Ingin mengatur balasan otomatis WhatsApp untuk bisnis Anda? Anda datang ke tempat yang tepat. Pada artikel ini, kami akan menjelaskan apa itu balasan otomatis WhatsApp, cara mengatur balasan otomatis di Aplikasi WhatsApp Business dan WhatsApp Business API , serta memberikan contoh pesan balasan otomatis.
{{blog-cta-2="/blog-post-test"}}
Apa itu Balasan Otomatis di WhatsApp
Balasan otomatis di WhatsApp adalah fitur yang memungkinkan bisnis untuk mengirim pesan otomatis ketika mereka tidak dapat menanggapi pesan WhatsApp yang masuk.
Ada dua jenis pesan balasan otomatis yang umum untuk WhatsApp:
- Pesan ucapan selamat datang: Pesan selamat datang yang dikirim oleh bisnis saat pelanggan memulai percakapan untuk pertama kalinya atau setelah 14 hari
- Pesan tandang: Pesan yang merespons pelanggan di luar jam kerja
Sebagai pemilik bisnis, pesan balasan otomatis adalah fitur yang praktis. Di bagian selanjutnya, kami akan menjelaskan bagaimana fitur ini membantu bisnis Anda.
Mengapa Menggunakan Balasan Otomatis WhatsApp?
Orang-orang mengharapkan komunikasi melalui pesan instan dapat dilakukan dengan cepat, kapan pun waktunya. Namun, hal ini tidak selalu memungkinkan karena jam operasional yang terbatas, kekurangan tenaga kerja, antrian yang panjang, dan banyak lagi.
WhatsApp telah meluncurkan solusi dalam bentuk balasan otomatis. Bisnis dapat meningkatkan layanan pelanggan dengan memberi tahu pelanggan tentang ketersediaan mereka dan juga meningkatkan waktu respons untuk meningkatkan kepuasan pelanggan.
Ada banyak keuntungan menggunakan balasan otomatis untuk WhatsApp, termasuk:
- Tetapkan ekspektasi waktu respons dengan memberi tahu pelanggan tentang ketersediaan Anda
- Berikan kesan pertama yang kuat pada pelanggan baru dengan pesan sambutan yang cepat dan hangat
- Kumpulkan informasi pelanggan dengan survei pra-obrolan agar agen dapat menindaklanjuti percakapan
Meskipun balasan otomatis WhatsApp memiliki banyak hal yang bisa ditawarkan kepada bisnis, mereka juga harus menyadari kekurangannya. Mari kita lihat selanjutnya.
Keterbatasan Balasan Otomatis WhatsApp
Pertama, balasan otomatis WhatsApp bekerja paling baik untuk pesan yang sederhana dan hanya sekali kirim. Untuk pesan atau pertanyaan yang rumit, Anda memerlukan manusia atau Agen AI untuk membalas pesan pelanggan.
Selain itu, balasan otomatis hanya berfungsi sebagai tanggapan awal. Mereka tidak dapat menindaklanjuti pertanyaan pelanggan. Pastikan pelanggan Anda tahu bahwa agen akan menindaklanjuti mereka dalam pesan balasan otomatis.
Terakhir, opsi kustomisasi terbatas. Meskipun Anda bisa mempersonalisasi pesan, namun hanya bisa sampai sejauh ini. Opsi personalisasi terbatas pada item seperti nama pelanggan.
Setelah Anda mengetahui manfaat dan batasan balasan otomatis di WhatsApp, mari kita lihat cara mengaturnya.
Cara Mengatur Balasan Otomatis di WhatsApp Business Solutions
Bisnis membuat balasan otomatis untuk meyakinkan pelanggan bahwa mereka tidak lalai dalam mengelola ekspektasi waktu respons dan untuk meningkatkan pengalaman pelanggan. Namun, fitur ini hanya tersedia untuk solusi WhatsApp Business.
Bisnis dapat mengatur balasan otomatis untuk pesan masuk di WhatsApp melalui:
Selanjutnya, kami akan memandu Anda melalui langkah-langkah yang diperlukan untuk mengatur balasan otomatis di WhatsApp. Mari kita mulai dengan Aplikasi WhatsApp Business.
