Как отправить сообщение об отсутствии для бизнеса

Для клиентов нет ничего более разочаровывающего, чем когда их сообщения игнорируют. Вы даже можете потерять клиентов, если вы оставите их висел. Хотя не всегда возможно быстро ответить клиентам, вы всегда можете отправить им Сообщение об отсутствии. Здесь вы узнаете основы Сообщения об отсутствии для бизнеса и как настроить такие сообщения с помощью respond.io.

Сообщение об отсутствии для бизнеса: Основы

Клиенты, которые пишут вашему бизнесу, ожидают быстрого ответа. Но независимо от того, насколько вы привержены своим клиентам, вы не будете доступны 24 часа в сутки, чтобы ответить на сообщения. Здесь на помощь приходят Сообщения об отсутствии.

Что такое Сообщение об отсутствии для бизнеса

Сообщение об отсутствии для бизнеса — это автоматизированный заранее заданный ответ, отправляемый клиентам, когда вы не можете ответить им немедленно. Он служит подтверждением того, что вы получили сообщение от вашего клиента.

Содержимое Сообщения об отсутствии для бизнеса варьируется в зависимости от ситуации, но обычно включает две вещи — почему вы не можете ответить сейчас и когда клиенты могут ожидать ответа.

Зачем использовать Сообщения об отсутствии для бизнеса

Существует множество причин, по которым вы должны создать сообщение Away для бизнеса. Во‑первых, Сообщения об отсутствии дают уверенность в том, что вы в конечном итоге ответите. Без Сообщения об отсутствии клиенты будут задаваться вопросом, игнорируете ли вы их намеренно.

Кроме того, Away Message предлагает прозрачность, обеспечивая причину невозможности быстро реагировать. Для построения доверия важное значение имеет прозрачность с клиентом.

Сообщение auto Away также устанавливает правильные ожидания, предоставляя клиентам предполагаемое время ответа. Это помогает избежать ситуаций, когда клиенты рассчитывают на решение в течение дня, а в итоге ждут ответа неделю.

Наконец, Сообщения об отсутствии помогают создать положительный образ бренда. Отправка Сообщения об отсутствии показывает, что вам не все равно, и помогает укрепить положительный имидж бренда. Теперь, когда вы знаете важность сообщений Away , давайте узнаем лучшие практики написания сообщений.

Лучшие практики для написания сообщения об отсутствии для бизнеса

При написании Сообщения об отсутствии для бизнеса полезно указать, что сообщение сгенерировано автоматически. Достаточно простой фразы типа "Это автоматический ответ". Или вы можете просто включить в начало сообщения эмодзи робота :robot.

Более того, вы должны предложить извинения за неоперативное реагирование. Извинения имеют большой путь - когда это сделано правильно, это может смягчить разочарование и гнев клиента. Наилучшие извинения имеют особое значение. Избегайте лишних фраз, таких как «Извините за неудобства».

Последнее, но не менее важное, вы должны побудить клиента оставлять соответствующую информацию в ответ на сообщения Away Message. Это может быть номер счета, номер заказа или любая другая информация, которая приведет к более быстрому разрешению.

Правила применимы ко всем типам Сообщений об отсутствии — будь то Сообщение об отсутствии в WhatsApp или в Facebook Messenger. Теперь, когда вы научились писать эффективные деловые сообщения Away Message, мы расскажем вам о том, как отправить сообщение на respond.io.

Четыре способа настроить Сообщение об отсутствии для бизнеса

Вы всегда можете настроить Сообщение об отсутствии непосредственно в любом используемом вами мессенджере. Например, вы можете создать сообщение об отсутствии в WhatsApp Business Тем не менее, пользователям приложений для обмена сообщениями может быть полезно управлять своими каналами и сообщениями от respond.io.

Автоматизированные алгоритмы respond.io предлагают множество вариантов отправки Сообщений об отсутствии. Автоматизированные алгоритмы — это продвинутая Автоматизация, запускаемая, когда Контакт начинает новый разговор с вами. Ниже мы расскажем, как отправлять Сообщения об отсутствии через разные Автоматизированные алгоритмы.

Отправить простое вкл/выкл Сообщение об отсутствии для бизнеса

Микробизнесы, управляемые солопредпринимателями, могут отправлять Сообщение об отсутствии через вкл/выкл Автоматизированный алгоритм. Без фиксированного времени для ответов солопредпринимцам нужна гибкость включать или выключать Сообщение об отсутствии в зависимости от хода дня.

