Se non rispondete alle domande più frequenti con una risposta rapida su WhatsApp, vi state perdendo una delle funzioni più utili dell'app WhatsApp Business . Da quando è stata rilasciata, milioni di aziende hanno utilizzato i messaggi di risposta rapida di WhatsApp per rispondere ai propri clienti. Che tu gestisca una piccola o grande azienda, i messaggi di risposta rapida per WhatsApp Business possono farti risparmiare molto tempo. Continuate a leggere per saperne di più sulle risposte rapide di WhatsApp e su come integrarle nelle vostre attività.

Cos'è WhatsApp Risposta rapida

WhatsApp Lerisposte rapide sono una funzione che consente alle aziende di rispondere rapidamente alle richieste più comuni dei clienti inviando messaggi pre-scritti. I team del servizio clienti utilizzano le risposte rapide per rispondere alle domande sui dettagli dei prodotti o dei servizi, sulle politiche di rimborso e altro ancora.

Vantaggi di WhatsApp Risposta rapida

Digitare ripetutamente le stesse risposte fa perdere tempo, mentre il copia e incolla può essere noioso perché richiede l'apertura di più finestre o riferimenti, il che è ancora più problematico da mobile.

Le risposte rapide facilitano il processo di conversazione con più clienti contemporaneamente, consentendo ai vostri agenti di utilizzare il loro tempo in modo più efficiente. I messaggi assicurano inoltre la coerenza delle informazioni e della voce del marchio, poiché possono essere approvati in anticipo da un supervisore.

Volete impostare le risposte rapide di WhatsApp per la vostra azienda? Vediamo di seguito i passi da seguire.

Come configurare e inviare messaggi di risposta rapida per WhatsApp Business

È possibile impostare le risposte rapide sull'app ufficiale WhatsApp Business o utilizzando WhatsApp API. Le piccole aziende probabilmente utilizzeranno l'App WhatsApp Business mentre le aziende più grandi con team di agenti utilizzeranno WhatsApp API con una casella di posta elettronica di terze parti come respond.io.

Sebbene le risposte rapide abbiano lo stesso scopo e funzionino in modo simile sia sull'app che su API, ogni prodotto WhatsApp supporta funzionalità diverse.

WhatsApp Business L'app può memorizzare fino a 50 risposte rapide e supporta l'uso di immagini nei messaggi di risposta rapida. Tuttavia, non esiste un metodo per ordinare le risposte rapide per categoria, il che rende difficile modificare o eliminare un gruppo di risposte rapide contemporaneamente.

D'altra parte, WhatsApp API collegato a respond.io può memorizzare fino a 5.000 risposte rapide e supporta variabili dinamiche per una maggiore personalizzazione.

Poiché respond.io è un software omnichannel per la gestione delle conversazioni con i clienti, è possibile riutilizzare queste risposte rapide anche su altri canali come Facebook e ordinarle secondo categorie personalizzate.

Nella prossima sezione vedremo come impostare le risposte rapide sull'app WhatsApp Business . Poi vi mostreremo come fare per WhatsApp API su respond.io.

Risposte rapide sull'app WhatsApp Business

L'impostazione delle risposte rapide sull'App WhatsApp Business è un processo semplice; tutto ciò che serve è un account aziendale sull'App e il gioco è fatto. È possibile aggiungere o modificare le risposte rapide solo utilizzando l'App WhatsApp Business , non WhatsApp Business Web.

I passaggi seguenti vi insegneranno a creare risposte rapide sull'app WhatsApp Business .

WhatsApp Business App: Impostare la risposta rapida

Per impostare una risposta rapida di WhatsApp, lanciate l'app WhatsApp Business sul vostro dispositivo mobile.

1. Andare alla pagina Strumenti aziendali (l'icona del negozio sotto la voce WhatsApp Business) e toccare Risposte rapide.

2. Toccare il pulsante Aggiungi risposta rapida (icona +).

3. Immettere una scorciatoia per la risposta rapida. Le scorciatoie consentono di trovare rapidamente una risposta rapida da un elenco, particolarmente utile se l'elenco è lungo. Per questo esempio, utilizzeremo grazie1.

4. Inserire un messaggio di risposta. È anche possibile allegare un'immagine al messaggio: il testo apparirà sotto l'immagine. Quando si è soddisfatti del messaggio, toccare Salva.

Da questa schermata è anche possibile modificare le risposte rapide salvate in precedenza; è sufficiente toccare una risposta rapida che si desidera modificare e apparirà la schermata di modifica. Ricordarsi di premere Salva quando si è finito.

Successivamente, vi mostreremo come inviare risposte rapide dall'app WhatsApp Business .

WhatsApp Business App: Invia risposta rapida

Per inviare messaggi di risposta rapida a WhatsApp Business, aprire una conversazione nell'App WhatsApp Business o in WhatsApp Business Web.

1. Toccare Allega (icona della graffetta) e selezionare Risposta rapida. In alternativa, digitare / nella casella di testo.

