How To Article

Cách Gửi Tin Nhắn Vắng Mặt Cho Doanh Nghiệp

Chris Lai
Chris Lai
· 25 Jul 2023
15 min read
Tin nhắn vắng mặt cho doanh nghiệp: Hướng dẫn cách sử dụng tin nhắn vắng mặt

Đối với khách hàng, không gì khó chịu hơn việc tin nhắn của họ bị bỏ qua. Bạn thậm chí có thể mất khách hàng nếu bạn để họ chờ đợi. Mặc dù không phải lúc nào cũng có thể cung cấp cho khách hàng phản hồi nhanh chóng, nhưng bạn luôn có thể gửi cho họ một Tin nhắn Vắng mặt. Tại đây, bạn'sẽ tìm hiểu những điều cơ bản về Tin nhắn vắng mặt dành cho doanh nghiệp và cách thiết lập Tin nhắn vắng mặt bằng respond.io.

Tin nhắn vắng mặt cho doanh nghiệp: Những điều cơ bản

Khách hàng nhắn tin cho doanh nghiệp của bạn mong muốn nhận được phản hồi nhanh chóng. Nhưng dù bạn có tận tâm với khách hàng đến đâu, bạn cũng không thể trả lời tin nhắn 24 giờ một ngày. Đây chính là lúc tính năng Tin nhắn vắng mặt phát huy tác dụng.

Tin nhắn vắng mặt trong kinh doanh là gì

Tin nhắn vắng mặt dành cho doanh nghiệp là phản hồi tự động, được xác định trước, gửi tới khách hàng khi bạn không thể trả lời họ ngay lập tức. Nó đóng vai trò xác nhận rằng bạn đã nhận được tin nhắn từ khách hàng.

Đây là hình ảnh hiển thị giao diện của Tin nhắn vắng mặt dành cho doanh nghiệp. Tin nhắn vắng mặt dành cho doanh nghiệp là phản hồi tự động, được xác định trước, gửi tới khách hàng khi bạn không thể trả lời họ ngay lập tức. Tin nhắn vắng mặt có tác dụng xác nhận rằng bạn đã nhận được tin nhắn của khách hàng.

Nội dung của một Tin nhắn Vắng mặt cho doanh nghiệp thay đổi tùy theo tình huống, nhưng nó thường chứa hai thông tin - lý do bạn không thể tiếp nhận yêu cầu ngay bây giờ và khi nào khách hàng có thể mong đợi được phản hồi.

Tại sao nên sử dụng tin nhắn vắng mặt cho doanh nghiệp

Có nhiều lý do tại sao bạn nên thiết lập Tin nhắn vắng mặt cho doanh nghiệp. Trước tiên, các Tin nhắn Vắng mặt cung cấp sự đảm bảo rằng bạn sẽ phản hồi vào một lúc nào đó. Nếu không có Tin nhắn vắng mặt, khách hàng sẽ tự hỏi liệu bạn có cố tình phớt lờ họ không.

Ngoài ra, Tin nhắn vắng mặt mang lại sự minh bạch bằng cách nêu lý do không thể phản hồi nhanh chóng. Minh bạch với khách hàng là điều quan trọng để xây dựng lòng tin.

Đây là hình ảnh cho thấy lý do nên sử dụng Away Messages For Business.  Tính năng Tin nhắn vắng mặt đảm bảo rằng cuối cùng bạn sẽ phản hồi. Ngoài ra, Tin nhắn vắng mặt còn mang lại sự minh bạch bằng cách đưa ra lý do không thể phản hồi nhanh chóng. Tin nhắn vắng mặt cũng đặt ra kỳ vọng chính xác bằng cách cung cấp cho khách hàng thời gian phản hồi ước tính. Cuối cùng, Away Messages tạo nên trải nghiệm thương hiệu tích cực.

Tin nhắn Vắng mặt tự động cũng đặt ra kỳ vọng chính xác bằng cách cung cấp cho khách hàng thời gian phản hồi ước tính. Điều này giúp tránh tình trạng khách hàng mong muốn vấn đề của mình được giải quyết ngay trong ngày, nhưng thay vào đó phải đợi đến một tuần mới nhận được phản hồi.

Cuối cùng, Away Messages tạo nên trải nghiệm thương hiệu tích cực. Gửi tin nhắn từ chối cho thấy bạn quan tâm, giúp xây dựng hình ảnh tích cực cho thương hiệu của bạn. Bây giờ bạn đã biết tầm quan trọng của Tin nhắn vắng mặt, hãy cùng tìm hiểu cách viết tin nhắn tốt nhất.

