Jika Anda tidak menjawab pertanyaan yang sering diajukan dengan balasan cepat WhatsApp, Anda melewatkan salah satu fitur paling berguna dari Aplikasi WhatsApp Business. Sejak diluncurkan, jutaan bisnis telah menggunakan pesan balasan cepat WhatsApp untuk merespons pelanggan mereka. Baik Anda menjalankan perusahaan kecil maupun besar, pesan balasan cepat untuk WhatsApp Business dapat menghemat banyak waktu. Baca terus untuk mengetahui lebih lanjut tentang balasan cepat WhatsApp dan bagaimana Anda dapat memasukkannya ke dalam operasi Anda.
Apa itu Balasan Cepat WhatsApp
Balasan cepat WhatsApp adalah fitur yang memungkinkan bisnis untuk merespons dengan cepat pertanyaan umum pelanggan dengan mengirimkan pesan yang telah ditulis sebelumnya. Tim layanan pelanggan menggunakan balasan cepat untuk menjawab pertanyaan tentang detail produk atau layanan, kebijakan pengembalian dana, dan lainnya.
Manfaat Balasan Cepat WhatsApp
Mengetik jawaban yang sama berulang kali akan membuang waktu, sementara menyalin dan menempel bisa membosankan karena Anda harus membuka banyak jendela atau referensi. Hal ini bahkan lebih merepotkan di ponsel.
Balasan cepat memudahkan proses berbicara dengan banyak pelanggan secara bersamaan, sehingga agen Anda dapat menggunakan waktu mereka dengan lebih efisien. Pesan-pesan ini juga memastikan informasi dan suara merek yang konsisten karena pesan-pesan tersebut dapat disetujui oleh supervisor sebelumnya.
Tertarik untuk menyiapkan balasan cepat WhatsApp untuk bisnis Anda? Mari kita lihat langkah-langkah di bawah ini.
Cara Mengatur dan Mengirim Pesan Balasan Cepat untuk WhatsApp Business
Anda dapat mengatur balasan cepat di Aplikasi WhatsApp Business resmi atau menggunakan WhatsApp API. Bisnis yang lebih kecil kemungkinan besar akan menggunakan WhatsApp Business App sementara perusahaan yang lebih besar dengan tim agen akan menggunakan WhatsApp API dengan kotak masuk pihak ketiga seperti respond.io.
Meskipun balasan cepat memiliki tujuan yang sama dan beroperasi dengan cara yang sama pada aplikasi dan API, setiap produk WhatsApp mendukung kemampuan yang berbeda.
Aplikasi WhatsApp Business dapat menyimpan hingga 50 balasan cepat dan mendukung penggunaan gambar dalam pesan balasan cepat. Namun, tidak ada metode untuk mengurutkan balasan cepat berdasarkan kategori, sehingga sulit untuk mengedit atau menghapus sekelompok balasan cepat secara bersamaan.
Di sisi lain, WhatsApp API yang terhubung ke respond.io dapat menyimpan hingga 5.000 balasan cepat dan mendukung variabel dinamis untuk personalisasi tambahan.
Karena respond.io adalah perangkat lunak manajemen percakapan pelanggan omnichannel, Anda juga dapat menggunakan kembali balasan cepat ini di saluran lain seperti Messenger dan menyortirnya menggunakan kategori khusus.
Pada bagian berikutnya, kami akan menjelaskan bagaimana balasan cepat diatur di Aplikasi WhatsApp Business. Kemudian, kami akan menunjukkan kepada Anda cara melakukannya untuk WhatsApp API di respond.io.
Balasan Cepat di Aplikasi WhatsApp Business
Menyiapkan balasan cepat di Aplikasi WhatsApp Business adalah proses yang sangat mudah; yang Anda perlukan hanyalah akun bisnis di aplikasi dan Anda siap menggunakannya. Anda hanya dapat menambahkan atau mengedit balasan cepat menggunakan Aplikasi WhatsApp Business, bukan WhatsApp Business Web.
Langkah-langkah berikut ini akan mengajarkan Anda tentang cara membuat balasan cepat di Aplikasi WhatsApp Business.
