Как отправить сообщение об отсутствии для бизнеса

Для клиентов ничего не разочаровывает, чем игнорировать их сообщения. Вы даже можете потерять клиентов, если вы оставите их висел. Хотя это'не всегда возможно дать клиентам быстрый ответ, вы всегда можете отправить им сообщение "Отсутствующее сообщение". Здесь вы'узнаете об основах сообщения для общения с компаниями и о том, как настроить сообщения для общения с помощью respond.io.

Сообщение для бизнеса: Основы

Клиенты, которые сообщают о вашем бизнесе, ожидают от вас быстрой обратной связи. Но независимо от того, насколько вы привержены своим клиентам, вы не будете доступны 24 часа в сутки, чтобы ответить на сообщения. Откуда отправляются сообщения об отсутствии.

Что такое "Отсутствие для бизнеса"

Сообщение Away для бизнеса - это автоматизированный и предопределенный ответ, который отправляется клиентам, когда вы не можете сразу их посещать. Он служит подтверждением того, что вы получили сообщение от вашего клиента.

Содержимое сообщения для бизнеса варьируется в зависимости от ситуации, но он обычно содержит два элемента информации - почему вы можете't посещать запрос сейчас и когда клиенты могут ожидать ответа.

Зачем использовать Away для бизнеса

Существует множество причин, по которым вы должны создать сообщение Away для бизнеса. Для начинающих сообщения Away дают уверенность в том, что вы'в конце концов ответите. Если вы умышленно игнорируете это сообщение, клиенты останутся удивленными.

Кроме того, Away Message предлагает прозрачность, обеспечивая причину невозможности быстро реагировать. Для построения доверия важное значение имеет прозрачность с клиентом.

Сообщение auto Away также устанавливает правильные ожидания, предоставляя клиентам предполагаемое время ответа. Это помогает избежать ситуаций, когда клиенты с нетерпением ждут решения своей проблемы за один день, но вместо этого подождите недели, чтобы получить ответ.

И наконец, сообщения "Away Message" создают положительный имидж бренда. Отправка сообщения Away Message показывает, что вы осторожны, что помогает развивать положительный образ вашего бренда. Теперь, когда вы знаете важность сообщений Away , давайте узнаем лучшие практики написания сообщений.

Лучшие практики для написания сообщения об отсутствии для бизнеса

При написании сообщения Away для бизнеса,'с хорошей практикой дать некоторые признаки того, что сообщение создается автоматически. Достаточно простой фразы типа "Это автоматический ответ". Или вы можете просто включить в начало сообщения эмодзи робота :robot.

Более того, вы должны предложить извинения за неоперативное реагирование. Извинения имеют большой путь - когда это сделано правильно, это может смягчить разочарование и гнев клиента. Наилучшие извинения имеют особое значение. Избегайте лишних фраз, таких как «Извините за неудобства».

Последнее, но не менее важное, вы должны побудить клиента оставлять соответствующую информацию в ответ на сообщения Away Message. Это может быть номер счета, номер заказа или любая другая информация, которая приведет к более быстрому разрешению.

Правила распространяются на все типы сообщений об отсутствии в WhatsApp или на Facebook Away Message. Теперь, когда вы научились писать эффективные деловые сообщения Away Message, мы расскажем вам о том, как отправить сообщение на respond.io.

4 Пути создания сообщения об отсутствии для бизнеса

Вы всегда можете настроить Away Message изначально на любое приложение, которое вы используете. Например, вы можете создать сообщение об отсутствии в WhatsApp Business. Тем не менее, пользователям приложений для обмена сообщениями может быть полезно управлять своими каналами и сообщениями от respond.io.

Рабочие потоки Respond.io предоставляют множество возможностей для отправки сообщений на Away Message. Рабочие процессы являются продвинутой автоматизацией, когда контакт начинает с вами новое общение. Ниже мы'проведем вас как отправлять сообщения Away через различные рабочие процессы.

Отправить простое сообщение вкл/выкл для бизнеса

Микрокомпании, управляемые solopreneurs могут отправлять сообщение об отсутствии через On/Off Workflow. Не имея фиксированного времени для ответа на сообщения, солинерам требуется гибкость для включения или выключения сообщения "Отсутствие" в зависимости от того, как день идет.

