สําหรับลูกค้าไม่มีอะไรน่าหงุดหงิดไปกว่าการเพิกเฉยต่อข้อความของพวกเขา คุณอาจสูญเสียลูกค้าหากคุณปล่อยให้พวกเขาแขวนคอ แม้ว่าจะไม่สามารถตอบกลับลูกค้าได้อย่างรวดเร็วเสมอไป แต่คุณสามารถส่งข้อความระบุว่าไม่อยู่ให้พวกเขาได้ตลอดเวลา ที่นี่ คุณจะได้เรียนรู้พื้นฐานของข้อความระบุว่าไม่อยู่สําหรับธุรกิจและวิธีตั้งค่าข้อความระบุว่าไม่อยู่โดยใช้ respond.io.
ข้อความระบุว่าไม่อยู่สําหรับธุรกิจ: พื้นฐาน
ลูกค้าที่ส่งข้อความถึงธุรกิจของคุณคาดหวังว่าจะได้รับการตอบกลับจากคุณอย่างรวดเร็ว แต่ไม่ว่าคุณจะมีความมุ่งมั่นต่อลูกค้าแค่ไหน คุณก็ไม่สามารถตอบข้อความได้ตลอด 24 ชั่วโมง นี่คือที่มาของข้อความระบุว่าไม่อยู่
ข้อความระบุว่าไม่อยู่สําหรับธุรกิจคืออะไร
ข้อความระบุว่าไม่อยู่สําหรับธุรกิจคือการตอบกลับอัตโนมัติที่กําหนดไว้ล่วงหน้าซึ่งส่งถึงลูกค้าเมื่อคุณไม่สามารถเข้าร่วมกับลูกค้าได้ในทันที ทําหน้าที่เป็นการรับทราบว่าคุณได้รับข้อความของลูกค้าแล้ว
เนื้อหาของข้อความระบุว่าไม่อยู่สําหรับธุรกิจจะแตกต่างกันไปตามสถานการณ์ แต่โดยทั่วไปจะมีข้อมูลสองส่วน - เหตุใดคุณจึงไม่สามารถเข้าร่วมการสอบถามได้ในตอนนี้และเมื่อใดที่ลูกค้าสามารถคาดหวังการตอบกลับได้
เหตุใดจึงต้องใช้ข้อความระบุว่าไม่อยู่สําหรับธุรกิจ
มีเหตุผลหลายประการที่คุณควรตั้งค่าข้อความระบุว่าไม่อยู่สําหรับธุรกิจ สําหรับผู้เริ่มต้น ข้อความระบุว่าไม่อยู่จะให้ความมั่นใจว่าคุณจะตอบกลับในที่สุด หากไม่มีข้อความระบุว่าไม่อยู่ ลูกค้าจะถูกทิ้งให้สงสัยว่าคุณจงใจเพิกเฉยต่อพวกเขาหรือไม่
นอกจากนี้ ข้อความระบุว่าไม่อยู่ยังให้ความโปร่งใสโดยให้เหตุผลที่ไม่สามารถตอบกลับได้อย่างรวดเร็ว ความโปร่งใสกับลูกค้าเป็นสิ่งสําคัญสําหรับการสร้างความไว้วางใจ
ข้อความระบุว่าไม่อยู่อัตโนมัติยังกําหนดความคาดหวังที่ถูกต้องโดยให้เวลาตอบกลับโดยประมาณแก่ลูกค้า ช่วยหลีกเลี่ยงสถานการณ์ที่ลูกค้าตั้งตารอว่าปัญหาจะได้รับการแก้ไขในหนึ่งวัน แต่ให้รอหนึ่งสัปดาห์เพื่อรับการตอบกลับ
