Réponse rapide WhatsApp : comment envoyer des messages de réponse rapide WhatsApp

Si vous n'utilisez pas une réponse rapide WhatsApp pour répondre aux questions fréquemment posées, vous passez à côté de l'une des fonctionnalités les plus pratiques de l'application WhatsApp Business. Depuis son lancement, des millions d'entreprises ont utilisé des messages WhatsApp de réponse rapide pour répondre à leurs clients. Que vous dirigiez une petite ou une grande entreprise, les messages de réponse rapide pour WhatsApp Business peuvent vous faire gagner beaucoup de temps. Lisez la suite pour en savoir plus sur les réponses rapides WhatsApp et sur la façon de les intégrer à vos opérations.

Qu'est-ce que la réponse rapide WhatsApp

Les réponses rapides de WhatsApp sont une fonctionnalité qui permet aux entreprises de répondre rapidement aux demandes courantes des clients en envoyant des messages pré-écrits. Les équipes du service client utilisent les réponses rapides pour répondre aux questions sur les détails des produits ou services, les politiques de remboursement et plus encore.

Avantages de la réponse rapide WhatsApp

Saisir sans cesse les mêmes réponses fait perdre du temps, tandis que copier-coller peut être fastidieux car cela nécessite d'avoir plusieurs fenêtres ou références ouvertes. C'est encore plus problématique sur mobile.

Les réponses rapides facilitent la communication simultanée avec plusieurs clients, permettant à vos agents d'utiliser leur temps plus efficacement. Les messages garantissent également la cohérence des informations et de la voix de la marque, puisqu'ils peuvent être approuvés au préalable par un superviseur.

Souhaitez-vous configurer des réponses rapides WhatsApp pour votre entreprise ? Passons en revue les étapes ci-dessous.

Messages de réponse rapide WhatsApp sur l'application WhatsApp Business vs Respond.io

Vous pouvez configurer des réponses rapides sur la application WhatsApp Business officielle ou en utilisant l'API WhatsApp. Les petites entreprises utilisent généralement l'application WhatsApp Business, tandis que les grandes entreprises disposant d'équipes d'agents utiliseront  l'API WhatsApp avec une boîte de réception tierce comme Respond.io.

Bien que les réponses rapides aient le même objectif et fonctionnent de façon similaire sur l'application et l'API, chaque produit WhatsApp prend en charge des fonctionnalités différentes.

L'application WhatsApp Business peut stocker jusqu'à 50 réponses rapides et prend en charge l'utilisation d'images dans les messages de réponse rapide. Cependant, il n'existe aucun moyen de trier les réponses rapides par catégorie, ce qui rend difficile l'édition ou la suppression simultanée d'un groupe.

D'autre part, l'API WhatsApp connectée à respond.io peut stocker jusqu'à 5 000 réponses rapides et prend en charge des variables dynamiques pour une personnalisation accrue.

Comme respond.io est un logiciel omnicanal de gestion des conversations clients, vous pouvez également réutiliser ces réponses rapides sur d'autres canaux comme Messenger et les trier à l'aide de catégories personnalisées.

Dans la section suivante, nous verrons comment configurer des réponses rapides sur l'application WhatsApp Business. Ensuite, nous vous montrerons comment procéder pour l'API WhatsApp sur respond.io.

Réponses rapides sur l'application WhatsApp Business

Configurer des réponses rapides sur l'application WhatsApp Business est un processus simple ; il vous suffit d'un compte professionnel sur l'application et vous êtes prêt. Vous ne pouvez ajouter ou modifier des réponses rapides qu'en utilisant l'application WhatsApp Business, et non WhatsApp Business Web.

Les étapes suivantes vous expliquent comment créer des réponses rapides sur l'application WhatsApp Business.

WhatsApp Business App : Configurer une réponse rapide

Pour configurer une réponse rapide sur WhatsApp, lancez l'application WhatsApp Business sur votre appareil mobile.

1. Dans l'application WhatsApp Business, appuyez sur ⠇ > Outils professionnels > Réponses rapides.

2. Appuyez sur Ajouter ⨁.

3. Appuyez sur Message pour créer votre message.

4. Appuyez sur Raccourci pour définir le raccourci clavier de votre réponse rapide.

4. Appuyez sur ENREGISTRER.

Vous pouvez également modifier des réponses rapides enregistrées précédemment ; il vous suffit d'appuyer sur la réponse rapide que vous souhaitez modifier et l'écran d'édition apparaîtra. N'oubliez pas d'appuyer sur Enregistrer lorsque vous avez terminé.

Ensuite, nous vous indiquerons comment envoyer des réponses rapides depuis l'application WhatsApp Business.

WhatsApp Business App : Envoyer une réponse rapide

Pour envoyer des messages de réponse rapide pour WhatsApp Business, ouvrez une conversation dans l'application WhatsApp Business ou dans WhatsApp Business Web.

1. Appuyez surJoindre (icône trombone) et sélectionnez Réponse rapide. Sinon, tapez / dans la zone de texte.

2. Faites défiler la liste et sélectionnez une réponse rapide à utiliser. Vous pouvez également taper le raccourci du message de réponse rapide (par exemple, thanks1) pour le rechercher et le sélectionner.

3. Modifiez le message si nécessaire et appuyez sur Envoyer une fois que vous avez terminé.

Dans la section suivante, nous expliquerons comment créer et envoyer des réponses rapides via l'API WhatsApp sur respond.io.

Extraits de l'API WhatsApp connectée à Respond.io

Pour envoyer des réponses rapides WhatsApp via respond.io, vous devrez connecter votre API WhatsApp à la plateforme. Veuillez noter que les réponses rapides sont appelées Extraits sur respond.io.

API WhatsApp connectée à Respond.io : Configurer des extraits

Suivez ces étapes sur la plateforme respond.io.

1. Cliquez surParamètres (icône d'engrenage) puis sur Extraits.

2. Cliquez surAjouter un extrait et saisissez le nom de l'extrait, suivi de votre message. Vous pouvez également personnaliser votre message en insérant le nom de votre contact à l'aide de variables dynamiques.

3. Saisissez un sujet ou sélectionnez-en un dans la liste. Cette étape est facultative, mais elle est utile pour gérer vos extraits à l'avenir. Une fois terminé, cliquez sur Créer.

Sur cet écran, vous pouvez également modifier ou supprimer des extraits enregistrés précédemment ; cliquez sur le bouton Actions (trois points) à côté de l'extrait concerné et sélectionnez Modifier ou Supprimer.

Enfin, nous aborderons l'envoi d'extraits dans vos conversations.

API WhatsApp connectée à Respond.io : Envoyer des extraits

Utiliser des extraits sur respond.io est aussi simple que d'envoyer une réponse rapide sur l'application WhatsApp Business.

1. Ouvrez n'importe quelle conversation WhatsApp et cliquez sur l'icône Extrait (papier déchiré) en bas de l'écran. Alternativement, vous pouvez taper / dans la zone de texte pour afficher la liste des extraits.

2. Faites défiler la liste et sélectionnez un extrait à utiliser. Si vous avez cliqué sur l'icône Extrait à l'étape 1, vous pouvez également cliquer sur Rechercher et taper le nom d'un extrait ou un mot contenu dans le message de l'extrait pour le localiser rapidement.

Si vous avez tapé / à l'étape 1, vous pouvez immédiatement commencer à rechercher un extrait en entrant son nom ou un mot qu'il contient.

3. Modifiez le message si nécessaire et appuyez sur Envoyer une fois terminé.

Les extraits fonctionnent sur tous les canaux que vous avez connectés à respond.io. Il n'est pas nécessaire de répéter le processus de configuration.

Maintenant que vous savez comment configurer et envoyer des réponses rapides, l'étape suivante consiste à déterminer le contenu des messages.

Exemples de réponses rapides

Il n'existe pas de règles strictes pour les messages de réponses rapides, mais vous devriez rédiger des messages généraux pouvant être envoyés à n'importe qui avec peu ou pas de modifications. Sauf si vous utilisez des variables dynamiques pour la personnalisation, n'incluez pas de détails spécifiques aux destinataires individuels.

Si vous manquez d'idées pour vos messages de réponse rapide, consultez les exemples ci-dessous pour vous inspirer ! Vous pouvez copier ou adapter les messages pour les rendre adaptés à votre entreprise.

Exemples de réponses rapides : salutations et au revoir

Les entreprises passent beaucoup de temps à envoyer des salutations et des adieux à leurs clients sur WhatsApp, mais les réponses rapides rendent cette tâche moins chronophage. En conséquence, cela permet à vos agents de consacrer plus de temps et d'énergie aux conversations réelles.

Ces messages peuvent aller des salutations standard aux notifications de réponse retardée, aux clôtures de conversation et aux demandes d'évaluation. Voici quelques exemples :

1. “👋  Bonjour ! Merci d'avoir contacté [nom de l'entreprise]. Je suis [nom de l'agent], comment puis-je vous aider ?”

2. “👋 Bonjour ! Merci d'avoir contacté [nom de l'entreprise]. Malheureusement, nous sommes très occupés pour le moment. Veuillez noter que nous avons bien reçu votre message et que nous vous répondrons dès que possible !”

3. “👋 Merci pour votre message, cependant nous sommes actuellement absents Nos horaires d'ouverture sont [heures d'ouverture]. Nous vous répondrons dès que possible !”

4. “🙏 Merci de nous avoir contactés. Puis-je vous aider pour autre chose ?”

5. “Merci d'avoir contacté [nom de l'entreprise]. Si vous avez une minute, veuillez laisser un avis sur votre expérience avec nous, nous apprécions et examinons tous les retours soumis 🙂  [Link]”

Exemples de réponses rapides : FAQ

La plupart des entreprises ont une liste de questions fréquemment posées. Les réponses rapides sont idéales pour stocker les réponses à ces questions, car vos agents pourront y accéder rapidement et les envoyer aux clients.

