Vous cherchez à mettre en place une réponse automatique WhatsApp pour votre entreprise ou pour vos besoins en marketing WhatsApp? Vous êtes au bon endroit. Dans cet article, nous expliquerons ce qu'est la réponse automatique de WhatsApp, comment la configurer sur l'application WhatsApp Business et WhatsApp Business API, et nous vous fournirons des exemples de messages de réponse automatique de WhatsApp.
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Qu'est-ce que la réponse automatique de WhatsApp ?
La réponse automatique dans WhatsApp est une fonction qui permet aux entreprises d'envoyer des messages automatisés lorsqu'elles ne sont pas disponibles pour répondre aux messages WhatsApp entrants.
Il existe deux types de messages de réponse automatique pour WhatsApp :
- Messages d'accueil : Messages de bienvenue que les entreprises envoient lorsque les clients entament une conversation pour la première fois ou après 14 jours.
- Messages d'absence: Messages qui répondent aux clients en dehors des heures de bureau
En tant que chef d'entreprise, les messages à réponse automatique sont une fonction pratique. Dans la section suivante, nous vous expliquons en quoi elle est utile à votre entreprise.
5 avantages de la réponse automatique de WhatsApp
Les gens s'attendent à ce que la communication par messagerie instantanée soit immédiate, quelle que soit l'heure de la journée. Cependant, cela n'est pas toujours possible en raison des heures d'ouverture limitées, du manque de personnel, des longues files d'attente, etc.
WhatsApp a mis en place une solution sous la forme de réponses automatiques. Les entreprises peuvent améliorer le service à la clientèle en informant les clients de leur disponibilité et en améliorant les temps de réponse afin d'accroître la satisfaction des clients.
L'utilisation des réponses automatiques pour WhatsApp présente de nombreux avantages, mais nous allons en souligner les trois principaux.
1. Gérer les attentes des clients
Fixez des attentes en matière de temps de réponse en informant les clients de votre disponibilité.
2. Faire une première impression positive
La première impression est importante. Une réponse rapide et de qualité à la demande d'un client donne le ton pour le reste du parcours du client dans votre entreprise. Elle réduit les risques d'abandon de la part du client et, par conséquent, les risques de perte de chiffre d'affaires.
3. Collecter des informations sur les clients
Recueillez des informations sur les clients à l'aide d'une enquête préalable au chat pour que les agents puissent poursuivre la conversation.
Mais ce n'est pas tout. Nous vous proposons deux avantages supplémentaires que vous pouvez tirer de l'utilisation d'une réponse automatique WhatsApp.
4. Augmenter les opportunités de vente
En automatisant les réponses de routine, comme les réponses aux FAQ, les entreprises peuvent s'assurer de ne jamais manquer une opportunité de vente, même lorsque votre équipe n'est pas disponible. Les réponses automatiques peuvent aider à faire progresser un client potentiel tout au long de son parcours avec un minimum de ressources.
5. Réduire les coûts de main-d'œuvre
En automatisant les réponses courantes, les entreprises peuvent réduire le besoin d'une grande équipe d'assistance, économisant ainsi sur les coûts de main-d'œuvre tout en maintenant un service client efficace. En outre, les réponses automatiques peuvent gérer de manière transparente les demandes accrues lors de promotions ou de pics saisonniers sans nécessiter de ressources supplémentaires, garantissant ainsi un engagement constant même pendant les périodes de forte demande.
Comment configurer la réponse automatique de WhatsApp sur l'application WhatsApp Business ?
Les entreprises créent des réponses automatiques pour garantir à leurs clients qu'ils ne sont pas négligés dans la gestion des attentes en matière de temps de réponse et l'amélioration de l'expérience client. Cependant, cette fonction n'est disponible que pour les solutions WhatsApp Business.
Les entreprises peuvent configurer des réponses automatiques pour les messages entrants sur WhatsApp via :
Commençons par l'application WhatsApp Business. Dans l'application WhatsApp Business, vous pouvez créer deux types de messages de réponse automatique : Les messages de bienvenue et les messages d'absence. Ouvrez l'application WhatsApp Business et suivez les étapes suivantes.
