Votre entreprise planifie-t-elle régulièrement des rendez-vous ? Découvrez comment vous pouvez lui faciliter la tâche grâce à la prise de rendez-vous WhatsApp. Dans ce blog, découvrez ce que sont les prises de rendez-vous WhatsApp, à qui elles conviennent et quels sont leurs avantages. Découvrez également comment prendre des rendez-vous sur WhatsApp, les meilleures pratiques et comment vous pouvez gagner gros grâce à respond.io.
Qu'est-ce que la prise de rendez-vous par WhatsApp ?
La prise de rendez-vous par WhatsApp, ou système de réservation par WhatsApp, permet aux clients de prendre des rendez-vous par le biais de conversations WhatsApp. Il permet également aux clients de reporter ou d'annuler un rendez-vous par l'intermédiaire de WhatsApp.
Qui devrait utiliser WhatsApp Appointment Booking ?
Toute entreprise qui communique avec ses clients via WhatsApp peut planifier des rendez-vous. Selon nous, les entreprises qui bénéficieront le plus de la prise de rendez-vous par WhatsApp se trouvent dans les secteurs suivants :
- L'éducation
- Soins de santé
- Beauté
- Immobilier
- Alimentation et boissons
Maintenant que vous savez à quoi et à qui s'adresse la prise de rendez-vous par WhatsApp, voyons ce que vous pouvez en retirer.
Avantages de la prise de rendez-vous par WhatsApp
Dans le monde rapide d'aujourd'hui, les entreprises recherchent constamment des moyens d'améliorer l'efficacité et l'engagement des clients. WhatsApp Appointment Booking est un outil de plus dans votre arsenal pour atteindre ces objectifs.
Elle apporte une multitude d'avantages à diverses entreprises. Dans cette optique, nous pouvons nous pencher sur les avantages qu'offre cette approche.
WhatsApp Business Appointment Booking : Facilité d'accès pour les clients
La grande popularité de WhatsApp en tant qu'application de messagerie lui confère une portée mondiale et une commodité inégalées. Cette vaste portée en fait une plateforme idéale pour la prise de rendez-vous dans divers secteurs.
En outre, l'interface familière de WhatsApp signifie que la plupart des clients n'ont pas besoin d'une formation supplémentaire ou d'une période d'adaptation, et qu'il est facile de planifier, de reporter ou de demander des rendez-vous.
WhatsApp Business Appointment Booking : Offrir une meilleure expérience client
Permettre aux clients d'effectuer des réservations via WhatsApp offre une expérience plus personnalisée. Contrairement aux courriels ou aux systèmes téléphoniques automatisés, WhatsApp offre un canal de communication direct et informel. Cela favorise une connexion plus personnelle, ce qui permet aux clients de se sentir valorisés et écoutés.
En outre, si un client souhaite modifier ou annuler sa réservation, il peut le faire facilement. Il lui suffit d'envoyer un message à l'entreprise pour l'informer des changements.
WhatsApp Business Appointment Booking : Améliorer l'efficacité
Pour votre équipe, l'introduction de WhatsApp Appointment Booking change la donne. L'automatisation du processus de prise de rendez-vous réduit considérablement la charge de travail manuelle. Cette automatisation permet à votre personnel de se concentrer sur des aspects plus importants de votre activité.
L'efficacité opérationnelle globale s'en trouve améliorée. En outre, la nature en temps réel de WhatsApp garantit une mise à jour et une programmation immédiates, ce qui minimise les risques d'erreurs et de retards dans le processus de réservation.
Bien que WhatsApp ne prenne pas en charge les prises de rendez-vous de manière native, vous pouvez utiliser le générateur d'automatisation Workflows pour mettre en place des prises de rendez-vous WhatsApp automatiques. Si vous souhaitez que cette fonctionnalité soit mise en place, ajoutez une note à cette demande de fonctionnalité pour une prise en charge native.
En attendant, voyons comment organiser des prises de rendez-vous à l'aide de respond.io et de son générateur d'automatisation avancé.
Comment demander une prise de rendez-vous sur WhatsApp ?
Nous avons conçu cette solution de contournement simple et conviviale pour mettre en place des prises de rendez-vous dans WhatsApp. Il vous suffit d'envoyer à vos clients un lien vers Calendly, une plateforme spécialisée dans la prise de rendez-vous, ou vers Google Calendar. Vous pouvez envoyer ces liens manuellement.
<call-out>Before you automate this process, you’ll need a WhatsApp API account connected to a respond.io account. <call-out>
Voici un exemple de flux de travail pour fixer un rendez-vous sur WhatsApp.
1. Cliquez sur l'icône Workflows dans le panneau de gauche.
2. Sélectionnez + Ajouter un flux de travail.
3. Cliquez sur Répondeur automatique sur la gauche, puis cliquez sur Menu Chat simple > Utiliser un modèle.
3a. Configurez le canal de Last Interacted Channel à WhatsApp API channel. Si vous n'utilisez que WhatsApp API, vous pouvez passer à l'étape suivante.
Choisissez l'une des branches pour automatiser vos prises de rendez-vous.
4. Modifiez le texte sous Contenu du message et incluez votre lien ici.
Vous pouvez configurer le reste des branches selon vos besoins. Une fois que vous avez terminé, cliquez sur Publier pour lancer le flux de travail.
Vous pouvez également sélectionner l'option Annonces Click-to-Chat : Affectation si vous souhaitez rationaliser le processus de prise de rendez-vous pour les prospects générés par lesannonces click-to-chat sur Meta .
Maintenant que vous connaissez le processus de configuration pour programmer des rendez-vous sur WhatsApp, examinons les meilleures pratiques.
WhatsApp Business Appointment Booking : Meilleures pratiques
L'automatisation du processus de prise de rendez-vous est une bonne chose, mais ce n'est pas la panacée. Vous devez également garder à l'esprit les éléments suivants
Envoyer des rappels et des confirmations de rendez-vous
L'utilisation de WhatsApp pour envoyer des rappels et des confirmations de rendez-vous est une stratégie efficace pour réduire les taux de non-présentation. En s'adressant directement aux clients sur une plateforme qu'ils utilisent fréquemment, les entreprises s'assurent que les détails du rendez-vous sont facilement accessibles.
Cette approche peut être améliorée en incluant des liens permettant de gérer ou de modifier les rendez-vous, ce qui simplifie le processus pour le client. Des rappels réguliers, par exemple la veille et une heure avant le rendez-vous, peuvent réduire considérablement la probabilité de non-présentation.
Offrir une programmation rapide et facile
L'objectif est de rendre le processus de prise de rendez-vous aussi simple que possible pour le client. Cet objectif peut être atteint en mettant en place des interfaces conviviales pour la prise de rendez-vous, en fournissant des options de disponibilité claires et en minimisant les étapes nécessaires à la confirmation d'un rendez-vous.
La rationalisation de la programmation permet non seulement d'améliorer l'expérience du client, mais aussi de réduire la charge administrative qui pèse sur l'entreprise.
Fournir des réponses rapides
Des temps de réponse rapides aux demandes de renseignements des clients et aux demandes de changement de rendez-vous sont essentiels pour maintenir la satisfaction des clients et l'efficacité. En répondant rapidement à ces besoins, les entreprises démontrent leur engagement envers le service à la clientèle et leur capacité d'adaptation.
Cela peut être facilité par l'utilisation de réponses automatisées pour les demandes courantes et d'une équipe d'assistance spécialisée pour les questions plus complexes.
Mise en place de messages d'appel à l'aide
Dans les cas où une assistance en direct est nécessaire pour la prise ou le report d'un rendez-vous, il est essentiel de mettre en place des messages informatifs à l'extérieur. Ces messages peuvent informer les clients sur les heures d'ouverture et leur indiquer quand ils peuvent s'attendre à recevoir une réponse.
Cette approche permet de gérer les attentes des clients et de maintenir la transparence de la communication.
Intégrer WhatsApp au CRM
L'automatisation des processus de demande initiale et de réservation par le biais de chatbots peut considérablement améliorer l'efficacité. Lorsque WhatsApp est intégré à un système de gestion de la relation client (CRM), il crée un flux de travail transparent pour gérer les rendez-vous et les données des clients.
Cette intégration permet aux entreprises de suivre les interactions, les préférences et l'historique des clients, ce qui se traduit par un service personnalisé et une meilleure gestion des rendez-vous.
Vous pouvez mettre en œuvre toutes ces bonnes pratiques en utilisant respond.io, un logiciel de gestion des conversations clients alimenté par l'IA. Voyons maintenant ce qu'il en est.
Gains rapides avec respond.io
Nous avons vu comment vous pouvez utiliser les fonctions avancées de respond.iopour activer la prise de rendez-vous sur WhatsApp Business. Voyons maintenant les autres fonctions de respond.io que les entreprises utilisent dans leurs activités quotidiennes.
Réduire le temps de réponse et maintenir les annonces à fort trafic
E4CCL'entreprise de formation à l'anglais pour les Latino-Américains a été confrontée à des difficultés dans la gestion des opérations sur différents sites et a dû améliorer ses méthodes d'aide à la conversation en raison des délais de résolution élevés.
Après avoir mis en œuvre respond.io, E4CC a consolidé ses opérations régionales sur une plate-forme unique, ce qui a permis de réduire de 80 % le temps de première réponse et d'améliorer l'efficacité de l'engagement et de la résolution par le biais de l'assistance WhatsApp.
Ils ont également reconnu l'efficacité des campagnes publicitaires "click-to-chat" en tant que principal moteur de l'inscription de nouveaux étudiants et ont conservé WhatsApp comme canal de vente.
Contrôler les performances
Contable.app, une société chilienne de comptabilité, a été confrontée à des difficultés dans la gestion des communications avec les clients. Au départ, ses comptables utilisaient des comptes WhatsApp personnels pour les interactions avec les clients, ce qui entraînait des problèmes tels qu'un manque de supervision de la part des responsables.
Depuis l'adoption de respond.io, les responsables peuvent superviser et guider les interactions des comptables avec les clients, garantissant ainsi une communication claire. Ce système permet également de gérer et de suivre efficacement toutes les conversations avec les clients, ce qui permet de résoudre les problèmes courants liés aux conversations négligées.
Bien sûr, respond.io a encore beaucoup à offrir, comme Respond AI, une IA conversationnelle qui améliore vos réponses, donne des réponses rapides et répond automatiquement aux questions des clients. Si vous souhaitez utiliser cette fonctionnalité et planifier des rendez-vous sur WhatsApp, créez un compte gratuit sur respond.io .
Pour en savoir plus
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