Ingin mengatur balasan otomatis WhatsApp untuk bisnis Anda? Anda datang ke tempat yang tepat. Pada artikel ini, kami akan menjelaskan apa itu balasan otomatis WhatsApp, cara mengaturnya di Aplikasi WhatsApp Business dan WhatsApp Business API, serta memberikan contoh pesan balasan otomatis WhatsApp.

{{blog-cta-2="/blog-post-test"}}

Apa itu Balasan Otomatis di WhatsApp?

Balasan otomatis di WhatsApp adalah fitur yang memungkinkan bisnis untuk mengirim pesan otomatis ketika mereka tidak dapat menanggapi pesan WhatsApp yang masuk.

Ada dua jenis pesan balasan otomatis yang umum untuk WhatsApp:

• Pesan ucapan selamat datang: Pesan selamat datang yang dikirim oleh bisnis saat pelanggan memulai percakapan untuk pertama kalinya atau setelah 14 hari
• Pesan tandang: Pesan yang merespons pelanggan di luar jam kerja

Sebagai pemilik bisnis, pesan balasan otomatis adalah fitur yang berguna. Pada bagian selanjutnya, kami akan menjelaskan bagaimana fitur ini membantu bisnis Anda.

3 Manfaat Balasan Otomatis WhatsApp

Orang-orang mengharapkan komunikasi melalui pesan instan dapat dilakukan dengan cepat, kapan pun waktunya. Namun, hal ini tidak selalu memungkinkan karena jam operasional yang terbatas, kekurangan tenaga kerja, antrian yang panjang, dan banyak lagi.

WhatsApp telah meluncurkan solusi dalam bentuk balasan otomatis. Bisnis dapat meningkatkan layanan pelanggan dengan memberi tahu pelanggan tentang ketersediaan mereka dan juga meningkatkan waktu respons untuk meningkatkan kepuasan pelanggan.

Ada banyak keuntungan menggunakan balasan otomatis untuk WhatsApp, tetapi kami akan menunjukkan tiga keuntungan utama.

1. Mengelola Ekspektasi Pelanggan

Tetapkan ekspektasi waktu respons dengan memberi tahu pelanggan tentang ketersediaan Anda.

2. Berikan Kesan Pertama yang Positif

Berikan kesan pertama yang kuat pada pelanggan baru dengan pesan sambutan yang cepat dan hangat.

3. Mengumpulkan Informasi Pelanggan

Kumpulkan informasi pelanggan dengan survei pra-obrolan agar agen dapat menindaklanjuti percakapan.

Cara Mengatur Balasan Otomatis WhatsApp di Aplikasi WhatsApp Business

Bisnis membuat balasan otomatis untuk meyakinkan pelanggan bahwa mereka tidak lalai dalam mengelola ekspektasi waktu respons dan untuk meningkatkan pengalaman pelanggan. Namun, fitur ini hanya tersedia untuk solusi WhatsApp Business.

Bisnis dapat mengatur balasan otomatis untuk pesan masuk di WhatsApp melalui:

• Aplikasi WhatsApp Business
• WhatsApp Business API

Mari kita mulai dengan aplikasi WhatsApp Business. Di aplikasi WhatsApp Business, ada dua jenis pesan balasan otomatis WhatsApp yang dapat Anda buat: Pesan salam dan pesan keluar. Buka aplikasi WhatsApp Business dan ikuti langkah-langkahnya.

Mengatur Pesan Ucapan Selamat Datang

1. Buka Alat Bantu Bisnis

2. Pilih Pesan Salam

3. Susun Pesan Anda

4. Pilih Penerima

Mengatur Pesan Tandang

1. Buka Alat Bantu Bisnis

2. Pilih Pesan Tandang

3. Mempersonalisasi Pesan Anda

Pilih salah satu dari tiga cara untuk mengatur waktu pesan tandang Anda:

• Selalu kirim: Gunakan ini jika Anda tersedia untuk waktu yang lama.
• Pada jadwal khusus: Ini untuk balasan otomatis yang harus dikirim pada waktu tertentu dalam sehari.
• Di luar jam kerja Anda: Tetapkan ini saat bisnis Anda tidak beroperasi.

