Elektronik
Mode & Pakaian
Mebel
Perhiasan dan Jam Tangan
Kegiatan Setelah Sekolah
Olahraga & Kebugaran
Pusat Kecantikan
Klinik Gigi
Klinik Medis
Layanan Pembersihan Rumah & Pembantu
Fotografi & Videografi
Dealer Mobil
Agen Perjalanan & Operator Tur
Salah satu keuntungan terbesar menggunakan WhatsApp sebagai saluran komunikasi pelanggan adalah kemungkinan mengotomatisasi tugas yang berulang atau memakan waktu melalui otomatisasi WhatsApp. Namun bagi pemula, ide ini mungkin terasa menakutkan. Dalam panduan ini, kami akan menjelaskan manfaat otomatisasi WhatsApp Business, opsi otomatisasi untuk berbagai ukuran bisnis, dan cara membangun bot otomatisasi WhatsApp Anda sendiri.
Apa itu Otomatisasi WhatsApp?
Secara sederhana, otomatisasi WhatsApp adalah otomatisasi percakapan di WhatsApp Business App atau WhatsApp Business API. Dengan otomatisasi ini, bisnis dapat menghemat waktu dan sumber daya, mempercepat waktu respons, dan meningkatkan kepuasan pelanggan.
Usaha mikro dan kecil dapat menyiapkan otomatisasi dasar di WhatsApp Business App dari ponsel atau desktop mereka. Ini termasuk, misalnya, pesan sambutan dan pesan di luar jam kerja.
Hal ini menjadi lebih rumit bagi perusahaan menengah dan besar yang ingin mengotomatisasi tugas bisnis yang berulang atau kompleks seperti perutean percakapan dan penugasan agen. Dulu, hal ini tidak mungkin dilakukan karena keterbatasan aplikasi. Namun pada 2018, WhatsApp API diluncurkan, mengakhiri masalah ini.
Manfaat Otomasi WhatsApp
Karena meningkatnya popularitas penjualan percakapan dan dukungan, semakin banyak perusahaan menggunakan otomatisasi untuk mempermudah komunikasi pelanggan lewat WhatsApp. Otomatisasi WhatsApp semakin meningkat. Tapi kenapa? Berikut beberapa manfaatnya.
Mempercepat Waktu Respons - Balasan otomatis WhatsApp seperti pesan sambutan dan pesan saat tidak tersedia mempercepat waktu respons dan meyakinkan pelanggan bahwa pesan mereka telah diterima.
Kurangi Beban Agen - Otomatisasi mengurangi beban kerja dengan menangani beberapa pertanyaan pelanggan, misalnya memberikan respons otomatis untuk pertanyaan umum melalui menu FAQ interaktif.
Meningkatkan Konversi Penjualan - Otomatisasi WhatsApp memastikan hanya prospek berkualitas yang sampai ke agen, menghemat waktu dan memungkinkan agen fokus pada peluang penjualan nyata. Opsi otomatisasi terbaru bahkan memungkinkan Agen AI menjaga alur penjualan tetap rapi dengan mengkualifikasi prospek, memperbarui catatan, dan menyelesaikan percakapan rutin secara mandiri.
Meningkatkan Kepuasan Pelanggan - Otomatisasi membantu mengarahkan percakapan ke tim yang tepat lebih cepat dengan menggunakan formulir survei pra-chat untuk mengumpulkan data pelanggan dan menentukan tujuan percakapan. Perhatian cepat ini meningkatkan kepuasan pelanggan secara keseluruhan.
Ubah percakapan menjadi pelanggan dengan WhatsApp API resmi respond.io ✨
Kelola panggilan dan obrolan WhatsApp di satu tempat!
4 Kasus Penggunaan Otomatisasi WhatsApp
Otomatisasi WhatsApp menawarkan berbagai metode bagi bisnis untuk menyederhanakan operasi mereka. Seperti akan dijelaskan nanti, sebagian besar metode ini memerlukan penggunaan WhatsApp API.
Pertama, penting untuk memahami peran API (Application Programming Interfaces) dalam otomasi WhatsApp. API memungkinkan bisnis mengintegrasikan perangkat lunak atau sistem mereka dengan platform WhatsApp, sehingga pengembang dapat membuat solusi kustom untuk mengotomatisasi interaksi di WhatsApp dengan berbagai cara.
Mari jelajahi beberapa cara yang dapat digunakan bisnis untuk memanfaatkan otomasi WhatsApp.
1. Chatbot
Agen percakapan otomatis ini dapat memahami perintah dan pertanyaan pengguna. Dengan memanfaatkan algoritme pembelajaran mesin dan Pemrosesan Bahasa Alami (NLP), chatbot dapat langsung memberikan respons yang telah ditentukan atau dihasilkan oleh AI kepada pelanggan di WhatsApp.
Untuk bisnis yang membutuhkan otomatisasi lebih canggih, solusi seperti respond.io menawarkan AI Agents yang melampaui balasan sederhana. Mereka dapat mengkualifikasi prospek, menarik informasi dari basis pengetahuan Anda, memperbarui catatan kontak, dan mengarahkan percakapan secara otomatis, semuanya tanpa intervensi manual.