Thực hành tốt nhất để viết tin nhắn tạm biệt cho doanh nghiệp

Khi viết một Tin nhắn Vắng mặt cho doanh nghiệp, việc chỉ ra rằng tin nhắn được tạo tự động là một thực hành tốt. Một câu đơn giản như "Đây là trả lời tự động" là đủ. Hoặc bạn có thể thêm biểu tượng cảm xúc robot như 🤖 vào đầu tin nhắn.

Ngoài ra, bạn nên xin lỗi vì đã không phản hồi kịp thời. Một lời xin lỗi có tác dụng rất lớn - khi được thực hiện đúng cách, nó có thể làm giảm bớt sự thất vọng và tức giận của khách hàng. Lời xin lỗi tốt nhất phải đồng cảm và cụ thể. Tránh dùng những cụm từ quá lạm dụng như “Xin lỗi vì sự bất tiện này”.

Đây là hình ảnh cho thấy cách thực hành tốt nhất để viết Tin nhắn vắng mặt cho doanh nghiệp. Cung cấp một số dấu hiệu cho thấy tin nhắn được tạo tự động. Xin lỗi vì không phản hồi kịp thời. Khuyến khích khách hàng để lại thông tin bằng cách trả lời Tin nhắn vắng mặt.

Cuối cùng nhưng không kém phần quan trọng, bạn nên khuyến khích khách hàng để lại thông tin liên quan khi trả lời Tin nhắn vắng mặt. Đây có thể là số tài khoản, số đơn hàng hoặc bất kỳ thông tin nào khác giúp giải quyết nhanh hơn.

Các quy tắc áp dụng cho mọi loại Tin nhắn vắng mặt, dù là Tin nhắn vắng mặt trên WhatsApp hay Tin nhắn vắng mặt trên Facebook. Bây giờ bạn đã biết cách viết Tin nhắn vắng mặt hiệu quả trong kinh doanh, chúng tôi sẽ hướng dẫn bạn cách gửi Tin nhắn vắng mặt trên respond.io.

Biến cuộc trò chuyện với khách hàng thành sự phát triển kinh doanh với respond.io. ✨

Quản lý cuộc gọi, trò chuyện và email ở cùng một nơi!

4 cách thiết lập tin nhắn vắng mặt cho doanh nghiệp

Bạn luôn có thể thiết lập Tin nhắn vắng mặt trên bất kỳ ứng dụng nhắn tin nào bạn đang sử dụng. Ví dụ, bạn có thể tạo Tin nhắn vắng mặt trên WhatsApp Business. Tuy nhiên, người dùng ứng dụng nhắn tin nhiều có thể được hưởng lợi từ việc quản lý kênh và tin nhắn của họ từ respond.io.

Đây là hình ảnh hiển thị cách thiết lập Tin nhắn vắng mặt cho doanh nghiệp. Doanh nghiệp có thể gửi Tin nhắn Vắng mặt đơn giản, gửi Tin nhắn Vắng mặt khi nhân viên ngoại tuyến, gửi Tin nhắn Vắng mặt ngoài giờ làm việc và gửi Tin nhắn Vắng mặt khi nhân viên chuyên trách không có mặt.

Quy trình làm việc của Respond.io cung cấp nhiều khả năng để gửi Tin nhắn vắng mặt. Quy trình công việc là quy trình tự động hóa nâng cao được kích hoạt khi Liên hệ bắt đầu Cuộc trò chuyện mới với bạn. Sau đây, chúng tôi'sẽ hướng dẫn bạn cách gửi Tin nhắn vắng mặt thông qua các quy trình công việc khác nhau.

Gửi tin nhắn đơn giản Bật/Tắt khi đi vắng cho doanh nghiệp

Các công ty siêu nhỏ do các doanh nhân đơn lẻ điều hành có thể gửi Tin nhắn Vắng mặt thông qua Quy trình làm việc Bật/Tắt. Không có thời gian cố định để trả lời tin nhắn, các doanh nhân đơn lẻ cần có sự linh hoạt để bật hoặc tắt Tin nhắn vắng mặt tùy thuộc vào diễn biến trong ngày.

Khi quy trình công việc này được bật, bất kỳ Liên hệ nào bắt đầu Cuộc trò chuyện sẽ nhận được Tin nhắn Vắng mặt. Khi bạn đã sẵn sàng trả lời, chỉ cần tắt Quy trình làm việc để ngừng gửi Tin nhắn vắng mặt.

