Article sur le mode d'emploi

Réponse automatique WhatsApp : Un guide pour la réponse automatique à WhatsApp

Stephanie Yap
Rédacteur de contenu, Respond.io
22 juin 2022

Vous voulez configurer la réponse automatique WhatsApp pour votre entreprise ? Vous êtes au bon endroit. Dans cet article, nous allons expliquer ce qu'est la réponse automatique WhatsApp et comment configurer les réponses automatiques sur WhatsApp Business App et WhatsApp Business API.

Que sont les réponses automatiques sur WhatsApp ?

La réponse automatique dans WhatsApp est une fonction qui permet aux entreprises d'envoyer des messages automatisés lorsqu'elles ne sont pas disponibles pour répondre aux messages WhatsApp entrants.

Cette image décrit les deux types de réponses automatiques que vous pouvez envoyer sur WhatsApp. Il existe des messages de bienvenue et des messages d'absence. Vous n'avez pas besoin d'un robot de réponse automatique WhatsApp pour envoyer un message de réponse automatique WhatsApp.
Deux types de réponses automatiques WhatsApp

Il existe deux types courants de messages de réponse automatique pour WhatsApp :

  • Messages d'accueil : Messages de bienvenue que les entreprises envoient lorsque les clients entament une conversation pour la première fois ou après 14 jours.
  • Messages d'absence: Messages qui répondent automatiquement aux clients en dehors des heures de bureau.

En tant que propriétaire d'entreprise, les messages de réponse automatique sont une fonction très pratique. Dans la prochaine section, nous vous expliquerons comment elle peut être utile à votre entreprise.

Pourquoi utiliser Auto Reply WhatsApp ?

Les gens s'attendent à ce que la communication par messagerie instantanée soit immédiate, quelle que soit l'heure de la journée. Toutefois, cela n'est pas toujours possible en raison des heures d'ouverture limitées, du manque de personnel, des longues files d'attente, etc.

WhatsApp a mis en place une solution sous la forme de réponses automatiques. Non seulement les entreprises peuvent informer les clients de leur disponibilité, mais elles peuvent également améliorer les temps de réponse et donc, augmenter la satisfaction des clients.

Cette image présente les avantages de l'utilisation de la réponse automatique WhatsApp pour votre entreprise, notamment pour gérer les attentes des clients, faire une forte première impression et recueillir des informations sur les clients. Vous voulez savoir comment envoyer une réponse automatique dans WhatsApp ? Lisez la suite pour le découvrir.
Les avantages de l'utilisation du message de réponse automatique de WhatsApp

L'utilisation des réponses automatiques pour WhatsApp présente de nombreux avantages, notamment :

  • Fixez des attentes en matière de temps de réponse en informant les clients de votre disponibilité.
  • Faites une forte première impression sur les nouveaux clients avec un message de bienvenue chaleureux.
  • Recueillir des informations sur les clients au moyen d'une enquête préalable à la conversation, afin que les agents puissent y donner suite.

Maintenant que nous avons exposé les avantages de l'utilisation de la réponse automatique pour WhatsApp, voyons comment configurer la réponse automatique sur WhatsApp.

Comment configurer la réponse automatique dans WhatsApp Solutions d'affaires

Les réponses automatiques sont créées pour les entreprises afin d'assurer aux clients qu'ils ne sont pas négligés en gérant les attentes en matière de temps de réponse et en améliorant l'expérience client, elles sont uniquement disponibles pour les solutions WhatsApp Business.

Les entreprises peuvent configurer des réponses automatiques pour les messages entrants sur WhatsApp via :

Cette image montre que les entreprises peuvent configurer des réponses automatiques pour les messages entrants sur WhatsApp via WhatsApp Business App ou WhatsApp Business API. Vous voulez envoyer le meilleur message de réponse automatique pour WhatsApp ? Lisez la suite pour savoir comment.
Comment configurer les réponses automatiques de WhatsApp

Ensuite, nous allons vous guider à travers les étapes nécessaires pour configurer la réponse automatique dans WhatsApp. Commençons par l'application WhatsApp Business.

Comment configurer la réponse automatique dans l'application WhatsApp Business ?

Dans cette section, nous allons vous expliquer comment configurer les réponses automatiques sur l'application WhatsApp Business.

Pour définir un message d'accueil, allez dans Business Tools, sélectionnez Greeting Message, rédigez votre message et enregistrez les modifications. Vous pouvez également choisir qui reçoit vos messages d'accueil en incluant ou en excluant certains destinataires.

Voici une image qui montre comment configurer la réponse automatique. Tout d'abord, allez dans Business Tools, puis sélectionnez Greeting Message, rédigez votre message et enfin enregistrez les modifications.
Comment configurer un message d'accueil sur l'application WhatsApp Business ?

Pour définir un message d'absence, allez dans Business Tools, sélectionnez Away Message, rédigez votre message et enregistrez les modifications.

Cette image décrit la procédure à suivre pour définir des messages d'absence sur l'api whatsapp Business. Tout d'abord, allez dans les outils professionnels, sélectionnez le message d'absence, modifiez le contenu et enregistrez les modifications. C'est ainsi que vous pouvez définir la réponse automatique pour l'application whatsapp Business.
Comment configurer les messages d'absence sur l'application WhatsApp Business ?

Il existe trois types d'horaires que vous pouvez définir pour les messages d'absence : Toujours envoyer, selon un horaire personnalisé ou en dehors de vos heures d'ouverture. Si vous ne savez pas lequel choisir, nous vous recommandons de commencer par l'option En dehors des heures de bureau : chaque fois qu'un client vous envoie un message en dehors des heures de bureau, les messages d'absence sont déclenchés et envoyés.

Cette fonction a aidé les entreprises à accroître l'engagement de leurs clients en leur offrant l'assurance que leurs messages ont été reçus et que vous finirez par leur répondre. Néanmoins, la réponse automatique pour l'application WhatsApp Business présente quelques inconvénients, notamment :

  • L'impossibilité de personnaliser les réponses automatiques pour différents groupes de destinataires.
  • Le message d'absence ne fonctionne que pendant les heures de fermeture prédéfinies.
  • L'impossibilité de prendre en charge l'intégration de logiciels tiers pour une plus grande automatisation.

En fin de compte, les possibilités de l'application WhatsApp Business sont limitées. Sa fonction de réponse automatique ne peut que souhaiter la bienvenue à un nouveau client et annoncer que votre entreprise est fermée et quand attendre une réponse.

C'est suffisant si vous dirigez une petite entreprise. Mais au fur et à mesure que votre entreprise se développe, vous vous rendrez vite compte que l'API commerciale de WhatsApp est la voie à suivre.

Comment créer une réponse automatique dans WhatsApp Business API sur respond.io

Pour les entreprises plus importantes, vous avez besoin d'une plateforme qui offre des fonctions avancées pour aider à l'automatisation des messages - c'est là que l'API WhatsApp Business entre en jeu.

Avec l'API WhatsApp Business, les entreprises peuvent automatiser les réponses basées sur les demandes des clients, capturer les informations des clients et automatiser les ventes et le support client, ce qui augmente l'engagement et la satisfaction des clients.

Avant de configurer la réponse automatique dans WhatsApp Business API avec le module Workflows de respond.io, vous devez disposer d'un compte API WhatsApp connecté à respond.io.

Maintenant, suivez la procédure étape par étape pour configurer la réponse automatique dans l'API de WhatsApp Business.

1. Recherchez les flux de travaildans le menu de navigation latéral et cliquez sur Ajouter un flux de travail.

cette image décrit la première étape de la configuration des réponses automatiques. tout d'abord, vous devez rechercher le flux de travail dans le panneau de gauche et cliquer sur ajouter le flux de travail.
Cliquez sur Ajouter un flux de travail pour commencer

2. Définissez le déclencheur de flux de travail sur Conversation ouverte.

cette image décrit la deuxième étape de la définition de la réponse automatique sur l'api whatsapp business en utilisant respond.io. définissez le déclencheur de flux de travail sur la conversation ouverte.
Régler le déclencheur sur Conversation ouverte

3. Ajoutez le Étape Date et heure pour définir vos heures d'ouverture.

cette image décrit la troisième étape de la procédure de définition de la réponse automatique pour l'api whatsapp Business en utilisant respond.io. ajoutez l'étape de la date et de l'heure pour définir vos heures d'ouverture.
Définissez vos heures d'ouverture

Les messages envoyés pendant les heures de bureau seront classés dans la catégorie "Succès", tandis que les messages envoyés après les heures de bureau seront classés dans la catégorie "Échec".

4. Cliquez sur le bouton + sous les branches de succès et d'échec pour ajouter Envoyer un message. Assurez-vous de sélectionner WhatsApp comme canal. Enfin, rédigez vos messages d'accueil et d'éloignement sous Texte.

Cette image décrit la quatrième étape sur la façon de définir la réponse automatique dans l'api whatsapp business en utilisant respond.io. Ajoutez l'envoi d'un message sous la branche succès et échec. Assurez-vous de sélectionner whatsapp comme canal. Enfin, rédigez vos messages d'accueil et d'éloignement sous la rubrique texte.
Ajouter des messages de réponse automatique pour chaque branche

Pour vous aider dans votre processus de configuration, nous avons compilé une liste des meilleurs exemples de messages de réponse automatique WhatsApp pour votre entreprise.

5. Ajoutez l'étape " Poser une question " pour obtenir des informations sur les clients afin de pouvoir les contacter ultérieurement.

Voici une image qui montre la dernière étape de la procédure de définition de la réponse automatique à whatsapp dans l'api whatsapp business en utilisant respond.io. Ajoutez l'étape "poser une question" pour obtenir les informations des clients afin de pouvoir les contacter ultérieurement.
Demandez des détails supplémentaires si nécessaire

Les réponses peuvent être enregistrées sous forme de variables, de champs de contact ou de balises à utiliser dans d'autres parties du flux de travail. Une fois que vous avez configuré votre flux de travail, enregistrez-le et publiez-le.

Maintenant que nous avons montré comment définir la réponse automatique dans WhatsApp, vous pouvez commencer à envoyer des messages de réponse automatique WhatsApp avec respond.io. Inscrivez-vous et connectez votre compte API WhatsApp pour commencer dès aujourd'hui.

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