如何發送商務離開訊息

對於客戶來說，沒有什麼比他們的訊息被忽略更令人沮喪的了。 如果您置之不理，甚至可能會失去客戶。 雖然不總是能夠快速答覆客戶，但您始終可以使用 respond.io 發送離開訊息。 在這裡，您將了解商業缺席訊息的基本知識，以及如何使用 respond.io 設定缺席訊息。

商務外出留言：基礎知識

向您的企業發送訊息的客戶希望能夠快速收到您的回覆。 但無論您對客戶有多忠誠，您都不可能每天 24 小時回覆訊息。 這就是離開訊息發揮作用的地方。

什麼是商務離開訊息

商務用途的離開訊息是當您無法立即接待客戶時發送給客戶的自動、預先定義的回覆。 它可以作為您已收到客戶訊息的確認。

商業缺席訊息的內容因情況而異，但通常包含兩個信息 - 為什麼您現在無法處理查詢，以及客戶可以期待何時會收到回應。

為何在商務場合使用離開訊息

您應該為企業設定離開訊息的原因有很多。 首先，離開訊息能夠提供您最終會回應的保證。 如果沒有離開訊息，客戶就會懷疑您是否故意忽略了他們。

此外，離開訊息還提供了無法快速回覆的原因，從而提高了透明度。 對客戶保持透明對於建立信任非常重要。

自動離開訊息還可以透過向客戶提供預計的回應時間來設定正確的期望。 它有助於避免客戶期望他們的問題在一天內得到解決，但卻要等待一周才能得到答案的情況。

最後，離開訊息建立正面的品牌體驗。 發送離開訊息表明您關心，這有助於建立您品牌的正面形象。 現在您已經了解了離開訊息的重要性，讓我們來學習編寫離開訊息的最佳做法。

商務離職資訊撰寫最佳實踐

在撰寫商業缺席訊息時，最好提供一些指示，表明該消息是自動生成的。 一句簡單的話，例如「這是自動回覆」就足夠了。 或者您可以在訊息開頭添加一個像🤖這樣的機器人表情符號。

此外，您也應該為未能及時回覆而道歉。 道歉的作用很大——如果道歉得當，它可以減輕客戶的沮喪和憤怒。 最好的道歉是富有同情心且具體的。 避免過度使用諸如“抱歉給您帶來不便”之類的短語。

最後但同樣重要的一點是，您應該鼓勵客戶在回覆離開訊息時留下相關詳細資訊。 這可以是帳號、訂單號碼或任何其他可以更快解決問題的資訊。

此規則適用於所有類型的離開訊息，無論是 WhatsApp 離開訊息還是 Facebook 離開訊息。 現在您已經了解如何撰寫有效的商業離開訊息，我們將引導您了解如何在 respond.io 上發送離開訊息。

為企業設定離開訊息的 4 種方法

您始終可以在所使用的任何訊息應用程式上本地設定離開訊息。 例如，您可以在 WhatsApp Business 上建立離開訊息。 然而，重度訊息應用程式用戶可能會受益於從 respond.io 管理他們的頻道和訊息。

Respond.io 的工作流程提供了多種發送離開訊息的可能性。 工作流程是當聯絡人開始與您進行新的對話時觸發的高級自動化。 在下面，我們將指導您如何通過不同的工作流發送缺席訊息。

發送簡單的商務開啟/關閉離開訊息

由自僱人士經營的微型公司可以透過開/關工作流程發送離開訊息。 由於沒有固定的時間來回覆訊息，自僱人士需要根據一天的進展靈活地打開或關閉離開訊息。

當此工作流程開啟時，任何開始對話的聯絡人都將收到離開訊息。 一旦您準備好回覆，只需關閉工作流程即可停止發送外出訊息。

開/關工作流程的建置既快速又簡單 - 您需要做的就是選擇對話開啟觸發器並撰寫離開訊息。 您可以根據需要啟用或停用離開訊息。 如果您沒有時間表，這是最靈活的選擇。

請記住，您需要每天手動開啟和關閉工作流程幾次，這可能相當麻煩。 繼續閱讀以了解如何設定始終在線的離開訊息工作流程。

代理離線時發送訊息

在 respond.io 上，您可以建立一個工作流程，以便在沒有代理在線時發送離開訊息。 這種方法非常適合擁有多名代理商的公司，或代理商工作時間靈活的企業。

透過此工作流程， 只有線上代理商才會被指派給聯絡人。 這不包括已註銷或 將自己設定為忙碌的下班代理。 如果在一段時間後沒有代理在線，則將發送缺席訊息。

工作流程使您免去了手動打開和關閉離開訊息的麻煩。 工作流的另一個好處是即使在代理沒有固定出現時間的情況下，仍然能可靠運行。

但沒有固定的時間表時，很難給出準確的回應時間估計。 如果您希望在預定的時間發送離開訊息，請考慮以下工作流程。  

在工作時間以外發送離開訊息

Respond.io 讓您可以建立一個 工作流程，在工作時間之外發送離開訊息。 如果您的公司擁有一支工作時間固定的代理團隊，或者客戶在營業時間以外給您的公司發送訊息，這種方法非常有效。

當聯絡人在下班後給您發送訊息時，他們將收到離開訊息。 如果您決定更改營業時間，或在即將到來的公共假期前，您需要更新營業時間。

並非每個人都熟悉您的營業時間。 在工作時間以外發送離開訊息有助於提醒聯絡人您的工作時間。 同時，它為客戶設定了明確的回應時間期望。

但這種方法有兩個缺點。 首先，即使彈性工作時間代理在下班後繼續工作，聯絡人也會收到離開訊息。

其次，如果代理突發請假，則不會發送缺席訊息，聯繫人將期待收到回應。 管理人員可以暫時刪除代理，以便他不會被指派新的對話。

當專屬客服人員不在時發送訊息

當聯絡人的專屬代理無法聯絡時，您可以向聯絡人發送離開訊息。 此方法專為為特定客戶提供專門支援的公司而設計，例如透過 聊天路由為頂級訂閱計劃中的高價值客戶提供支援。

當客戶在辦公時間以外向其專屬代理發送訊息時，他們會收到一條離開訊息。 然後，客戶可以選擇與值班的支援代理交談或給專職代理留言。

即使沒有專門的代理，此工作流程也允許您及時回應高價值客戶。 它還透過告訴客戶代理何時可以再次提供服務來為客戶設定正確的期望。

但是，建置工作流程非常耗時，因為您需要為每個代理程式建立不同的分支。

Respond.io 為企業設定離開訊息提供了多種可能性。 除了上述範例之外，您還可以建立最適合您業務需求的客製化工作流程。

進一步閱讀

這就是您需要了解的有關商務離開訊息的所有資訊。 如果您喜歡這篇文章並希望了解有關工作流程的更多信息，請查看我們的文章：

• 使用 respond.io 進行聯繫路由

• 使用 respond.io 自動分配