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如何傳送商務離職訊息

克里斯·賴
克里斯·賴
· 25 Jul 2023
13 分钟
商務離開訊息:離開訊息操作指南

對於客戶來說,沒有什麼比他們的訊息被忽略更令人沮喪的了。 如果您讓客戶懸而未決,您甚至可能會失去客戶。 雖然不總是能夠快速回覆客戶,但您總是可以向他們發送離開消息。 在這裡,您'將學習商務離開訊息的基礎知識以及如何使用 respond.io 設定離開訊息。

商務外出訊息:基礎知識

向您的企業發送訊息的客戶希望能夠盡快收到您的回覆。 但無論您對客戶有多忠誠,您都不可能每天 24 小時回覆訊息。 此時,離開訊息就派上用場了。

什麼是商務離開訊息

商務用途的離開訊息是當您無法立即接待客戶時向客戶發送的自動預定義回覆。 它可以作為您已收到客戶訊息的確認。

這張圖片展示了商務離開訊息的樣子。 商務用途的離開訊息是當您無法立即接待客戶時向客戶發送的自動預定義回覆。 離開訊息可確認您已收到客戶的訊息。

離開消息的內容因場合而異,但通常包含兩個資訊——為什麼現在無法處理詢問,以及客戶何時可以期待回覆。

為何在商務場合使用離開訊息

您應該為工作設定離開訊息的原因有很多。 首先,離開消息能提供安心感,讓您最終會回應。 如果沒有離開訊息,客戶就會懷疑您是否故意忽略了他們。

此外,離開訊息還可以提供無法快速回覆的原因,從而提高透明度。 對客戶保持透明對於建立信任非常重要。

這張圖片顯示了使用離開訊息進行商務活動的原因。  離開訊息讓您確信您最終會做出回應。 此外,離開訊息還可以提供無法快速回覆的原因,從而提高透明度。 離開訊息還可以透過向客戶提供預計回應時間來設定正確的期望。 最後,離開訊息建立了正面的品牌體驗。

自動離開訊息還可以透過向客戶提供預計的回應時間來設定正確的期望。 這有助於避免客戶希望他們的問題在一天內得到解決,但卻要等待一周才能得到答案的情況。

最後,離開訊息建立了正面的品牌體驗。 發送離開訊息表明您關心,這有助於建立您品牌的正面形象。 既然您知道了離開訊息的重要性,讓我們學習編寫離開訊息的最佳做法。

撰寫商務離職通知的最佳做法

在為企業撰寫離開消息時,良好的做法是給出一些指示,表明消息是自動生成的。 一句簡單的話,如「這是自動回覆」就足夠了。 或者你也可以在訊息開頭加上一個像🤖這樣的機器人表情符號。

此外,您也應該為未能及時回覆而道歉。 道歉的作用很大——如果做得正確,它可以減輕客戶的沮喪和憤怒。 最好的道歉是富有同情心且具體的。 避免過度使用諸如“抱歉給您帶來不便”之類的短語。

此圖展示了為企業編寫離開訊息的最佳做法。 給出一些表明該訊息是自動產生的跡象。 對未能及時回覆表示歉意。 鼓勵客戶透過回覆離開訊息留下他們的詳細資訊。

最後但同樣重要的一點是,您應該鼓勵客戶在回覆離開訊息時留下相關詳細資訊。 這可以是帳號、訂單號碼或任何其他可以更快解決問題的資訊。

這些規則適用於所有類型的離開訊息,無論是 WhatsApp 離開訊息還是 Facebook 離開訊息。 現在您已經了解如何撰寫有效的商業離開訊息,我們將引導您了解如何在 respond.io 上發送離開訊息。

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為企業設定離開訊息的 4 種方法

您始終可以在所使用的任何訊息應用程式上本地設定離開訊息。 例如,您可以在 在 WhatsApp Business上建立離開訊息。 然而,重度訊息應用程式使用者可能會受益於透過 respond.io 管理他們的頻道和訊息。

此圖顯示如何為企業設定離開訊息。 企業可以發送簡單的開/關離開訊息、在代理離線時發送離開訊息、在非工作時間發送離開訊息以及在專用代理不可用時發送離開訊息。

Respond.io 的工作流程提供了發送離開訊息的多種可能性。 工作流程是當聯絡人與您開始新的對話時觸發的高級自動化功能。 下面,我們'將引導您了解如何透過不同的工作流程發送離開訊息。

