Elektronik
Mode & Pakaian
Mebel
Perhiasan dan Jam Tangan
Kegiatan Setelah Sekolah
Olahraga & Kebugaran
Pusat Kecantikan
Klinik Gigi
Klinik Medis
Layanan Pembersihan Rumah & Pembantu
Fotografi & Videografi
Dealer Mobil
Agen Perjalanan & Operator Tur
Salah satu keuntungan utama memakai WhatsApp sebagai saluran komunikasi pelanggan adalah kemungkinan mengotomatisasi tugas berulang atau yang memakan waktu melalui otomatisasi WhatsApp. Namun bagi pemula, ide ini mungkin terdengar menakutkan. Dalam panduan ini, kami akan menjelaskan manfaat otomatisasi WhatsApp Business, opsi otomatisasi untuk berbagai ukuran bisnis, dan cara membangun bot otomatisasi WhatsApp Anda sendiri.
Apa itu Otomatisasi WhatsApp?
Secara sederhana, otomatisasi WhatsApp adalah otomatisasi percakapan di WhatsApp Business App atau WhatsApp Business API. Dengan otomatisasi ini, bisnis dapat menghemat waktu dan sumber daya, mempercepat waktu respons, dan meningkatkan kepuasan pelanggan.
Bisnis mikro dan kecil dapat mengatur otomatisasi dasar di WhatsApp Business App dari ponsel atau desktop mereka. Ini termasuk pesan sambutan dan pesan tidak tersedia, misalnya.
Hal ini menjadi lebih rumit bagi perusahaan menengah dan besar yang ingin mengotomatisasi tugas bisnis berulang atau kompleks seperti routing percakapan dan penugasan agen. Dulu hal ini tidak mungkin karena keterbatasan aplikasi. Namun pada 2018, WhatsApp API diluncurkan, mengakhiri masalah ini.
Manfaat Otomatisasi WhatsApp
Dengan meningkatnya popularitas penjualan percakapan dan dukungan, semakin banyak perusahaan yang menggunakan otomatisasi untuk mempermudah komunikasi dengan pelanggan via WhatsApp. Otomatisasi WhatsApp sedang meningkat. Tapi kenapa? Berikut beberapa manfaatnya.
Kurangi Waktu Respons - Balasan otomatis WhatsApp seperti pesan sambutan dan pesan saat tidak tersedia mempercepat waktu respons dan meyakinkan pelanggan bahwa pesan mereka telah diterima.
Kurangi Beban Agen - Otomatisasi mengurangi beban kerja dengan menangani beberapa pertanyaan pelanggan, seperti memberikan jawaban otomatis untuk pertanyaan umum melalui menu FAQ interaktif.
Tingkatkan Konversi Penjualan - Otomatisasi WhatsApp memastikan bahwa hanya prospek berkualitas yang sampai ke agen, menghemat waktu dan memungkinkan agen fokus pada peluang penjualan yang nyata. Opsi otomatisasi yang lebih baru bahkan membiarkan Agen AI menjaga kebersihan pipeline dengan mengkualifikasi prospek, memperbarui catatan, dan menutup percakapan rutin secara otomatis.
Tingkatkan Kepuasan Pelanggan - Otomatisasi membantu mengarahkan percakapan ke tim yang tepat lebih cepat dengan menggunakan formulir survei pra-chat untuk mengumpulkan data pelanggan dan menentukan tujuan percakapan. Perhatian cepat ini meningkatkan kepuasan pelanggan secara keseluruhan.
Ubah percakapan menjadi pelanggan dengan WhatsApp API resmi respond.io ✨
Kelola panggilan dan chat WhatsApp dalam satu tempat!
4 Kasus Penggunaan Otomatisasi WhatsApp
Otomatisasi WhatsApp menawarkan berbagai metode bagi bisnis untuk menyederhanakan operasi mereka. Seperti akan kami jelaskan nanti, sebagian besar metode ini memerlukan penggunaan WhatsApp API.
Pertama, penting untuk memahami peran API (Application Programming Interfaces) dalam otomatisasi WhatsApp. API memungkinkan bisnis mengintegrasikan perangkat lunak atau sistem mereka dengan platform WhatsApp, memberi pengembang kemampuan untuk membuat solusi kustom guna mengotomatisasi interaksi WhatsApp dalam berbagai cara.
Mari jelajahi beberapa cara bisnis dapat memanfaatkan otomatisasi WhatsApp.
1. Chatbots
Agen percakapan otomatis ini dapat memahami perintah dan pertanyaan pengguna. Dengan memanfaatkan algoritme pembelajaran mesin dan Pemrosesan Bahasa Alami (NLP), chatbot dapat langsung memberikan respons yang telah ditentukan atau dibuat oleh AI kepada pelanggan di WhatsApp.
Untuk bisnis yang membutuhkan otomatisasi lebih canggih, solusi seperti respond.io menawarkan Agen AI yang melampaui balasan sederhana. Mereka dapat mengkualifikasi prospek, mengambil informasi dari basis pengetahuan Anda, memperbarui catatan kontak, dan mengarahkan percakapan secara otomatis, semuanya tanpa intervensi manual.
