Đối với khách hàng, không có gì khó chịu hơn việc bỏ qua tin nhắn của họ. Bạn thậm chí có thể mất khách hàng nếu bạn để họ treo cổ. Mặc dù không phải lúc nào bạn cũng có thể phản hồi nhanh cho khách hàng, nhưng bạn luôn có thể gửi cho họ Tin nhắn vắng mặt. Tại đây, bạn sẽ tìm hiểu thông tin cơ bản về Tin nhắn vắng mặt dành cho doanh nghiệp và cách thiết lập Tin nhắn vắng mặt bằng cách sử dụng respond.io.
Thông điệp đi cho doanh nghiệp: Những điều cơ bản
Khách hàng nhắn tin cho doanh nghiệp của bạn mong đợi nhận được phản hồi từ bạn một cách nhanh chóng. Nhưng cho dù bạn cam kết với khách hàng của mình như thế nào, bạn sẽ không có sẵn 24 giờ một ngày để trả lời tin nhắn. Đây là nơi tin nhắn đi vào.
Một thông điệp xa cho doanh nghiệp là gì
Tin nhắn vắng mặt dành cho doanh nghiệp là phản hồi tự động, được xác định trước được gửi đến khách hàng khi bạn không thể tham dự với họ ngay lập tức. Nó phục vụ như một sự thừa nhận rằng bạn đã nhận được tin nhắn của khách hàng.
Nội dung của Tin nhắn vắng mặt dành cho doanh nghiệp khác nhau tùy thuộc vào tình huống, nhưng nó thường chứa hai phần thông tin - tại sao bạn không thể tham gia vào yêu cầu ngay bây giờ và khi nào khách hàng có thể mong đợi phản hồi.
Tại sao sử dụng Thư đi cho doanh nghiệp
Có nhiều lý do tại sao bạn nên thiết lập một tin nhắn đi cho doanh nghiệp. Để bắt đầu, Away Messages cung cấp sự đảm bảo rằng cuối cùng bạn sẽ trả lời. Nếu không có Tin nhắn đi, khách hàng sẽ tự hỏi liệu bạn có cố tình bỏ qua chúng hay không.
Thêm vào đó, Một Tin nhắn đi cung cấp tính minh bạch bằng cách cung cấp một lý do cho việc không thể trả lời nhanh chóng. Minh bạch với khách hàng là rất quan trọng để xây dựng niềm tin.
Một tin nhắn tự động đi cũng đặt ra những kỳ vọng chính xác bằng cách cung cấp cho khách hàng một thời gian phản hồi ước tính. Nó giúp tránh các tình huống mà khách hàng mong đợi vấn đề của họ được giải quyết trong một ngày, nhưng thay vào đó chờ một tuần để nhận được phản hồi.
Cuối cùng, Away Messages xây dựng trải nghiệm thương hiệu tích cực. Gửi một thông điệp đi cho thấy rằng bạn quan tâm, giúp nuôi dưỡng một hình ảnh tích cực của thương hiệu của bạn. Bây giờ bạn đã biết tầm quan trọng của Away Messages, chúng ta hãy tìm hiểu các thực hành tốt nhất để viết một.
Thực tiễn tốt nhất để viết một thông điệp đi cho doanh nghiệp
Khi viết Một thông điệp đi cho doanh nghiệp, đó là thực hành tốt để đưa ra một số dấu hiệu cho thấy thông điệp được tự động tạo ra. Một câu đơn giản như "Đây là một câu trả lời tự động" là đủ. Hoặc bạn chỉ có thể bao gồm một biểu tượng cảm xúc robot như 🤖 ở đầu tin nhắn.
Hơn nữa, bạn nên đưa ra lời xin lỗi vì đã không trả lời kịp thời. Một lời xin lỗi đi một chặng đường dài - khi được thực hiện đúng, nó có thể giảm thiểu sự thất vọng và tức giận của khách hàng. Lời xin lỗi tốt nhất là đồng cảm và cụ thể. Tránh các cụm từ bị lạm dụng như "Xin lỗi vì sự bất tiện".
