How To Article

วิธีส่งข้อความไม่อยู่เพื่อธุรกิจ

คริส ไล
คริส ไล
· 25 Jul 2023
less than a minute read
ข้อความไม่อยู่สำหรับธุรกิจ: คำแนะนำการใช้งานข้อความไม่อยู่.

สำหรับลูกค้า ไม่มีอะไรน่าหงุดหงิดไปกว่าการที่ข้อความของพวกเขาถูกเพิกเฉย คุณอาจสูญเสียลูกค้าได้หากคุณปล่อยให้พวกเขาค้างคาอยู่ แม้ว่าจะไม่สามารถให้การตอบกลับที่รวดเร็วกับลูกค้าเสมอไป แต่คุณสามารถส่งข้อความที่ไม่อยู่ให้กับพวกเขาได้เสมอ ที่นี่คุณจะได้เรียนรู้พื้นฐานของข้อความที่ไม่อยู่สำหรับธุรกิจและวิธีการตั้งค่าข้อความที่ไม่อยู่โดยใช้ respond.io

ข้อความเมื่อไม่อยู่สำหรับธุรกิจ: ข้อมูลพื้นฐาน

ลูกค้าที่ส่งข้อความถึงธุรกิจของคุณคาดหวังว่าจะได้รับการตอบกลับจากคุณอย่างรวดเร็ว แต่ไม่ว่าคุณจะมุ่งมั่นกับลูกค้ามากเพียงใด คุณจะไม่สามารถตอบข้อความได้ตลอด 24 ชั่วโมง นี่คือที่ที่ข้อความเมื่อไม่อยู่เข้ามามีบทบาท

ข้อความแจ้งไม่อยู่สำหรับธุรกิจคืออะไร

ข้อความแจ้งว่าไม่อยู่สำหรับธุรกิจคือการตอบกลับอัตโนมัติที่กำหนดไว้ล่วงหน้าเพื่อส่งถึงลูกค้าเมื่อคุณไม่สามารถตอบกลับพวกเขาได้ทันที ทำหน้าที่เป็นการยืนยันว่าคุณได้รับข้อความจากลูกค้าของคุณแล้ว

นี่คือภาพที่แสดงให้เห็นว่าข้อความ Away for Business มีลักษณะอย่างไร ข้อความแจ้งว่าไม่อยู่สำหรับธุรกิจคือการตอบกลับอัตโนมัติที่กำหนดไว้ล่วงหน้าเพื่อส่งถึงลูกค้าเมื่อคุณไม่สามารถตอบกลับพวกเขาได้ทันที ข้อความเมื่อคุณไม่อยู่ถือเป็นการยืนยันว่าคุณได้รับข้อความจากลูกค้าแล้ว

เนื้อหาของข้อความที่ไม่อยู่สำหรับธุรกิจจะแตกต่างกันไปตามสถานการณ์ แต่อยู่โดยทั่วไปจะมีข้อมูลสองส่วน - สาเหตุที่คุณไม่สามารถตอบข้อซักถามในตอนนี้ และเมื่อใดที่ลูกค้าสามารถคาดหวังการตอบกลับได้

เหตุใดจึงควรใช้ข้อความแจ้งไม่อยู่สำหรับธุรกิจ

มีหลายเหตุผลว่าทำไมคุณควรตั้งค่าข้อความไม่อยู่สำหรับธุรกิจ สำหรับผู้เริ่มต้น ข้อความเมื่อไม่อยู่ช่วยให้ความมั่นใจว่าคุณจะตอบกลับเมื่อสำเร็จ หากไม่มีข้อความแจ้งว่าไม่อยู่ ลูกค้าจะสงสัยว่าคุณจงใจเพิกเฉยต่อพวกเขาหรือไม่

นอกจากนี้ ข้อความไม่อยู่ยังให้ความโปร่งใสด้วยการให้เหตุผลสำหรับการไม่สามารถตอบกลับได้อย่างรวดเร็ว ความโปร่งใสกับลูกค้าถือเป็นสิ่งสำคัญในการสร้างความไว้วางใจ

นี่คือภาพที่แสดงเหตุผลในการใช้ Away Messages For Business  ข้อความที่ไม่อยู่มีความมั่นใจว่าคุณจะตอบกลับเมื่อสำเร็จ นอกจากนี้ ข้อความเมื่อไม่อยู่ยังให้ความโปร่งใสโดยการระบุเหตุผลว่าทำไมไม่สามารถตอบกลับได้อย่างรวดเร็ว ข้อความแจ้งว่าไม่อยู่ยังช่วยกำหนดความคาดหวังที่ถูกต้องด้วยการแจ้งเวลาตอบกลับโดยประมาณให้ลูกค้าทราบ สุดท้าย ข้อความแบบไม่อยู่ที่บ้านช่วยสร้างประสบการณ์แบรนด์เชิงบวก