Aplikasi WhatsApp Business: Mengatur Balasan Cepat
Untuk menyiapkan balasan cepat WhatsApp, luncurkan Aplikasi WhatsApp Business di perangkat seluler Anda.
1. Di Aplikasi WhatsApp Business, ketuk ⠇ > Alat bantu bisnis > Balasan cepat.
2. Ketuk Tambah ⨁.
3. Ketuk Pesan untuk membuat pesan Anda.
- Catatan: File media tidak didukung dalam balasan cepat di Web atau Desktop.
4. Ketuk Pintasan untuk mengatur pintasan papan ketik untuk balasan cepat Anda.
4. Ketuk SIMPAN.
Anda juga dapat mengedit balasan cepat yang telah disimpan sebelumnya; cukup ketuk balasan cepat yang ingin Anda edit dan layar edit akan muncul. Jangan lupa untuk menekan Simpan setelah Anda selesai.
Selanjutnya, kami akan menunjukkan cara mengirim balasan cepat dari Aplikasi WhatsApp Business.
Aplikasi Bisnis WhatsApp: Kirim Balasan Cepat
Untuk mengirim pesan balasan cepat untuk WhatsApp Business, buka percakapan apa pun di Aplikasi WhatsApp Business atau WhatsApp Business Web.
1. Sentuh Lampirkan (ikon penjepit kertas) dan pilih Balas Cepat. Atau, ketik / di kotak teks.
2. Gulir daftar dan pilih balasan cepat yang akan digunakan. Anda juga dapat mengetikkan pintasan pesan balasan cepat (misalnya, thanks1) untuk mencarinya dan memilihnya.
3. Edit pesan jika perlu dan ketuk Kirim setelah Anda selesai.
Pada bagian selanjutnya, kita akan membahas cara membuat dan mengirim balasan cepat melalui WhatsApp API di respond.io.
Cuplikan di WhatsApp API Terhubung ke respond.io
Untuk mengirim balasan cepat WhatsApp melalui respond.io, Anda harus menghubungkan WhatsApp Anda API ke platform. Perhatikan bahwa balasan cepat disebut Cuplikan di respond.io.
WhatsApp API Terhubung ke respond.io: Mengatur Cuplikan
Ikuti langkah-langkah berikut di platform respond.io .
1. Klik Pengaturan (ikon roda gigi) diikuti dengan Cuplikan.
2. Klik Tambah Cuplikan dan masukkan nama Cuplikan, diikuti dengan pesan Anda. Anda juga dapat membuat pesan Anda terasa lebih personal dengan memasukkan nama kontak Anda dengan variabel dinamis.
3. Masukkan topik atau pilih salah satu dari daftar. Langkah ini bersifat opsional, tetapi berguna untuk mengelola Cuplikan Anda di masa mendatang. Setelah selesai, klik Buat.
Pada layar ini, Anda juga dapat mengedit atau menghapus Cuplikan yang telah disimpan sebelumnya; klik tombol Tindakan (tiga titik) di sebelah Cuplikan yang relevan dan pilih Edit atau Hapus.
Terakhir, kami akan membahas pengiriman Cuplikan dalam percakapan Anda.
WhatsApp API Terhubung ke respond.io: Kirim Cuplikan
Menggunakan Cuplikan di respond.io semudah mengirim balasan cepat di Aplikasi WhatsApp Business.
1. Buka percakapan WhatsApp mana pun dan klik ikon Cuplikan (kertas sobek) di bagian bawah layar. Atau, Anda dapat mengetik / di kotak teks untuk membuka daftar Cuplikan.
2. Gulir daftar dan pilih Cuplikan yang akan digunakan. Jika Anda mengeklik ikon Cuplikan pada Langkah 1, Anda juga dapat mengeklik Cari dan mengetikkan nama Cuplikan atau kata yang terdapat dalam pesan Cuplikan untuk menemukannya dengan cepat.
Jika Anda mengetik / pada Langkah 1, Anda dapat segera mulai mencari Cuplikan dengan memasukkan namanya atau kata yang dikandungnya.
3. Edit pesan jika perlu dan ketuk Kirim setelah Anda selesai.
Cuplikan berfungsi pada semua saluran yang telah Anda sambungkan ke respond.io. Tidak perlu mengulangi proses penyiapan.
