Si vous ne répondez pas aux questions fréquemment posées avec une réponse rapide WhatsApp, vous manquez l’une des questions WhatsApp Business Les fonctionnalités les plus pratiques de l’application. Depuis sa sortie, des millions d’entreprises ont utilisé des messages WhatsApp à réponse rapide pour répondre à leurs clients. Que vous dirigiez une petite ou une grande entreprise, les messages de réponse rapide pour WhatsApp Business peut vous faire gagner beaucoup de temps. Lisez la suite pour en savoir plus sur les réponses rapides WhatsApp et comment vous pouvez les intégrer dans vos opérations.

Qu’est-ce que WhatsApp Quick Reply

Les réponses rapides WhatsApp sont une fonctionnalité qui permet aux entreprises de répondre rapidement aux demandes courantes des clients en envoyant des messages pré-écrits. Les équipes du service client utilisent des réponses rapides pour répondre aux demandes de renseignements sur les détails des produits ou services, les politiques de remboursement et plus encore.

Avantages de WhatsApp Quick Reply

Taper les mêmes réponses à plusieurs reprises fait perdre du temps, tandis que copier et coller peut être fastidieux car vous avez besoin de plusieurs fenêtres ou références ouvertes – ce qui est encore plus gênant sur mobile.

Les réponses rapides facilitent le processus de conversation avec plusieurs clients simultanément, permettant à vos agents d’utiliser leur temps plus efficacement. Les messages garantissent également une information cohérente et la voix de la marque puisqu’ils peuvent être approuvés par un superviseur au préalable.

Vous souhaitez configurer des réponses rapides WhatsApp pour votre entreprise? Passons en revue les étapes ci-dessous.

Comment configurer et envoyer des messages de réponse rapide pour WhatsApp Business

Vous pouvez configurer des réponses rapides sur le WhatsApp Business ou en utilisant l’API WhatsApp. Les petites entreprises sont susceptibles d’être sur WhatsApp Business Tandis que les grandes entreprises avec des équipes d’agents utiliseront API WhatsApp avec une boîte de réception tierce comme respond.io.

Bien que les réponses rapides servent le même objectif et fonctionnent de la même manière sur l’application et l’API, chaque produit WhatsApp prend en charge des capacités différentes.

WhatsApp Business L’application peut stocker jusqu’à 50 réponses rapides et prend en charge l’utilisation d’images dans les messages de réponse rapide. Cependant, il n’existe aucune méthode pour trier les réponses rapides par catégorie, ce qui rend difficile la modification ou la suppression simultanée d’un groupe d’entre elles.

D’autre part, l’API WhatsApp connecté à respond.io Peut stocker jusqu’à 5 000 réponses rapides et prend en charge les variables dynamiques pour une personnalisation accrue.

Comme respond.io est un logiciel de gestion de conversation client omnicanal, vous pouvez également réutiliser ces réponses rapides sur d’autres canaux comme Facebook et triez-les à l’aide de catégories personnalisées.

Dans la section suivante, nous verrons comment les réponses rapides sont configurées sur le WhatsApp Business Appli. Ensuite, nous vous montrerons comment faire cela pour l’API WhatsApp sur respond.io.

Réponses rapides sur WhatsApp Business Appli

Configuration de réponses rapides sur le WhatsApp Business L’application est un processus simple; Tout ce dont vous avez besoin est un compte professionnel sur l’application et vous êtes prêt à partir. Vous ne pouvez ajouter ou modifier des réponses rapides qu’à l’aide de l’icône WhatsApp Business Application, pas WhatsApp Business Web.

Les étapes suivantes vous apprendront à créer des réponses rapides sur le WhatsApp Business Appli.

WhatsApp Business Application : Configurer la réponse rapide

Pour configurer une réponse rapide WhatsApp, lancez WhatsApp Business Application sur votre appareil mobile.

