Vous souhaitez configurer la réponse automatique de WhatsApp pour votre entreprise ? Vous êtes au bon endroit. Dans cet article, nous expliquerons ce qu'est la réponse automatique WhatsApp et comment configurer les réponses automatiques sur WhatsApp Business App et WhatsApp Business API.
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Que sont les réponses automatiques sur WhatsApp ?
La réponse automatique dans WhatsApp est une fonction qui permet aux entreprises d'envoyer des messages automatisés lorsqu'elles ne sont pas disponibles pour répondre aux messages WhatsApp entrants.
Il existe deux types de messages de réponse automatique pour WhatsApp:
- Messages d'accueil : Messages de bienvenue que les entreprises envoient lorsque les clients entament une conversation pour la première fois ou après 14 jours.
- Messages d'absence: Messages qui répondent automatiquement aux clients en dehors des heures d'ouverture.
En tant que chef d'entreprise, les messages à réponse automatique sont une fonction pratique. Dans la section suivante, nous vous expliquons en quoi elle est utile à votre entreprise.
Pourquoi utiliser la réponse automatique de WhatsApp ?
Les gens s'attendent à ce que la communication par messagerie instantanée soit immédiate, quelle que soit l'heure de la journée. Cependant, cela n'est pas toujours possible en raison des heures d'ouverture limitées, du manque de personnel, des longues files d'attente, etc.
WhatsApp a mis en place une solution sous la forme de réponses automatiques. Les entreprises peuvent non seulement informer leurs clients de leur disponibilité, mais aussi améliorer les temps de réponse et donc la satisfaction des clients.
L'utilisation des réponses automatiques pour WhatsApp présente de nombreux avantages :
- Fixer des attentes en matière de temps de réponse en informant les clients de votre disponibilité
- Faire une première impression forte sur les nouveaux clients avec un message de bienvenue chaleureux
- Recueillir des informations sur les clients à l'aide d'une enquête préalable au chat pour que les agents puissent poursuivre la conversation.
Maintenant que nous avons présenté les avantages de l'utilisation de la réponse automatique pour WhatsApp, voyons comment configurer la réponse automatique sur WhatsApp.
Comment configurer la réponse automatique dans WhatsApp Business Solutions
Les réponses automatiques sont créées pour les entreprises afin de garantir aux clients qu'ils ne sont pas négligés en gérant les attentes en matière de temps de réponse et en améliorant l'expérience du client. Elles ne sont disponibles que pour les solutionsWhatsApp Business .
Les entreprises peuvent mettre en place des réponses automatiques pour les messages entrants sur WhatsApp via :
Ensuite, nous allons vous expliquer les étapes nécessaires pour configurer la réponse automatique dans WhatsApp. Commençons par l'application WhatsApp Business .
Comment configurer la réponse automatique dans l'application WhatsApp Business
Dans cette section, nous allons vous expliquer comment configurer les réponses automatiques sur l'application WhatsApp Business .
Pour définir un message d'accueil, allez dans Outils de gestion, sélectionnez Message d'accueil, rédigez votre message et enregistrez les modifications. Vous pouvez également choisir qui reçoit vos messages d'accueil en incluant ou en excluant certains destinataires.
Pour définir un message d'absence, allez dans Outils d'entreprise, sélectionnez Message d'absence, écrivez votre message et enregistrez les modifications.
Vous pouvez définir trois types d'horaires pour les messages d'absence : Toujours envoyer, selon un horaire personnalisé ou en dehors des heures d'ouverture. Si vous ne savez pas lequel choisir, nous vous recommandons de commencer par Hors des heures d'ouverture - chaque fois qu'un client vous enverra un message après les heures d'ouverture, les messages d'éloignement seront déclenchés et envoyés.
Cette fonction a aidé les entreprises à accroître l'engagement de leurs clients en leur donnant l'assurance que leurs messages ont été reçus et que vous finirez par y répondre. Néanmoins, la réponse automatique pour WhatsApp Business App présente quelques inconvénients :
- Impossibilité de personnaliser les réponses automatiques pour différents groupes de destinataires
- Le message d'absence ne fonctionne qu'en dehors des heures d'ouverture prédéfinies.
- l'impossibilité de prendre en charge l'intégration de logiciels tiers pour une automatisation plus poussée
En fin de compte, les possibilités de WhatsApp Business App sont limitées. Sa fonction de réponse automatique ne peut que souhaiter la bienvenue à un nouveau client et annoncer que votre entreprise est fermée et quand attendre une réponse.
C'est suffisant si vous dirigez une petite entreprise. Mais au fur et à mesure que votre entreprise se développera, vous vous rendrez compte que WhatsApp Business API est la meilleure solution.
Comment créer une réponse automatique dans WhatsApp Business API sur respond.io
Pour les entreprises plus importantes, vous avez besoin d'une plateforme qui offre des fonctions avancées pour vous aider à automatiser les messages - c'est là que WhatsApp Business API entre en jeu.
Avec WhatsApp Business API, les entreprises peuvent automatiser les réponses en fonction des demandes des clients, capturer les informations des clients et automatiser les ventes et l'assistance à la clientèle, ce qui augmente l'engagement et la satisfaction des clients.
Avant de configurer la réponse automatique dans WhatsApp Business API avec le module Workflows derespond.io, vous devez disposer d'un compte WhatsApp API connecté à respond.io.
Maintenant, suivez la procédure étape par étape pour configurer la réponse automatique dans WhatsApp Business API.
1. Recherchez les flux de travaildans le menu de navigation latéral et cliquez sur Ajouter un flux de travail.
2. Définissez le déclencheur du flux de travail sur Conversation ouverte.
3. Ajouter l 'étape Étape Date & Heure pour définir vos heures d'ouverture.
Les messages envoyés pendant les heures de bureau seront classés dans la branche "Succès", tandis que les messages envoyés après les heures de bureau seront classés dans la branche "Échec".
4. Cliquez sur le bouton + sous les branches Succès et Échec pour ajouter Envoyer un message. Veillez à sélectionner WhatsApp comme canal. Enfin, rédigez vos messages d 'accueil et d'absence sous Texte.
Pour vous aider dans votre processus de configuration, nous avons compilé une liste des meilleurs exemples de messages de réponse automatique WhatsApp pour votre entreprise.
5. Ajoutez l' étape Poser une question pour obtenir des informations sur les clients afin de pouvoir les contacter ultérieurement.
Les réponses peuvent être enregistrées en tant que variables, champs de contact ou étiquettes à utiliser dans d'autres parties du flux de travail. Une fois que vous avez configuré votre flux de travail, enregistrez-le et publiez-le.
Maintenant que nous avons montré comment configurer la réponse automatique dans WhatsApp, vous pouvez commencer à envoyer des messages de réponse automatique avec respond.io. Créez un compte respond.io et connectez votre compte WhatsApp API pour commencer dès aujourd'hui.
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Pour en savoir plus
Vous souhaitez en savoir plus sur les avantages de WhatsApp pour votre entreprise ? Consultez les articles ci-dessous :
- Comment utiliser les messages interactifs de WhatsApp
- Guide pour la mise en place d'un code QR WhatsApp pour votre entreprise
- Comment conclure des ventes sur WhatsApp
