Balasan Cepat WhatsApp: Cara Mengirim Pesan Balasan Cepat di WhatsApp [Juli 2023]

Jika Anda tidak menjawab pertanyaan yang sering diajukan dengan balasan cepat WhatsApp, Anda kehilangan salah satu fitur paling berguna dari Aplikasi WhatsApp Business. Sejak diluncurkan, jutaan bisnis telah menggunakan pesan balasan cepat WhatsApp untuk merespons pelanggan mereka. Baik Anda menjalankan perusahaan kecil atau besar, pesan balasan cepat untuk WhatsApp Business dapat menghemat banyak waktu. Baca terus untuk mempelajari lebih lanjut tentang balasan cepat WhatsApp dan cara mengintegrasikannya ke dalam operasional Anda.

Apa itu Balasan Cepat WhatsApp?

WhatsApp balasan cepat adalah fitur yang memungkinkan bisnis untuk cepat menanggapi pertanyaan umum pelanggan dengan mengirimkan pesan yang telah ditulis sebelumnya. Tim layanan pelanggan menggunakan balasan cepat untuk menjawab pertanyaan tentang detail produk atau layanan, kebijakan pengembalian dana, dan lainnya.

Manfaat Balasan Cepat WhatsApp

Mengetik jawaban yang sama berulang kali membuang waktu, sementara menyalin dan menempel bisa membosankan karena Anda memerlukan banyak jendela atau referensi yang terbuka. Hal ini bahkan lebih merepotkan pada perangkat seluler.

Balasan cepat memudahkan proses berbicara dengan banyak pelanggan secara bersamaan, sehingga agen dapat menggunakan waktu mereka lebih efisien. Pesan-pesan ini juga memastikan informasi yang konsisten dan suara merek yang terjaga, karena dapat disetujui oleh supervisor sebelumnya.

Tertarik menyiapkan balasan cepat WhatsApp untuk bisnis Anda? Mari kita lihat langkah-langkah berikut.

Cara Mengatur dan Mengirim Pesan Balasan Cepat untuk WhatsApp Business

Anda dapat mengatur balasan cepat pada Aplikasi WhatsApp Business resmi atau menggunakan WhatsApp API. Bisnis yang lebih kecil kemungkinan besar menggunakan Aplikasi WhatsApp Business, sedangkan perusahaan besar dengan tim agen akan menggunakan WhatsApp API dengan kotak masuk pihak ketiga seperti respond.io.

Meskipun balasan cepat memiliki tujuan yang sama dan beroperasi secara serupa pada aplikasi dan API, masing-masing produk WhatsApp mendukung kemampuan yang berbeda.

Aplikasi WhatsApp Business dapat menyimpan hingga 50 balasan cepat dan mendukung penggunaan gambar dalam pesan balasan cepat. Namun, tidak ada metode untuk menyortir balasan cepat berdasarkan kategori, sehingga sulit mengedit atau menghapus sekelompok balasan tersebut secara bersamaan.

Fitur	Aplikasi WhatsApp Bisnis	WhatsApp API di respond.io
Penyimpanan Balasan Cepat	Simpan hingga 50 balasan cepat	Simpan hingga 5.000 balasan cepat
Dukungan Media	Mendukung gambar	Mendukung variabel dinamis
Kompatibilitas Platform	Hanya berfungsi di WhatsApp	Bekerja di berbagai saluran
Kategorisasi	Tidak dapat dikategorikan	Dapat dikategorikan

Di sisi lain, WhatsApp API yang terhubung dengan respond.io dapat menyimpan hingga 5.000 balasan cepat dan mendukung variabel dinamis untuk personalisasi tambahan.

Karena respond.io adalah perangkat lunak manajemen percakapan pelanggan omnichannel , Anda juga dapat menggunakan kembali balasan cepat ini di saluran lain seperti Messenger dan mengurutkannya menggunakan kategori khusus.

Di bagian berikutnya, kami akan membahas cara mengatur balasan cepat di Aplikasi WhatsApp Business. Kemudian, kami akan menunjukkan kepada Anda cara melakukan ini untuk WhatsApp API di respond.io.

