق مزيد من الأتمتة القوية، يمكنك استخدام وكيل الذكاء الاصطناعي الخاص بـ respond.io. على عكس الروبوتات البسيطة أو الردود التلقائية الأساسية، فإن وكلاء الذكاء الاصطناعي مستقلون تمامًا - يتعاملون مع المحادثات المعقدة، يستفيدون من مصادر المعرفة، يجمعون المعلومات، وينفذون الإجراءات في إطار العمل.

• تصعيد للمساعدة البشرية: يحدد وكلاء الذكاء الاصطناعي عندما تتطلب المحادثة مساعدة بشرية ويقومون تلقائيًا بتصعيدها إلى العضو المناسب في الفريق، مما يضمن تسليمًا سلسًا.

• جمع وتحديث العملاء المحتملين: يجمعون معلومات العملاء المحتملين مثل الأسماء والبريد الإلكتروني والتفضيلات والنوايا، مع تحديث حقول الاتصال و مراحل دورة الحياة بشكل مباشر.

• متابعة تلقائية وتذكيرات: يمكن لوكلاء الذكاء الاصطناعي إرسال تذكيرات تتناسب مع السياق والمتابعات، مما يحافظ على سير المحادثات دون تدخل يدوي.

• إغلاق المحادثة والتلخيصات: يمكنهم إغلاق المحادثات تلقائيًا وكتابة تلخيصات قصيرة للمتابعات، مما يحافظ على تنظيم صندوق الوارد لديك ويوفر لفريقك السياق الذي يحتاجونه.

هذا يتيح للأعمال تقديم دعم شخصي على مدار الساعة، والتعامل مع العملاء المحتملين بكفاءة، والحفاظ على التفاعل - بعيدًا عن ما يمكن أن تحققه الردود التلقائية الأساسية.

كيفية إعداد الرد التلقائي على WhatsApp باستخدام واجهة برمجة التطبيقات في 4 خطوات

في هذا القسم، سنعرض لك كيفية إعداد الردود التلقائية على واجهة برمجة تطبيقات WhatsApp على respond.io، وهو برنامج إدارة محادثات العملاء المدعوم بالذكاء الاصطناعي.

الخطوة 1: ربط حساب WhatsApp الخاص بك مع واجهة برمجة التطبيقات

ستحتاج إلى ربط حساب واجهة برمجة تطبيقات WhatsApp بـ respond.io. هل ليس لديك حساب واجهة برمجة تطبيقات WhatsApp بعد؟ إليك كيفية الحصول على واحدة في دقائق.

الخطوة 2: إنشاء قوالب الرد التلقائي

بمجرد الانتهاء، افتح respond.io وانتقل إلى سير العمل > جميع القوالب.

بينما يمكنك بناء سير عمل من الصفر، فإن قالب سير العمل هذا سيوفر لك بداية سهلة مع روبوت رد تلقائي على واتساب.

الخطوة 3: إضافة ردود تلقائية إلى أتمتة سير العمل

هنا ستتمكن من قراءة وصف القالب وعرض مسودة سير العمل. كما ترى، يأتي هذا القالب مع رسالة ترحيب ورسالة غياب سيتم تفعيلها اعتماداً على ساعات العمل الخاصة بك.

يمكنك تخصيص أي شيء تقريبًا في سير العمل الخاص بك. ابدأ بتحديد ساعات العمل الخاصة بك في الخطوة التاريخ والوقت . ثم، قم بتحرير رسائل الترحيب ورسائل الغياب.

الخطوة 4: اختبر وقم بتحسين ردودك التلقائية

أخيرًا، يجب عليك مراجعة أداء ردودك التلقائية. إذا كان رد فعل العملاء ضعيفًا تجاه الردود التلقائية، فعليك تعديل النص. كرر هذه العملية حتى تحقق النتيجة المطلوبة.

يمكنك أيضًا استخدام وكيل الذكاء الاصطناعي من respond.io للرد تلقائيًا على استفسارات العملاء وتوجيهها إلى الفرق المناسبة.

بهذا، تكون قد أنشأت سير عمل بسيط للرد التلقائي على واتساب للتعامل مع الرسائل الواردة.

ماذا لو لم أرغب في فقدان تطبيق واتساب للأعمال؟

لاستخدام واجهة برمجة تطبيقات واتساب، تحتاج الشركات عادةً إلى رقم هاتف غير مرتبط بأي حساب واتساب موجود ومحفظة أعمال Meta. ثم، سيختارون مزود حلول واتساب للأعمال (BSP)، مثل respond.io، للحصول على حق الوصول إلى حساب واجهة برمجة تطبيقات واتساب.

ومع ذلك، نفهم أن الانتقال من تطبيق واتساب للأعمال إلى واجهة البرمجة قد يبدو قفزة كبيرة - خاصة إذا كنت معتادًا على التطبيق ولا ترغب في المخاطرة بفقدان سجل الدردشة أو قائمة جهات الاتصال. لهذا السبب يعد وجود WhatsApp Coexistence تغييرًا جذريًا.

يتيح لك استخدام نفس رقم الهاتف لكلا من تطبيق واتساب للأعمال وواجهة برمجة تطبيقات واتساب. يمكنك الاحتفاظ بواجهة المستخدم المألوفة، ومتابعة الوصول إلى سجل الدردشة في التطبيق، ولا تزال تستفيد من واجهة برمجة تطبيقات واتساب على respond.io - بما في ذلك المستخدمون المتعددون، الأتمتة، تكاملات CRM، المساعدة المدعومة بالذكاء الاصطناعي، وأكثر.

لذا، إذا كنت مترددًا بشأن الانغماس تمامًا في واجهة البرمجة، فإن هذه الميزة الجديدة تتيح لك تجربتها دون أي التزام. يمكنك دائمًا العودة لاستخدام التطبيق فقط إذا لزم الأمر.

هل تريد البدء؟ قم بالتسجيل للحصول على حساب مجاني على respond.io وتجربة الأفضل من كلا العالمين.

الآن بعد أن تعلمت كيفية إعداد الرد التلقائي على واتساب، هل أنت مستعد للانطلاق؟ ليس حتى تنظر في الممارسات الجيدة عند إنشائها.

5 ممارسات جيدة للرد التلقائي على واتساب

من الضروري الحصول على كل رسالة بشكل صحيح، حتى لو كانت ردودًا تلقائية. تجنب الرسائل غير الشخصية أو العامة، حيث سيتوقع العملاء تفاعلًا صوتيًا إنسانيًا. إليك 5 ممارسات يمكنك اتباعها لتصميم رسالة رد تلقائي بسيطة وفعالة:

1. التأكيد على استلام رسالة العميل

استخدم رسائل الرد التلقائي للاعتراف باستلام رسالة العميل، مما يضمن لهم أنها استُقبلت وسيتم تناولها.

2. إعطاء إطار زمني واضح للمتابعة

أخبر المستخدمين إذا كان بإمكانهم توقع رد خلال ساعات العمل أو إذا كان هناك تأخير. حدد هذا التأخير وتجنب العبارات مثل "سنصل إليك في أقرب وقت ممكن."

3. أبقِ الرسائل واضحة وموجزة

اجعل الردود مختصرة ومباشرة. قم بتضمين المعلومات الأساسية فقط والتي يتم تقديمها بشكل واضح وسهل الفهم.

4. خصص كل رسالة

اجعل كل رسالة تبدو شخصية. استخدم اسم العميل وتفاصيل أخرى ذات صلة لإرسال رسائل مخصصة. على respond.io، يمكنك استخدام عناصر نائب تُطلق عليها المتغيرات الديناميكية لتضمين أسماء العملاء، تواريخ، أرقام الطلبات، والمزيد.

5. احفظ على نبرة وصوت علامتك التجارية

تأكد من أن رسائل الردود التلقائية على واتساب تعكس الصوت الفريد لعلامتك التجارية. قم بتكييف النغمة، اللغة، والمحتوى لتتناسب مع شخصية وقيم علامتك التجارية، مما يعزز التعرف على العملاء.

مع مراعاة هذه الممارسات، قدمنا نماذج رسائل يمكنك استخدامها لمواقف متنوعة.

18 نموذج رسالة للرد التلقائي على واتساب:

يجب أن يتناسب الرد التلقائي على واتساب مع مواقف مختلفة أو النتائج المرغوبة. إليك 18 نموذج رسالة للرد التلقائي على واتساب يجب عليك استخدامها.

رسائل الترحيب

1. "مرحبًا 👋! شكرًا على التواصل مع [اسم العمل]. كيف يمكننا مساعدتك اليوم؟"

2. "مرحبًا! مرحبًا بك في [اسم العمل]. لدينا كل احتياجات تكنولوجيا المعلومات الخاصة بك تحت سقف واحد. هيا لنبدأ. 😃"

3. "تحيات من [اسم العمل]! نحن هنا لمساعدتك. أخبرنا المزيد عن ما تبحث عنه."

