Nếu bạn không trả lời các câu hỏi thường gặp bằng câu trả lời nhanh WhatsApp, bạn đang bỏ lỡ một trong những tính năng tiện dụng nhất của Ứng dụng WhatsApp Business. Kể từ khi phát hành, hàng triệu doanh nghiệp đã sử dụng tin nhắn WhatsApp trả lời nhanh để trả lời khách hàng của họ. Cho dù bạn điều hành một công ty nhỏ hay lớn, tin nhắn trả lời nhanh cho WhatsApp Business có thể giúp bạn tiết kiệm rất nhiều thời gian. Đọc tiếp để tìm hiểu thêm về trả lời nhanh WhatsApp và cách bạn có thể kết hợp chúng vào hoạt động của mình.
Trả lời nhanh WhatsApp là gì
Trả lời nhanh WhatsApp là một tính năng cho phép các doanh nghiệp nhanh chóng trả lời các câu hỏi phổ biến của khách hàng bằng cách gửi tin nhắn viết sẵn. Nhóm dịch vụ khách hàng sử dụng câu trả lời nhanh để trả lời các câu hỏi về chi tiết sản phẩm hoặc dịch vụ, chính sách hoàn tiền và hơn thế nữa.
Lợi ích của WhatsApp Quick Reply
Nhập cùng một câu trả lời liên tục lãng phí thời gian, trong khi sao chép và dán có thể tẻ nhạt vì bạn yêu cầu mở nhiều cửa sổ hoặc tài liệu tham khảo. Điều này thậm chí còn rắc rối hơn trên thiết bị di động.
Trả lời nhanh giúp giảm bớt quá trình nói chuyện với nhiều khách hàng cùng một lúc, cho phép nhân viên của bạn sử dụng thời gian của họ hiệu quả hơn. Các thông điệp cũng đảm bảo thông tin nhất quán và tiếng nói thương hiệu vì chúng có thể được người giám sát phê duyệt trước.
Bạn muốn thiết lập câu trả lời nhanh WhatsApp cho doanh nghiệp của mình? Chúng ta hãy đi qua các bước dưới đây.
Cách thiết lập và gửi tin nhắn trả lời nhanh cho WhatsApp Business
Bạn có thể thiết lập trả lời nhanh trên Ứng dụng WhatsApp Business chính thức hoặc sử dụng Cái gì API. Các doanh nghiệp nhỏ hơn có thể sẽ sử dụng Ứng dụng WhatsApp Business trong khi các công ty lớn hơn với các nhóm đại lý sẽ sử dụng Cái gì API với hộp thư đến của bên thứ ba như respond.io.
Mặc dù trả lời nhanh phục vụ cùng một mục đích và hoạt động tương tự trên cả ứng dụng và API, mỗi sản phẩm WhatsApp hỗ trợ các khả năng khác nhau.
Ứng dụng WhatsApp Business có thể lưu trữ tối đa 50 câu trả lời nhanh và hỗ trợ sử dụng hình ảnh trong tin nhắn trả lời nhanh. Tuy nhiên, không có phương pháp sắp xếp các câu trả lời nhanh theo danh mục, điều này gây khó khăn cho việc chỉnh sửa hoặc xóa một nhóm trong số chúng cùng một lúc.
Mặt khác, WhatsApp API được kết nối với respond.io Có thể lưu trữ tối đa 5.000 câu trả lời nhanh và hỗ trợ các biến động để cá nhân hóa thêm.
Như respond.io là một phần mềm quản lý cuộc trò chuyện khách hàng đa kênh, bạn cũng có thể sử dụng lại các câu trả lời nhanh này trên các kênh khác như Messenger và sắp xếp chúng bằng các danh mục tùy chỉnh.
Trong phần tiếp theo, chúng ta sẽ xem xét cách thiết lập trả lời nhanh trên Ứng dụng WhatsApp Business. Sau đó, chúng tôi sẽ chỉ cho bạn cách thực hiện việc này cho WhatsApp API trên respond.io.
Trả lời nhanh trên ứng dụng WhatsApp Business
Thiết lập trả lời nhanh trên Ứng dụng WhatsApp Business là một quá trình đơn giản; Tất cả những gì bạn cần là một tài khoản doanh nghiệp trên ứng dụng và bạn đã sẵn sàng. Bạn chỉ có thể thêm hoặc chỉnh sửa câu trả lời nhanh bằng Ứng dụng WhatsApp Business, chứ không phải WhatsApp Business Web.
Các bước sau đây sẽ hướng dẫn bạn cách tạo câu trả lời nhanh trên Ứng dụng WhatsApp Business.
Ứng dụng WhatsApp Business: Thiết lập Trả lời nhanh
Để thiết lập trả lời nhanh WhatsApp, hãy khởi chạy Ứng dụng WhatsApp Business trên thiết bị di động của bạn.
1. Trong ứng dụng WhatsApp Business, hãy nhấn vào ⠇ > Công cụ kinh doanh > Trả lời nhanh.
2. Nhấn vào Thêm ⨁.
3. Nhấn vào Tin nhắn để tạo tin nhắn của bạn.
- Lưu ý: Tệp phương tiện không được hỗ trợ trong trả lời nhanh trên Web hoặc Máy tính để bàn.
4. Nhấn phím tắt để đặt phím tắt cho câu trả lời nhanh của bạn.
4. Nhấn vào LƯU.
Bạn cũng có thể chỉnh sửa các câu trả lời nhanh đã lưu trước đó; Chỉ cần nhấn vào câu trả lời nhanh mà bạn muốn chỉnh sửa và màn hình chỉnh sửa sẽ xuất hiện. Hãy nhớ nhấn Tiết kiệm khi bạn hoàn tất.
Tiếp theo, chúng tôi sẽ hướng dẫn bạn cách gửi trả lời nhanh từ Ứng dụng WhatsApp Business.
Ứng dụng WhatsApp Business: Gửi trả lời nhanh
Để gửi tin nhắn trả lời nhanh cho WhatsApp Business, hãy mở bất kỳ cuộc trò chuyện nào trong Ứng dụng WhatsApp Business hoặc WhatsApp Business Web.
1. Nhấn vào Đính kèm (biểu tượng kẹp giấy) và chọn Trả lời nhanh. Ngoài ra, nhập / vào hộp văn bản.
2. Cuộn qua danh sách và chọn một câu trả lời nhanh để sử dụng. Bạn cũng có thể nhập phím tắt của tin nhắn trả lời nhanh (ví dụ: cảm ơn1) để tìm kiếm và chọn nó.
3. Chỉnh sửa tin nhắn nếu cần và nhấn vào Gửi sau khi bạn hoàn tất.
Trong phần tiếp theo, chúng ta sẽ khám phá cách tạo và gửi trả lời nhanh qua WhatsApp API trên respond.io.
Đoạn trích trên WhatsApp API Đã kết nối với respond.io
Để gửi trả lời nhanh WhatsApp thông qua respond.io, bạn sẽ cần phải kết nối WhatsApp của bạn API lên nền tảng. Lưu ý rằng câu trả lời nhanh được gọi là Đoạn trích trên respond.io.
Cái gì API Đã kết nối với respond.io: Thiết lập đoạn mã
Làm theo các bước sau trên respond.io nền tảng.
1. nhấp chuột Cài đặt (biểu tượng bánh răng) theo sau là Đoạn trích.
2. nhấp chuột Thêm đoạn mã và nhập tên của Đoạn mã, theo sau là tin nhắn của bạn. Bạn cũng có thể làm cho tin nhắn của mình cảm thấy cá nhân hơn bằng cách chèn tên liên hệ của bạn với các biến động.
3. Nhập một chủ đề hoặc chọn một chủ đề từ danh sách. Bước này là tùy chọn nhưng nó rất hữu ích khi quản lý Đoạn mã của bạn trong tương lai. Sau khi hoàn tất, hãy nhấp vào Tạo.
Trên màn hình này, bạn cũng có thể chỉnh sửa hoặc xóa các Đoạn trích đã lưu trước đó; nhấp vào nút Hành động (ba chấm) bên cạnh Đoạn mã có liên quan và chọn Chỉnh sửa hoặc Xóa.
Cuối cùng, chúng tôi sẽ đề cập đến việc gửi Đoạn trích trong các cuộc trò chuyện của bạn.
Cái gì API Đã kết nối với respond.io: Gửi đoạn trích
Sử dụng Đoạn mã trên respond.io đơn giản như gửi trả lời nhanh trên Ứng dụng WhatsApp Business.
1. Mở bất kỳ cuộc trò chuyện WhatsApp nào và nhấp vào Đoạn mã biểu tượng (giấy rách) ở cuối màn hình. Ngoài ra, bạn có thể nhập / vào hộp văn bản để kéo lên danh sách Đoạn mã.
2. Cuộn qua danh sách và chọn một Đoạn mã để sử dụng. Nếu bạn đã nhấp vào biểu tượng Đoạn mã trong Bước 1, bạn cũng có thể nhấp vào Tìm kiếm và nhập tên của Đoạn mã hoặc một từ có trong thư của Đoạn mã để định vị nhanh đoạn mã đó.
Nếu bạn đã nhập / vào Bước 1, bạn có thể bắt đầu tìm kiếm ngay một Đoạn mã bằng cách nhập tên của nó hoặc một từ có trong đó.
3. Chỉnh sửa tin nhắn nếu cần và nhấn vào Gửi sau khi bạn hoàn tất.
Đoạn mã hoạt động trên tất cả các kênh mà bạn đã kết nối respond.io. Không cần phải lặp lại quá trình thiết lập.
Bây giờ bạn đã biết cách thiết lập và gửi trả lời nhanh, bước tiếp theo là tìm ra tin nhắn nên là gì.
Ví dụ về Trả lời Nhanh
Không có quy tắc cứng và nhanh cho tin nhắn trả lời nhanh, nhưng bạn sẽ muốn viết tin nhắn chung có thể được gửi cho bất kỳ ai có ít hoặc không có thay đổi. Trừ khi bạn đang sử dụng các biến động để cá nhân hóa, không bao gồm các chi tiết cụ thể cho từng người nhận.
Nếu bạn bị lạc và cần ý tưởng cho tin nhắn trả lời nhanh của mình, hãy xem các ví dụ dưới đây để có một số cảm hứng! Bạn có thể sao chép hoặc điều chỉnh các thông điệp để làm cho chúng phù hợp với doanh nghiệp của bạn.
Ví dụ trả lời nhanh: Lời chào và lời tạm biệt
Các doanh nghiệp dành nhiều thời gian để gửi lời chào và lời tạm biệt đến khách hàng của họ trên WhatsApp, nhưng trả lời nhanh giúp thực hành này ít tốn thời gian hơn. Đổi lại, điều này mang lại cho các nhân viên nhiều thời gian và năng lượng hơn để dành cho các cuộc trò chuyện thực tế.
Những tin nhắn này có thể bao gồm từ lời chào tiêu chuẩn đến thông báo phản hồi chậm, kết thúc cuộc trò chuyện và yêu cầu xếp hạng. Dưới đây là một số ví dụ:
1. " 👋 Xin chào! Cảm ơn bạn đã liên hệ với [tên doanh nghiệp]. Tôi là [tên đại lý], tôi có thể giúp gì cho anh?"
2. " 👋 Xin chào! Cảm ơn bạn đã liên hệ với [tên doanh nghiệp]. Thật không may, chúng tôi rất bận rộn ngay bây giờ. Xin lưu ý rằng chúng tôi đã nhận được tin nhắn của bạn và sẽ liên hệ lại với bạn sớm nhất có thể!"
3. "👋 Cảm ơn tin nhắn của bạn, tuy nhiên, chúng tôi hiện đang đi vắng. Giờ làm việc của chúng tôi là [giờ làm việc]. Chúng tôi sẽ liên lạc lại với bạn ngay khi có thể!"
4. "🙏 Cảm ơn bạn đã liên hệ với chúng tôi, tôi có thể giúp gì khác không?"
5. "Cảm ơn bạn đã liên hệ với [tên doanh nghiệp]. Nếu bạn có một phút, vui lòng để lại đánh giá về trải nghiệm của bạn với chúng tôi, chúng tôi đánh giá cao và xem xét tất cả các phản hồi được gửi 🙂 [Liên kết]"
Ví dụ trả lời nhanh: Câu hỏi thường gặp
Hầu hết các doanh nghiệp sẽ có một danh sách các câu hỏi thường gặp. Câu trả lời nhanh là hoàn hảo để lưu trữ câu trả lời cho những câu hỏi này vì nhân viên của bạn sẽ có thể nhanh chóng truy cập và gửi chúng cho khách hàng.
Bạn có thể cung cấp câu trả lời đầy đủ cho Câu hỏi thường gặp trong chính câu trả lời nhanh hoặc liên kết khách hàng với các nguồn bên ngoài để biết thêm chi tiết.
Ví dụ về các thông báo này bao gồm giờ làm việc và địa chỉ, xác nhận cuộc hẹn và chi tiết cụ thể về sản phẩm hoặc dịch vụ của bạn:
1. "📆 Chúng tôi mở cửa từ thứ Hai đến thứ Bảy (kể cả ngày lễ), 9:00 sáng đến 9:00 tối."
2. "📍 Trụ sở chính của chúng tôi được đặt tại [Địa chỉ]"
3. "🗓️ Chúng tôi rất vui được đặt một cuộc hẹn với bạn! Vui lòng trả lời với ngày và giờ ưa thích của bạn hoặc chọn nó từ lịch của chúng tôi: [Liên kết]"
4. "Respond.io hỗ trợ nhiều kênh như WhatsApp, Telegram, Facebook Messenger và hơn thế nữa. Bạn có thể xem danh sách đầy đủ các kênh được hỗ trợ tại đây: [link]"
5. "Đơn đặt hàng của bạn có thể được theo dõi tại đây: [liên kết]. Tuy nhiên, nếu bạn có bất kỳ vấn đề nào liên quan đến việc giao hàng, vui lòng gọi đường dây nóng 24 giờ của chúng tôi theo [số]"
Ví dụ trả lời nhanh: Bán hàng và hỗ trợ
Điều quan trọng là phải chuẩn bị câu trả lời cho các câu hỏi bán hàng và hỗ trợ phổ biến, vì bất kỳ sự khác biệt nào về thông tin như giá cả có thể dẫn đến khách hàng không hài lòng. Trả lời nhanh là hoàn hảo cho việc này vì chúng loại bỏ nguy cơ sai lầm khi gửi các chi tiết quan trọng.
Ví dụ về trả lời nhanh cho các trường hợp sử dụng này bao gồm tin nhắn về giá cả, ưu đãi đặc biệt và hơn thế nữa.
1. "Chúng tôi có các gói hàng tháng khác nhau được thiết kế để mở rộng quy mô với doanh nghiệp của bạn: Starter, Pro, Business và Enterprise. Bạn có thể biết thêm thông tin về các kế hoạch tại đây: [Liên kết]"
2. "Xin chào, [tên liên hệ], cảm ơn bạn đã liên hệ. Vui lòng cho chúng tôi biết bạn đang gặp vấn đề gì và đại lý của chúng tôi sẽ liên hệ với yêu cầu của bạn.
3. "Chỉ trong thời gian giới hạn, hãy tận hưởng giảm giá 20% trên toàn cửa hàng. 🗣 Nhập mã giảm giá DISCOUNT20 khi thanh toán!"
4. "✅ Bạn có thể hủy gói của mình bất cứ lúc nào mà không phải trả thêm phí. Đơn giản chỉ cần liên lạc với chúng tôi và cho chúng tôi biết."
5. "Chúng tôi không có câu hỏi nào, chính sách ✅ hoàn tiền đầy đủ Chỉ cần gửi lại cho chúng tôi trong bao bì gốc trong vòng 14 ngày kể từ ngày giao hàng và bạn sẽ nhận lại được tiền của mình. Để biết thêm thông tin, hãy xem chính sách hoàn trả của chúng tôi tại đây: [Liên kết]"
Ví dụ trả lời nhanh: Cập nhật
Không ai thích bị bỏ lại trong bóng tối khi nói đến những vấn đề khẩn cấp hoặc bất tiện. Sử dụng câu trả lời nhanh để cập nhật cho khách hàng những tin tức mới nhất về doanh nghiệp của bạn.
Dưới đây là một số ví dụ về tin nhắn trả lời nhanh để cập nhật trạng thái:
1. "⚠️ Nền tảng của chúng tôi hiện đang được bảo trì theo lịch trình và sẽ hoạt động trước 8:00 sáng Thứ Ba, 07/02/2023. Chúng tôi xin lỗi vì bất kỳ sự bất tiện nào gây ra 🙇 "
2. "Cảm ơn bạn đã liên hệ. [Tên sản phẩm] sẽ có hàng trở lại vào tuần tới. Để đặt trước cho mình một đơn vị, hãy truy cập cửa hàng trực tuyến của chúng tôi: [link]."
3. "Phiên bản mới nhất của nền tảng của chúng tôi sẽ ra mắt vào thứ Bảy tuần tới, 28/01/2023 lúc 8:00 sáng. Để biết thêm thông tin về bản cập nhật, hãy truy cập trang thông báo: [link]"
4. "💥 Đáng tiếc! Máy chủ của chúng tôi hiện đang gặp một số khó khăn kỹ thuật. Chúng tôi đã làm việc về vấn đề này và hy vọng sẽ hoạt động trong 12 giờ tới. Chúng tôi xin lỗi vì bất kỳ sự bất tiện nào gây ra!"
5. "🔧 Sự cố với máy chủ của chúng tôi đã được khắc phục. Bạn có thể tiếp tục sử dụng nền tảng của chúng tôi như bình thường. Hãy thử xóa bộ nhớ cache của bạn nếu sự cố kết nối vẫn tiếp diễn nhưng nếu bạn vẫn gặp sự cố, hãy gửi tin nhắn cho chúng tôi với nhiều chi tiết hơn.
Với câu trả lời nhanh, bạn có thể cải thiện đáng kể chất lượng và tốc độ cuộc trò chuyện WhatsApp của mình với khách hàng. Nếu doanh nghiệp của bạn đang phát triển với tốc độ mà Ứng dụng WhatsApp Business không thể theo kịp, hãy cân nhắc chuyển sang WhatsApp API với respond.io.
Ngoài các lợi ích như hỗ trợ nhiều đại lý hoặc nhóm và trò chuyện trên nhiều kênh hoặc tài khoản từ một nền tảng duy nhất, bạn sẽ có thể gửi trả lời tự động và xây dựng tự động hóa trò chuyện để bán hàng và hỗ trợ WhatsApp.
Quan tâm đến việc đạt được những lợi ích này cho doanh nghiệp của bạn? Đăng ký respond.io tài khoản hoặc kết nối WhatsApp của bạn API Hôm nay.
Đọc thêm
- Ứng dụng WhatsApp Business: Hướng dẫn cơ bản
- WhatsApp Business: Tổng quan về tài khoản WhatsApp Business
- Cách thay đổi WhatsApp thành tài khoản doanh nghiệp
