Risposta rapida WhatsApp: come inviare messaggi di risposta rapida su WhatsApp

Se non rispondi alle domande frequenti con una risposta rapida WhatsApp, ti stai perdendo una delle funzionalità più utili di WhatsApp Business App. Dal suo lancio, milioni di aziende hanno utilizzato i messaggi di risposta rapida di WhatsApp per rispondere ai propri clienti. Che tu gestisca una piccola o una grande azienda, i messaggi di risposta rapida per WhatsApp Business possono farti risparmiare molto tempo. Continua a leggere per saperne di più sulle risposte rapide di WhatsApp e su come integrarle nelle tue operazioni.

Che cos'è la risposta rapida di WhatsApp

WhatsApp quick replies è una funzione che permette alle aziende di rispondere rapidamente alle richieste comuni dei clienti inviando messaggi pre-scritti. I team di assistenza clienti usano le risposte rapide per rispondere a domande su dettagli di prodotto o servizio, politiche di rimborso e altro.

Vantaggi delle risposte rapide di WhatsApp

Digitare le stesse risposte ripetutamente fa perdere tempo, mentre copiare e incollare può diventare noioso perché richiede di avere più finestre o riferimenti aperti Sui dispositivi mobili è ancora più problematico

Le risposte rapide semplificano la gestione di conversazioni con più clienti contemporaneamente, permettendo ai tuoi agenti di usare il tempo in modo più efficiente I messaggi garantiscono inoltre coerenza delle informazioni e del tono del marchio, poiché possono essere approvati in anticipo da un supervisore

Vuoi impostare risposte rapide per WhatsApp per la tua azienda? Vediamo i passaggi qui sotto.

Messaggi di risposta rapida WhatsApp su WhatsApp Business App vs respond.io

Puoi impostare le risposte rapide sulla WhatsApp Business App ufficiale o usando la WhatsApp API. Le aziende più piccole probabilmente utilizzeranno la WhatsApp Business App, mentre le aziende più grandi con team di agenti utilizzeranno la WhatsApp API con un'Inbox di terze parti come respond.io.

Sebbene le risposte rapide servano allo stesso scopo e funzionino in modo simile sia sull'app sia sull'API, ogni prodotto WhatsApp supporta funzionalità diverse.

WhatsApp Business App può memorizzare fino a 50 risposte rapide e supporta l'uso di immagini nei messaggi di risposta rapida. Tuttavia, non esiste un metodo per ordinare le risposte rapide per categoria, il che rende difficile modificare o eliminare un gruppo di risposte contemporaneamente.

D'altra parte, WhatsApp API collegata a Respond.io può memorizzare fino a 5.000 risposte rapide e supporta le variabili dinamiche per una maggiore personalizzazione.

Poiché Respond.io è un software di gestione delle conversazioni omnicanale, puoi anche riutilizzare queste risposte rapide su altri canali come Facebook Messenger e ordinarle usando categorie personalizzate.

Nella sezione successiva, vedremo come si impostano le risposte rapide su WhatsApp Business App. Poi ti mostreremo come farlo per WhatsApp API su respond.io.

Risposte rapide su WhatsApp Business App

Impostare le risposte rapide su WhatsApp Business App è un processo semplice: ti basta un account aziendale sull'app. Puoi aggiungere o modificare le risposte rapide solo usando l'app WhatsApp Business, non WhatsApp Business Web.

I passaggi seguenti ti insegneranno come creare risposte rapide su WhatsApp Business App.

WhatsApp Business App: Configura la risposta rapida

Per impostare una risposta rapida di WhatsApp, avvia l'app WhatsApp Business sul tuo dispositivo mobile.

1. Nell'app WhatsApp Business, tocca ⠇ > Strumenti aziendali > Risposte rapide.

2. Tocca Aggiungi ⨁.

3. Tocca Messaggio per creare il tuo messaggio.

4. Tocca Scorciatoia per impostare la scorciatoia da tastiera per la tua risposta rapida.

4. Tocca SALVA.

Puoi anche modificare le risposte rapide salvate in precedenza; basta toccare la risposta rapida che vuoi modificare e apparirà la schermata di modifica. Ricordati di toccare Salva quando hai finito.

Successivamente, ti mostreremo come inviare risposte rapide dall'app WhatsApp Business.

WhatsApp Business App: Invia Risposta Rapida

Per inviare messaggi di risposta rapida per WhatsApp Business, apri qualsiasi conversazione in WhatsApp Business App o WhatsApp Business Web.

1. ToccaAllega (icona a forma di graffetta) e seleziona Risposta rapida. In alternativa, digita / nella casella di testo.