Configurer un message d'accueil
Étape 1 : Accéder à Business tools
Étape 2 : Activer Message d'accueil
Étape 3 : Rédiger votre message
Étape 4 : Choix des destinataires
Configurer un message d'absence
Étape 1 : Accédez à Business Tools > Sélectionnez Away Message
Étape 2 : Personnalisez votre message
Étape 3 : Établir un calendrier
Vous pouvez choisir l'heure d'envoi de vos messages de trois manières différentes.
- Toujours envoyer: Utilisez cette option si vous êtes disponible pour une période prolongée.
- Selon un calendrier personnalisé: Cette option permet d'envoyer des réponses automatiques à un moment précis de la journée.
- En dehors des heures d'ouverture: Définissez cette période lorsque votre entreprise n'est pas en activité.
Étape 4 : Choix des destinataires
C'est suffisant si vous gérez une petite entreprise. Cependant, il y a des limites si vous voulez évoluer ou si vous avez besoin de fonctions d'automatisation plus puissantes.
4 Limites de la réponse automatique de WhatsApp avec l'application WhatsApp Business
Même si les réponses automatiques de WhatsApp ont beaucoup à offrir aux entreprises, celles-ci doivent également être conscientes de leurs défauts. C'est ce que nous allons voir maintenant.
Options de personnalisation limitées pour les scénarios complexes
Les options de personnalisation sont limitées. Bien que vous puissiez personnaliser les messages, les possibilités de personnalisation sont limitées. Les options de personnalisation sont limitées à des éléments tels que le nom du client.
En fin de compte, l'application WhatsApp Business ne peut pas faire grand-chose. Sa fonction de réponse automatique ne peut que souhaiter la bienvenue à un nouveau client et annoncer que votre entreprise est fermée et quand attendre une réponse.
Pas de messages de suivi ni de fonctions avancées
Les réponses automatiques ne fonctionnent que comme une première réponse. Elles ne peuvent pas assurer le suivi des demandes des clients. Veillez à ce que vos clients sachent qu'un agent les contactera dans le message de réponse automatique.
Risque de mauvaise communication
Alors que les réponses automatiques sont conçues pour garantir des réponses rapides, l'envoi de réponses génériques peut ne pas répondre précisément à la demande du client, ce qui entraîne une frustration ou une confusion. Les réponses automatiques sur WhatsApp Business App ne sont pas en mesure de s'adapter aux contextes changeants ou de clarifier les messages ambigus des clients, ce qui nécessite souvent une intervention manuelle.
Analyses et analyses limitées
Il n'existe aucun moyen de suivre les performances des réponses automatiques sur l'application WhatsApp Business. Les indicateurs tels que le nombre de messages envoyés ou les taux d'engagement ne sont pas disponibles sur l'application.
Comment les entreprises peuvent-elles surmonter ces limitations sur l'application WhatsApp Business ?
La solution ? Utiliser WhatsApp API pour les réponses automatiques
L'intégration de WhatsApp API avec un chatbot comme l'agent AI de respond.ioest la meilleure option pour les moyennes et grandes entreprises. En voici les raisons.
Options de personnalisation avancées
WhatsApp API offre des options de personnalisation avancées, ce qui signifie que vous pouvez adapter les réponses aux besoins et préférences spécifiques des clients, améliorant ainsi l'expérience de l'utilisateur. En outre, vous pouvez même configurer des messages WhatsApp programmés et des messages WhatsApp en masse en fonction de vos besoins.
Réduction du temps de réponse
Les chatbots peuvent fournir des réponses instantanées aux demandes des clients, améliorant ainsi l'expérience globale du client et évitant les frustrations liées aux longs délais d'attente.
Amélioration de la maturation et de l'engagement des prospects
WhatsApp API prend en charge des fonctions d'automatisation avancées qui permettent aux entreprises d'entretenir efficacement les prospects et d'impliquer les clients tout au long de leur parcours. Envoyez des messages opportuns pour guider les clients potentiels dans l'entonnoir de vente ou leur fournir des informations supplémentaires.