4. Pilih Penerima

3 Keterbatasan Balasan Otomatis WhatsApp di Aplikasi WhatsApp Business

Meskipun balasan otomatis WhatsApp memiliki banyak hal yang bisa ditawarkan kepada bisnis, mereka juga harus menyadari kekurangannya. Mari kita lihat selanjutnya.

1. Kasus Penggunaan Terbatas

Pertama, balasan otomatis WhatsApp bekerja paling baik untuk pesan yang sederhana dan hanya sekali kirim. Untuk pesan atau pertanyaan yang rumit, Anda memerlukan manusia atau Agen AI untuk membalas pesan pelanggan.

2. Tidak ada tindak lanjut

Balasan otomatis hanya berfungsi sebagai tanggapan awal. Mereka tidak dapat menindaklanjuti pertanyaan pelanggan. Pastikan pelanggan Anda mengetahui bahwa agen akan menindaklanjuti mereka dalam pesan balasan otomatis.

3. Opsi Kustomisasi Terbatas

Terakhir, opsi kustomisasi terbatas. Meskipun Anda bisa mempersonalisasi pesan, namun hanya bisa sampai sejauh ini. Opsi personalisasi terbatas pada item seperti nama pelanggan.

Pada akhirnya, hanya ada begitu banyak hal yang dapat dilakukan oleh Aplikasi WhatsApp Business. Fitur balasan otomatisnya hanya bisa menyambut pelanggan baru dan mengumumkan bahwa bisnis Anda tutup dan kapan waktu yang tepat untuk membalas.

Ini sudah cukup jika Anda menjalankan bisnis kecil. Namun, seiring dengan pertumbuhan bisnis Anda, Anda akan membutuhkan solusi yang lebih canggih. Lebih lanjut di bagian berikutnya.

Solusinya? Chatbot WhatsApp untuk Balasan Otomatis

Mengintegrasikan WhatsApp API dengan chatbot seperti Agen AI respond.ioadalah pilihan terbaik untuk bisnis menengah dan besar. Berikut adalah beberapa alasannya.

Opsi Kustomisasi Tingkat Lanjut

WhatsApp API memungkinkan opsi kustomisasi tingkat lanjut, yang berarti Anda dapat menyesuaikan respons dengan kebutuhan dan preferensi pelanggan tertentu, sehingga meningkatkan pengalaman pengguna.

Mengurangi Waktu Respons

Chatbot dapat memberikan respons instan terhadap pertanyaan pelanggan, meningkatkan pengalaman pelanggan secara keseluruhan dan mencegah frustrasi akibat waktu tunggu yang lama.

Peningkatan Kepuasan Pelanggan

Chatbot dapat menangani beberapa pertanyaan pelanggan secara bersamaan, memberikan jawaban yang cepat dan mengarah pada kepuasan pelanggan yang lebih tinggi.

Penghematan Biaya

Dengan mengotomatiskan tugas-tugas rutin dan pertanyaan yang sering diajukan, chatbot membantu mengurangi biaya operasional dan memungkinkan tim Anda untuk fokus pada masalah yang lebih kompleks.

Selanjutnya, kami akan menunjukkan kepada Anda cara menyiapkan chatbot balasan otomatis WhatsApp.

Cara Mengatur Chatbot Whatsapp untuk Balasan Otomatis

Sebelum Anda mengatur balasan otomatis di WhatsApp Business API, Anda harus menghubungkan Akun WhatsApp API ke respond.io. Anda belum memiliki akun WhatsApp API ? Berikut ini cara mendapatkannya dalam hitungan menit.

Setelah selesai, buka respond.io dan arahkan ke Alur Kerja > Semua Template. Kemudian, ikuti langkah-langkah berikut ini.

1. Pilih Pesan Tandang dengan Jam Kerja

Meskipun Anda dapat membuat Alur Kerja dari awal, templat Alur Kerja ini akan menyiapkan Anda untuk memulai dengan mudah dengan chatbot balasan otomatis WhatsApp.

2. Klik Gunakan Template

Di sini Anda akan dapat membaca deskripsi templat dan melihat draf Alur Kerja. Seperti yang Anda lihat, templat ini dilengkapi dengan pesan selamat datang dan pesan tandang yang akan terpicu tergantung pada jam kerja Anda.

