Ingin menyiapkan balasan otomatis WhatsApp untuk bisnis Anda atau untuk kebutuhan pemasaran WhatsApp Anda? Anda datang ke tempat yang tepat. Pada artikel ini, kami akan menjelaskan apa itu balasan otomatis WhatsApp, cara mengaturnya di Aplikasi WhatsApp Business dan WhatsApp Business API, serta memberikan contoh pesan balasan otomatis WhatsApp.

{{blog-cta-2="/blog-post-test"}}

Apa yang dimaksud dengan Balasan Otomatis WhatsApp?

Balasan otomatis di WhatsApp adalah fitur yang memungkinkan bisnis untuk mengirim pesan otomatis ketika mereka tidak dapat menanggapi pesan WhatsApp yang masuk.

Ada 2 jenis pesan balasan otomatis yang umum untuk WhatsApp:

• Pesan ucapan selamat datang: Pesan selamat datang yang dikirim oleh bisnis saat pelanggan memulai percakapan untuk pertama kalinya atau setelah 14 hari
• Pesan tandang: Pesan yang merespons pelanggan di luar jam kerja

Sebagai pemilik bisnis, pesan balasan otomatis adalah fitur yang berguna. Pada bagian selanjutnya, kami akan menjelaskan bagaimana fitur ini membantu bisnis Anda.

5 Manfaat Balasan Otomatis WhatsApp

Orang-orang mengharapkan komunikasi melalui pesan instan dapat dilakukan dengan cepat, kapan pun waktunya. Namun, hal ini tidak selalu memungkinkan karena jam operasional yang terbatas, kekurangan tenaga kerja, antrian yang panjang, dan banyak lagi.

WhatsApp telah meluncurkan solusi dalam bentuk balasan otomatis. Bisnis dapat meningkatkan layanan pelanggan dengan memberi tahu pelanggan tentang ketersediaan mereka dan juga meningkatkan waktu respons untuk meningkatkan kepuasan pelanggan.

Ada banyak keuntungan menggunakan balasan otomatis untuk WhatsApp, tetapi kami akan menunjukkan 3 keuntungan utamanya.

1. Mengelola Ekspektasi Pelanggan

Tetapkan ekspektasi waktu respons dengan memberi tahu pelanggan tentang ketersediaan Anda.

2. Berikan Kesan Pertama yang Positif

Kesan pertama itu penting. Balasan yang berkualitas dan cepat terhadap pertanyaan pelanggan akan menentukan arah perjalanan pelanggan selanjutnya dengan bisnis Anda. Hal ini mengurangi kemungkinan pelanggan Anda meninggalkan bisnis Anda, sehingga mengurangi kemungkinan hilangnya penjualan.

3. Mengumpulkan Informasi Pelanggan

Kumpulkan informasi pelanggan dengan survei pra-obrolan agar agen dapat menindaklanjuti percakapan.

Namun, bukan itu saja. Kami memiliki dua manfaat bonus yang dapat Anda peroleh dengan menggunakan balasan otomatis WhatsApp.

4. Meningkatkan Peluang Penjualan

Dengan mengotomatiskan balasan rutin, seperti jawaban FAQ, bisnis dapat memastikan bahwa mereka tidak akan pernah melewatkan peluang penjualan, bahkan ketika tim Anda tidak tersedia. Balasan otomatis dapat membantu menggerakkan prospek di sepanjang perjalanan pelanggan dengan sumber daya minimal.

5. Mengurangi Biaya Tenaga Kerja

Dengan mengotomatiskan tanggapan umum, bisnis dapat mengurangi kebutuhan akan tim dukungan yang besar, menghemat biaya tenaga kerja sekaligus mempertahankan layanan pelanggan yang efisien. Selain itu, balasan otomatis dapat menangani peningkatan pertanyaan dengan lancar selama promosi atau lonjakan musiman tanpa memerlukan sumber daya tambahan, sehingga memastikan keterlibatan yang konsisten bahkan selama periode permintaan tinggi.

Cara Mengatur Balasan Otomatis WhatsApp di Aplikasi WhatsApp Business

Bisnis membuat balasan otomatis untuk meyakinkan pelanggan bahwa mereka tidak diabaikan dalam mengelola ekspektasi waktu respons dan meningkatkan pengalaman pelanggan. Namun, fitur ini hanya tersedia untuk solusi WhatsApp Business.

