Balasan Otomatis WhatsApp dalam 4 Langkah Mudah: Panduan Lengkap (+18 Contoh)

Ingin mengatur balasan otomatis WhatsApp untuk bisnis Anda atau untuk kebutuhan pemasaran WhatsApp Anda? Anda telah datang ke tempat yang tepat. Dalam artikel ini, kami akan menjelaskan apa itu balasan otomatis WhatsApp, bagaimana cara mengaturnya di Aplikasi WhatsApp Bisnis dan WhatsApp Business API, serta memberikan Anda contoh pesan balasan otomatis WhatsApp.

Apa itu Balasan Otomatis WhatsApp?

Balasan otomatis di WhatsApp adalah fitur yang memungkinkan bisnis mengirim pesan otomatis saat mereka tidak tersedia untuk merespons pesan WhatsApp yang masuk.

Ada 2 jenis pesan balasan otomatis yang umum untuk WhatsApp:

• Pesan sambutan: Pesan penyambutan yang dikirim bisnis ketika pelanggan memulai percakapan untuk pertama kali atau setelah 14 hari

• Pesan tidak ada: Pesan yang menjawab pelanggan di luar jam kerja

Sebagai pemilik bisnis, pesan balasan otomatis merupakan fitur yang praktis. Di bagian selanjutnya, kami akan menjelaskan bagaimana ini membantu bisnis Anda.

5 Manfaat Balasan Otomatis WhatsApp

Orang mengharapkan komunikasi melalui pesan instan untuk bersifat segera, tidak peduli waktu siang atau malam. Namun, ini tidak selalu mungkin karena jam operasional yang terbatas, kekurangan tenaga kerja, antrean yang panjang dan lain-lain.

WhatsApp telah meluncurkan solusi dalam bentuk balasan otomatis. Bisnis dapat meningkatkan layanan pelanggan dengan memberi tahu pelanggan tentang ketersediaan mereka dan juga meningkatkan waktu respons untuk meningkatkan kepuasan pelanggan.

Ada banyak keuntungan dalam menggunakan balasan otomatis untuk WhatsApp, tetapi kami akan menunjukkan 3 yang utama.

1. Mengelola Harapan Pelanggan

Tetapkan harapan waktu respons dengan memberi tahu pelanggan tentang ketersediaan Anda.

2. Membuat Kesan Pertama yang Positif

Kesan pertama itu penting. Balasan yang berkualitas dan cepat terhadap pertanyaan pelanggan menetapkan nada untuk sisa perjalanan pelanggan dengan bisnis Anda. Ini mengurangi peluang pelanggan Anda meninggalkan, mengurangi kemungkinan kehilangan penjualan.

3. Mengumpulkan Informasi Pelanggan

Kumpulkan informasi pelanggan dengan survei sebelum obrolan untuk diikuti oleh agen.

Tapi itu bukan semua. Kami memiliki dua manfaat bonus yang Anda dapatkan dari menggunakan balasan otomatis WhatsApp.

4. Meningkatkan Peluang Penjualan

Dengan mengotomatiskan balasan rutin, seperti jawaban FAQ, bisnis dapat memastikan bahwa mereka tidak pernah melewatkan peluang penjualan, bahkan ketika tim Anda tidak tersedia. Balasan otomatis dapat membantu memindahkan prospek sepanjang perjalanan pelanggan dengan sumber daya minimal.

5. Mengurangi Biaya Tenaga Kerja

Dengan mengotomatiskan balasan umum, bisnis dapat mengurangi kebutuhan akan tim dukungan yang besar, menghemat biaya tenaga kerja sambil mempertahankan layanan pelanggan yang efisien. Selain itu, balasan otomatis dapat menangani peningkatan pertanyaan secara lancar selama promosi atau lonjakan musiman tanpa memerlukan sumber daya tambahan, memastikan keterlibatan yang konsisten bahkan selama periode permintaan tinggi.

Cara Mengatur Balasan Otomatis WhatsApp di Aplikasi WhatsApp Bisnis

Bisnis membuat balasan otomatis untuk meyakinkan pelanggan bahwa mereka tidak diabaikan dalam mengelola harapan waktu respons dan meningkatkan pengalaman pelanggan. Namun, ini hanya tersedia untuk solusi WhatsApp Bisnis.