2. Personalisasi
Dengan memanfaatkan data pelanggan dan alat keterlibatan penjualan, bisnis dapat mengirim siaran WhatsApp yang disesuaikan, menawarkan pengalaman yang lebih menarik dan personal bagi pelanggan mereka. Selain personalisasi nama sederhana, perusahaan dapat memsegmentasi audiens berdasarkan perilaku, riwayat pembelian, Lifecycle stage atau interaksi sebelumnya untuk menyampaikan pesan yang sangat relevan.
Tingkat personalisasi ini meningkatkan keterlibatan, memperbaiki rasio konversi, dan memperkuat hubungan pelanggan — terutama di industri di mana waktu dan konteks penting.
3. Alur Kerja Otomatis
Bisnis dapat menyiapkan alur kerja di WhatsApp untuk mengotomatisasi tugas dan proses tertentu. Ini melibatkan penentuan aturan dan pemicu yang memulai aksi otomatis berdasarkan interaksi pengguna atau kondisi yang ditentukan sebelumnya.
Misalnya, sebuah workflow otomatis dapat dibuat untuk mengirim konfirmasi pesanan atau pengingat janji temu kepada pelanggan secara otomatis.
4. Pembaruan dan Notifikasi
Bisnis dapat menjadwalkan pesan WhatsApp untuk mengirim pembaruan dan notifikasi kepada pelanggan secara otomatis. Ini mencakup peringatan kritis, pengingat acara, dan pembaruan status pesanan, memastikan komunikasi real-time dengan pelanggan tentang informasi penting.
Sekarang setelah Anda mengetahui manfaat dan kasus penggunaan, kami akan menjelaskan cara melakukan otomasi WhatsApp.
2 Metode untuk Melakukan Otomasi WhatsApp
Mengotomatisasi pesan WhatsApp bergantung pada solusi yang Anda gunakan, karena prosesnya tidak sama untuk WhatsApp Business app dan WhatsApp Business API.
Saat memilih antara WhatsApp Business app dan WhatsApp API untuk otomasi, penting memahami perbedaan fitur dan kemampuan masing-masing platform. Selanjutnya, kami akan memberikan perbandingan rinci untuk membantu Anda membuat keputusan yang tepat.
Metode 1: Otomatisasi WhatsApp melalui WhatsApp Business App
Metode termudah untuk mengotomatisasi WhatsApp adalah dengan WhatsApp Business app. Aplikasi ini gratis digunakan dan paling cocok untuk usaha kecil dengan sedikit pengguna yang hanya membutuhkan otomasi dasar.
Metode 2: Otomatisasi WhatsApp melalui WhatsApp Business API
WhatsApp Business API menawarkan opsi otomasi lanjutan yang dibutuhkan bisnis menengah hingga besar. Untuk menggunakannya, Anda perlu memilih WhatsApp BSP dan berlangganan platform manajemen percakapan.
WhatsApp Business App vs WhatsApp Business API - 5 Perbedaan
WhatsApp Business App | WhatsApp API |
|---|---|
Otomatisasi Respons Dasar | Otomatisasi Respons Lanjutan |
Tidak Ada Pelacakan Kinerja Percakapan | Pelacakan Kinerja Percakapan |
Tidak Ada Integrasi dengan Chatbot | Integrasi Chatbot |
Tidak Ada Menu Interaktif | Menu Interaktif yang Dapat Disesuaikan |
Tidak Ada Alur Kerja Otomatis | Mendukung Workflows Otomatis |
#1 Otomasi Respons
WhatsApp Business app menyediakan otomasi respons dasar, cocok untuk balasan otomatis sederhana. Sebaliknya, WhatsApp API menawarkan otomasi respons lanjutan, memungkinkan interaksi otomatis yang lebih kompleks dan canggih.
#2 Pelacakan Kinerja Percakapan
WhatsApp Business app tidak menawarkan fitur untuk melacak kinerja percakapan, sehingga sulit mengukur dan menganalisis efektivitas interaksi. Namun WhatsApp API menyertakan pelacakan kinerja percakapan, memungkinkan bisnis memantau dan mengoptimalkan interaksi pelanggan mereka.
#3 Integrasi Chatbot
WhatsApp Business app tidak memiliki integrasi dengan chatbot, membatasi kemampuannya untuk menangani dukungan pelanggan otomatis. Sebaliknya, WhatsApp API mendukung integrasi chatbot, memberikan solusi yang lebih kuat untuk layanan pelanggan otomatis.
#4 Menu Interaktif
WhatsApp Business app tidak mendukung menu interaktif, mengurangi potensi interaksi pelanggan yang menarik. Di sisi lain, WhatsApp API memungkinkan menu interaktif yang dapat disesuaikan, meningkatkan pengalaman pengguna dengan komunikasi yang lebih interaktif dan terpandu.
