Für Kunden gibt es nichts Frustrierenderes, als wenn ihre Nachrichten ignoriert werden. Sie können sogar Kunden verlieren, wenn Sie sie hängen lassen. Auch wenn es nicht immer möglich ist, Kunden eine schnelle Antwort zu geben, können Sie ihnen immer eine Abwesenheitsnachricht senden. Hier erfahren Sie die Grundlagen der Abwesenheitsnachricht für Unternehmen und wie Sie Abwesenheitsnachrichten mit respond.io einrichten können.
Away Message für Unternehmen: Die Grundlagen
Kunden, die Ihrem Unternehmen eine Nachricht senden, erwarten eine schnelle Antwort von Ihnen. Aber egal, wie sehr Sie sich für Ihre Kunden einsetzen, Sie werden nicht 24 Stunden am Tag verfügbar sein, um Nachrichten zu beantworten. Hier kommen die Away Messages ins Spiel.
Was ist eine Away Message für Unternehmen?
Eine Abwesenheitsnachricht für Unternehmen ist die automatisierte, vordefinierte Antwort, die an Kunden gesendet wird, wenn Sie sie nicht sofort bedienen können. Sie dient als Bestätigung, dass Sie die Nachricht Ihres Kunden erhalten haben.
Der Inhalt einer Abwesenheitsnachricht für Unternehmen hängt von der jeweiligen Situation ab, enthält aber in der Regel zwei Informationen - warum Sie die Anfrage jetzt nicht bearbeiten können und wann der Kunde mit einer Antwort rechnen kann.
Warum Away Messages für Unternehmen nutzen?
Es gibt viele Gründe, warum Sie eine Abwesenheitsnachricht für Ihr Unternehmen einrichten sollten. Zunächst einmal bieten Abwesenheitsnachrichten die Gewissheit, dass Sie irgendwann antworten werden. Ohne eine Abwesenheitsnachricht werden sich die Kunden fragen, ob Sie sie absichtlich ignoriert haben.
Außerdem bietet eine Abwesenheitsnachricht Transparenz, da sie einen Grund dafür liefert, warum eine schnelle Antwort nicht möglich ist. Transparenz gegenüber Kunden ist wichtig, um Vertrauen aufzubauen.
Eine automatische Abwesenheitsnachricht setzt auch die richtigen Erwartungen, indem sie den Kunden eine voraussichtliche Antwortzeit nennt. So kann vermieden werden, dass Kunden sich darauf freuen, dass ihr Problem innerhalb eines Tages gelöst wird, aber stattdessen eine Woche auf eine Antwort warten müssen.
Und schließlich schaffen Away Messages ein positives Markenerlebnis. Das Versenden einer Away Message zeigt, dass Sie sich kümmern, was dazu beiträgt, ein positives Image Ihrer Marke zu kultivieren. Da Sie nun wissen, wie wichtig Abwesenheitsnachrichten sind, sollten Sie sich mit den besten Methoden für das Schreiben einer solchen Nachricht vertraut machen.
Best Practices für das Verfassen einer Abwesenheitsnachricht für Unternehmen
Wenn Sie eine Abwesenheitsnachricht für Unternehmen schreiben, sollten Sie darauf hinweisen, dass es sich um eine automatisch generierte Nachricht handelt. Ein einfacher Satz wie "Dies ist eine automatische Antwort" würde ausreichen. Oder Sie könnten einfach ein Roboter-Emoji wie 🤖 am Anfang der Nachricht einfügen.
Außerdem sollten Sie sich dafür entschuldigen, dass Sie nicht sofort geantwortet haben. Eine Entschuldigung kann viel bewirken - wenn sie richtig ist, kann sie die Frustration und den Ärger des Kunden mildern. Die besten Entschuldigungen sind einfühlsam und spezifisch. Vermeiden Sie überstrapazierte Phrasen wie "Entschuldigung für die Unannehmlichkeiten".
Nicht zuletzt sollten Sie den Kunden ermutigen, als Antwort auf die Away Messages relevante Details zu hinterlassen. Das kann eine Kontonummer, eine Bestellnummer oder eine andere Information sein, die zu einer schnelleren Lösung führen würde.
Die Regeln gelten für alle Arten von Abwesenheitsnachrichten, egal ob es sich um eine WhatsApp-Abwesenheitsnachricht oder eine Facebook-Abwesenheitsnachricht handelt. Nachdem Sie nun gelernt haben, wie man eine effektive geschäftliche Abwesenheitsnachricht schreibt, zeigen wir Ihnen, wie Sie eine Abwesenheitsnachricht auf respond.io versenden.
4 Wege, eine Abwesenheitsnachricht für Unternehmen einzurichten
Sie können eine Abwesenheitsnachricht immer in jeder von Ihnen verwendeten Messaging-App einrichten. Sie können zum Beispiel eine Abwesenheitsnachricht auf WhatsApp Business erstellen. Für Vielnutzer von Messaging-Apps könnte es jedoch von Vorteil sein, ihre Kanäle und Nachrichten über respond.io zu verwalten.
Respond.ioWorkflows bieten zahlreiche Möglichkeiten für das Versenden einer Abwesenheitsnachricht. Workflows sind erweiterte Automatisierungen, die ausgelöst werden, wenn ein Kontakt eine neue Konversation mit Ihnen beginnt. Im Folgenden zeigen wir Ihnen, wie Sie Abwesenheitsnachrichten über verschiedene Workflows versenden können.
Senden Sie eine einfache Ein/Aus-Abwesenheitsnachricht für Unternehmen
Kleinstunternehmen, die von Solopreneuren geführt werden, können eine Abwesenheitsnachricht über einen Ein/Aus-Workflow senden. Da es keine feste Zeit für die Beantwortung von Nachrichten gibt, brauchen Solopreneure die Flexibilität, die Abwesenheitsnachricht je nach Tagesverlauf ein- oder auszuschalten.
