Для клиентов нет ничего более неприятного, чем игнорирование их сообщений. Вы можете даже потерять клиентов, если оставите их в подвешенном состоянии. Хотя не всегда возможно дать клиентам быстрый ответ, вы всегда можете отправить им Away Message. Здесь вы узнаете об основах Away Message для бизнеса и о том, как настроить Away Messages с помощью respond.io.
Away Message для бизнеса: Основы
Клиенты, которые пишут вам, рассчитывают на быстрый ответ. Но как бы вы ни были преданы своим клиентам, вы не сможете отвечать на сообщения 24 часа в сутки. Именно здесь на помощь приходят сообщения Away.
Что такое прощальное послание для бизнеса
Сообщение Away для бизнеса - это автоматический, заранее определенный ответ, отправляемый клиентам, когда вы не можете ответить им сразу же. Он служит подтверждением того, что вы получили сообщение клиента.
Содержание отложенного сообщения для бизнеса зависит от ситуации, но обычно оно содержит две части информации - почему вы не можете ответить на запрос сейчас и когда клиент может ожидать ответа.
Зачем использовать прощальные сообщения для бизнеса
Существует множество причин, по которым вам следует установить Away Message для бизнеса. Прежде всего, сообщения Away дают уверенность в том, что вы в конце концов ответите. Без Away Message клиенты будут думать, не проигнорировали ли вы их намеренно.
Кроме того, сообщение об отсутствии обеспечивает прозрачность, указывая причину, по которой вы не можете ответить быстро. Быть прозрачным с клиентами важно для построения доверия.
Автосообщение об отсутствии также устанавливает правильные ожидания, сообщая клиентам примерное время ответа. Это помогает избежать ситуаций, когда клиенты ожидают, что их проблема будет решена в течение дня, а вместо этого ждут ответа неделю.
Наконец, сообщения Away создают положительное впечатление о бренде. Отправка отложенного сообщения показывает, что вам не все равно, что способствует формированию положительного имиджа вашего бренда. Теперь, когда вы знаете о важности сообщений Away, давайте познакомимся с лучшими практиками их написания.
Лучшие практики написания сообщений для бизнеса
При написании сообщения Away Message для бизнеса хорошей практикой является указание на то, что сообщение создано автоматически. Достаточно простого предложения типа "Это автоответчик". Или вы можете просто включить в начало сообщения эмодзи робота, например 🤖.
Кроме того, вы должны принести извинения за то, что не ответили оперативно. Извинения идут очень далеко - если они сделаны правильно, они могут смягчить разочарование и гнев клиента. Лучшие извинения отличаются сочувствием и конкретностью. Избегайте слишком часто используемых фраз типа "Извините за причиненные неудобства".
И последнее, но не менее важное: поощряйте клиента оставлять соответствующие данные в ответ на сообщения Away. Это может быть номер аккаунта, номер заказа или любая другая информация, которая поможет быстрее решить проблему.
Эти правила применимы ко всем типам сообщений Away Message, будь то WhatsApp Away Message или Facebook Away Message. Теперь, когда вы узнали, как написать эффективное деловое сообщение об отсутствии, мы расскажем вам, как отправить сообщение об отсутствии на respond.io.
4 Способа настроить дистанционное сообщение для бизнеса
Вы всегда можете создать сообщение об отсутствии в любом используемом вами приложении для обмена сообщениями. Например, вы можете создать сообщение об отсутствии на WhatsApp Business. Однако активные пользователи приложений для обмена сообщениями могут извлечь выгоду из управления своими каналами и сообщениями на сайте respond.io.
Respond.ioРабочие процессы предлагают множество возможностей для отправки сообщения Away. Рабочие процессы - это усовершенствованная автоматизация, запускаемая, когда контакт начинает новый разговор с вами. Ниже мы расскажем вам о том, как отправлять сообщения Away с помощью различных рабочих процессов.
Отправьте простое сообщение о включении/выключении для бизнеса
Микрокомпании, управляемые соло-предпринимателями, могут отправлять сообщение об отсутствии с помощью рабочего процесса On/Off. Не имея фиксированного времени для ответа на сообщения, соло-предприниматели нуждаются в гибкости, чтобы включать или выключать Away Message в зависимости от того, как проходит день.