3. Menyesuaikan Alur Kerja Anda

Anda dapat menyesuaikan hampir semua hal di Alur Kerja Anda. Mulailah dengan menentukan jam kerja Anda di LangkahTanggal & Waktu . Kemudian, edit pesan selamat datang dan pesan selamat tinggal. Sekarang, kita hanya kehilangan bagian yang paling penting: chatbot balasan otomatis WhatsApp.

Untuk menambahkan chatbot ke Alur Kerja Anda, klik tanda hijau + di bawah pesan selamat datang dan pesan selamat tinggal, lalu pilih Agen AI. Respond.ioAgen AI sangat mudah dilatih dan dapat disesuaikan, jadi kami sarankan Anda memeriksa dokumentasi AI kami untuk memahami cara melatih dan memanfaatkan alat canggih ini.

<call-out> For better results, we recommend using the chatbot to answer questions during business hours and to collect information for follow-ups outside of business hours. This can be easily configured in the Objective widget when building your AI Agent Workflow Step. <call-out>

Dengan pengaturan ini, pelanggan akan menerima pesan selamat datang atau selamat tinggal tergantung kapan mereka menghubungi bisnis Anda. Kemudian, chatbot terlatih akan melanjutkan percakapan jika perlu.

Dengan ini, Anda telah membuat alur kerja balasan otomatis WhatsApp yang sederhana untuk menangani pesan masuk dan mengumpulkan informasi pelanggan. Sekarang setelah Anda mengetahui cara mengatur balasan otomatis di WhatsApp, Anda sudah siap untuk melakukannya, bukan? Tidak sampai Anda melihat praktik terbaik saat membuatnya.

5 Praktik Terbaik untuk Balasan Otomatis WhatsApp

Sangat penting untuk menyampaikan setiap pesan dengan benar, bahkan untuk balasan otomatis. Hindari pesan yang tidak personal atau umum, karena pelanggan akan mengharapkan interaksi yang terdengar manusiawi. Berikut ini lima praktik yang dapat Anda ikuti untuk membuat pesan balasan otomatis yang sederhana namun efektif:

1. Mengakui Tanda Terima

Gunakan pesan balasan otomatis untuk mengonfirmasi penerimaan pesan pelanggan, untuk memastikan bahwa pesan tersebut telah diterima dan akan ditangani.

2. Berikan Jangka Waktu yang Jelas

Beritahukan kepada pengguna jika mereka dapat mengharapkan balasan selama jam kerja atau jika ada penundaan. Tentukan penundaan ini dan hindari frasa seperti "Kami akan menghubungi Anda sesegera mungkin."

3. Jelas dan Ringkas

Buatlah balasan yang singkat dan langsung pada intinya. Hanya sertakan informasi penting yang disajikan dengan cara yang jelas dan mudah dipahami.

4. Mempersonalisasi Setiap Pesan

Jadikan setiap pesan terasa personal. Gunakan nama pelanggan Anda dan detail lain yang relevan untuk mengirim pesan yang dipersonalisasi. Di respond.io, Anda dapat menggunakan placeholder yang disebut variabel dinamis untuk memasukkan nama pelanggan, tanggal, nomor pesanan, dan lainnya.

5. Berkomunikasi dengan Suara Merek Anda

Pastikan pesan balasan otomatis WhatsApp Anda mencerminkan suara unik merek Anda. Sesuaikan nada, bahasa, dan konten agar selaras dengan kepribadian dan nilai merek Anda, sehingga meningkatkan pengenalan pelanggan.

Dengan mempertimbangkan praktik-praktik terbaik ini, kami telah menyediakan contoh pesan yang dapat Anda gunakan untuk berbagai situasi.

15 Sampel Balasan Otomatis Whatsapp Terbaik

Balasan otomatis WhatsApp harus disesuaikan dengan situasi yang berbeda atau hasil yang diinginkan. Berikut adalah 15 contoh pesan balasan otomatis WhatsApp yang dapat Anda gunakan.

Contoh Pesan Salam Balasan Otomatis WhatsApp

1. "Halo 👋! Terima kasih telah menghubungi [nama bisnis]. Ada yang bisa kami bantu hari ini?"
2. "Hai! Selamat datang di [nama bisnis]. Kami memiliki semua kebutuhan TI Anda dalam satu atap. Mari kita mulai. 😃"
3. "Salam dari [nama bisnis]! Kami di sini untuk membantu. Ceritakan lebih lanjut tentang apa yang Anda cari."

