How To Article

Маршрутизация чата: как создать маршрут для правой команды

Román Filgueira
Román Filgueira
· 03 Aug 2023
6 min read
Маршрутизация чата: как создать маршрут для правой команды

Для компаний с несколькими командами, с которыми сталкиваются клиенты, строительство маршрута чата может быть сложным. Тем не менее, компании, которые правильно реализуют маршрутизацию, видят улучшение скорости и качества разговоров. Эта статья расскажет все, что вам нужно знать о маршрутизации чата, в том числе о том, как планировать и выполнять стратегии маршрутизации чата, используя ответ. o Модуль рабочих процессов как чат маршрутизатор.

Что такое маршрут чата?

Маршрутизация - это процесс, определяющий, какая команда в рамках компании будет отвечать за обработку разговора. Это будет зависеть не только от потребностей контактов, но и от того, как компания организует свои команды.

Работа с мгновенными сообщениями и электронными сообщениями не такая же, как и раньше. Когда дело доходит до мгновенного обмена сообщениями, скорость маршрутизации должна быть в ближайшее время для того, чтобы клиент был удовлетворен.

Маршрутизация и маршрутизация билетов

Традиционно предприятия приближаются к маршрутизации через электронную почту с системами тикета. Но системы тикетов имеют вниз по сравнению с маршрутизацией чата, как потенциальные сроки отклика.

С маршрутизацией заявки покупатели должны отправить форму или электронную почту, а затем дождаться того, чтобы агент забрал заявку. Этот период ожидания может быть разочарован тем, кто нуждается в немедленной помощи.

На том же примечании маршрутизация билетов не осуществляется в режиме реального времени. В отличие от маршрутизации чата, которая позволяет быстро заходить обратно и обмениваться через каналы обмена мгновенными сообщениями, системы на базе билетов могут не предлагать срочности, необходимые для решения сложных или срочных вопросов.

Это изображение показывает разницу между маршрутизатором чата и маршрутизацией билетов, традиционным методом обработки входящих разговоров.

Кроме того, маршрутизация заявок часто происходит по электронной почте и редко предлагает тот же уровень поддержки многоканального чата, что и маршрутизация чата.

Поскольку многие системы тикетов были построены для традиционных каналов, таких как электронная почта, они не могут легко интегрироваться с социальными сетями или платформами обмена мгновенными сообщениями, ограничивая то, как клиенты могут общаться.

Хотя некоторые из них поддерживают эти интеграции, они обычно не могут поддерживать собственные функции канала.

Поскольку взаимодействие с электронной почтой медленно, а не разговорно, маршрутизация заявок по электронной почте не является лучшим подходом к простым запросам, которые должны быть решены быстро. Фактически, это может привести к замедлению общего процесса урегулирования проблем.

Маршрутизация обмена мгновенными сообщениями и электронных писем не одинаковы. Когда дело доходит до мгновенного обмена сообщениями, скорость маршрутизации должна быть в ближайшее время для того, чтобы клиент был удовлетворен. Давайте посмотрим, как это можно достичь.

Как работает маршрутизация чата

Когда клиент встречается с запросом или нуждается в помощи, они могут легко инициировать разговор в чате через веб-сайт компании'с или канал мгновенных сообщений. Часто это так же просто, как нажать на чат виджет или на чат ссылку.

Этот процесс призван быть удобным для пользователей, обеспечивая возможность быстрого доступа к помощи без ненужных препятствий.

Некоторые системы маршрутизации запрашивают базовую информацию у клиентов перед направлением в команду через автоматические вопросы. Детали, такие как имя клиента'с, адрес электронной почты или номер заказа играют важную роль в персонализации разговора и, самое важное, успешную маршрутизацию.

Это изображение показывает, как работает чат маршрутизатор в бизнес-сообщениях Google

При обращении с возвращающимися клиентами эта информация может быть получена автоматически из банка данных бизнеса, сберегательных агентов и времени клиентов.