#5 Alur Kerja Otomatis
Meskipun WhatsApp Business app tidak mendukung alur kerja otomatis, WhatsApp API mendukungnya, memungkinkan bisnis mengotomatisasi tugas dan proses tertentu untuk meningkatkan efisiensi.
Dengan catatan, jika Anda menjalankan iklan Meta yang mengarahkan percakapan ke WhatsApp, respond.io dapat mengirimkan event Conversions API (CAPI) untuk membantu Meta mengoptimalkan pengiriman. Pelanggan seperti JU Productions melihat penurunan 47,2% biaya per prospek berkualitas, sementara Automax® mencatat kenaikan 10% konversi setelah mengaktifkan CAPI, sebuah peningkatan signifikan bila dipadukan dengan otomatisasi WhatsApp.
Dengan pemahaman ini, mari kita bahas cara membuat otomasi WhatsApp menggunakan WhatsApp Business app.
Cara Menyiapkan Otomasi WhatsApp dengan WhatsApp Business App
WhatsApp Business app memiliki beberapa fitur otomatisasi dasar yang gratis digunakan: pesan sambutan dan pesan saat tidak tersedia. Mari lihat seperti apa bentuknya.
1. Pesan Sambutan
Pesan sambutan adalah salah satu fitur dasar yang paling sering digunakan bisnis. Pelanggan menghargai pesan sambutan yang hangat, dan ada beberapa manfaat bisnis menggunakan pesan sambutan WhatsApp.
Saat diaktifkan, pesan sambutan ini dikirim ke pelanggan yang mengirimi Anda pesan pertama kali atau setelah 14 hari tidak aktif. Pesan sambutan dapat dikustomisasi, dan Anda dapat memilih siapa yang menerimanya dari buku alamat Anda.
Menyiapkan pesan sambutan di WhatsApp Business App cukup mudah. Anda dapat menyesuaikan pesan sambutan WhatsApp untuk tujuan tertentu dan menerapkan praktik terbaik yang direkomendasikan agar pesan lebih efektif.
2. Pesan Saat Tidak Tersedia
Kecuali bisnis Anda dapat menjamin respons segera untuk semua pesan masuk, Anda harus memiliki cara untuk mengelola ekspektasi waktu tunggu.
Saat diaktifkan, WhatsApp away messages dikirim ke pelanggan yang menghubungi bisnis Anda di luar jam kerja atau ketika Anda tidak tersedia. Di WhatsApp Business App, Anda dapat menentukan ketersediaan Anda dengan mengatur jadwal.
Keterbatasan Otomasi WhatsApp dengan WhatsApp Business App
Dengan hanya 2 jenis balasan otomatis, WhatsApp Business App hanya cocok untuk usaha kecil. Mari kita ingat beberapa keterbatasan lainnya.
Otomatisasi Respons Dasar
Tidak Ada Pelacakan Kinerja Percakapan
Tidak Ada Integrasi dengan Chatbot
Tidak Ada Menu Interaktif
Tidak Ada Alur Kerja Otomatis
Bisnis menengah hingga besar akan mendapat manfaat dari alat otomasi WhatsApp yang lebih kuat seperti WhatsApp Business API.
Solusinya? Atur Otomasi WhatsApp Business dengan WhatsApp API
Bisnis yang ingin menerapkan otomasi WhatsApp API tingkat lanjut dengan respond.io perlu memenuhi 2 persyaratan:
Daftar untuk akun respond.io
Hubungkan WhatsApp API ke respond.io
Bagi pengguna respond.io, Workflows Module adalah tempat untuk membangun bot otomasi WhatsApp. Modul ini tersedia di semua paket respond.io.
Pertama, Anda perlu memperoleh pengetahuan dasar tentang alur kerja percakapan masuk. Jika Anda sudah familiar dengan ini, berikut beberapa otomasi WhatsApp yang dapat Anda bangun dari Workflows Module.
1. Pesan Sambutan
Pesan sambutan untuk WhatsApp dapat dibuat dari awal atau dari template Workflow seperti template Welcome Message atau Welcome Message & Ask for Email templates.
Dengan memilih yang terakhir, alamat email pelanggan disimpan sebagai Field Kontak untuk referensi di masa mendatang. Permintaan email hanya akan dikirim ke pelanggan yang alamat emailnya belum tercatat sebelumnya untuk menghindari pertanyaan berulang dan mengganggu mereka.
Untuk menerapkan pesan sambutan khusus untuk WhatsApp, gantilah Last Interacted Channel di Send a Message Step dengan saluran WhatsApp API Anda.
Selain itu, Anda dapat menyesuaikan pesan selamat datang WhatsApp menggunakan Dynamic Variables. Misalnya, gunakan variabel dinamis $contact.firstname untuk menyapa pelanggan secara personal dan menciptakan kesan pertama yang ramah.
Menyambut pelanggan penting, tetapi mengelola ekspektasi mereka juga sama pentingnya. Selanjutnya, kami akan menjelaskan cara menggunakan Workflows untuk membuat pesan away WhatsApp.