Когда этот рабочий процесс включен, любой контакт, начавший разговор, получит сообщение об отсутствии. Когда вы будете готовы ответить, просто выключите рабочий процесс, чтобы прекратить отправку сообщений Away.
Рабочий процесс включения/выключения быстро и легко строится - достаточно выбрать триггер Conversation Open и составить сообщение Away Message. Вы можете включать и выключать сообщение Away Message по требованию. Это наиболее гибкий вариант, если у вас нет расписания.
Имейте в виду, что включать и выключать рабочий процесс придется вручную несколько раз в день, что может быть довольно хлопотно. Читайте далее, чтобы узнать, как настроить постоянно включенный рабочий процесс Away Message Workflow.
Отправка сообщений об уходе, когда агенты находятся в автономном режиме
На сайте respond.io можно создать рабочий процесс для отправки сообщений Away, когда ни один агент не находится в сети. Этот подход идеально подходит для компаний с несколькими агентами или компаний, где агенты имеют гибкий график работы.
При использовании этого рабочего процесса контакту будут назначены только агенты, находящиеся в режиме онлайн. Это исключает неработающих агентов, которые вышли из системы или установили для себя режим занятости. Если по истечении определенного времени агент не находится в сети, будет отправлено сообщение об отсутствии.
Рабочий процесс избавляет вас от необходимости включать и выключать сообщение об отсутствии вручную. Еще одно преимущество рабочего процесса заключается в том, что он будет надежно работать даже тогда, когда у агентов нет фиксированного времени для появления в сети.
Но без фиксированного расписания трудно дать точную оценку времени ответа. Если вы хотите отправлять сообщения Away в запланированное время, рассмотрите приведенный ниже рабочий процесс.
Отправить сообщение в нерабочее время
Respond.io позволяет создать рабочий процесс, который отправляет сообщения Away в нерабочее время. Этот подход отлично подходит, если в вашей компании есть команда агентов с фиксированным рабочим временем или когда клиенты отправляют сообщения в нерабочее время.
Контакты будут получать сообщение об отсутствии, когда они пишут вам в нерабочее время. Вам нужно будет обновить рабочие часы, если вы решите их изменить или если приближается государственный праздник.
Не все знают часы работы вашей службы. Отправка сообщения Away в нерабочее время помогает напомнить контактам о времени работы. В то же время это позволяет четко определить время ответа для клиентов.
Но у этого подхода есть два недостатка. Во-первых, Контакты будут получать сообщения Away Messages, даже если агенты с гибким графиком продолжают работать в нерабочее время.
Во-вторых, если агент неожиданно уходит в отпуск, сообщение об отсутствии не будет отправлено, а контакты будут ожидать ответа. Менеджеры могут временно удалить агента, чтобы ему не назначались новые разговоры.
Отправляйте сообщения об уходе, когда выделенный агент недоступен
Вы можете отправить сообщение об отсутствии для контактов, когда их выделенный агент недоступен. Этот метод предназначен для компаний, которые предлагают выделенную поддержку для конкретных клиентов, например, для высокоценных клиентов на верхнем уровне плана подписки через Chat Routing.
Когда клиенты пишут сообщение своему выделенному агенту в нерабочее время, они получают сообщение об отсутствии. После этого клиенты смогут выбрать между разговором с агентом поддержки, который находится на смене, и сообщением для выделенного агента.
Этот рабочий процесс позволяет оперативно реагировать на запросы ценных клиентов, даже когда выделенные агенты недоступны. Он также формирует правильные ожидания у клиентов, сообщая им, когда агент будет доступен снова.
Однако построение рабочего процесса отнимает много времени, поскольку для каждого агента необходимо создавать свои ветви.
Respond.io предлагает множество возможностей для настройки Away Message для бизнеса. Помимо приведенных выше примеров, вы также можете создать индивидуальный рабочий процесс, который наилучшим образом соответствует потребностям вашего бизнеса.
Читать далее
Вот и все, что вам нужно знать о Away Message для бизнеса. Если вам понравилась эта статья и вы хотите узнать больше о рабочих процессах, ознакомьтесь с нашими статьями:
