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Tu souhaites configurer une réponse automatique WhatsApp pour ton entreprise ou pour tes besoins en marketing WhatsApp ? Tu es au bon endroit. Dans cet article, nous allons expliquer ce qu'est la réponse automatique WhatsApp, comment la configurer sur l'application WhatsApp Business et l'API WhatsApp Business, et te fournir des exemples de messages de réponse automatique WhatsApp.
Qu'est-ce que la réponse automatique WhatsApp ?
La réponse automatique dans WhatsApp est une fonctionnalité qui permet aux entreprises d'envoyer des messages automatisés lorsqu'elles ne sont pas disponibles pour répondre aux messages entrants WhatsApp.
Il y a 2 types courants de messages de réponse automatique pour WhatsApp :
Messages de bienvenue : Messages que les entreprises envoient lorsque les clients commencent une conversation pour la première fois ou après 14 jours
Messages d'absence : Messages qui répondent aux clients en dehors des heures d'ouverture
En tant que propriétaire d'entreprise, les messages de réponse automatique sont une fonctionnalité pratique. Dans la section suivante, nous t'expliquerons comment cela aide ton entreprise.
5 Avantages de la réponse automatique WhatsApp
Les gens s'attendent à ce que la communication via messagerie instantanée soit immédiate, peu importe l'heure de la journée. Cependant, ce n'est pas toujours possible en raison des heures d'ouverture limitées, du manque de main-d'œuvre, des longues files d'attente et plus encore.
WhatsApp a déployé une solution sous la forme de réponses automatiques. Les entreprises peuvent améliorer le service client en informant les clients de leur disponibilité et améliorer également les temps de réponse pour augmenter la satisfaction client.
Il y a beaucoup d’avantages à utiliser des réponses automatiques pour WhatsApp, mais nous soulignerons les 3 principaux.
1. Gérer les attentes du client
Définis les attentes en matière de temps de réponse en informant les clients de ta disponibilité.
2. Faire une première impression positive
Les premières impressions importent. Une réponse rapide et de qualité à une demande de la clientèle donne le ton pour le reste du voyage du client avec ton entreprise. Cela réduit les chances que ton client abandonne, ce qui réduit les risques de perte de ventes.
3. Recueillir des informations sur le client
Collecte des informations client avec un sondage pré-chat pour que les agents puissent faire un suivi de la conversation.
Mais ce n'est pas tout. Nous avons deux avantages bonus que tu peux obtenir en utilisant une réponse automatique WhatsApp.
4. Augmenter les opportunités de vente
En automatisant les réponses de routine, comme les réponses aux FAQ, les entreprises peuvent s'assurer qu'elles ne ratent jamais une opportunité de vente, même lorsque ton équipe est indisponible. Les réponses automatiques peuvent aider à déplacer une avance tout au long du voyage client avec un minimum de ressources.
5. Réduire le coût du travail
En automatisant les réponses communes, les entreprises peuvent réduire le besoin d'une grande équipe de soutien, économisant sur les coûts de main-d'œuvre tout en maintenant un service à la clientèle efficace. De plus, les réponses automatiques peuvent traiter les demandes accrues de façon transparente lors de promotions ou de pics saisonniers sans avoir besoin de ressources supplémentaires, ce qui garantit un engagement cohérent même pendant les périodes de forte demande.
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Comment configurer la réponse automatique WhatsApp sur l'application WhatsApp Business
Les entreprises créent des réponses automatiques pour assurer aux clients qu'elles ne sont pas négligées dans la gestion des attentes en matière de temps de réponse et dans l'amélioration de l'expérience client. Cependant, il est uniquement disponible pour les solutions WhatsApp Business.
Les entreprises peuvent configurer des réponses automatiques pour les messages entrants sur WhatsApp via :
Commençons avec l'application WhatsApp Business. Dans l'application WhatsApp Business, il y a 2 sortes de messages de réponse automatique WhatsApp que tu peux créer : messages de bienvenue et messages d'absence. Ouvre l'application WhatsApp Business et suis les étapes.