Wenn dieser Workflow aktiviert ist, erhält jeder Kontakt, der eine Konversation beginnt, die Abwesenheitsnachricht. Wenn Sie bereit sind zu antworten, schalten Sie den Workflow einfach aus, um das Senden von Abwesenheitsnachrichten zu beenden.
Ein Ein/Aus-Workflow ist schnell und einfach zu erstellen - Sie müssen nur den Auslöser für das Öffnen einer Unterhaltung auswählen und eine Abwesenheitsnachricht verfassen. Sie können die Abwesenheitsnachricht bei Bedarf aktivieren und deaktivieren. Dies ist die flexibelste Option, wenn Sie keinen Zeitplan haben.
Denken Sie daran, dass Sie den Workflow mehrmals am Tag manuell ein- und ausschalten müssen, was ziemlich mühsam sein kann. Lesen Sie weiter, um zu erfahren, wie Sie einen immer aktiven Abwesenheitsnachrichten-Workflow einrichten.
Abwesenheitsnachrichten senden, wenn Agenten offline sind
Auf respond.io können Sie einen Workflow erstellen, um Abwesenheitsnachrichten zu senden, wenn keine Mitarbeiter online sind. Dieser Ansatz ist ideal für Unternehmen mit mehreren Agenten oder Unternehmen, in denen Agenten flexible Arbeitszeiten haben.
Mit diesem Workflow werden nur Online-Agenten einem Kontakt zugewiesen. Dies schließt Agenten aus, die nicht im Dienst sind, sich abgemeldet haben oder auf "Beschäftigt" eingestellt sind. Wenn nach einer bestimmten Zeit kein Bearbeiter online ist, wird eine Abwesenheitsnachricht gesendet.
Der Workflow erspart Ihnen das manuelle Ein- und Ausschalten der Abwesenheitsnachricht. Ein weiterer Vorteil des Workflows ist, dass er auch dann zuverlässig funktioniert, wenn die Agenten keine festen Zeiten haben, zu denen sie online sein müssen.
Ohne einen festen Zeitplan ist es jedoch schwierig, eine genaue Einschätzung der Reaktionszeit zu geben. Wenn Sie Abwesenheitsnachrichten zu geplanten Zeiten senden möchten, sollten Sie den folgenden Workflow in Betracht ziehen.
Senden Sie eine Abwesenheitsnachricht außerhalb der Geschäftszeiten
Respond.io können Sie einen Workflow erstellen , der Abwesenheitsnachrichten außerhalb der Geschäftszeiten versendet. Dieser Ansatz eignet sich hervorragend, wenn Ihr Unternehmen über ein Team von Mitarbeitern mit festen Arbeitszeiten verfügt oder wenn Kunden Ihr Unternehmen außerhalb der Geschäftszeiten kontaktieren.
Kontakte erhalten die Abwesenheitsnachricht, wenn sie Ihnen außerhalb der Geschäftszeiten eine Nachricht senden. Sie müssen die Geschäftszeiten aktualisieren, wenn Sie sie ändern möchten oder wenn ein Feiertag bevorsteht.
Nicht jeder ist mit Ihren Geschäftszeiten vertraut. Das Versenden einer Abwesenheitsnachricht außerhalb der Geschäftszeiten hilft den Kontakten, sich an Ihre Betriebszeiten zu erinnern. Gleichzeitig wird eine klare Erwartung an die Reaktionszeit der Kunden geweckt.
Dieser Ansatz hat jedoch zwei Nachteile. Erstens erhalten Kontakte auch dann Abwesenheitsnachrichten, wenn Gleitzeitmitarbeiter nach Feierabend weiterarbeiten.
Zweitens: Wenn ein Agent unerwartet in Urlaub geht, wird keine Abwesenheitsnachricht gesendet und die Kontakte erwarten eine Antwort. Manager können den Agenten vorübergehend entfernen, damit ihm keine neuen Gespräche zugewiesen werden.
Abwesenheitsnachrichten senden, wenn ein dedizierter Agent nicht verfügbar ist
Sie können eine Abwesenheitsnachricht an Kontakte senden, wenn der zuständige Agent nicht verfügbar ist. Diese Methode ist für Unternehmen gedacht, die dedizierten Support für bestimmte Kunden anbieten, z. B. für hochwertige Kunden, die das Top-Tier-Abonnement über Chat-Routing nutzen.
Wenn Kunden ihrem zuständigen Mitarbeiter außerhalb der Geschäftszeiten eine Nachricht senden, erhalten sie eine Abwesenheitsnachricht. Die Kunden können dann wählen, ob sie mit einem Support-Mitarbeiter sprechen möchten, der gerade Schicht hat, oder ob sie eine Nachricht für ihren zuständigen Mitarbeiter hinterlassen möchten.
Dieser Workflow ermöglicht es Ihnen, schnell auf wichtige Kunden zu reagieren, auch wenn die zuständigen Mitarbeiter nicht verfügbar sind. Außerdem wird die Erwartungshaltung der Kunden gestärkt, indem ihnen mitgeteilt wird, wann der Mitarbeiter wieder verfügbar sein wird.
Der Aufbau des Workflows ist jedoch zeitaufwändig, da Sie für jeden Bearbeiter verschiedene Zweige erstellen müssen.
Respond.io bietet zahlreiche Möglichkeiten, eine Abwesenheitsnachricht für Unternehmen einzurichten. Abgesehen von den oben genannten Beispielen können Sie auch einen individuellen Workflow erstellen, der Ihren geschäftlichen Anforderungen am besten entspricht.
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