2. Scorrere l'elenco e selezionare la risposta rapida da utilizzare. È anche possibile digitare la scorciatoia del messaggio di risposta rapida (ad esempio, grazie1) per cercarlo e selezionarlo.

3. Modificare il messaggio se necessario e toccare Invia una volta terminato.

Nella sezione successiva, verrà illustrato come creare e inviare risposte rapide tramite WhatsApp API su respond.io.

Snippets su WhatsApp API Collegato a respond.io

Per inviare risposte rapide a WhatsApp attraverso respond.io, è necessario collegare il proprio WhatsApp API alla piattaforma. Si noti che le risposte rapide sono chiamate Snippet su respond.io.

WhatsApp API Collegato a respond.io: Impostazione degli Snippet

Seguite questi passaggi sulla piattaforma respond.io .

1. Fare clic su Impostazioni (icona dell'ingranaggio) e poi su Snippets.

2. Fare clic su Aggiungi frammento e inserire il nome del frammento, seguito dal messaggio. È anche possibile rendere il messaggio più personale inserendo il nome del proprio contatto con variabili dinamiche.

3. Inserire un argomento o selezionarne uno dall'elenco. Questo passaggio è facoltativo, ma è utile per gestire gli Snippet in futuro. Una volta terminato, fare clic su Crea.

In questa schermata è anche possibile modificare o eliminare gli Snippet precedentemente salvati; fare clic sul pulsante Azioni (tre punti) accanto allo Snippet in questione e selezionare Modifica o Elimina.

Infine, parleremo dell'invio di Snippet nelle conversazioni.

WhatsApp API Collegato a respond.io: Invia frammenti

Utilizzare gli Snippet su respond.io è semplice come inviare una risposta rapida sull'App WhatsApp Business .

1. Aprire una qualsiasi conversazione di WhatsApp e fare clic sull'icona Snippet (carta strappata) nella parte inferiore dello schermo. In alternativa, è possibile digitare / nella casella di testo per richiamare l'elenco degli Snippet.

2. Scorrere l'elenco e selezionare uno Snippet da utilizzare. Se avete fatto clic sull'icona del frammento nel passaggio 1, potete anche fare clic su Cerca e digitare il nome del frammento o una parola contenuta nel messaggio del frammento per individuarlo rapidamente.

Se al punto 1 è stato digitato /, è possibile iniziare immediatamente la ricerca di uno Snippet inserendo il suo nome o una parola che contiene.

3. Modificare il messaggio se necessario e toccare Invia una volta terminato.

Gli Snippet funzionano su tutti i canali collegati a respond.io. Non è necessario ripetere il processo di configurazione.

Ora che sapete come impostare e inviare le risposte rapide, il passo successivo è capire quali devono essere i messaggi.

Esempi di risposte rapide

Non esistono regole ferree per i messaggi di risposta rapida, ma è preferibile scrivere messaggi generici che possano essere inviati a chiunque con poche modifiche. A meno che non utilizziate variabili dinamiche per la personalizzazione, non includete dettagli specifici per i singoli destinatari.

Se vi siete persi e avete bisogno di idee per i vostri messaggi di risposta rapida, date un'occhiata ai nostri esempi per trarre ispirazione! Potete copiare o modificare i messaggi per renderli adatti alla vostra azienda.

Esempi di risposta rapida: Saluti e addii

Le aziende passano molto tempo a inviare saluti e arrivederci ai clienti su WhatsApp, ma le risposte rapide rendono questa pratica meno dispendiosa. A loro volta, gli agenti hanno più tempo ed energia da dedicare alle conversazioni vere e proprie.

Questi messaggi possono spaziare dai saluti standard alle notifiche di risposta ritardata, alle chiusure di conversazione e alle richieste di valutazione. Ecco alcuni esempi:

1. "👋 Salve! Grazie per aver contattato [nome dell'azienda]. Sono [nome agente], come posso aiutarla?".

2. "👋 Salve! Grazie per aver contattato [nome dell'azienda]. Purtroppo siamo molto occupati in questo momento. Tenga presente che abbiamo ricevuto il suo messaggio e la ricontatteremo al più presto!".

3. "👋 Grazie per il suo messaggio, ma al momento siamo fuori sede. Il nostro orario di lavoro è [orario di lavoro]. Vi risponderemo appena possibile!".

4. "🙏 Grazie per averci contattato, c'è qualcos'altro che posso fare per voi?".

5. "Grazie per aver contattato [nome dell'azienda]. Se ha un minuto, la preghiamo di lasciare una recensione della sua esperienza con noi, apprezziamo e analizziamo tutti i feedback inviati 🙂 [Link]"

Esempi di risposte rapide: FAQ

La maggior parte delle aziende dispone di un elenco delle domande più frequenti. Le risposte rapide sono perfette per memorizzare le risposte a queste domande, poiché i vostri agenti potranno accedervi rapidamente e inviarle ai clienti.

