Praga Medica récupère 70 % de prospects mondiaux supplémentaires grâce à WhatsApp et respond.io

Praga Medica est un facilitateur de tourisme médical basé à Prague qui organise des procédures de correction de la vue, de chirurgie plastique, de dentisterie et d'autres soins pour des patients internationaux. Son équipe de consultants conseille les patients potentiels sur les traitements et organise une rencontre avec eux à leur arrivée. WhatsApp s’est avéré être un canal crucial pour une communication mondiale fluide.

Le problème

Dans le passé, Praga Medica faisait principalement des affaires par courrier électronique. Les prospects exprimeraient leur intérêt via un formulaire de contact sur le site Web et les consultants enverraient toutes les brochures et documents par courrier électronique. Les consultants ont préféré cette méthode car les contacts qui prenaient la peine de communiquer par courrier électronique avaient tendance à être de véritables prospects. Cependant, cela signifiait également des opportunités manquées, car le processus manuel rendait difficile pour les clients potentiels d'obtenir une réponse rapide.

David Fiala, cofondateur et directeur général, a vu le chat Web comme une option pour rationaliser l'engagement et l'a adopté comme canal en utilisant une autre solution, Chatra, en 2018. Cependant, les consultants considéraient le chat en ligne comme une perte de temps car ils recevaient de gros volumes de spam et des prospects de faible qualité. Les consultants ayant relégué ce canal au second plan, les prospects authentiques ont été abandonnés lorsqu’ils n’ont pas reçu de réponse rapide, et il n’y avait aucun moyen de les suivre ou de les réengager.

Fiala a ensuite observé que d’autres entreprises utilisaient WhatsApp pour discuter avec des prospects et des clients. Lorsque les prospects les contactent via WhatsApp, leurs numéros de téléphone sont instantanément capturés, il est donc facile de les recontacter. Au début, Praga Medica a mis en œuvre l'application WhatsApp Business, mais avec des consultants utilisant des comptes WhatsApp individuels, il était difficile de déléguer des prospects et de suivre les temps de réponse. WhatsApp était également incompatible avec Chatra, il ne pouvait donc pas être intégré au chat Web.

La saisie manuelle des données des prospects dans leur CRM était un autre défi. Grâce au courrier électronique et à Chatra, les consultants ont passé un temps précieux à consolider les informations provenant du courrier électronique et du chat Web pour mettre à jour le CRM.

La solution respond.io

Fiala a compris que l'API WhatsApp aiderait à résoudre le problème de l'unification des conversations WhatsApp dans une seule boîte de réception pour la gestion et le suivi. Il recherchait une solution API WhatsApp qui s'intégrerait à son CRM et a choisi respond.io car elle répondait à toutes les exigences de l'entreprise.

Capturez les données de contact des prospects à chaque conversation

Avec le chat Web, il n'y avait aucun moyen de capturer les données de contact d'un prospect autrement qu'en lui demandant un numéro de téléphone ou une adresse e-mail. Si un consultant n'intervenait pas immédiatement auprès du prospect, celui-ci serait abandonné et l'entreprise ne pourrait plus le recontacter. Praga Medica a connecté respond.io à l'API WhatsApp et a commencé à utiliser WhatsApp comme canal de contact principal, en installant un widget de chat Web WhatsApp.

Praga Medica utilise un CRM spécifique à l'industrie, donc toutes les plateformes ne peuvent pas s'y intégrer facilement. Avec respond.io, l'entreprise a pu utiliser des webhooks et des requêtes HTTP pour synchroniser les données de manière transparente.

Lorsqu'un prospect arrive via WhatsApp, son numéro de téléphone est enregistré dans respond.io et envoyé au CRM, afin que les consultants puissent effectuer un suivi facilement. L'entreprise a également connecté le chat Web à respond.io, et bien qu'il soit toujours nécessaire de demander des coordonnées, les flux de travail d'automatisation le font désormais si un consultant n'est pas disponible.

«Avec Chatra, le chat en direct était un canal secondaire que personne n'aimait. Avec respond.io, tout est centralisé autour de WhatsApp, et les consultants s'en soucient enfin.» - David Fiala, co-fondateur de Praga Medica

Réduisez le spam en utilisant l'IA pour collecter des informations et qualifier les prospects

Les consultants étaient réticents à utiliser le chat Web comme canal en raison du volume élevé de spam reçu. Au lieu de fournir des conseils aux vrais patients, ils perdaient un temps précieux à répondre à des demandes qui n’aboutissaient à rien.

Praga Medica a mis en place un agent IA dans respond.io pour collecter des informations de tous les contacts et filtrer les spams. Seuls les prospects qualifiés seront dirigés vers un agent humain. Désormais, les consultants comprennent la valeur du chat, car les conversations provenant de WhatsApp se transforment en clients payants.

Convertissez plus de prospects en répondant plus rapidement

Les flux de travail de l'agent IA ont également contribué à convertir les patients potentiels plus rapidement en fournissant des réponses instantanées aux demandes entrantes, même en dehors des heures de travail, car leurs clients mondiaux se trouvent dans des fuseaux horaires différents. Cela garantit que les prospects sont engagés dès qu'ils vous contactent, augmentant ainsi la probabilité qu'ils restent dans l'entonnoir.

« Avec Respond AI gérant les questions de routine et WhatsApp nous donnant un accès direct aux numéros de téléphone, tout s'est bien passé : nos consultants ont pu se concentrer sur des prospects de haute qualité qui étaient beaucoup plus susceptibles de se convertir en clients payants. » - David Fiala

Les résultats

En passant du chat Web à WhatsApp et en unifiant toutes les conversations sur respond.io, Praga Medica a capturé 70 % de données de contact de prospects en plus, ce qui facilite le suivi et la conversion des prospects. Les flux de travail alimentés par l'IA de Respond.io les ont également aidés à filtrer 97 % des spams, permettant aux consultants de passer leur temps avec de vrais clients au lieu de messages non pertinents.

Le plus impressionnant, c'est que l'entreprise a réalisé une réduction de 50 % des temps de première réponse, entraînant un engagement plus rapide des leads et de meilleures chances de conversion. Avec des consultants désormais entièrement intégrés et formés à l'utilisation de respond.io, Praga Medica dispose d'un processus de communication rationalisé qui soutient la croissance à long terme.

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