發送簡單的開/關業務離開訊息

由個體企業家經營的微型公司可以透過開/關工作流程發送離開訊息。 由於沒有固定的時間來回覆訊息,自僱人士需要根據當天的進度靈活地打開或關閉離開訊息。

當此工作流程開啟時,任何發起對話的聯絡人都將收到離開訊息。 一旦您準備好回复,只需關閉工作流程即可停止發送離開訊息。

這是一張顯示簡單開啟/關閉離開訊息工作流程的影像。 請查看我們的博客,以了解有關如何在 WhatsApp 上設定離開訊息以及如何為 WhatsApp 業務創建最佳離開訊息的更多詳細資訊。

開/關工作流程快速且易於建立 - 您需要做的就是選擇對話開啟觸發器並撰寫離開訊息。 您可以根據需要啟用或停用離開訊息。 如果您沒有時間表,這是最靈活的選擇。

請記住,您需要每天手動開啟和關閉工作流程幾次,這可能非常麻煩。 繼續閱讀以了解如何設定始終在線的離開訊息工作流程。

當客服人員離線時發送訊息

在 respond.io 上,您可以建立一個工作流程,以在沒有代理在線時發送離開訊息。 這種方法非常適合擁有多名代理商的公司,或代理商工作時間靈活的企業。

透過此工作流程, 只有線上代理商才會被指派給聯絡人。 這不包括已註銷或 將自己設定為忙碌的下班代理。 如果沒有代理在線,將在一定時間後發送離開消息。

這是一張展示如何在無代理在線時使用工作流程發送自動回复的圖片。 透過此工作流程,開始對話的聯絡人將僅分配給線上代理商。 如果一定時間後仍沒有代理商在線,則會發送自動回覆。

工作流程省去了您手動開啟或關閉離開訊息的麻煩。 工作流的另一個好處是,即使代理沒有固定的在線時間,它也能可靠地運行。

但沒有固定的時間表,很難給出準確的回應時間估計。 如果您希望在預定的時間發送離開訊息,請考慮下面的工作流程。  

在工作時間以外發送離開訊息

Respond.io 讓您可以建立一個 工作流程,以便在工作時間之外發送離開訊息。 如果您的公司擁有一支工作時間固定的代理團隊,或者客戶在工作時間以外給您的公司發送訊息,這種方法非常有效。

當聯絡人在下班後給您發送訊息時,他們將收到離開訊息。 如果您決定更改營業時間,或者即將到來的公共假期時,您需要更新營業時間。

這是有關如何使用 respond.io 發送外出訊息的圖片。 當聯絡人下班後給您發送訊息時,您可以發送 facebook messenger 離開訊息或 whatsapp 商務離開訊息。 請查看我們的部落格以獲取更多自動回覆訊息範例。

並非所有人都熟悉您的營業時間。 在工作時間以外發送離開訊息有助於提醒聯絡人您的工作時間。 同時,它為客戶設定了明確的回應時間期望。

但這種方法有兩個缺點。 首先,即使彈性工作時間代理在下班後繼續工作,聯絡人也會收到離開訊息。

其次,如果代理人意外請假,離開消息將不會被發送,聯絡人將期待一個回應。 管理人員可以暫時刪除代理,以便他不會被指派新的對話。

當專屬客服人員無法使用時發送訊息

當專屬代理不可用時,您可以向聯絡人發送離開訊息。 此方法專為為特定客戶提供專門支援的公司而設計,例如透過 聊天路由為頂級訂閱計劃中的高價值客戶提供支援。

當客戶在辦公時間以外向專屬代理發送訊息時,他們會收到一條離開訊息。 然後,客戶可以選擇與值班的支援代理交談或給專屬代理留言。

這是一張顯示當專用代理不可用時如何發送自動回复的圖片。 當客戶在辦公時間以外聯繫專職代理時,他們會收到自動回覆。

即使在沒有專門代理的情況下,此工作流程也可以讓您及時回應高價值客戶。 它還透過告訴客戶代理何時可以再次提供服務來為客戶設定正確的期望。

但是,建置工作流程非常耗時,因為您需要為每個代理程式建立不同的分支。

Respond.io 為企業設定離開訊息提供了多種可能性。 除了上述範例之外,您還可以建立最適合您業務需求的客製化工作流程。

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深入閱讀

這就是您需要了解的有關商務離開訊息的全部資訊。 如果您喜歡這篇文章並且想了解有關工作流程的更多信息,請查看我們的文章:


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克里斯·賴
克里斯·賴

Chris Lai 是 respond.io 的內容作家和內部 SEO 專家,擁有莫納什大學藥學學士學位。 在 2020 年加入團隊之前,克里斯在多家行銷機構擔任醫學撰稿人和內容策略師,精進了自己的專業知識。 他的文章涵蓋了 WhatsApp Business 等商業訊息應用程序,幫助公司應對不斷變化的商業訊息領域。

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