Nếu bạn không trả lời các câu hỏi thường gặp bằng câu trả lời nhanh về WhatsApp, bạn đang bỏ lỡ một trong những WhatsApp Business Các tính năng tiện dụng nhất của ứng dụng. Kể từ khi phát hành, hàng triệu doanh nghiệp đã sử dụng tin nhắn WhatsApp trả lời nhanh để trả lời khách hàng của họ. Cho dù bạn điều hành một công ty nhỏ hay lớn, tin nhắn trả lời nhanh cho WhatsApp Business có thể giúp bạn tiết kiệm rất nhiều thời gian. Đọc tiếp để tìm hiểu thêm về câu trả lời nhanh WhatsApp và cách bạn có thể kết hợp chúng vào hoạt động của mình.

Là gì WhatsApp Trả lời nhanh

WhatsApp Trả lời nhanh là một tính năng cho phép doanh nghiệp nhanh chóng trả lời các câu hỏi phổ biến của khách hàng bằng cách gửi tin nhắn viết sẵn. Các nhóm dịch vụ khách hàng sử dụng câu trả lời nhanh để trả lời các câu hỏi về chi tiết sản phẩm hoặc dịch vụ, chính sách hoàn lại tiền và hơn thế nữa.

Lợi ích của WhatsApp Trả lời nhanh

Nhập cùng một câu trả lời lặp đi lặp lại sẽ lãng phí thời gian, trong khi sao chép và dán có thể tẻ nhạt vì bạn yêu cầu mở nhiều cửa sổ hoặc tham chiếu - điều này thậm chí còn rắc rối hơn trên thiết bị di động.

Trả lời nhanh giúp dễ dàng quá trình nói chuyện đồng thời với nhiều khách hàng, cho phép nhân viên của bạn sử dụng thời gian của họ hiệu quả hơn. Các tin nhắn cũng đảm bảo thông tin nhất quán và tiếng nói thương hiệu vì chúng có thể được người giám sát phê duyệt trước.

Quan tâm đến việc thiết lập WhatsApp Câu trả lời nhanh cho doanh nghiệp của bạn? Hãy cùng thực hiện các bước dưới đây.

Cách thiết lập và gửi tin nhắn trả lời nhanh cho WhatsApp Business

Bạn có thể thiết lập trả lời nhanh trên Ứng dụng WhatsApp Business chính thức hoặc sử dụng Cái gì API. Các doanh nghiệp nhỏ hơn có thể sẽ sử dụng Ứng dụng WhatsApp Business trong khi các công ty lớn hơn với các nhóm đại lý sẽ sử dụng Cái gì API với hộp thư đến của bên thứ ba như respond.io.

Mặc dù trả lời nhanh phục vụ cùng một mục đích và hoạt động tương tự trên cả ứng dụng và API, mỗi sản phẩm WhatsApp hỗ trợ các khả năng khác nhau.

WhatsApp Business Ứng dụng có thể lưu trữ tối đa 50 câu trả lời nhanh và hỗ trợ sử dụng hình ảnh trong tin nhắn trả lời nhanh. Tuy nhiên, không có phương pháp sắp xếp các câu trả lời nhanh theo danh mục, điều này gây khó khăn cho việc chỉnh sửa hoặc xóa đồng thời một nhóm trong số chúng.

Mặt khác, WhatsApp API được kết nối với respond.io Có thể lưu trữ tối đa 5.000 câu trả lời nhanh và hỗ trợ các biến động để cá nhân hóa thêm.

Như respond.io là một phần mềm quản lý cuộc trò chuyện khách hàng đa kênh, bạn cũng có thể sử dụng lại các câu trả lời nhanh này trên các kênh khác như Facebook và sắp xếp chúng bằng cách sử dụng các danh mục tùy chỉnh.

Trong phần tiếp theo, chúng ta sẽ xem xét cách thiết lập trả lời nhanh trên Ứng dụng WhatsApp Business. Sau đó, chúng tôi sẽ chỉ cho bạn cách thực hiện việc này cho WhatsApp API trên respond.io.

Trả lời nhanh trên WhatsApp Business App

Thiết lập câu trả lời nhanh trên nút WhatsApp Business Ứng dụng là một quá trình đơn giản; Tất cả những gì bạn cần là một tài khoản doanh nghiệp trên ứng dụng và bạn đã sẵn sàng. Bạn chỉ có thể thêm hoặc chỉnh sửa câu trả lời nhanh bằng cách sử dụng nút WhatsApp Business Ứng dụng, không phải WhatsApp Business Trang web.

Các bước sau đây sẽ dạy bạn về cách tạo câu trả lời nhanh trên WhatsApp Business App.

WhatsApp Business Ứng dụng: Thiết lập trả lời nhanh

Để thiết lập trả lời nhanh WhatsApp, hãy khởi chạy WhatsApp Business Ứng dụng trên thiết bị di động của bạn.

1. Truy cập trang Công cụ kinh doanh (biểu tượng cửa hàng bên dưới WhatsApp Business) rồi nhấn vào Câu trả lời nhanh.

2. Nhấn vào Thêm nút trả lời nhanh (biểu tượng +).

3. Nhập phím tắt để trả lời nhanh của bạn. Các phím tắt cho phép bạn nhanh chóng tìm thấy câu trả lời nhanh từ danh sách, đặc biệt hữu ích nếu bạn có một danh sách dài. Trong ví dụ này, chúng ta sẽ sử dụng thanks1.

4. Nhập tin nhắn trả lời. Bạn cũng có thể đính kèm hình ảnh vào tin nhắn - văn bản của bạn sẽ xuất hiện bên dưới hình ảnh. Khi bạn hài lòng với tin nhắn của mình, hãy nhấn vào Lưu.

Từ màn hình này, bạn cũng có thể chỉnh sửa các câu trả lời nhanh đã lưu trước đó; Chỉ cần nhấn vào câu trả lời nhanh mà bạn muốn chỉnh sửa và màn hình chỉnh sửa sẽ xuất hiện. Hãy nhớ nhấn Lưu khi bạn hoàn tất.

Tiếp theo, chúng tôi sẽ chỉ cho bạn cách gửi câu trả lời nhanh từ WhatsApp Business App.

WhatsApp Business Ứng dụng: Gửi trả lời nhanh

Để gửi tin nhắn trả lời nhanh cho WhatsApp Business, mở bất kỳ cuộc trò chuyện nào trong WhatsApp Business Ứng dụng hoặc WhatsApp Business Web.

1. Nhấn vào Đính kèm (biểu tượng kẹp giấy) và chọn Trả lời nhanh. Ngoài ra, hãy nhập / vào hộp văn bản.

2. Cuộn qua danh sách và chọn một câu trả lời nhanh để sử dụng. Bạn cũng có thể nhập phím tắt của tin nhắn trả lời nhanh (ví dụ: cảm ơn1) để tìm kiếm và chọn nó.

3. Chỉnh sửa tin nhắn nếu cần và nhấn vào Gửi sau khi bạn hoàn tất.

Trong phần tiếp theo, chúng ta sẽ khám phá cách tạo và gửi trả lời nhanh qua WhatsApp API trên respond.io.

Đoạn trích trên WhatsApp API Đã kết nối với respond.io

Để gửi trả lời nhanh WhatsApp thông qua respond.io, bạn sẽ cần phải kết nối WhatsApp của bạn API lên nền tảng. Lưu ý rằng câu trả lời nhanh được gọi là Đoạn trích trên respond.io.

Cái gì API Đã kết nối với respond.io: Thiết lập đoạn mã

Làm theo các bước sau trên trang respond.io nền tảng.

1. nhấp chuột Cài đặt (biểu tượng bánh răng) theo sau là Đoạn mã.

2. Nhấp chuột Thêm đoạn mã và nhập tên của Đoạn mã, tiếp theo là tin nhắn của bạn. Bạn cũng có thể làm cho thông điệp của mình cảm thấy cá nhân hơn bằng cách chèn tên liên hệ của bạn với các biến động.

3. Nhập một chủ đề hoặc chọn một chủ đề từ danh sách. Bước này là tùy chọn nhưng rất hữu ích khi quản lý Đoạn mã của bạn trong tương lai. Khi bạn đã hoàn tất, hãy nhấp vào Tạo.

Trên màn hình này, bạn cũng có thể chỉnh sửa hoặc xóa Đoạn trích đã lưu trước đó; nhấp vào nút Hành động (ba dấu chấm) bên cạnh Đoạn mã có liên quan và chọn Chỉnh sửa hoặc Xóa.

Cuối cùng, chúng tôi sẽ đề cập đến việc gửi Đoạn trích trong cuộc trò chuyện của bạn.

Cái gì API Đã kết nối với respond.io: Gửi đoạn trích

Sử dụng Đoạn trích trên respond.io đơn giản như gửi trả lời nhanh trên WhatsApp Business App.

1. Mở bất kỳ WhatsApp hội thoại và nhấp vào biểu tượng Đoạn mã (giấy rách) ở cuối màn hình. Ngoài ra, bạn có thể nhập / vào hộp văn bản để kéo danh sách Đoạn mã lên.

2. Cuộn qua danh sách và chọn một Đoạn mã để sử dụng. Nếu bạn đã nhấp vào biểu tượng Đoạn mã ở Bước 1, bạn cũng có thể nhấp vào Tìm kiếm và nhập tên Đoạn trích hoặc một từ có trong tin nhắn của Đoạn mã để định vị đoạn mã đó một cách nhanh chóng.

Nếu bạn đã nhập / trong Bước 1, bạn có thể ngay lập tức bắt đầu tìm kiếm Đoạn mã bằng cách nhập tên của đoạn mã hoặc từ có trong đoạn mã đó.

3. Chỉnh sửa tin nhắn nếu cần và nhấn vào Gửi sau khi bạn hoàn tất.

Đoạn trích hoạt động trên tất cả các kênh mà bạn đã kết nối respond.io. Không cần phải lặp lại quá trình thiết lập.

Bây giờ bạn đã biết cách thiết lập và gửi câu trả lời nhanh, bước tiếp theo là tìm ra những tin nhắn nên là gì.

Ví dụ về Câu trả lời Nhanh

Không có quy tắc cứng và nhanh cho tin nhắn trả lời nhanh, nhưng bạn sẽ muốn viết tin nhắn chung chung có thể được gửi cho bất kỳ ai có ít hoặc không có thay đổi. Trừ khi bạn đang sử dụng các biến động để cá nhân hóa, đừng bao gồm các chi tiết dành riêng cho từng người nhận.

Nếu bạn bị lạc và cần ý tưởng cho tin nhắn trả lời nhanh của mình, hãy xem ví dụ của chúng tôi để biết một số cảm hứng! Bạn có thể sao chép hoặc chỉnh sửa các tin nhắn để làm cho chúng phù hợp với doanh nghiệp của bạn.

Ví dụ trả lời nhanh: Lời chào và lời tạm biệt

Các doanh nghiệp dành nhiều thời gian để gửi lời chào và lời tạm biệt đến khách hàng của họ trên WhatsApp, nhưng câu trả lời nhanh làm cho việc thực hành này ít tốn thời gian hơn. Đổi lại, điều này mang lại cho các nhân viên nhiều thời gian và năng lượng hơn để dành cho các cuộc trò chuyện thực tế.

Những tin nhắn này có thể bao gồm từ lời chào tiêu chuẩn đến thông báo phản hồi bị trì hoãn, kết thúc cuộc trò chuyện và yêu cầu xếp hạng. Dưới đây là một số ví dụ:

1. " 👋 Xin chào! Cảm ơn bạn đã liên hệ với [tên doanh nghiệp]. Tôi là [tên đại lý], làm thế nào tôi có thể giúp bạn?

2. " 👋 Xin chào! Cảm ơn bạn đã liên hệ với [tên doanh nghiệp]. Thật không may, chúng tôi đang rất bận rộn ngay bây giờ. Xin lưu ý rằng chúng tôi đã nhận được tin nhắn của bạn và sẽ liên hệ lại với bạn sớm nhất có thể!

3. " 👋 Cảm ơn tin nhắn của bạn, tuy nhiên, chúng tôi hiện đang đi vắng. Giờ hoạt động của chúng tôi là [giờ làm việc]. Chúng tôi sẽ liên hệ lại với bạn ngay khi có thể!

4. "🙏 Cảm ơn bạn đã liên hệ với chúng tôi, có điều gì khác tôi có thể giúp bạn không?"

5. "Cảm ơn bạn đã liên hệ với [tên doanh nghiệp]. Nếu bạn có một phút, vui lòng để lại đánh giá về trải nghiệm của bạn với chúng tôi, chúng tôi đánh giá cao và xem qua tất cả các phản hồi đã gửi 🙂 [Liên kết]"

Ví dụ trả lời nhanh: Câu hỏi thường gặp

Hầu hết các doanh nghiệp sẽ có một danh sách các câu hỏi thường gặp. Câu trả lời nhanh hoàn hảo để lưu trữ câu trả lời cho những câu hỏi này vì nhân viên của bạn sẽ có thể nhanh chóng truy cập và gửi chúng cho khách hàng.

Bạn có thể cung cấp câu trả lời đầy đủ cho Câu hỏi thường gặp trong chính câu trả lời nhanh hoặc liên kết khách hàng với các nguồn bên ngoài để biết thêm chi tiết.

Ví dụ về các thông báo này bao gồm giờ làm việc và địa chỉ, xác nhận cuộc hẹn và chi tiết cụ thể về sản phẩm hoặc dịch vụ của bạn:

1. "📆 Chúng tôi mở cửa từ thứ Hai đến thứ Bảy (kể cả ngày lễ), 9:00 sáng đến 9:00 tối."

2. "Trụ sở chính của chúng tôi được đặt tại [Địa chỉ]" 📍

3. "🗓️ Chúng tôi rất vui khi được đặt lịch hẹn với bạn! Vui lòng trả lời với ngày và giờ mong muốn của bạn hoặc chọn nó từ lịch của chúng tôi: [Liên kết]"

4. "Respond.io hỗ trợ nhiều kênh như WhatsApp, Telegram, Facebook Messenger và hơn thế nữa. Bạn có thể xem danh sách đầy đủ các kênh được hỗ trợ tại đây: [link]"

5. "Đơn đặt hàng của bạn có thể được theo dõi tại đây: [liên kết]. Tuy nhiên, nếu bạn có bất kỳ vấn đề nào liên quan đến việc giao hàng, vui lòng gọi đường dây nóng 24 giờ của chúng tôi theo số [number]"

Ví dụ trả lời nhanh: Bán hàng và Hỗ trợ

Điều quan trọng là phải chuẩn bị câu trả lời cho các yêu cầu bán hàng và hỗ trợ phổ biến, vì bất kỳ sự khác biệt nào về thông tin như giá cả đều có thể dẫn đến những khách hàng không hài lòng. Trả lời nhanh là hoàn hảo cho việc này vì chúng loại bỏ nguy cơ sai sót khi gửi các chi tiết quan trọng.

Ví dụ về câu trả lời nhanh cho các trường hợp sử dụng này bao gồm thông báo về giá cả, ưu đãi đặc biệt và hơn thế nữa.

1. "Chúng tôi có các gói hàng tháng khác nhau được thiết kế để mở rộng quy mô với doanh nghiệp của bạn: Starter, Pro, Business và Enterprise. Bạn có thể biết thêm thông tin về các kế hoạch tại đây: [Liên kết]"

2. "Xin chào, [tên liên hệ], cảm ơn bạn đã liên hệ. Vui lòng cho chúng tôi biết bạn đang gặp vấn đề gì và đại lý của chúng tôi sẽ liên hệ về yêu cầu của bạn.

3. "Chỉ trong một thời gian giới hạn, bạn có thể nhận được 360dialog Cái gì API + respond.io hộp thư đến chỉ với 5 đô la mỗi tháng, ngoài phí WhatsApp. 🗣 Trả lời tin nhắn này với MAGIC5 để đăng ký!

4. "✅ Bạn có thể hủy gói của mình bất cứ lúc nào mà không phải trả thêm phí. Đơn giản chỉ cần liên lạc với chúng tôi và cho chúng tôi biết.

5. "Chúng tôi không có câu hỏi nào, chính sách ✅ hoàn lại tiền đầy đủ Chỉ cần gửi lại cho chúng tôi trong bao bì gốc trong vòng 14 ngày kể từ ngày giao hàng và bạn sẽ nhận lại được tiền của mình. Để biết thêm thông tin, hãy xem chính sách trả hàng của chúng tôi tại đây: [Liên kết]"

Ví dụ trả lời nhanh: Nội dung cập nhật

Không ai thích bị bỏ lại trong bóng tối khi nói đến những vấn đề khẩn cấp hoặc bất tiện. Sử dụng câu trả lời nhanh để cập nhật cho khách hàng những tin tức mới nhất về doanh nghiệp của bạn.

Dưới đây là một số ví dụ về tin nhắn trả lời nhanh để cập nhật trạng thái:

1. "Nền ⚠️ tảng của chúng tôi hiện đang được bảo trì theo lịch trình và sẽ hoạt động trước 8:00 sáng Thứ Ba, 07/02/2023. Chúng tôi xin lỗi vì bất kỳ sự bất tiện nào gây ra 🙇 "

2. "Cảm ơn bạn đã liên hệ. [tên sản phẩm] sẽ có mặt trở lại trong kho vào tuần tới. Để đặt trước cho mình một đơn vị, hãy truy cập cửa hàng trực tuyến của chúng tôi: [link]."

3. "Phiên bản mới nhất của nền tảng của chúng tôi sẽ phát hành vào thứ Bảy tuần sau, ngày 28/01/2023 lúc 8:00 sáng. Để biết thêm thông tin về nội dung cập nhật, hãy truy cập trang thông báo: [link]"

4. " 💥 Rất tiếc! Máy chủ của chúng tôi hiện đang gặp phải một số khó khăn kỹ thuật. Chúng tôi đã làm việc về vấn đề này và hy vọng sẽ được thiết lập và hoạt động trong 12 giờ tới. Chúng tôi xin lỗi vì bất kỳ sự bất tiện nào đã gây ra!

5. "🔧 Sự cố với máy chủ của chúng tôi đã được khắc phục. Bạn có thể tiếp tục sử dụng nền tảng của chúng tôi như bình thường. Hãy thử xóa bộ nhớ cache của bạn nếu sự cố kết nối vẫn tiếp diễn nhưng nếu bạn vẫn gặp sự cố, hãy gửi tin nhắn cho chúng tôi với nhiều chi tiết hơn.

Với câu trả lời nhanh, bạn có thể cải thiện đáng kể chất lượng và tốc độ cuộc trò chuyện WhatsApp của mình với khách hàng. Nếu doanh nghiệp của bạn đang phát triển với tốc độ mà Ứng dụng WhatsApp Business không thể theo kịp, hãy cân nhắc chuyển sang WhatsApp API với respond.io.

Ngoài các lợi ích như hỗ trợ nhiều nhân viên hoặc nhóm, trò chuyện trên nhiều kênh hoặc tài khoản từ một nền tảng duy nhất, bạn sẽ có thể gửi trả lời tự động và xây dựng tự động hóa trò chuyện cho WhatsApp bán hàng và hỗ trợ.

Quan tâm đến? Tải WhatsApp API và Kết nối nó với respond.io Hôm nay!

Đọc thêm

• WhatsApp Business Ứng dụng: Hướng dẫn cơ bản
• WhatsApp Business: WhatsApp Business Tổng quan về tài khoản
• Làm thế nào để thay đổi WhatsApp vào Tài khoản Doanh nghiệp