После определения контактов логика маршрутизации бизнеса вступает в игру. Некоторые компании будут автоматически перенаправлять клиентов на основе предоставленных данных, в то время как другие позволяют клиентам выбрать свое путешествие через интерактивное меню.

Далее мы рассмотрим некоторые преимущества использования чат-маршрутизации для обработки входящих разговоров.

Бонус маршрутизации чата

Чат маршрутизации для предприятий предлагает широкий спектр выгод. Во-первых, она оптимизирует использование команд, что делает операции с клиентом более рентабельными за счет эффективного управления людскими ресурсами.

Маршрутизация чата легко масштабируется по мере роста бизнеса, что означает, что крупные компании могут настраивать собственные стратегии маршрутизации для нескольких специализированных команд. Таким образом, бизнесы могут удостовериться в том, что разговоры направляются командам экспертов в их области, например, команде технической поддержки.

Кроме того, маршрутизация в чате обеспечивает индивидуальный подход клиента, так как возвращающиеся или VIP клиенты могут быть направлены в специализированные команды, способствуя укреплению отношений с верными клиентами.

Это изображение показывает преимущества приоритета чата маршрутизации для бизнеса.

Одним из наиболее значительных преимуществ чата маршрутизации является сокращение времени разговорного разрешения. Быстро направляя клиентов в нужную команду и агента, мы оперативно решаем проблемы, что приводит к повышению показателей разрешения проблем при первом обращении и повышению удовлетворенности клиентов.

В целом, когда правильно применяется логика маршрутизации, чат-маршрутизация значительно улучшает качество работы клиента. Более быстрое и более актуальное взаимодействие играет решающую роль в повышении степени удовлетворенности клиентов путем оперативного и эффективного удовлетворения их потребностей.

Теперь, когда вы знакомы с маршрутизацией чата и его преимуществами, мы объясним некоторые из самых популярных методов маршрутизации чата.

Методы маршрутизации чата

Ниже приведены некоторые общие способы использования компаниями стратегий маршрутизации для удовлетворения их потребностей в бизнесе. Они являются лишь примерами. Так как каждая компания функционирует по-разному, вы также найдете стратегию маршрутизации, которая лучше всего подходит командам вашей компании.

Перед тем как выбрать способ маршрутизации, необходимо сделать две вещи. Во-первых, перечислите команды, которые будут вовлечены в этот процесс. Во-вторых, определите, когда маршрутизировать разговоры к одной команде в сравнении с другой.

Чат маршрут на основе функции команды

Компании, которые выбирают этот метод, обрабатывают клиентов из аналогичных мест, которые говорят на одном и том же языке. Поскольку языковые и часовые ограничения минимальны, работа организована на основе функций агентов.

Существует два способа маршрутизации разговоров на основе командных функций. Вы можете использовать меню чата , чтобы спросить контакты в ветке беседы, с какой командой они хотят поговорить. Это наилучшее достижение с вопросом множественного выбора.

Это изображение показывает маршрут чата, основанный на функции команды и компании, которые могут его использовать

В качестве альтернативы агенты могут запросить контакты по электронной почте и определить, какая группа должна обратиться к ним, запросив их в банк данных о клиентах. В обоих случаях контакт продолжится вдоль ветви желаемой функции.

Чат маршрут на основе языка контактов

Контакты любят получать поддержку на предпочтительном языке. Именно поэтому этот метод применяется компаниями с международной аудиторией или операторами в регионах, где люди говорят на нескольких языках.

Как и маршрутизация по функциональным функциям, вы можете получить предпочтительный язык контакта, задав вопрос. Если у вас возникли предыдущие взаимодействия с контактом, вы должны сохранить язык контакта в качестве значения данных, чтобы избежать повторяющихся вопросов.