Cuối cùng nhưng không kém phần quan trọng, bạn nên khuyến khích khách hàng để lại các chi tiết liên quan để đáp ứng với Away Messages. Đây có thể là số tài khoản, số thứ tự hoặc bất kỳ thông tin nào khác sẽ dẫn đến độ phân giải nhanh hơn.
Các quy tắc áp dụng cho tất cả các loại Thư vắng mặt, cho dù đó là WhatsApp Tin nhắn vắng mặt hoặc một Facebook Tin nhắn vắng mặt. Bây giờ bạn đã học được cách viết một tin nhắn vắng mặt hiệu quả cho doanh nghiệp, chúng tôi sẽ hướng dẫn bạn cách gửi Tin nhắn vắng mặt trên respond.io.
4 cách để thiết lập một tin nhắn đi cho doanh nghiệp
Bạn luôn có thể thiết lập Tin nhắn vắng mặt nguyên bản trên bất kỳ ứng dụng nhắn tin nào bạn đang sử dụng. Ví dụ: bạn có thể bật tin nhắn vắng mặt WhatsApp Business. Tuy nhiên, người dùng ứng dụng nhắn tin nặng có thể được hưởng lợi từ việc quản lý kênh và tin nhắn của họ từ respond.io.
Respond.ioQuy trình làm việc của chúng tôi cung cấp nhiều khả năng để gửi Tin nhắn vắng mặt. Quy trình làm việc được kích hoạt tự động hóa nâng cao khi một Liên hệ bắt đầu một Cuộc trò chuyện mới với bạn. Dưới đây, chúng tôi sẽ hướng dẫn bạn cách gửi Thư đi qua các Quy trình làm việc khác nhau.
Gửi tin nhắn Bật/Tắt Đơn giản cho doanh nghiệp
Các công ty siêu nhỏ được điều hành bởi solopreneurs có thể gửi Thông điệp Đi thông qua Dòng công việc Bật / Tắt. Không có thời gian cố định để trả lời tin nhắn, solopreneurs cần sự linh hoạt để bật hoặc tắt Tin nhắn Away tùy thuộc vào ngày diễn ra như thế nào.
Khi Dòng công việc này được bật, bất kỳ Liên hệ nào bắt đầu Hội thoại sẽ nhận được Thư Vi phạm. Khi bạn đã sẵn sàng trả lời, chỉ cần tắt Dòng công việc để ngừng gửi Thư đi.
Quy trình làm việc Bật / Tắt được xây dựng nhanh chóng và dễ dàng - tất cả những gì bạn cần làm là chọn trình kích hoạt Mở cuộc trò chuyện và soạn Tin nhắn vắng mặt. Bạn có thể bật và tắt Tin nhắn vắng mặt theo yêu cầu. Đó là lựa chọn linh hoạt nhất nếu bạn không có lịch trình.
Hãy nhớ rằng, bạn cần phải bật và tắt Quy trình làm việc theo cách thủ công nhiều lần trong ngày, điều này có thể khá rắc rối. Đọc tiếp để tìm hiểu cách thiết lập Quy trình làm việc Tin nhắn vắng mặt luôn bật.
Gửi tin nhắn khi đại lý ngoại tuyến
Trên respond.io, bạn có thể xây dựng Quy trình làm việc để gửi Tin nhắn vắng mặt khi không có nhân viên nào trực tuyến. Cách tiếp cận này lý tưởng cho các công ty có nhiều đại lý hoặc doanh nghiệp nơi các đại lý có giờ làm việc linh hoạt.
Với Dòng công việc này, chỉ các đại lý trực tuyến mới được gán cho Liên hệ. Điều này không bao gồm các đại lý ngoài nhiệm vụ đã đăng xuất hoặc đặt mình vào Bận rộn. Nếu không có đại lý trực tuyến sau một khoảng thời gian nhất định, Một Tin nhắn đi sẽ được gửi.
Dòng công việc giúp bạn tiết kiệm những rắc rối khi bật và tắt Thư Bỏ đi theo cách thủ công. Một điều tuyệt vời khác về Dòng công việc là nó sẽ hoạt động đáng tin cậy ngay cả khi các đại lý không có thời gian cố định để xuất hiện trực tuyến.
Nhưng nếu không có một lịch trình cố định, thật khó để đưa ra ước tính chính xác về thời gian phản hồi. Nếu bạn đang tìm cách gửi Thư đi vào những thời điểm đã lên lịch, hãy xem xét Dòng công việc dưới đây.
Gửi tin nhắn đi ngoài giờ làm việc
Respond.io cho phép bạn xây dựng Quy trình làm việc gửi Thư đi vắng ngoài giờ làm việc. Cách tiếp cận này hoạt động tuyệt vời nếu công ty của bạn có một nhóm các đại lý có giờ làm việc cố định hoặc khi khách hàng nhắn tin cho doanh nghiệp của bạn ngoài giờ hoạt động.
Liên hệ sẽ nhận được Thông báo Đi khi họ nhắn tin cho bạn sau giờ làm việc. Bạn sẽ cần phải cập nhật giờ làm việc nếu bạn quyết định thay đổi chúng, hoặc khi có một kỳ nghỉ lễ sắp tới.
Không phải ai cũng quen thuộc với giờ làm việc của bạn. Gửi Tin nhắn Đi ngoài giờ làm việc giúp nhắc nhở Liên hệ về giờ hoạt động của bạn. Đồng thời, nó đặt ra một kỳ vọng rõ ràng về thời gian phản hồi cho khách hàng.
Nhưng có hai nhược điểm của cách tiếp cận này. Thứ nhất, Liên hệ sẽ nhận được Tin nhắn đi ngay cả khi các đại lý flextime tiếp tục làm việc sau giờ làm việc.
Thứ hai, nếu một đại lý nghỉ phép bất ngờ, Tin nhắn đi sẽ không được gửi và các liên hệ sẽ mong đợi phản hồi. Người quản lý có thể tạm thời loại bỏ đại lý để anh ta sẽ không được chỉ định Hội thoại mới.
Gửi tin nhắn khi một đại lý chuyên dụng không sẵn dùng
Bạn có thể gửi Thư đi đến Liên hệ khi đại lý chuyên dụng của họ không khả dụng. Phương pháp này được thiết kế cho các công ty cung cấp hỗ trợ chuyên dụng cho các khách hàng cụ thể, chẳng hạn như khách hàng có giá trị cao trên gói đăng ký hàng đầu thông qua Chat Routing.
Khi khách hàng nhắn tin cho đại lý chuyên dụng của họ ngoài giờ hành chính, họ sẽ nhận được Tin nhắn Đi. Sau đó, khách hàng sẽ có thể lựa chọn giữa việc nói chuyện với một đại lý hỗ trợ đang làm việc theo ca hoặc để lại tin nhắn cho đại lý chuyên dụng của họ.
Quy trình làm việc này cho phép bạn phản hồi kịp thời với khách hàng có giá trị cao, ngay cả khi các đại lý chuyên dụng không có sẵn. Nó cũng đặt ra những kỳ vọng đúng đắn cho khách hàng bằng cách cho họ biết khi nào đại lý sẽ có sẵn một lần nữa.
Tuy nhiên, việc xây dựng Dòng công việc rất tốn thời gian vì bạn cần tạo các Nhánh khác nhau cho mỗi đại lý.
Respond.io cung cấp nhiều khả năng để thiết lập Tin nhắn vắng mặt cho doanh nghiệp. Ngoài các ví dụ trên, bạn cũng có thể tạo Quy trình làm việc tùy chỉnh phù hợp nhất với nhu cầu kinh doanh của mình.
Đọc thêm
Và đó là tất cả mọi thứ bạn cần biết về Đi tin nhắn cho doanh nghiệp. Nếu bạn thích bài viết này và muốn tìm hiểu thêm về Quy trình làm việc, hãy xem các bài viết của chúng tôi về:
