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如何發送業務離職消息 [2023 年 7 月]

Chris Lai
2021年11月15日

對於客戶來說,沒有什麼比忽略他們的消息更令人沮喪的了。如果你讓他們掛著,你甚至可能會失去客戶。雖然並不總是能夠為客戶提供快速回應,但您可以隨時向他們發送離開消息。在這裡,您將了解企業離職消息的基礎知識,以及如何使用 respond.io.

商務艙留言:基礎知識

向您的業務發送消息的客戶希望快速收到您的回復。但是,無論您對客戶的承諾如何,您都不會每天24小時回復消息。這就是「遠離消息」的用武之地。

什麼是企業的遠方資訊

企業離開消息是在您無法立即處理客戶時發送給客戶的自動預定義回應。它表示您已收到客戶的消息。

這是一張顯示「商務艙消息」外觀的圖像。面向企業的「離開消息」是在您無法立即關注客戶時發送給客戶的自動預定義回應。"離開消息"用作確認您已收到客戶的消息。
離開消息示例

企業離職消息的內容因情況而異,但它通常包含兩條資訊 - 為什麼您現在不能參加查詢以及客戶何時可以期待回復。

為什麼要使用「離開消息」業務版

您應該為業務設置離開消息的原因有很多。對於初學者來說,「離開消息」可以保證您最終會做出回應。如果沒有離開消息,客戶將想知道您是否故意忽略了它們。

此外,「離開消息」 通過提供無法快速回應的原因來提供透明度。對客戶保持透明對於建立信任非常重要。

這是一張圖片,顯示了使用"企業消息"的原因。您應該為業務設置離開消息的原因有很多。"離開消息"可以保證您最終會做出回應。此外,「離開消息」 通過提供不快速回應的理由來提供透明度。"離開消息"還通過向客戶提供估計的回應時間來設置正確的期望。最後,Away Messages建立了積極的品牌體驗。
為何使用「離開消息」用於業務

自動離開消息還通過為客戶提供估計的回應時間來設置正確的期望值。它有助於避免客戶希望他們的問題在一天內得到解決,而是等待一周才能得到響應的情況。

最後,Away Messages建立了積極的品牌體驗。發送離開消息表明您關心,這有助於培養您的品牌的積極形象。現在您已經知道了「離開消息」的重要性,讓我們學習編寫消息的最佳實踐。

為企業撰寫離職消息的最佳實踐

在為企業編寫「離開消息」時,最好給出一些指示,表明該消息是自動生成的。像「這是自動回復」這樣的簡單句子就足夠了。或者,您可以在消息開頭包含機器人表情符號,如🤖。

此外,您應該為沒有及時回復而道歉。道歉有很長的路要走 - 如果做得好,它可以減輕客戶的挫敗感和憤怒。最好的道歉是同情和具體的。避免過度使用的短語,如「很抱歉給您帶來不便」。

這張圖片顯示了為企業編寫離開消息的最佳實踐。想知道如何寫最好的客場消息 whatsapp business 和最好的商業消息 facebook 。.pages?在編寫業務離開消息時,最好給出一些指示,表明該消息是自動生成的。此外,您應該為沒有及時回復而道歉。最後但並非最不重要的一點是,您應該鼓勵客戶通過回復離開消息來留下他們的詳細資訊。
為企業撰寫離職消息的最佳實踐

最後但並非最不重要的一點是,您應該鼓勵客戶留下相關詳細資訊以回應「離開消息」。這可以是帳號,訂單號或任何其他資訊,可以更快地解決問題。

這些規則適用於所有類型的離開消息,無論是 WhatsApp 離開消息或 Facebook 離開消息。現在您已經學會了如何編寫有效的業務離開消息,我們將引導您瞭解如何發送離開消息 respond.io.

為企業設置離開消息的4種方法

您始終可以在正在使用的任何消息傳遞應用程式上原生設置離開消息。例如,您可以 在上創建離開消息 WhatsApp Business.但是,繁重的消息傳遞應用程式使用者可能會從管理他們的頻道和消息中受益 respond.io.

