Se não responder às perguntas mais frequentes com uma resposta rápida da WhatsApp, está a perder uma das características mais úteis da WhatsApp Business App. Desde o seu lançamento, milhões de empresas têm utilizado mensagens de resposta rápida da WhatsApp para responder aos seus clientes. Quer dirija uma pequena ou grande empresa, as mensagens de resposta rápida para o WhatsApp Business podem poupar-lhe muito tempo. Continue a ler para saber mais sobre as respostas rápidas do WhatsApp e como pode incorporá-las nas suas operações.
O que é WhatsApp Resposta rápida
WhatsApp respostas rápidas é uma característica que permite às empresas responderem rapidamente às perguntas comuns dos clientes, enviando mensagens pré-escritas. As equipas de serviço ao cliente utilizam respostas rápidas para responder a perguntas sobre detalhes de produtos ou serviços, políticas de reembolso e muito mais.
Vantagens de WhatsApp Resposta rápida
Dactilografar as mesmas respostas repetidamente faz perder tempo, enquanto que copiar e colar pode ser enfadonho, uma vez que se requerem múltiplas janelas ou referências abertas. Isto é ainda mais incómodo no telemóvel.
Respostas rápidas facilitam o processo de falar com vários clientes simultaneamente, permitindo aos seus agentes utilizar o seu tempo de forma mais eficiente. As mensagens também asseguram uma informação consistente e uma voz de marca, uma vez que podem ser aprovadas previamente por um supervisor.
Keen on setting up WhatsApp respostas rápidas para o seu negócio? Vamos percorrer os passos abaixo.
Como Configurar e Enviar Mensagens de Resposta Rápida para WhatsApp Business
Pode criar respostas rápidas na aplicação oficial WhatsApp Business App ou utilizando a WhatsApp API. É provável que as pequenas empresas estejam na WhatsApp Business App, enquanto as grandes empresas com equipas de agentes utilizarão a WhatsApp API com uma caixa de entrada de terceiros como respond.io.
Embora as respostas rápidas sirvam o mesmo propósito e funcionem de forma semelhante tanto na aplicação como no API, cada produto WhatsApp suporta capacidades diferentes.
WhatsApp Business A App pode armazenar até 50 respostas rápidas e suporta a utilização de imagens em mensagens de resposta rápida. No entanto, não existe nenhum método de classificação das respostas rápidas por categoria, o que dificulta a edição ou eliminação simultânea de um grupo das mesmas.
Por outro lado, o WhatsApp API ligado a respond.io pode armazenar até 5.000 respostas rápidas e suporta variáveis dinâmicas para personalização adicional.
Como respond.io é um software de gestão de conversação omnichannel para clientes, também pode reutilizar estas respostas rápidas através de outros canais como o Messenger e ordená-las usando categorias personalizadas.
Na secção seguinte, analisaremos a rapidez com que as respostas são criadas na aplicação WhatsApp Business App. Depois, mostrar-lhe-emos como fazer isto para a WhatsApp API em respond.io.
Respostas rápidas em WhatsApp Business App
A criação de respostas rápidas na aplicação WhatsApp Business é um processo simples; tudo o que precisa é de uma conta comercial na aplicação e está pronto a partir de agora. Só pode adicionar ou editar respostas rápidas utilizando a aplicação WhatsApp Business , e não WhatsApp Business Web.
Os passos seguintes ensinar-lhe-ão a criar respostas rápidas na aplicação WhatsApp Business .
WhatsApp Business App: Resposta rápida
Para configurar uma resposta rápida WhatsApp, inicie WhatsApp Business App no seu dispositivo móvel.
1. Ir para a página Ferramentas de negócio (o ícone da loja em WhatsApp Business) e toque em Respostas rápidas.
2. Toque no botão Adicionar resposta rápida (+ ícone).
3. Introduza um atalho para a sua resposta rápida. Os atalhos permitem-lhe encontrar rapidamente uma resposta rápida a partir de uma lista, especialmente útil se tiver uma lista longa. Para este exemplo, utilizaremos o agradecimento1.
4. Introduza uma mensagem de resposta. Pode também anexar uma imagem à mensagem - o seu texto aparecerá por baixo da imagem. Quando estiver satisfeito com a sua mensagem, toque em Guardar.
A partir deste ecrã, pode também editar respostas rápidas previamente guardadas; basta tocar numa resposta rápida que deseje editar e o ecrã de edição aparecerá. Lembre-se de carregar em Guardar quando tiver terminado.
A seguir, mostrar-lhe-emos como enviar respostas rápidas a partir da aplicação WhatsApp Business .
WhatsApp Business App: Enviar resposta rápida
Para enviar mensagens de resposta rápida para WhatsApp Business, abra qualquer conversa em WhatsApp Business App ou WhatsApp Business Web.
1. Toque em Attach (ícone de clipe de papel) e seleccione Quick Reply. Em alternativa, digite / na caixa de texto.
2. Percorrer a lista e seleccionar uma resposta rápida para usar. Pode também digitar o atalho da mensagem de resposta rápida (por exemplo, agradecimento1) para a procurar e seleccionar.
3. Edite a mensagem se necessário e toque em Enviar assim que tiver terminado.
Na secção seguinte, iremos explorar como criar e enviar respostas rápidas através do WhatsApp API em respond.io.
Snippets em WhatsApp API Ligado a respond.io
A fim de enviar respostas rápidas WhatsApp através de respond.io, terá de ligar o seu WhatsApp API à plataforma. Tenha em atenção que as respostas rápidas são chamadas Snippets em respond.io.
WhatsApp API Conectado a respond.io: Configurar Snippets
Siga estes passos na plataforma respond.io .
1. Clicar em Settings (ícone de engrenagem) seguido de Snippets.
2. Clique em Add Snippet e introduza o nome do Snippet, seguido da sua mensagem. Pode também tornar a sua mensagem mais pessoal inserindo o nome do seu contacto com variáveis dinâmicas.
3. Insira um tópico ou seleccione um da lista. Este passo é opcional, mas é útil quando se trata de gerir os seus Snippets no futuro. Uma vez terminado, clique em Criar.
Neste ecrã, também pode editar ou apagar Snippets previamente guardados; clicar no botão Acções (três pontos) ao lado do Snippet relevante e seleccionar Editar ou Apagar.
Finalmente, cobriremos o envio de Snippets nas suas conversas.
WhatsApp API Conectado a respond.io: Enviar Snippets
A utilização de Snippets em respond.io é tão simples como o envio de uma resposta rápida na aplicação WhatsApp Business .
1. Abra qualquer conversa WhatsApp e clique no ícone do Snippet (papel rasgado) na parte inferior do ecrã. Em alternativa, pode escrever / na caixa de texto para puxar a lista de Snippet.
2. Percorrer a lista e seleccionar um Snippet para utilizar. Se clicou no ícone do Snippet no Passo 1, pode também clicar em Pesquisar e digitar o nome de um Snippet ou uma palavra contida na mensagem do Snippet para o localizar rapidamente.
Se digitou / no Passo 1, pode começar imediatamente a procurar um Snippet, introduzindo o seu nome ou uma palavra que contenha.
3. Edite a mensagem se necessário e toque em Enviar assim que tiver terminado.
Os trechos funcionam em todos os canais a que se ligou respond.io. Não há necessidade de repetir o processo de configuração.
Agora que sabe como configurar e enviar respostas rápidas, o próximo passo é descobrir quais devem ser as mensagens.
Exemplos de Respostas Rápidas
Não há regras rígidas e rápidas para mensagens de resposta rápida, mas vai querer escrever mensagens gerais que podem ser enviadas a qualquer pessoa com poucas ou nenhumas alterações. A menos que esteja a utilizar variáveis dinâmicas para personalização, não inclua detalhes que sejam específicos para destinatários individuais.
Se estiver perdido e precisar de ideias para as suas mensagens de resposta rápida, veja os exemplos abaixo para alguma inspiração! Pode copiar ou ajustar as mensagens para as tornar adequadas ao seu negócio.
Exemplos de respostas rápidas: Saudações e Boas Festas
As empresas passam muito tempo a enviar saudações e despedidas aos seus clientes em WhatsApp, mas respostas rápidas tornam esta prática menos demorada. Por sua vez, isto dá aos agentes mais tempo e energia para gastarem em conversas reais.
Estas mensagens podem variar desde saudações padrão a notificações de resposta atrasada, encerramentos de conversas e pedidos de classificação. Aqui estão alguns exemplos:
1. "👋 Olá! Obrigado por teres contactado [nome da empresa]. Eu sou [nome do agente], como posso ajudá-lo?".
2. "👋 Olá! Obrigado por teres contactado [nome da empresa]. Infelizmente, estamos muito ocupados neste momento. Note que recebemos a sua mensagem e entraremos em contacto consigo assim que possível"!
3. "👋 Obrigado pela sua mensagem, no entanto, estamos actualmente fora. O nosso horário de funcionamento é [horário comercial]. Entraremos em contacto consigo assim que pudermos"!
4. "🙏 Obrigado por nos contactar, há mais alguma coisa em que eu possa ajudar?"
5. "Obrigado por contactar [nome da empresa]. Se tiver um minuto, por favor, deixe connosco uma análise da sua experiência, agradecemos e analisamos todos os comentários enviados 🙂 [Link]".
Exemplos de respostas rápidas: FAQs
A maioria das empresas terá uma lista de perguntas comuns. As respostas rápidas são perfeitas para armazenar as respostas a estas perguntas, uma vez que os seus agentes poderão aceder rapidamente e enviá-las aos clientes.
Pode fornecer respostas completas às perguntas frequentes na própria resposta rápida ou ligar os clientes a fontes externas para obter detalhes adicionais.
Exemplos destas mensagens incluem o seu horário e endereço comercial, confirmação de marcação e especificidades dos seus produtos ou serviços:
1. "📆 Estamos abertos de segunda a sábado (incluindo feriados), das 9:00 às 21:00 p.m."
2. "📍 A nossa sede está localizada em [Endereço]".
3. "🗓️ Temos o prazer de marcar um encontro consigo! Por favor, responda com a sua data e hora preferida ou seleccione-a a partir do nosso calendário: [Link]".
4. "Respond.io suporta múltiplos canais como o WhatsApp, Telegram, Facebook Messenger e muito mais. Pode consultar a lista completa de canais suportados aqui: [link]".
5. "A sua encomenda pode ser rastreada aqui: [link]. No entanto, se tiver algum problema relacionado com a entrega, por favor ligue para a nossa linha directa de 24 horas em [número]".
Exemplos de respostas rápidas: Vendas e Apoio
É importante ter respostas preparadas para as vendas comuns e inquéritos de apoio, pois quaisquer discrepâncias na informação, tais como preços, podem levar a clientes insatisfeitos. As respostas rápidas são perfeitas para isto, uma vez que eliminam o risco de erros ao enviar detalhes importantes.
Exemplos de respostas rápidas para estes casos de utilização incluem mensagens sobre preços, acordos especiais e muito mais.
1. "Temos diferentes planos mensais concebidos para escalar com o seu negócio: Starter, Pro, Business e Enterprise. Pode obter mais informações sobre os planos aqui: [Link]".
2. "Olá, [nome do contacto], obrigado por estender a mão. Por favor, diga-nos com o que está a ter problemas e o nosso agente entrará em contacto relativamente ao seu inquérito".
3. "Apenas por um tempo limitado, desfrutar de 20% de desconto em toda a loja. 🗣 Insira o código de desconto DISCOUNT20 durante o checkout"!
4. "✅ Pode cancelar o seu plano em qualquer altura sem custos adicionais. Basta entrar em contacto connosco e informar-nos".
5. "Temos uma política de reembolso completo e sem perguntas ✅. Basta enviar-nos o dinheiro na embalagem original dentro de 14 dias após a entrega e receberá o seu dinheiro de volta. Para mais informações, consulte a nossa política de devolução aqui: [Link]".
Exemplos de respostas rápidas: Actualizações:
Ninguém gosta de ser deixado no escuro quando se trata de assuntos urgentes ou inconvenientes. Use respostas rápidas para manter os clientes a par das últimas notícias sobre o seu negócio.
Aqui estão alguns exemplos de mensagens de resposta rápida para actualizações de estado:
1. "⚠️ A nossa plataforma está actualmente em manutenção programada e estará operacional às 8:00 da manhã de terça-feira, 07/02/2023. Pedimos desculpa por qualquer inconveniente causado 🙇".
2. "Obrigado por estender a mão. [nome do produto] estará de volta ao stock na próxima semana. Para reservar uma unidade, visite a nossa loja online: [link]".
3. "A última versão da nossa plataforma entrará em funcionamento no próximo sábado, 28/01/2023 às 8.00 da manhã. Para mais informações sobre a actualização, visite a página de anúncios: [link]".
4. "💥 Oops! Os nossos servidores estão actualmente a enfrentar algumas dificuldades técnicas. Já estamos a trabalhar no assunto e esperamos estar a funcionar nas próximas 12 horas. Pedimos desculpa por qualquer inconveniente causado"!
5. "🔧 A questão com os nossos servidores foi resolvida. Pode continuar a utilizar a nossa plataforma como habitualmente. Tente limpar a sua cache se os problemas de ligação persistirem, mas se ainda estiver a enfrentar problemas, deixe-nos uma mensagem com mais detalhes".
Com respostas rápidas, pode melhorar muito a qualidade e rapidez das suas conversas WhatsApp com os clientes. Se o seu negócio estiver a crescer a um ritmo acelerado, a WhatsApp Business App não consegue acompanhar, considere mudar para a WhatsApp API com respond.io.
Para além de benefícios como o apoio a numerosos agentes ou equipas e o chat em múltiplos canais ou contas a partir de uma única plataforma, poderá enviar respostas automáticas e construir automatização de chat para vendas e apoio WhatsApp.
Interessado em obter estes benefícios para o seu negócio? Inscreva-se hoje numa conta respond.io ou ligue o seu WhatsApp API.
Leitura adicional
- WhatsApp Business App: O Guia Supremo
- WhatsApp Business: WhatsApp Business Resumo das contas
- Como Alterar WhatsApp para Conta Comercial
