Đối với khách hàng, không có gì bực bội hơn là tin nhắn của họ bị bỏ qua. Bạn thậm chí có thể mất khách hàng nếu bạn để họ treo. Mặc dù không phải lúc nào cũng có thể trả lời nhanh cho khách hàng, nhưng bạn luôn có thể gửi cho họ Tin nhắn vắng mặt. Tại đây, bạn sẽ tìm hiểu thông tin cơ bản về Tin nhắn vắng mặt dành cho doanh nghiệp và cách thiết lập Tin nhắn vắng mặt bằng cách sử dụng respond.io.
Thông điệp vắng mặt cho doanh nghiệp: Những điều cơ bản
Khách hàng nhắn tin cho doanh nghiệp của bạn mong muốn nhận được phản hồi từ bạn một cách nhanh chóng. Nhưng cho dù bạn có cam kết với khách hàng của mình như thế nào, bạn sẽ không có mặt 24 giờ một ngày để trả lời tin nhắn. Đây là lúc Tin nhắn vắng mặt xuất hiện.
Thông điệp vắng mặt cho doanh nghiệp là gì
Tin nhắn vắng mặt dành cho doanh nghiệp là phản hồi tự động, được xác định trước được gửi đến khách hàng khi bạn không thể tham dự với họ ngay lập tức. Nó phục vụ như một sự thừa nhận rằng bạn đã nhận được tin nhắn của khách hàng.
Nội dung của Tin nhắn vắng mặt dành cho doanh nghiệp khác nhau tùy thuộc vào tình huống, nhưng nó thường chứa hai phần thông tin - tại sao bạn không thể tham gia vào yêu cầu ngay bây giờ và khi nào khách hàng có thể mong đợi phản hồi.
Tại sao nên sử dụng tin nhắn vắng mặt cho doanh nghiệp
Có nhiều lý do tại sao bạn nên thiết lập Tin nhắn vắng mặt cho doanh nghiệp. Đối với người mới bắt đầu, Tin nhắn vắng mặt cung cấp sự đảm bảo rằng cuối cùng bạn sẽ trả lời. Nếu không có Tin nhắn vắng mặt, khách hàng sẽ tự hỏi liệu bạn có cố tình bỏ qua họ hay không.
Thêm vào đó, Tin nhắn vắng mặt cung cấp sự minh bạch bằng cách cung cấp lý do không thể trả lời nhanh chóng. Minh bạch với khách hàng là điều quan trọng để xây dựng niềm tin.
Tin nhắn vắng mặt tự động cũng đặt kỳ vọng chính xác bằng cách cung cấp cho khách hàng thời gian phản hồi ước tính. Nó giúp tránh các tình huống mà khách hàng mong đợi vấn đề của họ được giải quyết trong một ngày, nhưng thay vào đó hãy đợi một tuần để nhận được phản hồi.
Cuối cùng, Away Messages xây dựng trải nghiệm thương hiệu tích cực. Gửi tin nhắn vắng mặt cho thấy rằng bạn quan tâm, điều này giúp nuôi dưỡng hình ảnh tích cực về thương hiệu của bạn. Bây giờ bạn đã biết tầm quan trọng của Tin nhắn vắng mặt, hãy tìm hiểu các phương pháp hay nhất để viết một tin nhắn.
Các phương pháp hay nhất để viết tin nhắn vắng mặt cho doanh nghiệp
Khi viết Tin nhắn vắng mặt cho doanh nghiệp, bạn nên đưa ra một số dấu hiệu cho thấy tin nhắn được tạo tự động. Một câu đơn giản như "Đây là trả lời tự động" là đủ. Hoặc bạn có thể chỉ cần bao gồm một biểu tượng cảm xúc robot như 🤖 ở đầu tin nhắn.
Hơn nữa, bạn nên đưa ra lời xin lỗi vì đã không trả lời kịp thời. Một lời xin lỗi đi một chặng đường dài - khi được thực hiện đúng, nó có thể giảm bớt sự thất vọng và tức giận của khách hàng. Lời xin lỗi tốt nhất là đồng cảm và cụ thể. Tránh sử dụng quá nhiều cụm từ như "Xin lỗi vì sự bất tiện này".
Cuối cùng nhưng không kém phần quan trọng, bạn nên khuyến khích khách hàng để lại các chi tiết liên quan để trả lời Tin nhắn vắng mặt. Đây có thể là số tài khoản, số đơn đặt hàng hoặc bất kỳ thông tin nào khác sẽ dẫn đến giải pháp nhanh hơn.
Các quy tắc áp dụng cho tất cả các loại Tin nhắn vắng mặt, cho dù đó là Tin nhắn vắng mặt WhatsApp hay Tin nhắn vắng mặt trên Facebook. Bây giờ bạn đã học cách viết một tin nhắn vắng mặt kinh doanh hiệu quả, chúng tôi sẽ hướng dẫn bạn cách gửi tin nhắn vắng mặt trên respond.io.
4 cách thiết lập tin nhắn vắng mặt cho doanh nghiệp
Bạn luôn có thể thiết lập Tin nhắn vắng mặt nguyên bản trên bất kỳ ứng dụng nhắn tin nào bạn đang sử dụng. Ví dụ: bạn có thể tạo Tin nhắn vắng mặt trên WhatsApp Business. Tuy nhiên, người dùng ứng dụng nhắn tin nặng có thể được hưởng lợi từ việc quản lý kênh và tin nhắn của họ từ respond.io.
Respond.ioQuy trình làm việc của cung cấp nhiều khả năng để gửi tin nhắn đi vắng. Quy trình làm việc được tự động hóa nâng cao được kích hoạt khi Liên hệ bắt đầu Cuộc trò chuyện mới với bạn. Dưới đây, chúng tôi sẽ hướng dẫn bạn cách gửi Tin nhắn vắng mặt thông qua các Quy trình công việc khác nhau.
Gửi tin nhắn bật/tắt đơn giản cho doanh nghiệp
Các công ty siêu nhỏ được điều hành bởi các doanh nhân độc lập có thể gửi Tin nhắn vắng mặt thông qua Quy trình làm việc Bật / Tắt. Không có thời gian cố định để trả lời tin nhắn, các doanh nhân độc lập cần sự linh hoạt để bật hoặc tắt Tin nhắn vắng mặt tùy thuộc vào ngày diễn ra.
Khi Dòng công việc này được bật, bất kỳ Liên hệ nào bắt đầu Hội thoại sẽ nhận được Thư vắng mặt. Khi bạn đã sẵn sàng trả lời, chỉ cần tắt Dòng công việc để ngừng gửi Thư Đi Vắng.
Quy trình làm việc Bật / Tắt được xây dựng nhanh chóng và dễ dàng - tất cả những gì bạn cần làm là chọn trình kích hoạt Mở cuộc trò chuyện và soạn Tin nhắn vắng mặt. Bạn có thể bật và tắt Tin nhắn vắng mặt theo yêu cầu. Đó là lựa chọn linh hoạt nhất nếu bạn không có lịch trình.
Hãy nhớ rằng, bạn cần phải bật và tắt Quy trình làm việc theo cách thủ công nhiều lần trong ngày, điều này có thể khá rắc rối. Đọc tiếp để tìm hiểu cách thiết lập Quy trình làm việc Tin nhắn vắng mặt luôn bật.
Gửi tin nhắn đi khi tổng đài viên ngoại tuyến
Trên respond.io, bạn có thể xây dựng Quy trình làm việc để gửi Tin nhắn vắng mặt khi không có tổng đài viên nào trực tuyến. Cách tiếp cận này lý tưởng cho các công ty có nhiều đại lý hoặc các doanh nghiệp nơi đại lý có giờ làm việc linh hoạt.
Với Quy trình làm việc này, chỉ các tổng đài viên trực tuyến mới được chỉ định cho một Liên hệ. Điều này không bao gồm các đại lý ngoài nhiệm vụ đã đăng xuất hoặc tự đặt mình vào Bận. Nếu không có nhân viên trực tuyến nào sau một khoảng thời gian nhất định, một Tin nhắn vắng mặt sẽ được gửi.
Quy trình làm việc giúp bạn không gặp rắc rối khi bật và tắt Tin nhắn vắng mặt theo cách thủ công. Một điều tuyệt vời khác về Quy trình làm việc là nó sẽ hoạt động đáng tin cậy ngay cả khi các tổng đài viên không có thời gian cố định để xuất hiện trực tuyến.
Nhưng nếu không có lịch trình cố định, thật khó để đưa ra ước tính chính xác về thời gian phản hồi. Nếu bạn đang tìm cách gửi Thư vắng mặt vào thời gian đã lên lịch, hãy xem xét Quy trình làm việc bên dưới.
Gửi tin nhắn vắng mặt ngoài giờ làm việc
Respond.io cho phép bạn xây dựng Dòng công việc gửi Thư vắng mặt ngoài giờ làm việc. Cách tiếp cận này hoạt động tốt nếu công ty của bạn có một nhóm đại lý với giờ làm việc cố định hoặc khi khách hàng nhắn tin cho doanh nghiệp của bạn ngoài giờ làm việc.
Các liên hệ sẽ nhận được Tin nhắn vắng mặt khi họ nhắn tin cho bạn sau giờ làm việc. Bạn sẽ cần cập nhật giờ làm việc nếu bạn quyết định thay đổi chúng hoặc khi có ngày lễ sắp tới.
Không phải ai cũng quen thuộc với giờ làm việc của bạn. Gửi tin nhắn vắng mặt ngoài giờ làm việc giúp nhắc nhở Người liên hệ về giờ làm việc của bạn. Đồng thời, nó đặt ra một kỳ vọng rõ ràng về thời gian phản hồi cho khách hàng.
Nhưng có hai nhược điểm của phương pháp này. Thứ nhất, Danh bạ sẽ nhận được Tin nhắn vắng mặt ngay cả khi các nhân viên thời gian linh hoạt tiếp tục làm việc sau giờ làm việc.
Thứ hai, nếu một nhân viên nghỉ phép đột ngột, Tin nhắn vắng mặt sẽ không được gửi và các liên hệ sẽ chờ phản hồi. Người quản lý có thể tạm thời xóa tổng đài viên để họ không được chỉ định Cuộc trò chuyện mới.
Gửi tin nhắn đi khi một nhân viên chuyên dụng không có mặt
Bạn có thể gửi Tin nhắn vắng mặt đến Danh bạ khi nhân viên chuyên trách của họ không sẵn sàng. Phương pháp này được thiết kế cho các công ty cung cấp hỗ trợ dành riêng cho các khách hàng cụ thể, chẳng hạn như khách hàng có giá trị cao trong gói đăng ký cấp cao nhất thông qua Định tuyến trò chuyện.
Khi khách hàng nhắn tin cho nhân viên chuyên trách ngoài giờ hành chính, họ sẽ nhận được Tin nhắn vắng mặt. Sau đó, khách hàng sẽ có thể lựa chọn giữa việc nói chuyện với nhân viên hỗ trợ đang làm việc hoặc để lại tin nhắn cho nhân viên tận tâm của họ.
Quy trình làm việc này cho phép bạn phản hồi kịp thời với các khách hàng có giá trị cao, ngay cả khi các đại lý chuyên dụng không có mặt. Nó cũng đặt ra những kỳ vọng đúng đắn cho khách hàng bằng cách cho họ biết khi nào đại lý sẽ có mặt trở lại.
Tuy nhiên, việc xây dựng Quy trình làm việc rất tốn thời gian vì bạn cần tạo các Chi nhánh khác nhau cho mỗi tổng đài viên.
Respond.io cung cấp nhiều khả năng để thiết lập Tin nhắn vắng mặt cho doanh nghiệp. Ngoài các ví dụ trên, bạn cũng có thể tạo Quy trình làm việc tùy chỉnh phù hợp nhất với nhu cầu kinh doanh của mình.
Đọc thêm
Và đó là tất cả mọi thứ bạn cần biết về Away Message cho doanh nghiệp. Nếu bạn thích bài viết này và muốn tìm hiểu thêm về Quy trình làm việc, hãy xem các bài viết của chúng tôi trên:
