![Trả lời nhanh của WhatsApp: Hướng dẫn cách thực hiện [Tháng 7 năm 2023]](https://assets2-proxy.respond.io/ph8r57dk1q9w/3KZvd2Wuw11ZqyacPyHLon/97570ee72944b607dda301dd2f959308/HowToWhatsAppQuickRepliesCoverImage_15b6c7f358d5e16480bd1c6b353c021e.png?q=70&fm=avif)
Nếu bạn không trả lời các câu hỏi thường gặp bằng tính năng trả lời nhanh của WhatsApp, bạn đang bỏ lỡ một trong những tính năng tiện dụng nhất của Ứng dụng WhatsApp Business. Kể từ khi ra mắt, hàng triệu doanh nghiệp đã sử dụng tin nhắn trả lời nhanh trên WhatsApp để phản hồi khách hàng. Cho dù bạn điều hành một công ty nhỏ hay lớn, tin nhắn trả lời nhanh trên WhatsApp Business có thể giúp bạn tiết kiệm rất nhiều thời gian. Đọc tiếp để tìm hiểu thêm về tính năng trả lời nhanh của WhatsApp và cách bạn có thể kết hợp chúng vào hoạt động của mình.
WhatsApp trả lời nhanh là tính năng cho phép doanh nghiệp phản hồi nhanh các câu hỏi thường gặp của khách hàng bằng cách gửi tin nhắn được soạn sẵn. Nhóm dịch vụ khách hàng sử dụng phản hồi nhanh để trả lời các câu hỏi về chi tiết sản phẩm hoặc dịch vụ, chính sách hoàn tiền, v.v.
Việc gõ đi gõ lại cùng một câu trả lời sẽ tốn thời gian, trong khi việc sao chép và dán có thể rất nhàm chán vì bạn cần mở nhiều cửa sổ hoặc tài liệu tham khảo. Điều này thậm chí còn rắc rối hơn trên thiết bị di động.
Trả lời nhanh giúp bạn dễ dàng nói chuyện với nhiều khách hàng cùng lúc, giúp nhân viên của bạn sử dụng thời gian hiệu quả hơn. Các thông điệp cũng đảm bảo thông tin và giọng điệu thương hiệu nhất quán vì chúng có thể được giám sát viên phê duyệt trước.
Bạn có muốn thiết lập tính năng trả lời nhanh trên WhatsApp cho doanh nghiệp của mình không? Chúng ta hãy cùng thực hiện theo các bước dưới đây.
Bạn có thể thiết lập tính năng trả lời nhanh trên ứng dụng WhatsApp Business chính thức hoặc sử dụng API WhatsApp . Các doanh nghiệp nhỏ hơn có thể sẽ sử dụng Ứng dụng WhatsApp Business trong khi các công ty lớn hơn có đội ngũ nhân viên sẽ sử dụng WhatsApp API với hộp thư đến của bên thứ ba như respond.io.
Mặc dù tính năng trả lời nhanh có cùng mục đích và hoạt động tương tự trên cả ứng dụng và API, nhưng mỗi sản phẩm WhatsApp lại hỗ trợ các khả năng khác nhau.
Ứng dụng WhatsApp Business có thể lưu trữ tới 50 tin nhắn trả lời nhanh và hỗ trợ sử dụng hình ảnh trong tin nhắn trả lời nhanh. Tuy nhiên, không có phương pháp nào để sắp xếp các câu trả lời nhanh theo danh mục, điều này khiến việc chỉnh sửa hoặc xóa nhiều câu trả lời cùng lúc trở nên khó khăn.
Tính năng | Ứng dụng WhatsApp Business | API WhatsApp trên respond.io |
|---|---|---|
Lưu trữ Trả lời nhanh | Lưu trữ tối đa 50 câu trả lời nhanh | Lưu trữ tới 5.000 câu trả lời nhanh |
Hỗ trợ phương tiện truyền thông | Hỗ trợ hình ảnh | Hỗ trợ các biến động |
Khả năng tương thích nền tảng | Chỉ hoạt động trên WhatsApp | Hoạt động trên nhiều kênh |
Phân loại | Không thể phân loại | Có thể được phân loại |
Mặt khác, WhatsApp API được kết nối với respond.io có thể lưu trữ tới 5.000 phản hồi nhanh và hỗ trợ các biến động để tăng thêm tính cá nhân hóa.
Vì respond.io là phần mềm quản lý cuộc trò chuyện với khách hàng đa kênh , bạn cũng có thể sử dụng lại những phản hồi nhanh này trên các kênh khác như Messenger và sắp xếp chúng theo danh mục tùy chỉnh.
Ở phần tiếp theo, chúng tôi sẽ hướng dẫn cách thiết lập tính năng trả lời nhanh trên Ứng dụng WhatsApp Business. Sau đó, chúng tôi'sẽ chỉ cho bạn cách thực hiện điều này cho WhatsApp API trên respond.io.
Thiết lập tính năng trả lời nhanh trên Ứng dụng WhatsApp Business là một quá trình đơn giản; tất cả những gì bạn cần là một tài khoản doanh nghiệp trên ứng dụng là xong. Bạn chỉ có thể thêm hoặc chỉnh sửa trả lời nhanh bằng Ứng dụng WhatsApp Business, không phải WhatsApp Business Web.
Các bước sau đây sẽ hướng dẫn bạn cách tạo phản hồi nhanh trên Ứng dụng WhatsApp Business.
Để thiết lập tính năng trả lời nhanh trên WhatsApp, hãy khởi chạy Ứng dụng WhatsApp Business trên thiết bị di động của bạn.
1. Trong ứng dụng WhatsApp Business, chạm vào ⠇ > Công cụ kinh doanh > Trả lời nhanh.
2. Nhấn Thêm ⨁.
3. Nhấn Tin nhắn để tạo tin nhắn.
4. Nhấn Phím tắt để đặt phím tắt cho câu trả lời nhanh của bạn.
4. Nhấn LƯU.
Bạn cũng có thể chỉnh sửa các câu trả lời nhanh đã lưu trước đó; chỉ cần chạm vào câu trả lời nhanh mà bạn muốn chỉnh sửa và màn hình chỉnh sửa sẽ xuất hiện. Nhớ nhấn Lưu khi bạn hoàn tất.
Tiếp theo, chúng tôi sẽ chỉ cho bạn cách gửi trả lời nhanh từ Ứng dụng WhatsApp Business.
Để gửi tin nhắn trả lời nhanh cho WhatsApp Business, hãy mở bất kỳ cuộc trò chuyện nào trong Ứng dụng WhatsApp Business hoặc WhatsApp Business Web.
1. Nhấn Đính kèm (biểu tượng kẹp giấy) và chọn Trả lời nhanh. Ngoài ra, bạn có thể nhập / vào hộp văn bản.
2. Cuộn qua danh sách và chọn một câu trả lời nhanh để sử dụng. Bạn cũng có thể nhập phím tắt của tin nhắn trả lời nhanh (ví dụ: thanks1) để tìm kiếm và chọn tin nhắn đó.
3. Chỉnh sửa tin nhắn nếu cần và nhấn Gửi khi bạn hoàn tất.
Ở phần tiếp theo, chúng ta sẽ khám phá cách tạo và gửi phản hồi nhanh thông qua WhatsApp API trên respond.io.
Để gửi phản hồi nhanh trên WhatsApp thông qua respond.io, bạn cần phải kết nối API WhatsApp của mình với nền tảng. Xin lưu ý rằng các câu trả lời nhanh được gọi là Đoạn trích trên respond.io.
Thực hiện theo các bước sau trên nền tảng respond.io.
1. Nhấp vào Cài đặt (biểu tượng bánh răng) theo sau là Đoạn trích.
2. Nhấp vào Thêm Đoạn mã và nhập tên của Đoạn mã, theo sau là tin nhắn của bạn. Bạn cũng có thể làm cho tin nhắn của mình mang tính cá nhân hơn bằng cách chèn tên liên hệ với các biến động .
3. Nhập một chủ đề hoặc chọn một chủ đề từ danh sách. Bước này là tùy chọn nhưng rất hữu ích khi bạn muốn quản lý các Snippet trong tương lai. Khi hoàn tất, hãy nhấp vào Tạo.
Trên màn hình này, bạn cũng có thể chỉnh sửa hoặc xóa các Snippet đã lưu trước đó; nhấp vào nút Hành động (ba dấu chấm) bên cạnh Snippet có liên quan và chọn Chỉnh sửa hoặc Xóa.
Cuối cùng, chúng tôi sẽ đề cập đến việc gửi Snippets trong các cuộc trò chuyện của bạn.
Sử dụng Snippets trên respond.io cũng đơn giản như gửi phản hồi nhanh trên Ứng dụng WhatsApp Business.
1. Mở bất kỳ cuộc trò chuyện WhatsApp nào và nhấp vào biểu tượng Đoạn trích (tờ giấy rách) ở cuối màn hình. Ngoài ra, bạn có thể nhập / vào hộp văn bản để mở danh sách Đoạn trích.
2. Cuộn qua danh sách và chọn một Đoạn trích để sử dụng. Nếu bạn đã nhấp vào biểu tượng Đoạn trích ở Bước 1, bạn cũng có thể nhấp vào Tìm kiếm và nhập tên Đoạn trích hoặc một từ có trong thông báo của Đoạn trích để tìm nhanh.
Nếu bạn đã nhập / ở Bước 1, bạn có thể ngay lập tức bắt đầu tìm kiếm một Đoạn trích bằng cách nhập tên hoặc từ có trong đó.
3. Chỉnh sửa tin nhắn nếu cần và nhấn Gửi khi bạn hoàn tất.
Các đoạn mã hoạt động trên tất cả các kênh mà bạn'đã kết nối với respond.io. Không cần phải lặp lại quá trình thiết lập.
Bây giờ bạn đã biết cách thiết lập và gửi phản hồi nhanh, bước tiếp theo là tìm ra nội dung của tin nhắn.
Chuyển đổi những cuộc trò chuyện thành khách hàng với WhatsApp API chính thức của respond.io. ✨
Quản lý các cuộc gọi và trò chuyện WhatsApp ở một nơi!
Không có quy tắc cứng nhắc nào cho tin nhắn trả lời nhanh, nhưng bạn sẽ muốn viết tin nhắn chung mà có thể gửi cho bất kỳ ai mà không cần thay đổi nhiều. Trừ khi bạn'đang sử dụng các biến động để cá nhân hóa, nếu không, đừng bao gồm các chi tiết cụ thể cho từng người nhận.
Nếu bạn đang bối rối và cần ý tưởng cho tin nhắn trả lời nhanh, hãy xem các ví dụ bên dưới để có thêm cảm hứng! Bạn có thể sao chép hoặc chỉnh sửa tin nhắn để phù hợp với doanh nghiệp của mình.
Các doanh nghiệp dành nhiều thời gian để gửi lời chào và tạm biệt tới khách hàng trên WhatsApp, nhưng việc trả lời nhanh chóng giúp tiết kiệm thời gian hơn. Đổi lại, điều này giúp các tác nhân có nhiều thời gian và năng lượng hơn để dành cho các cuộc trò chuyện thực tế.
Những tin nhắn này có thể bao gồm từ lời chào tiêu chuẩn đến thông báo trả lời chậm, kết thúc cuộc trò chuyện và yêu cầu đánh giá. Sau đây là một số ví dụ:
1. “👋 Xin chào! Cảm ơn bạn đã liên hệ với [tên doanh nghiệp]. Tôi là [tên đại lý], tôi có thể giúp gì cho bạn?”
2. “👋 Xin chào! Cảm ơn bạn đã liên hệ với [tên doanh nghiệp]. Thật không may, hiện giờ chúng tôi đang rất bận. Xin lưu ý rằng chúng tôi đã nhận được tin nhắn của bạn và sẽ phản hồi bạn sớm nhất có thể!”
3. “👋 Cảm ơn bạn đã nhắn tin, tuy nhiên, hiện tại chúng tôi đang đi vắng. Giờ làm việc của chúng tôi là [giờ làm việc]. Chúng tôi sẽ phản hồi bạn sớm nhất có thể!”
4. “🙏 Cảm ơn bạn đã liên hệ với chúng tôi, tôi có thể giúp gì thêm cho bạn không?”
5. “Cảm ơn bạn đã liên hệ với [tên doanh nghiệp]. Nếu bạn có một phút, vui lòng để lại đánh giá về trải nghiệm của bạn với chúng tôi, chúng tôi rất trân trọng và sẽ xem xét tất cả phản hồi được gửi đến 🙂 [Liên kết]”
Hầu hết các doanh nghiệp đều có danh sách các câu hỏi thường gặp. Trả lời nhanh là giải pháp hoàn hảo để lưu trữ câu trả lời cho những câu hỏi này vì nhân viên của bạn có thể truy cập và gửi câu trả lời cho khách hàng một cách nhanh chóng.
Bạn có thể cung cấp câu trả lời đầy đủ cho các câu hỏi thường gặp trong phần trả lời nhanh hoặc liên kết khách hàng tới các nguồn bên ngoài để biết thêm thông tin chi tiết.
Ví dụ về những tin nhắn này bao gồm giờ làm việc và địa chỉ, xác nhận cuộc hẹn và thông tin chi tiết về sản phẩm hoặc dịch vụ của bạn:
1. “📆 Chúng tôi mở cửa từ Thứ Hai đến Thứ Bảy (bao gồm cả ngày lễ), 9:00 sáng đến 9:00 tối”
2. “📍 Trụ sở chính của chúng tôi nằm tại [Địa chỉ]”
3. “🗓️ Chúng tôi rất vui khi được đặt lịch hẹn với bạn! Vui lòng trả lời với ngày và giờ bạn muốn hoặc chọn từ lịch của chúng tôi: [Liên kết]”
4. “Respond.io hỗ trợ nhiều kênh như WhatsApp, Telegram, Facebook Messenger và nhiều kênh khác. Bạn có thể xem danh sách đầy đủ các kênh được hỗ trợ tại đây: [liên kết]”
5. “Bạn có thể theo dõi đơn hàng của mình tại đây: [liên kết]. Tuy nhiên, nếu bạn có bất kỳ vấn đề nào liên quan đến việc giao hàng, vui lòng gọi đến đường dây nóng 24 giờ của chúng tôi theo số [số]”
Điều quan trọng là phải chuẩn bị câu trả lời cho các câu hỏi thường gặp về bán hàng và hỗ trợ, vì bất kỳ sự khác biệt nào về thông tin như giá cả đều có thể khiến khách hàng không hài lòng. Trả lời nhanh là giải pháp hoàn hảo vì nó loại bỏ nguy cơ sai sót khi gửi thông tin chi tiết quan trọng.
Ví dụ về phản hồi nhanh cho những trường hợp sử dụng này bao gồm tin nhắn về giá cả, ưu đãi đặc biệt, v.v.
1. “Chúng tôi có nhiều gói tháng khác nhau được thiết kế để phù hợp với quy mô doanh nghiệp của bạn: Starter, Pro, Business và Enterprise. Bạn có thể biết thêm thông tin về các kế hoạch tại đây: [Liên kết]”
2. “Xin chào [tên liên hệ], cảm ơn bạn đã liên hệ. Vui lòng cho chúng tôi biết vấn đề bạn đang gặp phải và nhân viên của chúng tôi sẽ liên hệ để giải quyết thắc mắc của bạn.”
3. “Chỉ trong thời gian có hạn, hãy tận hưởng mức giảm giá 20% trên toàn cửa hàng. 🗣 Nhập mã giảm giá DISCOUNT20 khi thanh toán!”
4. “✅ Bạn có thể hủy gói dịch vụ của mình bất kỳ lúc nào mà không phải trả thêm phí. Chỉ cần liên hệ với chúng tôi và cho chúng tôi biết.”
5. “Chúng tôi có chính sách hoàn tiền đầy đủ, không cần giải thích ✅ Chỉ cần gửi lại cho chúng tôi trong bao bì gốc trong vòng 14 ngày kể từ ngày giao hàng và bạn sẽ được hoàn lại tiền. Để biết thêm thông tin, hãy xem chính sách hoàn trả của chúng tôi tại đây: [Liên kết]”
Không ai muốn bị bỏ lại trong bóng tối khi gặp phải những vấn đề khẩn cấp hoặc bất tiện. Sử dụng tính năng trả lời nhanh để cập nhật cho khách hàng những tin tức mới nhất về doanh nghiệp của bạn.
Sau đây là một số ví dụ về tin nhắn trả lời nhanh để cập nhật trạng thái:
1. “⚠️ Nền tảng của chúng tôi hiện đang trong quá trình bảo trì theo lịch trình và sẽ hoạt động trở lại vào 8:00 sáng thứ Ba, ngày 07/02/2023. Chúng tôi xin lỗi vì sự bất tiện này 🙇”
2. “Cảm ơn bạn đã liên hệ. [tên sản phẩm] sẽ có hàng trở lại vào tuần tới. Để đặt chỗ cho mình một căn, hãy truy cập cửa hàng trực tuyến của chúng tôi: [liên kết].”
3. “Phiên bản mới nhất của nền tảng của chúng tôi sẽ ra mắt vào thứ Bảy tuần tới, ngày 28/01/2023 lúc 8 giờ sáng Để biết thêm thông tin về bản cập nhật, hãy truy cập trang thông báo: [liên kết]”
4. “💥 Ồ! Máy chủ của chúng tôi hiện đang gặp một số khó khăn về kỹ thuật. Chúng tôi đang xử lý vấn đề này và hy vọng có thể hoạt động trở lại trong 12 giờ tới. Chúng tôi xin lỗi vì sự bất tiện này!”
5. “🔧 Sự cố liên quan đến máy chủ của chúng tôi đã được khắc phục. Bạn có thể tiếp tục sử dụng nền tảng của chúng tôi như bình thường. Hãy thử xóa bộ nhớ đệm nếu sự cố kết nối vẫn tiếp diễn nhưng nếu bạn vẫn gặp sự cố, hãy gửi cho chúng tôi tin nhắn với thông tin chi tiết hơn.”
Với phản hồi nhanh, bạn có thể cải thiện đáng kể chất lượng và tốc độ trò chuyện với khách hàng trên WhatsApp. Nếu doanh nghiệp của bạn đang phát triển với tốc độ mà ứng dụng WhatsApp Business không thể theo kịp, hãy cân nhắc chuyển sang WhatsApp API với respond.io.
Ngoài các lợi ích như hỗ trợ nhiều tác nhân hoặc nhóm và trò chuyện trên nhiều kênh hoặc tài khoản từ một nền tảng duy nhất, bạn sẽ có thể gửi phản hồi tự động và xây dựng tự động hóa trò chuyện để hỗ trợ bán hàng qua WhatsApp và .
Bạn có muốn nhận được những lợi ích này cho doanh nghiệp của mình không? Đăng ký tài khoản respond.io hoặc kết nối WhatsApp API của bạn ngay hôm nay.
Chuyển đổi những cuộc trò chuyện thành khách hàng với WhatsApp API chính thức của respond.io. ✨
Quản lý các cuộc gọi và trò chuyện WhatsApp ở một nơi!
George Wong là Chuyên gia chiến lược truyền thông tại respond.io. Kể từ khi gia nhập với tư cách là Quản lý nội dung vào năm 2022, ông đã mở rộng vai trò của mình sang tiếp thị sản phẩm, viết quảng cáo và truyền thông xã hội. Khi không phải giúp các doanh nghiệp tăng doanh thu thông qua tính năng trò chuyện, George thích sáng tác nhạc, mày mò bàn phím cơ và sáng tác nghệ thuật.
Hộp thư đến của nhóm WhatsApp sắp xếp tất cả các cuộc trò chuyện trên WhatsApp của bạn, cho phép các nhân viên nhanh chóng ưu tiên và giải quyết các vấn đề. Tìm hiểu thêm tại đây.
Bạn muốn tạo thêm khách hàng tiềm năng bằng quảng cáo WhatsApp? Tìm hiểu cách tạo quảng cáo WhatsApp và cách quản lý các cuộc trò chuyện ở quy mô lớn bằng các tính năng nâng cao như AI và tự động hóa.
Tổng quan
Điện tử
Thời trang & Trang phục
Nội thất
Trang sức
Các hoạt động ngoại khóa
Thể thao & Sức khỏe
Trung tâm làm đẹp
Phòng khám nha khoa
Phòng khám y tế
Dịch vụ dọn dẹp nhà và người giúp việc
Nhiếp ảnh & Quay phim
Nhà bán lẻ phụ tùng ô tô
Đại lý ô tô
Công ty du lịch & Nhà điều hành tour