การส่งข้อความอัตโนมัติเมื่อไม่อยู่บ้านยังช่วยตั้งความคาดหวังที่ถูกต้องด้วยการแจ้งเวลาตอบสนองโดยประมาณให้กับลูกค้า ช่วยหลีกเลี่ยงสถานการณ์ที่ลูกค้าคาดหวังว่าปัญหาจะได้รับการแก้ไขภายในหนึ่งวัน แต่กลับต้องรอหนึ่งสัปดาห์จึงจะได้รับการตอบกลับ

สุดท้าย ข้อความแบบไม่อยู่ที่บ้านช่วยสร้างประสบการณ์แบรนด์เชิงบวก การส่งข้อความไม่อยู่แสดงให้เห็นว่าคุณใส่ใจ ซึ่งช่วยสร้างภาพลักษณ์เชิงบวกให้กับแบรนด์ของคุณ ตอนนี้คุณรู้ถึงความสำคัญของข้อความเมื่อไม่อยู่ เรามาเรียนรู้แนวทางปฏิบัติที่ดีที่สุดในการเขียนข้อความดังกล่าวกันดีกว่า

แนวทางปฏิบัติที่ดีที่สุดในการเขียนข้อความแจ้งการไม่อยู่เพื่อธุรกิจ

เมื่อเขียนข้อความที่ไม่อยู่สำหรับธุรกิจ เป็นการดีที่สุดที่จะให้ข้อมูลบางอย่างที่บ่งบอกว่าข้อความนั้นถูกสร้างขึ้นโดยอัตโนมัติ ประโยคธรรมดาๆ เช่น “นี่คือการตอบกลับอัตโนมัติ” ก็เพียงพอแล้ว หรือคุณอาจใส่อีโมจิหุ่นยนต์เช่น 🤖 ไว้ตอนต้นข้อความก็ได้

นอกจากนี้คุณควรขออภัยสำหรับการไม่ตอบกลับทันที คำขอโทษมีประโยชน์มาก - เมื่อทำอย่างถูกต้อง ก็สามารถบรรเทาความหงุดหงิดและความโกรธของลูกค้าได้ คำขอโทษที่ดีที่สุดคือคำขอโทษที่แสดงความเห็นอกเห็นใจและเจาะจง หลีกเลี่ยงการใช้วลีซ้ำๆ เช่น “ขออภัยในความไม่สะดวก”

นี่คือภาพที่แสดงแนวทางปฏิบัติที่ดีที่สุดในการเขียนข้อความไม่อยู่บ้านเพื่อธุรกิจ ให้คำแนะนำว่าข้อความจะถูกสร้างขึ้นโดยอัตโนมัติ ต้องขออภัยที่ไม่ได้ตอบกลับทันท่วงที ส่งเสริมให้ลูกค้าฝากรายละเอียดของตนเองโดยการตอบกลับข้อความไม่อยู่

สุดท้ายแต่ไม่ท้ายสุด คุณควรสนับสนุนให้ลูกค้าฝากรายละเอียดที่เกี่ยวข้องในการตอบกลับข้อความเมื่อคุณไม่อยู่ อาจเป็นหมายเลขบัญชี หมายเลขคำสั่งซื้อ หรือข้อมูลอื่นๆ ที่ช่วยให้แก้ไขปัญหาได้เร็วขึ้น

กฎดังกล่าวมีผลใช้กับข้อความ Away ทุกประเภท ไม่ว่าจะเป็นข้อความ Away ของ WhatsApp หรือข้อความ Away ของ Facebook ตอนนี้คุณได้เรียนรู้วิธีเขียนข้อความ Away Message ที่มีประสิทธิภาพแล้ว เราจะแนะนำคุณเกี่ยวกับวิธีส่งข้อความ Away Message บน respond.io

เปลี่ยนการสนทนากับลูกค้าให้เป็นการเติบโตทางธุรกิจด้วย respond.io. ✨

จัดการการโทร การแชท และอีเมลในที่เดียว!

4 วิธีในการตั้งค่าข้อความแจ้งการไม่อยู่สำหรับธุรกิจ

คุณสามารถตั้งค่าข้อความไม่อยู่ได้ตลอดเวลาบนแอปส่งข้อความใดๆ ที่คุณใช้ ตัวอย่างเช่น คุณอาจ สร้างข้อความไม่อยู่บน WhatsApp Business อย่างไรก็ตาม ผู้ใช้แอปส่งข้อความจำนวนมากอาจได้รับประโยชน์จากการจัดการช่องทางและข้อความจาก respond.io.

นี่คือภาพที่แสดงวิธีการตั้งค่าข้อความไม่อยู่สำหรับธุรกิจ. ธุรกิจสามารถส่งข้อความไม่อยู่แบบง่ายๆ เปิด/ปิด ส่งข้อความไม่อยู่เมื่อเจ้าหน้าที่ออฟไลน์ ส่งข้อความไม่อยู่หลังเวลาทำการ และส่งข้อความไม่อยู่เมื่อเจ้าหน้าที่เฉพาะไม่พร้อมให้บริการ.

เวิร์กโฟลว์ของ Respond.io นำเสนอความเป็นไปได้มากมายในการส่งข้อความไม่อยู่. เวิร์กโฟลว์คือระบบอัตโนมัติขั้นสูงที่เริ่มทำงานเมื่อผู้ติดต่อเริ่มการสนทนาใหม่กับคุณ ด้านล่างเราจะแนะนำวิธีการส่งข้อความที่ไม่อยู่ผ่าน Workflow ที่แตกต่างกัน

ส่งข้อความเปิด/ปิดแบบเรียบง่ายสำหรับธุรกิจ

บริษัทขนาดเล็กที่บริหารโดยผู้ประกอบการเดี่ยวสามารถส่งข้อความไม่อยู่ผ่านเวิร์กโฟลว์เปิด/ปิดได้ เนื่องจากไม่มีเวลาที่แน่นอนในการตอบข้อความ ผู้ประกอบการเดี่ยวจึงต้องมีความยืดหยุ่นในการเปิดหรือปิดข้อความไม่อยู่ได้ ขึ้นอยู่กับว่าวันนั้นเป็นอย่างไร

เมื่อเปิดใช้งานเวิร์กโฟลว์นี้ ผู้ติดต่อคนใดก็ตามที่เริ่มสนทนาจะได้รับข้อความ "ไม่อยู่" เมื่อคุณพร้อมที่จะตอบกลับ เพียงปิดเวิร์กโฟลว์เพื่อหยุดการส่งข้อความไม่อยู่

นี่คือภาพที่แสดงเวิร์กโฟลว์การเปิด/ปิดข้อความไม่อยู่แบบง่าย อ่านบล็อกของเราเพื่อดูรายละเอียดเพิ่มเติมเกี่ยวกับวิธีการตั้งค่าข้อความเตือนบน WhatsApp และวิธีสร้างข้อความเตือนที่ดีที่สุดสำหรับธุรกิจ WhatsApp

การสร้างเวิร์กโฟลว์เปิด/ปิดนั้นรวดเร็วและง่ายดาย เพียงเลือกทริกเกอร์การเปิดการสนทนาและเขียนข้อความแจ้งไม่อยู่ คุณสามารถเปิดและปิดใช้งานข้อความไม่อยู่ได้ตามต้องการ เป็นตัวเลือกที่ยืดหยุ่นที่สุดหากคุณไม่มีตารางเวลา

โปรดทราบว่าคุณต้องเปิดและปิดเวิร์กโฟลว์ด้วยตนเองหลายครั้งต่อวัน ซึ่งอาจเป็นเรื่องยุ่งยากพอสมควร อ่านต่อเพื่อเรียนรู้วิธีการตั้งค่าเวิร์กโฟลว์ข้อความไม่อยู่ให้เปิดใช้งานตลอดเวลา

ส่งข้อความออกไปเมื่อตัวแทนออฟไลน์

บน respond.io คุณสามารถสร้างเวิร์กโฟลว์เพื่อส่งข้อความไม่อยู่เมื่อไม่มีตัวแทนออนไลน์อยู่ แนวทางนี้เหมาะสำหรับบริษัทที่มีตัวแทนหลายคนหรือธุรกิจที่ตัวแทนมีเวลาทำงานที่ยืดหยุ่นได้

ใน Workflow นี้, ตัวแทนออนไลน์เท่านั้นที่จะถูกมอบหมายให้กับ Contact ไม่รวมเอเจนต์ที่อยู่นอกเวลางานที่ออกจากระบบหรือ ตั้งค่าตัวเองเป็นไม่ว่าง หากไม่มีตัวแทนออนไลน์อยู่หลังจากเวลาผ่านไประยะหนึ่ง ข้อความแจ้งไม่อยู่จะถูกส่งไป