Configurer un message de bienvenue
Étape 1 : Vas dans Outils professionnels
Étape 2 : Activer Message de bienvenue
Étape 3 : Rédigez votre message
Étape 4 : Choisissez les destinataires
Configurer un message d'absence
Étape 1 : Va dans Outils professionnels > Sélectionnez Message d'absence
Étape 2 : Personnalisez votre message
Étape 3 : Fixez votre calendrier
Vous pouvez sélectionner le moment où vos messages sont envoyés de trois façons.
Toujours envoyer: utilisez cette option si vous êtes disponible pendant une période prolongée.
Selon un calendrier personnalisé: Ceci concerne les réponses automatiques qui doivent être envoyées à une heure particulière de la journée.
En dehors de vos heures d'ouverture: définissez cette option lorsque votre entreprise n'est pas en activité.
Étape 4 : Choisir les destinataires
Cela suffit si tu gères une petite entreprise. Cependant, il y a des limites si tu veux mettre à l'échelle ou si tu as besoin de fonctionnalités d'automatisation plus puissantes.
4 limitations de la réponse automatique WhatsApp avec l'application WhatsApp Business
Même si les réponses automatiques WhatsApp ont beaucoup à offrir aux entreprises, elles devraient également être conscientes de leurs lacunes. Examinons ça ensuite.
Options de personnalisation limitées pour les scénarios complexes
Les options de personnalisation sont limitées. Bien que tu puisses personnaliser les messages, ils ne peuvent aller que si loin. Les options de personnalisation sont limitées aux articles comme le nom du client.
À la fin de la journée, il n'y a que tant de choses que l'application WhatsApp Business peut faire. Sa fonction de réponse automatique ne peut qu'accueillir un nouveau client et annoncer que votre entreprise est fermée et quand attendre une réponse.
Pas de messages de suivi ou de fonctionnalités avancées
Les réponses automatiques ne fonctionnent que comme une réponse initiale. Ils ne peuvent pas suivre les demandes des clients. Assurez-vous que vos clients savent qu'un agent fera un suivi avec eux dans le message de réponse automatique.
Risque de mauvaise communication
Bien que les réponses automatiques soient conçues pour garantir des réponses rapides, l'envoi de réponses génériques peut ne pas répondre avec précision à la requête du client, ce qui peut entraîner une frustration ou une confusion. Les réponses automatiques sur l'application WhatsApp Business sont incapables de s'adapter aux contextes changeants ou de clarifier les messages ambigus des clients, nécessitant souvent une intervention manuelle.
Analyse limitée et Aperçus
Il n’y a aucun moyen de suivre les performances des réponses automatiques sur l'application WhatsApp Business. Les métriques telles que le nombre de messages envoyés ou les taux d'engagement ne sont pas disponibles sur l'application.
Alors, comment les entreprises peuvent-elles surmonter ces limitations sur l'application WhatsApp Business ?
La solution ? Utiliser l'API WhatsApp pour les réponses automatiques
L'intégration de l'API WhatsApp avec un chatbot comme l'Agent IA de respond.io est la meilleure option pour les entreprises de taille moyenne et grande. Voici quelques-unes des raisons.
Options de personnalisation avancées
L'API WhatsApp permet des options de personnalisation avancées, ce qui signifie que tu peux adapter les réponses aux besoins et préférences spécifiques des clients, améliorant ainsi l'expérience utilisateur. De plus, tu peux même configurer des messages programmés WhatsApp et des messages en masse WhatsApp selon tes besoins.
Temps de réponse réduit
Les chatbots peuvent fournir des réponses instantanées aux demandes des clients, améliorant l'expérience globale des clients et évitant la frustration due à de longs temps d'attente.
Amélioration de l'entretien et de l'engagement des prospects
L'API WhatsApp prend en charge les fonctionnalités d'automatisation avancées qui permettent aux entreprises d'entretenir efficacement les prospects et d'engager les clients tout au long de leur voyage. Envoyez des messages en temps opportun pour guider les prospects à travers le tunnel de vente ou fournir des informations supplémentaires.