2. Pesan Away
Untuk membuat pesan away WhatsApp dengan respond.io, buat dari awal atau pilih template Workflow.
Pilih template Away Message untuk secara otomatis mengirim notifikasi setiap kali pelanggan memulai percakapan. Workflow perlu dinyalakan dan dimatikan secara manual, sehingga cocok untuk bisnis yang menawarkan dukungan 24/7 dan jarang tidak tersedia.
Sebaliknya, gunakan template Away Message with Business Hours untuk secara otomatis mengirim pesan away WhatsApp di luar jam operasional. Anda hanya perlu memasukkan jam kerja Anda di Date & Time Step untuk menentukan kapan pesan away akan dikirim.
Sejauh ini, kami telah menjelaskan cara menyambut pelanggan WhatsApp yang membuka percakapan dengan Anda. Mari tingkatkan satu langkah lagi dengan membuat bot yang mengajukan pertanyaan kepada pelanggan secara otomatis.
3. Ajukan Pertanyaan
Cara termudah untuk membangun question bot dengan Workflows respond.io adalah melalui Ask a Question Step. Langkah ini memiliki beberapa subkategori untuk merumuskan jenis pertanyaan yang berbeda, seperti pilihan ganda, teks, atau penilaian dari 1–5 sebagai jawaban.
Ada berbagai alasan mengapa bisnis mungkin menanyakan pertanyaan kepada pelanggan saat mereka menghubungi melalui WhatsApp. Beberapa bisnis ingin memiliki metode kontak cadangan untuk menghubungi pelanggan setelah percakapan ditutup, sehingga mereka mungkin meminta alamat email.
Meskipun pertanyaan terbuka sulit dikategorikan dan ditabulasi, bisnis dapat menggunakannya untuk mengumpulkan data kualitatif dan wawasan tentang perilaku pelanggan. Misalnya, bisnis dapat menanyakan kepada pelanggan Apa alasan utama Anda memilih layanan kami?
Untuk menyelesaikan pertanyaan pelanggan yang berulang secara langsung, bisnis dapat membangun FAQ otomatis menggunakan tipe pertanyaan Multiple Choice. Ini dapat memberikan jawaban instan untuk pertanyaan umum tentang harga, syarat dan ketentuan, atau biaya pengiriman.
CSAT surveys digunakan untuk mengukur tingkat kepuasan yang dialami pelanggan setelah interaksi tertentu dengan perusahaan. Anda dapat membuat alur kerja sederhana untuk membuat survei CSAT dan menyimpan jawaban ke Google Sheets atau gudang data.
Terakhir, Ask a Question Step dapat digunakan untuk mengarahkan pelanggan ke tim yang tepat dan menugaskan mereka secara otomatis ke agen yang tersedia berdasarkan jawaban yang diberikan. Mari kita lihat bagaimana caranya.
4. Menugaskan Chat ke Agen
Perusahaan dengan banyak percakapan harian yang menggunakan WhatsApp business with multiple users tidak bisa hanya mengandalkan agen untuk manually pick dan menyelesaikannya. Mereka membutuhkan solusi bisnis untuk mengarahkan percakapan dan menugaskannya ke agen secara otomatis.
Dengan respond.io, Anda dapat membangun routing Workflows sendiri dari awal atau memilih template Workflow seperti Multi-team Routing: Shifts, yang ideal untuk perusahaan dengan tim berbeda yang bekerja sepanjang waktu yang ingin menugaskan percakapan berdasarkan shift.
Template Multi-Team Routing: Multiple Choice by Contact adalah template Workflow untuk bisnis yang lebih suka mengalihkan pelanggan berdasarkan fungsi tim seperti pertanyaan penjualan atau permintaan dukungan.
Dalam hal penugasan agen otomatis, template Workflow akan membantu Anda memulai dengan 2 logics yang bisa dipilih: Round-robin untuk menugaskan percakapan secara merata di antara agen atau berdasarkan kontak yang paling sedikit terbuka untuk pelayanan lebih cepat oleh agen.
5. Bangun AI Agent
Jika Anda ingin melangkah lebih jauh, Anda dapat melatih respond.io AI Agent dan menambahkannya ke Workflow Anda. Selain membalas pesan, AI Agents juga dapat memperbarui catatan kontak, menyesuaikan lifecycle stages, mengarahkan percakapan, dan bahkan menutup percakapan secara otomatis dengan ringkasan setelah interaksi selesai.
Jika Anda ingin memberi AI Agent lebih banyak otonomi, Anda akan senang mengetahui bahwa ia dapat menindaklanjuti pelanggan saat percakapan terhenti. AI Agents juga mampu menjawab panggilan dengan bahasa yang alami dan profesional. Hampir tidak ada yang tidak dapat mereka lakukan dalam hal penjualan dan dukungan berbasis percakapan.
Mesin AI Respond.io yang ditingkatkan membuat tindakan ini lebih efisien dengan hanya memproses langkah yang diperlukan untuk setiap tugas—menghasilkan respons yang lebih cepat dan lebih akurat. Dan jika manusia perlu turun tangan, pengambilalihan instan memastikan AI berhenti segera, mencegah tumpang tindih pesan dan menjaga setiap penyerahan tetap mulus.
Bisnis menggunakan AI Agents untuk onboarding, kualifikasi lead, dan cakupan 24/7, sementara Workflows memastikan penyerahan yang mulus ke agen manusia kapan pun AI ragu atau pelanggan memintanya.
6. Integrasikan dengan Perangkat Lunak Pihak Ketiga
Dengan HTTP Request Step respond.io di Workflows, bisnis dapat menjalankan callback ke aplikasi pihak ketiga untuk mentransfer data antara aplikasi tersebut dan respond.io. Alur kerja juga dapat dengan mudah digabungkan dengan Agen AI; Agen AI dapat memicu alur kerja untuk kasus penggunaan umum berikut dan lainnya:
Hubungkan WhatsApp CRM ke respond.io
Validasi lead di alat pengayaan data
Buat deals di sales CRM atau tiket di support CRM
Simpan hasil CSAT di data warehouse atau Google Sheets
Namun ada lebih: Menghubungkan respond.io ke Zapier akan memberi Anda akses ke lebih dari 5.000 integrasi aplikasi. Alat analitik, aplikasi kalender, basis data… apa pun yang Anda butuhkan. Dan seperti Workflows respond.io, otomasi Zapier tidak memerlukan kode.
6 Contoh Otomasi WhatsApp di Berbagai Industri
1. Kesehatan
Bisnis sektor kesehatan dapat meningkatkan operasi mereka secara signifikan dengan otomasi WhatsApp. Ruang tunggu virtual menjaga pasien tetap mendapat informasi dan mengurangi kepadatan fisik.
Mengotomatisasi pengumpulan data pra-konsultasi memastikan penyedia layanan kesehatan siap, meningkatkan efisiensi. Kasus sederhana dapat diselesaikan dengan cepat, membebaskan waktu untuk masalah yang lebih kompleks. Kasus kompleks dapat ditingkatkan secara mulus ke spesialis, memastikan pasien menerima perawatan terbaik.
Selain itu, mengotomatisasi routing pasien dan penugasan agen memungkinkan pelacakan dan tindak lanjut yang efektif, memastikan kepatuhan terhadap rencana pengobatan dan janji.
2. Pendidikan
Otomasi WhatsApp dapat sangat meningkatkan efisiensi institusi pendidikan. Membalas cepat kepada calon yang tidak sabar selama musim penerimaan memastikan tidak ada lead yang hilang karena keterlambatan.
Dengan menggunakan Respond AI, chatbot terkemuka untuk pendidikan, institusi dapat memberikan balasan instan atas pertanyaan dan mengumpulkan data 24/7 sebelum agen manusia turun tangan. Otomasi juga dapat memfilter spam, memungkinkan agen fokus pada interaksi yang bermakna.
Menyederhanakan proses dari pendaftaran acara hingga pendaftaran menjadi mulus dengan integrasi ke sistem manajemen mahasiswa, CRM, dan ERP. Selain itu, mengirim detail acara, pengingat, dan survei kepuasan mahasiswa otomatis memastikan komunikasi efektif dan perbaikan berkelanjutan.
3. Ritel
Berikut bagaimana otomasi WhatsApp dapat meningkatkan operasi ritel secara signifikan. Untuk memulai, mengintegrasikan ERP atau sales CRM Anda memungkinkan pengambilan data real-time dan pembuatan deal selama percakapan.
Mengotomatisasi pipeline penjualan, dari kualifikasi lead hingga pemulihan keranjang yang ditinggalkan, meningkatkan efisiensi. Misalnya, membuat jalur VIP memberikan layanan khusus untuk klien bernilai tinggi dan meningkatkan kepuasan pelanggan. Selain itu, menawarkan dukungan 24/7 melalui FAQ otomatis dan akses agen manusia memastikan bantuan terus-menerus.
Mengintegrasikan support CRM Anda memudahkan pembuatan tiket selama percakapan. Selain itu, mengotomatisasi proses seperti eskalasi dukungan dan pengiriman survei NPS atau CSAT menyederhanakan operasi dan meningkatkan pengalaman pelanggan secara keseluruhan.
4. Otomotif
Bisnis di industri otomotif dapat menggunakan otomasi WhatsApp untuk merespons cepat pertanyaan penjualan. Saat pelanggan membeli mobil, mereka sering mengajukan banyak pertanyaan. Respons cepat dan detail bisa sangat menentukan keputusan mereka untuk datang dan melakukan test drive.
Jika seorang lead tidak perlu berbicara dengan tenaga penjualan dan hanya ingin datang ke showroom, Anda juga dapat mengotomatisasi pemesanan janji temu. Calon pelanggan dapat memesan slot waktu tanpa perlu menunggu, dan ini juga membebaskan waktu agen penjualan sehingga mereka dapat fokus pada pelanggan yang siap membeli.
Broadcast terarah untuk pelanggan sebelumnya juga membantu menjaga bisnis Anda tetap diingat. Misalnya, salah satu pelanggan kami di industri otomotif menarget ulang mereka yang melakukan pembelian 5 tahun lalu. Ini strategi jangka panjang yang efektif karena kebanyakan orang tidak mencari mobil tiap tahun, tetapi pengingat personal bisa membuat bisnis Anda menjadi pilihan pertama mereka.
5. Jasa Profesional
Berbagai penyedia jasa profesional memanfaatkan WhatsApp untuk mengotomatisasi pemesanan. Baik itu pekerjaan kebersihan atau pemotretan, memungkinkan pelanggan memesan lewat WhatsApp menyederhanakan proses penjadwalan.
Kirim pengingat otomatis dan segmentasikan pelanggan berdasarkan layanan yang pernah mereka gunakan untuk menarget ulang mereka dengan promosi terbaru dan mendapatkan bisnis berulang.
Juga bermanfaat mengirim survei CSAT setelah setiap layanan selesai untuk mengidentifikasi area peningkatan agar pelanggan terus kembali.
6. Agen Perjalanan
Agen perjalanan dapat menggunakan otomasi WhatsApp untuk menjawab FAQ tentang kebijakan dan paket sehingga prospek mendapatkan jawaban segera yang mereka butuhkan.
Saat lead siap memesan paket atau memiliki pertanyaan lebih spesifik yang tidak bisa dijawab FAQ, atur otomasi untuk menugaskan mereka ke agen. Misalnya, beberapa bisnis mungkin mengarahkan pelanggan ke agen tersedia berikutnya sementara yang lain menugaskan kepada agen yang mengkhususkan diri pada destinasi tertentu.
Setelah lead menjadi pelanggan, Anda dapat menjadwalkan pesan WhatsApp untuk memberi mereka pembaruan dengan pengingat dan notifikasi tentang rencana perjalanan mereka.
Tingkatkan Produktivitas Anda melalui Otomasi WhatsApp dengan Respond.io
Siap menyiapkan otomasi WhatsApp? Jika Anda usaha mikro atau kecil yang menggunakan WhatsApp Business App untuk komunikasi pelanggan, fitur otomasi gratis di dalam aplikasi mungkin sudah cukup.
Namun, untuk sebagian besar kasus penggunaan yang kami tunjukkan, bisnis menengah hingga besar perlu menghubungkan WhatsApp API ke platform pesan omnichannel dengan pembuat alur kerja yang kuat untuk mensistematisasi tugas yang memakan waktu dan menangani jumlah pesan besar secara efisien.
Untuk mulai memanfaatkan manfaat otomatisasi WhatsApp, coba respond.io gratis atau hubungi kami untuk demo yang disesuaikan.
Ubah percakapan menjadi pelanggan dengan WhatsApp API resmi respond.io ✨
Kelola panggilan dan obrolan WhatsApp di satu tempat!
FAQ dan Pemecahan Masalah
Bagaimana cara mengirim pesan WhatsApp otomatis?
WhatsApp Business App mencakup fitur otomatisasi dasar yang memungkinkan usaha kecil mengirim pesan sambutan, pesan di luar jam kerja, dan balasan cepat tanpa pengaturan teknis. Anda dapat mengaktifkannya dengan membuka Business Tools dan memilih otomasi yang ingin diaktifkan. Dari sana, sesuaikan pesan Anda, pilih penerima, dan atur jadwal, misalnya setelah jam kerja.
Alat-alat ini berguna untuk mengakui pesan dengan cepat, mengatur ekspektasi, dan mengurangi tugas berulang yang sederhana. Namun, mereka terbatas pada balasan template sekali pakai dan tidak dapat mengarahkan percakapan, mengkualifikasi prospek, mengumpulkan data terstruktur, atau terintegrasi dengan sistem lain. Untuk bisnis yang membutuhkan otomatisasi lebih dalam, WhatsApp Business API yang digabungkan dengan platform seperti respond.io membuka kemampuan lanjutan seperti AI Agents, alur kerja otomatis, pembaruan kontak, dan integrasi CRM.
Apakah mungkin mengirim pesan massal melalui otomatisasi WhatsApp?
Pengiriman pesan massal tidak didukung di WhatsApp Business App karena pembatasan yang dirancang untuk mencegah spam. Namun, WhatsApp Business API memungkinkan bisnis mengirim siaran berskala besar menggunakan template pesan yang disetujui WhatsApp. Siaran ini dapat berisi promosi, pengingat, pembaruan, atau pesan re‑engagement.
Dengan platform seperti respond.io, bisnis dapat menyegmentasi audiens, mempersonalisasi variabel seperti nama atau rincian pembelian, menjadwalkan siaran, dan memantau pengiriman, tingkat buka, serta respons. Ini membuat WhatsApp menjadi saluran komunikasi outbound yang kuat untuk pemasaran, operasional, dan retensi pelanggan. Karena siaran memerlukan opt‑in dan persetujuan template, siaran juga tetap mematuhi kebijakan WhatsApp, memastikan tingkat pengiriman yang tinggi dan kepercayaan pelanggan.
Bagaimana saya dapat mengintegrasikan WhatsApp dengan CRM saya?
Untuk mengintegrasikan WhatsApp dengan CRM, Anda memerlukan WhatsApp API dan platform yang mendukung konektor CRM atau webhook. Dengan respond.io, bisnis dapat menyinkronkan kontak, mendorong informasi prospek, membuat kesepakatan atau tiket, atau memicu alur kerja CRM berdasarkan pesan WhatsApp. Ini memusatkan komunikasi dan memastikan data pelanggan tetap terbarui di seluruh sistem. Secara khusus, Anda dapat mengikuti langkah‑langkah berikut:
Pilih platform CRM yang tepat. Pastikan platform CRM Anda mendukung integrasi WhatsApp.
Siapkan WhatsApp Business API.
Tentukan alur kerja komunikasi.
Latih tim Anda.
Pantau dan analisis kinerja.
Dapatkah otomatisasi WhatsApp menangani pertanyaan pelanggan yang kompleks?
Otomatisasi dapat dengan mudah menyelesaikan pertanyaan rutin seperti harga, jam operasional, status pesanan, atau FAQ melalui chatbot dan menu panduan. Namun, pertanyaan kompleks yang melibatkan emosi, negosiasi, atau penilaian bernuansa sering kali memerlukan agen manusia. Pendekatan terbaik adalah model hybrid.
Platform seperti respond.io menggunakan Agen AI untuk menangani penemuan awal, menjawab pertanyaan sederhana, dan mengumpulkan detail penting. Jika AI mendeteksi ketidakpastian, tingkat kepercayaan rendah, atau topik sensitif, ia otomatis menaikkan ke agen manusia yang sesuai dengan konteks percakapan penuh. Ini memastikan pelanggan selalu mendapat respons cepat sekaligus menerima bantuan personal saat diperlukan. Bisnis mendapat manfaat dari berkurangnya beban kerja agen sambil mempertahankan kualitas layanan tinggi.
Alat apa saja yang tersedia untuk otomasi WhatsApp?
Dalam beberapa tahun terakhir, solusi chatbot dan otomasi untuk WhatsApp telah berkembang pesat. Dari sekian banyak pilihan, kami merekomendasikan menggunakan respond.io. Dirancang dan diberi harga untuk bisnis dari semua ukuran, platform ini menawarkan kemampuan otomasi WhatsApp lanjutan dan masih banyak lagi! Namun, memilih alat yang tepat bergantung pada volume percakapan, kebutuhan otomatisasi, dan apakah Anda memerlukan integrasi dengan CRM, kalender, sistem dukungan, atau gudang data.
Bagaimana saya menggunakan Agen AI untuk menindaklanjuti percakapan pelanggan?
Agen AI dapat mendeteksi secara otomatis ketika percakapan menjadi tidak aktif dan menindaklanjuti pelanggan pada waktu yang tepat. Tidak seperti bot dasar yang bergantung pada pengatur waktu tetap, Agen AI respond.io meninjau riwayat percakapan, niat pesan, dan tindakan sebelumnya untuk menentukan apakah tindak lanjut diperlukan. Ini mencegah dorongan yang tidak perlu atau pengingat berulang. Agen AI dapat menindaklanjuti prospek yang berhenti di tengah percakapan, meminta informasi yang hilang, mengonfirmasi penyelesaian, atau melanjutkan langkah kualifikasi.
Karena tindak lanjut bersifat kontekstual, pelanggan mengalaminya sebagai perpanjangan alami dari percakapan, bukan sebagai otomatisasi generik. Ini membantu bisnis mendorong prospek maju, mengurangi kehilangan prospek, dan mempertahankan momentum tanpa membebani agen manusia.
Dapatkah Agen AI menjawab panggilan bisnis?
Ya, Agen AI dapat menjawab panggilan suara jika Anda menggunakan alat yang tepat. Di respond.io, Anda dapat mengonfigurasi suara Agen AI, menambahkan instruksi, dan menguji pengalaman sebelum diluncurkan. Ini memberi Anda kendali penuh atas bagaimana panggilan ditangani. Berbeda dengan voice bot mandiri, AI Voice Agent respond.io sepenuhnya terintegrasi ke dalam kotak masuk terpadu, memungkinkan bisnis mengelola pesan dan interaksi suara dalam satu thread percakapan yang mulus dengan setiap pelanggan, beserta log dan pelaporan bersama.
Bisakah saya mendapatkan transkrip dari panggilan telepon pelanggan?
Ya. Dengan respond.io, panggilan VoIP dan WhatsApp Business API dapat otomatis ditranskripsikan menjadi catatan yang jelas dan dapat dicari. Setiap transkrip panggilan mencakup nama pembicara, cap waktu, dan teks lengkap, sehingga manajer dapat meninjau percakapan dengan cepat tanpa mendengarkan rekaman penuh. Fitur ini terbatas pada paket tertentu.
Transkrip ini memudahkan audit kinerja agen, menemukan peluang coaching, dan melatih staf baru dengan contoh nyata dari panggilan sebenarnya. Transkrip juga berharga untuk kepatuhan dan akuntabilitas, karena semua transkrip disimpan aman di dalam platform dan dapat diakses melalui Contact Drawer atau Reports Module. Ini memberi manajer visibilitas penuh di seluruh tim dan mendukung pengendalian kualitas yang konsisten berbasis data.
Bagaimana percakapan Agen AI bisa terasa kurang kaku dan lebih manusiawi?
Agen AI di respond.io dapat melakukan percakapan alami seperti manusia dengan memahami niat, konteks, dan nada, bukan sekadar mengikuti skrip. Mereka berinteraksi lancar di WhatsApp, Messenger, Instagram, TikTok, dan lainnya, menarik konteks dari riwayat percakapan dan merespons sesuai aturan atau kriteria Anda.
Untuk membuatnya terdengar lebih manusiawi:
Tentukan sebuah AI persona dengan nada yang sesuai merek Anda.
Gunakan indikator mengetik untuk meniru jeda respons nyata.
Tambahkan penundaan singkat pada jawaban untuk menghindari respons instan seperti bot.
Berikan sumber berkualitas agar respons akurat dan kontekstual.
Izinkan penyerahan ke agen manusia untuk topik yang kompleks atau sensitif.
Hasilnya: percakapan cepat dan alami yang terasa benar-benar manusiawi — meskipun sebenarnya tidak.
Bagaimana saya memulai dengan WhatsApp Business API?
Untuk memulai, pilih penyedia WhatsApp API dan selesaikan langkah verifikasi bisnis yang diperlukan. Respond.io menawarkan proses onboarding yang disederhanakan dengan panduan jelas mengenai dokumentasi, persetujuan, dan pengaturan. Setelah disetujui, Anda dapat menghubungkan nomor WhatsApp Anda, mengonfigurasi template pesan, dan mulai mengotomatisasi percakapan menggunakan alur kerja, Agen AI, dan integrasi. Wizard pengaturan platform dan sumber bantuan membimbing Anda melalui setiap langkah, menjadikan seluruh proses ramah pemula bahkan untuk tim non-teknis.
Lihat panduan satu atap kami untuk mempelajari lebih lanjut: How to Get WhatsApp API.
Bisakah saya melacak tahapan prospek saat mengotomatisasi WhatsApp?
Ya. Saat menggunakan WhatsApp Business API dengan platform seperti respond.io, Anda dapat menetapkan setiap kontak ke tahap Lifecycle seperti Prospek Baru, Prospek Panas, Pembayaran, atau Pelanggan.
Tahapan ini diperbarui secara otomatis melalui alur kerja atau Agen AI seiring percakapan berlangsung, sehingga tim selalu mengetahui posisi setiap prospek. Otomatisasi dapat mengkualifikasi prospek, memindahkannya ke tahapan yang tepat, mengarahkan mereka ke tim penjualan, atau menindaklanjuti jika stagnan. Ini menciptakan corong yang jelas dan dapat dilacak di dalam WhatsApp tanpa bergantung pada spreadsheet atau CRM eksternal.
Untuk bisnis yang menjalankan operasi WhatsApp ber-volume tinggi, Lifecycle menyediakan cara sederhana untuk memprioritaskan kontak berniat tinggi, memantau kesehatan konversi, dan memahami dengan tepat bagaimana prospek bergerak dari pesan pertama menjadi pelanggan yang membayar.
Bagaimana Conversions API (CAPI) Meta bekerja dengan otomatisasi WhatsApp?
Conversions API (CAPI) Meta memungkinkan bisnis mengirim event konversi sisi server langsung ke Meta, meningkatkan akurasi atribusi iklan dan optimisasi. Di respond.io, Anda dapat memicu event CAPI ketika prospek WhatsApp dibuat, dikualifikasi, diperbarui, atau dikonversi.
Ini memberi Meta sinyal yang lebih jelas mengenai iklan mana yang menghasilkan lead berkualitas tinggi, memungkinkan algoritme memperbaiki penargetan dan menurunkan biaya akuisisi seiring waktu. CAPI sangat berharga bagi bisnis yang mengotomatisasi kualifikasi WhatsApp atau melacak tahapan funnel, karena mengaitkan hasil nyata—bukan hanya klik—dengan kampanye Anda. Pelanggan yang menggunakan CAPI melalui respond.io telah melihat peningkatan kinerja yang signifikan, termasuk biaya per prospek berkualitas yang lebih rendah dan tingkat konversi yang lebih tinggi.
Bacaan Lanjutan
Apakah Anda menemukan bacaan ini menarik? Jika iya, kami sarankan Anda melihat artikel-artikel berikut.