นี่คือภาพที่แสดงวิธีใช้เวิร์กโฟลว์เพื่อส่งการตอบกลับอัตโนมัติเมื่อไม่มีตัวแทนออนไลน์อยู่ ด้วยเวิร์กโฟลว์นี้ ผู้ติดต่อที่เริ่มสนทนาจะได้รับมอบหมายให้เฉพาะตัวแทนออนไลน์เท่านั้น หากไม่มีตัวแทนออนไลน์ภายในเวลาที่กำหนด ระบบจะส่งการตอบกลับอัตโนมัติ

เวิร์กโฟลว์ช่วยให้คุณไม่ต้องยุ่งยากกับการเปิดและปิดข้อความไม่อยู่ด้วยตนเอง อีกข้อดีของเวิร์กโฟลว์คือมันจะทำงานอย่างเชื่อถือได้ แม้ว่าตัวแทนจะไม่มีเวลาที่แน่นอนในการออนไลน์

แต่ถ้าไม่มีตารางเวลาที่แน่นอน การให้การประเมินเวลาในการตอบกลับที่แม่นยำก็ยาก หากคุณต้องการส่งข้อความขณะไม่อยู่บ้านในเวลาที่กำหนด โปรดพิจารณาเวิร์กโฟลว์ด้านล่าง  

ส่งข้อความนอกเวลาทำการ

Respond.io ช่วยให้คุณสร้างเวิร์กโฟลว์ ที่ส่งข้อความขณะไม่อยู่บ้านนอกเวลาทำการ แนวทางนี้ใช้ได้ผลดีหากบริษัทของคุณมีทีมตัวแทนที่มีเวลาทำงานที่แน่นอน หรือเมื่อลูกค้าส่งข้อความถึงธุรกิจของคุณนอกเวลาทำการ

ผู้ติดต่อจะได้รับข้อความแจ้งว่าไม่อยู่เมื่อส่งข้อความถึงคุณหลังเวลาทำการ คุณต้องปรับเวลาทำการหากคุณตัดสินใจที่จะเปลี่ยนแปลง หรือเมื่อมีวันหยุดราชการที่กำลังจะมาถึง.

นี่คือภาพที่แสดงวิธีการส่งข้อความออกจากออฟฟิศด้วย respond.io. คุณสามารถส่งข้อความแจ้งว่าไม่อยู่ผ่าน Facebook Messenger หรือ WhatsApp Business ได้ เมื่อผู้ติดต่อส่งข้อความถึงคุณนอกเวลาทำการ. ตรวจดูบล็อกของเราเพื่อดูตัวอย่างข้อความตอบกลับอัตโนมัติเพิ่มเติม.

ไม่ใช่ทุกคนจะคุ้นเคยกับเวลาทำการของคุณ การส่งข้อความแจ้งไม่อยู่นอกเวลาทำการจะช่วยเตือนผู้ติดต่อเกี่ยวกับเวลาทำการของคุณ ในเวลาเดียวกันยังกำหนดความคาดหวังที่ชัดเจนเกี่ยวกับเวลาตอบสนองสำหรับลูกค้าอีกด้วย

แต่แนวทางนี้ก็มีข้อเสียอยู่ 2 ประการ ประการแรก ผู้ติดต่อจะได้รับข้อความเมื่อไม่อยู่แม้ว่าเจ้าหน้าที่ที่ทำหน้าที่แทนเวลาทำงานปกติจะยังคงทำงานนอกเวลาทำการก็ตาม

ประการที่สอง ถ้าตัวแทนลาออกโดยไม่คาดคิด ข้อความแจ้งว่าไม่อยู่จะไม่ถูกส่ง'และผู้ติดต่อจะคาดหวังการตอบกลับ ผู้จัดการสามารถลบตัวแทนออกชั่วคราวเพื่อไม่ให้เขาได้รับมอบหมายการสนทนาใหม่

ส่งข้อความออกไปเมื่อตัวแทนเฉพาะไม่พร้อมใช้งาน

คุณสามารถส่งข้อความแจ้งว่าไม่อยู่ถึงผู้ติดต่อเมื่อตัวแทนเฉพาะของพวกเขาไม่พร้อมให้บริการ วิธีนี้ได้รับการออกแบบมาสำหรับบริษัทที่เสนอการสนับสนุนเฉพาะสำหรับลูกค้าเฉพาะ เช่น ลูกค้ามูลค่าสูงในแผนการสมัครสมาชิกระดับสูงสุดผ่านทาง Chat Routing