2. Personalisasi
Dengan memanfaatkan data pelanggan dan alat keterlibatan penjualan, bisnis dapat mengirim siaran WhatsApp yang disesuaikan, memberikan pengalaman yang lebih menarik dan personal bagi pelanggan mereka. Selain personalisasi nama sederhana, perusahaan dapat mengsegmentasikan audiens berdasarkan perilaku, riwayat pembelian, tahap siklus hidup atau interaksi sebelumnya untuk menyampaikan pesan yang sangat relevan.
Tingkat personalisasi ini meningkatkan keterlibatan, memperbaiki tingkat konversi, dan memperkuat hubungan pelanggan — terutama di industri di mana waktu dan konteks penting.
3. Alur Kerja Otomatis
Bisnis dapat mengatur alur kerja di WhatsApp untuk mengotomatisasi tugas dan proses tertentu. Ini melibatkan mendefinisikan aturan dan pemicu yang memulai tindakan otomatis berdasarkan interaksi pengguna atau kondisi yang telah ditentukan.
Misalnya, sebuah alur kerja otomatis dapat dibuat untuk mengirim konfirmasi pesanan atau pengingat janji kepada pelanggan secara otomatis.
4. Pembaruan dan Pemberitahuan
Bisnis dapat menjadwalkan pesan WhatsApp untuk mengirim pembaruan dan pemberitahuan kepada pelanggan secara otomatis. Ini mencakup peringatan penting, pengingat acara, dan pembaruan status pesanan, memastikan komunikasi waktu nyata dengan pelanggan mengenai informasi penting.
Sekarang setelah Anda tahu manfaat dan kasus penggunaan, kami akan membahas cara melakukan otomatisasi WhatsApp.
2 Metode untuk Melakukan Otomatisasi WhatsApp
Otomatisasi pesan WhatsApp bergantung pada solusi yang Anda gunakan, karena prosesnya tidak sama antara WhatsApp Business app dan WhatsApp Business API.
Saat memutuskan antara WhatsApp Business app dan WhatsApp API untuk otomatisasi, penting untuk memahami perbedaan fitur dan kapabilitas masing-masing platform. Selanjutnya, kami akan memberikan perbandingan terperinci untuk membantu Anda membuat keputusan yang tepat.
Metode 1: Otomatisasi WhatsApp melalui WhatsApp Business App
Metode paling sederhana untuk mengotomatisasi WhatsApp adalah dengan menggunakan aplikasi WhatsApp Business. Aplikasi ini gratis digunakan dan paling cocok untuk bisnis kecil dengan sedikit pengguna yang hanya memerlukan otomatisasi dasar.
Metode 2: Otomatiskan WhatsApp melalui WhatsApp Business API
WhatsApp Business API menawarkan opsi otomatisasi tingkat lanjut yang dibutuhkan bisnis menengah hingga besar. Untuk menggunakannya, Anda perlu memilih WhatsApp BSP dan berlangganan platform manajemen percakapan.
WhatsApp Business App vs WhatsApp Business API - 5 Perbedaan
WhatsApp Business App | WhatsApp API |
|---|---|
Otomatisasi Respons Dasar | Otomatisasi Respons Lanjutan |
Tidak Ada Pelacakan Kinerja Percakapan | Pelacakan Kinerja Percakapan |
Tidak Ada Integrasi dengan Chatbot | Integrasi Chatbot |
Tidak Ada Menu Interaktif | Menu Interaktif yang Dapat Disesuaikan |
Tidak Ada Alur Kerja Otomatis | Mendukung Alur Kerja Otomatis |
#1 Otomatisasi Respons
WhatsApp Business app menyediakan otomatisasi respons dasar, cocok untuk balasan otomatis sederhana. Sebaliknya, WhatsApp API menawarkan otomatisasi respons lanjutan, memungkinkan interaksi otomatis yang lebih kompleks dan canggih.
#2 Pelacakan Kinerja Percakapan
WhatsApp Business app tidak menyediakan fitur untuk melacak kinerja percakapan, sehingga sulit mengukur dan menganalisis efektivitas interaksi. WhatsApp API, bagaimanapun, menyertakan pelacakan kinerja percakapan, memungkinkan bisnis memantau dan mengoptimalkan interaksi pelanggan mereka.
#3 Integrasi Chatbot
WhatsApp Business app tidak mendukung integrasi dengan chatbot, membatasi kemampuannya untuk menangani dukungan pelanggan otomatis. Sebaliknya, WhatsApp API mendukung integrasi chatbot, menyediakan solusi yang lebih kuat untuk layanan pelanggan otomatis.
#4 Menu Interaktif
WhatsApp Business app tidak mendukung menu interaktif, mengurangi potensi interaksi pelanggan yang lebih menarik. Di sisi lain, WhatsApp API memungkinkan menu interaktif yang dapat disesuaikan, meningkatkan pengalaman pengguna dengan komunikasi yang lebih interaktif dan terarah.
#5 Alur Kerja Otomatis
Meskipun WhatsApp Business app tidak mendukung alur kerja otomatis, WhatsApp API mendukungnya, memungkinkan bisnis mengotomatisasi tugas dan proses tertentu untuk meningkatkan efisiensi.
Perlu dicatat, jika Anda menjalankan iklan Meta yang mengarahkan percakapan WhatsApp, respond.io dapat mengirim event Conversions API (CAPI) untuk membantu Meta mengoptimalkan pengiriman. Pelanggan seperti JU Productions melihat penurunan 47,2% biaya per prospek berkualitas, sementara Automax® mencatat kenaikan 10% konversi setelah mengaktifkan CAPI, sebuah peningkatan signifikan bila dipadukan dengan otomatisasi WhatsApp.
Dengan pemahaman ini, mari kita jelajahi cara membuat otomatisasi WhatsApp menggunakan WhatsApp Business app.
Cara Mengatur Otomatisasi WhatsApp dengan WhatsApp Business App
WhatsApp Business app memiliki beberapa fitur otomatisasi dasar yang gratis digunakan: pesan sambutan dan pesan tidak tersedia. Mari lihat seperti apa fitur tersebut.
1. Pesan Sambutan
Pesan sambutan adalah salah satu fitur paling dasar yang digunakan bisnis. Pelanggan menghargai pesan sambutan yang hangat, dan ada beberapa manfaat bisnis menggunakan pesan sambutan WhatsApp.
Saat diaktifkan, pesan sambutan ini dikirim ke pelanggan yang menghubungi Anda untuk pertama kali atau setelah 14 hari tidak aktif. Pesan sambutan dapat disesuaikan, dan Anda dapat memilih siapa yang menerimanya dari buku alamat Anda.
Menyiapkan pesan sambutan di WhatsApp Business App cukup mudah. Anda dapat menyesuaikan pesan sambutan WhatsApp untuk tujuan tertentu dan menerapkan praktik terbaik yang direkomendasikan agar pesan lebih efektif.
2. Pesan Saat Tidak Tersedia
Kecuali bisnis Anda dapat menjamin respons segera untuk semua pesan masuk, Anda sebaiknya memiliki cara untuk mengelola ekspektasi waktu tunggu.
Saat diaktifkan, pesan tidak tersedia WhatsApp dikirim ke pelanggan yang menghubungi bisnis Anda di luar jam kerja atau saat Anda tidak tersedia. Di WhatsApp Business App, Anda dapat menentukan ketersediaan Anda dengan mengatur jadwal.
Keterbatasan Otomatisasi WhatsApp dengan WhatsApp Business App
Dengan hanya 2 jenis balasan otomatis, WhatsApp Business App hanya cocok untuk bisnis kecil. Mari kita ingat beberapa keterbatasan lainnya.
Otomatisasi Respons Dasar
Tidak Ada Pelacakan Kinerja Percakapan
Tidak Ada Integrasi dengan Chatbot
Tidak Ada Menu Interaktif
Tidak Ada Alur Kerja Otomatis
Bisnis menengah hingga besar akan mendapat manfaat dari alat otomatisasi WhatsApp yang lebih kuat seperti WhatsApp Business API.
Solusinya? Siapkan Otomatisasi WhatsApp Business dengan WhatsApp API
Bisnis yang ingin menerapkan otomatisasi WhatsApp API tingkat lanjut dengan respond.io harus memenuhi 2 persyaratan:
Daftar untuk akun respond.io
Hubungkan WhatsApp API ke respond.io
Bagi pengguna respond.io, Workflows Module adalah tempat untuk membangun bot otomatisasi WhatsApp. Modul ini tersedia di semua paket respond.io.
Pertama, Anda perlu memperoleh pengetahuan dasar tentang alur kerja percakapan masuk. Jika Anda sudah familiar dengan hal ini, berikut beberapa otomatisasi WhatsApp yang dapat Anda bangun dari Workflows Module.
1. Pesan Sambutan
Pesan sambutan untuk WhatsApp dapat dibuat dari awal atau dari template Workflow seperti template Welcome Message atau Welcome Message & Ask for Email.
Dengan memilih yang terakhir, alamat email customer disimpan sebagai Field Kontak untuk referensi di masa depan. Permintaan email hanya akan dikirim kepada pelanggan yang alamat emailnya belum tercatat sebelumnya untuk menghindari pertanyaan berulang yang mengganggu mereka.
Untuk menerapkan pesan sambutan eksklusif untuk WhatsApp, ganti Last Interacted Channel di Langkah Kirim Pesan dengan saluran API WhatsApp Anda.
Selain itu, Anda dapat menyesuaikan pesan sambutan WhatsApp menggunakan Variabel Dinamis. Misalnya, gunakan variabel dinamis $contact.firstname untuk menyapa pelanggan secara personal dan menciptakan kesan pertama yang ramah.
Menyapa pelanggan itu penting, tetapi mengelola ekspektasi mereka juga sama pentingnya. Selanjutnya, kami akan menjelaskan cara menggunakan Workflows untuk membuat pesan away WhatsApp.
2. Pesan Tidak Tersedia
Untuk membuat pesan away WhatsApp dengan respond.io, membangunnya dari awal atau pilih template Workflow.
Pilih template Away Message untuk mengirim pemberitahuan secara otomatis setiap kali pelanggan memulai percakapan. Workflow perlu diaktifkan dan dimatikan secara manual, sehingga cocok untuk bisnis yang menawarkan dukungan 24/7 dan jarang tidak tersedia.
Sebaliknya, gunakan template Away Message with Business Hours template untuk secara otomatis mengirim pesan away WhatsApp di luar jam operasional. Anda hanya perlu memasukkan jam kerja Anda di Date & Time Step untuk menentukan kapan pesan away akan dikirim.
Sampai sekarang, kami telah menjelaskan cara menyapa pelanggan WhatsApp yang membuka percakapan dengan Anda. Mari tingkatkan satu langkah lagi dengan membuat bot yang mengajukan pertanyaan kepada pelanggan secara otomatis.
3. Ajukan Pertanyaan
Cara tersederhana untuk membangun bot pertanyaan dengan respond.io Workflows adalah melalui Langkah Ask a Question. Langkah ini memiliki beberapa subkategori untuk merumuskan tipe pertanyaan berbeda, seperti pilihan ganda, teks, atau penilaian dari 1–5 sebagai respons.
Ada berbagai alasan mengapa bisnis mungkin menanyakan pertanyaan kepada pelanggan saat mereka menghubungi via WhatsApp. Beberapa bisnis suka memiliki metode kontak cadangan untuk menghubungi pelanggan setelah percakapan ditutup, sehingga mereka mungkin meminta alamat email.
Meskipun pertanyaan terbuka sulit dikategorikan dan ditabulasi, bisnis dapat menggunakannya untuk mengumpulkan data kualitatif dan wawasan tentang perilaku pelanggan. Misalnya, sebuah bisnis dapat menanyakan kepada pelanggan Apa alasan utama Anda memilih layanan kami?
Untuk menyelesaikan pertanyaan pelanggan yang berulang secara langsung, bisnis dapat membuat FAQ otomatis menggunakan tipe pertanyaan Pilihan Ganda. Ini dapat memberikan jawaban instan untuk pertanyaan umum tentang harga, syarat dan ketentuan, atau biaya pengiriman.
Survei CSAT digunakan untuk mengukur tingkat kepuasan yang dirasakan pelanggan setelah interaksi tertentu dengan perusahaan. Anda dapat membuat Workflow sederhana untuk membuat survei CSAT dan menyimpan jawaban ke Google Sheets atau gudang data.
Terakhir, Langkah Ask a Question dapat digunakan untuk mengarahkan pelanggan ke tim yang tepat dan menugaskan mereka secara otomatis kepada agen yang tersedia berdasarkan respons yang diberikan. Mari lihat cara melakukannya.
4. Menugaskan Percakapan ke Agen
Perusahaan dengan banyak percakapan harian yang menggunakan WhatsApp bisnis dengan banyak pengguna tidak bisa hanya mengandalkan agen untuk memilih secara manual dan menyelesaikannya. Mereka membutuhkan solusi bisnis untuk menyalurkan percakapan dan menugaskannya ke agen secara otomatis.
Dengan respond.io, Anda dapat membangun routing Workflows Anda sendiri dari awal atau memilih template Workflow seperti Multi-team Routing: Shifts, yang ideal untuk perusahaan dengan tim berbeda yang bekerja sepanjang waktu yang ingin menugaskan percakapan berdasarkan shift.
Multi-Team Routing: Multiple Choice by Contact adalah template Workflow untuk bisnis yang lebih suka mengalihkan pelanggan berdasarkan fungsi tim seperti pertanyaan penjualan atau permintaan dukungan.
Saat menugaskan agen secara otomatis, template Workflow akan membantu Anda memulai dengan 2 logika untuk dipilih: Round-robin untuk menugaskan percakapan secara merata di antara agen atau berdasarkan kontak terbuka paling sedikit untuk layanan yang lebih cepat oleh agen.
5. Buat Agen AI
Jika Anda ingin melangkah lebih jauh, Anda dapat melatih Agen AI respond.io dan menambahkannya ke Workflow Anda. Selain membalas pesan, Agen AI juga dapat memperbarui catatan kontak, menyesuaikan tahap siklus hidup, mengarahkan percakapan, dan bahkan menutup percakapan secara otomatis dengan ringkasan setelah interaksi selesai.
Jika Anda ingin memberi Agen AI lebih banyak otonomi, Anda akan senang mengetahui bahwa ia dapat menindaklanjuti pelanggan ketika percakapan terhenti. Agen AI juga dapat merespons panggilan dengan bahasa yang alami dan profesional. Hampir tidak ada yang tidak dapat mereka lakukan dalam hal penjualan dan dukungan percakapan.
Bisnis menggunakan Agen AI untuk onboarding, kualifikasi prospek, dan cakupan 24/7, sementara Workflows memastikan alih tugas yang mulus ke agen manusia kapan pun AI ragu atau pelanggan memintanya.
6. Integrasikan dengan Perangkat Lunak Pihak Ketiga
Dengan Langkah HTTP Request respond.io di Workflows, bisnis dapat mengeksekusi callback ke aplikasi pihak ketiga untuk mentransfer data antara aplikasi tersebut dan respond.io. Berikut beberapa kasus penggunaan umum:
Hubungkan CRM WhatsApp ke respond.io
Kualifikasi prospek di alat pengayaan data
Buat deals di sales CRM atau tiket di support CRM
Simpan hasil CSAT di gudang data atau Google Sheets
Tapi masih ada lagi: Menghubungkan respond.io ke Zapier akan memberi Anda akses ke lebih dari 5.000 integrasi aplikasi. Alat analitik, aplikasi kalender, basis data... apa saja. Dan seperti halnya Workflows respond.io, otomatisasi Zapier tidak memerlukan kode.
6 Contoh Otomatisasi WhatsApp di Berbagai Industri
1. Kesehatan
Bisnis di bidang kesehatan dapat secara signifikan meningkatkan operasi mereka dengan otomatisasi WhatsApp. Ruang tunggu virtual menjaga pasien tetap terinformasi dan mengurangi kepadatan fisik.
Mengotomatisasi pengumpulan data pra-konsultasi memastikan penyedia layanan kesehatan siap dengan baik, meningkatkan efisiensi. Kasus sederhana dapat diselesaikan dengan cepat, membebaskan waktu untuk masalah yang lebih kompleks. Kasus kompleks dapat ditingkatkan ke spesialis secara mudah, memastikan pasien menerima perawatan terbaik.
Selain itu, mengotomatisasi penyaluran pasien dan penugasan agen memungkinkan pelacakan dan tindak lanjut yang efektif, memastikan kepatuhan terhadap rencana perawatan dan janji.
2. Pendidikan
Otomatisasi WhatsApp dapat sangat meningkatkan efisiensi institusi pendidikan. Merespons prospek yang tidak sabar dengan cepat selama musim penerimaan memastikan tidak ada prospek yang hilang akibat keterlambatan.
Dengan menggunakan Respond AI, chatbot terkemuka untuk pendidikan, institusi dapat memberikan balasan instan terhadap pertanyaan dan mengumpulkan data 24/7 sebelum agen manusia mengambil alih. Otomatisasi juga dapat memfilter spam, memungkinkan agen fokus pada interaksi yang bernilai.
Menyederhanakan proses dari pendaftaran acara hingga pendaftaran menjadi mulus dengan integrasi ke sistem manajemen mahasiswa, CRM, dan ERP. Selain itu, mengirim detail acara, pengingat, dan survei kepuasan mahasiswa otomatis memastikan komunikasi efektif dan perbaikan berkelanjutan.
3. Ritel
Berikut cara otomatisasi WhatsApp dapat meningkatkan operasi ritel secara signifikan. Sebagai permulaan, mengintegrasikan ERP atau CRM penjualan Anda memungkinkan pengambilan data secara real-time dan pembuatan kesepakatan selama percakapan.
Mengotomatisasi saluran penjualan, dari kualifikasi prospek hingga pemulihan keranjang yang ditinggalkan, meningkatkan efisiensi. Misalnya, membuat jalur VIP menyediakan layanan khusus untuk klien bernilai tinggi dan meningkatkan kepuasan pelanggan. Selain itu, menawarkan dukungan 24/7 melalui FAQ otomatis dan akses ke agen manusia memastikan bantuan berkelanjutan.
Mengintegrasikan CRM dukungan Anda mempermudah pembuatan tiket selama percakapan. Selain itu, mengotomatisasi proses seperti eskalasi dukungan dan pengiriman survei NPS atau CSAT menyederhanakan operasi dan meningkatkan pengalaman pelanggan secara keseluruhan.
4. Otomotif
Perusahaan di industri otomotif dapat menggunakan otomatisasi WhatsApp untuk merespons pertanyaan penjualan secara instan. Saat pelanggan membeli mobil, mereka sering mengajukan banyak pertanyaan. Respons cepat dan rinci bisa membuat perbedaan besar dalam keputusan mereka untuk datang dan melakukan test drive.
Jika seorang prospek tidak perlu berbicara dengan tenaga penjualan dan hanya ingin datang ke ruang pamer, Anda juga dapat mengotomatisasi pemesanan janji temu. Calon pelanggan dapat memesan slot waktu tanpa harus menunggu, dan ini juga membebaskan waktu agen penjualan sehingga mereka dapat fokus pada pelanggan yang siap membeli.
Siaran tertarget untuk pelanggan lama juga membantu menjaga bisnis Anda tetap diingat. Misalnya, salah satu pelanggan kami di industri otomotif menargetkan ulang mereka yang melakukan pembelian 5 tahun lalu. Ini adalah strategi jangka panjang yang efektif karena kebanyakan orang tidak akan mencari mobil setiap tahun, tetapi pengingat yang dipersonalisasi mungkin membuat bisnis Anda menjadi pilihan utama mereka.
5. Layanan Profesional
Berbagai penyedia layanan profesional memanfaatkan WhatsApp untuk mengotomatisasi pemesanan. Baik itu pekerjaan kebersihan atau sesi foto, memungkinkan pelanggan memesan melalui WhatsApp menyederhanakan proses penjadwalan.
Kirim pengingat otomatis dan segmentasikan pelanggan berdasarkan layanan yang pernah mereka gunakan untuk menargetkan ulang mereka dengan promosi terbaru dan mendapatkan bisnis berulang.
Juga bermanfaat mengirim survei CSAT setelah setiap layanan selesai untuk mengidentifikasi area yang perlu diperbaiki agar pelanggan kembali.
6. Agen Perjalanan
Agen perjalanan dapat menggunakan otomatisasi WhatsApp untuk menjawab FAQ tentang kebijakan dan paket sehingga prospek mendapatkan jawaban langsung yang mereka butuhkan.
Ketika prospek siap memesan paket atau memiliki pertanyaan lebih spesifik yang tidak bisa dijawab FAQ, atur otomatisasi untuk menugaskan mereka kepada agen. Misalnya, beberapa bisnis mungkin mengarahkan pelanggan ke agen yang tersedia berikutnya, sementara yang lain mungkin menugaskan kepada agen yang mengkhususkan diri pada destinasi tertentu.
Setelah prospek menjadi pelanggan, Anda dapat menjadwalkan pesan WhatsApp untuk terus memberi mereka pembaruan dengan pengingat dan notifikasi tentang rencana perjalanan mereka.
Tingkatkan Produktivitas Anda melalui Otomatisasi WhatsApp dengan Respond.io
Siap mengatur otomatisasi WhatsApp? Jika Anda adalah usaha mikro atau kecil yang menggunakan WhatsApp Business App untuk komunikasi pelanggan, fitur otomatisasi gratis dalam aplikasi mungkin sudah memadai.
Namun, untuk sebagian besar kasus penggunaan yang kami tunjukkan, bisnis menengah hingga besar perlu menghubungkan WhatsApp API ke platform pesan omnichannel dengan pembuat alur kerja yang kuat untuk mensistematisasi tugas yang memakan waktu dan menangani jumlah pesan dalam skala besar secara efisien.
Untuk mulai memanfaatkan manfaat otomatisasi WhatsApp, coba respond.io gratis atau hubungi kami untuk demo yang disesuaikan.
Ubah percakapan menjadi pelanggan dengan WhatsApp API resmi respond.io ✨
Kelola panggilan dan chat WhatsApp di satu tempat!
FAQ dan Pemecahan Masalah
Bagaimana cara mengirim pesan WhatsApp otomatis?
Aplikasi WhatsApp Business mencakup fitur otomatisasi dasar yang memungkinkan bisnis kecil mengirim pesan sambutan, pesan saat tidak tersedia, dan balasan cepat tanpa pengaturan teknis. Anda dapat mengaktifkannya dengan membuka Business Tools dan memilih otomatisasi yang ingin Anda aktifkan. Dari sana, sesuaikan pesan Anda, pilih penerimanya dan atur jadwal, misalnya setelah jam kerja.
Alat-alat ini membantu mengakui pesan dengan cepat, mengatur ekspektasi dan mengurangi tugas sederhana yang berulang. Namun, fitur-fitur ini terbatas pada balasan sekali pakai dan tidak dapat merutekan percakapan, mengkualifikasi prospek, mengumpulkan data terstruktur atau terintegrasi dengan sistem lain. Untuk bisnis yang membutuhkan otomatisasi lebih mendalam, WhatsApp Business API yang dikombinasikan dengan platform seperti respond.io membuka kemampuan lanjutan seperti Agen AI, alur kerja otomatis, pembaruan kontak dan integrasi CRM.
Apakah mungkin mengirim pesan massal melalui otomatisasi WhatsApp?
Bulk messaging is not supported on the WhatsApp Business App due to restrictions designed to prevent spam. Namun, WhatsApp Business API memungkinkan bisnis mengirim siaran berskala besar menggunakan template pesan yang disetujui WhatsApp. Siaran ini dapat berisi promosi, pengingat, pembaruan atau pesan re-engagement.
Dengan platform seperti respond.io, bisnis dapat menyegmentasi audiens, mempersonalisasi variabel seperti nama atau rincian pembelian, menjadwalkan siaran dan memantau pengiriman, tingkat buka serta respons. Ini menjadikan WhatsApp saluran komunikasi keluar yang kuat untuk pemasaran, operasional dan retensi pelanggan. Karena siaran memerlukan opt-in dan persetujuan template, siaran juga tetap mematuhi kebijakan WhatsApp, memastikan tingkat pengiriman tinggi dan kepercayaan pelanggan.