Bisnis dapat mengatur balasan otomatis untuk pesan masuk di WhatsApp melalui:

• Aplikasi Bisnis WhatsApp

• WhatsApp Business API

Mari kita mulai dengan aplikasi WhatsApp Bisnis. Di aplikasi WhatsApp Bisnis, ada 2 jenis pesan balasan otomatis yang dapat Anda buat: Pesan sambutan dan pesan tidak ada. Buka aplikasi WhatsApp Bisnis dan ikuti langkah-langkahnya.

Atur Pesan Sambutan

Langkah 1: Pergi ke Alat bisnis

Langkah 2: Aktifkan Pesan Sambutan

Langkah 3: Buat Pesan Anda

Langkah 4: Pilih Penerima

Atur Pesan Tidak Ada

Langkah 1: Pergi ke Alat Bisnis > Pilih Pesan Tidak Ada

Langkah 2: Sesuaikan Pesan Anda

Langkah 3: Atur Jadwal Anda

Anda dapat memilih waktu pesan Anda dikirim dengan tiga cara.

1. Selalu kirim: Gunakan ini jika Anda tersedia untuk jangka waktu yang panjang.

2. Dengan jadwal kustom: Ini untuk balasan otomatis yang seharusnya dikirim pada waktu tertentu dalam sehari.

3. Di luar jam bisnis Anda: Atur ini ketika bisnis Anda tidak beroperasi.

Langkah 4: Pilih Penerima

Ini sudah cukup jika Anda menjalankan bisnis kecil. Namun, ada keterbatasan jika Anda ingin skala atau membutuhkan fitur otomatisasi yang lebih kuat.

4 Keterbatasan Balasan Otomatis WhatsApp dengan Aplikasi WhatsApp Bisnis

Walaupun balasan otomatis WhatsApp banyak menawarkan untuk bisnis, mereka juga harus menyadari kekurangan mereka. Mari kita cek itu selanjutnya.

Opsi Personalisasi Terbatas untuk Skenario Kompleks

Opsi kustomisasi terbatas. Walaupun Anda dapat mempersonalisasi pesan, mereka hanya dapat mencapai batas tertentu. Opsi personalisasi terbatas pada item seperti nama pelanggan.

Pada akhirnya, hanya ada begitu banyak yang dapat dilakukan oleh Aplikasi WhatsApp Bisnis. Fitur balasan otomatisnya hanya dapat menyambut pelanggan baru dan mengumumkan bahwa bisnis Anda ditutup dan kapan harus mengharapkan balasan.

Tidak Ada Pesan Tindak Lanjut atau Fitur Lanjutan

Balasan otomatis hanya berfungsi sebagai respons awal. Mereka tidak dapat menindaklanjuti pertanyaan pelanggan. Pastikan pelanggan Anda tahu bahwa seorang agen akan menindaklanjuti mereka dalam pesan balasan otomatis.

Risiko Salah Komunikasi

Walaupun balasan otomatis dirancang untuk memastikan respons cepat, mengirim respons generik mungkin tidak menangani pertanyaan pelanggan secara akurat, yang dapat menyebabkan frustrasi atau kebingungan. Balasan otomatis di Aplikasi WhatsApp Bisnis tidak dapat beradaptasi dengan konteks yang berubah atau menjelaskan pesan pelanggan yang ambigu, sering kali memerlukan intervensi manual.

Analitik dan Wawasan Terbatas

Tidak ada cara untuk melacak kinerja balasan otomatis di Aplikasi WhatsApp Bisnis. Metrik seperti jumlah pesan yang dikirim atau tingkat keterlibatan tidak tersedia di aplikasi

Jadi bagaimana bisnis dapat mengatasi keterbatasan ini pada Aplikasi WhatsApp Bisnis?

Solusinya? Gunakan WhatsApp API untuk Balasan Otomatis

Mengintegrasikan WhatsApp API dengan chatbot seperti Agen AI dari respond.io adalah pilihan terbaik untuk bisnis menengah dan besar. Berikut beberapa alasan mengapa.

Opsi Kustomisasi Lanjutan

WhatsApp API memungkinkan opsi kustomisasi lanjutan, artinya Anda dapat menyesuaikan respons sesuai dengan kebutuhan dan preferensi pelanggan tertentu, meningkatkan pengalaman pengguna. Selain itu, Anda bahkan dapat mengonfigurasi pesan terjadwal WhatsApp dan pesan massal WhatsApp sesuai kebutuhan Anda.

Waktu Respons yang Diperpendek

Chatbot dapat memberikan respons instan terhadap pertanyaan pelanggan, meningkatkan keseluruhan pengalaman pelanggan dan mencegah frustrasi dari waktu menunggu yang lama.