สุดท้ายนี้ ข้อความระบุว่าไม่อยู่จะสร้างประสบการณ์ที่ดีให้กับแบรนด์ การส่งข้อความระบุว่าไม่อยู่แสดงว่าคุณใส่ใจ ซึ่งช่วยปลูกฝังภาพลักษณ์ที่ดีของแบรนด์ของคุณ เมื่อคุณทราบความสําคัญของข้อความระบุว่าไม่อยู่แล้ว มาเรียนรู้แนวทางปฏิบัติที่ดีที่สุดสําหรับการเขียนข้อความกัน
หลักปฏิบัติที่ดีที่สุดสําหรับการเขียนข้อความระบุว่าไม่อยู่สําหรับธุรกิจ
เมื่อเขียนข้อความระบุว่าไม่อยู่สําหรับธุรกิจ คุณควรระบุว่าข้อความนั้นถูกสร้างขึ้นโดยอัตโนมัติ ประโยคง่ายๆ เช่น "นี่คือการตอบกลับอัตโนมัติ" ก็เพียงพอแล้ว หรือคุณสามารถใส่อีโมจิหุ่นยนต์เหมือน🤖ตอนต้นของข้อความ
นอกจากนี้ คุณควรขอโทษที่ไม่ตอบกลับทันที คําขอโทษไปได้ไกล - เมื่อทําถูกต้อง จะช่วยลดความคับข้องใจและความโกรธของลูกค้าได้ คําขอโทษที่ดีที่สุดคือความเห็นอกเห็นใจและเฉพาะเจาะจง หลีกเลี่ยงวลีที่ใช้มากเกินไป เช่น "ขออภัยในความไม่สะดวก"
สุดท้าย แต่ไม่ท้ายสุด คุณควรสนับสนุนให้ลูกค้าทิ้งรายละเอียดที่เกี่ยวข้องเพื่อตอบกลับข้อความระบุว่าไม่อยู่ นี่อาจเป็นหมายเลขบัญชีหมายเลขคําสั่งซื้อหรือข้อมูลอื่น ๆ ที่จะนําไปสู่การแก้ปัญหาที่เร็วขึ้น
กฎนี้ใช้กับข้อความระบุว่าไม่อยู่ทุกประเภท ไม่ว่าจะเป็นข้อความระบุว่าไม่อยู่ของ WhatsApp หรือข้อความระบุว่าไม่อยู่บน Facebook ตอนนี้คุณได้เรียนรู้วิธีเขียนข้อความระบุว่าไม่อยู่ของธุรกิจที่มีประสิทธิภาพแล้ว เราจะแนะนําวิธีส่งข้อความระบุว่าไม่อยู่บน respond.io.
4 วิธีในการตั้งค่าข้อความระบุว่าไม่อยู่สําหรับธุรกิจ
คุณสามารถตั้งค่าข้อความระบุว่าไม่อยู่ได้ตลอดเวลาบนแอพส่งข้อความใดๆ ที่คุณใช้อยู่ ตัวอย่างเช่น คุณสามารถสร้าง ข้อความระบุว่าไม่อยู่บน WhatsApp Business อย่างไรก็ตาม ผู้ใช้แอปส่งข้อความจํานวนมากอาจได้รับประโยชน์จากการจัดการช่องและข้อความของตนจาก respond.io.