Bisnis dapat mengatur balasan otomatis untuk pesan masuk di WhatsApp melalui:

• Aplikasi WhatsApp Business
• WhatsApp Business API

Mari kita mulai dengan aplikasi WhatsApp Business. Di aplikasi WhatsApp Business, terdapat 2 jenis pesan balasan otomatis WhatsApp yang dapat Anda buat: Pesan salam dan pesan keluar. Buka aplikasi WhatsApp Business dan ikuti langkah-langkahnya.

Mengatur Pesan Ucapan Selamat Datang

Langkah 1: Buka Alat bantu bisnis

Langkah 2: Aktifkan Pesan Salam

Langkah 3: Susun Pesan Anda

Langkah 4: Pilih Penerima

Mengatur Pesan Tandang

Langkah 1: Masuk ke Alat Bantu Bisnis > Pilih Pesan Tandang

Langkah 2: Mempersonalisasi Pesan Anda

Langkah 3: Tetapkan Jadwal Anda

Anda dapat memilih waktu pengiriman pesan dengan tiga cara.

1. Selalu kirim: Gunakan ini jika Anda tersedia untuk waktu yang lama.
2. Pada jadwal khusus: Ini untuk balasan otomatis yang harus dikirim pada waktu tertentu dalam sehari.
3. Di luar jam kerja Anda: Tetapkan ini saat bisnis Anda tidak beroperasi.

Langkah 4: Pilih Penerima

Ini sudah cukup jika Anda menjalankan bisnis kecil. Namun, ada keterbatasan jika Anda ingin meningkatkan skala atau membutuhkan fitur otomatisasi yang lebih kuat.

4 Keterbatasan Balasan Otomatis WhatsApp dengan Aplikasi WhatsApp Business

Meskipun balasan otomatis WhatsApp memiliki banyak hal yang bisa ditawarkan kepada bisnis, mereka juga harus menyadari kekurangannya. Mari kita lihat selanjutnya.

Opsi Personalisasi Terbatas untuk Skenario yang Kompleks

Opsi kustomisasi terbatas. Meskipun Anda dapat mempersonalisasi pesan, namun hanya dapat dilakukan sejauh ini. Opsi personalisasi terbatas pada item seperti nama pelanggan.

Pada akhirnya, hanya ada begitu banyak hal yang dapat dilakukan oleh Aplikasi WhatsApp Business. Fitur balasan otomatisnya hanya bisa menyambut pelanggan baru dan mengumumkan bahwa bisnis Anda tutup dan kapan waktu yang tepat untuk membalas.

Tidak Ada Pesan Tindak Lanjut atau Fitur Lanjutan

Balasan otomatis hanya berfungsi sebagai tanggapan awal. Mereka tidak dapat menindaklanjuti pertanyaan pelanggan. Pastikan pelanggan Anda mengetahui bahwa agen akan menindaklanjuti mereka dalam pesan balasan otomatis.

Risiko Miskomunikasi

Meskipun balasan otomatis dirancang untuk memastikan respons yang cepat, mengirimkan balasan umum mungkin tidak menjawab pertanyaan pelanggan secara akurat, sehingga menyebabkan frustrasi atau kebingungan. Balasan otomatis di Aplikasi WhatsApp Business tidak dapat beradaptasi dengan perubahan konteks atau mengklarifikasi pesan pelanggan yang ambigu, sehingga sering kali memerlukan intervensi manual.

Analisis dan Wawasan Terbatas

Tidak ada cara untuk melacak kinerja balasan otomatis di Aplikasi WhatsApp Business. Metrik seperti jumlah pesan terkirim atau tingkat keterlibatan tidak tersedia di aplikasi

Jadi, bagaimana cara bisnis mengatasi keterbatasan ini di Aplikasi WhatsApp Business?

Solusinya? Gunakan WhatsApp API untuk Balasan Otomatis

Mengintegrasikan WhatsApp API dengan chatbot seperti Agen AI respond.ioadalah pilihan terbaik untuk bisnis menengah dan besar. Berikut adalah beberapa alasannya.

Opsi Kustomisasi Tingkat Lanjut

WhatsApp API memungkinkan opsi kustomisasi tingkat lanjut, yang berarti Anda dapat menyesuaikan respons dengan kebutuhan dan preferensi pelanggan tertentu, sehingga meningkatkan pengalaman pengguna. Selain itu, Anda bahkan dapat mengonfigurasi pesan jadwal WhatsApp dan pesan massal WhatsApp sesuai dengan kebutuhan Anda.

Mengurangi Waktu Respons

Chatbot dapat memberikan respons instan terhadap pertanyaan pelanggan, meningkatkan pengalaman pelanggan secara keseluruhan dan mencegah frustrasi akibat waktu tunggu yang lama.