Когда этот Автоматизированный алгоритм включён, любой Контакт, начинающий разговор, получит Сообщение об отсутствии. Когда вы будете готовы ответить, просто выключите Автоматизированный алгоритм, чтобы прекратить отправку Сообщений об отсутствии.

Автоматизированный алгоритм вкл/выкл быстро и просто создать — всё, что нужно, это выбрать триггер открытия разговора и составить Сообщение об отсутствии. Вы можете включить и отключить сообщение об отсутствии по запросу. Это самый гибкий вариант, если у вас нет расписания.

Помните, что вам придется включать и выключать Workflow вручную несколько раз в день, что может быть довольно хлопотно. Читайте далее, чтобы узнать, как настроить постоянный Автоматизированный алгоритм Сообщений об отсутствии.

Отправлять сообщения при отключении агентов

В respond.io вы можете создать рабочий поток для отправки отсутствующих сообщений, если ни один агент не в сети. Этот подход идеально подходит для компаний с несколькими агентами, или предприятий, где агенты имеют гибкие часы работы.

При использовании этого автоматизированного алгоритма только онлайн-операторы будут назначены контакту Это не касается операторов, которые не находятся на работе и вышли из системы или установили для себя статус «Занят» Если'нет ни одного агента в сети через определенное количество времени, то будет отправлено сообщение для отсутствия.

Рабочий процесс экономит вам трудность включения и выключения сообщения об отсутствии вручную. Ещё одно преимущество Автоматизированного алгоритма в том, что он надёжно работает даже когда у операторов нет фиксированного расписания выхода в сеть.

Но без фиксированного расписания сложно точно оценить время ответа. Если вы хотите отправлять сообщения Away в запланированное время, посмотрите Рабочий процесс ниже.  

Отправить сообщение об отсутствии вне рабочих часов

Respond.io позволяет вам создать автоматизированный алгоритм, который отправляет сообщения об отсутствии вне рабочего времени Этот подход отлично работает, если у вашей компании есть команда операторов с фиксированными рабочими часами или если клиенты пишут вам вне часов работы.

Контакты получат Сообщение об отсутствии, когда напишут вам после рабочего времени. Вам потребуется обновлять рабочие часы, если вы их измените, или при наступлении государственных праздников.

Не все знакомы с графиком работы вашей компании. Отправка Сообщения об отсутствии вне рабочего времени помогает напомнить Контактам о ваших часах работы. В то же время это формирует чёткие ожидания по времени ответа для клиентов.

Но у этого подхода есть два недостатка. Во‑первых, Контакты будут получать Сообщения об отсутствии даже тогда, когда операторы с гибким графиком продолжают работать после рабочего времени.

Во‑вторых, если оператор внезапно уходит в отпуск, Сообщение об отсутствии не будет отправлено, и Контакты будут ожидать ответа. Менеджеры могут временно убрать оператора, чтобы ему не назначались новые разговоры.

Отправлять сообщения об отсутствии, когда выделенный агент недоступен

Вы можете отправлять Сообщение об отсутствии Контактам, когда их выделенный оператор недоступен. Этот метод предназначен для компаний, предлагающих специализированную поддержку для конкретных клиентов, таких как высокоценные клиенты на премиум-подписке через распределение чата

Когда клиенты пишут своему выделенному оператору вне рабочего времени, они получают Сообщение об отсутствии. Затем клиенты смогут выбрать — поговорить с дежурным оператором поддержки или оставить сообщение для своего выделенного оператора.

Этот Автоматизированный алгоритм позволяет быстро реагировать на важных клиентов, даже когда выделенные операторы недоступны. Он также устанавливает правильные ожидания для клиентов, рассказав им, когда агент будет снова доступен.

Тем не менее, создание рабочего процесса требует много времени, так как вам необходимо создать различные ветви для каждого агента.

Respond.io предлагает множество возможностей для создания сообщения для бизнеса. Помимо приведенных выше примеров, вы можете также создать индивидуальный рабочий процесс, который наилучшим образом отвечает вашим бизнес-потребностям.

Дальнейшее чтение

И это всё, что вам нужно знать о Сообщениях об отсутствии для бизнеса. Если вам понравилась эта статья и вы хотели бы узнать больше о рабочих процессах, посмотрите наши статьи:

• Маршрутизация контакта через respond.io

• Автоматическое задание с respond.io