Vous pouvez fournir des réponses complètes aux FAQ dans la réponse rapide elle-même ou renvoyer les clients à des sources externes pour plus de détails.

Des exemples de ces messages incluent vos horaires et votre adresse, la confirmation de rendez-vous et les spécificités de vos produits ou services :

1. “📆  Nous sommes ouverts du lundi au samedi (y compris les jours fériés), 9h00 à 21h00”

2. “📍 Notre siège est situé à [Adresse]”

3. “🗓️ Nous serions heureux de prendre rendez-vous avec vous ! Veuillez répondre avec la date et l'heure souhaitées ou sélectionnez-les dans notre calendrier : [Link]”

4. “Respond.io prend en charge plusieurs canaux comme WhatsApp, Telegram, Facebook Messenger et plus. Vous pouvez consulter la liste complète des canaux pris en charge ici : [link]”

5. “Vous pouvez suivre votre commande ici : [link]. Cependant, si vous rencontrez des problèmes concernant la livraison, veuillez appeler notre hotline disponible 24h/24 au [number]”

Exemples de réponses rapides : ventes et assistance

Il est important d'avoir des réponses préparées pour les demandes courantes de vente et d'assistance, car toute divergence d'informations comme les prix peut conduire à des clients mécontents. Les réponses rapides sont parfaites pour cela car elles réduisent le risque d'erreurs lors de l'envoi d'informations importantes.

Des exemples de réponses rapides pour ces cas d'utilisation incluent des messages sur les prix, les offres spéciales et plus encore.

1. “Nous proposons différents forfaits mensuels conçus pour évoluer avec votre entreprise : Starter, Pro, Business et Enterprise. Vous pouvez obtenir plus d'informations sur les plans ici : [Link]”

2. “Bonjour, [nom du contact], merci de nous avoir contactés. Veuillez nous indiquer les problèmes rencontrés et notre agent vous contactera au sujet de votre demande.”

3. “Pour une durée limitée, profitez de 20 % de réduction sur l'ensemble du magasin. 🗣️ Entrez le code de réduction DISCOUNT20 lors du paiement !”

4. “✅ Vous pouvez annuler votre abonnement à tout moment sans frais supplémentaires. Il vous suffit de nous contacter et de nous en informer.”

5. “Nous avons une politique de remboursement intégral sans questions ✅  Renvoyez simplement le produit dans son emballage d'origine dans les 14 jours suivant la livraison et vous serez remboursé. Pour plus d'informations, consultez notre politique de retour ici : [Link]”

Exemples de réponses rapides : mises à jour

Personne n'aime être laissé dans l'ignorance en cas de problème urgent ou gênant. Utilisez des réponses rapides pour informer les clients des dernières nouvelles concernant votre entreprise.

Voici quelques exemples de messages de réponse rapide pour les mises à jour de statut :

1. “⚠️ Notre plateforme est actuellement en maintenance planifiée et sera opérationnelle d'ici 8:00 le mardi 07/02/2023. Nous nous excusons pour tout désagrément occasionné 🙇”

2. “Merci de nous avoir contactés. [product name] sera de retour en stock la semaine prochaine. Pour réserver une unité, rendez-vous sur notre boutique en ligne : [link].”

3. “La dernière version de notre plateforme sera mise en ligne samedi prochain, le 28/01/2023 à 8h00. Pour plus d'informations sur la mise à jour, visitez la page d'annonce : [link]”

4. “💥 Oups ! Nos serveurs rencontrent actuellement des difficultés techniques. Nous travaillons déjà sur le problème et espérons être opérationnels dans les 12 prochaines heures. Nous nous excusons pour tout désagrément causé !”

5. “🔧 Le problème de nos serveurs a été résolu. Vous pouvez continuer à utiliser notre plateforme comme d'habitude. Essayez de vider votre cache si les problèmes de connexion persistent ; si vous rencontrez toujours des difficultés, envoyez-nous un message avec plus de détails.”

Avec les réponses rapides, vous pouvez considérablement améliorer la qualité et la rapidité de vos conversations WhatsApp avec les clients. Si votre entreprise se développe à un rythme que l'application WhatsApp Business ne peut plus suivre, envisagez de passer à l'API WhatsApp avec respond.io.

En plus d'avantages tels que la prise en charge de plusieurs agents ou équipes et la possibilité de discuter sur plusieurs canaux ou comptes depuis une seule plateforme, vous pourrez envoyer des réponses automatisées et créer des automatisations de chat pour les ventes WhatsApp et le assistance.

Vous souhaitez bénéficier de ces avantages pour votre entreprise ? Créez un compte respond.io ou connectez votre API WhatsApp dès aujourd'hui.

Pour en savoir plus

• WhatsApp Business App : le guide ultime

• WhatsApp Business : Aperçu des comptes WhatsApp Business

• Comment passer WhatsApp en compte professionnel