Bagaimana saya mengintegrasikan WhatsApp dengan CRM saya?
Untuk mengintegrasikan WhatsApp dengan CRM, Anda memerlukan WhatsApp API dan platform yang mendukung konektor CRM atau webhook. Dengan respond.io, bisnis dapat menyinkronkan kontak, mengirim info prospek, membuat kesepakatan atau tiket, atau memicu alur kerja CRM berdasarkan pesan WhatsApp. Ini memusatkan komunikasi dan memastikan data pelanggan tetap terbarui di seluruh sistem. Secara khusus, Anda dapat mengikuti langkah-langkah berikut:
Pilih platform CRM yang tepat. Pastikan platform CRM Anda mendukung integrasi WhatsApp.
Siapkan WhatsApp Business API.
Tentukan alur kerja komunikasi.
Latih tim Anda.
Pantau dan analisis kinerja.
Bisakah otomatisasi WhatsApp menangani pertanyaan pelanggan yang kompleks?
Otomatisasi dapat dengan mudah menangani pertanyaan rutin seperti harga, jam operasional, status pesanan atau FAQ melalui chatbot dan menu panduan. Namun, pertanyaan kompleks yang melibatkan emosi, negosiasi atau penilaian bernuansa seringkali memerlukan agen manusia. Pendekatan terbaik adalah model hibrida.
Platform seperti respond.io menggunakan Agen AI untuk menangani penemuan awal, menjawab pertanyaan sederhana dan mengumpulkan detail kunci. Jika AI mendeteksi ketidakpastian, kepercayaan rendah atau topik sensitif, secara otomatis akan mengeskalasi ke agen manusia yang sesuai dengan konteks percakapan lengkap. Ini memastikan pelanggan selalu mendapatkan respons cepat sekaligus bantuan yang dipersonalisasi saat diperlukan. Bisnis mendapatkan manfaat dari beban kerja agen yang berkurang sambil mempertahankan kualitas layanan yang tinggi.
Alat apa yang tersedia untuk otomatisasi WhatsApp?
Dalam beberapa tahun terakhir, solusi chatbot dan otomatisasi untuk WhatsApp telah berkembang pesat. Dari banyak pilihan yang ada, kami merekomendasikan menggunakan respond.io. Dirancang dan diberi harga untuk bisnis dari berbagai ukuran, ia menawarkan kemampuan otomatisasi WhatsApp lanjutan dan banyak lagi! Dengan demikian, memilih alat yang tepat bergantung pada volume percakapan, kebutuhan otomatisasi Anda dan apakah Anda membutuhkan integrasi dengan CRM, kalender, sistem dukungan atau data warehouse.
Bagaimana saya bisa menggunakan Agen AI untuk menindaklanjuti percakapan pelanggan?
Agen AI dapat secara otomatis mendeteksi ketika percakapan menjadi tidak aktif dan menindaklanjuti pelanggan pada momen yang tepat. Tidak seperti bot dasar yang bergantung pada timer tetap, Agen AI respond.io meninjau riwayat percakapan, niat pesan dan tindakan sebelumnya untuk menentukan apakah tindak lanjut diperlukan. Ini mencegah dorongan yang tidak perlu atau pengingat berulang. Agen AI dapat menanggapi kembali prospek yang berhenti di tengah percakapan, meminta informasi yang kurang, mengonfirmasi penyelesaian atau melanjutkan langkah kualifikasi.
Karena tindak lanjut bersifat kontekstual, pelanggan mengalaminya sebagai lanjutan alami dari percakapan bukan sebagai otomatisasi generik. Ini membantu bisnis memajukan prospek, mengurangi kehilangan prospek dan mempertahankan momentum tanpa membebani agen manusia.
Bisakah Agen AI menjawab panggilan bisnis?
Ya, Agen AI dapat menjawab panggilan suara jika Anda menggunakan alat yang tepat. Di respond.io, Anda dapat mengonfigurasi suara Agen AI, menambahkan instruksi dan menguji pengalaman sebelum mulai digunakan. Ini memberi Anda kontrol penuh atas cara panggilan ditangani. Tidak seperti voice bot mandiri, Agen Suara AI respond.io sepenuhnya terintegrasi ke dalam inbox terpadu, memungkinkan bisnis mengelola interaksi pesan dan suara dalam satu thread yang mulus dengan setiap pelanggan, dengan log dan pelaporan bersama.
Bisakah saya mendapatkan transkrip dari panggilan telepon pelanggan?
Ya. Dengan respond.io, panggilan VoIP dan WhatsApp Business API dapat secara otomatis ditranskripsikan menjadi catatan yang jelas dan dapat dicari. Setiap transkrip panggilan mencakup nama pembicara, cap waktu dan teks lengkap, sehingga manajer dapat dengan cepat meninjau percakapan tanpa harus mendengarkan seluruh rekaman. Fitur ini terbatas pada paket tertentu.
