Trả lời nhanh WhatsApp: Cách gửi tin nhắn Trả lời nhanh trên WhatsApp

Nếu bạn không trả lời các câu hỏi thường gặp bằng tính năng trả lời nhanh trên WhatsApp, bạn đang bỏ lỡ một trong những tính năng hữu ích nhất của WhatsApp Business App. Kể từ khi ra mắt, hàng triệu doanh nghiệp đã sử dụng tin nhắn trả lời nhanh trên WhatsApp để phản hồi khách hàng. Dù bạn điều hành công ty nhỏ hay lớn, tin nhắn trả lời nhanh cho WhatsApp Business có thể giúp tiết kiệm nhiều thời gian. Đọc tiếp để tìm hiểu thêm về trả lời nhanh trên WhatsApp và cách kết hợp chúng vào hoạt động của bạn.

Trả lời nhanh WhatsApp là gì

WhatsApp trả lời nhanh là tính năng cho phép doanh nghiệp phản hồi nhanh các câu hỏi thường gặp bằng cách gửi tin nhắn được soạn sẵn. Nhóm chăm sóc khách hàng sử dụng trả lời nhanh để trả lời các câu hỏi về chi tiết sản phẩm hoặc dịch vụ, chính sách hoàn tiền và những vấn đề khác.

Lợi ích của Trả lời nhanh WhatsApp

Việc gõ đi gõ lại cùng một câu trả lời lãng phí thời gian, trong khi sao chép và dán có thể nhàm chán vì bạn phải mở nhiều cửa sổ hoặc tài liệu tham khảo. Điều này còn phiền phức hơn trên thiết bị di động.

Trả lời nhanh giúp dễ dàng trao đổi với nhiều khách hàng cùng lúc, giúp nhân viên sử dụng thời gian hiệu quả hơn. Các tin nhắn cũng đảm bảo thông tin và giọng điệu thương hiệu nhất quán vì có thể được người giám sát phê duyệt trước.

Bạn có muốn thiết lập Trả lời nhanh trên WhatsApp cho doanh nghiệp của mình không? Hãy cùng thực hiện theo các bước dưới đây.

Tin nhắn Trả lời nhanh trên WhatsApp Business App so với respond.io

Bạn có thể thiết lập trả lời nhanh trên WhatsApp Business App chính thức hoặc bằng WhatsApp API. Các doanh nghiệp nhỏ có khả năng sử dụng WhatsApp Business App, trong khi các công ty lớn hơn với đội ngũ nhân viên sẽ sử dụng WhatsApp API với một Inbox bên thứ ba như respond.io.

Mặc dù trả lời nhanh có cùng mục đích và hoạt động tương tự trên cả App và API, mỗi sản phẩm WhatsApp lại hỗ trợ các khả năng khác nhau.

WhatsApp Business App có thể lưu tới 50 trả lời nhanh và hỗ trợ chèn hình ảnh trong tin nhắn trả lời nhanh. Tuy nhiên, không có cách nào để sắp xếp trả lời nhanh theo danh mục, khiến việc chỉnh sửa hoặc xóa nhóm trả lời cùng lúc trở nên khó khăn.

Mặt khác, WhatsApp API được kết nối với respond.io có thể lưu tới 5.000 trả lời nhanh và hỗ trợ biến động để tăng tính cá nhân hóa.

Vì respond.io là phần mềm quản lý cuộc trò chuyện khách hàng đa kênh, bạn cũng có thể tái sử dụng các trả lời nhanh này trên các kênh khác như Facebook Messenger và sắp xếp chúng theo danh mục tù chỉnh.

Ở phần tiếp theo, chúng tôi sẽ hướng dẫn cách thiết lập trả lời nhanh trên WhatsApp Business App. Sau đó, chúng tôi sẽ chỉ cho bạn cách thực hiện điều này cho WhatsApp API trên respond.io.

Trả lời nhanh trên WhatsApp Business App

Thiết lập trả lời nhanh trên WhatsApp Business App là quy trình đơn giản; bạn chỉ cần một tài khoản doanh nghiệp trên ứng dụng là có thể bắt đầu. Bạn chỉ có thể thêm hoặc chỉnh sửa trả lời nhanh bằng Ứng dụng WhatsApp Business, không phải WhatsApp Business Web.

Các bước dưới đây sẽ hướng dẫn bạn cách tạo trả lời nhanh trên Ứng dụng WhatsApp Business.

Ứng dụng WhatsApp Business: Thiết lập Trả lời nhanh

Để thiết lập trả lời nhanh trên WhatsApp, hãy mở Ứng dụng WhatsApp Business trên thiết bị di động của bạn.

1. Trong Ứng dụng WhatsApp Business, chạm ⠇ > Công cụ kinh doanh > Trả lời nhanh.

2. Chạm Thêm ⨁.

3. Chạm Tin nhắn để tạo tin nhắn của bạn.

4. Chạm Phím tắt để đặt phím tắt cho trả lời nhanh.

4. Nhấn LƯU.

Bạn cũng có thể chỉnh sửa các trả lời nhanh đã lưu trước đó; chỉ cần chạm vào trả lời nhanh bạn muốn chỉnh sửa và màn hình chỉnh sửa sẽ xuất hiện. Nhớ nhấn Lưu khi hoàn tất.

Tiếp theo, chúng tôi sẽ hướng dẫn cách gửi trả lời nhanh từ Ứng dụng WhatsApp Business.

Ứng dụng WhatsApp Business: Gửi Trả lời nhanh

Để gửi tin nhắn trả lời nhanh cho WhatsApp Business, mở bất kỳ cuộc trò chuyện nào trong Ứng dụng WhatsApp Business hoặc WhatsApp Business Web.

1. ChạmĐính kèm (biểu tượng kẹp giấy) và chọn Trả lời nhanh. Ngoài ra, nhập / vào hộp văn bản.

2. Cuộn qua danh sách và chọn một câu trả lời nhanh để sử dụng. Bạn cũng có thể nhập phím tắt của tin nhắn trả lời nhanh (ví dụ: thanks1) để tìm kiếm và chọn nó.

3. Chỉnh sửa tin nhắn nếu cần và chạm Gửi khi xong.

Trong phần tiếp theo, chúng ta sẽ khám phá cách tạo và gửi trả lời nhanh qua WhatsApp API trên respond.io.

Đoạn trích trên WhatsApp API được kết nối với respond.io

Để gửi trả lời nhanh trên WhatsApp qua respond.io, bạn cần kết nối WhatsApp API của bạn với nền tảng. Lưu ý rằng trả lời nhanh được gọi là Đoạn trích trên respond.io.

WhatsApp API được kết nối với respond.io: Thiết lập Đoạn trích

Thực hiện các bước sau trên nền tảng respond.io.

1. NhấpCài đặt (biểu tượng bánh răng) rồi chọn Đoạn trích.

2. NhấpThêm Đoạn trích và nhập tên Đoạn trích, sau đó nhập nội dung tin nhắn của bạn. Bạn cũng có thể làm tin nhắn cá nhân hơn bằng cách chèn tên liên hệ với các biến động.

3. Nhập một chủ đề hoặc chọn một chủ đề từ danh sách. Bước này là tùy chọn nhưng hữu ích khi quản lý Đoạn trích trong tương lai. Khi xong, nhấp Tạo.

Trên màn hình này, bạn cũng có thể chỉnh sửa hoặc xóa Đoạn trích đã lưu trước đó; nhấp nút Hành động (ba chấm) bên cạnh Đoạn trích liên quan và chọn Chỉnh sửa hoặc Xóa.

Cuối cùng, chúng ta sẽ đề cập đến việc gửi Đoạn trích trong các cuộc trò chuyện của bạn.

WhatsApp API được kết nối với respond.io: Gửi Đoạn trích

Sử dụng Đoạn trích trên respond.io đơn giản như gửi trả lời nhanh trên Ứng dụng WhatsApp Business.

1. Mở bất kỳ cuộc trò chuyện WhatsApp nào và nhấp vào biểu tượng Đoạn trích (tờ giấy rách) ở cuối màn hình. Ngoài ra, bạn có thể nhập / vào hộp văn bản để mở danh sách Đoạn trích.

2. Cuộn qua danh sách và chọn một Đoạn trích để sử dụng. Nếu bạn đã nhấp vào biểu tượng Đoạn trích ở Bước 1, bạn cũng có thể nhấp vào Tìm kiếm và nhập tên Đoạn trích hoặc một từ có trong tin nhắn của Đoạn trích để tìm nhanh.

Nếu bạn nhập / ở Bước 1, bạn có thể bắt đầu tìm Đoạn trích ngay bằng cách nhập tên hoặc một từ có trong đó.

3. Chỉnh sửa tin nhắn nếu cần và chạm Gửi khi xong.

Đoạn trích hoạt động trên tất cả các kênh mà bạn đã kết nối với respond.io. Không cần lặp lại quy trình thiết lập.

Giờ bạn đã biết cách thiết lập và gửi trả lời nhanh, bước tiếp theo là xác định nội dung tin nhắn.

Ví dụ về Trả lời nhanh

Không có quy tắc cứng nhắc cho tin nhắn trả lời nhanh, nhưng bạn nên viết các thông điệp chung có thể gửi cho bất kỳ ai với ít hoặc không cần chỉnh sửa. Trừ khi bạn đang sử dụng các biến động để cá nhân hóa, đừng bao gồm các chi tiết cụ thể cho từng người nhận.

Nếu bạn chưa có ý tưởng cho trả lời nhanh, tham khảo các ví dụ dưới đây để lấy cảm hứng! Bạn có thể sao chép hoặc điều chỉnh các tin nhắn để phù hợp với doanh nghiệp của mình.

Ví dụ Trả lời nhanh: Lời chào và Lời tạm biệt

Doanh nghiệp dành nhiều thời gian gửi lời chào và tạm biệt cho khách hàng trên WhatsApp, nhưng trả lời nhanh làm cho việc này bớt tốn thời gian hơn. Đổi lại, điều này giúp nhân viên có thêm thời gian và năng lượng cho các cuộc trò chuyện thực tế.

Những tin nhắn này có thể là lời chào tiêu chuẩn, thông báo phản hồi chậm, kết thúc cuộc trò chuyện hoặc yêu cầu đánh giá. Dưới đây là một số ví dụ:

1. “👋  Xin chào! Cảm ơn bạn đã liên hệ với [business name]. Tôi là [agent name], tôi có thể giúp gì cho bạn?”

2. “👋 Xin chào! Cảm ơn bạn đã liên hệ với [business name]. Rất tiếc, hiện chúng tôi đang rất bận. Xin lưu ý chúng tôi đã nhận được tin nhắn của bạn và sẽ phản hồi sớm nhất có thể!”

3. “👋 Cảm ơn tin nhắn của bạn, tuy nhiên hiện chúng tôi đang vắng mặt. Giờ làm việc của chúng tôi là [business hours]. Chúng tôi sẽ phản hồi bạn ngay khi có thể!”

4. “🙏 Cảm ơn bạn đã liên hệ với chúng tôi, còn điều gì tôi có thể hỗ trợ thêm không?”

5. “Cảm ơn bạn đã liên hệ với [business name]. Nếu bạn có một phút, vui lòng để lại đánh giá về trải nghiệm của bạn với chúng tôi, chúng tôi trân trọng và sẽ xem xét tất cả phản hồi được gửi 🙂  [Link]”

Ví dụ Trả lời nhanh: Câu hỏi thường gặp

Hầu hết doanh nghiệp có danh sách các câu hỏi thường gặp. Trả lời nhanh rất phù hợp để lưu trữ câu trả lời cho những câu hỏi này vì nhân viên có thể truy cập và gửi nhanh cho khách hàng.

Bạn có thể đưa câu trả lời đầy đủ vào trả lời nhanh hoặc liên kết khách hàng tới nguồn ngoài để biết thêm chi tiết.

Ví dụ gồm giờ làm việc và địa chỉ, xác nhận hẹn và thông tin chi tiết về sản phẩm/dịch vụ của bạn:

1. “📆  Chúng tôi mở cửa từ Thứ Hai đến Thứ Bảy (bao gồm cả ngày lễ), 9:00 a.m. đến 9:00 tối”

2. “📍 Trụ sở chính của chúng tôi nằm tại [Address]”

3. “🗓️ Chúng tôi sẵn sàng đặt lịch hẹn cho bạn! Vui lòng trả lời với ngày giờ mong muốn hoặc chọn từ lịch của chúng tôi: [Link]”

4. Respond.io hỗ trợ nhiều kênh như WhatsApp, Telegram, Facebook Messenger và các kênh khác. Bạn có thể xem danh sách đầy đủ các kênh được hỗ trợ tại đây: [link]”

5. “Đơn hàng của bạn có thể được theo dõi tại đây: [link]. Tuy nhiên, nếu bạn có bất kỳ vấn đề nào liên quan đến việc giao hàng, vui lòng gọi đường dây nóng 24 giờ của chúng tôi theo số [number]”

Ví dụ Trả lời nhanh: Bán hàng và Hỗ trợ

Điều quan trọng là chuẩn bị câu trả lời cho các thắc mắc thường gặp về bán hàng và hỗ trợ, vì sai lệch thông tin như giá có thể khiến khách hàng không hài lòng. Trả lời nhanh lý tưởng cho việc này vì giảm nguy cơ sai sót khi gửi thông tin quan trọng.

Ví dụ trả lời nhanh cho các trường hợp này bao gồm thông tin về giá, ưu đãi đặc biệt và hơn thế nữa.

1. “Chúng tôi có các gói hàng tháng khác nhau thiết kế để mở rộng theo quy mô doanh nghiệp của bạn: Starter, Pro, Business và Enterprise. Bạn có thể xem thêm thông tin về các gói tại đây: [Link]”

2. “Xin chào [contact name], cảm ơn bạn đã liên hệ. Vui lòng cho biết vấn đề bạn đang gặp và nhân viên của chúng tôi sẽ liên hệ để xử lý thắc mắc.”

3. “Trong thời gian giới hạn, tận hưởng giảm 20% toàn cửa hàng. 🗣 Nhập mã giảm giá DISCOUNT20 khi thanh toán!”

4. “✅ Bạn có thể hủy gói bất kỳ lúc nào mà không phát sinh chi phí thêm. Chỉ cần liên hệ với chúng tôi và cho chúng tôi biết.”

5. “Chúng tôi có chính sách hoàn tiền đầy đủ, không cần hỏi ✅  Chỉ cần gửi trả lại cho chúng tôi trong bao bì gốc trong vòng 14 ngày kể từ ngày giao hàng và bạn sẽ được hoàn tiền. Để biết thêm thông tin, xem chính sách hoàn trả tại đây: [Link]”

Ví dụ Trả lời nhanh: Cập nhật

Không ai muốn bị bỏ lại trong bóng tối khi gặp vấn đề khẩn cấp hoặc phiền toái. Dùng trả lời nhanh để cập nhật khách hàng về tin tức mới nhất của doanh nghiệp bạn.

Dưới đây là vài ví dụ về tin nhắn trả lời nhanh để cập nhật trạng thái:

1. “⚠️ Nền tảng của chúng tôi hiện đang bảo trì theo lịch và sẽ hoạt động trở lại vào 8:00 sáng Thứ Ba, 07/02/2023. Chúng tôi xin lỗi về sự bất tiện này 🙇”

2. “Cảm ơn bạn đã liên hệ. [product name] sẽ có lại hàng vào tuần tới. Để giữ một sản phẩm, hãy truy cập cửa hàng trực tuyến của chúng tôi: [link].”

3. “Phiên bản mới nhất của nền tảng của chúng tôi sẽ ra mắt vào Thứ Bảy tới, 28/01/2023 lúc 8.00 a.m. Để biết thêm về bản cập nhật, xem trang thông báo: [link]”

4. “💥 Ồ! Máy chủ của chúng tôi hiện đang gặp một số sự cố kỹ thuật. Chúng tôi đang xử lý và hy vọng hoạt động trở lại trong 12 giờ tới. Chúng tôi xin lỗi vì sự bất tiện này!”

5. “🔧 Sự cố với máy chủ đã được khắc phục. Bạn có thể tiếp tục sử dụng nền tảng như bình thường. Nếu vẫn gặp sự cố kết nối, hãy thử xóa cache; nếu còn lỗi, gửi cho chúng tôi tin nhắn với thông tin chi tiết hơn.”

Với trả lời nhanh, bạn có thể cải thiện đáng kể chất lượng và tốc độ trò chuyện WhatsApp với khách hàng. Nếu doanh nghiệp bạn phát triển nhanh đến mức WhatsApp Business App không theo kịp, hãy cân nhắc chuyển sang WhatsApp API với respond.io.

Bên cạnh lợi ích như hỗ trợ nhiều nhân viên hoặc đội và trò chuyện trên nhiều channel hoặc nhiều tài khoản từ một nền tảng duy nhất, bạn còn có thể gửi trả lời tự động và xây dựng automation cho bán hàng trên WhatsApp và hỗ trợ.

Bạn có muốn nhận những lợi ích này cho doanh nghiệp mình không? Đăng ký tài khoản respond.io hoặc kết nối WhatsApp API của bạn ngay hôm nay.

Đọc thêm

• Ứng dụng WhatsApp Business: Hướng dẫn toàn diện

• WhatsApp Business: Tổng quan về các tài khoản WhatsApp Business

• Cách chuyển WhatsApp sang tài khoản doanh nghiệp