È possibile fornire risposte complete alle domande frequenti nella risposta rapida stessa o collegare i clienti a fonti esterne per ulteriori dettagli.

Esempi di questi messaggi sono gli orari e l'indirizzo dell'azienda, la conferma di un appuntamento e le specifiche dei prodotti o dei servizi offerti:

1. "📆 Siamo aperti dal lunedì al sabato (compresi i giorni festivi), dalle 9:00 alle 21:00".

2. "📍 La nostra sede si trova a [Indirizzo]".

3. "🗓️ Siamo lieti di fissare un appuntamento con voi! Rispondete con la data e l'ora che preferite o selezionatela dal nostro calendario: [Link]"

4. "Respond.io supporta diversi canali come WhatsApp, Telegram, Facebook Messenger e altri ancora. È possibile consultare l'elenco completo dei canali supportati qui: [link]"

5. "Il vostro ordine può essere rintracciato qui: [link]. Tuttavia, in caso di problemi relativi alla consegna, si prega di chiamare la nostra hotline attiva 24 ore su 24 al numero [numero]".

Esempi di risposte rapide: Vendite e assistenza

È importante avere pronte le risposte per le più comuni richieste di vendita e di assistenza, poiché qualsiasi discrepanza nelle informazioni, come ad esempio i prezzi, può portare a clienti insoddisfatti. Le risposte rapide sono perfette per questo, perché eliminano il rischio di errori nell'invio di dettagli importanti.

Esempi di risposte rapide per questi casi d'uso sono i messaggi sui prezzi, le offerte speciali e altro ancora.

1. "Abbiamo diversi piani mensili progettati per scalare con la vostra azienda: Starter, Pro, Business ed Enterprise. Potete ottenere maggiori informazioni sui piani qui: [Link]"

2. "Salve, [nome del contatto], grazie per averci contattato. Ci faccia sapere quali sono i suoi problemi e il nostro agente si metterà in contatto con lei in merito alla sua richiesta".

3. "Solo per un periodo di tempo limitato, puoi ottenere 360dialog WhatsApp API + respond.io casella di posta elettronica per soli 5$ al mese, oltre alle tariffe di WhatsApp . 🗣 Rispondi a questo messaggio con MAGIC5 per iscriverti!".

4. "✅ È possibile annullare il piano in qualsiasi momento senza costi aggiuntivi. Basta mettersi in contatto con noi e comunicarcelo".

5. "Abbiamo una politica di rimborso totale e senza domande ✅ È sufficiente rispedirci il prodotto nella confezione originale entro 14 giorni dalla consegna per ottenere il rimborso. Per maggiori informazioni, consultate la nostra politica di restituzione qui: [Link]"

Esempi di risposta rapida: Aggiornamenti

A nessuno piace essere lasciato all'oscuro quando si tratta di questioni urgenti o scomode. Utilizzate le risposte rapide per tenere i clienti aggiornati sulle ultime novità della vostra azienda.

Ecco alcuni esempi di messaggi di risposta rapida per gli aggiornamenti di stato:

1. "⚠️ La nostra piattaforma è attualmente sottoposta a una manutenzione programmata e sarà operativa entro le ore 8:00 di martedì 07/02/2023. Ci scusiamo per gli eventuali disagi causati 🙇"

2. "Grazie per averci contattato. [nome prodotto] sarà di nuovo disponibile la prossima settimana. Per prenotare un'unità, visitate il nostro negozio online: [link]".

3. "L'ultima versione della nostra piattaforma sarà attiva sabato prossimo, 28/01/2023 alle ore 8.00. Per maggiori informazioni sull'aggiornamento, visitate la pagina dell'annuncio: [link]"

4. "💥 Oops! I nostri server stanno affrontando alcune difficoltà tecniche. Stiamo già lavorando al problema e speriamo di essere operativi nelle prossime 12 ore. Ci scusiamo per gli eventuali disagi causati!".

5. "🔧 Il problema con i nostri server è stato risolto. Potete continuare a utilizzare la nostra piattaforma come sempre. Provate a svuotare la cache se i problemi di connessione persistono, ma se avete ancora problemi, inviateci un messaggio con maggiori dettagli."

Grazie alle risposte rapide, è possibile migliorare notevolmente la qualità e la velocità delle conversazioni WhatsApp con i clienti. Se la vostra attività sta crescendo a un ritmo che l'app WhatsApp Business non riesce a tenere, prendete in considerazione il passaggio a WhatsApp API con respond.io.

Oltre a vantaggi come il supporto di numerosi agenti o team, la chat su più canali o account da un'unica piattaforma, sarete in grado di inviare risposte automatiche e di costruire l'automazione della chat per le vendite e l'assistenza di WhatsApp .

Siete interessati? Ottenete WhatsApp API e collegatelo a respond.io oggi stesso!

Ulteriori letture

• WhatsApp Business App: La guida definitiva
• WhatsApp Business: WhatsApp Business Panoramica dei conti
• Come cambiare WhatsApp in Account Business