Transkrip ini memudahkan audit kinerja agen, menemukan peluang pelatihan dan melatih staf baru dengan contoh nyata dari panggilan sebenarnya. Mereka juga berharga untuk kepatuhan dan akuntabilitas, karena semua transkrip disimpan dengan aman di dalam platform dan dapat diakses melalui Contact Drawer atau Reports Module. Ini memberikan manajer visibilitas penuh di seluruh tim dan mendukung kontrol kualitas yang konsisten berbasis data.
Bagaimana percakapan Agen AI bisa terasa kurang kaku dan lebih manusiawi?
Agen AI di respond.io menjalankan percakapan alami seperti manusia dengan memahami niat, konteks dan nada, bukan hanya mengikuti skrip. Mereka berkomunikasi lancar di WhatsApp, Messenger, Instagram, TikTok dan lainnya, menarik konteks dari riwayat percakapan dan merespons sesuai aturan atau kriteria Anda.
Untuk membuatnya terdengar lebih manusiawi lagi:
Tentukan persona AI dengan nada yang sesuai dengan merek Anda
Gunakan indikator ketik untuk meniru jeda respons nyata
Tambahkan penundaan balasan singkat untuk menghindari jawaban instan yang terasa seperti bot
Berikan sumber berkualitas agar respons akurat dan kontekstual
Izinkan penyerahan ke agen manusia untuk topik yang kompleks atau sensitif
Hasilnya: percakapan cepat dan alami yang terasa benar-benar manusiawi — bahkan ketika sebenarnya tidak.
Bagaimana saya memulai dengan WhatsApp Business API?
Untuk memulai, pilih penyedia WhatsApp API dan selesaikan langkah verifikasi bisnis yang diperlukan. Respond.io menawarkan proses onboarding yang dipermudah dengan panduan jelas mengenai dokumentasi, persetujuan dan pengaturan. Setelah disetujui, Anda dapat menghubungkan nomor WhatsApp Anda, mengonfigurasi template pesan, dan mulai mengotomatisasi percakapan menggunakan alur kerja, Agen AI dan integrasi. Panduan pengaturan platform dan sumber bantuan memandu Anda melalui setiap langkah, membuat seluruh proses ramah pemula bahkan untuk tim non-teknis.
Lihat panduan lengkap kami untuk mempelajari lebih lanjut: Cara Mendapatkan WhatsApp API.
Bisakah saya melacak tahapan prospek saat mengotomatisasi WhatsApp?
Ya. Saat menggunakan WhatsApp Business API dengan platform seperti respond.io, Anda dapat menetapkan setiap kontak ke tahap Lifecycle seperti Prospek Baru, Prospek Panas, Pembayaran, atau Pelanggan.
Tahap-tahap ini otomatis diperbarui melalui alur kerja atau Agen AI seiring percakapan berlangsung, sehingga tim selalu mengetahui posisi setiap prospek. Otomatisasi dapat mengkualifikasi prospek, memindahkannya ke tahap yang tepat, mengarahkan mereka ke tim penjualan atau menindaklanjuti jika mereka stagnan. Ini menciptakan funnel yang jelas dan dapat dilacak di dalam WhatsApp tanpa mengandalkan spreadsheet atau CRM eksternal.
Bagi bisnis yang menjalankan operasi WhatsApp bervolume tinggi, Lifecycle menyediakan cara sederhana untuk memprioritaskan kontak berniat tinggi, memantau kesehatan konversi dan memahami dengan tepat bagaimana prospek bergerak dari pesan pertama hingga menjadi pelanggan yang membayar.
Bagaimana Conversions API (CAPI) Meta bekerja dengan otomatisasi WhatsApp?
Conversions API (CAPI) Meta memungkinkan bisnis mengirim event konversi sisi-server langsung ke Meta, meningkatkan akurasi atribusi iklan dan optimisasi. Di respond.io, Anda dapat memicu event CAPI ketika sebuah lead WhatsApp dibuat, dikualifikasi, diperbarui atau dikonversi.
Ini memberi Meta sinyal yang lebih jelas tentang iklan mana yang menghasilkan lead berkualitas tinggi, memungkinkan algoritme menyempurnakan penargetan dan mengurangi biaya akuisisi dari waktu ke waktu. CAPI sangat bernilai bagi bisnis yang mengotomatisasi kualifikasi WhatsApp atau melacak tahap funnel, karena mengaitkan hasil nyata—bukan hanya klik—ke kampanye Anda. Pelanggan yang menggunakan CAPI melalui respond.io telah melihat peningkatan kinerja signifikan, termasuk biaya per lead berkualitas yang lebih rendah dan tingkat konversi yang lebih tinggi.
Bacaan Lanjutan
Apakah Anda menemukan bacaan ini menarik? Jika ya, kami sarankan Anda melihat artikel-artikel berikut.