Balasan Cepat di Aplikasi WhatsApp Business

Menyiapkan balasan cepat pada Aplikasi WhatsApp Business adalah proses yang mudah; yang Anda perlukan hanyalah akun bisnis di aplikasi tersebut dan Anda siap melakukannya. Anda hanya dapat menambahkan atau mengedit balasan cepat menggunakan Aplikasi WhatsApp Business, bukan WhatsApp Business Web.

Langkah-langkah berikut akan mengajarkan Anda cara membuat balasan cepat pada Aplikasi WhatsApp Business.

Aplikasi WhatsApp Business: Siapkan Balasan Cepat

Untuk menyiapkan balasan cepat WhatsApp, luncurkan Aplikasi WhatsApp Business di perangkat seluler Anda.

1. Di Aplikasi WhatsApp Business, ketuk ⠇ > Alat bisnis > Balasan cepat.

2. Ketuk Tambahkan ⨁.

3. Ketuk Pesan untuk membuat pesan Anda.

4. Ketuk Pintasan untuk mengatur pintasan papan ketik untuk balasan cepat Anda.

4. Ketuk SIMPAN.

Anda juga dapat mengedit balasan cepat yang disimpan sebelumnya; cukup ketuk balasan cepat yang ingin Anda edit dan layar edit akan muncul. Jangan lupa menekan Simpan setelah selesai.

Selanjutnya, kami akan menunjukkan cara mengirim balasan cepat dari Aplikasi WhatsApp Business.

Aplikasi WhatsApp Business: Kirim Balasan Cepat

Untuk mengirim pesan balasan cepat untuk WhatsApp Business, buka percakapan apa pun di Aplikasi WhatsApp Business atau WhatsApp Business Web.

1. Ketuk Lampirkan (ikon klip kertas) lalu pilih Balasan Cepat. Atau ketik / di kotak teks.

2. Gulir melalui daftar dan pilih balasan cepat untuk digunakan. Anda juga dapat mengetik pintasan pesan balasan cepat (misalnya, thanks1) untuk mencarinya dan memilihnya.

3. Edit pesan jika perlu lalu ketuk Kirim setelah selesai.

Pada bagian selanjutnya, kita akan menjelajahi cara membuat dan mengirim balasan cepat melalui WhatsApp API di respond.io.

Cuplikan pada WhatsApp API yang Terhubung ke Respond.io.

Untuk mengirim balasan cepat WhatsApp melalui respond.io, Anda harus menghubungkan API WhatsApp Anda ke platform. Perhatikan bahwa balasan cepat disebut Cuplikan di respond.io.

WhatsApp API Terhubung ke Respond.io: Siapkan Cuplikan.

Ikuti langkah-langkah berikut pada platform respond.io.

1. Klik Pengaturan (ikon roda gigi) diikuti oleh Cuplikan.

2. Klik Tambahkan Cuplikan dan masukkan nama Cuplikan, diikuti dengan pesan Anda. Anda juga dapat membuat pesan Anda terasa lebih personal dengan memasukkan nama kontak Anda dengan variabel dinamis.

3. Masukkan topik atau pilih satu dari daftar. Langkah ini bersifat opsional tetapi berguna saat Anda mengelola Cuplikan Anda di masa mendatang. Setelah selesai, klik Buat.

Di layar ini, Anda juga dapat mengedit atau menghapus Cuplikan yang telah disimpan sebelumnya; klik tombol Tindakan (tiga titik) di samping Cuplikan yang relevan dan pilih Edit atau Hapus.

Terakhir, kami akan membahas pengiriman Snippet dalam percakapan Anda.

WhatsApp API Terhubung ke Respond.io: Kirim Cuplikan

Menggunakan Snippet di respond.io semudah mengirim balasan cepat di Aplikasi WhatsApp Business.

1. Buka percakapan WhatsApp apa pun dan klik ikon Cuplikan (kertas robek) di bagian bawah layar. Alternatifnya, Anda dapat mengetik / di kotak teks untuk menampilkan daftar Cuplikan.

2. Gulir melalui daftar dan pilih Cuplikan yang akan digunakan. Jika Anda mengklik ikon Snippet pada Langkah 1, Anda juga dapat mengklik Cari dan mengetikkan nama Snippet atau kata yang terdapat dalam pesan Snippet'untuk menemukannya dengan cepat.

Jika Anda mengetik / pada Langkah 1, Anda dapat segera mulai mencari Cuplikan dengan memasukkan namanya atau kata yang dikandungnya.

