สําหรับลูกค้าไม่มีอะไรน่าหงุดหงิดไปกว่าการเพิกเฉยต่อข้อความของพวกเขา คุณอาจสูญเสียลูกค้าหากคุณปล่อยให้พวกเขาแขวนอยู่ แม้ว่าจะไม่สามารถตอบกลับลูกค้าอย่างรวดเร็วได้เสมอไป แต่คุณสามารถส่งข้อความระบุว่าไม่อยู่ถึงพวกเขาได้เสมอ ที่นี่ คุณจะได้เรียนรู้พื้นฐานของข้อความระบุว่าไม่อยู่สําหรับธุรกิจและวิธีตั้งค่าข้อความระบุว่าไม่อยู่โดยใช้ respond.io.

ข้อความไม่อยู่สําหรับธุรกิจ: พื้นฐาน

ลูกค้าที่ส่งข้อความถึงธุรกิจของคุณคาดว่าจะได้รับการตอบกลับจากคุณอย่างรวดเร็ว แต่ไม่ว่าคุณจะมุ่งมั่นกับลูกค้าของคุณมากแค่ไหนคุณจะไม่พร้อมให้บริการตลอด 24 ชั่วโมงเพื่อตอบข้อความ นี่คือที่มาของข้อความไม่อยู่

ข้อความไม่อยู่สําหรับธุรกิจคืออะไร

ข้อความระบุว่าไม่อยู่สําหรับธุรกิจคือการตอบกลับอัตโนมัติที่กําหนดไว้ล่วงหน้าซึ่งส่งถึงลูกค้าเมื่อคุณไม่สามารถเข้าร่วมได้ทันที มันทําหน้าที่เป็นการยอมรับว่าคุณได้รับข้อความของลูกค้าของคุณ

เนื้อหาของข้อความไม่อยู่สําหรับธุรกิจจะแตกต่างกันไปขึ้นอยู่กับสถานการณ์ แต่โดยทั่วไปจะมีข้อมูลสองส่วน - ทําไมคุณไม่สามารถเข้าร่วมการสอบถามได้ในขณะนี้และเมื่อลูกค้าสามารถคาดหวังการตอบกลับได้

ทําไมต้องใช้ข้อความไม่อยู่สําหรับธุรกิจ

มีสาเหตุหลายประการที่คุณควรตั้งค่าข้อความไม่อยู่สําหรับธุรกิจ สําหรับผู้เริ่มต้นข้อความไม่อยู่จะให้ความมั่นใจว่าคุณจะตอบกลับในที่สุด หากไม่มีข้อความไม่อยู่ลูกค้าจะถูกทิ้งให้สงสัยว่าคุณจงใจเพิกเฉยต่อพวกเขาหรือไม่

นอกจากนี้ข้อความไม่อยู่ยังมีความโปร่งใสโดยให้เหตุผลที่ไม่สามารถตอบสนองได้อย่างรวดเร็ว การมีความโปร่งใสกับลูกค้าเป็นสิ่งสําคัญสําหรับการสร้างความไว้วางใจ

ข้อความไม่อยู่อัตโนมัติยังตั้งค่าความคาดหวังที่ถูกต้องโดยให้เวลาตอบสนองโดยประมาณแก่ลูกค้า ช่วยหลีกเลี่ยงสถานการณ์ที่ลูกค้าตั้งตารอปัญหาของพวกเขาได้รับการแก้ไขในหนึ่งวัน แต่ควรรอหนึ่งสัปดาห์เพื่อรับคําตอบ

สุดท้ายข้อความไม่อยู่สร้างประสบการณ์แบรนด์ในเชิงบวก การส่งข้อความไม่อยู่แสดงให้เห็นว่าคุณใส่ใจซึ่งช่วยปลูกฝังภาพลักษณ์ที่ดีของแบรนด์ของคุณ ตอนนี้คุณรู้ถึงความสําคัญของข้อความ Away แล้วเรามาเรียนรู้แนวทางปฏิบัติที่ดีที่สุดสําหรับการเขียน

หลักปฏิบัติที่ดีที่สุดสําหรับการเขียนข้อความไม่อยู่สําหรับธุรกิจ

เมื่อเขียนข้อความไม่อยู่สําหรับธุรกิจควรให้ข้อบ่งชี้ว่าข้อความนั้นถูกสร้างขึ้นโดยอัตโนมัติ ประโยคง่ายๆเช่น "นี่คือการตอบกลับอัตโนมัติ" จะเพียงพอ หรือคุณสามารถรวมอิโมจิหุ่นยนต์เช่น🤖ที่จุดเริ่มต้นของข้อความ

นอกจากนี้คุณควรขอโทษที่ไม่ตอบสนองทันที คําขอโทษไปไกล - เมื่อทําถูกต้องก็สามารถบรรเทาความผิดหวังและความโกรธของลูกค้า คําขอโทษที่ดีที่สุดคือความเห็นอกเห็นใจและเฉพาะเจาะจง หลีกเลี่ยงวลีที่มากเกินไปเช่น "ขออภัยในความไม่สะดวก"