Intégration avec d'autres outils pour des flux de travail transparents
WhatsApp API s'intègre de manière transparente à divers outils commerciaux, ce qui permet des flux de travail efficaces et une expérience client unifiée. Intégrez des logiciels tels que les CRM et les plateformes de commerce électronique et même d'autres logiciels d'automatisation tels que Zapier et Make, mais n'oubliez pas de vous assurer qu'il s'agit bien d'un WhatsApp CRM!
Ensuite, nous allons vous montrer comment configurer un chatbot de réponse automatique WhatsApp.
Comment configurer la réponse automatique de WhatsApp avec WhatsApp API en 4 étapes
Dans cette section, nous allons vous montrer comment configurer les réponses automatiques sur WhatsApp API sur respond.io, un logiciel de gestion des conversations avec les clients basé sur l'IA.
Étape 1 : Connectez votre compte WhatsApp à l'application API
Vous devez connecter un compte WhatsApp API à respond.io. Vous n'avez pas encore de compte WhatsApp API ? Voici comment en obtenir un en quelques minutes.
Étape 2 : Créer des modèles de réponse automatique
Une fois cela fait, ouvrez respond.io et naviguez jusqu'à Workflows > All Templates.
Vous pouvez créer un flux de travail à partir de zéro, mais ce modèle de flux de travail vous permettra de démarrer facilement avec un chatbot WhatsApp à réponse automatique.
Étape 3 : Ajouter des réponses automatiques aux automatisations de flux de travail
Ici, vous pourrez lire la description du modèle et voir l'ébauche du flux de travail. Comme vous pouvez le constater, ce modèle est accompagné d'un message de bienvenue et d'un message d'absence qui se déclencheront en fonction de vos heures d'ouverture.
Vous pouvez personnaliser pratiquement tous les éléments de votre flux de travail. Commencez par spécifier vos heures d'ouverture dans l'étapeDate et heure . Modifiez ensuite les messages de bienvenue et d'absence.
Étape 4 : Testez et optimisez vos réponses automatiques
Enfin, vous devez évaluer les performances de vos réponses automatiques. Si les clients réagissent mal aux réponses automatiques, vous devez modifier le texte. Répétez ce processus jusqu'à ce que vous obteniez le résultat souhaité.
<call-out> You can also use respond.io’s AI Agent to automatically reply to customer inquiries and route to the appropriate teams. <call-out>
Vous avez ainsi créé un flux de travail simple de réponse automatique à WhatsApp pour gérer les messages entrants. Maintenant que vous savez comment configurer la réponse automatique dans WhatsApp, vous êtes prêt à partir, n'est-ce pas ? Pas tant que vous n'aurez pas examiné les meilleures pratiques pour en créer une.
5 bonnes pratiques pour la réponse automatique de WhatsApp
Il est essentiel que chaque message soit correct, même pour les réponses automatiques. Évitez les messages impersonnels ou génériques, car les clients s'attendent à une interaction humaine. Voici cinq pratiques à suivre pour rédiger un message de réponse automatique simple et efficace :
1. Accuser réception du message du client
Utilisez les messages de réponse automatique pour accuser réception du message d'un client, en lui assurant qu'il a été reçu et qu'il sera traité.
2. Fixer un calendrier précis pour le suivi
Indiquez aux utilisateurs s'ils peuvent s'attendre à recevoir une réponse pendant les heures de travail ou s'il y a un délai. Précisez ce délai et évitez les phrases du type "Nous vous répondrons dès que possible".
3. Des messages clairs et concis
Les réponses doivent être brèves et précises. Ne mentionnez que les informations essentielles qui sont présentées de manière claire et facile à comprendre.
4. Personnaliser chaque message
Personnalisez chaque message. Utilisez le nom de votre client et d'autres détails pertinents pour envoyer des messages personnalisés. Sur respond.io, vous pouvez utiliser des espaces réservés appelés variables dynamiques pour inclure des noms de clients, des dates, des numéros de commande, etc.