Peningkatan Pengasuhan dan Keterlibatan Pemimpin

WhatsApp API mendukung fitur otomatisasi tingkat lanjut yang memungkinkan bisnis untuk membina prospek secara efektif dan melibatkan pelanggan di sepanjang perjalanan mereka. Kirim pesan tepat waktu untuk memandu prospek melalui saluran penjualan atau memberikan informasi tambahan.

Integrasi dengan Alat Lain untuk Alur Kerja yang Mulus

WhatsApp API terintegrasi secara mulus dengan berbagai alat bisnis, memungkinkan alur kerja yang efisien dan pengalaman pelanggan yang terpadu. Integrasikan perangkat lunak seperti CRM dan platform e-commerce dan bahkan perangkat lunak otomasi lainnya seperti Zapier dan Make, tetapi jangan lupa untuk memastikan bahwa perangkat lunak tersebut adalah WhatsApp CRM!

Selanjutnya, kami akan menunjukkan kepada Anda cara menyiapkan chatbot balasan otomatis WhatsApp.

Cara Mengatur Balasan Otomatis WhatsApp dengan WhatsApp API dalam 4 Langkah

Pada bagian ini, kami akan menunjukkan kepada Anda cara mengatur balasan otomatis di WhatsApp API di respond.io, perangkat lunak manajemen percakapan pelanggan yang didukung oleh AI.

Langkah 1: Hubungkan Akun WhatsApp Anda ke aplikasi API

Anda harus menghubungkan Akun WhatsApp API ke respond.io. Anda belum memiliki akun WhatsApp API ? Berikut ini cara mendapatkannya dalam hitungan menit.

Langkah 2: Membuat Template Balasan Otomatis

Setelah selesai, buka respond.io dan buka Alur Kerja > Semua Template.

Meskipun Anda dapat membuat Alur Kerja dari awal, templat Alur Kerja ini akan menyiapkan Anda untuk memulai dengan mudah dengan chatbot balasan otomatis WhatsApp.

Langkah 3: Tambahkan Balasan Otomatis ke Otomatisasi Alur Kerja

Di sini Anda akan dapat membaca deskripsi templat dan melihat draf Alur Kerja. Seperti yang Anda lihat, templat ini dilengkapi dengan pesan selamat datang dan pesan tandang yang akan terpicu tergantung pada jam kerja Anda.

Anda dapat menyesuaikan hampir semua hal di Alur Kerja Anda. Mulailah dengan menentukan jam kerja Anda di LangkahTanggal & Waktu . Kemudian, edit pesan selamat datang dan pesan pulang.

Langkah 4: Menguji dan Mengoptimalkan Balasan Otomatis Anda

Terakhir, Anda harus meninjau kinerja balasan otomatis Anda. Jika pelanggan bereaksi buruk terhadap balasan otomatis, maka Anda harus mengubah salinannya. Ulangi proses ini sampai Anda mendapatkan hasil yang diinginkan.

<call-out> You can also use respond.io’s AI Agent to automatically reply to customer inquiries and route to the appropriate teams. <call-out>

Dengan ini, Anda telah membuat alur kerja balasan otomatis WhatsApp sederhana untuk menangani pesan masuk. Sekarang setelah Anda mengetahui cara mengatur balasan otomatis di WhatsApp, Anda sudah siap untuk melakukannya, bukan? Tidak sampai Anda melihat praktik terbaik saat membuatnya.

5 Praktik Terbaik untuk Balasan Otomatis WhatsApp

Sangat penting untuk menyampaikan setiap pesan dengan benar, bahkan untuk balasan otomatis. Hindari pesan yang tidak personal atau umum, karena pelanggan akan mengharapkan interaksi yang terdengar manusiawi. Berikut ini adalah 5 praktik yang dapat Anda ikuti untuk membuat pesan balasan otomatis yang sederhana namun efektif:

1. Mengakui Penerimaan Pesan Pelanggan

Gunakan pesan balasan otomatis untuk mengonfirmasi penerimaan pesan pelanggan, untuk memastikan bahwa pesan tersebut telah diterima dan akan ditangani.

2. Berikan Jangka Waktu yang Jelas untuk Tindak Lanjut

Beritahukan kepada pengguna jika mereka dapat mengharapkan balasan selama jam kerja atau jika ada penundaan. Tentukan penundaan ini dan hindari frasa seperti "Kami akan menghubungi Anda sesegera mungkin."