1. Accédez à la page Outils d’affaires (l’icône de la boutique sous WhatsApp Business) et appuyez sur Réponses rapides.

2. Appuyez sur le bouton Ajouter une réponse rapide (icône +).

3. Entrez un raccourci pour votre réponse rapide. Les raccourcis vous permettent de trouver rapidement une réponse rapide à partir d’une liste, particulièrement utile si vous avez une longue liste. Pour cet exemple, nous utiliserons thanks1.

4. Entrez un message de réponse. Vous pouvez également joindre une image au message – votre texte apparaîtra sous l’image. Lorsque vous êtes satisfait de votre message, appuyez sur Enregistrer.

À partir de cet écran, vous pouvez également modifier les réponses rapides précédemment enregistrées; Appuyez simplement sur une réponse rapide que vous souhaitez modifier et l’écran d’édition apparaîtra. N’oubliez pas d’appuyer sur Enregistrer lorsque vous avez terminé.

Ensuite, nous vous montrerons comment envoyer des réponses rapides à partir du WhatsApp Business Appli.

WhatsApp Business Application : Envoyer une réponse rapide

Pour envoyer des messages de réponse rapide pour WhatsApp Business, ouvrez n’importe quelle conversation dans WhatsApp Business Application ou WhatsApp Business Web.

1. Appuyez sur Joindre (icône de trombone) et sélectionnez Réponse rapide. Vous pouvez également taper / dans la zone de texte.

2. Faites défiler la liste et sélectionnez une réponse rapide à utiliser. Vous pouvez également taper le raccourci du message de réponse rapide (par exemple, merci1) pour le rechercher et le sélectionner.

3. Modifiez le message si nécessaire et appuyez sur Envoyer une fois que vous avez terminé.

Dans la section suivante, nous explorerons comment créer et envoyer des réponses rapides via l’API WhatsApp sur respond.io.

Extraits sur l’API WhatsApp connectés à respond.io

Afin d’envoyer des réponses rapides WhatsApp via respond.io, vous devrez connecter votre API WhatsApp à la plate-forme. Notez que les réponses rapides sont appelées Snippets sur respond.io.

API WhatsApp connectée à respond.io: Configurer des extraits de code

Suivez ces étapes sur le respond.io plateforme.

1. Cliquez sur Paramètres (icône d’engrenage) suivi de Snippets.

2. Cliquez sur Ajouter un extrait et entrez le nom de l’extrait, suivi de votre message. Vous pouvez également rendre votre message plus personnel en insérant le nom de votre contact avec des variables dynamiques.

3. Entrez un sujet ou sélectionnez-en un dans la liste. Cette étape est facultative mais elle est utile lorsqu’il s’agit de gérer vos extraits à l’avenir. Une fois que vous avez terminé, cliquez sur Créer.

Sur cet écran, vous pouvez également modifier ou supprimer des extraits précédemment enregistrés ; cliquez sur le bouton Actions (trois points) à côté de l’extrait de code approprié et sélectionnez Modifier ou Supprimer.

Enfin, nous couvrirons l’envoi d’extraits dans vos conversations.

API WhatsApp connectée à respond.io: Envoyer des extraits

Utilisation d’extraits de code sur respond.io est aussi simple que d’envoyer une réponse rapide sur le WhatsApp Business Appli.

1. Ouvrez n’importe quelle conversation WhatsApp et cliquez sur l’icône Snippet (papier déchiré) en bas de l’écran. Vous pouvez également taper / dans la zone de texte pour afficher la liste d’extraits.

2. Faites défiler la liste et sélectionnez un extrait à utiliser. Si vous avez cliqué sur l’icône Extrait de code à l’étape 1, vous pouvez également cliquer sur Rechercher et taper le nom d’un Extrait ou un mot contenu dans le message de l’Extrait pour le localiser rapidement.

Si vous avez tapé / à l’étape 1, vous pouvez immédiatement commencer à rechercher un extrait en entrant son nom ou un mot qu’il contient.

3. Modifiez le message si nécessaire et appuyez sur Envoyer une fois que vous avez terminé.

Les extraits fonctionnent sur tous les canaux auxquels vous vous êtes connecté respond.io. Il n’est pas nécessaire de répéter le processus d’installation.

Maintenant que vous savez comment configurer et envoyer des réponses rapides, l’étape suivante consiste à déterminer quels devraient être les messages.

Exemples de réponses rapides

Il n’y a pas de règles strictes pour les messages de réponse rapide, mais vous voudrez écrire des messages généraux qui peuvent être envoyés à n’importe qui avec peu ou pas de changements. Sauf si vous utilisez des variables dynamiques pour la personnalisation, n’incluez pas de détails spécifiques à des destinataires individuels.

Si vous êtes perdu et avez besoin d’idées pour vos messages de réponse rapide, consultez nos exemples pour vous inspirer! Vous pouvez copier ou modifier les messages pour les adapter à votre entreprise.

Exemples de réponses rapides : salutations et au revoir

Les entreprises passent beaucoup de temps à envoyer des salutations et des adieux à leurs clients sur WhatsApp, mais les réponses rapides rendent cette pratique moins chronophage. En retour, cela donne aux agents plus de temps et d’énergie à consacrer aux conversations réelles.

Ces messages peuvent aller des salutations standard aux notifications de réponse différée, en passant par les fermetures de conversation et les demandes d’évaluation. En voici quelques exemples :

1. " Salut 👋! Merci d’avoir contacté [nom de l’entreprise]. Je suis [nom de l’agent], comment puis-je vous aider? »

2. " 👋 Bonjour! Merci d’avoir contacté [nom de l’entreprise]. Malheureusement, nous sommes très occupés en ce moment. Notez que nous avons reçu votre message et que nous vous répondrons dès que possible! »

3. " 👋 Merci pour votre message, cependant, nous sommes actuellement absents. Nos heures d’ouverture sont [heures d’ouverture]. Nous reviendrons vers vous dès que possible! »

4. « 🙏 Merci de nous avoir contactés, y a-t-il autre chose que je peux vous aider? »

5. « Merci d’avoir communiqué avec [nom de l’entreprise]. Si vous avez une minute, s’il vous plaît laisser un commentaire de votre expérience avec nous, nous apprécions et passons en revue tous les commentaires soumis 🙂 [Lien] »

Exemples de réponses rapides : FAQ

La plupart des entreprises auront une liste de questions fréquemment posées. Les réponses rapides sont parfaites pour stocker les réponses à ces questions puisque vos agents seront en mesure d’y accéder rapidement et de les envoyer aux clients.

Vous pouvez fournir des réponses complètes aux FAQ dans la réponse rapide elle-même ou lier les clients à des sources externes pour plus de détails.

Des exemples de ces messages comprennent vos heures d’ouverture et votre adresse, la confirmation de rendez-vous et les détails de vos produits ou services :

1. « 📆 Nous sommes ouverts du lundi au samedi (y compris les jours fériés), de 9h00 à 21h00. »

2. « 📍 Notre siège social est situé à [Adresse] »

3. " 🗓️ Nous sommes heureux de fixer un rendez-vous avec vous! Veuillez répondre avec la date et l’heure de votre choix ou sélectionnez-le dans notre calendrier: [Lien] »

4. "Respond.io prend en charge plusieurs canaux comme WhatsApp, Telegram, Facebook Messenger et plus encore. Vous pouvez consulter la liste complète des chaînes prises en charge ici: [lien] »

5. « Votre commande peut être suivie ici: [lien]. Cependant, si vous avez des problèmes concernant la livraison, veuillez appeler notre hotline 24 heures sur 24 au [numéro] »

Exemples de réponses rapides : ventes et support

Il est important d’avoir des réponses préparées pour les demandes courantes de vente et d’assistance, car toute divergence dans les informations telles que les prix peut conduire à des clients mécontents. Les réponses rapides sont parfaites pour cela car elles éliminent le risque d’erreurs lors de l’envoi de détails importants.