5. Maintenir le ton et la voix de votre marque
Veillez à ce que vos messages de réponse automatique WhatsApp reflètent la voix unique de votre marque. Adaptez le ton, le langage et le contenu à la personnalité et aux valeurs de votre marque, afin d'améliorer la reconnaissance des clients.
En gardant ces bonnes pratiques à l'esprit, nous avons fourni des exemples de messages que vous pouvez utiliser dans différentes situations.
18 exemples de messages pour WhatsApp Réponse automatique :
Une réponse automatique WhatsApp doit être adaptée aux différentes situations ou aux résultats souhaités. Voici 18 exemples de messages de réponse automatique WhatsApp que vous devriez utiliser.
Messages de bienvenue
- "Bonjour 👋 ! Merci d'avoir contacté [nom de l'entreprise]. Comment pouvons-nous vous aider aujourd'hui ?"
- "Bonjour à tous ! Bienvenue chez [nom de l'entreprise]. Nous avons tous vos besoins informatiques sous un même toit. Commençons. 😃"
- "Bonjour de la part de [nom de l'entreprise] ! Nous sommes là pour vous aider. Dites-nous en plus sur ce que vous recherchez."
Messages en dehors des heures de bureau
- "Bonjour [nom] ! Merci de nous avoir contactés. Nous sommes actuellement absents du bureau. Nous vous contacterons dès que possible."
- "Vous nous avez joints alors que nous sommes absents. 😟 Nous sommes disponibles tous les jours de 9h00 à 18h00. Nous serons heureux de vous assister lorsque nous serons de retour."
- "Merci de m'avoir envoyé un message. Nous sommes actuellement en déplacement pour le week-end. Pour toute question urgente, veuillez contacter [insérer les coordonnées de la personne à contacter en cas d'urgence]."
Vœux de vacances
- " Joyeux Noël!🎅🎄Nous sommes absents pour les prochains jours et reviendrons le [date]. Nous nous réjouissons de vous servir à notre retour 🙂 ".
- "Tous les membres de l'équipe de [Nom de l'entreprise] vous souhaitent de bonnes fêtes de fin d'année ! Nous vous souhaitons de la joie, de la santé et du bonheur en cette période de fêtes. Comment pouvons-nous vous aider aujourd'hui ?"
- Joyeuses fêtes [nom] ! Tapez [code] lorsque vous passez à la caisse pour réclamer votre [réduction] aujourd'hui !"
Messages de capture de prospects
- "Vous souhaitez en savoir plus sur [votre produit/service] ? Laissez-nous vos coordonnées et nous vous enverrons tout ce que vous devez savoir !"
- "Hey there ! 👋 Nous aimerions partager avec vous des offres exclusives et des mises à jour. 🛍️ Indiquez-nous simplement le produit qui vous intéresse pour rester dans la boucle ! 🔄"
- "Vous voulez des offres supplémentaires ? Vous avez des questions ou besoin de plus d'informations ? 🤓 Laissez-nous vos coordonnées et nous vous répondrons dans les plus brefs délais ! ⏳"
Demandes de retour d'information
- "Votre avis nous intéresse ! 🗣️ Comment s'est déroulée votre expérience avec nous ? Faites-le nous savoir afin que nous puissions mieux vous servir. 👍"
- "Comment nous sommes-nous comportés aujourd'hui ? Faites-le nous savoir - cela ne prend qu'un instant et cela nous aide à améliorer vos expériences futures !"
- "Nous espérons que vous avez apprécié [produit/service spécifique] ! Dites-nous ce que vous pensez, nous cherchons toujours à nous améliorer."
Mises à jour des produits et services
- "Bonjour ! Merci de nous avoir contactés. Découvrez notre nouveau produit [insérer le nom du produit et le lien]. Commandez maintenant et recevez 10% de réduction sur votre premier achat !"