Это изображение показывает чат маршрут, основанный на языке контактов, и компании, которые могут его использовать

Количество филиалов должно соответствовать количеству языков, поддерживаемых вашей компанией. Как только язык контакта определен, он может продолжить работу по ветке желаемого языка, который будет перенаправлен в команду.

Чат на основе командных Shifts

Некоторые компании получают сообщения в разное время суток, поэтому им необходимо иметь команды, ориентированные на клиентов, в течение длительного времени, если не круглосуточно.

Маршрутизация на основе смен предназначена для работы с учетом часов работы компании, а не значений контактных данных. Ветки производятся на основе командных перемещений, что позволяет предприятиям направлять контакты в текущую рабочую группу.

Это изображение показывает стратегии чат-маршрутизатора на основе сдвигов, используемых компаниями с международными клиентами.

Таким образом, в зависимости от времени начала разговора контакты направляются к командам, работающим на клиенте. Компании, использующие этот метод маршрутизации, часто имеют международную аудиторию.

Для реализации эффективных стратегий маршрутизации чата вам нужен продвинутый и удобный для пользователя конструктор автоматизации. Respond.io's Builder Workflow предназначен для упрощения бизнес-операций, таких как маршрутизация чата.

Превратите разговоры с клиентами в рост бизнеса с помощью respond.io. ✨

Управляйте звонками, чатами и电子邮件 в одном месте!

Маршрутизация чата с Respond.io: Основы

Все пользователи respond.io имеют доступ к модулю рабочих процессов независимо от их плана. Хотя рабочие процессы могут быть созданы с нуля, этот модуль включает в себя список шаблонов рабочего процесса , чтобы помочь новичкам в автоматизации respond.io.

В приложении respond.io перейдите к модулю рабочих процессов и нажмите Добавить рабочий процесс. Затем, выберите Мультикомандная маршрутизация: Вопрос с несколькими вариантами ответа по контакту. Это шаблон рабочего процесса, который мы будем использовать для руководства вами через основы чата respond.io.

Это изображение показывает, как реализовывать приоритетную маршрутизацию чата. используя модуль рабочих процессов respond.io'a.

Простая стратегия маршрутизации чата обычно имеет три шага:

  1. Задать вопрос

  2. Сохранить ответ

  3. Построить ветки

Давайте посмотрим, что происходит в каждом из этих шагов и почему они важны для успешной стратегии маршрутизации чата.

Шаг маршрута чата 1: Задайте вопрос

Шаг Задать вопрос позволяет вам запросить у контактов соответствующую информацию. Существует множество различных форматов вопросов, которые вы можете использовать. В зависимости от вашего выбора, список приемлемых ответов изменится.

Множественный выбор вопросов – это популярный способ получения контактной информации через значения. Чтобы упростить задачу, мы уже создали шаг «Задать вопрос» с двумя дискретными значениями: обратиться в отдел продаж или поддержки.

Это изображение показывает первый шаг, чтобы построить приоритетный процесс чата маршрутизации с respond.io: Задайте вопрос.

Когда контакты дойдут до этого шага, они должны сделать выбор. Это определит, к какой команде они будут маршрутизированы. Наиболее важным является то, что ответы необходимо сохранить, чтобы собрать последующие шаги рабочего процесса.

Шаг маршрута чата 2: сохранить ответ

Когда речь заходит о сохранении ответов, то есть две основные возможности. Если в будущих разговорах можно использовать одно значение, ответ следует сохранить как Поле контакта. Если вы запрашиваете Контактные письма, прежде чем маршрутизировать их, вы можете сохранить их адрес электронной почты для дальнейшей идентификации.

Когда Контакты выбирают между продажами и поддержкой, их выбор будет полезен только для текущего разговора. В подобных сценариях ответы следует сохранять как динамические переменные.