2. Scorri la lista e seleziona una risposta rapida da usare. Puoi anche digitare la scorciatoia del messaggio di risposta rapida (ad esempio, thanks1) per cercarlo e selezionarlo.

3. Modifica il messaggio se necessario e tocca Invia quando hai finito.

Nella sezione successiva esploreremo come creare e inviare risposte rapide tramite WhatsApp API su respond.io.

Snippet su WhatsApp API collegata a respond.io

Per inviare risposte rapide WhatsApp tramite Respond.io, dovrai collegare la tua API WhatsApp alla piattaforma. Tieni presente che le risposte rapide sono chiamate Frasi su Respond.io.

WhatsApp API connessa a Respond.io: Impostare Frasi

Segui questi passaggi sulla piattaforma respond.io.

1. Fai clic suImpostazioni (icona a forma di ingranaggio) e poi su Frasi.

2. Fai clic suAggiungi snippet e inserisci il nome dello snippet, seguito dal messaggio. Puoi anche rendere il tuo messaggio più personale inserendo il nome del contatto con le variabili dinamiche.

3. Inserisci un argomento o selezionane uno dall'elenco. Questo passaggio è opzionale, ma è utile per gestire gli snippet in futuro. Una volta terminato, clicca Crea.

In questa schermata puoi anche modificare o eliminare Snippet salvati in precedenza; clicca il pulsante Azioni (tre puntini) accanto allo Snippet pertinente e seleziona Modifica o Elimina.

Infine, vedremo come inviare gli Snippet nelle tue conversazioni.

WhatsApp API connessa a respond.io: Invia Snippets

Usare gli Snippets su respond.io è semplice quanto inviare una risposta rapida sull'app WhatsApp Business.

1. Apri qualsiasi conversazione WhatsApp e clicca l'icona Snippet (carta strappata) nella parte inferiore dello schermo. In alternativa, puoi digitare / nella casella di testo per visualizzare l'elenco degli snippet.

2. Scorri la lista e seleziona uno Snippet da usare. Se hai cliccato l'icona Snippet nel Passo 1, puoi anche cliccare Cerca e digitare il nome di uno Snippet o una parola contenuta nel messaggio per trovarlo rapidamente.

Se hai digitato / nel Passo 1, puoi iniziare subito a cercare uno Snippet inserendo il suo nome o una parola che contiene.

3. Modifica il messaggio se necessario e tocca Invia quando hai finito.

Gli Snippet funzionano su tutti i canali che hai collegato a respond.io. Non è necessario ripetere il processo di configurazione.

Ora che sai come impostare e inviare risposte rapide, il passo successivo è decidere quali dovrebbero essere i messaggi.

Esempi di risposte rapide

Non ci sono regole fisse per i messaggi di risposta rapida, ma conviene scrivere messaggi generali che possano essere inviati a chiunque con poche o nessuna modifica. A meno che tu non stia utilizzando variabili dinamiche per la personalizzazione, non includere dettagli specifici per singoli destinatari.

Se sei in dubbio e cerchi idee per i tuoi messaggi di risposta rapida, dai un'occhiata agli esempi qui sotto per ispirazione! Puoi copiare o modificare i messaggi per adattarli alla tua azienda.

Esempi di risposte rapide: saluti e arrivederci

Le aziende spendono molto tempo inviando saluti e arrivederci ai clienti su WhatsApp, ma le risposte rapide rendono questa pratica meno dispendiosa in termini di tempo. Questo dà agli agenti più tempo ed energia da dedicare alle conversazioni vere e proprie.

Questi messaggi possono variare dai saluti standard alle notifiche di risposta ritardata, alla chiusura delle conversazioni e alle richieste di valutazione. Ecco alcuni esempi:

1. “👋  Ciao! Grazie per aver contattato [business name]. Sono [agent name], come posso aiutarti?”

2. “👋 Ciao! Grazie per aver contattato [business name]. Purtroppo, siamo molto occupati in questo momento. Tieni presente che abbiamo ricevuto il tuo messaggio e ti risponderemo il prima possibile!”

3. “👋 Grazie per il tuo messaggio, tuttavia al momento non siamo disponibili. I nostri orari di apertura sono [business hours]. Ti risponderemo appena possibile!”

4. “🙏 Grazie per averci contattato, c'è qualcos'altro con cui posso aiutarti?”

5. “Grazie per aver contattato [nome dell'azienda]. Se hai un minuto, lascia una recensione della tua esperienza con noi: apprezziamo e leggiamo tutti i feedback inviati 🙂  [Link]

Esempi di risposte rapide: FAQ

La maggior parte delle aziende ha un elenco di domande frequenti. Le risposte rapide sono perfette per memorizzare le risposte a queste domande, poiché i tuoi agenti potranno accedervi rapidamente e inviarle ai clienti.