- "Des nouvelles passionnantes ! 🎉 Nous venons de lancer [Nouveau produit/service]. Jetez-y un coup d'œil et faites-nous savoir ce que vous en pensez !"
- "Grande nouvelle ! 🗞️ Nous avons quelque chose de spécial pour vous : [Mise à jour du produit/service]. Prêt à en faire l'expérience ? 🌟"
Ce n'est pas suffisant ? Ne vous inquiétez pas. Nous avons un article qui contient encore plus d'exemples de messages de réponse automatique WhatsApp que vous pouvez utiliser comme source d'inspiration.
Comme vous pouvez le constater, la mise en place de réponses automatiques sur WhatsApp est plus qu'une simple commodité. Il s'agit d'une démarche stratégique visant à améliorer l'interaction avec les clients. Grâce à nos exemples et à nos directives, vous êtes bien équipé pour créer des réponses automatiques qui trouvent un écho auprès de vos clients et qui reflètent la voix unique de votre marque.
Alors, qu'attendez-vous ? Commencez à envoyer des messages de réponse automatique WhatsApp sur la principale plateforme d'IA conversationnelle et le partenaire commercial badgé Meta . Créez un compte respond.io gratuit et connectez votre compte WhatsApp API pour commencer dès aujourd'hui.
FAQ sur la réponse automatique de WhatsApp
1. Puis-je personnaliser les messages WhatsApp Auto Reply pour différents clients ?
Oui, vous pouvez le faire, mais uniquement sur WhatsApp API. Sur respond.io, vous pouvez mettre en place un flux de travail pour segmenter les messages destinés à différents publics.
2. Puis-je programmer des réponses automatiques à des heures précises ?
Oui. Sur l'application WhatsApp Business, vous pouvez définir un calendrier pour les messages d'absence uniquement. Sur WhatsApp API, vous pouvez envoyer des réponses automatiques à tout moment pour tout type de situation, y compris les messages d'absence, les diffusions promotionnelles, les prises de rendez-vous et plus encore.
3. Y a-t-il une limite au nombre de réponses automatiques que je peux envoyer ?
Il n'y a pas de limites sur l'application WhatsApp Business. En revanche, sur WhatsApp API, il y a une limite à l'envoi d'un message à l'initiative de l'entreprise.
4. Est-il possible de personnaliser les réponses automatiques pour différents clients ?
Oui. Sur l'application WhatsApp Business, vous pouvez définir l'audience qui recevra vos messages d'accueil ou d'absence. Sur WhatsApp API, vous pouvez segmenter les audiences en fonction de facteurs tels que le fait qu'elles aient été capturées à partir d'une publicité, qu'elles soient des clients fidèles ou qu'elles aient répondu à une diffusion.
5. Les réponses automatiques sont-elles disponibles pour les chats de groupe ?
Oui, vous pouvez configurer des réponses automatiques pour les discussions de groupe sur l'application WhatsApp Business. Actuellement, WhatsApp API ne prend pas en charge les discussions de groupe, vous ne pouvez donc pas y envoyer de réponses automatiques.
6. Quelles sont les erreurs courantes à éviter dans les réponses automatiques ?
- Évitez les réponses génériques. Essayez de personnaliser vos messages dans la mesure du possible. Sur respond.io, vous pouvez utiliser des variables dynamiques pour ajouter le nom du client, ses coordonnées ou même le nom de votre agent.
- Veillez à ce que votre réponse automatique soit pertinente. L'envoi d'un message non pertinent peut entraîner le marquage de votre compte, voire son bannissement.
- Ne promettez pas trop de temps de réponse. Si vous vous engagez à respecter des délais de réponse irréalistes, vous risquez de perdre des clients et de donner une image négative de votre entreprise.
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Pour en savoir plus
Vous souhaitez en savoir plus sur les avantages de WhatsApp pour votre entreprise ? Consultez les articles ci-dessous :
- Comment utiliser les messages interactifs de WhatsApp
- Guide pour la mise en place d'un code QR WhatsApp pour votre entreprise
- Comment conclure des ventes sur WhatsApp