3. Edit pesan jika perlu lalu ketuk Kirim setelah selesai.

Cuplikan berfungsi pada semua saluran yang'Anda hubungkan ke respond.io. Tidak perlu mengulangi proses pengaturan.

Sekarang setelah Anda tahu cara menyiapkan dan mengirim balasan cepat, langkah berikutnya adalah menentukan isi pesannya.

Contoh Balasan Cepat

Tidak ada aturan yang pasti untuk pesan balasan cepat, tetapi Anda sebaiknya menulis pesan umum yang dapat dikirimkan kepada siapa saja dengan sedikit atau tanpa perubahan apa pun. Kecuali Anda menggunakan variabel dinamis untuk personalisasi, jangan sertakan detail yang spesifik untuk penerima individu.

Jika Anda bingung dan membutuhkan ide untuk pesan balasan cepat Anda, lihat contoh di bawah ini untuk mendapatkan inspirasi! Anda dapat menyalin atau mengubah pesan agar sesuai dengan bisnis Anda.

Contoh Balasan Cepat: Salam dan Selamat Tinggal

Bisnis menghabiskan banyak waktu untuk mengirimkan ucapan salam dan selamat tinggal kepada pelanggan mereka di WhatsApp, tetapi balasan cepat membuat praktik ini tidak memakan banyak waktu. Pada gilirannya, hal ini memberi agen lebih banyak waktu dan energi untuk dihabiskan pada percakapan sebenarnya.

Pesan ini dapat berupa salam standar hingga pemberitahuan respons tertunda, penutup percakapan, dan permintaan pemeringkatan. Berikut beberapa contohnya:

1. “👋  Hai! Terima kasih telah menghubungi [nama bisnis]. Saya [nama agen], ada yang bisa saya bantu?”

2. “Halo! Terima kasih telah menghubungi [nama bisnis]. Sayangnya, kami sangat sibuk saat ini. Harap dicatat bahwa kami telah menerima pesan Anda dan akan segera menghubungi Anda kembali!”

3. “Terima kasih atas pesanmu, namun saat ini kami sedang tidak ada di sini. Jam operasional kami adalah [jam kerja]. Kami akan menghubungi Anda sesegera mungkin!”

4. “Terima kasih telah menghubungi kami, apakah ada hal lain yang dapat saya bantu?”

5. “Terima kasih telah menghubungi [nama bisnis]. Jika Anda punya waktu sebentar, silakan tinggalkan ulasan tentang pengalaman Anda bersama kami, kami menghargai dan menindaklanjuti semua umpan balik yang dikirimkan 🙂  [Link]”

Contoh Balasan Cepat: FAQ

Sebagian besar bisnis akan memiliki daftar pertanyaan yang sering diajukan. Balasan cepat sangat cocok untuk menyimpan jawaban atas pertanyaan-pertanyaan ini karena agen Anda akan dapat dengan cepat mengakses dan mengirimkannya ke pelanggan.

Anda dapat memberikan jawaban lengkap terhadap FAQ dalam balasan cepat itu sendiri atau menghubungkan pelanggan ke sumber eksternal untuk rincian tambahan.

Contoh pesan ini mencakup jam operasional dan alamat Anda, konfirmasi janji temu, dan informasi spesifik tentang produk atau layanan Anda:

1. “📆  Kami buka dari Senin sampai Sabtu (termasuk hari libur nasional), jam 9:00 pagi sampai jam 9:00 malam”

2. “📍 Kantor pusat kami berlokasi di [Alamat]”

3. “🗓️ Kami senang bisa membuat janji temu dengan Anda! Silakan balas dengan tanggal dan waktu pilihan Anda atau pilih dari kalender kami: [Link]”

4. “Respond.io mendukung banyak saluran seperti WhatsApp, Telegram, Facebook Messenger, dan banyak lagi. Anda dapat memeriksa daftar lengkap saluran yang didukung di sini: [link]”

5. “Pesanan Anda dapat dilacak di sini: [link]. Namun, jika Anda memiliki kendala terkait pengiriman, silakan hubungi hotline kami 24 jam di [nomor]”

Contoh Balasan Cepat: Penjualan dan Dukungan

Penting untuk menyiapkan jawaban untuk pertanyaan umum tentang penjualan dan dukungan, karena perbedaan informasi seperti harga dapat menyebabkan pelanggan tidak puas. Balasan cepat sangat cocok untuk ini karena menghilangkan risiko kesalahan saat mengirimkan rincian penting.