Когда этот рабочий процесс включен, любой контакт, начинающий разговор, получит сообщение "Отсутствующее сообщение". Как только вы будете готовы ответить, просто выключите рабочий процесс, чтобы прекратить отправку сообщений об отсутствии.

Включение/Выключение рабочего процесса быстро и просто - все, что вам нужно сделать, это выбрать триггер 'Открытый разговор' и составить сообщение об отсутствии. Вы можете включить и отключить сообщение об отсутствии по запросу. Это самый гибкий вариант, если у вас нет расписания.

Помните, что вам придется включать и выключать Workflow вручную несколько раз в день, что может быть довольно утомительно. Читать дальше, чтобы узнать, как настроить постоянно работающий рабочий процесс с сообщением об отсутствии.

Отправляйте сообщения об отсутствии, когда агенты вне сети.

В respond.io вы можете создать рабочий процесс, чтобы отправлять сообщения об отсутствии, когда ни один оператор не онлайн. Этот подход идеально подходит для компаний с несколькими агентами, или предприятий, где агенты имеют гибкие часы работы.

С помощью этого рабочего процесса только онлайн-операторы будут назначены контакту. Это не касается операторов, которые не находятся на работе и вышли из системы или установили статус «Занят». Если ни одного оператора нет онлайн после определенного времени, будет отправлено сообщение об отсутствии.

Рабочий процесс экономит вам трудность включения и выключения сообщения об отсутствии вручную. Кроме того, рабочий процесс будет работать надежно даже в том случае, если у агентов нет фиксированного времени появления в сети.

Но без фиксированного графика трудно дать точную оценку времени ответа. Если вы хотите отправлять сообщения об отсутствии в установленное время, рассмотрите рабочий процесс ниже.

Отправить сообщение об отсутствии вне рабочих часов

Respond.io позволяет вам создать рабочий процесс, который отправляет сообщения об отсутствии вне рабочего времени. Такой подход работает хорошо, если в вашей компании есть команда агентов с фиксированным часом работы, или когда клиенты сообщают о вашем бизнесе вне рабочего времени.

Контакты получат сообщение об отсутствии, когда они отправляют вам сообщения вне рабочего времени. Вам нужно будет обновить рабочие часы, если вы решите изменить их, или когда будет предстоящий общественный праздник.

Не все знакомы с вашими рабочими часами. Отправка сообщения вне рабочего времени поможет напомнить контактам о часах работы. В то же время он устанавливает четкое ожидание времени ответа для клиентов.

Однако такой подход идет по двум причинам. Во-первых, Контакты будут получать выходящие сообщения даже тогда, когда сгибающие агенты продолжают работать через часы.

Во-вторых, если агент неожиданно уходит в отпуск, сообщение Away выиграл'т и контакты ожидают ответа. Менеджеры могут временно удалить агента, чтобы он не был назначен новым диалогам.

Отправлять сообщения об отсутствии, когда выделенный агент недоступен

Вы можете отправить сообщение Away Контактам, когда их агент не доступен. Этот метод разработан для компаний, которые предлагают специальную поддержку для конкретных клиентов, такие как высокоценные клиенты на верхнем уровне подписки через Чат маршрутизации.

Когда клиенты сообщают о своих специальных агентах вне рабочих часов, они получат сообщение "Away Message". Затем, клиенты смогут выбрать между разговором и поддержкой агента, который находится на смене или оставляя сообщение для своего целевого агента.

Этот рабочий процесс позволяет оперативно реагировать на высокие цены клиентов, даже если специальные агенты недоступны. Он также устанавливает правильные ожидания для клиентов, рассказав им, когда агент будет снова доступен.

Тем не менее, создание рабочего процесса требует много времени, так как вам необходимо создать различные ветви для каждого агента.

Respond.io предлагает множество возможностей для создания сообщения для бизнеса. Помимо приведенных выше примеров, вы можете также создать индивидуальный рабочий процесс, который наилучшим образом отвечает вашим бизнес-потребностям.

Дополнительные материалы для чтения.

И это все, что вам нужно знать о Away Message for business. Если вам понравилась эта статья и вы хотели бы узнать больше о рабочих процессах, посмотрите наши статьи:

• Маршрутизация контактов с помощью respond.io

• Автоматическое назначение с помощью respond.io