Contoh Balasan Otomatis WhatsApp Pesan Jauh

1. "Halo! Saat ini kami sedang offline. Jam kerja kami adalah [masukkan jam]. Kami akan menghubungi Anda kembali dalam 24 jam!"
2. "Terima kasih telah mengirimkan pesan kepada kami. Kami sedang berada di luar kantor saat ini, namun akan meresponsnya besok pagi. Jika Anda membutuhkan sesuatu yang lebih cepat, silakan kunjungi halaman FAQ kami yang tertaut di sini."
3. "Hai, Anda menghubungi kami di luar jam kerja. Tinggalkan pesan Anda dan kami akan segera membalasnya selama jam kerja kami [masukkan jam]."

Contoh Tangkapan Utama Balasan Otomatis WhatsApp

1. "Terima kasih atas ketertarikan Anda pada layanan kami! Bisakah Anda memberikan nama dan email Anda agar kami dapat mengirimkan informasi lebih lanjut?"
2. "Kami sangat senang bisa terhubung dengan Anda! Untuk memulai, bisakah Anda berbagi sedikit detail tentang apa yang Anda cari?"
3. "Halo! Mari kita berikan informasi yang Anda butuhkan. Silakan tinggalkan detail kontak Anda dan kami akan segera menghubungi Anda."

Pembaruan Bisnis Contoh Balasan Otomatis WhatsApp

1. "Kami sedang memperbarui sistem kami untuk melayani Anda dengan lebih baik. Layanan kami untuk sementara tidak akan tersedia hingga [tanggal dan waktu]. Terima kasih atas kesabaran Anda"
2. "Saat ini kami sedang mengalami volume pesan yang tinggi. Kami akan membalas pesan Anda sesegera mungkin."
3. "Halo! Kami mohon maaf atas gangguan yang Anda alami dengan [layanan] kami. Tim kami secara aktif bekerja untuk menyelesaikan masalah ini secepat mungkin. Kami berharap dapat menyelesaikan masalah ini dalam waktu satu jam ke depan dan menghargai kesabaran Anda. Terima kasih atas pengertian Anda."

Pesan Musiman Sampel Balasan Otomatis WhatsApp

1. "Salam Pergantian Musim! 🎄 Tim di [nama bisnis] siap membantu Anda dalam berbelanja. Beri tahu kami bagaimana kami dapat membuat pengalaman Anda lebih meriah."
2. "Selamat Tahun Baru dari [nama bisnis]! 🎉 Sebagai ucapan terima kasih kepada semua pelanggan kami, berikut adalah voucher 30% saat Anda berbelanja di aplikasi kami!"
3. "Selamat berlibur dari kami sekeluarga [nama bisnis]. Saat ini kami sedang cuti dan akan kembali pada [tanggal].

Apakah ini tidak cukup? Jangan khawatir. Kami memiliki artikel yang memuat lebih banyak lagi contoh pesan balasan otomatis WhatsApp yang dapat Anda gunakan sebagai inspirasi.

Seperti yang Anda lihat, mengatur balasan otomatis di WhatsApp lebih dari sekadar kenyamanan. Ini adalah langkah strategis untuk meningkatkan interaksi dengan pelanggan. Dengan contoh dan panduan kami, Anda sudah siap untuk membuat balasan otomatis yang beresonansi dengan pelanggan dan mencerminkan suara unik merek Anda.

Jadi, tunggu apa lagi? Mulailah mengirim pesan balasan otomatis WhatsApp di Platform AI Percakapan terkemuka dan Mitra Bisnis Meta . Daftar akun respond.io gratis dan hubungkan akun WhatsApp API Anda untuk memulai hari ini.

{{blog-cta-2="/blog-post-test"}}

Bacaan Lebih Lanjut

Apakah Anda ingin mengetahui lebih lanjut tentang bagaimana WhatsApp dapat memberikan manfaat bagi bisnis Anda? Simak artikel-artikel berikut ini:

• Cara Menggunakan Pesan Interaktif WhatsApp
• Panduan untuk Menyiapkan Kode QR WhatsApp untuk Bisnis Anda
• Cara Menutup Penjualan di WhatsApp