Contoh balasan cepat untuk kasus penggunaan ini mencakup pesan tentang harga, penawaran khusus, dan banyak lagi.

1. “Kami memiliki berbagai paket bulanan yang dirancang untuk disesuaikan dengan skala bisnis Anda: Starter, Pro, Business, dan Enterprise. Anda bisa mendapatkan informasi lebih lanjut tentang rencana ini di sini: [Link]”

2. “Hai, [nama kontak], terima kasih telah menghubungi kami. Silakan beri tahu kami masalah apa yang Anda hadapi dan agen kami akan segera menghubungi Anda terkait pertanyaan Anda.”

3. “Hanya untuk waktu terbatas, nikmati diskon 20% di seluruh toko. 🗣 Masukkan kode diskon DISCOUNT20 saat melakukan pembayaran!”

4. “✅ Anda dapat membatalkan paket Anda kapan saja tanpa biaya tambahan. “Cukup hubungi kami dan beri tahu kami.”

5. “Kami memiliki kebijakan pengembalian dana penuh tanpa pertanyaan ✅  Cukup kirimkan kembali kepada kami dalam kemasan asli dalam waktu 14 hari sejak pengiriman dan Anda akan mendapatkan uang Anda kembali. Untuk informasi lebih lanjut, lihat kebijakan pengembalian kami di sini: [Link]”

Contoh Balasan Cepat: Pembaruan

Tak seorang pun suka dibiarkan dalam kegelapan saat menyangkut masalah yang mendesak atau merepotkan. Gunakan balasan cepat untuk terus memberi tahu pelanggan tentang berita terkini tentang bisnis Anda.

Berikut adalah beberapa contoh pesan balasan cepat untuk pembaruan status:

1. “⚠️ Platform kami saat ini sedang menjalani pemeliharaan terjadwal dan akan beroperasi pada pukul 8:00 pagi pada hari Selasa, 07/02/2023. Kami mohon maaf atas ketidaknyamanan yang ditimbulkan 🙇”

2. “Terima kasih telah menghubungi. [nama produk] akan kembali tersedia minggu depan. Untuk memesan unit, kunjungi toko online kami: [link].”

3. “Versi terbaru platform kami akan ditayangkan Sabtu depan, 28/01/2023 pukul 08.00 pagi Untuk informasi lebih lanjut tentang pembaruan, kunjungi halaman pengumuman: [link]”

4. “💥 Waduh! Server kami saat ini menghadapi beberapa kesulitan teknis. Kami sedang menangani masalah tersebut dan berharap dapat segera beroperasi dalam 12 jam ke depan. Kami mohon maaf atas ketidaknyamanan yang ditimbulkan!”

5. “Masalah dengan server kami telah diperbaiki. Anda dapat terus menggunakan platform kami seperti biasa. Coba bersihkan cache jika masalah koneksi masih berlanjut, tetapi jika Anda masih mengalami masalah, kirimkan pesan kepada kami dengan keterangan lebih rinci.”

Dengan balasan cepat, Anda dapat meningkatkan kualitas dan kecepatan percakapan WhatsApp Anda dengan pelanggan. Jika bisnis Anda tumbuh dengan kecepatan yang tidak dapat diimbangi oleh Aplikasi WhatsApp Business, pertimbangkan untuk beralih ke WhatsApp API dengan respond.io.

Selain manfaat seperti mendukung banyak agen atau tim dan mengobrol di banyak saluran atau akun dari satu platform, Anda akan dapat mengirim balasan otomatis dan membangun otomatisasi obrolan untuk penjualan WhatsApp dan dukungan.

Tertarik memperoleh manfaat ini untuk bisnis Anda? Daftar akun respond.io atau hubungkan API WhatsApp Anda hari ini.

Bacaan Lebih Lanjut.

• Aplikasi WhatsApp Business: Panduan Lengkap

• WhatsApp Business: Tinjauan Umum Akun WhatsApp Business

• Cara Mengubah WhatsApp ke Akun Bisnis