Intégration avec d'autres outils pour des flux de travail transparents
L'API WhatsApp s'intègre parfaitement à divers outils métiers, permettant des flux de travail efficaces et une expérience client unifiée. Intègre des logiciels comme des CRM et des plateformes e-commerce et même d'autres logiciels d'automatisation comme Zapier et Make, mais n'oublie pas de t'assurer qu'ils sont un CRM WhatsApp !
Automatisation avancée avec l'Agent IA de respond.io
Pour une automatisation encore plus puissante, tu peux utiliser l'Agent IA de respond.io. Contrairement aux simples chatbots ou aux réponses automatiques basiques, les AI Agents sont entièrement autonomes : ils gèrent des conversations complexes, tirent de sources de connaissances, collectent des informations et déclenchent des actions au sein des workflows.
Escalade vers les humains : Les AI Agents détectent lorsqu'une conversation nécessite une assistance humaine et l'escaladent automatiquement au bon membre de l'équipe, assurant ainsi des transitions fluides.
Collecte d'informations sur les leads et mises à jour : Ils collectent des informations sur les leads comme les noms, les e-mails, les préférences et les intentions, mettant à jour les champs de contact et les stades de cycle de vie en temps réel.
Suivis automatiques et rappels : Les AI Agents peuvent envoyer des rappels contextuels et des suivis, maintenant les conversations en mouvement sans intervention manuelle.
Clôture de conversation et résumés : Ils peuvent clore des conversations automatiquement et générer des résumés concis pour les suivis, gardant ta boîte de réception organisée et fournissant à ton équipe le contexte dont elle a besoin.
Cela permet aux entreprises de fournir un support personnalisé 24/7, de gérer efficacement les prospects et de maintenir l'engagement, bien au-delà des simples réponses automatiques.
Comment configurer la réponse automatique WhatsApp avec l'API WhatsApp en 4 étapes
Dans cette section, nous allons te montrer comment configurer des réponses automatiques sur l'API WhatsApp sur respond.io, un logiciel de gestion des conversations clients alimenté par l'IA.
Étape 1 : Connecte ton compte WhatsApp à l'API
Tu devras connecter un Compte API WhatsApp à respond.io. Tu n'as pas encore de compte API WhatsApp ? Voici comment en obtenir un en quelques minutes.
Étape 2 : Créer des modèles de réponse automatique
Une fois terminé, ouvre respond.io et navigue vers Workflows > Tous les modèles.
Bien que tu puisses construire un workflow à partir de zéro, ce modèle de workflow te permettra de commencer facilement avec un chatbot de réponse automatique WhatsApp.
Étape 3 : Ajouter des réponses automatiques aux automatisations de workflow
Ici, tu pourras lire la description du modèle et voir le brouillon du workflow. Comme tu peux le voir, ce modèle est livré avec un message de bienvenue et un message d'absence qui se déclencheront selon les heures d'ouverture de ton entreprise.
Tu peux personnaliser pratiquement tout dans ton workflow. Commence par spécifier tes heures d'ouverture dans l'Étape Date & Heure Étape. Ensuite, modifie les messages de bienvenue et d'absence.
Étape 4 : Teste et optimise tes réponses automatiques
Enfin, tu devrais examiner la performance de tes réponses automatiques. Si les clients ont réagi négativement aux réponses automatiques, tu devrais ajuster le texte. Répète ce processus jusqu'à obtenir le résultat souhaité.
Tu peux également utiliser l'Agent IA de respond.io pour répondre automatiquement aux demandes des clients et les diriger vers les équipes appropriées.
Avec cela, tu as créé un workflow simple de réponse automatique WhatsApp pour gérer les messages entrants.
Que faire si je ne veux pas perdre l'application WhatsApp Business ?
Pour utiliser l'API WhatsApp, les entreprises ont généralement besoin d'un numéro de téléphone qui n'est lié à aucun compte WhatsApp existant et d'un portefeuille d'entreprise Meta. Ensuite, elles choisiront un fournisseur de solutions commerciales WhatsApp (BSP), comme respond.io, pour accéder à un compte API WhatsApp.
Cependant, nous comprenons que passer de l'application WhatsApp Business à l'API peut sembler être un grand pas — surtout si tu es habitué à l'application et que tu ne veux pas risquer de perdre ton historique de discussions ou ta liste de contacts. C'est pourquoi la coexistence WhatsApp change la donne.
Elle permet d'utiliser le même numéro de téléphone pour l'application WhatsApp Business et l'API WhatsApp. Tu peux garder ton interface familière, continuer à accéder à l'historique des discussions sur l'application, et débloquer les avantages de l'API WhatsApp sur respond.io — y compris plusieurs utilisateurs, l'automatisation, les intégrations CRM, l'assistance alimentée par l'IA, et plus encore.
Alors, si tu es hésitant à te lancer pleinement dans l'API, cette nouvelle fonctionnalité te permet de l'essayer sans engagement. Tu peux toujours revenir à l'utilisation de l'application si nécessaire.
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Maintenant que tu sais comment définir une réponse automatique dans WhatsApp, tu es prêt à y aller, non ? Pas tant que tu n'as pas regardé les meilleures pratiques lors de sa création.
5 meilleures pratiques pour la réponse automatique WhatsApp
Il est crucial de bien rédiger chaque message, même pour les réponses automatiques. Évite les messages impersonnels ou génériques, car les clients s'attendront à une interaction qui sonne humaine. Voici 5 pratiques que tu peux suivre pour rédiger un message de réponse automatique simple mais efficace :
1. Accuser réception du message du client
Utilise des messages de réponse automatique pour accuser réception d'un message de client, en assurant qu'il a été reçu et qu'il sera traité.
2. Donner un calendrier clair pour le suivi
Fais savoir aux utilisateurs s'ils peuvent s'attendre à une réponse pendant les heures de travail ou s'il y a un retard. Spécifie ce retard et évite des phrases comme « Nous vous contacterons dès que possible ».
3. Garder les messages clairs et concis
Garde les réponses brèves et précises. N'inclus que les informations essentielles présentées de manière claire et facile à comprendre.
4. Personnaliser chaque message
Rends chaque message personnel. Utilise le nom de ton client et d'autres détails pertinents pour envoyer des messages personnalisés. Sur respond.io, tu peux utiliser des placeholders appelés variables dynamiques pour inclure les noms des clients, les dates, les numéros de commande, et plus encore.
5. Maintenir le ton et la voix de ta marque
Assure-toi que tes messages de réponse automatique WhatsApp reflètent la voix unique de ta marque. Adapte le ton, la langue et le contenu pour s'aligner à la personnalité et aux valeurs de ta marque, renforçant la reconnaissance des clients.
Avec ces meilleures pratiques en tête, nous avons fourni des échantillons de messages que tu peux utiliser pour diverses situations.
18 exemples de messages pour la réponse automatique WhatsApp :
Une réponse automatique WhatsApp doit être adaptée à différentes situations ou résultats souhaités. Voici 18 échantillons de messages de réponse automatique WhatsApp que tu devrais utiliser.
Messages de bienvenue
"Bonjour 👋! Merci d'avoir pris contact avec [le nom de l'entreprise]. Comment pouvons-nous vous aider aujourd'hui ?"
"Salut ! Bienvenue dans [le nom de l'entreprise]. Nous avons tous vos besoins informatiques sous un même toit. Commençons. 😃"
"Salutations de [le nom de l'entreprise]! Nous sommes là pour aider. Dis-nous en plus sur ce que tu cherches."
Messages après l'heure
« Bonjour [nom]! Merci de nous avoir contacté. Nous sommes actuellement hors du bureau. Nous te contacterons dès que nous pourrons.”
« Vous nous avez contactés pendant notre absence. 😟 Nous sommes disponibles tous les jours à partir de 9 h. à 18 h. Nous serons heureux de vous aider à notre retour.”
"Salut! Merci pour ton message. Nous sommes actuellement absents pour le week-end. Pour toute demande urgente, contacte [insérer les coordonnées d'urgence]."
Salutations de vacances.
« Joyeux Noël!🎅🎄 Nous sommes absents pendant les prochains jours et reviendrons le [date]. Nous avons hâte de vous servir à notre retour. 🙂”
« Salutations de saison de toute l'équipe de [Votre nom d’entreprise]! Nous te souhaitons joie, santé et bonheur en cette saison des fêtes. Comment pouvons-nous vous aider aujourd'hui ?”
Joyeuses vacances [name]! Tape [code] à la caisse pour réclamer ton [discount] aujourd'hui!”
Messages de capture des prospects.
« Tu cherches à en savoir plus sur [Votre produit/service]? Laisse tes coordonnées et nous t'enverrons tout ce que tu dois savoir !”
« Salut! 👋 Nous aimerions partager des offres et des mises à jour exclusives avec toi. 🛍️ Il suffit de nous dire quel produit t'intéresse pour rester au courant ! 🔄”
« Veux-tu des offres supplémentaires ? Des questions ou besoin de plus d'infos? 🤓 Dépose tes coordonnées ici, et nous te recontacterons au plus vite ! ⏳”
Demandes de commentaires.
« Nous apprécions votre opinion! 🗣️ Comment s'est déroulée votre expérience avec nous? Fais-le nous savoir pour que nous puissions mieux te servir. 👍”
« Comment avons-nous fait aujourd'hui? Fais-le nous savoir — cela ne prend qu'un instant et cela nous aide à améliorer vos futures expériences !
« Nous espérons que tu as aimé [produit/service spécifique]! Dites-nous ce que vous en pensez — nous cherchons toujours à nous améliorer.”
Mises à jour du produit ou du service.
"Salut! Merci de nous avoir contactés. Découvrez notre nouveau produit tendance [insérer le nom et le lien du produit]. Commandez maintenant et recevez 10 % de réduction sur votre premier achat !"
« Nouvelles passionnantes ! 🎉 Nous venons de lancer [Nouveau produit/service]. Jetez-y un coup d'œil et faites-nous savoir ce que vous en pensez !”
« Grande nouvelle ! 🗞️ Nous avons quelque chose de spécial pour vous : [Mise à jour du produit/service]. Prêt à l'expérimenter? 🌟”
Ne sont-ils pas suffisants ? Pas de souci. Nous avons un article qui inclut encore plus d'exemples de messages de réponse automatique WhatsApp que tu peux utiliser pour t'inspirer.
Comme tu peux le voir, configurer des réponses automatiques sur WhatsApp est plus qu'une simple commodité. C'est un mouvement stratégique pour améliorer l'interaction avec les clients. Avec nos échantillons et nos lignes directrices, tu es bien équipé pour créer des réponses automatiques qui résonnent avec tes clients et reflètent la voix unique de ta marque.
Alors, qu'attends-tu ? Commence à envoyer des messages de réponse automatique WhatsApp sur la plateforme d'IA conversationnelle et partenaire de Meta Business distingué. Inscris-toi pour un compte gratuit respond.io et connecte ton compte API WhatsApp pour commencer dès aujourd'hui.
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FAQ et dépannage
1. Puis-je personnaliser les messages de réponse automatique WhatsApp pour différents clients ?
Oui, tu peux, mais uniquement sur l'API WhatsApp. Sur respond.io, tu peux configurer un workflow pour segmenter les messages à différents publics.
2. Puis-je programmer des réponses automatiques pour des heures spécifiques ?
Oui. Sur l'application WhatsApp Business, tu peux définir un horaire uniquement pour les messages d'absence. Sur l'API WhatsApp, tu peux envoyer des réponses automatiques à tout moment pour n'importe quelle situation, y compris les messages d'absence, les diffusions promotionnelles, les réservations de rendez-vous et plus encore.
3. Y a-t-il une limite au nombre de réponses automatiques que je peux envoyer ?
Il n'y a pas de limites sur l'application WhatsApp Business. Cependant, sur l'API WhatsApp, il y a une limite pour l'envoi d'un message initié par l'entreprise.
4. Est-il possible de personnaliser les réponses automatiques pour différents clients ?
Oui. Sur l'application WhatsApp Business, tu peux définir le public qui recevra tes messages de salutation ou d'absence. Sur l'API WhatsApp, tu peux segmenter les publics en fonction de critères tels que s'il s'agit de clients capturés via une annonce, de clients récurrents et de ceux qui ont répondu à une diffusion.
5. Les réponses automatiques sont-elles disponibles pour les discussions de groupe ?
Oui, tu peux configurer des réponses automatiques pour les discussions de groupe sur l'application WhatsApp Business. Actuellement, l'API WhatsApp ne prend pas en charge les discussions de groupe, donc tu ne peux pas y envoyer de réponses automatiques.
6. Quelles sont les erreurs courantes à éviter dans les réponses automatiques ?
Évite les réponses génériques. Essaie de personnaliser tes messages autant que possible. Sur respond.io, tu peux utiliser des variables dynamiques pour ajouter le nom du client, ses coordonnées ou même le nom de ton agent.
Assure-toi que ta réponse automatique est pertinente. Envoyer un message irrélevant peut entraîner le signalement de ton compte, voire son interdiction.
Ne sur-promets pas les temps de réponse. S'engager sur des temps de réponse irréalistes peut entraîner une perte de clients et créer une perception négative de ton entreprise.
7. Comment puis-je utiliser les Agents IA pour faire un suivi des réponses automatiques ?
Si les conversations sont laissées en attente d'une réponse du client, tu peux configurer ton Agent IA pour qu'il les relance avec une question de suivi pertinente. Par exemple, l'Agent IA de respond.io va au-delà des relances simples basées sur le temps ou des déclencheurs d'automatisation. Il utilise l'historique des conversations pour comprendre son contexte et déterminer quand et comment faire un suivi. Cette compréhension l'aide à éviter de contacter les clients dont les problèmes sont déjà résolus, et d'envoyer des relances personnalisées, proches de l'humain, au moment opportun.
8. Comment les chats de l'Agent IA peuvent-ils donner des réponses automatiques plus humaines ?
Les Agents IA sur respond.io tiennent des conversations naturelles et humaines en comprenant l'intention, le contexte et le ton, et non en suivant simplement des scripts. Ils discutent de manière fluide sur WhatsApp, Messenger, Instagram, TikTok et plus encore, tirant le contexte de l'historique des conversations et répondant selon tes règles ou critères.
Pour les rendre encore plus humains :
Définis une persona IA avec un ton qui convient à ta marque.
Utilise des indicateurs de frappe pour imiter de vraies pauses dans les réponses.
Ajoute de courts délai de réponse pour éviter les réponses instantanées et robotiques.
Alimente-le avec des sources de qualité pour que les réponses soient précises et contextuelles.
Permets un transfert humain pour des sujets complexes ou sensibles.
Le résultat : des conversations rapides et naturelles qui semblent réellement humaines — même quand elles ne le sont pas.
9. Comment les agents IA améliorent-ils les temps de réponse par rapport aux réponses automatiques de base ?
Les réponses automatiques n'envoient qu'un seul message. Les agents IA peuvent :
Répondre aux questions instantanément
Gérer les notes vocales et les appels
Relancer automatiquement
Mettre à jour les coordonnées du contact et les étapes du cycle de vie
Faire avancer les conversations sans intervention d'un agent
Le moteur IA amélioré de Respond.io rend les réponses encore plus rapides en ne traitant que les étapes nécessaires pour chaque tâche — réduisant les erreurs et les calculs inutiles.
10. Les réponses automatiques peuvent-elles remplacer entièrement les agents humains ?
Non. Les réponses automatiques sont utiles pour les premières réponses, mais insuffisantes pour les questions complexes. Les agents IA comblent la lacune en gérant la plupart des conversations de façon autonome et en les transférant instantanément à un agent humain lorsque nécessaire. Respond.io garantit une transition propre et en temps réel — l'IA cesse de répondre dès qu'un agent prend le relais — pour que les clients ne reçoivent jamais de messages contradictoires.
Lecture complémentaire
Veux-tu en savoir plus sur les avantages de WhatsApp pour ton entreprise ? Consulte ces articles ci-dessous :