Setelah Anda mengetahui cara mengatur dan mengirim balasan cepat, langkah selanjutnya adalah mencari tahu apa isi pesannya.
Contoh Balasan Cepat
Tidak ada aturan baku untuk pesan balasan cepat, namun Anda sebaiknya menulis pesan umum yang dapat dikirim ke siapa saja dengan sedikit atau tanpa perubahan. Kecuali jika Anda menggunakan variabel dinamis untuk personalisasi, jangan menyertakan detail yang spesifik untuk masing-masing penerima.
Jika Anda bingung dan membutuhkan ide untuk pesan balasan cepat Anda, lihat contoh-contoh di bawah ini untuk mendapatkan inspirasi! Anda bisa menyalin atau mengubah pesan-pesan tersebut agar sesuai dengan bisnis Anda.
Contoh Balasan Cepat: Salam dan Selamat Tinggal
Bisnis menghabiskan banyak waktu untuk mengirim salam dan ucapan selamat tinggal kepada pelanggan mereka di WhatsApp, tetapi balasan yang cepat membuat praktik ini tidak terlalu memakan waktu. Pada gilirannya, hal ini memberikan lebih banyak waktu dan energi bagi agen untuk digunakan dalam percakapan yang sebenarnya.
Pesan-pesan ini dapat berkisar dari salam standar hingga pemberitahuan respons yang tertunda, penutup percakapan, dan permintaan peringkat. Berikut adalah beberapa contohnya:
1. "👋 Hai! Terima kasih telah menghubungi [nama bisnis]. Saya [nama agen], ada yang bisa saya bantu?"
2. "👋 Halo! Terima kasih telah menghubungi [nama bisnis]. Sayangnya, kami sedang sangat sibuk saat ini. Harap diperhatikan bahwa kami telah menerima pesan Anda dan akan menghubungi Anda kembali sesegera mungkin!"
3. "👋 Terima kasih atas pesan Anda, namun saat ini kami sedang pergi. Jam operasional kami adalah [jam kerja]. Kami akan menghubungi Anda secepatnya!"
4. "🙏 Terima kasih telah menghubungi kami, apakah ada hal lain yang bisa saya bantu?"
5. "Terima kasih telah menghubungi [nama bisnis]. Jika Anda memiliki waktu sebentar, silakan tinggalkan ulasan tentang pengalaman Anda bersama kami, kami menghargai dan membaca semua umpan balik yang dikirimkan 🙂 [Tautan]"
Contoh Balasan Cepat: Pertanyaan yang Sering Diajukan
Sebagian besar bisnis memiliki daftar pertanyaan yang sering ditanyakan. Balasan cepat sangat cocok untuk menyimpan jawaban atas pertanyaan-pertanyaan ini karena agen Anda dapat dengan cepat mengakses dan mengirimkannya kepada pelanggan.
Anda dapat memberikan jawaban lengkap untuk Pertanyaan Umum dalam balasan cepat itu sendiri atau menautkan pelanggan ke sumber eksternal untuk detail tambahan.
Contoh pesan ini termasuk jam kerja dan alamat Anda, konfirmasi janji temu, dan informasi spesifik tentang produk atau layanan Anda:
1. "📆 Kami buka dari Senin hingga Sabtu (termasuk hari libur nasional), pukul 09.00 hingga 21.00."
2. "📍 Kantor pusat kami berlokasi di [Alamat]"
3. "🗓️ Kami dengan senang hati akan membuat janji temu dengan Anda! Silakan balas dengan tanggal dan waktu yang Anda inginkan atau pilih dari kalender kami: [Tautan]"
4. "Respond.io mendukung beberapa saluran seperti WhatsApp, Telegram, Facebook Messenger dan banyak lagi. Anda dapat melihat daftar lengkap saluran yang didukung di sini: [link]"
5. "Pesanan Anda dapat dilacak di sini: [link]. Namun, jika Anda memiliki masalah terkait pengiriman, silakan hubungi hotline 24 jam kami di [nomor]"
Contoh Balasan Cepat: Penjualan dan Dukungan
Penting untuk menyiapkan jawaban untuk pertanyaan umum tentang penjualan dan dukungan, karena perbedaan informasi seperti harga bisa membuat pelanggan tidak senang. Balasan cepat sangat cocok untuk hal ini karena dapat menghilangkan risiko kesalahan saat mengirimkan detail penting.