此圖片顯示了設置「離開消息」業務的方法。商家可以發送簡單的開/關離開消息,在代理離線時發送離開消息,在工作時間之外發送離開消息,以及在專用代理不可用時發送離開消息。查看我們的博客,瞭解如何撰寫專業的客場消息。
離開消息的類型 Respond.io

Respond.io的工作流程為發送離開消息提供了多種可能性。工作流是在聯繫人與您開始新對話時觸發的高級自動化。下面,我們將引導您瞭解如何通過不同的工作流程發送離開消息。

為企業發送簡單的開/關消息

由獨行企業家經營的微型公司可以通過開/關工作流程發送離開消息。由於沒有固定的時間來回復消息,獨行企業家需要根據一天的過去情況靈活地打開或關閉「離開消息」。

打開此工作流後,任何發起對話的聯繫人都將收到「離開」 消息。準備好回復後,只需關閉工作流程即可停止發送「離開消息」。

這是一張顯示簡單開/關消息工作流程的圖像。查看我們的博客,瞭解有關如何在WhatsApp上設置離開消息以及如何創建最佳離開消息的更多詳細資訊 WhatsApp business.
為企業發送簡單的開關消息

開/關工作流程快速且易於構建 - 您需要做的就是選擇對話打開觸發器並撰寫離開消息。您可以按需啟用和禁用離開消息。如果您沒有時程表,這是最靈活的選擇。

請記住,您需要每天手動打開和關閉工作流程幾次,這可能會很麻煩。請繼續閱讀,瞭解如何設置始終在線的離開消息工作流程。

在客戶端離線時發送消息

上 respond.io,您可以構建一個工作流,以便在沒有代理連線時發送離開消息。這種方法非常適合擁有多個代理的公司,或代理工作時間靈活的企業。

使用此工作流, 只有連線代理才會分配給聯絡人。這不包括已註銷或 將自己設置為「忙碌」的下班代理。如果在一定時間后沒有代理在線,則將發送離開消息。

這張圖片顯示了如何在沒有代理連線時使用工作流發送自動回復。使用此工作流,啟動對話的聯繫人將僅分配給連線代理。如果一段時間后沒有在線代理,將發送自動回復。
在客戶端離線時發送消息

工作流程為您省去了手動打開和關閉離開消息的麻煩。工作流的另一個好處是,即使座席沒有固定的時間在線顯示,它也能可靠地工作。

但是,如果沒有固定的時程表,就很難準確估計響應時間。如果您希望在預定時間發送「離開消息」 請考慮下面的工作流程。

在上班時間以外發送離開消息

Respond.io 允許您構建在 工作時間之外發送離開消息的工作流。如果您的公司有一個固定工作時間的代理團隊,或者當客戶在上班時間之外向您的業務發送消息時,此方法非常有效。

當聯繫人在下班後向您發送消息時,他們將收到「離開消息」。如果您決定更改上班時間,或者即將來臨公共假期,則需要更新上班時間。

這是有關如何發送外出消息的圖像 respond.io.您可以發送 facebook messenger 離開消息或whatsapp業務離開消息,當聯繫人在下班後向您發送消息時。查看我們的博客以獲取更多自動回復消息範例。
發送外出郵件

並非每個人都熟悉您的上班時間。在上班時間以外發送離開消息有助於提醒聯繫人您的上班時間。同時,它為客戶設定了回應時間的明確期望。

但這種方法有兩個缺點。首先,即使彈性工作時間代理在下班後繼續工作,聯繫人也會收到離開消息。

其次,如果代理意外休假,則不會發送離開消息,並且聯繫人將期望得到回應。經理可以暫時刪除代理,以便不會為他分配新的對話。

當專用代理不可用時發送消息

當聯繫人的專用代理不可用時,您可以向聯繫人發送離開消息。此方法專為為特定客戶提供專用支援的公司而設計,例如通過 聊天路由的頂級訂閱計劃中的高價值客戶。

當客戶在辦公時間以外向其專屬座席發送消息時,他們將收到「離開消息」。然後,客戶將能夠選擇與輪班的支援代理交談或為其專用代理留言。

這是一張圖片,顯示了如何在專用代理不可用時發送自動回復。當客戶在辦公時間以外聯繫其專屬座席時,他們將收到自動回復。
在專用代理不可用時發送離開消息

此工作流允許您及時回應高價值客戶,即使專用代理不可用也是如此。它還通過告訴客戶座席何時再次可用來為客戶設定正確的期望。

但是,構建工作流非常耗時,因為您需要為每個代理創建不同的分支。

Respond.io 為為企業設置離開消息提供了多種可能性。除了上面的範例之外,您還可以創建最適合您業務需求的自定義工作流。

進一步閱讀

這就是您需要了解的有關企業Away Message的所有資訊。如果您喜歡這篇文章,並希望了解有關工作流的更多資訊,請查看我們的文章:


Chris Lai
內容作家/SEO專家
Chris Lai,內容作家和內部SEO專家 respond.io,擁有莫納什大學藥學學士學位。他的文章涵蓋了 WhatsApp Business 等商業消息傳遞應用程式,説明公司駕馭不斷變化的商業消息傳遞環境。
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