Des exemples de réponses rapides pour ces cas d’utilisation incluent des messages sur les prix, les offres spéciales et plus encore.

1. « Nous avons différents plans mensuels conçus pour s’adapter à votre entreprise : Starter, Pro, Business et Enterprise. Vous pouvez obtenir plus d’informations sur les plans ici: [Lien] »

2. « Bonjour, [nom du contact], merci de nous avoir tendu la main. S’il vous plaît laissez-nous savoir avec quoi vous rencontrez des problèmes et notre agent sera en contact concernant votre demande.

3. « Pour un temps limité seulement, vous pouvez obtenir 360dialog API WhatsApp + respond.io boîte de réception pour seulement 5$ par mois, en plus des frais WhatsApp. 🗣 Répondez à ce message avec MAGIC5 pour vous inscrire! »

4. " ✅ Vous pouvez annuler votre plan à tout moment sans frais supplémentaires. Contactez-nous et faites-le nous savoir.

5. « Nous avons une politique ✅ de remboursement complet sans poser de questions Il suffit de nous le renvoyer dans son emballage d’origine dans les 14 jours suivant la livraison et vous récupérerez votre argent. Pour plus d’informations, consultez notre politique de retour ici: [Lien] »

Exemples de réponses rapides : mises à jour

Personne n’aime être laissé dans l’ignorance quand il s’agit de questions urgentes ou gênantes. Utilisez des réponses rapides pour tenir les clients au courant des dernières nouvelles concernant votre entreprise.

Voici quelques exemples de messages de réponse rapide pour les mises à jour d’état :

1. " ⚠️ Notre plateforme fait actuellement l’objet d’une maintenance programmée et sera opérationnelle le mardi 07/02/2023 à 8h00. Nous nous excusons pour la gêne occasionnée 🙇 »

2. « Merci d’avoir tendu la main. [nom du produit] sera de retour en stock la semaine prochaine. Pour réserver vous-même une unité, visitez notre boutique en ligne: [lien]. »

3. « La dernière version de notre plateforme sera mise en ligne samedi prochain, le 28/01/2023 à 8h00. Pour plus d’informations sur la mise à jour, visitez la page d’annonce: [lien] »

4. " 💥 Oups! Nos serveurs sont actuellement confrontés à des difficultés techniques. Nous travaillons déjà sur la question et espérons être opérationnels dans les 12 prochaines heures. Nous nous excusons pour la gêne occasionnée! »

5. " 🔧 Le problème avec nos serveurs a été résolu. Vous pouvez continuer à utiliser notre plateforme comme d’habitude. Essayez de vider votre cache si les problèmes de connexion persistent, mais si vous rencontrez toujours des problèmes, envoyez-nous un message avec plus de détails.

Avec des réponses rapides, vous pouvez grandement améliorer la qualité et la vitesse de vos conversations WhatsApp avec les clients. Si votre entreprise se développe à un rythme soutenu WhatsApp Business L’application ne peut pas suivre, envisagez de passer à l’API WhatsApp avec respond.io.

En plus des avantages tels que la prise en charge de nombreux agents ou équipes, le chat sur plusieurs canaux ou comptes à partir d’une seule plate-forme, vous serez en mesure d’envoyer des réponses automatisées et de créer une automatisation du chat pour les ventes et le support WhatsApp.

Intéressé? Obtenez l’API WhatsApp et Connectez-le à respond.io Aujourd’hui!

Lectures complémentaires

• WhatsApp Business App: Le guide ultime
• WhatsApp Business: WhatsApp Business Vue d’ensemble des comptes
• Comment changer WhatsApp en compte professionnel