Perbaikan Nurturing dan Keterlibatan Leads

API WhatsApp mendukung fitur otomatisasi canggih yang memungkinkan bisnis untuk memelihara leads secara efektif dan melibatkan pelanggan sepanjang perjalanan mereka. Kirim pesan yang tepat waktu untuk membimbing leads melalui funnel penjualan atau memberikan informasi tambahan.

Integrasi dengan Alat Lain untuk Alur Kerja yang Lancar

API WhatsApp terintegrasi dengan mulus ke berbagai alat bisnis, memungkinkan alur kerja yang efisien dan pengalaman pelanggan yang terpadu. Integrasikan perangkat lunak seperti CRM dan platform e-commerce dan bahkan perangkat lunak otomatisasi lainnya seperti Zapier dan Make, tetapi jangan lupa memastikan bahwa mereka adalah WhatsApp CRM!

Peningkatan Automasi dengan Agen AI respond.io

Untuk otomatisasi yang lebih kuat, Anda dapat menggunakan Agen AI dari respond.io. Tidak seperti chatbot sederhana atau balasan otomatis dasar, Agen AI sepenuhnya otonom—mereka menangani percakapan kompleks, mengambil dari sumber pengetahuan, mengumpulkan informasi, dan memicu tindakan dalam alur kerja.

• eskalasi kepada manusia: Agen AI mendeteksi ketika sebuah percakapan memerlukan bantuan manusia dan secara otomatis mengeskalasikannya ke anggota tim yang tepat, memastikan alur yang mulus.

• Pengumpulan dan pembaruan leads: Mereka mengumpulkan informasi leads seperti nama, email, preferensi, dan niat, memperbarui bidang kontak dan tahapan siklus hidup secara waktu nyata.

• Pengingat dan tindak lanjut otomatis: Agen AI dapat mengirim pengingat berdasarkan konteks dan tindak lanjut, menjaga percakapan tetap bergerak tanpa intervensi manual.

• Penutupan dan ringkasan percakapan: Mereka dapat menutup percakapan secara otomatis dan menghasilkan ringkasan singkat untuk tindak lanjut, menjaga kotak masuk Anda teratur dan memberikan konteks yang diperlukan tim Anda.

Ini memungkinkan bisnis untuk memberikan dukungan pribadi 24/7, menangani leads secara efisien, dan mempertahankan keterlibatan—jauh lebih dari apa yang dapat dicapai oleh balasan otomatis dasar.

Cara Menyiapkan Balasan Otomatis WhatsApp dengan WhatsApp API dalam 4 Langkah

Di bagian ini, kami akan menunjukkan kepada Anda cara menyiapkan balasan otomatis di WhatsApp API di respond.io, perangkat lunak manajemen percakapan pelanggan berbasis AI.

Langkah 1: Sambungkan Akun WhatsApp Anda ke API

Anda perlu menghubungkan Akun WhatsApp API ke respond.io. Anda belum memiliki akun WhatsApp API? Berikut adalah cara mendapatkannya dalam beberapa menit.

Langkah 2: Buat Template Balasan Otomatis

Setelah selesai, buka respond.io dan navigasikan ke Workflows > All Templates.

Meskipun Anda dapat membuat Workflow dari awal, template Workflow ini akan memudahkan Anda untuk memulai dengan chatbot balasan otomatis WhatsApp.

Langkah 3: Tambahkan Balasan Otomatis ke Automasi Workflow

Di sini Anda akan dapat membaca deskripsi template dan melihat draf Workflow. Seperti yang Anda lihat, template ini dilengkapi dengan pesan sambutan dan pesan tidak ada yang akan dipicu tergantung pada jam kerja Anda.

Anda dapat menyesuaikan hampir semua hal di Workflow Anda. Mulailah dengan menentukan jam bisnis Anda di Tanggal & Waktu Langkah Kemudian, edit pesan sambutan dan pesan tidak ada.

Langkah 4: Uji dan Optimalkan Balasan Otomatis Anda

Terakhir, Anda harus meninjau kinerja balasan otomatis Anda. Jika pelanggan bereaksi negatif terhadap balasan otomatis, maka Anda harus mengubah salinannya. Ulangi proses ini sampai Anda mendapatkan hasil yang diinginkan.

Anda juga dapat menggunakan Agen AI dari respond.io untuk membalas pertanyaan pelanggan secara otomatis dan mengarahkan ke tim yang sesuai.

Dengan ini, Anda telah membuat Workflow balasan otomatis WhatsApp yang sederhana untuk menangani pesan masuk.

Bagaimana jika saya tidak ingin kehilangan Aplikasi Bisnis WhatsApp?

Untuk menggunakan WhatsApp API, bisnis biasanya memerlukan nomor telepon yang tidak terkait dengan akun WhatsApp yang ada dan Portofolio Bisnis Meta. Kemudian, mereka akan memilih Penyedia Solusi Bisnis WhatsApp (BSP), seperti respond.io, untuk mendapatkan akses ke akun WhatsApp API.

Namun, kami memahami bahwa beralih dari Aplikasi Bisnis WhatsApp ke API dapat terasa seperti lompatan besar — terutama jika Anda terbiasa dengan aplikasi dan tidak ingin berisiko kehilangan riwayat obrolan atau daftar kontak Anda. Itulah mengapa Koeksistensi WhatsApp menjadi pengubah permainan.

Ini memungkinkan Anda untuk menggunakan nomor telepon yang sama untuk Aplikasi Bisnis WhatsApp dan WhatsApp API. Anda dapat menjaga antarmuka yang sudah dikenal, terus mengakses riwayat obrolan di aplikasi, dan tetap membuka manfaat dari WhatsApp API di respond.io — termasuk banyak pengguna, otomatisasi, integrasi CRM, bantuan berbasis AI, dan banyak lagi.

Jadi, jika Anda ragu untuk sepenuhnya menggunakan API, fitur baru ini memungkinkan Anda mencoba tanpa komitmen. Anda selalu dapat kembali hanya menggunakan aplikasi jika diperlukan.

Ingin mulai? Daftar untuk akun respond.io gratis dan rasakan manfaat dari keduanya.

Sekarang Anda tahu cara mengatur balasan otomatis di WhatsApp, Anda siap, kan? Tidak sampai Anda melihat praktik terbaik saat membuatnya.

5 Praktik Terbaik untuk Balasan Otomatis WhatsApp

Sangat penting untuk mendapatkan setiap pesan dengan benar, bahkan untuk balasan otomatis. Hindari pesan yang tidak personal atau generik, karena pelanggan akan mengharapkan interaksi yang terdengar manusia. Berikut adalah 5 praktik yang dapat Anda ikuti untuk menyusun pesan balasan otomatis yang sederhana namun efektif:

1. Akui Penerimaan Pesan Pelanggan

Gunakan pesan balasan otomatis untuk mengakui penerimaan pesan pelanggan, meyakinkan mereka bahwa pesan telah diterima dan akan ditangani.

2. Berikan Jangka Waktu yang Jelas untuk Tindak Lanjut

Beri tahu pengguna jika mereka dapat mengharapkan balasan selama jam kerja atau jika ada keterlambatan. Tentukan keterlambatan ini dan hindari frasa seperti “Kami akan segera menghubungi Anda.”

3. Jaga Pesan Tetap Jelas dan Singkat

Jaga balasan Anda tetap singkat dan langsung. Hanya sertakan informasi penting yang disajikan dengan cara yang jelas dan mudah dipahami.

4. Personalisasikan Setiap Pesan

Buat setiap pesan terasa personal. Gunakan nama pelanggan Anda dan detail relevan lainnya untuk mengirim pesan yang dipersonalisasi. Di respond.io, Anda dapat menggunakan placeholder yang disebut variabel dinamis untuk menyertakan nama pelanggan, tanggal, nomor pesanan, dan banyak lagi.

5. Pertahankan Nada dan Suara Merek Anda

Pastikan pesan balasan otomatis WhatsApp Anda mencerminkan suara unik merek Anda. Sesuaikan nada, bahasa, dan konten agar selaras dengan kepribadian dan nilai merek Anda, meningkatkan pengenalan pelanggan.

Dengan praktik terbaik ini dalam pikiran, kami telah menyediakan contoh pesan yang dapat Anda gunakan untuk berbagai situasi.

18 Contoh Pesan untuk Balasan Otomatis WhatsApp:

Balasan otomatis WhatsApp harus disesuaikan dengan berbagai situasi atau hasil yang diinginkan. Berikut adalah 18 contoh pesan balasan otomatis WhatsApp yang dapat Anda gunakan.

Pesan Sambutan

1. "Halo 👋! Terima kasih telah menghubungi [nama bisnis]. Bagaimana kami bisa membantu Anda hari ini?"

2. "Hai di sana! Selamat datang di [nama bisnis]. Kami memiliki semua kebutuhan TI Anda di satu tempat. Mari kita mulai. 😃"

3. "Salam dari [nama bisnis]! Kami di sini untuk membantu. Ceritakan lebih banyak tentang apa yang Anda cari."

Pesan Setelah Jam Kerja

1. "Hei [nama]! Terima kasih telah menghubungi kami. Saat ini kami tidak berada di kantor. Kami akan menghubungi Anda secepatnya."

2. "Anda telah menghubungi kami saat kami sedang tidak ada. 😟 Kami tersedia setiap hari dari 9:00 pagi. hingga 6:00 sore. Kami akan senang membantu Anda saat kami kembali."

3. "Hai! Terima kasih telah mengirim pesan. Saat ini kami tidak ada untuk akhir pekan. Untuk masalah mendesak, silakan hubungi [masukkan detail kontak darurat]."

Salam Liburan

1. "Selamat Natal!🎅🎄Kami sedang tidak ada selama beberapa hari ke depan dan akan kembali pada [tanggal]. Kami berharap dapat melayani Anda saat kami kembali. 🙂"

2. "Salam Tahun Baru dari kami semua di [Nama Bisnis Anda]! Semoga Anda mendapatkan kegembiraan, kesehatan, dan kebahagiaan di musim liburan ini. Bagaimana kami bisa membantu Anda hari ini?"

3. Selamat Liburan [nama]! Ketik [kode] saat checkout untuk mengklaim [diskon] Anda hari ini!"

Pesan Penangkapan Prospek

1. "Ingin tahu lebih banyak tentang [Produk/Layanan Anda]? Kirimkan detail Anda, dan kami akan mengirimi Anda semua yang perlu Anda ketahui!"

2. "Hei di sana! 👋 Kami ingin berbagi penawaran eksklusif dan pembaruan dengan Anda. 🛍️ Beri tahu kami produk yang Anda minati untuk tetap terkini! 🔄"

3. "Ingin mendapatkan penawaran ekstra? Ada pertanyaan atau perlu info lebih lanjut? 🤓 Kirimkan detail Anda di sini, dan kami akan menghubungi Anda segera! ⏳"

Permintaan Umpan Balik

1. "Kami menghargai pendapat Anda! 🗣️ Bagaimana pengalaman Anda bersama kami? Beri tahu kami agar kami bisa memberikan layanan yang lebih baik. 👍"

2. "Bagaimana penilaian kami hari ini? Beri tahu kami—ini hanya memerlukan sedikit waktu, dan ini membantu kami untuk meningkatkan pengalaman Anda di masa depan!"

3. "Kami berharap Anda menikmati [produk/layanan tertentu]! Beri tahu kami apa pendapat Anda—kami selalu berusaha untuk memperbaiki!"

Pembaruan Produk atau Layanan

1. "Hei di sana! Terima kasih telah menghubungi kami. Periksa produk baru kami [masukkan nama produk dan tautan]. Pesan sekarang dan dapatkan diskon 10% untuk pembelian pertama Anda!"

2. "Kabar baik! 🎉 Kami baru saja meluncurkan [Produk/Layanan Baru]. Cek dan beri tahu kami pendapat Anda!"

3. "Berita besar! 🗞️ Kami memiliki sesuatu yang istimewa untuk Anda: [Pembaruan Produk/Layanan]. Siap untuk mengalaminya? 🌟"

Apakah ini tidak cukup? Jangan khawatir. Kami memiliki artikel yang mencakup lebih banyak contoh pesan balasan otomatis WhatsApp yang dapat Anda gunakan sebagai inspirasi.

Seperti yang Anda lihat, menyiapkan balasan otomatis di WhatsApp lebih dari sekadar kenyamanan. Ini adalah langkah strategis untuk meningkatkan interaksi pelanggan. Dengan contoh dan panduan kami, Anda siap untuk membuat balasan otomatis yang cocok dengan pelanggan Anda dan mencerminkan suara unik merek Anda.

Jadi, apa yang Anda tunggu? Mulailah mengirim pesan balasan otomatis WhatsApp di Platform Conversational AI terkemuka dan mitra bisnis bersertifikat Meta. Daftar untuk akun respond.io gratis dan hubungkan akun WhatsApp API Anda untuk memulai hari ini.

Bacaan Lanjutan

Apakah Anda ingin mengetahui lebih lanjut tentang bagaimana WhatsApp dapat menguntungkan bisnis Anda? Periksa artikel-artikel berikut:

• Bagaimana Menggunakan Pesan Interaktif WhatsApp

• Panduan untuk Menyiapkan Kode QR WhatsApp untuk Bisnis Anda

• Bagaimana Menutup Penjualan di WhatsApp