3. Jaga agar Pesan Tetap Jelas dan Ringkas

Buatlah balasan yang singkat dan langsung pada intinya. Hanya sertakan informasi penting yang disajikan dengan cara yang jelas dan mudah dipahami.

4. Mempersonalisasi Setiap Pesan

Jadikan setiap pesan terasa personal. Gunakan nama pelanggan Anda dan detail lain yang relevan untuk mengirim pesan yang dipersonalisasi. Di respond.io, Anda dapat menggunakan placeholder yang disebut variabel dinamis untuk menyertakan nama pelanggan, tanggal, nomor pesanan, dan lainnya.

5. Pertahankan Nada dan Suara Merek Anda

Pastikan pesan balasan otomatis WhatsApp Anda mencerminkan suara unik merek Anda. Sesuaikan nada, bahasa, dan konten agar selaras dengan kepribadian dan nilai-nilai merek Anda, sehingga meningkatkan pengenalan pelanggan.

Dengan mempertimbangkan praktik-praktik terbaik ini, kami telah menyediakan contoh pesan yang dapat Anda gunakan untuk berbagai situasi.

18 Contoh Pesan untuk Balasan Otomatis WhatsApp:

Balasan otomatis WhatsApp harus disesuaikan dengan situasi yang berbeda atau hasil yang diinginkan. Berikut adalah 18 contoh pesan balasan otomatis WhatsApp yang dapat Anda gunakan.

Pesan Selamat Datang

1. "Halo 👋! Terima kasih telah menghubungi [nama bisnis]. Ada yang bisa kami bantu hari ini?"
2. "Hai! Selamat datang di [nama bisnis]. Kami memiliki semua kebutuhan TI Anda dalam satu atap. Mari kita mulai. 😃"
3. "Salam dari [nama bisnis]! Kami di sini untuk membantu. Ceritakan lebih lanjut tentang apa yang Anda cari."

Pesan Setelah Jam Kerja

1. "Hai [nama]! Terima kasih telah menghubungi kami. Saat ini kami sedang berada di luar kantor. Kami akan menghubungi Anda secepatnya."
2. "Anda telah menghubungi kami saat kami pergi. 😟 Kami tersedia setiap hari dari pukul 09.00 hingga 18.00. Kami akan dengan senang hati membantu Anda saat kami kembali."
3. "Hai, terima kasih telah mengirim pesan. Saat ini kami sedang pergi untuk akhir pekan. Untuk hal-hal yang mendesak, silakan hubungi [masukkan detail kontak darurat]."

Salam Liburan

1. "Selamat Natal!🎅🎄Kami akan pergi selama beberapa hari ke depan dan akan kembali pada [tanggal]. Kami menantikan untuk melayani Anda ketika kami kembali. 🙂"
2. "Salam Musim Liburan dari kami semua di [Nama Bisnis Anda]! Semoga Anda selalu sehat dan bahagia di musim liburan ini. Ada yang bisa kami bantu hari ini?"
3. Selamat berlibur [nama]! Ketik [kode] saat Anda check out untuk mengklaim [diskon] Anda hari ini!"

Pesan Penangkapan Utama

1. "Ingin mengetahui lebih lanjut tentang [Produk/Layanan Anda]? Tinggalkan detail Anda, dan kami akan mengirimkan semua yang perlu Anda ketahui!"
2. "Halo semuanya! 👋 Kami ingin sekali berbagi penawaran dan informasi terbaru dengan Anda. 🛍️ Beri tahu kami produk yang Anda minati untuk tetap mendapatkan informasi terbaru! 🔄"
3. "Ingin penawaran ekstra? Punya pertanyaan atau butuh info lebih lanjut? 🤓 Kirimkan detail Anda di sini, dan kami akan segera menghubungi Anda! ⏳"

Permintaan Umpan Balik

1. "Kami menghargai pendapat Anda! 🗣️ Bagaimana pengalaman Anda bersama kami? Beri tahu kami agar kami dapat melayani Anda dengan lebih baik. 👍"
2. "Bagaimana kinerja kita hari ini? Beri tahu kami-hanya butuh waktu sebentar, dan ini akan membantu kami meningkatkan pengalaman Anda di masa depan!"
3. "Kami harap Anda menikmati [produk/layanan tertentu]! Beritahu kami pendapat Anda-kami selalu berusaha untuk meningkatkannya."

Pembaruan Produk atau Layanan

1. "Hey there! Terima kasih telah menghubungi kami. Lihat produk baru kami yang menarik [masukkan nama produk dan tautan]. Pesan sekarang dan dapatkan diskon 10% untuk pembelian pertama Anda!"
2. "Berita yang menggembirakan! 🎉 Kami baru saja meluncurkan [Produk/Layanan Baru]. Coba lihat dan beri tahu kami pendapat Anda!"
3. "Berita besar! 🗞️ Kami punya sesuatu yang istimewa untuk Anda: [Pembaruan Produk/Layanan]. Siap untuk mengalaminya? 🌟"

Apakah ini tidak cukup? Jangan khawatir. Kami memiliki artikel yang memuat lebih banyak lagi contoh pesan balasan otomatis WhatsApp yang dapat Anda gunakan sebagai inspirasi.

Seperti yang Anda lihat, mengatur balasan otomatis di WhatsApp lebih dari sekadar kenyamanan. Ini adalah langkah strategis untuk meningkatkan interaksi dengan pelanggan. Dengan contoh dan panduan kami, Anda sudah siap untuk membuat balasan otomatis yang beresonansi dengan pelanggan dan mencerminkan suara unik merek Anda.

Jadi, tunggu apa lagi? Mulailah mengirim pesan balasan otomatis WhatsApp di Platform AI Percakapan terkemuka dan Mitra Bisnis Meta . Daftar akun respond.io gratis dan hubungkan akun WhatsApp API Anda untuk memulai hari ini.

Tanya Jawab Tentang Balasan Otomatis WhatsApp

1. Dapatkah saya menyesuaikan pesan Balasan Otomatis WhatsApp untuk pelanggan yang berbeda?

Ya, Anda dapat melakukannya, tetapi hanya di WhatsApp API. Di respond.io, Anda dapat mengatur Alur Kerja untuk menyegmentasikan pesan ke audiens yang berbeda.

2. Dapatkah saya menjadwalkan balasan otomatis untuk waktu tertentu?

Ya. Di Aplikasi WhatsApp Business, Anda dapat mengatur jadwal untuk pesan keluar saja. Di WhatsApp API, Anda dapat mengirim balasan otomatis kapan saja untuk segala jenis situasi termasuk pesan tandang, siaran promosi, pemesanan janji temu, dan lainnya.

3. Apakah ada batasan jumlah balasan otomatis yang dapat saya kirimkan?

Tidak ada batasan pada Aplikasi WhatsApp Business. Namun, di WhatsApp API, terdapat batasan untuk mengirim pesan yang diprakarsai oleh bisnis.

4. Apakah memungkinkan untuk mempersonalisasi balasan otomatis untuk pelanggan yang berbeda?

Ya. Di Aplikasi WhatsApp Business, Anda dapat mengatur audiens untuk menerima pesan salam atau pesan tandang Anda. Di WhatsApp API, Anda dapat mengelompokkan audiens berdasarkan faktor-faktor seperti apakah mereka ditangkap dari iklan, pelanggan yang kembali, dan membalas siaran.

5. Apakah balasan otomatis tersedia untuk obrolan grup?

Ya, Anda dapat mengatur balasan otomatis untuk obrolan grup di Aplikasi WhatsApp Business. Saat ini, WhatsApp API tidak mendukung obrolan grup, sehingga Anda tidak dapat mengirim balasan otomatis di sana.

6. Apa saja kesalahan umum yang harus dihindari dalam balasan otomatis?

• Hindari balasan yang bersifat umum. Cobalah untuk mempersonalisasi pesan Anda sebisa mungkin. Di respond.io, Anda dapat menggunakan variabel dinamis untuk menambahkan nama pelanggan, detail kontak mereka, atau bahkan nama agen Anda.
• Pastikan balasan otomatis Anda relevan. Mengirim pesan yang tidak relevan dapat menyebabkan akun Anda ditandai atau bahkan diblokir
• Jangan menjanjikan waktu respons yang berlebihan. Berkomitmen pada waktu respons yang tidak realistis dapat menyebabkan pelanggan meninggalkan Anda dan membangun persepsi negatif tentang bisnis Anda

{{blog-cta-2="/blog-post-test"}}

Bacaan Lebih Lanjut

Apakah Anda ingin mengetahui lebih lanjut tentang bagaimana WhatsApp dapat memberikan manfaat bagi bisnis Anda? Simak artikel-artikel berikut ini:

• Cara Menggunakan Pesan Interaktif WhatsApp
• Panduan untuk Menyiapkan Kode QR WhatsApp untuk Bisnis Anda
• Cara Menutup Penjualan di WhatsApp