Puoi fornire risposte complete alle FAQ nella stessa risposta rapida o rimandare i clienti a fonti esterne per ulteriori dettagli.

Esempi di questi messaggi includono i tuoi orari di apertura e indirizzo, la conferma dell'appuntamento e le specifiche dei tuoi prodotti o servizi:

1. “📆  Siamo aperti dal lunedì al sabato (inclusi i giorni festivi), dalle 9:00 alle 21:00.”

2. “📍 La nostra sede si trova a [Address]”

3. “🗓️ Siamo felici di fissare un appuntamento con te! Rispondi con la data e l'orario preferiti oppure selezionali dal nostro calendario: [Link]”

4. “Respond.io supporta più canali come WhatsApp, Telegram, Facebook Messenger e altro ancora. Puoi consultare l'elenco completo dei canali supportati qui: [link]”

5. “Il tuo ordine può essere tracciato qui: [link]. Tuttavia, se hai problemi riguardo la consegna, chiama la nostra linea diretta 24 ore su 24 al [number]”

Esempi di risposte rapide: vendite e supporto

È importante avere risposte pronte per le richieste comuni di vendita e supporto, poiché qualsiasi discrepanza nelle informazioni, come i prezzi, può portare all'insoddisfazione dei clienti. Le risposte rapide sono ideali per questo, poiché eliminano il rischio di errori nell'invio di dettagli importanti.

Esempi di risposte rapide per questi casi includono messaggi sui prezzi, offerte speciali e altro.

1. “Abbiamo diversi piani mensili pensati per crescere con il tuo business: Starter, Pro, Business e Enterprise. Puoi ottenere maggiori informazioni sui piani qui: [Link]”

2. “Ciao, [nome del contatto], grazie per averci contattato. Facci sapere qual è il problema e il nostro agente ti contatterà in merito alla tua richiesta.”

3. Per un periodo limitato, approfitta del 20% di sconto su tutto il catalogo. 🗣️ Inserisci il codice sconto DISCOUNT20 durante il checkout!”

4. “✅ Puoi cancellare il tuo piano in qualsiasi momento senza costi aggiuntivi. Contattaci e facci sapere.

5. Abbiamo una politica di rimborso totale senza porre domande ✅ Spedisci semplicemente l'articolo nella confezione originale entro 14 giorni dalla consegna e riceverai il rimborso. Per maggiori informazioni, consulta la nostra politica di reso qui: [Link]”

Esempi di risposte rapide: Aggiornamenti

Nessuno ama essere lasciato al buio quando si tratta di questioni urgenti o scomode. Usa le risposte rapide per tenere i clienti aggiornati sulle ultime novità della tua azienda.

Ecco alcuni esempi di messaggi di risposta rapida per aggiornamenti di stato:

1. “⚠️ La nostra piattaforma è attualmente in manutenzione programmata e sarà operativa entro le 8:00 di martedì 07/02/2023. Ci scusiamo per gli eventuali disagi causati 🙇”

2. “Grazie per averci contattato. [product name] tornerà disponibile la prossima settimana. Per prenotare una unità, visita il nostro negozio online: [link].”

3. La versione più recente della nostra piattaforma sarà attiva sabato 28/01/2023 alle 08:00. Per maggiori informazioni sull'aggiornamento, visita la pagina degli annunci: [link]”

4. “💥 Ops! I nostri server stanno attualmente riscontrando alcune difficoltà tecniche. Stiamo già lavorando sul problema e speriamo di tornare operativi nelle prossime 12 ore. Ci scusiamo per gli eventuali disagi causati!”

5. “🔧 Il problema ai nostri server è stato risolto. Puoi continuare a usare la nostra piattaforma come al solito. Prova a cancellare la cache se i problemi di connessione persistono, ma se continui a riscontrare difficoltà, inviaci un messaggio con maggiori dettagli.”

Con le risposte rapide puoi migliorare notevolmente la qualità e la velocità delle tue conversazioni WhatsApp con i clienti. Se la tua azienda cresce a un ritmo che WhatsApp Business App non riesce a seguire, considera il passaggio a WhatsApp API con respond.io.

Oltre ai vantaggi come supportare numerosi agenti o team e chattare su più canali o account da un'unica piattaforma, potrai inviare risposte automatiche e creare automazioni di chat per le vendite su WhatsApp e il supporto.

Sei interessato a ottenere questi vantaggi per la tua azienda? Iscriviti a respond.io o connetti la tua WhatsApp API oggi.

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