Contoh balasan cepat untuk kasus penggunaan ini termasuk pesan tentang harga, penawaran khusus, dan lainnya.
1. "Kami memiliki paket bulanan yang berbeda yang dirancang untuk menyesuaikan dengan bisnis Anda: Pemula, Pro, Bisnis, dan Enterprise. Anda bisa mendapatkan informasi lebih lanjut tentang paket-paket tersebut di sini: [Link]"
2. "Hai, [nama kontak], terima kasih telah menghubungi kami. Mohon beritahu kami masalah yang Anda alami dan agen kami akan menghubungi Anda terkait pertanyaan Anda."
3. "Hanya untuk waktu yang terbatas, nikmati diskon 20% di seluruh toko. 🗣 Masukkan kode diskon DISCOUNT20 saat pembayaran!"
4. "✅ Anda dapat membatalkan paket Anda kapan saja tanpa biaya tambahan. Cukup hubungi kami dan beri tahu kami."
5. "Kami memiliki kebijakan pengembalian dana penuh tanpa pertanyaan ✅ Cukup kirimkan kembali kepada kami dalam kemasan asli dalam waktu 14 hari setelah pengiriman dan Anda akan mendapatkan uang Anda kembali. Untuk informasi lebih lanjut, lihat kebijakan pengembalian kami di sini: [Tautan]"
Contoh Balasan Cepat: Pembaruan
Tidak ada yang suka ditinggalkan dalam kegelapan ketika menghadapi masalah yang mendesak atau tidak nyaman. Gunakan balasan cepat untuk memberi tahu pelanggan berita terbaru tentang bisnis Anda.
Berikut adalah beberapa contoh pesan balasan cepat untuk pembaruan status:
1. "⚠️ Platform kami saat ini sedang menjalani pemeliharaan terjadwal dan akan beroperasi pada pukul 8:00 pagi pada hari Selasa, 07/02/2023. Kami mohon maaf atas ketidaknyamanan yang ditimbulkan 🙇"
2. "Terima kasih telah menghubungi kami. [nama produk] akan kembali tersedia minggu depan. Untuk memesan unit, kunjungi toko online kami: [link]."
3. "Versi terbaru dari platform kami akan ditayangkan pada hari Sabtu, 28/01/2023 pukul 8.00. Untuk informasi lebih lanjut tentang pembaruan ini, kunjungi halaman pengumuman: [link]"
4. "💥 Ups! Server kami saat ini sedang mengalami masalah teknis. Kami sedang mengatasi masalah ini dan berharap dapat beroperasi dalam 12 jam ke depan. Kami mohon maaf atas ketidaknyamanan yang ditimbulkan!"
5. "🔧 Masalah dengan server kami telah diperbaiki. Anda dapat tetap menggunakan platform kami seperti biasa. Coba hapus cache Anda jika masalah koneksi masih berlanjut, tetapi jika Anda masih mengalami masalah, kirimkan pesan kepada kami dengan detail lebih lanjut."
Dengan balasan cepat, Anda dapat meningkatkan kualitas dan kecepatan percakapan WhatsApp Anda dengan pelanggan. Jika bisnis Anda berkembang dengan kecepatan yang tidak dapat diimbangi oleh WhatsApp Business App, pertimbangkan untuk beralih ke WhatsApp API dengan respond.io.
Selain manfaat seperti mendukung banyak agen atau tim dan mengobrol di berbagai saluran atau akun dari satu platform, Anda akan dapat mengirim balasan otomatis dan membangun otomatisasi obrolan untuk penjualan dan dukungan WhatsApp.
Tertarik untuk mendapatkan manfaat ini untuk bisnis Anda? Daftar akun respond.io atau hubungkan WhatsApp Anda API hari ini.
Bacaan Lebih Lanjut
- Aplikasi WhatsApp Business: Panduan Utama
- WhatsApp Business: Ikhtisar Akun WhatsApp Business
- Cara Mengubah WhatsApp ke Akun Bisnis