Это изображение показывает второй шаг для построения чат-маршрутизатора с помощью respond.io Workflows: Сохранить ответ

Динамические переменные хранят информацию только на время перехода Контакта через Рабочий процесс. Как только Контакт покидает чат маршрутизатор Workflow все данные, собранные в переменных больше не могут быть использованы. Теперь, когда мы получили контактные ответы, мы можем начать строительство ветвей.

Шаг маршрута чата 3: Постройте ветку

Сколько ветвей шагов следует добавить в рабочий процесс? Ответ прост. Насколько много команд, с которыми вы хотите связаться, вы хотите включить в вашу стратегию маршрутизации чата. Так как мы маршрутизируем по двум командным функциям, этот шаблон рабочего процесса по умолчанию включает две заранее созданные ветки.

Для создания чат-маршрута настройте конкретные условия для каждой ветки, используя ранее сохраненные динамические переменные. Затем примените вашу стратегию назначения агента в конце каждой ветки для назначения контактов доступным агентам.

Это изображение показывает третий шаг, чтобы создать чат маршрутизатор с respond.io Рабочие потоки.

Таким образом, контакты, начинающие разговор с вашим бизнесом, будут инициировать автоматический вопрос. Затем их ответ будет сохранен в качестве переменной. И на основе этой переменной они будут направлены в нужную команду.

Этот раздел закладывает основу для использования модуля рабочих процессов respond.io в качестве чат-маршрутизатора. Но с ним можно сделать гораздо больше. Мы обсудим больше возможностей маршрутизации в следующем разделе.

Дополнительные техники маршрутизации в чате

Теперь у вас есть несколько основных шагов маршрутизации чата, которые могут быть применены к маршруту Контактов команде в зависимости от одного условия. Однако, компании, которым нужна более сложная маршрутизация чата, должны выполнить дополнительные настройки.

Возможно, они должны обрабатывать клиентов, используя различные условия, маршрутизировать новых и возвращающихся клиентов, или эффективно управлять провалом маршрутизации. Вот несколько способов, которые вы можете сделать ваш чат маршрутизатором еще более усовершенствованным.

Чат в ветке нескольких условий

По мере роста вашего бизнеса, количество и размер ваших команд. Таким образом, вы, вероятно, должны уточнить стратегию маршрутизации для обработки большего количества запросов и координации команд с эффективностью.

Вы можете реализовать многозадачную стратегию маршрутизации путем строительства ветвей с двумя или более условиями. Это позволит вам выполнить более сложную маршрутизацию, например, связать контакт с англоязычной командой продаж или испаноязычной командой поддержки.

Отделение нескольких условий с модулем workflow respond.io

Настройка маршрутизаторов в нескольких условиях требует особого внимания. Но поскольку у вас может быть до четырех ветвей на каждом шаге ветви , вы можете построить маршруты для нескольких сценариев.

Маршрутизатор чата для новых и возвратных клиентов

Некоторые компании по-разному обращаются с новыми и постоянными клиентами. С новыми клиентами зачастую акцент делается на обогащении своих профилей в банке данных для будущей идентификации и превращения их в постоянных клиентов.

Поскольку существующие клиенты уже предоставили свои соответствующие данные в ходе предыдущих взаимодействий, они быстро идентифицируются. Цель перехода на маршрутизацию этих клиентов быстро и эффективно к лучшей команде и агенту, чтобы повысить удовлетворенность клиентов и лояльность.

Чтобы реализовать эту технику маршрутизации, используйте шаблон рабочего процесса respond.io под названием Маршрутизация: Новый & Возврат контактов.

Это изображение показывает, как создать чат для новых и возвращающихся клиентов с помощью рабочих потоков respond.io.

Этот рабочий процесс уже предназначен для маршрутизации новых и возврата Контактов через две различные ветки. Однако, не стесняйтесь редактировать его, чтобы настроить его в соответствии с командами клиентов и логикой маршрутизации.

Не забудьте использовать Отправьте сообщение для общения с клиентами, так как они направляются для создания хорошего впечатления и управления ожиданиями в ожидании.