สุดท้าย แต่ไม่ท้ายสุดคุณควรสนับสนุนให้ลูกค้าทิ้งรายละเอียดที่เกี่ยวข้องเพื่อตอบสนองต่อข้อความไม่อยู่ นี่อาจเป็นหมายเลขบัญชีหมายเลขคําสั่งซื้อหรือข้อมูลอื่น ๆ ที่จะนําไปสู่การแก้ปัญหาที่เร็วขึ้น

กฎจะมีผลกับข้อความระบุว่าไม่อยู่ทุกประเภท ไม่ว่าจะเป็น WhatsApp ข้อความระบุว่าไม่อยู่หรือ Facebook ข้อความระบุว่าไม่อยู่ เมื่อคุณได้เรียนรู้วิธีเขียนข้อความระบุว่าไม่อยู่สําหรับธุรกิจที่มีประสิทธิภาพแล้ว เราจะแนะนําวิธีส่งข้อความระบุว่าไม่อยู่ถึงคุณบน respond.io.

4 วิธีในการตั้งค่าข้อความไม่อยู่สําหรับธุรกิจ

คุณสามารถตั้งค่าข้อความระบุว่าไม่อยู่บนแอปส่งข้อความใดๆ ที่คุณใช้อยู่ได้ตลอดเวลา ตัวอย่างเช่นคุณอาจ สร้างข้อความระบุว่าไม่อยู่บน WhatsApp Business. อย่างไรก็ตามผู้ใช้แอปส่งข้อความจํานวนมากอาจได้รับประโยชน์จากการจัดการช่องและข้อความจาก respond.io.

Respond.ioเวิร์กโฟลว์ของมีความเป็นไปได้มากมายสําหรับการส่งข้อความระบุว่าไม่อยู่ เวิร์กโฟลว์เป็นระบบอัตโนมัติขั้นสูงที่ทริกเกอร์เมื่อผู้ติดต่อเริ่มการสนทนาใหม่กับคุณ ด้านล่างนี้เราจะแนะนําวิธีส่งข้อความระบุว่าไม่อยู่ผ่านเวิร์กโฟลว์ต่างๆ

ส่งข้อความเปิด / ปิดอย่างง่ายสําหรับธุรกิจ

บริษัทขนาดเล็กที่ดําเนินการโดย solopreneurs สามารถส่งข้อความออกไปผ่านเวิร์กโฟลว์เปิด / ปิด เมื่อไม่มีเวลาที่แน่นอนในการตอบข้อความ solopreneurs ต้องการความยืดหยุ่นในการเปิดหรือปิดข้อความไม่อยู่ขึ้นอยู่กับว่าวันนั้นเป็นอย่างไร

เมื่อเวิร์กโฟลว์นี้เปิดอยู่ ที่ติดต่อใดๆ ที่เริ่มการสนทนาจะได้รับข้อความไม่อยู่ เมื่อคุณพร้อมที่จะตอบกลับ แล้ว เพียงปิดเวิร์กโฟลว์เพื่อหยุดส่งข้อความออกไป

เวิร์กโฟลว์เปิด / ปิดนั้นรวดเร็วและง่ายต่อการสร้าง - สิ่งที่คุณต้องทําคือเลือกทริกเกอร์เปิดการสนทนาและเขียนข้อความไม่อยู่ คุณสามารถเปิดและปิดใช้งานข้อความไม่อยู่ได้ตามต้องการ เป็นตัวเลือกที่ยืดหยุ่นที่สุดหากคุณไม่มีตารางเวลา

โปรดทราบว่าคุณต้องเปิดและปิดเวิร์กโฟลว์ด้วยตนเองหลายครั้งต่อวันซึ่งอาจเป็นเรื่องยุ่งยาก อ่านต่อเพื่อเรียนรู้วิธีตั้งค่าเวิร์กโฟลว์ข้อความไม่อยู่ตลอดเวลา

ส่งข้อความเมื่อเจ้าหน้าที่ออฟไลน์

บน respond.ioคุณสามารถสร้างเวิร์กโฟลว์เพื่อส่งข้อความระบุว่าไม่อยู่เมื่อไม่มีเจ้าหน้าที่ออนไลน์อยู่ วิธีนี้เหมาะสําหรับบริษัทที่มีตัวแทนหลายราย หรือธุรกิจที่ตัวแทนมีเวลาทํางานที่ยืดหยุ่น

ด้วยเวิร์กโฟลว์นี้ เฉพาะตัวแทนออนไลน์เท่านั้นที่จะถูกกําหนดให้กับ ที่ติดต่อ สิ่งนี้ไม่รวมตัวแทนนอกหน้าที่ที่ออกจากระบบหรือ ตั้งค่าตัวเองเป็น ไม่ว่าง. หากไม่มีตัวแทนออนไลน์หลังจากระยะเวลาหนึ่งข้อความไม่อยู่จะถูกส่ง

เวิร์กโฟลว์ช่วยให้คุณยุ่งยากในการเปิดและปิดข้อความไม่อยู่ด้วยตนเอง อีกสิ่งที่ยอดเยี่ยมเกี่ยวกับเวิร์กโฟลว์คือมันจะทํางานได้อย่างน่าเชื่อถือแม้ว่าเจ้าหน้าที่จะไม่มีเวลาที่แน่นอนในการปรากฏออนไลน์