Đây là hình ảnh hiển thị quy trình làm việc đơn giản khi bật/tắt tin nhắn vắng mặt. Hãy xem blog của chúng tôi để biết thêm chi tiết về cách thiết lập tin nhắn trên WhatsApp và cách tạo tin nhắn tốt nhất cho doanh nghiệp WhatsApp.

Quy trình làm việc Bật/Tắt rất nhanh chóng và dễ xây dựng - tất cả những gì bạn cần làm là chọn trình kích hoạt Mở cuộc trò chuyện và soạn Tin nhắn vắng mặt. Bạn có thể bật hoặc tắt Tin nhắn vắng mặt theo yêu cầu. Đây là tùy chọn linh hoạt nhất nếu bạn không có lịch trình.

Hãy nhớ rằng, bạn cần phải bật và tắt Quy trình làm việc theo cách thủ công nhiều lần trong ngày, điều này có thể khá bất tiện. Đọc tiếp để tìm hiểu cách thiết lập quy trình làm việc tin nhắn vắng mặt luôn bật.

Gửi tin nhắn khi đại lý ngoại tuyến

Trên respond.io, bạn có thể xây dựng quy trình làm việc để gửi tin nhắn vắng mặt khi không có nhân viên nào trực tuyến. Cách tiếp cận này lý tưởng cho các công ty có nhiều đại lý hoặc các doanh nghiệp có giờ làm việc linh hoạt.

Với quy trình làm việc này, chỉ những tác nhân trực tuyến mới được chỉ định cho một Liên hệ. Điều này không bao gồm các tác nhân không làm nhiệm vụ đã đăng xuất hoặc tự đặt mình ở chế độ Bận. Nếu không có'nhân viên nào trực tuyến sau một khoảng thời gian nhất định, Tin nhắn vắng mặt sẽ được gửi đi.

Đây là hình ảnh minh họa cách sử dụng Workflow để gửi phản hồi tự động khi không có nhân viên nào trực tuyến. Với quy trình làm việc này, những Liên hệ bắt đầu cuộc trò chuyện sẽ chỉ được chỉ định cho các đại lý trực tuyến. Nếu không có nhân viên trực tuyến nào sau một khoảng thời gian nhất định, một câu trả lời tự động sẽ được gửi đi.

Quy trình làm việc giúp bạn tiết kiệm thời gian bật và tắt Tin nhắn vắng mặt theo cách thủ công. Một điều tuyệt vời khác về Workflow là nó sẽ hoạt động đáng tin cậy ngay cả khi các đại lý không có thời gian cố định để xuất hiện trực tuyến.

Nhưng mà không có lịch trình cố định, khó để đưa ra ước lượng chính xác về thời gian phản hồi. Nếu bạn muốn gửi Tin nhắn Vắng mặt theo thời gian đã lên lịch, hãy xem xét Quy trình làm việc bên dưới.  

Gửi tin nhắn ngoài giờ làm việc

Respond.io cho phép bạn xây dựng một quy trình làm việc để gửi tin nhắn vắng mặt ngoài giờ làm việc. Cách tiếp cận này hiệu quả nếu công ty bạn có một đội ngũ nhân viên làm việc theo giờ cố định hoặc khi khách hàng nhắn tin cho doanh nghiệp của bạn ngoài giờ làm việc.

Người liên hệ sẽ nhận được Tin nhắn vắng mặt khi họ nhắn tin cho bạn sau giờ làm việc. Bạn sẽ cần phải cập nhật giờ làm việc nếu bạn quyết định thay đổi giờ làm việc hoặc khi có'ngày lễ sắp tới.

Đây là hình ảnh hướng dẫn cách gửi tin nhắn vắng mặt bằng respond.io. Bạn có thể gửi tin nhắn vắng mặt trên Facebook Messenger hoặc tin nhắn vắng mặt trên WhatsApp khi Danh bạ nhắn tin cho bạn sau giờ làm việc. Hãy xem blog của chúng tôi để biết thêm mẫu tin nhắn trả lời tự động.

Không phải ai cũng biết giờ làm việc của bạn. Gửi tin nhắn vắng mặt ngoài giờ làm việc giúp nhắc nhở Người liên hệ về giờ làm việc của bạn. Đồng thời, nó đặt ra kỳ vọng rõ ràng về thời gian phản hồi cho khách hàng.

Nhưng cách tiếp cận này có hai nhược điểm. Đầu tiên, Danh bạ sẽ nhận được Tin nhắn vắng mặt ngay cả khi nhân viên làm việc linh hoạt vẫn tiếp tục làm việc ngoài giờ.