Cara Mengatur Balasan Otomatis di Aplikasi WhatsApp Business
Pada bagian ini, mari kita bahas cara mengatur balasan otomatis di Aplikasi WhatsApp Business.
Untuk mengatur pesan ucapan, buka Alat Bantu Bisnis, pilih Pesan Ucapan, buat pesan Anda, dan simpan perubahan. Anda juga dapat memilih siapa yang menerima pesan ucapan dengan menyertakan atau mengecualikan kontak tertentu.
Kemudian, untuk mengatur dan mengaktifkan pesan tandang, buka Alat Bantu Bisnis, pilih Pesan Tandang, sesuaikan pesan Anda, dan simpan perubahannya.
Selanjutnya, Anda perlu memilih salah satu dari tiga cara untuk mengatur waktu pesan tandang Anda:
- Selalu kirim: Gunakan ini jika Anda tersedia untuk waktu yang lama.
- Pada jadwal khusus: Ini untuk balasan otomatis yang harus dikirim pada waktu tertentu dalam sehari.
- Di luar jam kerja Anda: Tetapkan ini saat bisnis Anda tidak beroperasi.
Namun, balasan otomatis untuk Aplikasi WhatsApp Business hadir dengan beberapa kekurangan, termasuk:
- Ketidakmampuan untuk menyesuaikan balasan otomatis untuk kelompok penerima yang berbeda
- Pesan tunda hanya berfungsi selama jam kerja di luar jam kerja yang telah ditentukan
- Ketidakmampuan untuk mendukung integrasi perangkat lunak pihak ketiga untuk menyediakan otomatisasi lebih lanjut
Pada akhirnya, hanya ada begitu banyak hal yang dapat dilakukan oleh Aplikasi WhatsApp Business. Fitur balasan otomatisnya hanya bisa menyambut pelanggan baru dan mengumumkan bahwa bisnis Anda tutup dan kapan waktu yang tepat untuk membalas.
Ini sudah cukup jika Anda menjalankan bisnis kecil. Namun, seiring dengan pertumbuhan bisnis Anda, Anda perlu menggunakan WhatsApp Business API . Di bagian selanjutnya, kita akan membahas cara menggunakannya dengan respond.io.
Cara Membuat Balasan Otomatis di WhatsApp Business API pada respond.io
Untuk bisnis yang lebih besar, Anda memerlukan platform yang menawarkan fitur-fitur canggih untuk membantu otomatisasi pesan - di sinilah WhatsApp Business API hadir.
Dengan WhatsApp Business API, bisnis dapat mengotomatiskan respons berdasarkan pertanyaan pelanggan, menangkap informasi pelanggan, serta mengotomatiskan penjualan dan dukungan pelanggan, yang pada gilirannya akan meningkatkan keterlibatan dan kepuasan pelanggan.
Sebelum Anda mengatur balasan otomatis di WhatsApp Business API dengan Modul Alur Kerjarespond.io, Anda harus menghubungkan Akun WhatsApp API ke respond.io.
Sekarang, ikuti langkah demi langkah tentang cara mengatur balasan otomatis di WhatsApp Business API.
1. Cari Alur Kerjapada menu navigasi samping dan klik Tambah Alur Kerja.
2. Atur Pemicu Alur Kerja ke Percakapan Dibuka.
3. Tambahkan Langkah Tanggal & Waktu untuk mengatur jam bisnis Anda.
Pesan yang dikirim pada jam kerja akan masuk ke dalam Cabang Sukses, sedangkan pesan yang dikirim setelah jam kerja akan masuk ke dalam Cabang Gagal.
4. Klik tombol + di bawah Cabang Sukses dan Gagal untuk menambahkan Mengirim Pesan.
Pastikan Anda memilih WhatsApp sebagai saluran Anda. Terakhir, buatlah draf salam dan pesan t andang Anda di bawah Teks.
5. Tambahkan langkah Ajukan Pertanyaan untuk mendapatkan informasi pelanggan sehingga Anda dapat menghubungi mereka di lain waktu.
Tanggapan dapat disimpan sebagai Variabel, Bidang Kontak, atau Tag untuk digunakan di bagian lain dari Alur Kerja. Setelah Anda menyiapkan Alur Kerja, simpan dan publikasikan.
Sekarang setelah Anda mengetahui cara mengatur balasan otomatis di WhatsApp, Anda sudah siap, bukan? Tidak sampai Anda melihat praktik terbaik saat membuatnya.
Balasan Otomatis WhatsApp: Praktik Terbaik
Sangat penting untuk menyampaikan setiap pesan dengan benar, bahkan untuk balasan otomatis. Hindari pesan yang tidak personal atau umum, karena pelanggan akan mengharapkan interaksi yang terdengar manusiawi. Berikut ini lima praktik yang dapat Anda ikuti untuk membuat pesan balasan otomatis yang sederhana namun efektif:
- Akui Tanda Terima: Gunakan pesan balasan otomatis untuk mengakui penerimaan pesan pelanggan, untuk memastikan bahwa pesan tersebut telah diterima dan akan ditangani.
- Berikan Jangka Waktu yang Jelas: Beritahukan kepada pengguna apakah mereka dapat mengharapkan balasan selama jam kerja atau jika ada penundaan. Tentukan penundaan ini dan hindari frasa seperti "Kami akan menghubungi Anda sesegera mungkin."
- Jelas dan Ringkas: Buatlah balasan otomatis yang singkat dan langsung pada intinya. Hanya sertakan informasi penting yang disajikan dengan cara yang jelas dan mudah dipahami.
- Personalisasi Setiap Pesan: Jadikan setiap pesan terasa personal. Gunakan nama pelanggan Anda dan detail lain yang relevan untuk mengirim pesan yang dipersonalisasi. Di respond.io, Anda dapat menggunakan placeholder yang disebut variabel dinamis untuk menyertakan nama pelanggan, tanggal, nomor pesanan, dan lainnya.
- Berkomunikasi dengan Suara Merek Anda: Pastikan pesan balasan otomatis WhatsApp Anda mencerminkan suara unik merek Anda. Sesuaikan nada, bahasa, dan konten agar selaras dengan kepribadian dan nilai-nilai merek Anda, sehingga meningkatkan pengenalan pelanggan.
Dengan mempertimbangkan praktik-praktik terbaik ini, kami telah menyediakan contoh pesan yang dapat Anda gunakan untuk berbagai situasi.
Contoh Pesan Balasan Otomatis WhatsApp: 15 Contoh yang Dapat Anda Gunakan
Ada banyak cara untuk membuat balasan otomatis untuk pelanggan di WhatsApp Business. Cara ini dapat disesuaikan dengan situasi atau hasil yang diinginkan.
Jadi, kami telah mengkategorikan lima jenis situasi - pesan ucapan, pesan tamasya, penangkapan prospek, pembaruan bisnis, dan pesan musiman. Berikut ini adalah 15 contoh pesan balasan otomatis WhatsApp yang dapat Anda gunakan.
Contoh Pesan Salam Balasan Otomatis WhatsApp
Pesan salam adalah kesempatan pertama Anda untuk membuat kesan pertama yang baik. Pesan tersebut harus ramah dan informatif, mengatur nada untuk percakapan.
- "Halo 👋! Terima kasih telah menghubungi [nama bisnis]. Ada yang bisa kami bantu hari ini?"
- "Hai! Selamat datang di [nama bisnis]. Kami memiliki semua kebutuhan TI Anda dalam satu atap. Mari kita mulai. 😃"
- "Salam dari [nama bisnis]! Kami di sini untuk membantu. Ceritakan lebih lanjut tentang apa yang Anda cari."
Contoh Balasan Otomatis WhatsApp Pesan Jauh
Pesan tunda sangat penting untuk mengelola ekspektasi pelanggan ketika Anda atau agen Anda tidak dapat dihubungi. Pesan tersebut harus menginformasikan pelanggan tentang ketidakhadiran Anda dan kapan mereka dapat mengharapkan tanggapan.
- "Halo! Saat ini kami sedang offline. Jam kerja kami adalah [masukkan jam]. Kami akan menghubungi Anda kembali dalam 24 jam!"
- "Terima kasih telah mengirimkan pesan kepada kami. Kami sedang berada di luar kantor saat ini, namun akan meresponsnya besok pagi. Jika Anda membutuhkan sesuatu yang lebih cepat, silakan kunjungi halaman FAQ kami yang tertaut di sini."
- "Hai, Anda menghubungi kami di luar jam kerja. Tinggalkan pesan Anda dan kami akan segera membalasnya selama jam kerja kami [masukkan jam]."
Contoh Tangkapan Utama Balasan Otomatis WhatsApp
Pesan penangkap prospek yang efektif dapat membantu Anda mengumpulkan informasi penting dan menunjukkan kepada calon pelanggan bahwa Anda menghargai minat mereka.
- "Terima kasih atas ketertarikan Anda pada layanan kami! Bisakah Anda memberikan nama dan email Anda agar kami dapat mengirimkan informasi lebih lanjut?"
- "Kami sangat senang bisa terhubung dengan Anda! Untuk memulai, bisakah Anda berbagi sedikit detail tentang apa yang Anda cari?"
- "Halo! Mari kita berikan informasi yang Anda butuhkan. Silakan tinggalkan detail kontak Anda dan kami akan segera menghubungi Anda."
Pembaruan Bisnis Contoh Balasan Otomatis WhatsApp
Gunakan pesan-pesan ini untuk memberi tahu pelanggan tentang pembaruan bisnis yang penting seperti keadaan darurat atau penundaan waktu respons. Bersikaplah proaktif untuk mengelola ekspektasi pelanggan dan memastikan pengalaman pelanggan yang lebih lancar.
- "Kami sedang memperbarui sistem kami untuk melayani Anda dengan lebih baik. Layanan kami untuk sementara tidak akan tersedia hingga [tanggal dan waktu]. Terima kasih atas kesabaran Anda"
- "Saat ini kami sedang mengalami volume pesan yang tinggi. Kami akan membalas pesan Anda sesegera mungkin."
- "Halo! Kami mohon maaf atas gangguan yang Anda alami dengan [layanan] kami. Tim kami secara aktif bekerja untuk menyelesaikan masalah ini secepat mungkin. Kami berharap dapat menyelesaikan masalah ini dalam waktu satu jam ke depan dan menghargai kesabaran Anda. Terima kasih atas pengertian Anda."
Pesan Musiman Sampel Balasan Otomatis WhatsApp
Pesan musiman adalah cara yang bagus untuk terhubung dengan pelanggan pada tingkat yang lebih pribadi selama liburan atau acara khusus. Ini juga merupakan waktu ketika bisnis
- "Salam Pergantian Musim! 🎄 Tim di [nama bisnis] siap membantu Anda dalam berbelanja. Beri tahu kami bagaimana kami dapat membuat pengalaman Anda lebih meriah."
- "Selamat Tahun Baru dari [nama bisnis]! 🎉 Sebagai ucapan terima kasih kepada semua pelanggan kami, berikut adalah voucher 30% saat Anda berbelanja di aplikasi kami!"
- "Selamat berlibur dari kami sekeluarga [nama bisnis]. Saat ini kami sedang cuti dan akan kembali pada [tanggal].
Untuk memulai, yang perlu Anda lakukan adalah membuat pesan balasan otomatis WhatsApp dengan sampel. Dari pesan jauh hingga contoh pesan tangkapan prospek WhatsApp, merespons pertanyaan pelanggan menjadi jauh lebih mudah.
Seperti yang Anda lihat, menyiapkan balasan otomatis di WhatsApp lebih dari sekadar kemudahan. Ini adalah langkah strategis untuk meningkatkan interaksi dengan pelanggan. Dengan contoh dan panduan kami, Anda sudah siap untuk membuat balasan otomatis yang beresonansi dengan pelanggan dan mencerminkan suara unik merek Anda.
Jadi, tunggu apa lagi? Mulailah mengirim pesan balasan otomatis WhatsApp di Platform AI Percakapan dan beri tanda Meta Business Partner. Daftar akun respond.io gratis dan hubungkan akun WhatsApp API Anda untuk memulai hari ini.
{{blog-cta-2="/blog-post-test"}}
Bacaan Lebih Lanjut
Apakah Anda ingin mengetahui lebih lanjut tentang bagaimana WhatsApp dapat memberikan manfaat bagi bisnis Anda? Simak artikel-artikel berikut ini:
- Cara Menggunakan Pesan Interaktif WhatsApp
- Panduan untuk Menyiapkan Kode QR WhatsApp untuk Bisnis Anda
- Cara Menutup Penjualan di WhatsApp