แต่หากไม่มีตารางเวลาที่แน่นอนก็ยากที่จะให้ประมาณเวลาตอบสนองที่ถูกต้อง ถ้าคุณต้องการส่งข้อความไม่อยู่ตามเวลาที่กําหนด ให้พิจารณาเวิร์กโฟลว์ด้านล่าง

ส่งข้อความไม่อยู่นอกเวลาทําการ

Respond.io ช่วยให้คุณสร้าง เวิร์กโฟลว์ที่ส่งข้อความระบุว่าไม่อยู่นอกเวลาทําการ วิธีนี้ใช้ได้ผลดีหากบริษัทของคุณมีทีมตัวแทนที่มีชั่วโมงทํางานคงที่ หรือเมื่อลูกค้าส่งข้อความถึงธุรกิจของคุณนอกเวลาทําการ

ที่ติดต่อจะได้รับข้อความไม่อยู่เมื่อพวกเขาส่งข้อความถึงคุณหลังจากเวลาทําการ คุณจะต้องอัปเดตเวลาทําการหากคุณตัดสินใจที่จะเปลี่ยนเวลาทําการหรือเมื่อมีวันหยุดนักขัตฤกษ์ที่กําลังจะมาถึง

ไม่ใช่ทุกคนที่คุ้นเคยกับเวลาทําการของคุณ การส่งข้อความไม่อยู่นอกเวลาทําการจะช่วยเตือนผู้ติดต่อเกี่ยวกับเวลาทําการของคุณ ในขณะเดียวกันก็กําหนดความคาดหวังที่ชัดเจนของเวลาตอบสนองสําหรับลูกค้า

แต่มีข้อเสียสองประการสําหรับวิธีนี้ ประการแรกผู้ติดต่อจะได้รับข้อความไม่อยู่แม้ว่าตัวแทนการทํางานแบบยืดหยุ่นเวลาจะยังคงทํางานต่อหลังจากผ่านไปหลายชั่วโมง

ประการที่สองหากตัวแทนออกไปโดยไม่คาดคิดข้อความไม่อยู่จะไม่ถูกส่งและผู้ติดต่อจะคาดหวังว่าจะได้รับการตอบกลับ ผู้จัดการสามารถนําตัวแทนออกชั่วคราวเพื่อไม่ให้ได้รับมอบหมายการสนทนาใหม่

ส่งข้อความเมื่อตัวแทนเฉพาะไม่พร้อมใช้งาน

คุณสามารถส่งข้อความไม่อยู่ไปยังผู้ติดต่อเมื่อตัวแทนเฉพาะของพวกเขาไม่พร้อมใช้งาน วิธีนี้ออกแบบมาสําหรับ บริษัท ที่ให้การสนับสนุนโดยเฉพาะสําหรับลูกค้าเฉพาะเช่นลูกค้าที่มีมูลค่าสูงในแผนการสมัครสมาชิกระดับบนสุดผ่านChat Routing

เมื่อลูกค้าส่งข้อความถึงตัวแทนเฉพาะของพวกเขานอกเวลาทําการพวกเขาจะได้รับข้อความไม่อยู่ จากนั้นลูกค้าจะสามารถเลือกระหว่างการพูดคุยกับตัวแทนฝ่ายสนับสนุนที่กําลังเข้ากะหรือฝากข้อความไว้สําหรับตัวแทนเฉพาะของพวกเขา

เวิร์กโฟลว์นี้ช่วยให้คุณสามารถตอบกลับลูกค้าที่มีมูลค่าสูงได้ทันทีแม้ว่าตัวแทนเฉพาะจะไม่พร้อมใช้งานก็ตาม นอกจากนี้ยังกําหนดความคาดหวังที่เหมาะสมสําหรับลูกค้าโดยบอกพวกเขาว่าตัวแทนจะพร้อมใช้งานอีกครั้งเมื่อใด

อย่างไรก็ตามการสร้างเวิร์กโฟลว์ใช้เวลานานเนื่องจากคุณต้องสร้างสาขาที่แตกต่างกันสําหรับตัวแทนแต่ละราย

Respond.io มีความเป็นไปได้มากมายสําหรับการตั้งค่าข้อความระบุว่าไม่อยู่สําหรับธุรกิจ นอกเหนือจากตัวอย่างข้างต้นคุณยังสามารถสร้างเวิร์กโฟลว์ที่กําหนดเองซึ่งเหมาะกับความต้องการทางธุรกิจของคุณมากที่สุด

อ่านเพิ่มเติม

และนั่นคือทุกสิ่งที่คุณจําเป็นต้องรู้เกี่ยวกับข้อความไม่อยู่สําหรับธุรกิจ หากคุณสนุกกับบทความนี้และต้องการเรียนรู้เพิ่มเติมเกี่ยวกับเวิร์กโฟลว์โปรดดูบทความของเราที่:

• ติดต่อการกําหนดเส้นทางด้วย respond.io
• การมอบหมายอัตโนมัติด้วย respond.io