Thứ hai, nếu một đại lý đi nghỉ đột ngột, một Tin nhắn không có mặt sẽ không được gửi và các liên hệ sẽ mong đợi một phản hồi. Người quản lý có thể tạm thời xóa tác nhân để người đó không được giao các Cuộc trò chuyện mới.

Gửi tin nhắn khi một đại lý chuyên dụng không có mặt

Bạn có thể gửi Tin nhắn vắng mặt đến Danh bạ khi nhân viên hỗ trợ của họ không có mặt. Phương pháp này được thiết kế dành cho các công ty cung cấp hỗ trợ chuyên biệt cho những khách hàng cụ thể, chẳng hạn như khách hàng có giá trị cao trong gói đăng ký cao cấp nhất thông qua Chat Routing.

Khi khách hàng nhắn tin cho nhân viên hỗ trợ của mình ngoài giờ làm việc, họ sẽ nhận được Tin nhắn vắng mặt. Sau đó, khách hàng có thể lựa chọn giữa việc nói chuyện với nhân viên hỗ trợ đang trực hoặc để lại tin nhắn cho nhân viên hỗ trợ chuyên trách của mình.

Đây là hình ảnh minh họa cách gửi trả lời tự động khi không có nhân viên hỗ trợ chuyên trách. Khi khách hàng liên hệ với nhân viên hỗ trợ ngoài giờ làm việc, họ sẽ nhận được phản hồi tự động.

Quy trình làm việc này cho phép bạn phản hồi nhanh chóng cho những khách hàng có giá trị cao, ngay cả khi không có nhân viên chuyên trách. Nó cũng đặt ra kỳ vọng đúng đắn cho khách hàng bằng cách cho họ biết thời điểm nhân viên sẽ làm việc trở lại.

Tuy nhiên, việc xây dựng quy trình làm việc rất tốn thời gian vì bạn cần tạo nhiều nhánh khác nhau cho mỗi tác nhân.

Respond.io cung cấp nhiều khả năng để thiết lập Tin nhắn vắng mặt cho doanh nghiệp. Ngoài các ví dụ trên, bạn cũng có thể tạo quy trình làm việc tùy chỉnh phù hợp nhất với nhu cầu kinh doanh của mình.

Biến cuộc trò chuyện với khách hàng thành sự phát triển kinh doanh với respond.io. ✨

Quản lý cuộc gọi, trò chuyện và email ở cùng một nơi!

Đọc Thêm

Và đó là tất cả những gì bạn cần biết về Away Message dành cho doanh nghiệp. Nếu bạn thích bài viết này và muốn tìm hiểu thêm về Quy trình làm việc, hãy xem các bài viết của chúng tôi về:


Chia sẻ bài viết này
Telegram
Facebook
Linkedin
Twitter
Chris Lai
Chris Lai

Chris Lai, một Biên tập viên nội dung và chuyên gia SEO nội bộ tại respond.io, có bằng Cử nhân Dược của Đại học Monash. Trước khi gia nhập nhóm vào năm 2020, Chris đã trau dồi chuyên môn của mình với tư cách là một biên tập viên y khoa và chiến lược gia nội dung tại một số công ty tiếp thị. Các bài viết của ông đề cập đến các ứng dụng nhắn tin doanh nghiệp như WhatsApp Business, giúp các công ty điều hướng trong bối cảnh nhắn tin doanh nghiệp luôn thay đổi.

Bài viết liên quan 👩‍💻
WhatsApp Voice Call: Everything You Need to Know

Everything You Need to Know About WhatsApp Voice Call

Learn how WhatsApp Voice Call works, its key benefits, use cases and how businesses can leverage it for better communication and customer engagement.

Biến Lượt Xem Thành Doanh Thu: Cách Sử Dụng TikTok Để Tiếp Thị Hiệu Quả Hơn

Biến Lượt Xem Thành Doanh Thu: Cách Sử Dụng TikTok Để Tiếp Thị Hiệu Quả Hơn

Bạn muốn biết cách sử dụng TikTok để tiếp thị hiệu quả hơn không? Tìm hiểu cách tối ưu hóa tài khoản của bạn cho hoạt động tiếp thị trên TikTok để tạo và quản lý khách hàng tiềm năng.

API gọi điện kinh doanh WhatsApp: Hướng dẫn kinh doanh tối ưu

API gọi điện kinh doanh WhatsApp là gì: Hướng dẫn kinh doanh tối ưu

Khám phá cách thức hoạt động của WhatsApp Business Calling API, lợi ích, các trường hợp sử dụng chính và cách bắt đầu nâng cao khả năng giao tiếp, thúc đẩy chuyển đổi, v.v.

3x Your Business Results with Respond.io 🚀