เมื่อลูกค้าส่งข้อความถึงเจ้าหน้าที่ประจำของตนนอกเวลาทำการ พวกเขาจะได้รับข้อความแจ้งว่าไม่อยู่ จากนั้น ลูกค้าจะสามารถเลือกได้ระหว่างการพูดคุยกับเจ้าหน้าที่ฝ่ายสนับสนุนที่ทำงานอยู่ในกะหรือฝากข้อความถึงเจ้าหน้าที่เฉพาะของตน

นี่คือภาพที่แสดงวิธีการส่งการตอบกลับอัตโนมัติเมื่อเจ้าหน้าที่เฉพาะไม่พร้อมใช้งาน. เมื่อลูกค้าติดต่อเจ้าหน้าที่เฉพาะของตนนอกเวลาทำการ พวกเขาจะได้รับการตอบกลับอัตโนมัติ.

เวิร์กโฟลว์นี้ช่วยให้คุณตอบสนองต่อลูกค้าที่มีมูลค่าสูงได้อย่างทันท่วงที แม้ว่าตัวแทนเฉพาะจะไม่พร้อมใช้งานก็ตาม นอกจากนี้ยังกำหนดความคาดหวังที่ถูกต้องสำหรับลูกค้าโดยแจ้งให้พวกเขาทราบว่าตัวแทนจะพร้อมให้บริการอีกครั้งเมื่อใด

อย่างไรก็ตาม การสร้างเวิร์กโฟลว์นั้นใช้เวลานาน เนื่องจากคุณต้องสร้างสาขาต่างๆ สำหรับแต่ละตัวแทน

Respond.io นำเสนอความเป็นไปได้มากมายในการตั้งค่าข้อความไม่อยู่สำหรับธุรกิจ นอกเหนือจากตัวอย่างข้างต้น คุณยังสามารถสร้างเวิร์กโฟลว์แบบกำหนดเองที่เหมาะกับความต้องการทางธุรกิจของคุณได้อีกด้วย

เปลี่ยนการสนทนากับลูกค้าให้เป็นการเติบโตทางธุรกิจด้วย respond.io. ✨

จัดการการโทร การแชท และอีเมลในที่เดียว!

การอ่านเพิ่มเติม.

และนั่นคือทุกสิ่งที่คุณต้องการทราบเกี่ยวกับ Away Message สำหรับธุรกิจ หากคุณชื่นชอบบทความนี้และต้องการเรียนรู้เพิ่มเติมเกี่ยวกับเวิร์กโฟลว์ โปรดอ่านบทความของเราที่:


แชร์บทความนี้
Telegram
Facebook
Linkedin
Twitter
คริส ไล
คริส ไล

คริส ไล นักเขียนเนื้อหาและผู้เชี่ยวชาญด้าน SEO ภายในองค์กรที่ respond.io สำเร็จการศึกษาปริญญาตรีสาขาเภสัชศาสตร์จากมหาวิทยาลัยโมนาช ก่อนที่จะเข้าร่วมทีมในปี 2020 คริสได้พัฒนาความเชี่ยวชาญของเขาในฐานะนักเขียนด้านการแพทย์และนักวางกลยุทธ์เนื้อหาในเอเจนซี่การตลาดหลายแห่ง บทความของเขาครอบคลุมถึงแอปส่งข้อความทางธุรกิจ เช่น WhatsApp Business ซึ่งช่วยให้บริษัทต่างๆ นำทางในภูมิทัศน์ของการส่งข้อความทางธุรกิจที่เปลี่ยนแปลงอยู่ตลอดเวลา

โพสต์ที่เกี่ยวข้อง 👩‍💻

VoIP vs Landline vs WhatsApp Business Calling API

In this article, we'll compare VoIP vs Landline vs WhatsApp Business Calling API to help you decide which one is the best choice for your business.

เทมเพลตข้อความ WhatsApp: คู่มือการใช้งานพร้อมตัวอย่าง 13 รายการ

ธุรกิจไม่สามารถส่งข้อความ WhatsApp ได้หลังจาก 24 ชั่วโมง เว้นแต่จะใช้เทมเพลตข้อความ WhatsApp เรียนรู้วิธีการจัดรูปแบบและส่งข้อความเทมเพลตพร้อมตัวอย่าง

ทางเลือก 4 ประการของ Respond.io ที่ควรพิจารณา

กำลังมองหาทางเลือกของ respond.io ใช่ไหม? บล็อกทางเลือกของ respond.io นี้เปรียบเทียบซอฟต์แวร์การจัดการการสนทนากับลูกค้าชั้นนำที่ดีที่สุดกับทางเลือกต่างๆ ของมัน

เพิ่มผลลัพธ์ทางธุรกิจของคุณ 3 เท่าด้วย Respond.io 🚀