Vous cherchez à configurer la réponse automatique de WhatsApp pour votre entreprise ? Vous êtes au bon endroit. Dans cet article, nous expliquerons ce qu'est la réponse automatique de WhatsApp, comment la configurer sur l'application WhatsApp Business et WhatsApp Business API, et nous vous fournirons des exemples de messages de réponse automatique de WhatsApp.
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Que sont les réponses automatiques sur WhatsApp ?
La réponse automatique dans WhatsApp est une fonction qui permet aux entreprises d'envoyer des messages automatisés lorsqu'elles ne sont pas disponibles pour répondre aux messages WhatsApp entrants.
Il existe deux types de messages de réponse automatique pour WhatsApp :
- Messages d'accueil : Messages de bienvenue que les entreprises envoient lorsque les clients entament une conversation pour la première fois ou après 14 jours.
- Messages d'absence: Messages qui répondent aux clients en dehors des heures de bureau
En tant que chef d'entreprise, les messages à réponse automatique sont une fonction pratique. Dans la section suivante, nous vous expliquons en quoi elle est utile à votre entreprise.
3 avantages de la réponse automatique de WhatsApp
Les gens s'attendent à ce que la communication par messagerie instantanée soit immédiate, quelle que soit l'heure de la journée. Cependant, cela n'est pas toujours possible en raison des heures d'ouverture limitées, du manque de personnel, des longues files d'attente, etc.
WhatsApp a mis en place une solution sous la forme de réponses automatiques. Les entreprises peuvent améliorer le service à la clientèle en informant les clients de leur disponibilité et en améliorant les temps de réponse afin d'accroître la satisfaction des clients.
L'utilisation des réponses automatiques pour WhatsApp présente de nombreux avantages, mais nous allons en souligner les trois principaux.
1. Gérer les attentes des clients
Fixez des attentes en matière de temps de réponse en informant les clients de votre disponibilité.
2. Faire une première impression positive
Faites une première impression forte sur les nouveaux clients avec un message de bienvenue rapide et chaleureux.
3. Collecter des informations sur les clients
Recueillez des informations sur les clients à l'aide d'une enquête préalable au chat pour que les agents puissent poursuivre la conversation.
Comment configurer la réponse automatique de WhatsApp dans l'application WhatsApp Business ?
Les entreprises créent des réponses automatiques pour assurer aux clients qu'ils ne sont pas négligés, pour gérer les attentes en matière de temps de réponse et pour améliorer l'expérience client. Cependant, cette fonction n'est disponible que pour les solutions WhatsApp Business.
Les entreprises peuvent mettre en place des réponses automatiques pour les messages entrants sur WhatsApp via :
Commençons par l'application WhatsApp Business. Dans l'application WhatsApp Business, il existe deux types de messages de réponse automatique que vous pouvez créer : Les messages de bienvenue et les messages d'absence. Ouvrez l'application WhatsApp Business et suivez les étapes suivantes.
Configurer un message d'accueil
1. Accéder à Business Tools
2. Sélectionner Message d'accueil
3. Rédiger votre message
4. Choisir les destinataires
Configurer un message d'absence
1. Accéder à Business Tools
2. Sélectionner le message d'absence
3. Personnalisez votre message
Sélectionnez l'une des trois façons de chronométrer vos messages d'absence :
- Toujours envoyer: Utilisez cette option si vous êtes disponible pour une période prolongée.
- Selon un calendrier personnalisé: Cette option permet d'envoyer des réponses automatiques à un moment précis de la journée.
- En dehors des heures d'ouverture: Définissez cette période lorsque votre entreprise n'est pas en activité.
4. Choisir les destinataires
3 Limites de WhatsApp Auto Reply dans l'application WhatsApp Business
Même si les réponses automatiques de WhatsApp ont beaucoup à offrir aux entreprises, celles-ci doivent également être conscientes de leurs défauts. C'est ce que nous allons voir maintenant.
1. Cas d'utilisation limités
Tout d'abord, les réponses automatiques de WhatsApp fonctionnent mieux pour les messages simples et ponctuels. Pour les messages complexes ou les demandes de renseignements, vous aurez besoin d'un agent humain ou d'un agent d'intelligence artificielle pour répondre aux messages des clients.
2. Pas de suivi
Les réponses automatiques ne fonctionnent que comme une première réponse. Elles ne peuvent pas assurer le suivi des demandes des clients. Veillez à ce que vos clients sachent qu'un agent les contactera dans le message de réponse automatique.
3. Options de personnalisation limitées
Enfin, les possibilités de personnalisation sont limitées. Vous pouvez certes personnaliser les messages, mais dans une certaine mesure. Les options de personnalisation se limitent à des éléments tels que le nom du client.
En fin de compte, l'application WhatsApp Business ne peut pas faire grand-chose. Sa fonction de réponse automatique ne peut que souhaiter la bienvenue à un nouveau client et annoncer que votre entreprise est fermée et quand attendre une réponse.
C'est suffisant si vous dirigez une petite entreprise. Mais lorsque votre entreprise se développera, vous aurez besoin d'une solution plus avancée. Plus d'informations dans la section suivante.
La solution ? Chatbot WhatsApp pour les réponses automatiques
L'intégration de WhatsApp API avec un chatbot comme l'agent AI de respond.ioest la meilleure option pour les moyennes et grandes entreprises. En voici les raisons.
Options de personnalisation avancées
WhatsApp API offre des options de personnalisation avancées, ce qui signifie que vous pouvez adapter les réponses aux besoins et préférences spécifiques des clients, améliorant ainsi l'expérience de l'utilisateur.
Réduction du temps de réponse
Les chatbots peuvent fournir des réponses instantanées aux demandes des clients, améliorant ainsi l'expérience globale du client et évitant les frustrations liées aux longs délais d'attente.
Amélioration de la satisfaction des clients
Les chatbots peuvent traiter simultanément plusieurs demandes de clients, en fournissant des réponses rapides et en augmentant la satisfaction des clients.
Économies de coûts
En automatisant les tâches de routine et les questions fréquemment posées, les chatbots contribuent à réduire les coûts opérationnels et permettent à votre équipe de se concentrer sur des problèmes plus complexes.
Ensuite, nous allons vous montrer comment configurer un chatbot de réponse automatique WhatsApp.
Comment configurer le chatbot Whatsapp pour les réponses automatiques ?
Avant de configurer la réponse automatique dans WhatsApp Business API, vous devez connecter un compte WhatsApp API à respond.io. Vous n'avez pas encore de compte WhatsApp API ? Voici comment en obtenir un en quelques minutes.
Une fois cela fait, ouvrez respond.io et naviguez jusqu'à Workflows > All Templates. Suivez ensuite les étapes suivantes.
1. Sélectionnez Message d'absence avec heures ouvrables
Bien que vous puissiez créer un flux de travail à partir de zéro, ce modèle de flux de travail vous permettra de démarrer facilement avec un chatbot de réponse automatique WhatsApp.
2. Cliquez sur Utiliser le modèle
Ici, vous pourrez lire la description du modèle et voir l'ébauche du flux de travail. Comme vous pouvez le constater, ce modèle est accompagné d'un message de bienvenue et d'un message d'absence qui se déclencheront en fonction de vos heures d'ouverture.
3. Personnalisez votre flux de travail
Vous pouvez personnaliser pratiquement tous les éléments de votre flux de travail. Commencez par spécifier vos heures d'ouverture dans l'étapeDate et heure . Modifiez ensuite les messages de bienvenue et d'absence. Il ne nous manque plus que la partie la plus importante : le chatbot de réponse automatique de WhatsApp.
Pour ajouter un chatbot à votre flux de travail, cliquez sur le signe + vert sous les messages de bienvenue et d'absence et sélectionnez AI Agent. Respond.ioLes agents d'intelligence artificielle d'Epson sont hautement formables et personnalisables, nous vous recommandons donc de consulter notre documentation sur l'intelligence artificielle afin de comprendre comment former et utiliser cet outil puissant.
<call-out> For better results, we recommend using the chatbot to answer questions during business hours and to collect information for follow-ups outside of business hours. This can be easily configured in the Objective widget when building your AI Agent Workflow Step. <call-out>
Avec cette configuration, les clients recevront un message de bienvenue ou d'éloignement selon le moment où ils contactent votre entreprise. Ensuite, un chatbot formé poursuivra la conversation si nécessaire.
Vous avez ainsi créé un flux de travail simple de réponse automatique WhatsApp pour gérer les messages entrants et collecter des informations sur les clients. Maintenant que vous savez comment configurer la réponse automatique dans WhatsApp, vous êtes prêt à partir, n'est-ce pas ? Pas tant que vous n'aurez pas examiné les meilleures pratiques pour en créer une.
5 bonnes pratiques pour la réponse automatique de WhatsApp
Il est essentiel que chaque message soit correct, même pour les réponses automatiques. Évitez les messages impersonnels ou génériques, car les clients s'attendent à une interaction humaine. Voici cinq pratiques à suivre pour créer un message de réponse automatique simple et efficace :
1. Accusé de réception
Utilisez les messages de réponse automatique pour accuser réception du message d'un client, en lui assurant qu'il a été reçu et qu'il sera traité.
2. Fixer un calendrier précis
Indiquez aux utilisateurs s'ils peuvent s'attendre à recevoir une réponse pendant les heures de travail ou s'il y a un délai. Précisez ce délai et évitez les phrases du type "Nous vous répondrons dès que possible".
3. Être clair et concis
Les réponses doivent être brèves et précises. Ne mentionnez que les informations essentielles qui sont présentées de manière claire et facile à comprendre.
4. Personnaliser chaque message
Personnalisez chaque message. Utilisez le nom de votre client et d'autres détails pertinents pour envoyer des messages personnalisés. Sur respond.io, vous pouvez utiliser des espaces réservés appelés variables dynamiques pour inclure des noms de clients, des dates, des numéros de commande, etc.
5. Communiquer avec la voix de votre marque
Veillez à ce que vos messages de réponse automatique WhatsApp reflètent la voix unique de votre marque. Adaptez le ton, le langage et le contenu à la personnalité et aux valeurs de votre marque, afin d'améliorer la reconnaissance des clients.
En gardant ces bonnes pratiques à l'esprit, nous avons fourni des exemples de messages que vous pouvez utiliser dans différentes situations.
15 meilleurs exemples de réponses automatiques à Whatsapp
Une réponse automatique WhatsApp doit être adaptée aux différentes situations ou aux résultats souhaités. Voici 15 exemples de messages de réponse automatique WhatsApp que vous devriez utiliser.
Messages de bienvenue WhatsApp Auto Reply Sample
- "Bonjour 👋 ! Merci d'avoir contacté [nom de l'entreprise]. Comment pouvons-nous vous aider aujourd'hui ?"
- "Bonjour à tous ! Bienvenue chez [nom de l'entreprise]. Nous avons tous vos besoins informatiques sous un même toit. Commençons. 😃"
- "Bonjour de la part de [nom de l'entreprise] ! Nous sommes là pour vous aider. Dites-nous en plus sur ce que vous recherchez."
Away Message WhatsApp Auto Reply Sample
- "Bonjour, nous sommes actuellement hors ligne. Nous sommes actuellement hors ligne. Nos heures d'ouverture sont le [insérer les heures]. Nous vous recontacterons dans les 24 heures !"
- "Merci de nous avoir envoyé un message. Nous ne sommes pas au bureau pour le moment, mais nous vous répondrons demain matin à la première heure. Si vous avez besoin d'une réponse plus rapide, veuillez consulter notre page FAQ en cliquant ici."
- "Bonjour, vous nous avez surpris en dehors des heures de bureau. Laissez-nous votre message et nous vous répondrons rapidement pendant nos heures de travail [insérer les heures]."
Exemple de réponse automatique WhatsApp pour la capture de prospects
- "Merci de l'intérêt que vous portez à nos services ! Pourriez-vous nous communiquer votre nom et votre adresse électronique afin que nous puissions vous envoyer de plus amples informations ?"
- "Nous sommes ravis d'entrer en contact avec vous ! Pour commencer, pourriez-vous nous donner quelques détails sur ce que vous recherchez ?"
- "Bonjour ! Nous allons vous fournir les informations dont vous avez besoin. Laissez-nous vos coordonnées et nous vous contacterons bientôt."
Mises à jour commerciales Exemple de réponse automatique WhatsApp
- "Nous mettons à jour notre système pour mieux vous servir. Nos services seront temporairement indisponibles jusqu'au [date et heure]. Nous vous remercions de votre patience"
- "Nous sommes actuellement confrontés à un volume élevé de messages. Nous répondrons à votre message dès que possible."
- "Bonjour ! Nous nous excusons pour l'interruption que vous subissez avec notre [service]. Notre équipe travaille activement à la résolution du problème le plus rapidement possible. Nous prévoyons une résolution dans l'heure qui vient et vous remercions de votre patience. Nous vous remercions de votre compréhension."
Messages saisonniers WhatsApp Auto Reply Sample
- "Season's Greetings ! 🎄 L'équipe de [nom de l'entreprise] est là pour vous aider à faire vos achats de fin d'année. Faites-nous savoir comment nous pouvons rendre votre expérience plus joyeuse."
- "Bonne année de la part de [nom de l'entreprise] ! 🎉 En guise de remerciement à tous nos clients, voici un bon d'achat de 30% lorsque vous faites vos achats sur notre application !"
- "Joyeuses fêtes de la part de la famille [nom de l'entreprise]. Nous sommes actuellement en congé et serons de retour le [date].
Ce n'est pas suffisant ? Ne vous inquiétez pas. Nous avons un article qui contient encore plus d'exemples de messages de réponse automatique WhatsApp que vous pouvez utiliser comme source d'inspiration.
Comme vous pouvez le constater, la mise en place de réponses automatiques sur WhatsApp est plus qu'une simple commodité. Il s'agit d'une démarche stratégique visant à améliorer l'interaction avec les clients. Grâce à nos exemples et à nos directives, vous êtes bien équipé pour créer des réponses automatiques qui trouvent un écho auprès de vos clients et qui reflètent la voix unique de votre marque.
Alors, qu'attendez-vous ? Commencez à envoyer des messages de réponse automatique WhatsApp sur la principale plateforme d'IA conversationnelle et le partenaire commercial badgé Meta . Créez un compte respond.io gratuit et connectez votre compte WhatsApp API pour commencer dès aujourd'hui.
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Pour en savoir plus
Vous souhaitez en savoir plus sur les avantages de WhatsApp pour votre entreprise ? Consultez les articles ci-dessous :
- Comment utiliser les messages interactifs de WhatsApp
- Guide pour la mise en place d'un code QR WhatsApp pour votre entreprise
- Comment conclure des ventes sur WhatsApp