Маршрутизатор чата для высокого значения клиентов

Приоритизируя контакты с VIP, предприятия могут предлагать более персонализированный и ускоренный сервис. Выделение отдельного маршрута для VIP-контактов позволяет эффективно распределять ресурсы, гарантируя, что высококвалифицированные агенты удовлетворят их уникальные потребности.

Такой подход не только повышает общий опыт работы с клиентами, но и способствует укреплению отношений с лояльными клиентами.

Это изображение показывает, как создать чат маршрутизатор, используя respond.io для маршрута с высокой ценностью клиентов.

Для реализации этого метода маршрутизации используйте шаблон рабочего процесса respond.io под названием Маршрутизация: VIP контакты.

Этот рабочий процесс позволяет идентифицировать VIP Контакты, когда они начнут разговор с вашим бизнесом. Контакты квалифицируются в вашем банке данных с помощью HTTP Request Step. Затем, VIP и регулярные Контакты разделены на два филиала, которые вы можете развиваться с помощью дополнительных шагов.

Ошибка обработки маршрутизатора чата

Контакты, не удовлетворяющие условиям ни одной из ветвей маршрутизации, направляются в филиал Иначе. Эта отрасль была создана для того, чтобы дать предприятиям возможность обойти провалы маршрутизации.

Тем не менее, Контакты автоматически выйдут из рабочего процесса, если у этой ветки нет никаких шагов, встроенных в него.

Решение проблем с маршрутизацией в модуле рабочих процессов respond.io

Это один из простых способов его предотвратить: Используйте ветку Иначе для назначения контактов руководителю и дайте ему указание завершить процесс маршрутизации с внутренним комментарием.

Хотя руководители будут занимать эти сбои маршрутизации и исключения, Контакты не будут проходить через взломы. Более того, вы можете научиться обычным инцидентам маршрутизации для дальнейшего улучшения рабочего процесса чата маршрутизатора.

В заключение, маршрутизация чата экономит ваши деньги, время и ресурсы, в то же время оставляя клиентов довольными быстрым и эффективным обслуживанием. По этой причине обязательно используйте продвинутый конструктор автоматизации, разработанный для масштабируемости.

Respond.io имеет полноценный модуль рабочих процессов и множество других возможностей для обмена деловыми сообщениями на следующий уровень. Чтобы начать работу с маршрутизацией чата, попробуйте response.io бесплатно!

Привлекайте на TikTok, конвертируйте на respond.io. ✨

Повышайте свою стратегию обмена сообщениями в TikTok сегодня!

Дополнительное чтение.

Если вы считаете эту статью полезной, вот некоторые дополнительные чтения, которые могут вас заинтересовать.

Поделитесь этой статьей!
Telegram
Facebook
Linkedin
Twitter
Román Filgueira
Román Filgueira

В 2021 году Роман Филге́йра, выпускник Университета Виги с дипломом бакалавра в области иностранных языков, присоединился к команде respond.io как автор контента. Роман предлагает экспертные рекомендации по лучшим практикам использования мессенджеров для стимулирования роста бизнеса.

Связанные посты 👩‍💻

Everything You Need to Know About WhatsApp Voice Call

Learn how WhatsApp Voice Call works, its key benefits, use cases and how businesses can leverage it for better communication and customer engagement.

Выручка от просмотров: как более эффективно использовать TikTok для маркетинга

Хотите знать, как использовать TikTok для маркетинга более эффективно? Узнайте, как оптимизировать свою учетную запись для маркетинга TikTok для создания и управления лидерами.

Что такое WhatsApp Business Calling API: Ultimate Business Guide

Узнайте, как работает WhatsApp Business Calling API, его преимущества, варианты использования ключей и как начать улучшать коммуникацию, улучшать конверсии и многое другое.

Увеличьте результаты вашего бизнеса в три раза с помощью Respond.io 🚀