رسائل بعد ساعات العمل

1. "مرحبًا [الاسم]! شكرًا على التواصل معنا. نحن خارج المكتب حاليًا. سنتواصل معك في أقرب وقت ممكن."

2. "لقد تواصلت معنا أثناء غيابنا. 😟 نحن متاحون كل يوم من الساعة 9:00 صباحًا. إلى الساعة 6:00 مساءً. سنكون سعداء بمساعدتك عندما نعود."

3. "مرحبًا! شكرًا على الرسالة. نحن خارج المكتب للعطلة نهاية الأسبوع الآن. بالنسبة لأي أمور عاجلة، يرجى الاتصال بـ [إدراج تفاصيل الاتصال الطارئة]."

تحيات الأعياد

1. "عيد ميلاد سعيد!🎅🎄 نحن بعيدون عن العمل لبضعة أيام وسنعود في [التاريخ]. نتطلع إلى تقديم خدماتكم عندما نعود. 🙂"

2. "تحيات الموسم من جميعنا في [اسم عملك]! نتمنى لك الفرح والصحة والسعادة في هذا الموسم. كيف يمكننا مساعدتك اليوم؟"

3. عطلات سعيدة [الاسم]! اكتب [الرمز] عند الدفع للمطالبة بـ [الخصم] اليوم!"

رسائل التقاط العملاء المحتملين

1. "هل تبحث عن معرفة المزيد حول [المنتج/الخدمة الخاصة بك]? اترك بياناتك، وسنرسل لك كل ما تحتاجه!"

2. "مرحبًا! 👋 نود مشاركتك عروضًا حصرية وتحديثات. 🛍️ فقط دعنا نعرف المنتج الذي تهتم به لتبقى على اطلاع! 🔄"

3. "هل تريد صفقات إضافية؟ هل لديك أسئلة أو تحتاج إلى مزيد من المعلومات؟ 🤓 اترك بياناتك هنا، وسنعود إليك في أقرب وقت! ⏳"

طلبات الملاحظات

1. "نحن نقدر رأيك! 🗣️ كيف كانت تجربتك معنا؟ دعنا نعرف حتى نتمكن من خدمتك بشكل أفضل. 👍"

2. "كيف كانت تجربتنا اليوم؟ دعنا نعرف - الأمر يستغرق دقيقة فقط، ويساعدنا على تحسين تجاربك المستقبلية!"

3. "نأمل أن تكون قد استمتعت بـ [المنتج/الخدمة المحددة]! أخبرنا برأيك - نحن دائمًا نسعى للتحسين."

التحديثات المتعلقة بالمنتج أو الخدمة

1. "مرحبًا! شكرًا على التواصل معنا. تحقق من منتجنا الجديد الشائع [إدراج اسم المنتج ورابطه]. اطلب الآن واحصل على خصم 10% على أول عملية شراء!"

2. "أخبار مثيرة! 🎉 لقد أطلقنا للتو [منتج/خدمة جديدة]. تحقق منه وأخبرنا برأيك!"

3. "أخبار كبيرة! 🗞️ لدينا شيء مميز لك: [تحديث المنتج/الخدمة]. هل أنت جاهز لتجربته؟ 🌟"

هل هذه ليست كافية؟ لا تقلق. لدينا مقال يتضمن المزيد من نماذج رسائل الرد التلقائي على واتساب التي يمكنك استخدامها للإلهام.

كما ترى، فإن إعداد الردود التلقائية على واتساب هو أكثر من مجرد راحة. إنه خطوة استراتيجية لتعزيز تفاعل العملاء. مع نماذجنا وإرشاداتنا، أنت مجهز جيدًا لإنشاء ردود تلقائية تتناغم مع عملائك وتعكس الصوت الفريد لعلامتك التجارية.

إذن، ماذا تنتظر؟ ابدأ في إرسال رسائل الرد التلقائي على واتساب على منصة الذكاء الاصطناعي المحادثي الرائدة والشريك المعتمد لميتـا. قم بالتسجيل للحصول على حساب مجاني على respond.io وقم بربط حساب واجهة برمجة تطبيقات واتساب الخاص بك لتبدأ اليوم.

القراءة الإضافية

هل تريد معرفة المزيد عن كيفية استفادة واتساب لعملك؟ اطلع على هذه المقالات أدناه:

• كيفية استخدام رسائل واتساب التفاعلية

• دليل لإعداد رمز الاستجابة السريعة لواتساب لعملك

• كيفية إغلاق الصفقات على واتساب