Respond.ioเวิร์กโฟลว์ของมีความเป็นไปได้มากมายสําหรับการส่งข้อความระบุว่าไม่อยู่ เวิร์กโฟลว์เป็นระบบอัตโนมัติขั้นสูงที่ทริกเกอร์เมื่อผู้ติดต่อเริ่มการสนทนาใหม่กับคุณ ด้านล่างนี้ เราจะแนะนําวิธีส่งข้อความระบุว่าไม่อยู่ผ่านเวิร์กโฟลว์ต่างๆ
ส่งข้อความเปิด/ปิดไม่อยู่อย่างง่ายสําหรับธุรกิจ
บริษัทขนาดเล็กที่ดําเนินการโดยเจ้าของธุรกิจคนเดียวสามารถส่งข้อความระบุว่าไม่อยู่ผ่านเวิร์กโฟลว์เปิด/ปิดได้ เมื่อไม่มีเวลาที่แน่นอนในการตอบข้อความ เจ้าของธุรกิจคนเดียวจึงต้องการความยืดหยุ่นในการเปิดหรือปิดข้อความระบุว่าไม่อยู่
เมื่อเปิดใช้งานเวิร์กโฟลว์นี้ ผู้ติดต่อใดๆ ที่เริ่มการสนทนาจะได้รับข้อความระบุว่าไม่อยู่ เมื่อคุณพร้อมที่จะตอบกลับแล้ว เพียงปิดเวิร์กโฟลว์เพื่อหยุดการส่งข้อความระบุว่าไม่อยู่
เวิร์กโฟลว์เปิด/ปิดนั้นสร้างได้ง่ายและรวดเร็ว - สิ่งที่คุณต้องทําคือเลือกทริกเกอร์เปิดการสนทนาและเขียนข้อความระบุว่าไม่อยู่ คุณสามารถเปิดและปิดใช้งานข้อความระบุว่าไม่อยู่ได้ตามต้องการ เป็นตัวเลือกที่ยืดหยุ่นที่สุดหากคุณไม่มีตารางเวลา
โปรดทราบว่าคุณต้องเปิดและปิดเวิร์กโฟลว์ด้วยตนเองหลายครั้งต่อวันซึ่งอาจเป็นเรื่องยุ่งยาก อ่านต่อเพื่อเรียนรู้วิธีตั้งค่าเวิร์กโฟลว์ข้อความระบุว่าไม่อยู่ตลอดเวลา
ส่งข้อความออกไปเมื่อตัวแทนออฟไลน์
บน respond.ioคุณสามารถสร้างเวิร์กโฟลว์เพื่อส่งข้อความระบุว่าไม่อยู่เมื่อไม่มีตัวแทนออนไลน์อยู่ วิธีนี้เหมาะสําหรับบริษัทที่มีตัวแทนหลายคน หรือธุรกิจที่ตัวแทนมีชั่วโมงการทํางานที่ยืดหยุ่น
ด้วยเวิร์กโฟลว์นี้ เฉพาะตัวแทนออนไลน์เท่านั้นที่จะถูกกําหนดให้กับผู้ติดต่อ สิ่งนี้ไม่รวมตัวแทนนอกหน้าที่ที่ออกจากระบบหรือ ตั้งค่าตัวเองเป็นไม่ว่าง หากไม่มีตัวแทนออนไลน์หลังจากผ่านไประยะหนึ่ง ระบบจะส่งข้อความระบุว่าไม่อยู่
เวิร์กโฟลว์ช่วยให้คุณไม่ต้องยุ่งยากในการเปิดและปิดข้อความระบุว่าไม่อยู่ด้วยตนเอง อีกสิ่งที่ยอดเยี่ยมเกี่ยวกับเวิร์กโฟลว์คือมันจะทํางานได้อย่างน่าเชื่อถือแม้ว่าตัวแทนจะไม่มีเวลาที่แน่นอนที่จะปรากฏทางออนไลน์
แต่หากไม่มีกําหนดการที่แน่นอน ก็ยากที่จะให้เวลาตอบสนองที่แม่นยําโดยประมาณ หากคุณต้องการส่งข้อความระบุว่าไม่อยู่ตามเวลาที่กําหนด ให้พิจารณาเวิร์กโฟลว์ด้านล่าง
ส่งข้อความระบุว่าไม่อยู่นอกเวลาทําการ
Respond.io ช่วยให้คุณสร้าง เวิร์กโฟลว์ที่ส่งข้อความระบุว่าไม่อยู่นอกเวลาทําการ วิธีนี้ใช้ได้ผลดีหากบริษัทของคุณมีทีมตัวแทนที่มีชั่วโมงการทํางานคงที่ หรือเมื่อลูกค้าส่งข้อความถึงธุรกิจของคุณนอกเวลาทําการ
ผู้ติดต่อจะได้รับข้อความระบุว่าไม่อยู่เมื่อพวกเขาส่งข้อความถึงคุณหลังเวลาทําการ คุณจะต้องอัปเดตเวลาทําการหากคุณตัดสินใจที่จะเปลี่ยนแปลง หรือเมื่อมีวันหยุดนักขัตฤกษ์ที่กําลังจะมาถึง
ไม่ใช่ทุกคนที่คุ้นเคยกับเวลาทําการของคุณ การส่งข้อความระบุว่าไม่อยู่นอกเวลาทําการจะช่วยเตือนผู้ติดต่อถึงเวลาทําการของคุณ ในขณะเดียวกันก็กําหนดความคาดหวังที่ชัดเจนเกี่ยวกับเวลาตอบสนองสําหรับลูกค้า
แต่มีข้อเสียสองประการสําหรับวิธีนี้ ประการแรกผู้ติดต่อจะได้รับข้อความระบุว่าไม่อยู่แม้ว่าตัวแทน flextime จะยังคงทํางานต่อไปหลังเวลาทําการ
ประการที่สองหากตัวแทนลาโดยไม่คาดคิดข้อความระบุว่าไม่อยู่จะไม่ถูกส่งและผู้ติดต่อจะได้รับการตอบกลับ ผู้จัดการสามารถลบตัวแทนออกชั่วคราวเพื่อไม่ให้เขาได้รับมอบหมายการสนทนาใหม่
ส่งข้อความออกไปเมื่อตัวแทนเฉพาะไม่พร้อมใช้งาน
คุณสามารถส่งข้อความระบุว่าไม่อยู่ไปยังผู้ติดต่อได้เมื่อตัวแทนเฉพาะของพวกเขาไม่พร้อมใช้งาน วิธีนี้ออกแบบมาสําหรับบริษัทที่ให้การสนับสนุนเฉพาะสําหรับลูกค้าเฉพาะราย เช่น ลูกค้าที่มีมูลค่าสูงในแผนการสมัครสมาชิกระดับบนสุดผ่านการกําหนดเส้นทางการแชท
เมื่อลูกค้าส่งข้อความถึงตัวแทนเฉพาะนอกเวลาทําการ ลูกค้าจะได้รับข้อความระบุว่าไม่อยู่ จากนั้น ลูกค้าจะสามารถเลือกระหว่างการพูดคุยกับตัวแทนฝ่ายสนับสนุนที่เข้ากะหรือฝากข้อความถึงตัวแทนเฉพาะของตน
เวิร์กโฟลว์นี้ช่วยให้คุณสามารถตอบสนองต่อลูกค้าที่มีมูลค่าสูงได้ทันทีแม้ว่าตัวแทนเฉพาะจะไม่พร้อมใช้งานก็ตาม นอกจากนี้ยังกําหนดความคาดหวังที่เหมาะสมสําหรับลูกค้าโดยบอกพวกเขาว่าตัวแทนจะพร้อมให้บริการอีกครั้งเมื่อใด
อย่างไรก็ตาม การสร้างเวิร์กโฟลว์นั้นใช้เวลานาน เนื่องจากคุณต้องสร้างสาขาที่แตกต่างกันสําหรับตัวแทนแต่ละราย
Respond.io มีความเป็นไปได้มากมายสําหรับการตั้งค่าข้อความระบุว่าไม่อยู่สําหรับธุรกิจ นอกเหนือจากตัวอย่างข้างต้นแล้ว คุณยังสามารถสร้างเวิร์กโฟลว์แบบกําหนดเองที่เหมาะสมกับความต้องการทางธุรกิจของคุณมากที่สุด
อ่านเพิ่มเติม
และนั่นคือทุกสิ่งที่คุณจําเป็นต้องรู้เกี่ยวกับ "ข้อความระบุว่าไม่อยู่" สําหรับธุรกิจ หากคุณชอบบทความนี้และต้องการเรียนรู้เพิ่มเติมเกี่ยวกับเวิร์กโฟลว์โปรดดูบทความของเราเกี่ยวกับ:
